THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VL-CCDC Ở CÔNG TY CẦU 3 THĂNG LONG

Thực trạng tổ chức công tác kế toán VL-CCDC ở công
ty cầu 3 Thăng Long
I- Đặc điểm tình hình chung của Công ty
Công ty cầu 3 Thăng Long là một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động theo
phơng thức hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ và có quyền trực tiếp ký
kết các hợp đồng kinh tế. Đồng thời tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị mình.
Công ty có trụ sở đóng tại: xã Hải Bối - huyện Đông Anh - Hà Nội
Mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu t và Phát triển Thăng Long, số tài
khoản là 73001-00011
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Cầu 3 Thăng Long (trớc đây là XNXD cầu 3) là doanh nghiệp nhà nớc
đợc thành lập ngày 15/10/1969 thuộc Tổng cục Đờng sắt với nhiệm vụ bảo đảm giao
thông trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nớc. Đến năm 1974 Bộ Giao thông
vận tải quyết định chuyển về liên hiệp các xí nghiệp XD cầu Thăng Long (nay là
Tổng Công ty XD Thăng Long).
Ngày 3/1/1995 Công ty Cầu 3 Thăng Long đợc nhà nớc công nhận là doanh
nghiệp nhà nớc loại I với quyết định số 03 QĐ/TCCB-LĐ. Tháng 3/1997, sau gần 3
năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã đợc Bội GTVT ra quyết định duyệt
ngày 1/1/1992 là: 2698 triệu đồng, với ngành nghề kinh doanh chính là:
- XD mới các cầu đờng bộ, đờng sắt - XD cảng sông, cảng biển và sân bay
- XD các công trình công nghiệp và dân dụng
- Thi công nền móng đặc biệt nh: cầu Thăng Long, cầu bến Thuỷ, cầu sông
Gianh, cầu sông Mã, cầu Lai Vu Hải Dơng, cảng dầu Cát Lái, cảng Lotu TP HCM,
nhà ga sân bay quốc tế Nội Bài...
Hiện nay Công ty Cầu 3 Thăng Long đang xây lắp một số công trình nh: cầu
Quang Trung - Cần Thơ, cầu Săng Trắng - Cần Thơ, cầu Trờng Xuân - Quảng Ngãi,
cầu Chợ Thợng - Hà Tĩnh, cầu Hàm Rồng - Thanh Hoá, cầu Đoan Vũ - Ninh Bình,
cầu Vát - Hải Dơng, cầu Đáp Cầu - Bắc Giang...
Ngoài những công trình lớn trên, Công ty còn tham gia XD các công trình cầu ở
các vùng nông thôn trên phạm vi toàn quốc nhằm thúc đẩy kinh tế vùng nông thôn

miền núi phát triển theo nhịp độ phát triển của đất nớc. Năm 1989 cùng với việc nhà
nớc xoá bỏ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp, Công ty Cầu 3 Thăng Long đã nhanh
chóng tổ chức lại sản xuất, kiện toàn lại cơ cấu tổ chức, tiếp cận với thị trờng, tham
gia các hoạt động đấu thầu kể cả trong nớc và quốc tế đầu t công nghệ và thiết bị phù
hợp với điều kiện của Công ty, không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, sử
dụng và khai thác tối đa nguồn vật t, lao động và thiết bị sẵn có để đa vào quá trình
SXKD tạo hiệu quả kinh tế. Mặt khác, tăng cờng sự liên doanh liên kết nhằm tăng c-
ờng sức mạnh trong việc tham gia dự thầu xây lắp các công trình.
Nhờ có sự phấn đấu vơn lên trong những năm qua, trong cơ chế thị trờng, Công
ty đã tiếp thu đợc nền KH kỹ thuật hiện đại của ngành cầu đờng Việt Nam, có đội
ngũ công nhân lành nghề, có lực lợng cán bộ kỹ thuật, quản lý kinh tế vững mạnh,
thiết bị đợc đổi mới, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc nâng cao.
Điều đặc biệt là khi mới thành lập Công ty chỉ có một lợng vốn nhỏ do ngân sách nhà
nớc cấp. Đến nay đã có một lợng tài sản đồ sộ - không những đợc bảo toàn mà còn đ-
ợc phát triển ngày càng lớn hơn, cụ thể:
Tổng tài sản: 60.052.941.082 đồng.
Trong đó: TSLĐ & ĐTNH: 46.371.278.865 đồng
TSCĐ & ĐTDH: 13.681.622.217 đồng
Một số chỉ tiêu chủ yếu đợc thể hiện qua các năm
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999
Tổng sản lợng đồng 44.100.000.000 61.159.000.000 95.015.000.000
Tổng doanh thu đồng 37.053.929.045 57.428.253.186 76.012.236.152
Nộp ngân sách đồng 1.297.566.597 1.855.210.850 5.072.236.000
Bình quân thu
nhập ng-
ời/tháng
đồng 1.036.000 1.100.000 1.200.000
Tổng số
CBCNV
ngời 557 685 685

2. Đặc điểm hoạt động sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long
Công ty Cầu 3 Thăng Long là một đơn vị XD cơ bản ngành cầu, với ngành nghề
chính là XD các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc nh cầu, cảng, đờng
bộ... Với năng lực và thiết bị máy móc hiện có của mình, công ty đã đợc Bộ và cơ
quan chủ quản giao cho thi công những hạng mục công việc khó khăn nhất trong
công việc XD các công trình cầu nh: thi công các trụ cầu giữa sông sâu, thi công các
dầm khung T có khẩu độ lớn, thi công dầm bê tông liên tục bằng phơng pháp đúc
hàng...
Do đó, đặc điểm sản xuất của công ty là:
- Giá trị công trình lớn
- Sản phẩm đợc XD theo đơn đặt hàng
- Sản phẩm đơn chiếc
- Thời gian thi công kéo dài
- Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 70%-80% giá thành công trình.
- Thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này
sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Thiết bị thi công đa
dạng ngoài những thiết bị thông thờng còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi
công đợc nh: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan,
hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác...
- Ngoài ra Công ty còn chịu ảnh hởng của các yếu tố khách quan trong quá trình
thi công nh:
+ Chịu ảnh hởng của chính sách chế độ của nhà nớc, do quá trình thi công kéo
dài, tình hình thiếu vốn trầm trọng, các công trình có vốn đầu t nớc ngoài thì áp dụng
giá cố định trong khi đó giá cả vật t hàng hoá biến động thất thờng đã làm ảnh hởng
lớn đến tình hình tài chính của Công ty.
3. Quy trình công nghệ sản xuất
Vì sản phẩm của công ty đợc sản xuất theo đơn đặt hàng, do đó quá trình sản
xuất đợc tiến hành theo công đoạn bao gồm các bớc sau:
Bớc 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: lập dự toán công trình, lập kế hoạch sản
xuất, kế hoạch mua sắm vật liệu, chuẩn bị vốn... để thi công công trình và các trang

thiết bị chuyên ngành phục vụ cho việc thi công.
Bớc 2: Thi công XD, quá trình thi công đợc tiến hành công đoạn điểm dừng kỹ
thuật, mỗi lần kết thúc 1 giai đoạn lại tiến hành nghiệm thu.
Bớc 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao cho chủ đầu t đa vào sử dụng.
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Công ty Cầu 3
Thăng Long
a) Tổ chức bộ máy quản lý (Theo sơ đồ trang)
* Giám đốc: Là ngời chỉ huy cao nhất, lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm tr-
ớc nhà nớc, trớc cơ quan chủ quản về mọi hoạt động SXKD của đơn vị mình, điều
động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, đồng thời là ngời đại diện cho Công ty ký
kết các hợp đồng.
* Các phó giám đốc: Là ngời tham mu cho giám đốc về mọi hoạt động trong
Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc những việc mình phụ trách.
* Phòng kỹ thuật:
- Tham mu cho giám đốc về mặt kỹ thuật nhận thiết kế, trên cơ sở đó lập biện
pháp thi công cụ thể cho từng công trình và từng hạng mục công trình. Lập công
nghệ chi tiết, phát hiện những sai sót trong thiết kế để xử lý, đồng thời giám sát công
trình thi công, đảm bảo chất lợng công trình.
- Tổ chức lập biện pháp thi công, lập dự toán công trình, khai thác các nguồn
lực sẵn có của Công ty phục vụ cho thi công nh: vật t, máy móc, thiết bị...
- Lập tiêu lợng định mức vật t thiết bị giao cho phòng vật t thiết bị tổ chức thực
hiện trớc khi khởi công công trình.
- Tổng hợp tài liệu, lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu thanh toán công trình.
* Phòng kế hoạch:
- Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi công, tham mu điều hành sản
xuất theo kế hoạch, lập dự tón kinh tế.
- Tổ chức giao khoán, lập kế hoạch điều động thiết bị cho các công trình đảm
bảo phù hợp với tiến độ thi công.
- Tổ chức công tác thống kê, thông tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế
hoạch. Đồng thời phối hợp với các phòng ban có liên quan để làm thủ tục bàn giao,

thanh toán khi hoàn thành công trình.
* Phòng tài vụ - (tài chính - kế toán)
Nhiệm vụ chính của phòng là chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của
nhà nớc trong doanh nghiệp, sử dụng đúng mục đích có hiệu quả các nguồn vốn.
- Giúp giám đốc quản lý kinh tế và thực hiện giám sát bằng đồng tiền quá trình
SXKD.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, cập nhật lên bảng kê và
hạch toán kế toán. Vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán
thống kê nhà nớc ban hành. Đồng thời làm báo cáo quyết toán hàng năm, quí, báo
cáo với nhà nớc.
- Giải quyết vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời, thanh quyết toán khối lợng công
trình.
- Lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu t XDCB, kế hoạch mua sắm TSCĐ,
trích khấu hao & sử dụng quỹ khấu hao của công ty.
- Thanh toán với ngân hàng, ngân sách và các đối tợng có liên quan đến hoạt
động tài chính của Công ty.
* Phòng vật t thiết bị:
- Tham mu cho giám đốc chuẩn bị vật t và thiết bị phục vụ sản xuất theo định
mức và tiên lợng của từng công trình do phòng kỹ thuật cấp. Mua và cấp phát vật t
theo kế hoạch và định mức đợc duyệt, thu hồi vật t thiết bị của các công trình đã
hoàn thành.
- Phân cấp quản lý vật t thiết bị cho các đội sản xuất
- Điều động vật t thiết bị theo tiến độ thi công
- Quản lý quá trình sử dụng vật t thiết bị tại kho và các công trình
- Lập kế hoạch bảo dỡng trung tu và đại tu thiết bị
- Xác định mức cấp phát nhiên liệu
- Kiểm tra lập kế hoạch thanh lý TSCĐ - Thanh lý quyết toán vật t thiết bị
* Phòng tổ chức:
- Xây dựng nội quy, quy chế cho công tác quản lý, xác định chế độ công tác,
làm việc và mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong Công ty.

- Thi hành các chính sách, chế độ với CBCNV
- Quản lý hồ sơ CBCNV, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng thôi việc, đề bạt khen th-
ởng... để giám đốc ra quyết định.
b) Tổ chức bộ máy sản xuất tại các đơn vị thi công.
Do sản phẩm của Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng. Vì vậy, Công ty
Cầu 3 Thăng Long tổ chức các bộ phận sản xuất thành các đơn vị xây lắp tổng hợp có
thể đảm nhiệm tất cả các phần công việc của một công trình, đứng đầu là chỉ huy tr-
ởng công trình chịu trách nhiệm điều hành sản xuất theo khối lợng công việc đợc
giám đốc giao, quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị mình và chịu trách nhiệm vật chất
về tài sản của đơn vị trớc giam đốc Công ty.
Lãnh đạo Công ty trực tiếp chỉ đạo các đơn vị xây lắp, các đơn vị này nhận
nhiệm vụ và triển khai thực hiện theo sự điều hành của ban giám đốc Công ty.
Khi hợp đồng kinh tế đợc thực hiện, giám đốc giao nhiệm vụ cụ thể cho một
đơn vị xây lắp thực hiện thi công, đồng thời cung cấp cho đơn vị đầy đủ các yếu tố
của quá trình sản xuất nh: vốn, vật t, thiết bị, nhân công... đảm bảo cho công trình đ-
ợc hoàn thành đúng tiến độ và bảo đảm chất lợng thiết kế.
5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm ngành nghề sản xuất diễn ra trên địa bàn rộng nên Công ty Cầu 3
Thăng Long tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, nghĩa là: toàn bộ công
tác kế toán của Công ty đợc làm tập trung trên phòng kế toán từ khâu xử lý chứng từ,
ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích số
liệu. Bên cạnh đó ở mỗi đơn vị sản xuất đợc bố trí một nhân viên thống kê với nhiệm
vụ: thống kê tình hình hiện có và sự biến động của toàn bộ tài sản của đơn vị mình về
mặt số lợng để phục vụ cho công tác kế toán và quản lý kinh tế của Công ty. Định kỳ
cuối tháng gửi các báo cáo về phòng kế toán công ty nh:
- Báo cáo về lao động tiền lơng
- Báo cáo về thực hiện kế hoạch sản lợng
- Báo cáo về tình hình mua bán sử dụng vật t
- Báo cáo về tình hình sử dụng máy móc thiết bị.
Đồng thời thu thập tổng hợp các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh gửi về phòng kế toán để tiến hành hạch toán kế toán theo các nghiệp vụ
kinh tế.
Sơ đồ tổ chức phòng tài vụ - Công ty Cầu 3 Thăng Long
Bộ máy kế toán của Công ty gồm 6 ngời với các chức năng nhiệm vụ chủ yếu
sau:
* Kế toán trởng:
- Phụ trách chung, thay thế các nhân viên - khi họ tới công trờng - trừ thủ quĩ.
- Giúp giám đốc quản lý sản xuất kinh doanh và XD Công ty ngày càng phát
triển, chịu trách nhiệm trớc Công ty và nhà nớc về các hoạt động kế toán, tài chính
trong quá trình SXKD đảm bảo có kết quả và phù hợp với chính sách của Nhà nớc.
- Báo cáo kịp thời và trung thực kết quả SXKD với cấp trên, chấp hành các pháp
lệnh kế toán thống kê TC, chế độ kế toán của Nhà nớc,
* Kế toán tổng hợp và tính giá thành
- Tập hợp số liệu, lập quyết toán công trình, kiểm tra giám sát các số liệu kế
toán, tính toán thanh toán với Nhà nớc và cấp trên, thay mặt kế toán trởng khi kế toán
trởng vắng mặt và hớng dẫn nghiệp vụ kế toán trong phòng.
- Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán TSCĐ, giá thành; lập các báo cáo tài chính
tháng, quí, năm; chỉ đạo các nghiệp vụ kế toán.
* Kế toán VL và CCDC
- Tập hợp chi phí vật t, hạch toán TSCĐ, theo dõi quản lý sử dụng vật t, giá cả
thị trờng qua khâu thanh toán.
Kế toán trởng
Thủ quỹ
Kế toán tổng
hợp và tính giá
thành
Kế toán tổng
hợp và tính giá
thành
Kế toán tiền l-

