THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN HỢP THỰC PHẨM HÀ TÂY

Thực trạng tổ chức kế toán các khoản thanh
toán và phân tích tình hình công nợ và khả
năng thanh toán tại Công ty Cổ phần liên hợp
thực phẩm Hà Tây
2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần liên hợp thực phẩm Hà
Tây

2.1.1: Khỏi quỏt v quỏ trỡnh hỡnh thnh và phát triển
của Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây:
Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây trước đây là một
doanh nghiệp Nhà nước thuộc sở công nghiệp Hà Tây được thành lập
theo quyết định số 467 ngày 28/0/1971 của UBND tỉnh Hà Tây (trước
kia là UBHC tỉnh Hà Tây). Cơng ty có trụ sở nằm ven đường quốc lộ
6A thuộc phường Quang Trung, thị xã Hà Đơng, tỉnh Hà Tây. Cơng ty
có diện tích mặt bằng là 14.193 m2. Trong đó diện tích nhà xưởng là
14.040 m2. Cơng ty có tài khoản số 710A005 tại ngân hàng công
thương tỉnh Hà Tây. Năm 2004 vừa qua Cơng ty đã hồn thành việc
chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần với tên giao dịch là Công
ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây
Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây bước đầu khởi
cơng xây dựng từ năm 1969 đến năm 1971 hồn thành đi vào sản
xt, lúc đó Cơng ty mang tên “ nhà máy bánh mỳ Ba Lan “ với quy
mô sản xuất lớn, là sự hợp nhất của 3 phân xưởng chính do 3 nước
giúp đỡ:
- Phân xưởng sản xuất bánh mỳ, cơng suất 2000tấn/năm, máy
móc, thiết bị do Ba Lan giúp đỡ.
- Phân xưởng sản xuất mỳ sợi, công suất 6000 tấn/năm, máy
móc, thiết bị do Liên Xơ giúp đỡ.
- Phân xưởng sản xuất bánh quy, công suất 2000 tấn/năm,
máy móc, thiết bị do Rumani giúp đỡ.

Nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy là chế biến lương thực và sản
xuất bánh mỳ, bánh quy với nguồn ngun liệu nhập ngoại là chính.

-

Q trình phát triển:

Trong những năm đầu thành lập, được sự giúp đ ỡ tr ực

tiếp của các chuyên gia Ba Lan và Lien Xô, hoạt động của nhà máy
được xem là đứng đầu toàn tỉnh.
-

Năm 1974 được sự cho phép của ủy ban hành chính tỉnh

cùng sự chỉ đạo của Sở cơng nghiệp, nhà máy tiếp nhận thêm công
xưởng sản xuất bánh kẹo của Công ty ăn uống thu ộc Ty th ương
nghiệp Hà Sơn Bình (Cơng suất khoảng 200 tấn/n ăm). Cơng ty đ ổi
tên thành “nhà máy liên hợp thực phẩm Hà Sơn Bình”
-

Năm 1980, trước sự khan hiếm nguồn nguyên liệu nhập

ngoại cho sản xuất bánh mỳ và mỳ sợi, nhà máy d ần thu h ẹp và
ngừng hẳn sản xuất 2 mặt hàng này để chuyển sang sản xuất m ặt
hàng mới là bánh phồng tơm với ngun liệu chính là tinh b ột s ắn.
Sản phẩm này của nhà máy có thể xuất sang th ị tr ường các
nước Đơng Âu như Liên Xơ, Ba Lan, …Q trình xuất khẩu đã
khiến nhà máy phát triển sản xuất thêm 1 số sản phẩm khác nh ư

lạc bọc đường và bánh phở khô. Cho tới cuối những năm 80 (từ
năm 1986-1989) những sản phẩm này đã được xuất sang BA Lan,
Mông Cổ, Đức. Hàng năm có thể xuất tới mấy trăm tấn sản phẩm.
-

Năm 1989, sự tan rã của thị trường các nước Đông Âu

làm cho việc xuất khẩu sản phẩm phở khô, bánh ph ồng tôm thu h ẹp
dần và ngừng hẳn vào giữa năm 1989.
Để vượt qua khó khăn này, ổn định sản xuất, đảm bảo đời
sống cho người lao động, ban lãnh đạo nhà máy đã chuy ển h ướng
sản xuất và đầu tư lắp ráp hoàn chỉnh dây chuyền sản xuất bia
hơi và nước giảỉ khát, tận dụng 2 phân xưởng phồng tôm và bánh
phở với công suất lên tới 500.000 l/năm.
-

l/năm.

Năm 1991, nhà máy nâng công suất bia lên 01triệu


-

Tháng 7/1983 đầu tư thêm 1 dây chuyền sản xuất bánh

kẹo cứng của BaLan với công suất trên 600 Kg/h. Cũng trong n ăm
này do nhu cầu tiêu dung tăng, công suất bia hơi đ ược nâng lên 5
triệu l/năm, nước giảI khát từ 500.000 lít lên 01 tri ệu l/n ăm
- Năm 1995 đầu tư thêm 1 dây chuyền sản xuất bánh quy v ới
công suất là 1.000 tấn/năm và một dây chuy ền sản xu ất bánh

kẹo các loại, công suất 2000 tấn/năm, và một dây chuy ền s ản
xuất rược vang.
- Năm 1997, được UBND tỉnh Hà Tây phê duyệt d ự án đ ầu t ư
dây chuyền bánh Snack công suất 130 Kg/h. Song d ự án này
không được thực hiện. Tháng 10/1997 nhà máy đổi tên thành
“Công ty liên hợp thực phẩm Hà Tây”.
- Năm 1998 đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bánh kem x ốp
300 Kg/ca
- Năm 1999 đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bánh l ương khô
50 Kg/ca
- Năm 2000 đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bánh lương khô
500 Kg/ca
Công ty đang thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
cụ thể sau:
+ Sản xuất kinh doanh chính: sản phẩm chính c ủa Cơng
ty có thể kể đến là: bia các loại, rượu HADO, khoáng ngọt, khoáng
nhạt, nước hoa quả, kẹo lạc xốp, lạc mềm, kẹo gôm, k ẹo c ứng,
bánh kem xốp, bánh quy, bánh trung thu, l ạc b ọc đ ường, m ứt T ết,
lương khô...
+Sản xuất kinh doanh phụ: Kinh doanh dịch vụ, hàng
thực phẩm, đồ uống.
- Hiện nay, Cơng ty đã chuyển đổi hình th ức sở hữu trở thành công ty
cổ phần và đổi tên là Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây.


Thuận lợi, khó khăn, và xu hướng phát triển:


Trong những năm qua, Công ty đã chú trọng đào tạo, đào tạo
lại tay nghề kết hợp với việc giáo dục ý thức người lao đ ộng nh ằm

nâng cao khả năng vận hành máy móc, thiết bị hi ện đ ại, tạo tác
phong chuyên nghiệp cho công nhân. Bên cạnh đó Cơng ty cịn xác
định được mục tiêu đầu tư đúng, bước đi thích hợp nên trong năm
qua Cơng ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây đạt tốc đ ộ tăng
trưởng khá. Ngoài việc đầu tư, nâng cấp dây chuy ền công ngh ệ, nhà
xưởng Công ty còn chú trọng đầu tư cải tiến mẫu mã, bao bì, m ở
rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, cố gắng giảm đến mức thấp nhất
chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ vậy, trong những năm qua Công
ty đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường, được số đông người
tiêu dùng biết đến và quen dùng sản phẩm của Cơng ty. T ừ nh ững
kết quả đó Cơng ty đã được đánh giá là lá cờ đầu c ủa ngành công
nghiệp địa phương. Hai lần được nhà nước tặng thưởng huy ch ương
lao động hạng III và hạng II vào các năm 1992, 1995.
Tuy trong những năm gần đây Cơng ty gặp nhiều khó khăn do
tình hình chung, sản phẩm của Công ty phải đ ối đầu v ới s ự c ạnh
tranh mạnh mẽ từ các sản phẩm mới, đa dạng, phong phú về kiểu
dáng, màu sắc. Đứng trước những địi hỏi khách quan từ phía th ị
trường Công ty vẫn đang nỗ lực phấn đấu ổn định s ản xuất kinh
doanh, thực hiện đủ nghĩa vụ với nhà nước, đảm bảo đời sống cho
công nhân viên tồn Cơng ty.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây:
Trước kia Công ty tổ chức sản xuất theo 3 phân xưởng là: phân
xưởng bia, nước giải khát, phân xưởng bánh m ứt k ẹo và phân x ưởng
cơ điện. Tuy nhiên hiện nay phân xưởng bia, n ước giải khát và phân
xưởng bánh mứt kẹo đã được nhập làm
một. Như vậy Công ty được tổ chức sản xuất theo 2 phân xưởng là:

-Phân xưởng sản xuất: Chuyên sản xuất giải khát, bánh quy,
bánh trung thu, kẹo mềm, kẹo cứng, kẹo lạc b ọc đ ường, m ứt tết,
lương khô, kem xốp
Phân xưởng cơ điện: Duy trì, bảo quản tồn bộ thiết bị, máy móc c ủa
Cơng ty
-Các phân xưởng là các đơn vị trực tiếp s ản xuất, khơng có
chức năng tuyển dụng công nhân, mua s ắm, tiêu th ụ vật t ư, s ản
phẩm, tổ chức đời sống tập thể..chịu sự điều hành tr ực tiếp của quản
đốc phân xưởng cùng sự phối hợp của các phòng ch ức năng liên
quan.
Ở phân xưởng, thủ trưởng cao nhất là quản đốc, ch ịu trách
nhiệm trước Giám đốc Công ty.
Trong phân xưởng sản xuất có các tổ chun mơn, mỗi tổ có t ừ
8-12 người, do 01 tổ trưởng chịu trách nhiệm cụ thể là:
+ Phân xưởng sản xuất gồm 11 tổ:
- Tổ quản lý giúp quản lý, giám sát, đôn đốc kiểm tra các hoạt động sản xuất,
quản lý lao động, vật tư, thu thập các số liệu thống kê, báo cáo cho Công ty.
- Tổ xay nghiền Malt, gạo, tổ nấu men: thực hiện giai đoạn lên men nấu.
- Tổ lọc, chiết CO2, thực hiện lọc, chiết bia theo yêu cầu kỹ thuật: thu hồi hoặc
bổ sung CO2
- Tổ thành phẩm: Chụp mã, đóng hộp, vận chuyển vào kho.
- Tổ nồi hơi: Cung cấp hơi nóng cho nấu bia, thanh trùng vệ sinh công nghiệp
- Tổ làm lạnh: Cung cấp hơi lạnh cho qua trình lên men, bảo quản bia
- Tổ sản xuất bánh các loại: Có nhiệm vụ sản xuất bánh quy, bánh lương khô,
bánh trung thu...
- Tổ sản xuất kẹo các loại: Có nhiệm vụ sản xuất kẹo lạc bọc đường, kẹo mềm,
kẹo cứng...
- Tổ gói bánh
- Tổ đóng gói, bao gói
- Tổ thanh trùng

+ Phân xưởng cơ điện gồm 2 tổ:


- Tổ cơ khí: Sửa chữa máy móc thiết bị
- Tổ điện: Sửa chữa và bảo quản an toàn cho nhà máy.


Mối quan hệ giữa các phân xưởng tổ đội được cụ thể hóa qua sơ đồ sau (Hình 2.1)
Việc tổ chức sản xuất ở các phân xưởng, các tổ đều thực hiện theo ca. Các tổ có
thể phân cơng làm việc 1 hay 2 ca/ngày tùy điều kiện và nhu cầu tiêu dùng. Riêng phân
xưởng cơ điện làm việc cả 3 ca 1 ngày.


Công tác tổ chức kinh doanh:

Công ty không xây dựng hay đặt các chi nhánh d ịch v ụ bán
hàng ở các tỉnh cũng như cũng không xây d ựng h ệ th ống đ ại lý tiêu
thụ sản phẩm. Ngoài một số hợp đồng tiêu thụ với đại lý cố định do
nhân viên cung ứng, đối với khách hàng ở các tỉnh khác khi có nhu
cầu sẽ được phịng kế tốn trực tiếp viết Hóa đơn (GTGT). Việc tiêu
thụ trong tỉnh sẽ do 4 tổ tiêu thụ thuộc phòng vật tư ch ịu trách
nhiệm . Các tổ này sẽ được giao Phiếu xu ất kho và ch ịu trách nhi ệm
vận chuyển cũng như thanh toán trực tiếp với khách hàng. 10 ngày
1 lần, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê sản lượng tiêu th ụ c ủa các tổ
để viết Hóa đơn GTGT.

2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý Công ty cổ phần liên hợp
thực phẩm Hà Tây:
Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây là một công ty cổ
phần mới thành lập, chịu sự quản lý của UBND tỉnh Hà Tây và s ở

công nghiệp Hà Tây.Bộ máy quản lý của cơng ty đ ược tổ ch ức theo
hình thức trực tuyến chức năng
Đứng đầu ban quản lý là Đại hội đồng cổ đông.Đại hội đồng cổ
đông bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị.Trong Công ty cổ ph ần liên
hợp thực phẩm Hà Tây Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc
điều hành.Giám đốc điều hành được Hội đồng quản tr ị bãi và mi ễn
nhiệm. Hai phó chủ tịch hội đồng quản trị đồng th ời là hai phó giám
đốc


Hội đồng quản trị có chức năng: Xác định mục tiêu c ủa Công ty
trong từng thời kỳ, các phương hướng, biện pháp cơ bản, tạo d ựng
bộ máy quản lý của Công ty, phê duyệt cơ cấu tổ ch ức, ch ương trình
hoạt động và vấn đề nhân sự như: tuyển dụng, lựa chọn nhân viên
quản lý cấp dưới, giao trách nhiệm, ủy quy ền th ăng c ấp... ph ối h ợp
kinh doanh với các phòng chức năng, xác định ngu ồn lực và đ ầu t ư
kinh phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị có tồn quyền quyết định mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh, và chịu trách nhiệm ch ỉ huy toàn b ộ b ộ
máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng th ời qu ản lý
một số phòng ban trong Cơng ty.
- Phó giám đốc kinh doanh (phó chủ tịch h ội đồng qu ản tr ị):
Phụ trách Marketing(mảng đối ngoại) từ việc hợp tác, liên doanh,
liên kết đến công tác mua vật tư, tổ chức tiêu th ụ, tổ ch ức hoạt đ ộng
Marketing. Ngồi ra cịn phụ trách các vấn đ ề v ề đ ời s ống c ủa Cơng
ty. Phó giám đốc này trực tiếp chỉ huy các phòng: Phòng v ật t ư- tiêu
thụ, phòng kinh doanh dịch vụ đời sống.
- Phó giám đốc tài chính (phó ch ủ tịch h ội đ ồng qu ản tr ị): Ph ụ
trách các vấn đề về tài chính Cơng ty
Cơng ty gồm 7 phịng chức năng, được sắp xếp như sau:

- Đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng quản trị
có:
1. Phịng tổ chức lao động tiền lương:
2. Phịng hành chính:
3.Phịng kỹ thuật KCS:
•

Đặt dưới sự giám sát của Phó giám đốc tài chính là các phịng
1. Phịng kế tốn tài vụ:
2.Phịng kế hoạch tổng hợp:
+ Đặt dưới sự quản lý của Phó giám đốc kinh doanh là các phòng:
1.Phòng vật tư, tiêu thụ sản phẩm:
2.Phòng kinh doanh dịch vụ đời sống:




Mối quan hệ trong bộ máy quản lý của công ty
Mối quan hệ này được thể hiện rất rõ qua mơ hình sau (Hình
2.2)

2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
a) Bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức quản lý tập trung
theo tuyến dọc từ trên xuống. Cơng việc kế tốn được tiến hành t ại
phịng kế tốn.
Ở các phân xưởng khơng có bộ máy kế tốn riêng mà ch ỉ bố trí
nhân viên theo dõi, ghi chép nghiệp vụ th ống kê, ghi sổ sách, theo
dõi nghiệp vụ yêu cầu quản lý sản xuất tại phân xưởng đó, lập báo
cáo nghiệm thu nội bộ và chuyển chứng từ về phòng k ế tốn đ ể

hạch tốn.
Phịng kế tốn có nhiệm vụ hướng dẫn tất cả các b ộ phận
nhiệm vụ trong tồn Cơng ty thực hiện tốt kế hoạch ghi chép ban
đầu, phản ánh đúng các nhiệm vụ kinh kế phát sinh theo pháp l ệnh
kế toán thống kê của Nhà nước quy định. Mặt khác phịng k ế tốn
cịn phải chịu trách nhiệm toàn bộ về việc phản ánh và ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xu ất kinh doanh vào
sổ kế tốn một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời trên cơ sở các ch ứng
từ ban đầu phát sinh hợp lệ, hợp pháp đã được kiểm tra, phân lo ại,
xử lý tổng hợp. Thơng qua số liệu kế tốn giúp cho lãnh đạo Cơng ty
biết được tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình chi phí
và kết quả hoạt động của từng thời kỳ và cũng để kiểm tra việc th ực
hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, các yêu cầu của nghành
chức năng như: Tài chính, Cục thống kê, Cục thu ế...đ ề ra đ ể h ạch
toán.
Bộ máy kế toán gồm 6 người được phân công theo khối lượng
các phần hành và cơ cấu lao động kế tốn của Cơng ty. u cầu về
chất lượng cũng như tính chất thi hành cơng việc và tố chất nghiệp
vụ của nhân viên là cơ sở để thực hiện phân công các phần hành k ế


tốn hợp lý. Ngồi ra, sự phân cơng này cịn d ựa trên nguyên tắc có
hiệu quả và tiết kiệm, chun mơn hóa và h ợp tác lao đ ộng. C ụ th ể
phân công ấy thể hiện như sau:
- Một trưởng phịng kế tốn: Tổ chức việc ghi chép ban đ ầu,
chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy
định, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu kế toán, đúc rút kinh nghi ệm, đ ề
xuất biện pháp xử lý, thực hiện công tác kế tốn TSCĐ, nguồn vốn,
tiền lương, chi phí sản xuất, tính giá thành và l ập các báo cáo tài
chính.

- Một kế tốn tiền mặt, kho TP, cơng đồn
- Một kế tốn cơng nợ phải thu, dịch vụ đời sống, viết Hóa đ ơn
- Một kế tốn TGNH, theo dõi cơng nợ phải trả
- Một thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi thu chi tiền m ặt hàng ngày,
cuối tháng rút số dư tiền mặt trên cơ sở chi tiết quỹ, báo cáo qu ỹ
theo chế độ kế toán quy định
- Một kế tốn NVL, CCDC, tập hợp chi phí có nhi ệm v ụ theo dõi
tổng hợp chi tiết, vật liệu, CCDC, tập hợp chi phí vật liệu, CCDC cho
từng đối tượng.
Hình 2.3: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty
Kế tốn trưởng( Kế tốn TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương,CPSX, tính giá thành và lập các báo cáo tài chính

