THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY
TOYOTA VIỆT NAM:
2.1. Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ:
2.1.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam:
Ta có Bảng tổng kết tình hình tài sản cố định tại công ty vào cuối tháng 3 năm 2007
như sau:
Bảng 2.1: Bảng tổng kết tình hình TSCĐ (30/3/2007)
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán thử ngày 30/3/2007)
(Tổng Tài Sản: khoảng 2000 tỷ VND)
Loại TSCĐ NG TSCĐ/Tổng TS GTCL/Tổng TSCĐ GTCL/Tổng TS
Nhà cửa 4.65 % 5.89 % 2.18 %
Vật kiến trúc 2.53 % 3.46 % 1.28 %
Máy móc và Thiết bị 12.91 % 9.09 % 3.37 %
Ôtô và Xe cộ 1.31 % 1.66 % 0.62 %
Thiết bị, dụng cụ quản lý 8.26 % 11.83 % 4.38 %
Quyền sử dụng đất 4.76 % 9.13 % 3.38 %
Phần mềm máy tính 1.58 % 0.97 % 0.36 %
Các TSCĐ vô hình khác 1.06 % 2.07 % 0.77 %
Tổng Tài Sản Cố Định 37.06 % 44.10 % 16.34 %
Trước hết, là công ty sản xuất, lại là sản phẩm có kích thước lớn nên công ty cần một
diện tích đất lớn để xây dựng nhà xưởng, kho chứa vật liệu, phụ tùng, công cụ, sản
phẩm…vậy nên giá trị quyền sử dụng đất chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của
công ty. Quyền sử dụng đất cùng với phần mềm máy tính là hai loại tài sản cố định vô
hình điển hình và có giá trị lớn nhất của công ty.
Về phần mềm máy tính, sản phẩm của công ty tiêu thụ trên quy mô toàn quốc, thậm
chí còn xuất khẩu ra nước ngoài; các đối tác có giao dịch kinh tế phát sinh cũng rất
nhiều, đa dạng và trên quy mô rộng lớn, vì vậy bộ máy quản lý của công ty cần một số
lượng lớn những thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến làm tăng tốc độ công
việc. Điều này làm cho các phần mềm máy tính và các thiết bị văn phòng công ty chiếm
một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty: phần mềm máy tính là 1.58%, các công
cụ, thiết bị văn phòng là 8.26%.

Thứ 3, là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nên cơ cấu giá trị máy móc thiết bị trên
tổng số TSCĐ là lớn nhất, chiếm khoảng 34.8% tổng giá trị TSCĐ, chiếm 12.9% tổng
tài sản của công ty. Công ty sản xuất hàng chính hãng nên thiết bị đặc chủng nhiều,
không sản xuất hàng loạt mà phần lớn theo đơn đặt hàng riêng lẻ nên giá trị lớn. Đây là


11
phần TSCĐ khó quản lý nhất trong hệ thống TSCĐ của công ty vì chúng không những
có số lượng lớn mà còn thường xuyên được sử dụng trong môi trường nhiều dầu mỡ,
bụi bặm, hay phải di chuyển nên hay hỏng hóc, mất thẻ gắn trên tài sản; thường xuyên
phải thay thế, cải tiến, bảo dưỡng, thay đổi nơi sử dụng…Chính vì vậy, những TSCĐ
thuộc lại này thường xuyên được theo dõi, kiểm tra hơn những loại tài sản khác.
Ngoài ra, đối với các máy móc thiết bị, do là hàng chính hãng nên TSCĐ không dùng
nữa phần lớn là huỷ hoặc tháo rời, vậy nên giá trị thu hồi ước tính thấp, phần lớn là
công ty không đề cập đến giá trị thu hồi ước tính trong khi tính giá trị khấu hao hàng
kỳ.
Như vậy, các TSCĐ của Công ty Toyota có đặc điểm là giá trị và số lượng đều lớn
nên công tác kế toán TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn, cần có những phương pháp quản lý
tài sản hợp lý, cùng sự theo dõi chặt chẽ hệ thống TSCĐ trên sổ sách cũng như trên
thực tế.
2.1.2. Phân loại TSCĐ:
Nguyên tắc phân loại TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam là căn cứ vào tính chất của
TSCĐ. Các TSCĐ được phân làm hai loại:
- Tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh
- Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng (hay có
nguồn hình thành từ quỹ phúc lợi).
Các TSCĐ thuộc loại thứ 2, doanh nghiệp chỉ theo dõi, quản lý nhưng không trích
khấu hao hàng kỳ. Đối với những TSCĐ thuộc loại 1, công ty phân ra làm 6 loại:
1. Nhà cửa (TK 2112100) là nơi để diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh của
người và thiết bị, hoặc để làm kho.

