Kỹ năng thuyết trình giải pháp chuyên nghiệp cho các thách thức thường nhật lê anh dịch

CẨM NANG Bỏ TÚI

THƯ VIẸN
ĐẠI HỌC NHA TRANG

658
K 600

Thut trình
• Tạo giá trị mới
• Tìm kiếm co> hội
• Linh hoạt
• Tạo sự tin tướng

Giải pháp chuyên nghiệp cho các thách thức thường nhật

T NHÀ XUẤT BẢN THÔNG TẤN


Kỹ năng
Thuyết trình


Bộ sách Cẩm nang bỏ túi
Bộ sách cẩ m nang Bỏ túi cung cấp nhữ ng giải
p h á p thiết thực đối với nhữ ng thách thức mà các
nhà quản lý thường gặp trong công việc hàng ngày.
M ỗi cuốn sách trong loạt sách n ầ ỵ là nhữ ng cơng
cụ tiện ích, những bài tự kiểm tra, nhữ ng v í dụ thực
tiễn giúp bạn nhận biết được sức m ạnh, điểm yêu
và k ỹ năng phân tích sắc sảo. Dù bạn ở văn phòng,

trong cuộc h ọ p h a y đang trên đường thì nhữ n g
cuốn cẩm nang cầm tay n à y sẽ giúp bạn giải quyêt
nhữ ng khúc m ắc hàng ngày trong cơng việc đ ể có
được tốc độ lầm việc nhanh hon, h iểu biết nhiều
hon và hiệu quả nhiều hon.
Các cuốn sách trong cùng bộ sách:
Quản lý Thời gian

K ỹnăngH ưóng dẫn Nhân sự

Đàm phán Hiệu quả

Quản lý D ự án

Lãnh đạo N hóm

Viêt trong Kinh doanh

Điều hành Cuộc họp K ỹ năng Thuyết trình
Lãnh đạo Con người Phản hồi Ỷ kiến


Harvard Business School Press

KỸ N Ă N G THUYẾT T R ÌN H
Giải pháp chuyên nghiệp
cho các thách thức thường nhật
Lê Anh dịch

NHÀ XUẤT BẢN THÔNG TAN

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ..................................................... 11
Thông điệp của chuyên gia ............................. 15
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CÁC VẤN ĐỀ C ơ B Ả N ......................................17
Tổng quan về thuyết t r ì n h ................................19
Nhà quản lý thuyết trình vì nhiều m ục đích và dưới
nhiều hình thức.
Các hình thức thuyết trình
Những vân đề đầu t i ê n ..................................... 23
Bắt đầu việc chuẩn bị bằng cách tìm hiểu rõ m ục
tiêu, người nghe và tình huống thuyết trình
Xác định mục tiêu
Hiểu rõ người nghe
Hiểu rõ tình huống thuyết trình
Quyết định điều càn n ó i ................................... 33
N ội dung cần nói sẽ quyết định cách tổ chức thơng
tín và độ dài bài thuvết trình.
Ba giai đoạn
Xem xét và trau chuốt các ý tưởng
Chuẩn bị ............................................................. 37
Khi bạn đã biết m ục tiêu thuyết trình, đó là lúc sắp xếp
tài liệu cho phù họp với khoảng thời gian cho phép.


Tổ chức bài thuyết trình
Bài th u yết trình nên dài đến mức nào?
K ế hoạch sử d ụng hình ả n h ............................... 45
Phương tiện hình ảnh tốt sẽ giú p bài thuyết trình

