THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY HOÁ DẦU PETROLIMEX

Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty
hoá dầu Petrolimex
I.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán ở công
ty.
1.Quá trình ra đời và phát triển của Công ty:
Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nạm Petrolimex thuộc Bộ Thơng Mại đợc
thành lập ngày 12 /1/ 1956. Ngày nay đã trở thành một doanh nghiệp lớn trọng
yếu của nhà nớc, đợc thành lập theo quyết định số 244/TTg ngày 17/ 4/ 1995 của
Thủ tớng Chính phủ.
Xuất phát từ nhu cầu thị trờng, ngày 1/ 9/ 1994, Công ty Dầu nhờn
Petrolimex thành viên thứ 25 của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đợc thành lập
theo quyết định số 745 TM/BTM ngày 9/ 6/ 1994.
Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Lubricants Company
Trụ sở giao dịch: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội
Điện thoại: 8513205.
Fax: 048513207
Số vốn điều lệ ban đầu: 52,5 tỷ đồng
Trong đó: Vốn cố định là 15 tỷ đồng
Vốn lu động là 37,5 tỷ đồng
PLC là một trong những thành viên năng động nhất của Tổng Công ty xăng
dầu Việt Nam, thực hiện sản xuất và nhập khẩu hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực
dầu mỡ nhờn, nhựa đờng và hoá chất.
Tiền thân của Công ty là phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn của Petrolimex.
Nhng đứng trớc nhu cầu ngày càng tăng cuả thị trờng Viện kinh tế Bộ Thơng Mại
đã cho phép thành lập công ty.
Công ty chính thức đi vào hoạt động nh một doanh nghiệp trực thuộc Tổng
công ty từ ngày 1/ 1/ 1994. Ngày 13/ 10/ 1998 theo quyết định số 1191/ 1998/
QĐ- BTM của Bộ Thơng Mại, Công ty Dỗu nhờn Petrolimex đợc đổi tên thành
Công ty Hoá Dầu Petrolimex trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Theo quyết định số 1801/ 2003 QĐ- BTM ngày 23/ 12/ 2003 của Bộ trởng
Bộ Thơng Mại Công ty hoá dầu Petrolimex đợc chuyển thành Công ty cổ phần

hoá dầu Petrolimex và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1/ 3/ 2004.
PLC là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân hoạt động theo chế độ
hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng ở Hà Nội, có con dấu riêng để giao
dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty đã đợc tổng công ty và Bộ Th-
ơng Mại duyệt.
PLC đã đảm bảo cho thị trờng trong nớc và xuất khẩu các loại dầu mỡ nhờn
đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế mang các nhãn hiệu nổi tiếng Petrolimex
(PLC), EIF đợc đóng gói dới dạng bao bì, phuy, thùng can, lon từ 0,7lít đến 200lít.
Với trên 100 chủng loại dầu mỡ nhờn thoả mãn yêu cầu bôi trơn cho các loại thiết
bị thuộc lĩnh vực đờng bộ, đờng thuỷ, đờng sắt, đờng hàng không và máy móc
thiết bị công nghệ chuyên dùng của các nhà máy, xí nghiệp sản xuất.
Cùng với công ty BP- PETCO (liên doanh giữa Petrolimex và BP. OIL của
vơng quốc Anh) PLC đã cung cấp các sản phẩm dầu mỡ nhờn chất lợng cao cho
khách hàng.
Không chỉ phân phối thuần tuý, PLC đã và đang tích cực đa dạng hoá hoạt
động của mình trên các lĩnh vực đầu t, nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp t vấn
dịch vụ kỹ thuật và giải đáp kỹ thuật, đảm bảo môi sinh môi trờng. Hỗ trợ cho
các hoạt động này là một đội ngũ các chuyên gia kĩ s giàu kinh nghiệm cùng vứi
hai trung tâm thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5958 : 1995 (ISO/ IEF
Guide 25) đợc trang bị các thiết bị hiện đại tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày nay PLC đã làm cho sản phẩm của mình trở nên thân thuộc với ngời
tiêu dùng trong cả nớc với chất lợng cao, bao bì đẹp, phơng thức phục vụ chu đáo.
Là thành viên chính thức thứ 27 của ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp) PLC
không những đã cung cấp dầu nhờn hành hải cho hàng trăm lợt tàu biển tại các
cảng Việt Nam mà còn phát triển các hoạt động của mình tới 80 nớc và 650 cảng
trên thế giới.
Cùng với những hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn
PLC còn biết đến là một nhà cung cấp nhựa đờng nóng dạng xá đầu tiên tại Việt
Nam với các khu kho, bể có sức chứa hơn 10 nghìn tấn và hệ thống công nghệ
hoàn chỉnh, hiện đại tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ.

Nhựa đờng nóng dạng xá của PLC đã và đang đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nhựa đ-
ờng trên mọi miền đất nớc.
Nhựa đờng nóng của PLC đảm bảo chất lợng, giá cả cạnh tranh, điều kiện
phục vụ tiện lợi đã và đang đồng hành với các dự án quốc lộ 1, quốc lộ 5, quốc lộ
51 và nhiều tuyến đờng bộ khác. Ngoài nhựa đờng nóng, PLC còn pha chế nhựa
đờng cut-back đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và cung cấp các loại nhựa đờng đặc đóng
phuy, nhựa lỏng và nhựa đờng nhũ tơng đến khách hàng. Với lợng nhựa đờng
cung cấp hàng vạn tấn/ năm PLC đã thực sự hoà nhập vào công cuộc tái thiết cơ
sở hạ tầng trong cả nớc.
Liên tục phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và đa dạng của
khách hàng, Công ty hoá dầu Petrolimex không ngừng tăng cờng mối phát triển
quan hệ hợp tác quốc tế.
Theo giấy phép đăng kí kinh doanh và điều lệ hoạt động công ty, PLC có
các chức năng, nhiệm vụ sau:
- Xuất nhập khẩu kinh doanh dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu (trừ
nhiên liệu), vật t trang thiết bị chuyên dùng cho xăng dầu, vận tải phục
vụ công tác kinh doanh của công ty.
- Theo quyết định số 567/ XD- QĐ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam bổ
xung nhiệm vụ cho PLC là nghiên cứu, sản xuất, pha chế các loại dầu
mỡ nhờn thay thế các mặt hàng nhập khẩu thuộc phạm vi kinh doanh
của công ty
- Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của đơn
vị và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó sau khi đợc Tổng
công ty duyệt.

Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2003
Phần I: Lãi Lỗ
2. Thị trờng mua bán hàng hoá
Để đảm bảo nguồn hàng kinh doanh theo đúng chiến lợc sản phẩm, Công

ty hoá dầu đã thiết lập các nguồn hàng chính sau:
- Các mặt hàng nhãn hiệu BP cho dầu nhờn trên bộ, chủ yếu đợc cung cấp
từ BP- Petco. Một số lợng nhỏ các loại dầu nhờn đặc chủng thì đợc nhập
từ BP Singapore.
Tên chỉ tiêu Mã
c.tiêu
Kỳ trớc Quý này Luỹ kế từ đầu
năm
Tổng doanh thu bán hàng
Trong đó:
-Doanh thu hàng xuất khẩu
2111 613,930,736,932
-
28,814,181,185
220,218,519,625
-
15,388,311,388
834,149,256,557
-
44,202,492,573
Các khoản giảm trừ
2112 616,067,527 433,947,870 1,050,015,397
- Chiết khấu - - -
- Giảm giá hàng bán - - -
- Hàng bán bị trả lại 616,067,527 433,947,870 1,050,015,397
- Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu - - -
1. Doanh thu thuần 2113 613,314,669,405 219,784,571,755 833,099,241,160
2. Giá vốn hàng bán 2114 534,455,477,465 188,844,799,196 723,300,276,661
3. Lãi gộp 2115 78,859,191,940 30,939,772,559 109,798,964,499
4. Doanh thu hoạt động TC 291,805,430 123,671,159 415,476,589

