PHƯƠNG PHÁP VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ

PH
ƯƠNG PHÁP VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ
3.1- Nhận xét về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
tại công ty
Công ty TNHH thÐp Thµnh §« từ khi thành lập đến nay đã trải qua
nhiều biến động thăng trầm.Công ty đã đạt được những thành tựu đáng
kể:Thị trường ngày càng được mở rộng,doanh thu tăng hàng năm, ngày
càng đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Để có được thành công
đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ có sự phân công phân
nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô
hình trực tuyến chức năng là phù hợp, đảm bảo sự thống nhất của cấp trên
đối với cấp dưới, tránh sự trùng lập trong khâu tổ chức.
Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế góp phần vào sự phát triển
của công ty nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay mà các doanh nghiệp
đã có quyền tự chủ nhiều hơn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh. Chính vì vậy mà doanh nghiệp đã tự tìm cho mình một cơ cấu tổ
chức kế toán riêng để đáp ứng được tốt nhất các điều kiện thực tế của
doanh nghiệp mà vấn phù hợp với các quy định và hệ thống các chính sách
quản lý của Nhà nước. Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới, tuy còn
gặp nhiều khó khăn do phải tiếp cận với những khái niệm mới, quan điểm
mới nhưng bộ máy kế toán của Công ty đã biết vận dụng một cách linh
hoạt, sáng tạo có hiệu quả các quy định kế toán mới vào điều kiện cụ thể
của công ty mình.
3.1.1- Ưu điểm
Hệ thống công tác tổ chức kế toán của công ty phù hợp với điều kiện thực tại của công
ty và tuân thủ đầy đủ các chế độ, chuẩn mực ban hành của Bộ Tài Chính cũng như luật pháp
Việt Nam. Không những thế, cùng với quá trình đổi mới đất nước, hệ thống các chính sách
1
1

quản lý của Nhà nước có nhiều thay đổi do đó các chính sách về quản lý kế toán của công ty
cũng phải luôn luôn không ngừng đổi mới và hoàn thiện hệ thống hạch toán của mình sao cho
phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình đổi mới của Nhà nước. Bộ máy kế toán của công
ty bao gồm các nhân viên có trình độ chuyên môn, nắm vững chế độ kế toán
hiện hành và chuẩn mực kế toán. Vì vậy mà phản ánh nhanh chóng, chính xác
kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách có liên quan,
giúp cho việc hạch toán chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban giám đốc
cũng như cho các cơ quan chủ quản để giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết
định kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung,
trình tự luân chuyển chứng từ cũng như trình tự ghi sổ được ghi theo hình thức
chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản
lí, trình độ của kế toán; các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của
Bộ Tài chính về cả mặt hình thức và thời gian.Nhìn chung bộ máy kế toán của
công ty khá hoàn thiện vối tổ chức phân công hợp lí đã góp phần tích cực vào
sự ph¸t triển công ty.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, mặc dù có sự cạnh tranh gay gắt
giữa các thành phần kinh tế công ty TNHH thép Thành Đô đã khẳng định
được chỗ đứng của mình trên thị trường trong và ngoài nước, là một doanh
nghiệp uy tín và hoạt động có hiệu quả, vừa góp phần đóng góp vào ngân
sách Nhà nước vừa góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, giải quyết được
công ăn việc làm cho người lao động và là môi trường để phát triển các tài
năng của đất nước. Đó là kết quả của sự cố gắng, nỗ lực của tất cả các nhân
viên trong công ty cũng như sự đóng góp đáng kể của đội ngũ nhân viên kế
toán: Trong lĩnh vực hoạt động của mình, bộ phận kế toán đã hợp tác chặt
chẽ với các bộ phận khác trong công ty đã cung cấp các thông tin chính xác
những biện pháp, phương hướng kinh doanh tối đa để đạt được lợi nhuận
và ngày càng phát triển hơn. Công ty không những đã hoàn thành tốt nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh, công tác quản lý tài chính mà còn không ngừng
2
2

nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên toàn công ty, chấp hành tốt các
quy định của Nhà nước. Hơn nữa quá trình hạch toán của công ty cũng
không cứng nhắc, dập khuôn mà được cải tiến cho phù hợp với điều kiện,
đặc điểm kinh doanh của công ty trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành.
Nghiệp vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng là một nghiệp vụ quan trọng trong
quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng
của Công ty cũng không ngừng được đổi mới, hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu về thông tin của
nhà quản lý. Công tác này tại Công ty đã được thực hiện một c¸ch chính xác, đầy đủ, hiệu quả,
tuy nhiên nó vẫn không tránh khỏi nh÷ng hạn chế cần phải khắc phục.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển
chứng từ của kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty là tương đối đày đủ
và hợp lý. Các chứng từ được sử dụng như hoá đơn GTGT, phiếu chi … đều theo mẫu của Bộ
Tài Chính ban hành. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty phù hợp với hình thức Nhật ký
chứng từ đang áp dụng tại Công ty. Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện
hành, đầy đủ số liệu, đầy đủ các yếu tố quy định. Chứng từ sau khi sử dụng được Công ty lưu lại
theo quy định lưu chữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty thÐp Thµnh §« áp dụng theo hình thức
phân tán tập chung cho nên kế toán có thể vừa nắm được tình h×nh chi tiết của các đơn vị trực
thuộc võa có số liệu tập trung, đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết kịp thời
của các đơn vị trực thuộc phù hợp với tính nguyên tắc, tổ chức đồng thời đảm bảo tính pháp lý về
sổ sách. Mọi nghiệp vụ phát sinh ở các đơn vị đều được phản ánh một cách kịp thời tránh được
tình trạng ứ đọng các chứng từ.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản để hạch toán tổng hợp kế
toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo quy định kế toán
hiện hành và các quy định về nội dung phản ánh trên các tài khoản đó tuân
theo quy định của Nhà nước. Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán
tổng hợp tại Công ty là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp
thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản được
mở đầy đủ và dựa trên hệ thống tài khoản của chế độ kế toán đồng thời có
3

