LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.Vị trí, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất
1.1.Khái niệm
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong
3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sỏ vật chất tạo nên sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham
gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một
lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.2.Đặc điểm
Vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của bất cứ quá
trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan
trọng của tài sản lưu động, dưới hình thái giá trị, nó là một bộ phận của vốn lưu
động. Do vậy, quản lý nguyên vật liêu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh
và tài sản của doanh nghiệp.
Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong. Cho nên tập
trung quản lý chặt vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản đến dự trữ, sử dụng nhằm
hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa
quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
và là nhân tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp.
1.3. Yêu cầu trong quản lý vật liệu
Nguyên liệu ngày càng trở nên khan hiếm do nhu cầu về vật chất của con
người ngày càng tăng, nền sản xuất ngày càng phát triển mở rộng. Vì thế, việc
tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả ngày càng
được coi trọng. Do vậy, công tác quản lý vật liệu là yêu cầu tất yếu của mọi nền
sản xuất xã hội.
Việc quản lý vật liệu có thể xét trên các khía cạnh sau:
1
- Quản lý việc thu mua vật liệu nhằm tránh thất thoát, mua vật liệu đúng
yêu cầu sản xuất, giá cả và chi phí vận chuyển hợp lý.
- Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi theo qui định cho từng loại

vật liệu, phù hợp với qui mô sản xuất của doanh nghiệp.
- Quản lý việc dự trữ vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh,
đồng thời không gây ứ đọng quá nhiều làm tăng chi phí.
Việc quản lý vật liệu phải đúng nguyên tắc, sử dụng đúng mức qui định,
đúng quy trình sản xuất, sẽ đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Do vậy,
tăng cường công tác quản lý vật liệu là rất cần thiết.
1.4. Nhiệm vụ kế toán vật liệu
Để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán vật liệu
cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc,
yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong
quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi
phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2.Phân loại và đánh giá vật liệu
2.1. Phân loại vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác
nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý,
hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán
chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết
2
phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội
dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu
được chia thành các loại sau:
- Vật liệu chính (gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài)

Vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể chính của
sản phẩm như: đồng cho sản xuất dây điện, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo
sợi, vải trong các doanh nghiệp may. Nửa thành phẩm mua ngoài để tiếp tục quá
trình sản xuất tạo ra sản phẩm như: lốp xe cho sản xuất xe đạp.
- Vật liệu phụ
Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm
như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm, hoặc
phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản
phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn…
- Nhiên liệu
Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng dầu, than củi ... để phục vụ
cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị
hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế
Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị,
phương tiện vận tải phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Thiết bị xây dựng cơ bản
Bao gồm các phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của
doanh nghiệp.
-Vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh
lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà
trong từng loại vật liệu nêu trên được chia thành từng nhóm một cách chi tiết
hơn. Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định
3
phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp
được chia thành :
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân

xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp…
Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua
ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp…
2.2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất
định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản
ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán phản ánh theo
giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng
phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép ,
tính toán hàng ngày không ít doanh nghiệp đã sử dụng giá hạch toán để hạch
toán tình hình nhập, xuất vật liệu. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán
vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản,
sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
2.2.1Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
2.2.1.1Vật liệu nhập kho
*Đối với vật liệu mua ngoài
- Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế trị giá gia tăng (GTGT)
theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị của vật liệu nhập kho là giá mua thực tế
không có thuế GTGT đầu vào được ghi trên hoá đơn GTGT; cộng với các khoản
thuế nhập, thuế khác (nếu có); cộng các khoản thu mua thực tế (bao gồm chi phí
vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại...) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá
(nếu có).
- Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế
4
GTGT, giá trị thực tế của vật liệu nhập kho ngoài phần thuế nhập, thuế khác
(nếu có) và các khoản phí thu mua thực tế, phần giá trị thực tế vật liệu mua vào
là tổng giá thanh toán (bao gồm của thuế GTGT đầu vào được ghi trên hoá đơn)
*Đối với vật liệu tự gia công chế biến
Trị giá vốn vật liệu thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia

công, chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến.
*Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao
gồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi
phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ đó về doanh
nghiệp, cộng với số tiền phả trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
*Đối với vật liệu nhận từ điều chuyển nội bộ
Giá thực tế của vật liệu nhập kho từ nguồn nội bộ bao gôm giá ghi trên
phiếu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển.
*Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh
Giá thực tế của vật liệu nhập kho từ nguồn góp vốn liên doanh là giá do
hội đồng liên doanh xác nhận cộng với chi phí vận chuyển (nếu có).
*Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc
có thể bán được)
*Các trường hợp khác: Nếu vật liệu được cấp thì giá thực tế của vật liệu được
bằng giá thực tế trên thị trường khi được cấp.
2.2.1.2 Vật liệu xuất kho
Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau,
do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì
thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho
các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế
xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế
toán. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một
trong các phương pháp sau:
5
- Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ
Theo phương pháp này, giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được tính trên
cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ:
Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho × Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ
- Phương pháp 2: Tính theo giá bình quân gia quyền (giá thực tế bình

quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ ).
Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào
số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính:
Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho × Đơn giá thực tế bình quân
Đơn giá thực
tế bình quân
=
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Đó là cách tính theo giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và
toàn bộ số nhập trong kỳ. Theo phương pháp này đơn giá bình quân gia quyền
có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất do vậy còn gọi là
bình quân gia quyền liên hoàn.
- Phương pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh
Phương pháp này thường được áp dụng đối với những loại vật liệu có giá
trị cao , các loại vật tư đặc chủng. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ
vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng vật
liệu xuất kho theo từng lần.
- Phương pháp 4: Tính theo giá nhập trước xuất trước
Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế
nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước.
Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên
tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập
trước, số còn lại ( tổng số xuất kho- số đã xuất thuộc lần nhập trước ) được tính
theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối
kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng.
- Phương pháp 5: Tính theo giá nhập sau xuất trước (nhập trước- xuất
sau)
6
Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng

lần nhập kho và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn
cứ số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn
giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau
cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như
vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các
lần nhập đầu kỳ.
2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu
nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế của
vật liệu hàng ngày rất khó khăn hoặc có thể xác định được nhưng quá tốn kém,
nhiều chi phí không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán
để hạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổn định
được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài, có thể là giá
kế hoạch của vật liệu. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi
tiết giá trị vật liệu nhập xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá
thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế
toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành như sau:
- Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu:
Hệ số giá
vật liệu
=
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ
- Sau đó tính giá thực tế xuất kho, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và
hệ số giá.
Giá thực tế vật liệu
xuất kho
=
Giá hạch toán
xuất kho

×
Hệ số giá
vật liệu
Hệ số giá có thể tính chung cho các loại vật liệu hoặc tính riêng cho từng
loại vật liệu.
7
3. Kế toán chi tiết vật liệu
3.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán liên quan đến vật liệu gồm có:
- Phiếu nhập vật tư Mẫu số 01 - VT
- Phiếu xuất vật tư Mẫu số 02 - VT
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Mẫu số 04 - VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03 - VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05 - VT
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02 - BH
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng Mẫu số 07 - VT
- Biên bản kiểm kê vật tư Mẫu số 08 - VT. 3.2.
Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
Để quản lý chặt chẽ tình hình xuất nhập kho từng loại vật liệu cả về số
lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị, doanh nghiệp có thể áp dụng các
phương pháp kế toán vật liệu dưới đây:
3.2.1Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán
được thực hiện như sau:
- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày do thủ
kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng.
Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp
pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ
và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi
các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế

toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình
hình biến động hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại vật liệu.
8