5. Chi phí hoạt động TC 11,927,621,503 4,594,799,517 16,522,421,020
6. Chi phí bán hàng 49,205,389,657 18,830,827,430 68,036,217,087
7. Chi phí QLDN 6,197,409,815 2,277,253,218 8,474,663,033
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2117 23,456,392,468 9,831,691,911 33,288,084,379
9. Thu nhập khác 1,027,490,153 605,483,633 1,632,973,786
10. Chi phí khác 86,636,169 131,671,031 218,307,200
11. Lợi nhuận khác 2119 940,853,984 473,812,602 1,414,666,586
12. Tổng LN trớc thuế 2120 12,761,430,379 5,834,376,155 18,595,806,534
13. Thuế thu nhập phải nộp 2121 4,083,657,721 1,853,432,370 5,937,090,091
14. Lợi nhuận sau thuế 2122 8,677,772,658 3,980,943,785 12,658,716,443
- Dầu nhờn mang nhãn hiệu PLC: Công ty dầu nhờn đã kết hợp với một
số hãng phụ gia để phát triển các sản phẩm mang tên PLC và đợc sản
xuất trong nớc. Nguồn nguyên liệu phải đợc nhập khẩu:
+ Dầu gốc: Là thành phần chủ yếu của dầu nhờn, đợc nhập khẩu từ
Singapore.
+ Phụ gia: Là chất tăng tính bôi trơn của dầu( chống ăn mòn, mài
mòn), chủ yếu đợc nhập từ các hãng nổi tiếng của Mỹ nh: Lubrrizol,
Paramin, Ethyt
+ Dầu nhờn hàng hải (dùng cho tàu biển): Là thành viên chính thức
của hiệp hội dầu nhờn hàng hải mang nhãn hiệu ELF tại Việt Nam
và cung cấp cho khách hàng tại bờ biển Việt Nam.
Công ty kinh doanh mặt hàng dầu mỡ nhờn, nhựa đờng, hoá chất trên 3
kênh chính sau:
@ Văn phòng công ty trực tiếp kinh doanh.
@ Các chi nhánh trực tiếp kinh doanh. Công ty có 5 chi nhánh, xí nghiệp dầu
nhờn là những đơn vị hạch toán phụ thuộc:
- Chi nhánh hoá dầu thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng
- Xí nghiệp Dầu nhờn Hà Nội
- Chi nhánh dầu nhờn Cần Thơ

- Chi nhánh dầu nhờn Đà Nẵng
@ Các công ty xăng đầu, các công ty vật t tổng hợp các tỉnh là các tổng đại lý
của công ty dầu nhờn tại các tỉnh.
Các khách hàng mà hiện nay PLC đang chiếm u thế là: Quốc phòng, Đờng
sắt, Nhà máy xi măng, Nhà máy đờng tại miền Trung
QUá TRìNH VậN Động trong khâu NHậP KHẩU Và bán ra

Nguồn
pha chế
PLC
trong nớc
Nguồn
nhập của
BP- Petco
tại Việt
Nam
Nguồn
nhập
khẩu từ
BP, ELF
Nguồn
nhập
khẩu của
các nớc
khác

3. Mô hình tổ chức quản lý ở Công ty dầu nhờn Petrolimex.
Để hoàn thành tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ
chức rất chặt chẽ, khoa học, giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt một cách
kịp thời và giúp lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh một cách đúng đắn, chính

xác.
Hình thức tổ chức quản lý ở Công ty là hình thức tổ chức trực tuyến tham
mu, đựơc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty


Công ty dầu nhờn (PLC) : Dỗu nhờn, nhựa đờng, hoá chất
Các đại
lý của
công ty
bán
Tổng đại
lý của
công ty
bán
Chi nhánh
PLC trực
tiếp bán
Văn
phòng
công ty
trực tiếp
Giám đốc
Phó giám đốc
Phó giám đốc

Ban giám đốc gồm 3 ngời: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
+ Giám đốc: Phụ trách chung, quản lý, giám sát mọi hoạt động của Công ty,chịu
trách nhiệm trớc Nhà nớc và tổng Công ty về tình hình hoạt động kinh doanh của

Công ty, về tính hiệu quả cũng nh việc chấp hành pháp luật hiện hành.
+ 01 phó Giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh dầu nhờn thành phố Hồ Chí Minh
+ 01 Phó giám đốc phụ trách nội chính, kỹ thuật XDCB,sản phẩm mới.
- Phòng kỹ thuật XDCB: Xây dựng cơ sở kỹ thuật của Công ty và làm các
dịch vụ hoá nghiệm, dịch vụ kỹ thuật phục vụ cho việc bán hàng, đảm bảo
theo yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với phòng kế toán và các phòng
khác để xử lý hàng hoá kém hoặc mất phẩm chất, kiểm tra, hoặc xét duyệt
các luận chứng kinh tế kỹ thuật, quyết toán công trình xây dựng.
Phòng kế toán tài chính: Giúp đỡ giám đốc trong công việc tổ chức hệ thống
quản lý kinh tế từ Công ty tới các xí nghiệp, chi nhánh, hớng dẫn, kiểm tra chế
độ hạch toán toàn Công ty,quản lý theo dõi tình hình biến động vốn, tài sản
của Công ty, thực hiện ghi sổ sách kế toán theo đúng pháp lệnh thống kê mà
Phòng
kinh
doanh
nhựa đ-
ờng
Phòng
kinh
doanh
hoá chất
Phòng
kinh
doanh
dầu
nhờn
Phòng
kế toán
tài chính
Phòng

kỹ thuật
sản xuất
Phòng tổ
chức
hành
chính
Một số
cửa hàng
kinh
doanh tại
Hà Nội
Chi
nhánh
dầu nhờn
TP HCM
Xí
nghiệp
dầu
nhờn Hà
Nội
Chi
nhánh
hoá
dầu
Cần
Thơ
Chi
nhánh
dầu nhờn
Đà Nẵng

Chi
nhánh
hoá dầu
Hải
Phòng
Nhà nớc ban hành. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán
phần kinh doanh cá thể văn phòng Công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: phục vụ cho những hoạt động hàng ngày của
văn phòng Công ty, làm lao động tiền lơng, tổng hợp các loại hoạt động
phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của giám đốc.
- Phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn.
- Phòng kinh doanh nhựa đờng.
- Phòng kinh doanh hoá chất
Đối với 3 phòng kinh doanh thì nhiệm vụ không chỉ trực tiếp kinh doanh
mà còn điều hành kinh doanh của các chi nhánh.
- Các đơn vị trực thuộc:
+ Chi nhánh dầu nhờn Cần Thơ: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh
doanh của công ty tại các tỉnh miền Tây.
+ Chi nhánh hoá dầu thành phố Hồ Chí Minh: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt
động kinh doanh theo nhiệm vụ Công ty hoá dầu giao cho trên địa bàn từ tỉnh
Khánh Hoà đến hết các tỉnh phía Nam. Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng
nhập khẩu, tạo chân hàng cung cấp cho nhiệm vụ kinh doanh trực tiếp, cho các
tổng đại lý trên địa bàn các tỉnh phía Nam.
+ Chi nhánh dầu nhờn Đà Nẵng: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh
doanh của Công ty hoá dầu tại các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh
Hoà.
+ Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh
doanh của Công ty hoá dầu tại các tỉnh phía Bắc thuộc khu vực miền duyên hải
từ Quảng Ninh đến Hà Tĩnh. Đây là mối tiếp nhận hàng nhập khẩu trực tiếp và
nguồn hàng pha chế từ thành phố Hồ Chí Minh ra phía Bắc, đảm bảo nhiệm vụ

kinh doanh của toàn Công ty và chi nhánh.
+ Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh
của Công ty hoá dầu tại thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ
Lạng Sơn đến Lai Châu.
4. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán của Công ty.
4.1. Tổ chức công tác hạch toán và quản lý tài chính Công ty.
- Công ty hoá dầu Petrolimex đợc tổng Công ty cấp vốn kinh doanh để
hoạt động, chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế
hoạch tài chính hàng năm do Tổng công ty giao, đảm bảo doanh thu bù đắp
các chi phí và có lãi theo kế hoạch, thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc.
- Trên cơ sở xác định mức vốn lu động cho Công ty, Tổng công ty đảm
bảo 100% vốn lu động cho công ty bằng cách giao trực tiếp 50% vốn lu
động cho Công ty quản lý và tự chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển
vốn, 50% đợc vay định mức tại Tổng công ty và phải trả lãi theo lãi suất nội
bộ ngành, số vay vợt định mức sẽ phải trả lãi theo lãi theo lãi vay vợt định
mức.
- Cơ chế quản lý điều hành tài chính của Công ty là tập trung. Công ty là ng-
ời duy nhất trực tiếp nhập khẩu toàn bộ hàng hoá gồm dầu mỡ nhờn, nhựa
đờng, hoá chất và nhập mua dầu mỡ nhờn của Công ty BP-Petco giao cho
các chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn, tại văn phòng Công ty tổ chức tiêu thụ
trực tiếp, các chi nhánh chỉ đợc nhập khẩu khi Công ty uỷ quyền.
- Các chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn bán hàng thu tiền và chuyển tiền bán
hàng về công ty, các tổng đại lý tiêu thụ hàng hoá và chuyển tiền bán hàng
trực tiếp về công ty sau khi đã trừ số chiết khấu định mức hoặc hoa hồng đ-
ợc hởng.
- Công ty chịu trách nhiệm cân đối tài chính, tính toán cân đối dòng lu
chuyển tiền tệ toàn Công ty, đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm hiệu quả.
4.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.
Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty có các chi nhánh, xí
nghiệp hoá dầu trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nớc, tại Công ty tổ

chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các công việc
đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Đơn vị trực thuộc Đơn vị chính
Lập thu chứng từ Lập thu chứng từ
Kiểm tra chứng từ Kiểm tra, xử lý chứng từ
Xử lý chứng từ Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết
Ghi vào sổ kế toán Lập báo cáo chung toàn Công ty
- Các kho cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ, tập hợp các chứng từ gốc,
lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán để kiểm tra và hạch toán.
- Các chi nhánh, xí nghiệp hoá dầu là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có
bảng tổng kết tại chi nhánh, xí nghiệp. Phòng kế toán tại các chi nhánh, xí
nghiệp thực hiện các công tác kế toán phát sinh ở tại chi nhánh, xí nghiệp
của mình và báo cáo kế toán gửi tới Công ty để tổng hợp.
- Phòng kế toán Công ty thực hiện các công tác kế toán phát sinh tại văn
phòng Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp và
tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty, báo cáo Tổng công ty và các cơ
quan quản lý Nhà nớc.
Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty hoá dầu :
- Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong
doanh nghiệp, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện
ghi chép, luân chuyển chứng từ. Hớng dẫn, chỉ đạo việc lu trữ các tài liệu
kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức hạch toán cho phù hợp với tình hình
sản xuất và kinh doanh của đơn vị. Chức năng quan trọng nữa của kế toán
trởng nữa là tham mu cho ban giám đốc, giúp ban giám đốc đa ra các quyết
định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh.
- Phó phòng kế toán: tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính, thông tin và kiểm
tra tài chính bằng những phơng pháp chuyên môn của kế toán, thờng xuyên
đôn đốc, hớng dẫn và kiểm tra kế toán của các đơn vị phụ thuộc.
- Kế toán toán tổng hợp toàn công ty: hàng tháng, dựa vào các bảng kê, nhật
ký của từng bộ phận, tập hợp chi phi vào sổ cái hàng tháng, lập báo cáo kết

quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, cả năm.
- Kế toán ngân hàng: mở sổ chi tiết theo dõi tong loại tiền gửi. Hàng ngày
khi nhận đợc chứng từ do Ngân hàng gửi đến phải kiểm tra, đối chiếu với
chứng từ gốc kèm theo. Khi kết thúc niên độ kế toán, nếu có sự biến động
lớn về tỷ giá, cần thiết phải đánh giá các khoản vay bằng ngoại tệ, vàng,
bạc, kim loại quý hiếm để đánh giá đúng giá trị thực của kết quả hoạt động
kinh doanh.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ lấy tiền mặt ở ngân hàng về quỹ về nộp tiền thu đợc
ở đơn vị vào ngân hàng; thu chi tiền mặt khi có phiếu thu chi của kế toán
thanh toán; thờng xuyên báo cáo lợng tiền tồn quỹ cho lãnh đạo để đảm
bảo công tác thanh toán.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, viết phiếu thu,
phiếu chi, lập chứng từ thanh toán tạm ứng, thanh toán lơng và phụ cấp l-
ơng theo quy định hiện hành của Nhà nớc, kiểm soát thờng xuyên tình
hình thu chi tiền mặt với lãnh đạo, đảm bảo chế độ kế toán.
- Kế toán bán hàng: viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá, theo dõi các
khoản thanh toán với ngời mua.
- Kế toán tổng hợp văn phòng: tổng hợp toàn bộ khối quyết toán của văn
phòng, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của khối
văn phòng Công ty.
Tơng tự nh phòng kế toán Công ty, phòng kế toán của các chi nhánh, xí
nghiệp dầu nhờn có một trởng phòng, một phó phòng và căn cứ vào nội
dung của công tác kế toán và cán bộ kế toán mà biên chế cho phù hợp với
khối lợng của công tác kế toán tại từng chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn. Tr-
ởng phòng kế toán phân công việc kế toán cụ thể cho các cán bộ kế toán.