tạo ấn tượng, lơi cuốn người nghe và làm nổi bật
các ý chính.
Sử d ụ n g phưomg tiện hình ảnh phù hợp
Phương tiện hình ảnh hiệu quả
K hi th uyết trình là nỗ lực của cả nhóm .......... 55
K hi nào nên sử dụng bài thuyết trình nhóm ? Đâu
là cách tốt nhât đ ể k ế t hợp nhiều người trong m ộ t
bài th u yết trình?
Q uy ư ìn h thuyết trình nhóm
Tập th ut trình trư ớ c ......................................... 59
Đ ừng bỏ qua! Việc tập thuyết trình sẽ hồn thiện
cách truyền đạt và chỉ ra những điểm y ế u trong bài
th u yết trình.
Diễn tập hiệu quả
C huẩn bị b ản t h â n ............................................... 65
Là người thuyết trình bạn cần có thần kinh thép và
trạng thái tâm lý tốt.
Tự chuẩn bị tâm lý
Vượt qua nỗi sợ
G iờ trìn h d i ễ n ....................................................... 69


Bạn sẽ có màn thuyết trình tốt nhất nếu bạn diễn
đạt hiệu quả, thể hiện m ình m ột cách năng động và
lôi cuốn người nghe. Nhưng bạn làm điều đó như
th ế nào?
Làm sao để diễn đạt hiệu quả?
Thể hiện hình ảnh năng động
Kỹ thuật lơi cuốn người nghe
Xử lý các câu h ỏ i ................................................. 75

N ếu bạn m uốn xử lý các câu hỏi m ột cách hiệu quả,
hãy dự đoán và chuẩn bị trước các vấn đề mà người
nghe có thể thắc mắc.
Thịi gian phù họp cho HỎI & ĐÁP (Q & A)
Chuẩn bị cho những câu hỏi hóc búa
Xem lại sau k hi thuyết trình kết t h ú c ..............79
Thuyết trình tốt là k ỹ năng (nghề nghiệp) cần có
của nhà quản lý. Vì vậy hãy xem m ỗi bài thuyêt
trình ỉầ m ột cơ hội cho sự hồn thiện khơng ngừng
nghỉ.
Tìm nguồn gốc gây ra các vấn đề
Một cuộn băng video có thể hữu ích
THỦ THUẬT THUYẾT TRÌN H .........................83
Cơng cụ thuyết trình ........................................ 77
Bảng cơng việc có thể giúp bạn chuẩn bị một cách
có hệ thống.


T ự kiểm tra ........................................................... 93
Bài ôn tập hữ u ích điểm lại cấc khái niệm đã được
n êu trong cuốn hướng dẫn này. H ãy thực hiện nó
trước và sau kh i bạn đọc h ế t cấc hướng dẫn đ ể xem
bạn đã học được nhữ ng gì.
Đ áp á n .................................................................97
Tài liệ u tham k h ả o ............................................ 100
Bài viết
Sách
N guồn tham khảo về Kỹ năng Thuyết trình . .106
Ghi chép
Sử dụng phần ghi chép này để ghi lại các ý kiến của

bạn.


Lời mở đầu
huyết trình chắc hẳn khơng cịn là một
thuật ngữ xa lạ đối với đa số chúng ta.
Kỹ năng thuyết trình đang ngày càng trở
thành một kỹ năng được chú ý nhiều hon trong mọi
hoạt động của cuộc sống. Bạn phải thuyết phục nhà
đầu tư, nhà cung cấp, hay thậm chí cấp trên về tính
khả thi của m ột dự án? Hay đon giản là bạn cần
trình bày, diễn giải lại nội dung một kế hoạch, một
cơng trình thiết kế trước một số người quan tâm?
Chắc hẳn bạn sẽ nhận ra khơng ít những khó khăn
trong q trình này như: sự phản ứng gay gắt của
đa số người nghe, hay những câu hỏi phản bác
ngồi dự kiến. Cũng có thể đó là khi bạn lúng túng
khơng biết nên bắt đầu từ đâu để có thể cuốn hút
người nghe, hoặc cách trình bày các luận điểm nên
như thế nào?
Tuy khơng xa lạ nhưng từ "thuyết trình"\ầm cho
chúng ta tưởng rằng đây là một kỹ năng phức tạp
và không dễ xây dựng. Thực tế, đối với những ai
nắm bắt được những quy tắc cơ bản nhất của việc
trình bày trước đám đơng, thuyết trình khơng phải
là việc q khó khăn để có thể đạt được hiệu quả
cuối cùng. Nhưng đối vói rất nhiều người, đó là một
bức tường "khóphá" để có thể đến với người nghe.