ơng, BHXH và
thanh toán nội
bộ
Kế toán NVL
và CCDC
- Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất VL, CCDC, thanh
quyết toán vật t các công trình, vào sổ theo dõi thanh toán với ngời bán và ngời cung
cấp.
* Kế toán lao động tiền lơng, BHXH và thanh toán nội bộ
Có nhiệm vụ thanh toán với các CNV về các khoản tiền lơng, BHXH, BHYT,
KPCĐ, thanh toán các chế độ nghỉ phép và các chế độ công tác phí, ốm đau, thai sản,
tai nạn lao động...
* Kế toán thanh toán với ngân hàng và các đơn vị khác:
- Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán vốn bằng tiền tại ngân hàng và thanh toán
với ngân sách.
- Kế toán các nghiệp vụ vay trả, thu chi qua ngân hàng.
* Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ theo dõi thu, chi tiền mặt hàng ngày; cuối tháng rút số d trên sổ
chi tiết quí, đồng thời báo cáo tồn quĩ theo qui định của chế độ kế toán.
Đặc biệt phòng kế toán Công ty có sử dụng một hệ thống máy vi tính đợc cài
đặt chơng trình kế toán mới đã giúp cho việc theo dõi hạch toán kế toán các hoạt
động về tài chính của công ty một cách nhanh chóng đầy đủ và thuận tiện.
Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi, trách nhiệm của từng nhân viên kế toán,
kế toán trởng còn qui định rõ các loại chứng từ sử dụng trong kế toán sổ sách, cách
ghi chép, lu trữ chứng từ, trình tự, thời hạn hoàn thành của từng nội dung công việc,
luôn có sự phối hợp kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa kế toán phần hành với nhau,
giữa kế toán trởng với kế toán viên.
II- Tổ chức công tác kế toán vật liệu CCDC ở Công ty Cầu 3
Thăng Long
1. Đặc điểm VL-CCDC ở Công ty

VL-CCDC là 1 trong 3 yếu tố vật chất trong quá trình SXKD. Vì vậy công tác
kế toán VL-CCDC là một bộ phận chủ yếu không thể thiếu đợc trong một DN, từ đó
phải nghiên cứu - tìm hiểu rõ đặc điểm của VL-CCDC đợc sử dụng trong quá trình
thi công xây lắp.
Những vật liệu chủ yếu cho các công trình và hạng mục công trình XD là: xi
măng, sắt, thép, gạch, đá, cát, gỗ, vôi... đa dạng về chủng loại và qui cách nhng cũng
mang những đặc điểm riêng khác nhau. Có loại VL là sản phẩm của ngành khai thác
đợc sử dụng ngay không qua chế biến nh: cát vàng, cát đen, đá, gỗ, tre nứa..., các loại
đã qua chế biến nh dạng cấu kiện bê tông đúc sẵn, cử, đồ gỗ, lan can...
Các công trình XD khi bàn giao cho ngời sử dụng đã trở thành TSCĐ, sản phẩm
của Công ty luôn đạt chất lợng hàng đầu về kỹ thuật, mỹ thuật, đúng theo yêu cầu
thiết kế, dự toán. Sản phẩm của Công ty có đặc điểm là vốn đầu t lớn, thời gian XD
dài, việc tiêu thụ không qua thị trờng. Vì vậy, việc vận chuyển thu mua, bảo quản,
cấp phát không tốt sẽ ảnh hởng lớn quá trình thi công xây lắp & chất lợng công trình.
Từ đó đòi hỏi phải có những phơng án tối u để vận chuyển, bảo quản, dự trữ, cấp phát
VL-CCDC phù hợp.
VL-CCDC xếp kho (xếp trong kho hoặc ngoài trời) đều phải gọn gàng, ngăn
nắp theo chủng loại riêng biệt để dễ kiểm tra, theo dõi trong quá trình nhập xuất.
Hàng phải kê cao có che đậy, đặc biệt đối với các vật t, thiết bị ngoài trờ, các vật t
quan trọng cần có hàng rào bảo vệ.
VD: - Trong quá trình bảo quản xi măng phải đợc để ở nơi khô ráo, thoáng mát,
từng loại xi măng phải đợc để riêng biệt và có cùng cỡ sêri. Cứ theo một định kỳ từ
15-20 ngày sẽ đảo vị trí của từng bao để đảm bảo chất lợng. Theo nguyên tắc xi
măng không đợc để quá 30 ngày và mỗi đợt sản xuất thì xi măng phải cùng loại,
cùng cỡ sêri.
- Trớc khi sử dụng thì sắt thép phải đợc qua thí nghiệm để kiểm tra độ kéo nén
và uốn.
- Khi sử dụng vật liệu phải sử dụng đúng vật liệu của nhà thiết kế và chủ đầu t.
2. Phân loại VL-CCDC
Để xây dựng một công trình nh cây cầu, Công ty Cầu 3 Thăng Long phải sử