3
chi tiết thêm các tiểu khoản cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý
và đặc điểm kinh doanh.
Tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tai Công ty được thực hiện
theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các sổ Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, các
sổ kế toán chi tiết được sử dụng theo mẫu sổ kế toán hiện hành của Nhà nước.
Trên mỗi sổ kế toán trình tự và nội dung ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng
quy định. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty được sử dụng nhằm cung cấp
các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết
cho ban giám đốc.
3.1.2- Những mặt hạn chế
Bên cạnh những thuận lợi của hình thức Nhật ký chứng từ thì hình thức này cũng còn
một số hạn chế như: do đặc điểm của hình thức nhật ký chứng từ là khối lượng sổ sách nhiều,
việc theo dõi ghi chép tương đối phức tạp đòi hỏi cán bộ kế toán của Công ty phải có chuyên môn
vững vàng, có trình ®é thì mới phát hiện và khắc phục được những thiếu sót trong quá trình ghi
sổ và theo dõi chặt chẽ kịp thời nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
Hiện nay mọi chi phí hoạt động của công ty được tập hợp trên tài
khoản 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp, kể cả các khoản chi phí thu mua
hàng trong nước. Việc tập hîp này mặc dù giảm bớt được công việc kế toán
trong việc ghi chép và phân loại chi phân loại chi phí, tổng lợi nhuận thuần
trước thuế là không thay đổi, nhưng làm cho lãi gộp sẽ thay đổi. Việc này
sẽ làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh, điều chỉnh các khoản chi
phí trong quá trình hoạt động của công ty. Chi phí cán bộ thu mua hàng hoá
xuất khẩu được hạch toán vào chi phí quản lý, điều này là không hợp lý bởi
vì đây là chi phí phục vụ cho việc mua lô hàng xuất khẩu do đó phải được
hạch toán vào trị giá hàng mua tức là vào TK1561- Hàng hoá.
- Việc thanh toán với đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu công ty không
mở sổ theo dõi thanh toán theo nguyên tệ.
- Tổng công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng trong thực tế rất ít khi kế toán
lập chứng từ ghi sổ để bảo quản các chứng từ gốc.

4
4
Về hạch toán chi tiết: Hiện nay kế toán Công ty không lập bảng tổng hợp
Nhập –Xuất –Tồn hàng hoá. Do vậy các thông tin chi tiết về tình hình hàng hoá
mới chỉ được theo dõi riêng trên sổ chi tiết hàng hoá mà chưa được tổng hợp lại
để giúp người quản lý có cái nhìn bao quát khi đưa ra những quyết định.
Trong công ty, số lượng hàng hoá rất nhiều,các mã hàng hoá xây dựng
còn thiếu tính gợi nhớ và chưa thể hiện được mục đích quản lý hàng hoá theo
các tiêu thức khác nhau ,từ đó gây khó khăn cho việc nhận diện và hạch toán
Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học ngày càng phát triển rộng rãi và
được sử dụng trong nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau, trong khi đó công tác kế toán đòi hỏi
khối lượng tính toán lớn, độ chính xác cao, cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán là
một yêu cầu cần thiết. Có như vậy mới đáp ứng kịp thời và chính xác nhu cầu về thông tin cho
các nhà quản lý bên trong và bên ngoài Công ty. Hiện nay hầu hết các Công ty đều áp dụng kế
toán trên máy vi tính.
Hiện nay Công ty TNHH thÐp Thµnh §« đã đổi mới phương thức kinh
doanh, mở rộng quy mô và đa dạng hoá hình thức kinh doanh để đáp ứng với cơ
chế mới, đã áp dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý kinh doanh như sử
dụng chương trinh kế toán trên máy vi tính.
5
5
3.2- Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH thép Thành Đô
3.2.1. Sự cần thiết và yêu cầu của công tác hoàn thiện
Sự tồn tại lâu dài của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều nhân tố
nhưng điều kiện tiên quyết là: doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một
cách linh hoạt, biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của
mình, giảm chi phí tới mức thấp nhất để sau một chu kỳ sản xuất kinh
doanh theo lợi nhuận tối đa. Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán

vận dụng một cánh hợp lý hệ thống tài khoản và lựa chọn hình thức kế toán
cho phù hợp.
Việc hoàn thiện phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ
kế toán hiện hành và tính đến hướng phát triển trong tương lai. Bộ máy kế
toán của doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao,
am hiểu luật pháp, quy chế quản lý tài chính về công việc, phần hành kế
toán đặc biệt là kế toán mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. Cần hoàn thiện
khâu hạch toán ban đầu nhằm mục đích kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của
chứng từ nhằm ngăn chặn kịp thời những hiện tượng vi phạm chính sách,
chế độ kế toán tài chính, ảnh hưởng đến giá mua sản phẩm và kết quả kinh
doanh của doanh nghiÖp. Mặt khác các biện pháp hoàn thiện phải tuân theo
nguyên tắc và thể lệ chung của kế toán do Bộ tài chính ban hành, được áp
dụng thống nhất trong cả nước và toàn ngành. Những cải cách này phải
phải có khả năng thực thi trong một thời gian dài, tránh sửa đổi bổ sung
liên tục làm ảnh hưởng đến chất lượng của công tác kế toán và phù hợp khi
có sự thay đổi về chế độ, nghiệp vụ kinh tế ở tương lai.
6
6
3.2.2. Mt s ý kin úng gúp nhm hon thin cụng tỏc mua bỏn
v thanh toỏn tin hng
Nhm nõng cao hiu qu qun lý núi chung v cụng tỏc hch toỏn
mua hàng và thanh toán tiền hàng núi riờng, Cụng ty TNHH thép Thành Đô
cn phỏt huy nhng u im v tỡm ra các gii phỏp khc phc nhng mặt
hạn chế cũn tn ti. gúp phn hon thin cụng tỏc hch toỏn mua hàng
và thanh toán tiền hàng ti cụng ty, tôi xin mnh dn a ra mt s ý kin
sau:
Ngy nay, cựng vi s phỏt trin ca Khoa hc v k thut,cỏc phng
tin qung cỏo cng a dng v thun tin hn.Cụng ty cú th qung cỏo bng
cỏch lp mt trang web riờng trờn mng internet, s dng hai th ting: Anh v
ting Vit .õy l mt phng thc qung bỏ hỡnh nh n gin v mng li

hiu qu, giỳp ngi cú nhu cu cú th tip cn c thụng tin v hng hoỏ ca
cụng ty.
Về công tác luân chuyển chứng từ: Chng t ban u l chng t
c lp ngay khi nghip v kinh t mi phỏt sinh. Nú l c s, cn c
phỏp lý cho vic ghi chộp cỏc s k toỏn. Chng t ban u cú hp phỏp,
hp lý, chớnh xỏc thỡ mi quyt nh tớnh chớnh xỏc hp lý ca cỏc bc
cụng vic tip theo. Vic lp chng t ban u ti cụng ty ó tuõn theo cỏc
nguyờn tc ch k toỏn ó ra, tuy nhiờn trong mt s trng hp
khõu k tip thỡ vn cũn nhng tn ti: Vn cũn tỡnh trng chng t ban u
hch toỏn thỏng ny nhng ó phỏt sinh thỏng trc, k toỏn vn cú
cỏch gii quyt c song khụng m bo tớnh kp thi ca k toỏn. c
bit l i vi Cụng ty ang ỏp dng mt loi giỏ ú l giỏ thc t, bi vỡ
giỏ c tng thi k khỏc nhau, bin ng liờn tc do ú vic tp hp chi
phớ rt d thiu chớnh xỏc, nguyờn nhõn do iu kin ng xỏ xa xụi việc
mua bán diễn ra ở nhiều nơi khác nhau, do vy m gõy ra s chm tr trong
7
7
vic luõn chuyn chng t ban u. gii quyt vn ny, theo tôi phi
bt u t:
- Phõn loi chng t: Cn ph bin, hng dn t chc phõn loi
chng t mt cỏch cht ch.
- nh k, phũng kế toán nờn ch ng c nhân viên chuyờn trỏch
xung cỏc kho hoặc phối hợp với bộ phận kinh doanh để cập nhật chứng từ
một cách chính xác và nhanh nhất để x lý, phõn loi, thu nhn chng t
nhm giỳp cụng tỏc k toỏn phn ỏnh, cung cp thụng tin c kp thi,
trung thực và chớnh xỏc.
Trong quá trình mua hàng công ty cần phải đầy mạnh phần chiết khấu thơng mại hoặc
giảm giá hàng mua khi mua một lợng hàng lớn, điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp giảm
nhẹ chi phí, tăng đợc số lợng hàng mua.
Quá trình mua hng v thanh toỏn tin hng cú th xảy ra nhng trng hp nh:

Khi hng mua v n v tin hnh nhp kho thỡ khụng phi lỳc no
s hng thực nhận cng khp vi s hàng ghi trong hoỏ n bờn bỏn về s
lng, cht lng, do ú gõy khú khn trong vic thanh toỏn tin mua
hng. khc phc c nhng tỡnh trng trờn ng thi giỳp cho vic
qun lý tin hng n v c cht ch v khp thỡ k toỏn nờn s dng
thờm chng t Biờn bn kim nhn nhp kho hng hoỏ.
8
8