Thủ trả
Kế tốn tiền mặt, tốn thànhnợ phảicơng dịch Kế tốnsống, viếtKế tập hợp chi phí dõi cơng nợ phải quỹ
Kế kho cơng phẩm, thu, đồn đời NVL-CCDC, tốn TGNH, theo
vụ
hóa đơn


b) Phần mềm kế tốn sử dụng:
Năm 2003 Cơng ty đã bắt đầu đưa phần mềm k ế toán AFsys.5
vào sử dụng tại phịng kế tốn của Cơng ty. Việc s ử d ụng ph ần m ềm
kế toán đã làm cho cơng việc kế tốn của tồn Cơng ty đ ược th ực
hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn trước. Tuy nhiên vẫn còn lại một
số phần hành kế toán chưa được thực hiện trên máy mà v ẫn làm th ủ
cơng. Đó là phần hành kế tốn NVL, cơng cụ d ụng c ụ và k ế tốn lao
động tiền lương, kế tốn TSCĐ. Sở dĩ có điều này là do đặc đi ểm s ản
xuất kinh doanh của Công ty chi phối:
Công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau cần nhiều loại
nguyên vật liệu khác nhau nên việc mã hóa chúng g ặp nhi ều khó

khăn. Mặt khác cùng một lúc thực hiện sản xuất cho nhi ều phân
xưởng nên việc quản lý và đưa cơng tác kế tốn NVL, CCDC và k ế
tốn tiền lương thực hiện trên máy vi tính là tương đ ối khó kh ăn. Đặc
điểm trên có ảnh hưởng rất lớn đến quy trình luân chuyển ch ứng t ừ
sổ sách của Cơng ty.
c) Chứng từ, sổ sách kế tốn của Cơng ty.
Hình thức sổ kế tốn mà Cơng ty áp dụng là hinh th ức Ch ứng
từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo ph ương pháp kê khai
thường xuyên. Trị giá vốn NVL, CCDC xuất kho đ ược tính theo đ ơn
giá thực tế bình quân gia quyền. Việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC
được hạch toán theo phương pháp thẻ song song và h ạch toán thu ế
giá trị gia tăng theo phương pháp khấu tr ừ
Tại mỗi kho có một thủ kho, thủ kho có nhiệm vụ bảo quản
hàng hóa trong kho và theo dõi việc nhập xu ất hàng trên th ẻ kho.
Cuối tháng, thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán tài v ụ đ ể đ ối
chiếu số lượng của số hàng nhập, xuất, tồn trong kỳ


Cơng ty có sử dụng các chứng từ kế tốn đ ược Nhà n ước quy
định như Hóa đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phi ếu thu,
Phiếu chi, giấy đề nghị vay tạm ứng, Hóa đơn bán hàng (ho ặc Hóa
đơn GTGT)...
Hệ thống tài khoản của Cơng Ty được mở theo quyết dinh 1141
TC/CĐKT. Tuy nhiên, Công ty còn chưa mở được các tài khoản c ấp 2
và khơng sử dụng được các tài khoản ngồi bảng. Tại Công ty s ử
dụng các bảng kê sau:
- Bảng kê ghi Có TK111 và ghi Nợ các tài khoản khác
- Bảng kê ghi Có TK112 và ghi Nợ các tài khoản khác
- Bảng kê ghi Có TK152 và ghi Nợ các tài khoản khác
- Bảng kê ghi Có TK153 và ghi Nợ các tài khoản khác

- Bảng kê ghi Có TK331 và ghi Nợ các tài khoản khác
- Bảng kê ghi Có TK131 và ghi Nợ các tài khoản khác
Bên cạnh đó, Cơng ty cịn sử dụng các bảng phân bổ nh ư: bảng
phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảng phân b ổ kh ấu hao
TSCĐ.
Về hệ thống sổ chi tiết, Công ty sử dụng các sổ chi tiết theo dõi
việc thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết thanh toán v ới nhà cung
cấp, sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ...
Đối với những phần hành kế tốn chưa được thực hiện kế tốn
trên máy thì kế tốn Cơng ty thực hiện theo đúng quy trình của hình
thức kế tốn Chứng từ ghi sổ cụ thể:
Cuối tháng từ các chứng từ gốc kế toán vào các bảng kê theo
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau. Sau đó, c ăn c ứ vào b ảng
kê kế toán lập nên Chứng từ ghi sổ. Các ch ứng từ này đ ược đánh s ố
và được ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó vào s ổ cái.
Mặt khác, từ các chứng từ gốc kế toán vào sổ chi ti ết. Cu ối
tháng, lấy số liệu trên các sổ chi tiết để vào sổ đối chiếu luân chuy ển
(với NVL, công cụ dụng cụ). Số liệu trên sổ đối chiếu luân chuy ển s ẽ
được sử dụng để đối chiếu với sổ cái trước khi lập BCTC.


-Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứang từ ghi sổ (Hình
2.4)

Hình 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức CTGS
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng kê

Sổ đăng kýCTGS

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số PS

Báo cáo kế toán


Đối với các phần hành kế toán đã được th ực hiện kế tốn trên
máy thì quy trình ghi sổ được thực hiện như sơ đồ sau:
Hình 2.5: Quy trình ghi sổ
Chứng từ gốc

Nhập liệu vào máy

Các sổ kế toán và báo cáo kế toán

Chứng từ ghi sổ

Về hệ thống báo cáo ở doanh nghiệp thì Cơng ty s ử dụng hai
hình thức báo cáo:
+ Bảng CĐKT
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo quản trị:
Gồm các báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận

BCTC ở Công ty được lập hàng quý và được lập thành 4 bản:
một bản lưu lại Công ty, một bản nộp cho Cục thu ế, m ột bản n ộp
cho Sở tài chính vật giá, một bản nộp cho Cục thống kê.
Báo cáo quyết tốn tại Cơng ty được lập hàng tháng và n ộp
cho Giám đốc Công ty để làm cơ sở cho các quy ết đ ịnh qu ản tr ị c ủa
Giám đốc.
2.2. Thùc tr¹ng vỊ tỉ chøc kế toán các khoản thanh toán ở
Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm hà Tây

2.2.1. K toỏn cỏc nghip vụ thanh toán với khách hàng
Hiện nay để đẩy mạnh tốc độ lưu thơng hàng hóa đồng thời nhằm mở rộng quan
hệ ra bên ngồi cơng ty đã áp dụng nhiều phương thức thanh tốn trong đó phương
thanh tốn thu tiền sau (bán chịu) vẫn là phổ biến. Khách hàng của Cơng ty có thể là


người trong tỉnh hay ngồi tỉnh, từ đó làm phát sinh quan hệ thanh tốn giữa Cơng ty
với khách hàng trong và ngồi tỉnh.
Để phản ánh tình hình thanh tốn giữa Công ty với các khách hàng trong trường
hợp bán chịu hàng hóa kế tốn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng cùng
một số tài khoản liên quan: TK 511, 333, 111, 112...

-

Hóa đơn (GTGT) liên 3

-

Giấy khất nợ

-

Phiếu thu tiền mặt

-

Chứng từ sử dụng:

Bảng kê thanh toán



Hệ thống sổ sách:

-

Sổ chi tiết thanh toán với người mua (SCT TK131)

-

Sổ cái TK131



Quy trình ghi sổ



Đối với khách hàng trong tỉnh
Đối với khách hàng trong tỉnh việc tiêu thụ sản phẩm do bốn tổ tiêu thụ thuộc
phòng vật tư đảm nhiệm. Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, các tổ sẽ tiến hành

viết “ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý”. Phiếu xuất kho có 3 liên trong đó liên 1: lưu,
liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ kho giữ. Cứ 10 ngày 1 lần kế toán tổng hợp các
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và viết Hóa đơn. Hóa đơn này sẽ là căn cứ để nhập
liệu vào máy.
Với phần mềm kế tốn AFsys5 việc nhập liệu có thể được thực hiện trên các
màn hình nhập liệu khác nhau tùy thuộc vào loại chứng từ mà kế toán lựa chọn liên
quan đến nghiệp vụ phát sinh. Khi nhập kế toán lựa chọn loại chứng từ, như Phiếu thu,
Phiếu chi, Hóa đơn GTGT... Các chứng từ này ứng với các phần hành kế toán đã được
thực hiện kế toán máy. Đối với những nghiệp vụ sử dụng các loại chứng từ trên kế toán
chỉ việc chọn loại chứng từ tương ứng với nghiệp vụ và nhập số liệu vào máy. Còn với
các loại nghiệp vụ khác khơng có loại chứng từ tương ứng trong dang mục chứng từ
trên máy thì phần mềm AFsys5 cho phép kế tốn Cơng ty sử dụng loại “chứng từ kế
toán khác” để nhập số liệu.


Ví dụ: căn cứ vào các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý từ ngày 20 đến 30
tháng 9 năm 2004 kế tốn viết Hóa đơn số 0078552, tiền hàng 108.520.400 (đồng),
chiết khấu thương mại 2%, thuế GTGT 10%. Tổng giá trị thanh tốn 116.985.000
(đồng)
-Hóa đơn

Để nhập Hóa đơn (GTGT) vào máy kế toán chọn loại chứng từ “ Hóa đơn xuất
hàng hóa” sau khi chọn, màn hình nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau:


Kế toán sẽ nhập số liệu lần lượt vào các ô tương ứng theo định khoản
Nợ TK 131

116.350.000

Có TK 511

106.350.000

Có TK 3331

10.635.000

Khi kế toán ấn nút “ lưu” trên màn hình, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các
sổ sách, báo cáo tương ứng.
Đối với sản phẩm bia khi xuất hàng hóa ngồi một Hóa đơn GTGT do kế tốn
lập cịn có một Phiếu xuất kho do thủ kho lập cho vỏ chai, két gỗ, két nhựa. Số tiền này
được hạch toán ghi tăng TK 131 và ghi giảm TK138. Chúng ta sẽ xem xét cách nhập
PXK này trong phần hành kế toán các khoản phải thu khác.
Cuối ngày các tổ tập hợp các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý để lập một bảng
kê thanh toán. Trong bảng kê có số Hóa đơn và số tiền thu được của từng loại sản
phẩm. Phịng kế tốn sẽ căn cứ vào bảng kê để nhập vào máy đồng thời in 2 Phiếu thu.
Các tổ cầm Phiếu thu đi nộp tiền tại phòng thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ một Phiếu thu và
một Phiếu thu được lưu tại phòng kế toán.