dụng một khối lợng lớn vật liệu bao gồm nhiều chủng loại khác nhau. Mỗi loại có vai
trò, công dụng khác nhau và tính năng lý hoá khác nhau. Để giúp cho công tác quản
lý, kiểm tra và giám sát sự biến động của vật liệu một cách chặt chẽ có hiệu quả,
Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của
vật liệu đối với quá trình sản xuất, bao gồm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của Công ty cấu thành
nên thực thể chính của sản phẩm, bao gồm các loại xi măng, sắt thép, đá các loại... và
các thiết bị đặc chủng khác.
- Vật liệu phụ: không cấu thành nên sản phẩm mới nhng nó góp phần làm tăng
chất lợng của VL chính và sản phẩm, tạo điều kiện cho SX đợc tiến hành bình thờng.
VL phụ của Công ty bao gồm dầu, mỡ, sơn, que hàn, ôxy, đất đèn, nhựa đờng, khí
Axêtilen...
- Nhiên liệu: Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất
nh xăng, dầu chạy máy...
- Phụ tùng thay thế: Là các loại chi tiết phụ tùng máy móc mà Công ty mua sắm
dự trữ cho việc sửa chữa, thay thế các loại máy móc thiết bị của Công ty nh: ắc quy,
gioăng cao su, chổi than, dâu cu doa, cánh quạt gió...
- Vật t luân chuyển: Thép hình, cọc ván theo, thanh vạn năng...
- Phế liệu thu hồi: sắt vụn, thép vụn, đầu que hàn.
- CCDC: đợc phân loại thành từng thứ, loại khác nhau nh: quần áo bảo hộ lao
động, giầy mũ, dây an toàn, dụng cụ sửa chữa máy móc, bàn rentarô, mũi khoan,
kìm, cờ lê... Các loại đồ điện nh: công tơ, áptômát, cầu dao dây sáp, dây chì, bóng
đèn, công tắc...
Tuy VL-CCDC của Công ty đợc chia thành các loại nh trên nhng tuỳ thuộc vào
quá trình sản xuất của Công ty mà có thể lúc này thì vật liệu là vật liệu chính nhng
khi chuyển sang mục đích sử dụng khác thì nó không còn là vật liệu chính nữa. Hay
nói cách khác, là tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà vật liệu đợc phân chia thành
nhiều loại khác nhau.
VD: Thép dùng trong kết cấu bê tông thì đợc coi là NVL chính, còn khi nó đợc
sử dụng để phục vụ, hỗ trợ nh ván khuôn, giàn giáo thì lại đợc coi là NVL phụ.

3. Đánh giá VL-CCDC
Để đánh giá VL-CCDC, trớc đây Công ty sử dụng hai loại giá là giá thực tế và
giá hạch toán.
- Giá thực tế VL-CCDC mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu
mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc vác, bảo quản, phân loại trừ đi các khoản
chiết khấu giảm giá (nếu có) và thuế.
- Giá hạch toán là giá cố định đợc Công ty qui định đầu mỗi niên độ kế toán. Để
xác định đợc giá hạch toán, đầu năm kế toán dựa vào giá hoá đơn của những lần nhập
cuối năm trớc làm cơ sở.
Trên thực tế, những năm gần đây giá NVL & CCDC khá ổn định, ít biến động
nên giá hạch toán thờng bằng giá hoá đơn. Do đó từ năm 1998 cho đến nay Công ty
sử dụng giá thực tế đích danh để đánh giá VL.
3.1. Đối với VL-CCDC nhập kho:
ở Công ty VL dùng cho sản xuất chủ yếu đợc mua ngoài. Kế hoạch nhập VL-
CCDC đợc lập và duyệt theo từng tháng, quí dựa vào kế hoạch và tiến độ sản xuất
tháng quí của Công ty.
Đối với VL-CCDC mua ngoài thì chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá thực tế
VL-CCDC nhập kho. Nếu Công ty mua VL-CCDC mà chi phí vận chuyển do bên
bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua cha
có thuế GTGT). Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì đợc cộng vào giá
thực tế nhập kho.
Trị giá thực tế VL-
CCDC nhập kho
= Giá thực tế ghi trên
hoá đơn GTGT (cha
có thuế GTGT)
+ Chi phí vận chuyển
bốc dỡ (nếu có)
VD: Theo hoá đơn số 104 ngày 10/1/2000, Công ty mua xi măng PC30 Chinpon
của Công ty TNHH Văn Phú với số lợng 20 tấn, đơn giá là709.000đ/1 tấn, thành tiền

