MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ KỸ THUẬT TRONG DOANH NGHIỆP

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ KỸ
THUẬT TRONG DOANH NGHIỆP
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ, PHÂN LOẠI, YÊU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA
CÔNG TÁC VẬT TƯ- KỸ THUẬT.
1.Khái niệm, đặc điểm của vật tư kỹ thuật
Vật tư kỹ thuật hay còn gọi là vật tư đó là những sản phẩm của lao động bao
gồm nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó
đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật tư được tiêu
dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được
chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới.
2. Vai trò của vật tư kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp
đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển
hết sang giá trị thành phẩm.
Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh
hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật
liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất
lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng
cao chất lượng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật
liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn
bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động của
doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lưu động). Nếu xét về chi
phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lượng chi phí tương đối lớn trong
tổng chi phí quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu
không những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò
quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp.
3. Phân loại vật tư kỹ thuật
Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại và

mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc
quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại vật tư.
a. Căn cứ vào nhóm vật tư thuộc đối tượng lao động: vật tư được chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào
quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất như bông, sợi, quặng, gỗ...
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất như
thuốc nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu…
- Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng như than, củi, xăng dầu…Thực chất
nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối
với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tính
sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên liệu được tách
riêng thành một loại.
- Bán thành phẩm: là sản phẩm đã được hoàn thiện ở một số giai đoạn nhất
định theo tiêu chuẩn nhưng chưa được hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất cuối cùng.
- Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa
các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp.
b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật tư kỹ thuật chia thành vật
tư công dụng và vật tư chuyên ngành.
- Vật tư công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành như sắt, thép, len...
- Vật tư chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành, từng
doanh nghiệp như hóa chất, điện, than...
4. