Thực trạng tổ chức kế toán

Trưởng phòng tài vụ( Kế toán truởng)
Phó phòng tài vụ
Kế toán tổng hợp
Kế toán vốn bằng tiềnKế toán tài sản cố đinhKế toán tiền lươngKế toán công nợ& thanh toánKế toán thành phẩm và tiêu thụThủ quĩ Kế toán thuế
Kế toán trưởng của các xí nghiệp trực thuộc
Thực trạng tổ chức kế toán
Thực trạng tổ chức kế toán
I. Tổ chức bộ máy kế toán:
Mô hình tổ chức kế toán: do Công ty có qui mô lớn, địa bàn hoạt động phân
tán, do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không đơn giản, dới sự
quản lý của nó còn có các xí nghiệp hoạt động sản xuất tuơng đối độc lập nhng
vẫn dới sự giám sát, chỉ đạo của Công ty nên mô hình tổ chức kế toán của công ty
là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Với hình thức tổ chức này, bộ máy kế toán
của Công ty đợc kết cấu theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty




Nh vậy, bộ máy kế toán của công ty bao gồm Phòng kế toán chung của
Công ty và Phòng kế toán riêng của các xí nghiệp. Phòng kề toán riêng của các xí
nghiệp thì tuỳ vào cơ cấu, hình thức tổ chức kinh doanh và qui mô của xí nghiệp
đó để tổ chức, sắp xếp nhân sự, nhng xí nghiệp nào cũng có một mô hình tổ chức
cơ bản gồm:
Một kế toán trởng có trách nhiệm báo cáo, trình duyệt sổ sách lên Công ty
định kỳ và nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Trong xí nghiệp, kế toán trởng có
quyền thay mặt Giám đốc phê duyệt các khoản thu chi, cũng có trách nhiệm giám
sát, kiểm tra , thống kê sổ sách, chứng từ kế toán lên kế hoạch thu chi làm cơ sở
hợp lý cho Giám đốc ra quyết định đầu t, sản xuất.
Một kế toán tổng hợp (những xí nghiệp có qui mô nhỏ thì kế toán trởng sẽ
kiêm nhiệm trách nhiệm của kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp có trách nhiệm

tổng kết, thống kê, đối chiếu sổ sách từ các kế toán chuyên môn, khi đã kiểm tra
thấy hợp lý sẽ đa lên Kế toán trởng.
Một thủ quĩ có nhiệm vụ quản lý quĩ tiền mặt, thu chi theo chứng t hợp
pháp, hợp lý. Thủ quĩ chỉ đợc xuất tiền mặt trong truờng hợp có chữ ký củă Kế
toán trởng, Giám đốc.
Một hoặc nhiều Kế toán tiền lơng tuỳ theo qui mô của xí nghiệp, thông th-
ờng, cứ một Kế toán tiền lơng sẽ chịu trách nhiệm tính lơng cho 120 công nhân.
Kế toán lơng có trách nhiệm theo dõi khối lợng công việc mỗi công nhân qua
bảng chấm công và các giấy tờ liên quan, qua đó kết hợp đơn giá tiền lơng mà nhà
nớc qui định tính ra lơng, thởng phải trả cho từng công nhân.
Một hoặc hai Kế toán hàng tồn kho theo dõi nguyên vật liệu, thành phẩm,
công cụ dụng cụ, thiết bị sản xuất hiện có trong kho. Phối hợp với thủ kho, theo
dõi chất lợng, số luợng của hàng tồn kho, thờng xuyên xuống kho kiểm tra, đôn
đốc.
Một hoặc hai Kế toán vốn bằng tiền. Trong trờng hợp xí nghiệp chỉ thu chi
bằng tiền mặt thì chỉ cần một ngời theo dõi tiền mặt phối hợp vớithủ quĩ.
Một kế toán chi phí và tiêu thụ thành phẩm chuyên tập hợp chi phí sản xuất
sản phẩm, chi phí hoạt động dịch vụ, từ đó tính giá thành phẩm tiêu thụ. Một số xí
nghiệp khi thành phẩm hoàn thành thì tiêu thụ thẳng luôn, một số thì chuyển qua
công ty, khi đó vẫn coi nh tiêu thụ bình thơng và Công ty là khách hàng nhng phảI
thu, phải trả sẽ theo dõi dới hình thức nội bộ.
Ngoài ra tuỳ theo chuyên môn, ngành nghề sản xuất, dịch vụ cung cấp cụ
thể, các xí nghiệp sẽ có thêm hoạc cắt giảm bớt nhng nhìn chung, đây là mô hình
chung mà hầu hết xí nghiệp thực hiện.
Hàng tháng, hàng quí, hàng năm, Kế toán trởng của xí nghiệp sẽ báo cáo lên
kế toán Công ty, kế toán Công ty sẽ xử lý để tính ra kết quả hoạt động chung của
Công ty.
Phòng kế toán của Công ty bao gồm một Trởng phòng, một Phó phòng, một
kế toán tổng hợp, 8 nhân viên kế toán chuyên môn. Nhiêm vụ chức năng của từng
ngòi nh sau:

Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tiền mặt,
đối chiếu với tồn quĩ thực tế, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý
và sử dụng quĩ tiền mặt. Theo dõi, phản ánh tình hình tiền gửi và tiền đang
chuyển, tìm ra nguyên nhân gây ách tắc tiền đang chuyển. Nói chung, chức
năng nhiệm vụ giống với kế toán vốn bằng tiền ở xí nghiệp nhng vì công ty lớn
nên có sự khác biệt và phức tạp hơn.
Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong
toàn công ty, tính toán, phân bổ đúng theo qui định của nhà nớc về các loại tài sản
cố định, tham gia kiểm định, kiểm kê tài sản cố định, lên dự án, kế hoạch sửa
chữa, xây dựng, mua mới, cho thuê, đi thuê tài sản cố định của toàn công ty. Hớng
dẫn cụ thể cho kế toán các xí nghiệp theo dõi, trích lập khấu hao đúng, hợp lý. Xử
lý kịp thời các tình huống thừa thiếu, hỏng hóc tài sản cố định.
Kế toán tiền lơng, tính lơng, dự trù quĩ tiền lơng, thuởng, cho nhân viên
trong công ty công bằng hợp lý.
Kế toán công nợ và thanh toán, thực chất là 2 nghiệp vụ theo dõi phải thu,
phải trả khách hàng, ngời cung cấp bao gồm cả thanh toán nội bộ với các xí
nghiệp, điều tra về khả năng thanh toán của khách hàng, trích lập dự phòng..
Kế toán tiêu thụ và thành phẩm theo dõi nhập, xuất thành phẩm từ các xí
nghiệp, hàng hoá mua về. Tính, tập hợp các chi phí bán hàng, chi phí quản lý
doanh nghiệp, chi phí khác để tính giá thành phẩm nhập xuất bán. xác định kết
quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ
Thủ quĩ chức năng cũng giống nh thủ quĩ của xí nghiệp.
Kế toán thuế, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi đối với Nhà
nớc. ở các xí nghiệp không có kế toán thuế và việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà n-
ớc là hoàn toàn thông qua Công ty. Thuế đợc nộp hàng tháng.
Kế toán tông hợp là ngời đối chiếu từ chứng từ tới sổ chi tiết do các kế toán
chuyên môn thực hiện và Kế toán trởng của các xí nghiệp trình duyệt. Thống kê
và sắp xếp theo hệ thống các chứng từ sổ sách đó rồi đệ trình lên phó phòng.
Phó phòng tài vụ, ngời trợ giúp Trởng phòng, một lần nữa theo dõi, đối
chiếu, kiểm tra xem xét những tài liệu do kế toán tổng hợp đa lên. từ đó xác định

kết quả kinh doanh của Công ty, tìm ra nguyên nhân lãi, lỗ tăng giảm, đề ra các
phơng hớng giải quyết.
Trởng phòng, nhiệm vụ chính của Trởng phòng kế toán là tổ chức bộ máy
kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán, chịu trách nhiệm về
nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, thay mặt Nhà nớc kiểm tra
việc thực hiện chế độ, thể lệ, qui định của Nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh
lĩnh vực tài chính. Trởng phòng là ngời lập báo cáo kết quả kinh doanh để trình
lên Ban giám đốc. Xem xét, tìm hiểu nguyên nhân Công ty thành công hay thất
bại, từ đó đa ra phơng hơng giải quyết, đặc biệt là các biện pháp cắt giảm chi phí.
Kế toán trởng có quyền phổ biến chủ trơng và chỉ đạo thực hiện các chủ trơng về
chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn
đè liên quan đến tài chính không phù hợp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu
các bộ phận khác cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn kế toán
nhng có liên quan đến bộ phận đó.
II. Tổ chức công tác kế toán:
1. Khái quát chung:
Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà
nớc phải áp dụng chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế
toán theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính ban
hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày
25/10/2000 của Bộ tài chính về chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp và Quyết
định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính ban hành và công
bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (giai đoạn 1).
Vì là một Công ty có qui mô lớn và có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên Công
ty áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chứng từ là một hình thức tổ chức chặt chẽ
và áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đối với hàng tồn kho.
2. Nội dung công tác kế toán:
Cũng nh các doanh nghiệp độc lập khác, tổ chức kế toán của Công ty cũng
bao gồm 4 nội dung cơ bản:
*Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

*Tổ chức chứng từ kế toán
*Tổ chức sổ sách kế toán
*Tổ chức báo cáo kế toán
a. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Bắt đầu từ năm 2003, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản mới sửa đổi theo
thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
tại Công ty gồm : tài khoản loại 1 đến loại 9- tài khoản trong Bảng cân đối kế
toán, tài khoản loại 0- tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, vì đặc tr-
ng kinh doanh của mình, công ty còn bổ sung thêm những tài khoản cấp III, IV
phù hợp và lợc bỏ những tài khoản không sử dụng tới, làm cho hệ thống tài khoản
của công ty sử dụng gọn nhẹ, dễ theo dõi. Riêng tài khoản loại 0 Công ty không
thay đổi. Hiện nay công ty đã có một hệ thống tài khoản tơng đối hoàn chỉnh.
b. Tổ chức chứng từ kế toán:
Vì Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức báo sổ từ các xí nghiệp lên,
nên tuy qui mô công ty là lớn nhng hệ thống chứng từ của công ty là không phức
tạp. Hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm các chứng từ kế toán theo mẫu biểu
của hệ thống chứng từ ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐKT và những
chứng từ do Công ty tự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty
dựa theo Quyết định 1141 TC/QĐ-CDKT của Bộ tài chính. Về tổ chức chứng từ,
Công ty tổ chức nh một Công ty độc lập với hoạt động thơng mại và ngoại thơng.
Qui trình luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty cũng tuân theo qui trình
chung, đợc thực hiện từ việc lập chứng từ đến bảo quản lu trữ chứng từ. Cụ thê,
qui trình đó đợc tiến hành nh sau:
Qui trình luân chuyển chứng từ
Tổ chức chứng từ phù hợp từng nghiệp vụ phát sinh Tổ chức lập chứng từ
theo nguyên tắc đầy đủ, chính xác, rõ ràng Tổ chức kiểm tra chứng từ trớc khi
vào sổ Tổ chức sử dụng chứng từ vào các sổ liên quan Phân loại theo phần
hành kế toán và theo thời gian đa vào hồ sơ lu trữ, bảo quản.
Chứng từ và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ

Bảng kê
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tàI chính
c. Tổ chức sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ kế toán gồm:
+ Hệ thống sổ nhật ký chứng bao gồm các nhật ký chứng từ phản ánh toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của tài khoản, một số nhật ký
chứng từ có thêm cả cột theo dõi Nợ, số d đầu, cuối kỳ để theo dõi chặt chẽ.
+ Hệ thống sổ phụ nhật ký chứng từ là các bảng kê và các bảng phân bổ. Các bảng
kê và bảng phân bổ này tuỳ từng phần hành mà có, có phần hành chỉ có bảng kê,
có phần hành chỉ có bảng phân bổ, có phần hành có cả bảng kê và bảng phân bổ.
Các sổ bảng này đợc ghi chép hỗ trợ cho việc vào sổ nhạt ký chứng từ và theo dõi
chặt chẽ hơn những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số liệu của các bảng kê không đ-
ợc sử dụng để vào sổ cái.
+ Hệ thống các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết theo dõi chi tiết các tài khoản
cấp II,III làm căn cứ cho kế toán vào nhật ký chứng từ.
+ Hệ thống các sổ cái theo dõi tổng hợp theo từng tài khoản riêng. Sổ cái chỉ đợc
ghi một lần vào ngày cuối khoán sổ kế toán.
Chu trình kế toán trên sổ kế toán đợc Công ty thực hiện chỉ tơng đối nghiêm
túc từ việc mở sổ, ghi sổ, sửa chữa việc ghi chép sai trên sổ đến khoá sổ kế toán.
Tuy nhiên, trong việc sửa chữa sai trên sổ kế toán đợc kế toán Công ty và kế toán
các xí nghiệp thực hiện trong một vài trờng hợp còn sai qui tắc, kế toán không
tuân thủ nguyên tắc mà dùng bút phủ để sửa. Trong việc khoá sổ kế toán, kế toán
còn thực hiện cha hoàn toàn đầy đủ các thủ tục cần thiết, đặc biệt các vấn đề liên
quan đến lập dự phòng và phân bổ chi phí.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ đợc kháI quát theo
sơ đồ sau:
Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức
nhật ký chứng từ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Theo sơ đồ trên, hàng ngày, từ các chứng từ hợp lệ phát sinh hàng ngày, kế
toán chi tiết vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê hoặc cả hai. Các chứng từ
cần theo dõi chi tiết mà cha thể ghi vào nhật ký chứng từ hay bảng kê thì vào sổ
chi tiết. Riêng các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt đợc ghi vào sổ quĩ sau
đó ghi vào nhật ký chứng từ và bảng kê có liên quan.
Cuối tháng, từ bảng kê, sổ chi tiết ké toán vào nhật ký chứng từ. Từ nhật ký
chứng từ vào sổ cái liên quan, từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối tháng, các xí nghiệp gửi hệ thống giấy tờ sổ sách của xí nghiệp lên
Công ty. Kế toán Công ty tiến hành phân loại giấy tờ đó và vào sổ cái, bảng tổng
hợp chi tiết của Công ty. Trớc khi tiến hành khoá sổ kế toán và lập Báo cáo tài
chính , kế toán còn đối chiếu giữa các bảng tổng hợp chi tiết (nếu có), bảng
cân đối số phát sinh và sổ cái.
d. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Đây là bớc cuối trong công tác kế toán. Sau khi hoàn thành các Báo cáo kế
toán thì coi nh công tác kế toán trong một niên độ đã hoàn thành. Hiện nay, Công
ty có hệ thống các Báo cáo kế toán gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng lu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo kế toán nội bộ
Việc lập các Báo cáo tài chính của Công ty tuân theo đúng qui định về các
mẫu, nội dung, phơng pháp tính toán, trình bày hệ thống báo cáo tài chính. Riêng
về thời gian lập Báo cáo tài chính Công ty đã khoá sổ kế toán và lập Báo cáo sớm
hơn qui định 5- 10 ngày, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những ngày này
Công ty coi là nghiệp vụ phát sinh vào niên độ kế toán sau và phản ánh vào sổ