H iểu rõ tâm lý e ngại và những khó khăn phổ
biến trong khi thực hiện m ột bài thuyết trình của
đa số m ọi người, cuốn K ỹ năng Thuyết trình sẽ
cung cấp cho b ạn những kỹ năng cơ bản và thiết
thực để đ ạt hiệu quả cao nhất cho bài diễn thuyết
của mình. C uốn sách khơng chỉ đưa ra những bước
cơ bản n hư lên kế hoạch, chuẩn bị cho buổi thuyết
trình m à cịn là những ví dụ, tình huống dễ gặp
phải trong q trình thực hiện. Bên cạnh đó, cuốn
sách cũng cung cấp cho bạn những bảng công cụ
được xây dựng khá khoa học và đầy đủ, đồng thời
giúp b ạn có thể tự đánh giá khái quát kết quả thực
hiện bài thuyết trình của chính mình.
C ùng với Quản lý Thời gian, Đàm phân H iệu
quả, Lãnh đạo Nhóm , K ỹ năng Hướng dẫn nhân sự,
cuốn K ỹ năng Thuỵêt trình - một trong nhũng cuốn
sách trong bộ c ẩ m nang Bỏ túi do NXB H arvard
Business School Press phát hành, được thực hiện bởi
nhũng chuyên gia hàng đầu về giao tiếp và thuyết
phục của Trường Kinh doanh Harvard.
Đọc K ỹ năng Thuyết trình, bạn sẽ thấy việc đứng
trước đám đơng hoặc đứng trước những đối tác
quan trọng để trình bày về bất cứ điều gì trở nên
đơn giản hơn. Với những ví dụ thực tế trong cuốn
sách này, bạn cũng sẽ hiểu hơn tại sao các đối tác
nước ngoài lại có sự tự tin và sức thuyết phục lớn
đến vậy khi ta tiếp xúc.


Cơng ty VNN Publishing (trước đây là nhóm

dự án HBV) - độc quyền khai thác và xuất bản bộ
sách Cẩm nang bỏ túi, xin được hân hạnh giới
thiệu cuốn sách K ỹ năng Thuyết trình tới độc giả
Việt Nam. Hy vọng rằng đây sẽ là một món q bổ
ích giúp các bạn có thêm những kiến thức thực tế
và đạt được nhiều thành công trong công việc và
cuộc sống.

Ngô Phưomg Hạnh

VNN Publishing


Thông điệp của chuyên gia:

Hãy tỏ ra rõ ràng và
truyền cảm hứng
hực hiện một bài thuyết trình thuyết
phục khơng chỉ là vấn đề của cảm xúc và
_ kỹ năng sử dụng chương trình Power­
Point, mà nó cịn địi hỏi những kỹ năng cụ thể để
lôi cuốn và thu hút người nghe.
Cuốn sách bỏ túi này sẽ giúp bạn liên hệ những
gì bạn biết về đề tài sẽ được thuyết trình với nhu
cầu của người nghe - theo những cách thức rõ ràng
và hứng khỏi. Cuốn sách cung cấp những thông tin
liên quan đến:
• Cách chuẩn bị tốt bài thuyết trình sao cho phù
hợp vói người nghe và bối cảnh
• Cách truyền đạt bài thuyết trình hiệu quả và

đưa đến các hành động cụ thể
• Giải đáp các câu hỏi và làm cho người nghe
tập trung trong suốt bài thuyết trình.
Chúc bạn may mắn ữong bài thuyết trình sắp tói!