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty hoá dầu
Kế toán trởng
Phó phòng kế toán

Kế
toán
tổng
hợp
toàn
công ty
Kế
toán
thanh
toán
Kế
toán
bán
hàng
Thủ
quỹ
Kế
toán
ngân
hàng
Kế
toán
tổng
hợp
văn
phòng
Phòng kế
toán
CNHD
HảI

Phòng
Phòng
kế toán
CNDN
Đà nẵng
Phòng
kế toán
XNDN
Hà Nội
Phòng
kế toán
CNDH
Cần Thơ
Phòng kế
toán
CNHD
thành phố
HCM
4.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Để thực hiện tốt nghiệp vụ kế toán, Công ty đã đăng ký nộp thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ, thuế suất với hàng hoá dịch vụ là 10%. Công ty đã
đăng ký mẫu hóa đơn tự in với Tổng cục thuế và đợc thực hiện thống nhất trong
toàn Công ty từ ngày 1/1/1999.
-Tại Công ty niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N.
Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp
chuyển đổi các đồng tiền khác là: đồng Việt Nam. Việc chuyển đổi các đồng tiền
khác đợc tính theo tỷ giá thực tế giữa đồng Việt Nam với các đồng tiền khác của
ngân hàng ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm chuyển đổi.
Phơng pháp hạch toán tồn kho tại công ty: theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên, công ty quy định giá hạch toán để hạch toán hàng tồn kho, đến cuối kỳ giá

trị hàng hoá đợc điều chỉnh giữa tài khoản hàng hoá tồn kho và tàI khoản chênh
lệnh giá hàng hoá trên bảng cân đối tài khoản.
Hình thức kế toán: với đặc điểm doanh nghiệp đã áp dụng máy vi tính trong
công tác hạch toán nên hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng
từ có cải tiến cho phù hợp với sử dụng máy vi tính.
Đặc điểm hình thức nhật ký chứng từ là mọi doanh nghiệp kinh tế phát sinh
đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào nhật ký chứng từ các chứng từ gốc
phát sinh, các chứng từ ghi sổ, các phiếu kế toán đợc cán bộ kế toán cập nhật và
định khoản vào từng phần hạch toán kế toán trên máy vi tính, phần mềm hệ thống
kế toán sẽ tập hợp vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và các báo cáo kế toán theo
chế độ kế toán theo quy định. Trách nhiệm của kế toán là kiểm tra tính hợp pháp,
hợp lý của chứng từ, lập chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép của tổng cục
thống kê ban hành và luân chuyển chứng từ theo quy định, lập các phiếu kế toán
để xác định số liệu, định khoản hạch toán kế toán, bảo quản lu trữ chứng từ, sổ
sách theo quy định.
Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái.
Hình thức này có u điểm là kết hợp đợc hạch toán tổng hợp và hạch toán kế toán
chi tiết, kết hợp đợc ghi theo hệ thống và ghi theo thời gian.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm:
-Bảng kê chứng từ kế toán.
-Sổ cái.
-Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
-Sổ chi tiết chi phí sản xuất sản phẩm dịch vụ.
Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm:
-Hệ thống báo cáo tài chính
-Hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
-Hệ thống báo cáo nhanh tình hình tài chính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký
chứng từ
Chứng từ gốc

- Hoá đơn thơng mại, vận đơn
- Lệnh giao hàng kiểm phiếu nhập kho
- Chứng từ liên quan khác