MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ
NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP -CÔNG TY
CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG
I. NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
TẠI XÍ NGHIỆP
Qua thời gian thực tập tại XN, em đã có điều kiện tiếp xúc và tìm hiểu về công
tác kế toán ở đây. XN đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản
trị và đã tiến hành tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên,
kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) không tổ chức thành hai bộ
phận riêng biệt mà việc thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin được kết hợp nhằm
đáp ứng cho cả mục tiêu của KTTC và KTQT. Với những tìm hiểu của mình trong
thời gian qua, em có những nhận xét chung về thực trạng kế toán quản trị hàng tồn
kho tại XN như sau:
1. Ưu điểm
- Với đặc điểm về hàng tồn kho khá đa dạng, nhiều chủng loại, lưu trữ tại
nhiều kho, yêu cầu quản lý về tồn kho tại đây khá chặt chẽ, do vậy, XN đã thực hiện
việc theo dõi cả số lượng và giá trị về hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, nhập xuất và
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -1-
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
được chi tiết theo từng mặt hàng ở từng kho. Điều này được thể hiện qua tổ chức
hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (PP KKĐK) và công tác
tính giá hàng tồn kho (giá bình quân gia quyền). Việc XN áp dụng PP KKĐK để hạch
toán hàng tồn kho hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế đặt ra ở đây. Bởi vì, các
nghiệp vụ xuất kho ở đây xảy ra khá nhiều (vừa bán sĩ, vừa bán lẻ) và xảy ra ở nhiều
cửa hàng do đó nếu hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là một việc
làm khá khó khăn và tốn kém.
- Việc tổ chức hạch toán tại kho hàng (theo dõi về số lượng) và tại phòng kế
toán (theo dõi cả số lượng và giá trị) đã đảm bảo được quan hệ đối chiếu và phù hợp
giữa hiện vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp; giữa số liệu thực tế

tồn kho và số liệu sổ kế toán.
- Tại XN, việc kiểm kê hàng tồn kho được tổ chức hàng tháng và thực hiện so
sánh giữa giá trị thực tế và giá trị sổ sách nên đảm bảo việc tránh thất thoát và phát
hiện kịp thời các trường hợp thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng… Điều này giúp nhà
quản trị trong việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả.
2. Nhược điểm
Công ty CP Vận tải biển trước đây là một công ty nhà nước, sau đó chuyển đổi
sang công ty cổ phần, hoạt động theo cơ chế thị trường công ty đã có nhiều bỡ ngỡ
trong việc áp dụng kế toán quản trị trong việc quản lý. Công ty CP VTB cũng như
XN KDTH thuộc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của KTQT và đã tiến
hành triển khai thực hiện, tuy nhiên có thể nhận thấy rằng việc áp dụng kế toán quản
trị tại công ty còn chưa thật sự phát huy hết tác dụng của KTQT.
- Với hệ thống kế toán hỗn hợp bao gồm cả kế toán tài chính và Kế toán quản
trị, mà phần hành chủ yếu là KTTC cho nên việc tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp
còn đặt trọng tâm vào việc thu thập thông tin cho KTTC, còn vấn đề để thu nhận
thông tin cho KTQT hầu như là rất ít.
- Liên quan đến hàng tồn kho, trong việc lập kế hoạch XN chỉ mới hướng đến
lập kế hoạch về dự trữ và lên các ORDER mua hàng, tuy nhiên việc lập kế hoạch
cũng chỉ mang tính chất ước chừng, dự đoán trong khi đó, yêu cầu quản lý tồn kho
còn đòi hỏi phải theo dõi, dự kiến được các khoản chi phí tồn kho, tiến độ cung cấp
hàng...nhưng XN không có kế hoạch mua vào và tồn kho hàng hoá một cách cụ thể
trong quá trình kinh doanh của mình. Điều này đôi lúc dẫn đến việc chậm tiến độ
cung cấp hàng cho khách nếu việc đặt hàng từ các nhà cung cấp gặp trở ngại.
- Tại XN nguyên vật liệu không được dự trữ trước mà đến lúc phát sinh
nghiệp vụ thì mới lập dự toán và tiến hành đặt mua. Điều này đôi lúc làm ảnh hưởng
đến tiến độ công việc và chất lượng sửa chữa nếu nguyên vật liệu cần mua không đáp
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -2-
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
ứng đủ hoặc hàng không về kịp. Bên cạnh đó, việc tổ chức sổ sách kế toán vẫn chưa
cụ thể, chẳng hạn như có mở sổ chi tiết nhưng lại không mở tài khoản chi tiết, điều

này gây khó khăn trong việc theo dõi và hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa.
- Đối với thông tin phục vụ cho các báo cáo, kiểm soát đánh giá thì cũng chỉ mới
dừng lại ở các báo cáo mang tính tổng hợp chưa đủ chi tiết để cung cấp thông tin đầy
đủ cho nhà quản trị. Các báo cáo kiểm soát, đánh giá cũng chưa cung cấp được thông
tin về tiến độ cung cấp hàng, tình hình tôn trọng định mức tồn kho, chất lượng tồn
kho...
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những mặt còn hạn chế trong kế toán quản trị
tồn kho nói riêng, và KTQT nói chung tại XN. Điều này có lẽ xuất phát từ nhân tố
con người. Do nhà quản trị chưa thật sự đòi hỏi nhân viên kế toán thực hiện các báo
cáo cho nhu cầu thông tin của mình và nhân viên kế toán cũng chưa được trang bị
một cách đầy đủ về KTQT để trợ giúp nhà quản lý. Có thể thấy đây cũng là tình hình
chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong giai đoạn bước đầu áp dụng
KTQT cho hoạt động quản lý của mình. Tuy nhiên, do XN KDTH là đơn vị hạch toán
phụ thuộc công ty CP Vận tải biển nên việc tổ chức công tác kế toán chủ yếu là được
thực hiện trên công ty mẹ, vì vậy công tác kế toán tại XN được quy định như vậy
cũng là điều dĩ nhiên.
II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP
1. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả thì đầu tiên hệ thống sổ sách kế
toán phải đảm bảo việc theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đáp ứng được
yêu cầu quản lý của nhà quản trị khi ra các quyết định về hàng tồn kho một cách hiệu
quả và kịp thời.
- Tại XN, việc tổ chức sổ hạch toán hàng tồn kho vẫn còn chưa hợp lý, hàng
tồn kho nhiều với nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nhưng hệ thống sổ và báo cáo
quản lý hàng tồn kho chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý.Do đó, XN nên sử dụng các
tài khoản chi tiết cho các sổ chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho hơn.
Cụ thể, XN có thể mở các tài khoản chi tiết cho các mặt hàng như sau:
Mã tài khoản Tên tài khoản
156 Hàng hoá

1561 Giá mua hàng hoá
15611 Hàng cơ khí
15612 Đá
15613 Sơn
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -3-
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
15614 Hoá chất
1562 Chi phí mua hàng
152 Nguyên vật liệu
- Bên cạnh đó, về chứng từ kế toán, trong Biên bản kiểm kê hàng hóa, cần có
thêm cột đối chiếu để giải thích về sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng
thực thực tế để khỏi nhầm lẫn thay vì chú thích bên cột ghi chú. Cụ thể là:

STT CHỦNG LOẠI ĐVT SỐ LƯỢNG Đối chiếu Ghi
chú
Sổ sách Thực
tế
Hàng
gởi bán
Hàng chưa
hóa đơn
Dây hàn CO2 NA 70S
loại 0.9
kg 870 540 150 0 180 đổi
hàng
…
…
2. Dự toán hàng tồn kho
Dự toán hàng tồn kho tại XN đã được lập với nội dung như: kế hoạch dự trữ,
các kế hoạch mua hàng, dự toán nguyên vật liệu. Với các nội dung cơ bản đó, dự toán

hàng tồn kho ở đây đã góp phần xác định mức dự trữ hợp lý và đảm bảo cung cấp đủ
hàng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, các kế hoạch này vẫn chưa được xây
dựng có hệ thống và cụ thể mà còn sơ sài nên cần phải xây dựng một kế hoạch về dự
trữ, kế hoạch mua hàng một cách hệ thống và chặt chẽ. Bên cạnh đó, theo em nghĩ Xí
nghiệp cần dự kiến theo dõi thêm về chi phí tồn kho và thời gian giao hàng.
2.1. Kế hoạch dự trữ
Đầu tiên để xây dựng được kế hoạch dự trữ hợp lý thì XN cần đưa ra quản lý
mức tồn kho thông qua tỷ lệ dự trữ bình quân. Có thể xác định mức dự trữ dựa trên
doanh thu các quý tại Xí nghiệp, qua số liệu các quý thì mức dự trữ bình quân có thể
dao động từ 25%- 30 % doanh thu. Thể hiện qua bảng sau:
BẢNG TÍNH TỶ LỆ DỰ TRỮ BÌNH QUÂN TRÊN DOANH THU
TẠI XÍ NGHIỆP QUA CÁC QUÝ
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Dự trữ đầu kỳ 2.280.124.221 3.487.972.481 3.280.645.033 7.030.996.579
Dự trữ bình quân 2.884.048.351 3.384.308.757 5.155.820.806
Doanh thu 11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353
Tỷ lệ dự trữ bình quân
trên doanh thu
26% 28% 30%
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -4-
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
Trong đó:
Dự trữ bình quân =
dự trữ đầu kỳ + dự trữ cuối kỳ
2
Tỷ lệ dự trữ bình quân trên doanh thu =
Dự trữ bình quân
Doanh thu
Xây dựng mức dự trữ bình quân dự kiến dựa trên hai yếu tố là: tỷ lệ dự trữ cho
phép (25-30% doanh thu dự kiến) và doanh thu dự kiến.