Kỹ năng Thuyết trình 15


Nick Morgan, Chuyên gia tư vấn
Nick Morgan là chuyên gia trong lĩnh vực truyền
thơng, đã từng là người thut trình chuyên nghiệp,
Giám đốc quan hệ công chúng và Giáo sư về trun
thơng. Thơng qua cơng ty của mình - Public Words
LLC (www.publicwords.com) - ông đã đào tạo nhiều
nhà quản lý và điều khiển nhiều cuộc hội thảo bàn về
các vấn đề trong giao tiếp. Ông đã tùng biền tập cuốn
Harvard Management Communication Letter (TD:
Thư tm giao dịch trong quản lý Harvard), viết hàng
trăm bài báo và là tác giả cuốn Working the Room:
H ow to Motivate People to Action Through Audience-Centered Speaking (TD: Phòng làm việc: Cách
động viên mọi người hành động thơng qua cách nói
chuyện chú trọng người nghe) do HBS xuất bản.

1 6 Kỹ năng Thuyết trình


Kỹ năng thuyết trình

các vắn đề
CO’ bản

Tống quan về
thuyết trình


C húng ta thống trị th ể giớ i bằng lờ i nói.
- Napoleon Bonaparte

' „

ơt bài thuyết trình có thể là hình thức
có tác động m ạnh trong việc chuyển
í3 ' J *ú thơng điệp của chúng ta đến m ột
nhóm người và lơi kéo họ vào m ột cuộc đối thoại
hai chiều. N hà quản lý sử dụng thuyết trình để:
- Thuyết phục người nghe thực hiện m ột hành
động cụ thể nào đó
- Truyền đạt thơng tin
- Tạo ra m ột diễn đàn m ột không gian để thảo
luận
- Tìm hiểu phản ứng của mọi người đối với m ột
tình huống hay m ột ý tưởng
- Đạt được m ột cam kết
- Thu h ú t mọi người vào việc giải quyết vấn đề
Các h ìn h thức thuyết trình
Có nhiều hình thức thuyết trình, mỗi cách được
xây dựng để đ áp ứng những yêu cầu cụ thể. Sau
đây là m ột số ví dụ:

2 0 Kỹ năng Thuyết trình


- Bán sản phẩm: Mô tả ngắn gọn những lợi ích
và đặc điểm đặc trưng của một sân phẩm hay dịch
vụ, hay nói cách khác, giải thích ra lý do tại sao
người nghe nên mua sản phẩm.
- Thuyêt m inh sản phẩm: Trình bày cách hoạt
động của m ột sản phẩm nào đó.
- Thuyết phục: Đưa ra các lý do để ủng hộ cho
một ý kiến nào đó.
- Báo cáo tình hình: Mơ tả chi tiết về tiến trình
của m ột dự án, một nhiệm vụ đặc biệt hoặc một
chưong trình khuyến mãi.
- Kê hoạch hoặc chiên lược kinh doanh: Phác
thảo kế hoạch mà một tổ chức sắp tới sẽ thực hiện
hoặc diễn giải mục tiêu của công ty.
Dù mục đích của bạn là gì, đừng sử dụng bài
thuyết trình để "tống" một đống thông tin chi tiết
vào tai người nghe. Người nghe chỉ nhớ được một
vài chi tiết sau bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng
bài thuyết trình để thông báo về một sự thay đổi
hay sáng kiến quan trọng, nhưng hãy huyền đạt các
chi tiết bằng văn bản. Như vậy, mục đích của bạn sẽ
quyết định thể loại thuyết trình bạn chọn. Bạn cũng
cần xây dựng bài thuyết trình phù hợp với các yếu
tố sau:

Kỹ năng Thuyết trình 21

- số lượng thính giả
- Mức độ trang trọng của buổi thuyết trình
- Mức độ thường xuyên của cuộc gặp (một lần,
thỉnh thoảng, thường xuyên)
- Thòi gian trong ngày và các đặc điểm khác của
thời điểm diễn ra bài thuyết trình

2 2 Kỹ năng Thuyết trình


Những
vân đê đâu tiên
a

'

4

^

-Ik / í

. I /V


hư m ọi cố gắng khác, m ột bài thuyết
trình hiệu quả b ắt đầu bằng việc tập
trung suy nghĩ. Bước này không phải là
việc chuẩn bị - chuẩn bị sẽ là bước kế tiếp. Thay vào

đó, bạn cần nghĩ về m ục tiêu bài thuyết trình, về
người nghe, về bối cảnh m à bạn sẽ thuyết trình.