2. Vật kiến trúc (TK 2112200) bao gồm đường xá, vỉa hè, bục thang máy…
3. Máy móc và thiết bị (TK 2113000): bao gồm máy cưa, máy nghiền, máy hàn,
máy biến thế hàn, súng bắn điện để hàn, thiết bị điều khiển…
4. Xe cộ (TK 2114000): bao gồm xe hơi, xe tải, xe bus đưa đón nhân viên và các
loại xe khác.
5. Công cụ và thiết bị quản lý (TK 2115000): bao gồm kính hiển vi, các thiết bị
kiểm tra và đo lường, cẩu, đồ gá lắp, máy tính và các đồ dùng văn phòng khác...;
được chia làm 3 loại nhỏ:


22
- Thiết bị công nghệ: máy tính, máy tính xách tay, máy chủ nội bộ, bộ định tuyến,
khoá chuyển đổi và các thiết bị thông tin khác.
- Công cụ cho sản xuất: gồm các công cụ trực tiếp và gián tiếp
- Công cụ văn phòng: các loại công cụ, thiết bị còn lại.
TSCĐ vô hình (TK 2130000): là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định
được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp
dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố
định vô hình. Ở Công ty Toyota Việt Nam, chúng bao gồm quyền sử dụng đất, phần
mềm máy tính và các tài sản vô hình khác.
2.1.3. Chính sách quản lý TSCĐ:
Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phần
riêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sử dụng
trên một năm.
Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau,
trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ
phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó,
nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài
sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ

được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập.
Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau:
+ Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm đơn đề nghị
mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, hoá đơn thuế, biên bản giao
nhận tài sản và đơn đăng ký TSCĐ.
Các TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đựơc theo dõi chi tiết
theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên
sổ kế toán:
Giá trị còn lại Nguyên giá Số khấu hao luỹ kế
trên sổ kế toán = của Tài sản _ của tài sản
của TSCĐ cố định cố định
Đối với những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh quy
định tại khoản 2, điều 9 của QĐ206, công ty sẽ quản lý tài sản cố định này theo nguyên


33
giá, số giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán:
Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn
trên sổ kế toán = của tài sản _ luỹ kế của tài sản
của Tài sản cố định cố định cố định
Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết
nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường.
+Khi một phòng ban nào đó có nhu cầu mua TSCĐ, đại diện phòng ban đó sẽ phải làm
một đơn đề nghị mua hàng, và phải được sự phê chuẩn của các cấp lãnh đạo có thẩm
quyền. Sau khi được phê chuẩn, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng gửi đến nhà cung
cấp và tiến hành làm hợp đồng.
+ Đăng ký TSCĐ: mọi TSCĐ được đăng ký bởi yêu cầu Tài Sản hoặc người chịu trách
nhiệm về tình trạng kỹ thuật của Tài Sản.
(Xem mẫu đăng ký TSCĐ phần phụ lục- Mẫu số FA-1)

+ Thẻ TSCĐ: mọi TSCĐ trong công ty phải được đính kèm một thẻ có mã số để quản
lý, trừ xe của công ty, nhà cửa và vật kiến trúc, súng bắn điện, xe đẩy tay, các tài sản
ngầm dưới đất và TSCĐ vô hình (là những tài sản hoặc có thể quản lý theo số seri đặc
trưng của tài sản và số lượng hoặc không thể gắn thẻ lên được).
Mã TSCĐ được quy định gồm 9 ký tự : A- AAA- 0000- 0
Trong đó, ký tự đầu tiên chỉ loại tài sản, được quy định như sau:
Mã TSCĐ Số TK Tên TK
A 2112100 Nhà cửa
B 2112200 Vật kiến trúc
C 2113000 Máy móc và thiết bị
D 2114000 Xe cộ (xe văn phòng, xe tải và xe đưa đón nhân viên
E 2115000 Công cụ, thiết bị quản lý
F 2131000 Bảng quảng cáo
G 2137000 Phần mềm máy tính
Ký tự thứ 2, chỉ phòng ban sử dụng Tài sản, được quy định như sau:
Ký tự thứ 1 Ký tự thứ 2 Phòng ban, bộ phận sử dụng
A
P Sản xuất
Z Hành chính
M Marketing
B
P Sản xuất
Z Hành chính
M Marketing


44
C
W Sản xuất – Hàn
T Sản xuất - Sơn

A Sản xuất - Lắp Ráp
M Sản xuất - Bảo Dưỡng
I Sản xuất - Kiểm tra
S Sản xuất - Dập
E Sản xuất - Xuất Khẩu
P Sản xuất - Thiết bị chung
D V Hành chính
E V Sản xuất và Marketing
F
W Sản xuất – Hàn
T Sản xuất - Sơn
A Sản xuất - Lắp Ráp
P Sản xuất - Thiết bị chung
M Sản xuất - Bảo Dưỡng
I Sản xuất - Kiểm tra
S Sản xuất - Dập
E Sản xuất - Xuất Khẩu
D Công cụ, thiết bị chung cho văn phòng
G Đồ đạc văn phòng
E Trung tâm đào tạo
G
P Sản xuất
D Hành chính
M Marketing
Ký tự thứ 3 và thứ 4 là để chỉ tên tài sản. Bốn ký tự tiếp theo bằng số là một dãy số
chuỗi. Ký tự cuối cùng dung trong trường hợp có sự thay đổi.
Người chịu trách nhiệm về TSCĐ ở phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ đặt tên cho những
TSCĐ.
+ Thanh lý TSCĐ: tuân theo quy địng trong thông tư số 01/2005 của Bộ Thương Mại,
ngày 6/1/2005 (áp dụng cho việc thanh lý vật liệu, xe cộ, thiết bị và dụng cụ của các

công ty có vốn đầu tư nước ngoài).
( Xem mẫu thanh lý TSCĐ phần phụ lục Mẫu số FA-3)
Tài sản được thanh lý thuộc một trong các trường hợp sau:
- Đã khấu hao hết; thời gian sử dụng không còn nhiều;


55
- Bị phá huỷ, không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa quá lớn;
- Sử dụng lại cho dự án mới hoặc cắt giảm cho hoạt động nghiên cứu cải tiến;
- Những công cụ và máy móc đặc biệt dùng cho mẫu xe không còn sản xuất nữa;
- Đem bán;
Phương thức thanh lý bao gồm: tái sử dụng, huỷ, tặng, bán. Trường hợp huỷ phải
được chuẩn bị, ký bởi những người tham gia chứng kiến và trực tiếp huỷ tài sản.
Trường hợp đem bán phải có những văn bản cần thiết kèm theo (như: quyết định bán
của cấp lãnh đạo có thẩm quyền, hợp đồng kinh tế với bên mua, hoá đơn thuế); quá
trình bán sẽ được ghi lại và bất cứ các khoản lỗ hoặc lãi nào cũng đều phải được ghi
nhận bởi Kế toán các khoản phải thu.
+ Kiểm kê TSCĐ: sự tồn tại, vị trí và hiện trạng của mọi TSCĐ sẽ được thẩm tra lại
trong các kỳ kiểm kê 2 lần một năm vào giữa và cuối năm tài chính (31/3 và 30/9). Lịch
kiểm kê sẽ được gửi cho các phòng ban có liên quan bằng email ít nhất 3 tuần trước khi
kiểm kê để đảm bảo kiểm kê nhanh chóng hiệu quả và chính xác nhất.
Quá trình kiểm kê và kết quả kiểm kê sẽ được ghi lại và ký xác nhận bởi đại diện
chịu trách nhiệm của bên kế toán và các bên có liên quan.
Mọi sai lệch giữa số liệu của kế toán và số liệu kiểm kê được cần phải được điều tra
tìm nguyên nhân, lập biên bản và có biện pháp xử lý trước khi kế toán TSCĐ tiến hành
điều chỉnh.
+ Sửa chữa TSCĐ: được phản ánh vào chi phí kỳ phát sinh hoạt động sửa chữa.
+ Mất hoặc bị mất cắp Tài Sản: cần tiến hành điểu tra rõ nguyên nhân, đưa ra quyết
định cuối cùng trước khi chuyển sang để kế toán TSCĐ phản ánh.
Như vậy, tuy số lượng tài sản có nhiều nhưng công ty đã thiết lập được những chính