- Việc dự đoán doanh thu (dự toán tiêu thụ) phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ hiện
tại và những biến động dự đoán trong kỳ sau.
- Việc xác định tỷ lệ dự trữ bình quân dưạ trên tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dữ
trữ cao nhất cho phép.
+ Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:- Là tỷ lệ dự trữ tối thiểu mà Xí nghiệp phải có để tránh
tình trạng thiếu hàng. Nó được xác định dựa trên:
 Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến
 Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy
 Tỷ lệ hàng bảo hiểm (đề phòng hàng về chậm hoặc bán ra tăng đột biến)
+ Tỷ lệ dự trữ cao nhất: Là tỷ lệ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ.
Nó tạo thành để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá không cần thiết.
Tỷ lệ dự trữ bình quân là bình quân giữa tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dự trữ cao
nhất.
Trên cơ sở đó, công ty lên kế hoạch dự trữ cho từng quý:
KẾ HOẠCH DỰ TRỮ QUÝIII (NĂM 2008)
Chỉ tiêu QuýI Quý II Quý III Quý IV
1. Doanh thu dự kiến
trong kỳ
11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353 16.987.636.574
2. Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:
(% doanh thu)
- Tỷ lệ hàng bán ra bình
quân một ngày theo dự
kiến
- Tỷ lệ hàng trưng bày,
quảng cáo tại các quầy
- Tỷ lệ Lượng hàng bảo
hiểm
14,27
0.27

4
10
14,27
0.27
4
10
14,27
0.27
4
10
14,27
0.27
4
10
3. Tỷ lệ dự trữ cao nhất
(% doanh thu)
40 40 40 40
4. Tỷ lệ dự trữ bình quân
(% doanh thu)
27 28 28 30
5. Dự trữ bình quân 2.994.973.288 3.384.308.757 4.812.099.419 5.096.290.972
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -5-
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
= (4) x (1)
2.2. Kế hoạch mua hàng
Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kì đến để dự
trù nhu cầu hàng hoá. Để việc dự trù nhu cầu hàng hoá nhanh chóng, chính xác, ở
XN, thường do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua các yêu cầu mua những
mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Vì những người này là bộ phận tiếp xúc trực tiếp
với khách hàng và thấy rõ nhu cầu nhất. Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ

phận kinh doanh, bộ phận này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù
hợp với nhu cầu thị trường không và có những điều chỉnh hợp lý. Bên cạnh nhu cầu
đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và
các khách hàng mới... Do đó, nhu cầu hàng hoá tại XN là tổng các yêu cầu từ các cửa
hàng và các đơn đặt hàng. Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tình hình kinh tế thị trường, bộ
phận kinh doanh sẽ có điều chỉnh kịp thời.
Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi
lên, và tồn kho cuối kỳ dự kiến, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Kế
hoạch mua hàng này bao gồm có cả mua nguyên vật liệu dự trữ cho công việc sữa
chữa phát sinh trong kỳ. Kế hoạch mua hàng trong các quý có thể được lập như sau:
KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ III NĂM 2008
S
TT
Tên mặt hàng,
quy cách, chủng
loại
ĐVT Tồn
đầu kỳ
Nhu cầu
tiêu thụ
Tồn cuối
kỳ dự kiến
Lượng hàng
cần mua
Đơn giá
dự kiến
Thành tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) (4) =
(2)+(3)-(1)
(5) (6) = (4)x(5)

Dây hàn CO2 kg 1.500 3.000 1.500 3.000 17.000 51.000.000
Que hàn HVJ422
loại 4.0
kg 820 1.700 500 880 8.800 7.744.000
Cáp hàn 35 mét 100 200 50 150 63.000 9.450.000
…
Để biết kết quả tiêu thụ của các mặt hàng, cuối quý có thể tổ chức kiểm tra mức
tồn kho. Đối với mặt hàng nào tỷ lệ mức tồn kho so với mức mua hàng trong kỳ cao,
có nghĩa là tiêu thụ kém thì sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi
danh sách mua hàng.
2.3. Dự kiến chi phí tồn kho
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -6-