Xác định mục tiêu
Mục tiêu bài thuyết trình là kết quả bạn m uốn có
- thuyết phục, thảo luận, phản hồi, m ua vào hoặc
bán ra. Mục tiêu của bạn sẽ xác định cách bạn phát
triển bài thuyết trình. Hãy bắt đầu bằng việc tự đặt
các câu hỏi "Mục đích của bài thuyết trình này là gì?"
"Tơi m uốn người nghe làm gì sau khi nghe thuyết
trình?" cụ thể hon, hãy tự hỏi các câu hỏi sau:
- Tồi muốn thông báo, thuyết phục, hay bán hàng?
- Tôi m uốn người nghe hiểu, học hỏi, hay thực
hiện m ột hành động? Lưu ý tới sự khác biệt giữa
trình bày về m ột khoản ngân sách để người nghe
hiểu về nó và thuyết trình về một khoản ngân sách
để người nghe đồng ý thông qua ngân sách đó.
- Tơi m uốn có cam kết gì từ phía người nghe
khơng?

2 4 Kỹ năng Thuyết trinh


Sau đó, bạn sẽ muốn đưa cả các ví dụ, hình ảnh
và chi tiết có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của
mình. Bất cứ thứ gì khơng liên quan, gây sao nhãng
hoặc cản trở cần được bỏ đi.
Mục tiêu của bạn cũng giúp bạn quyết định các
vấn đề sau:
- Có cần thuyết trình hay khơng; hay có thể sử

dụng một hình thức giao tiếp khác - như ăn trưa
vói những ngưịd sẽ ra quyết định - có thể sẽ có hiệu
quả hon?
- Có cần thực hiện thuyết trình đặc biệt cho một
đối tượng thính giả đặc biệt nào đỏ trong hồn cảnh
đặc biệt nào đó khơng?
- Nói gì và nói bằng cách nào?
- Cần thực hiện gì tiếp sau bài thuyết trình?
- Những ý kiến phản biện có thể có.

H iểu rõ người nghe
Thuyết trình là cuộc đối thoại có sự tưong tác
qua lại giữa bạn và người nghe. Càng hiểu rõ về
người nghe bao nhiêu thì bạn càng có khả năng thực
hiện bài thuyết trình phù hợp với họ bấy nhiêu.
H ãy đảm bảo rằng bạn có thể trả lịi được các câu
hỏi sau:
Kỹ năng Thuyết trình 2 5


- Đề tài thuyết trình quen thuộc, mới lạ hay có
thể gây tranh cãi (hoặc tổng hợp tất cả những điều
trên) đối với người nghe không?
- Ai là người nghe của bạn, họ là ai và có quan hệ
gì đối vói đề tài thuyết trình của bạn?
- Họ biết gì về đề tài thuyết trình của bạn? Và họ
cần biết gì về nó?
- Họ kỳ vọng điều gì từ bài thuyết trình của bạn?
- Họ đã quen vód một hình thức thuyết trình nào
đó chưa?

- H ọ biết gì về bạn? Họ cần biết gì hon? H ọ cảm
thấy thế nào về bạn?
- Tại sao họ lại dự buổi thuyết trình? Họ chủ
động đến vì m uốn nghe hay được u cầu p h ải
đến?
- Họ có nhiệt tình? Lịch sự? Lãnh đạm? Chống đối?
- Có trở ngại nào khác, chuyện đã xảy ra trước
đây hay những mong đợi nào mà bạn cần lưu ý?