14.180.000 đồng. Chi phí vận chuyển số hàng trên về đến công ty là 350.000 đồng.
Vậy: trị giá thực tế của xi măng nhập kho = 14.180.000 + 350.000 = 14.530.000
đồng
3.2. Đối với VL - CCDC xuất kho:
Vì VL - CCDC do công ty mua ngoài là chủ yếu nên số VL - CCDC mua (nhập
kho) kể cả vật liệu chính và vật liệu phụ đợc công ty xác định tính giá thực tế xuất
kho theo phơng pháp giá NT-XT
Trị giá thực tế VL -
CCDC xuất kho
= Số lợng VL - CCDC
xuất kho
x Đơn giá thực tế VL -
CCDC nhập kho
Ví dụ: phiếu nhập kho số 104 ngày 10/1/2000 nhập 20 tấn xi măng, đơn giá
709.000 đồng/tấn.
Phiếu xuất kho số 130 ngày 18/1/2000 xuất 10 tấn.
Vậy: Trị giá thực tế của xi măng xuất kho = 10 tấn x 709.000 đ/tấn = 7.090.000
đồng
4. Kế toán chi tiết VL - CCDC ở công ty Cầu 3 Thăng Long:
Hạch toán chi tiết VL - CCDC là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác
kế toán VL - CCDC. Một đặc điểm cơ bản ở công ty Cầu 3 Thăng Long là khối lợng
các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khá lớn. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiết vật
liệu công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phức tạp.
Hiện nay, phơng pháp kế toán chi tiết VL - CCDC đang đợc áp dụng tại công ty
là phơng pháp ghi thẻ II, việc ghi sổ đợc tiến hành ở 2 nơi đó là ở kho và ở phòng kế
toán. Các căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) và
các chứng từ khác.
4.1. Thủ tục nhập xuất kho VL - CCDC
a. Thủ tục nhập kho:
ở công ty Cầu 3 Thăng Long việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của

phòng vật t thiết bị đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về VL - CCDC, phòng vật t thiết bị tổ
chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến công ty đều phải đợc tiến
hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của công ty và đồng
thời đựa theo thiết kế của từng hạng mục công trình mà công ty đợc giao.
Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu
cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lợng, chất lợng, quy
cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời
hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hoá đơn hợp pháp kèm theo... sau đó ghi vào sổ
lu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phòng vật t tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ
kho nhập số vật liệu đó đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu đợc ghi riêng vào
một thẻ kho.
Trong trờng hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định
lại, phòng vật t thiết bị cùng với phòng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trớc khi
mang đi sử dụng.
Phiếu nhập kho phải đợc lập thành 3 liên:
- Một liên lu ở phòng vật t thiết bị.
- Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu ghi vào
sổ chi tiết.
- Một liên giao cho cán bộ vật t (ngời cung tiêu) kèm theo hoá đơn khi thanh
toán.
Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi
tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp
xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng
loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho
quá trình sản xuất.
Có thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long
theo sơ đồ sau:
Ví dụ:
Minh hoạ quá trình nhập kho ở công ty có các hoá đơn:

Ví dụ: Minh hoạ quy trình nhập nguyên vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long
trong tháng 1/2000.
Công ty đã mua xi măng Chifon Hải Phòng PC 30 của công ty TNHH Tân Mai -
kế toán đã nhận đợc các chứng từ sau từ kho gửi lên:
Hoá đơn
Kho
Phòng vật t
làm thủ tục
và viết phiếu
nhập kho
Ban kiểm
nghiệm vật
t
Vật liệu