sách quản lý đồng bộ, có hệ thống; với sự phối hợp quản lý đồng thời của ban bộ phận:
tại nơi sử dụng, bộ phận quản lý chất lượng và phòng kế toán. Chính sách quản lý luôn
yêu phải có cầu sự phối hợp tích cực giữa các bên có liên quan với những thủ tục, quy
định rõ ràng về trách nhiệm, để làm sao quản lý tốt hệ thống TSCĐ đồ sộ như vậy.
2.2. Thực trạng kế toán Tài sản Cố định tại công ty Toyota Việt
Nam:
2.2.1. Thực trạng hạch toán biến động TSCĐ:
2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐ:


66
Do đặc trưng của hệ thống kế toán của Toyota là kế toán nhiều phần hành nên để liên
kết phần hành kế toán phải trả với phần hành kế toán TSCĐ, công ty có sử dụng thêm
một TK trung gian là TK 2418 trong trường hợp phát sinh các chi phí liên quan.
a) Xác định nguyên giá TSCĐ:
Xác định trong từng trường hợp cụ thể, như sau:
- TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được
chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được
hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng
sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí
lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí
chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác…
- TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: Đối với TSCĐ hữu
hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu, nguyên giá là giá
quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí
trước bạ (nếu có).
- TSCĐ mua trả chậm: Trường hợp TSCĐ mua sắm được thanh toán theo phương thức
trả chậm, nguyên giá tài sản cố định đó được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời
điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch
toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên

giá TSCĐ hữu hình (vốn hóa) theo quy định của Chuẩn mực "Chi phí đi vay".
- Thành phẩm trong trường hợp sử dụng làm TSCĐ sẽ bao gồm giá vốn hàng bán, thuế
tiêu thụ đặc biệt, phí đăng ký và các khoản phí liên quan khác.
Trong trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ, các chi phí không hợp lý như nguyên liệu,
vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi khác sử dụng vượt quá mức bình thường
trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế đều không tính vào nguyên giá của TSCĐ đó.
- TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi
với một TSCĐ không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của
TSCĐ nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các
khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về.
Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ tương tự, hoặc có thể
hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự (tài sản tương tự


77
là tài sản có công dụng tương tự, trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương
đương). Trong cả hai trường hợp không có bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào được ghi nhận
trong quá trình trao đổi. Nguyên giá TSCĐ nhận về được tính bằng giá trị còn lại của
TSCĐ đem trao đổi. Ví dụ: Việc trao đổi các TSCĐ tương tự như trao đổi máy móc
thiết bị, phương tiện vận tải, các cơ sở dịch vụ hoặc TSCĐ khác.
+ Những chi phí thực tế phát sinh liên quan đến giai đoạn triển khai (đối với TSCĐ vô
hình) được tập hợp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ thời điểm xét thấy kết
quả triển khai thỏa mãn được định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì các chi phí
giai đoạn triển khai được tập hợp vào Tài khoản 241 "Xây dựng cơ bản dở dang"
(2412). Khi kết thúc giai đoạn triển khai các chi phí hình thành nguyên giá tài sản cố
định vô hình trong giai đoạn triển khai phải được kết chuyển vào bên Nợ Tài khoản 213
"Tài sản cố định vô hình".
+ Chi phí liên quan đến tài sản cố định phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu phải được
ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, trừ khi thỏa mãn đồng thời 2 điều
kiện sau thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ:

- Chi phí phát sinh có khả năng làm cho tài sản cố định tạo ra lợi ích kinh tế trong
tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu;
- Chi phí được đánh giá một cách chắc chắn và gắn liền với tài sản cố định cụ thể.
Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm chi
phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáo phát sinh
trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn
nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa
không quá 3 năm.
Chi phí liên quan đến tài sản vô hình đã được doanh nghiệp ghi nhận là chi phí để
xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ trước đó thì không được tái ghi nhận
vào nguyên giá tài sản cố định vô hình.
+ Đối với trường hợp đặc biệt là quyền sử đất (tại công ty là quyền sử dụng đất có thời
hạn), nguyên giá của TSCĐ bao gồm tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp
cộng chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ…; hoặc
là giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn


88