Ví dụ: Ngày 4 tháng 9 /2004 căn cứ vào bảng kê thanh toán của anh Lý tổ tiêu
thụ số 2, tổng số tiền thu được 7.792.100(đồng)

Bảng kê thanh toán
Họ tên: Hồng Văn Lý

Số Hóa đơn
Bia hơi

Số tiền
Bia chai

3170

7.792.100

Tổng tiền

7.792.100

Kế toán chọn loại chứng từ “ Phiếu thu tiền mặt”. Màn hinh nhập liệu sẽ hiện ra
dưới dạng sau:


Kế tốn nhập số liệu vào các ơ tương ứng theo định khoản:
Nợ TK 111 7.792.100
Có TK 131 7.792.100
Sau khi ấn “ lưu” máy sẽ chuyển số liệu vào sổ kế toán và báo cáo tương ứng.
+Khi khách hàng trả lại vỏ chai, két gỗ, két nhựa kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu
nhập kho để nhập số liệu vào máy.
Ví dụ: Ngày 30/09/2004 phát sinh nghiệp vụ trả lại vỏ chai, két gỗ, két nhựa
khách hàng cược kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập liệu như sau:
Kế tốn cập nhật chứng từ nhập hàng hóa-nhập khác.Ở ơ loại chứng từ kế tốn
chọn “Phiếu nhập hàng hóa khác”. Màn hình nhập liệu như sau:


Kế tốn nhập lần lượt nhập vào các ơ theo định khoản sau:
Nợ TK 153

25.862.400

Có TK 131

25.862.400

Khi kế tốn ấn nút “Lưu” máy sẽ chuyển số liệu vào các sổ sách, báo cáo tương
ứng.


Đối với khách hàng ngoại tỉnh
Khách hàng ngoại tỉnh sẽ làm việc trực tiếp tại phòng kế tốn. Kế tốn viết Hóa
đơn (GTGT). Hóa đơn sẽ là căn cứ để nhập liệu vào máy.
Ví dụ: Ngày 2/9/2004 chị Dung ở Tam Điệp lấy 600 gói bánh hương quả loại
200g, 320 gói bánh kem xốp 300g. Tổng cộng tiền thanh tốn 4.096.000 (đồng). Thuế
GTGT 10%.
Màn hình nhập liệu tương tự hình. Loại chứng từ “Hóa đơn xuất hàng hóa”. Kế
tốn nhập vào các ơ theo định khoản.
Nợ TK511

4.096.000

Có TK 511 3.723.600
Có TK 333(1) 372.400


Khi thanh toán kế toán sẽ viết Phiếu thu (tương tự trường hợp đối với các
tổ tiêu thụ)
Cuối tháng phòng kế tốn sẽ tiến hành đối chiếu cơng nợ với khách hàng và các
tổ tiêu thụ. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập thành 2 bản Công ty giữ một bản để

làm căn cứ đối chiếu với số dư cuối tháng trên sổ chi tiết.

2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh tốn với ngêi b¸n
Trong q trình sản xuất kinh doanh công ty cần phải mua nguyên vật liệu, công
cụ, dụng cụ... của nhà cung cấp. Khi Công ty chưa thanh toán cho các bên do chưa đến
hạn thanh toán hoặc đang trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng kí kết sẽ làm phát
sinh các khoản phải trả cho người bán (nhà cung cấp). Thông thường khi có nhu cầu
mua ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ... Công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung ứng,
sau khi hàng hóa được nhập kho đảm bảo chất lượng Cơng ty mới tiến hành thanh tốn
hoặc Cơng ty sẽ yêu cầu cho nợ trong một thời gian nhất định.
 Để phản ánh tình hình thanh tốn giữa Cơng ty với nhà cung cấp trong trường hợp mua

chịu vật tư, hàng hóa, kế tốn sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bán cùng với
các tài khoản có liên quan như TK 111, 112, 131, 152, 153, 133...
 Chứng từ được sử dụng
-

Hóa đơn GTGT (liên 2 ) do người bán lập


-

Hợp đồng mua bán

-

Biên bản thanh tốn bù trừ cơng nợ

-

...
Quy trình ghi sổ



Khi hàng hóa về đến Cơng ty có kèm theo Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh
tốn vận chuyển, sửa chữa (nếu có)..., đối với một số loại nguyên liệu vật liệu chính
như: Đường, bơ, sữa... sẽ được phòng kiểm tra chất lượng KCS kiểm tra. Nếu đảm bảo
chất lượng người chịu trách nhiệm kiểm tra sẽ viêt “ Phiếu kiểm tra chất lượng” với kết
luận “ đảm bảo chất lượng” và đề nghị cho nhập kho. Phịng vật tư sẽ viết Phiếu nhập
kho. Sau đó, bộ chứng từ gồm: Hóa đơn (GTGT)+ Phiếu nhập kho+ Phiếu kiểm tra chất
lượng (nếu có)+ Đề nghị thanh tốn (nếu có) sẽ được chuyển lên phịng kế tốn. Phịng
kế tốn sẽ căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho để cập nhật vào chứng từ thanh tốn
cơng nợ
Ví dụ: Ngày 07/9 Công ty mua 14.000 Kg Malt bia của công ty Thanh Tùng giá
6.000 đ/Kg. Thuế suất GTGT: 5%. Hóa đơn GTGT số 00711, đã nhập kho, Phiếu nhập
kho số 648
Căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho kế tốn cập nhật vào chứng từ thanh tốn
cơng nợ, loại chứng từ “ Ghi có các tài khoản cơng nợ”. Màn hình nhập liệu sẽ hiện ra
như sau:


Sau khi nhập các dữ liệu vào màn hình theo định khoản
Nợ TK152

84.000.000

Nợ TK 13311

4.200.000

Có TK 331

88.200.000

Kế tốn ấn nút “lưu”, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ sách và báo cáo
tương ứng.
Khi công ty tiến hành thanh toán bằng Ủy nhiệm chi hoặc tiền mặt, kế toán sẽ
cập nhật chứng từ tiền mặt loại chứng từ “Phiếu chi tiền mặt” hoặc cập nhật chứng từ
tiền gửi ngân hàng loại chứng từ “ ghi có tài khoản tiền gửi”
Ví dụ: Ngày 24/09/2004 Cơng ty thanh tốn tiền nợ cho công ty Thanh Tùng, số
tiền 300.000.000 (đồng). Căn cứ vào Ủy nhiệm chi kế toán nhập liệu vào máy theo
định khoản:
Nợ TK331

300.000.000

Có TK 1121 300.000.000
Màn hình nhập liệu như sau:


Kế toán ấn nút “ lưu” để kết thúc, máy sẽ tự động đưa số liệu vào sổ sách, báo
cáo có liên quan.

2.2.3 Kế tốn các nghiệp vụ thanh tốn với ngân sách
Nhà nước
Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây là một doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh do vậy công ty phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước từ đó làm phát

sinh nhiều nghiệp vụ thanh tốn giữa Cơng ty với ngân sách Nhà nước.
 Để theo dõi thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước kế toán sử dụng TK

333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, trong đó chi tiết theo từng loại thuế cùng
với các TK liên quan: TK 111, 112, 133
 Chứng từ sử dụng:
-

Hóa đơn GTGT liên 2 khi mua hàng

-

Hóa đơn GTGT liên 3 khi bán hàng

-

Giấy thông báo thuế

-

Giấy nộp tiền vào NSNN

-

Ủy nhiệm chi- Chuyển tiền

-

...

 Hệ thống sổ sách sử dụng
-

Sổ chi tiết TK 3331

-

Sổ cái TK 333

 Quy trình ghi sổ:

Cơng ty phải nộp ba loại thuế chính là thuế GTGT, thuế TTĐB và thuế TNDN
tuy nhiên do Công ty thường xuyên làm ăn thua lỗ nên trong mấy năm qua không phải
nộp thuế TNDN.
Công ty chỉ theo dõi chi tiết đối với thuế GTGT mà không theo dõi chi tiết đối
với thuế TTĐB
+Thuế GTGT:
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, mua hàng căn cứ vào các Hóa
đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng kế tốn cập nhật vào máy qua màn hình nhập liệu
“chứng từ xuất bán hàng hóa” hoặc chứng từ “Thanh tốn cơng nợ”. Cuối mỗi tháng kế
tốn thuế sẽ lập tờ khai thuế GTGT và hai Chứng từ ghi sổ phản ánh số thuế GTGT
được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp trong tháng .

Chứng từ ghi sổ
Ngày 30 tháng 9 năm 2004

Số 9


STT

1.

Diễn giải

Tài khoản
Nợ
Có
Thuế đầu vào được 1331
khấu trừ kết chuyển

Số tiền
Nợ
92.675.665

Có

13311

92.675.665

giảm thuế phải nộp

Chứng từ ghi sổ

Số 18

Ngày 30 tháng 9 năm 2004
STT
1.

Diễn giải
Thuế

GTGT

Tài khoản
Nợ
Có
phải 5111

nộp tháng 9/2004

Số tiền
Nợ
305.720.100

Có

3331

305.720.100

+Thuế TTĐB:
Để xác định số thuế TTĐB phải nộp trong tháng kế toán thuế sẽ căn cứ vào bảng
kê sản lượng tiêu thụ để lập một CTGS và tờ khai thuế TTĐB

Chứng từ ghi sổ

Số 19

Ngày 30 tháng 9 năm 2004
STT
1.

Diễn giải
Thuế

TTĐB

Tài khoản
Nợ
Có
phải 5111

nộp tháng 9/2004

3332

Số tiền
Nợ
702.585.624

Có
702.585.620

Các Chứng từ ghi sổ sau khi được kế toán trưởng duyệt sẽ được chuyển cho kế
toán tổng hợp để vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái TK333 được lập
trên máy. Để cập nhật CTGS này vào máy kế toán chọn loại “chứng từ kế toán khác”.
“Chứng từ kế toán khác” bao gồm hai loại là: “chứng từ khác ghi có” cho phép kế tốn
ghi nghiệp vụ một Có nhiều Nợ và “chứng từ khác ghi nợ”cho phép kế toán ghi nghiệp

vụ một Nợ nhiều Có. Như vậy để nhập CTGS số 18 và CTGS số 19 ở ô loại chứng từ