sách của năm sau.
Các Báo cáo gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng
lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính đợc lập vào cuối niên độ ké toán
tại Công ty.
Báo cáo nội bộ thì đợc lập theo tháng, quí và năm. Hàng tháng có báo cáo
quĩ, báo cáo chấm công gửi từ xí nghiệp lên Công ty. Hàng quí có báo cáo tiền
mặt, tiền gửi, báo cáo công nợ cũng từ xí nghiệp gửi lên Công ty. Hàng năm có
báo cáo kết quả kinh doanh từ Công ty gửi xuống xí nghiệp.
III. Các phần hành kế toán:
Cũng nh các Công ty kinh doanh khác, Công ty có các phần hành kế toán
cơ bản bao gồm:
#Hạch toán vốn bằng tiền
#Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
#Hạch toán chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ
#Hạch hàng tồn kho
#Hạch toán tài sản cố định
#Hạch toán tiền lơng
#Hạch toán quá trình mua hàng và thanh toán với ngời bán
#Hạch toán quá trình tiêu thụ và thanh toán với ngời mua
1. Hạch toán tài sản cố định:
Hạch toán tài sản cố định là việc phản ánh tình hình biến động về số lợng,
chất lợng và giá trị của tài sản cố định, giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh
lý, sửa chữa tài sản cố định. Đây là phần hành kế toán phức tạp của Công ty, vì
Công ty lớn và phân tán, có khối lợng tài sản lớn, loại hình đa dạng. Trong đó đất
đai của Công ty đợc sử dụng vào hoạt động kinh doanh không nhỏ.
Tổ chức hạch toán chứng từ về TSCĐ:
Quá trình tổ chức hạch toán tài sản cố định của Công ty cũng theo trình tự
chung với hệ thống đầy đủ chứng từ kế toán liên quan bao gồm:
Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản này xác nhận việc giao nhận
tài sản cố định sau khi hoàn thành việc xây dựng, mua sắm, đợc cấp phát, đợc

tặng biếu, viện trợ, nhận vốn góp liên doanh, thuê ngoài đa vào sử dụng trong
công ty hoặc của Công ty giao cho các đơn vị khác theo lệch cấp trên, theo hợp
đồng liên doanh, cho thuê. Biên bản do hai bên giao nhận lập, mỗi bên gửi một
bản và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Biên bản này thờng đi kèm với bảng kê
phụ tùng kèm theo.
Thẻ tài sản cố định theo dõi chi tiết từng tài sản cố định của đơn vị, tình
hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn do kế toán tài sản cố định của Công
ty lập. Thẻ đợc lập dựa trên biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá
lại tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính khấu hao tài sản cố
định.
Biên bản thanh lý tài sản cố định xác nhận việc thanh lý tài sản cố định làm
căn cứ cho việc ghi giảm tài sản cố định do ban thanh lý TSCĐ lập.
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành xác nhận việc giao
nhận TSCĐ sau khi công việc sửa chữa hoàn thành do hai bên nhận thầu và Công
ty lập.