LƯU Ỷ: Dù bạn đang choi một mơn thể thao có tính
ganh đua, thực hiện một cuộc đàm phán kinh doanh,
hay thuyết trình, thì khi càng hiểu người đối diện bao

2 6 Kỹ năng Thuyết trình


nhiêu, bạn càng có nhiều lọi thê để thành cơng bấy
nhiêu. Đừng đi tắt qua những yếu tố quan trọng trong
q trình chuẩn bị.

Bạn có thể sử dụng bảng "Đặc điểm người nghe"
để có hướng thực hiện việc phân tích người nghe
của mình.
Hiểu rõ tình hng thut trình
Chẳng có bài thuyết trình nào được thực hiện
trong chân khơng cả. Bối cảnh diễn ra bài thuyết
trình của bạn đóng vai trị quyết định trong việc nó
sẽ được tiếp nhận như thế nào, vì vậy bạn hãy nắm
vững những vấn đề sau:
- Bạn sẽ thuyết trình trong một bối cảnh trang

trọng hay thân mật?
- Khi bạn thuyết trình, người nghe vừa mới ăn,
uống, làm việc, nghỉ giải lao, hay làm việc gì đó
năng động? Liệu họ đang mệt mỏi hay tỉnh táo?
- Ai sẽ là người nói trước bạn? Ai sẽ thuyết trình
tiếp theo? Điều đó ảnh hưởng thế nào đến phản ứng
của người nghe?
- Bạn là người phát biểu đầu tiên hay cuối cùng
trong chương trình? Trong ngày? Trong buổi sáng
hay buổi chiều?

Kỹ năng Thuyết trình 2 7


- N gười ta có m uốn bạn trả lời câu hỏi hay p h át
tài liệu về bài thuyết trình khơng?
- Bạn có bao nhiêu thịi gian cho bài thuyết trình?
Bạn có thể chuyển tải tồn bộ thơng điệp của m ình
trong khoảng thời gian đó khơng?
- Liệu các bối cảnh khơng gian của buổi thuyết
trình có địi hỏi b ạn phải thay đổi bài nói chuyện
cho p h ù hợp khơng?
- Bạn có thể kiểm sốt bối cảnh không gian môi
trường và thiết bị n hư thế nào?

LƯU Ỷ: Để chắc rằng bạn đã lướt qua mọi chi
tiết liên quan đến tình huống thuyết trình, sử dụng
bảng "H ậu cần" "các thông tin chuẩn bị".

Để hiểu rõ hơn về bối cảnh thực hiện bài thuyết

trình, hãy sử dụng bảng "Tình huống thuyết trình".

2 8 Kỹ năng Thuyết trình


Đặc điểm thính giả
Sử dụng bảng này khi chuẩn bị cho bài thuyết trình của bạn
Câu hỏi

Ghi chú

1. Ai là thính giả của bạn, và họ có quan hệ
gì với đề tài thuyết trình của bạn?
2. Họ đã biết gì về đề tài?
3. Tại sao họ cần phải biết?
4. Họ trơng đợi gì ở sự kiện lớn hơn? Hay ở
bài thuyết trình của bạn?
5. Họ biết gì về bạn? Họ cần biết gì thêm
khơng?
6. Họ có ý kiến gỉ về bạn hay về tổ chức
mà bạn đại diện?
7. Họ tự nguyện hay được yêu cầu dự buổi
thuyết trinh?8. Họ có khuynh hướng sẵn sàng tiếp nhận
thông tin? Nhiệt tỉnh? Lịch sự? Chống đối?
Lãnh đạm?
9. Có trở ngại, có chuyện trong quá khứ,
hay bất kỳ kỳ vọng nào khác bạn cần lưu ỷ?
10. Kỹ thuật thuyết trình nào có thể thu hút
sự chú ý của họ tốt nhất và truyền đạt ý
kiến của bạn một cách hiệu quả nhất? (ví

dụ: Diễn tả, kể chuyện “người thật việc
thật", dùng hình ảnh...?)

Kỹ năng Thuyết trình 2 9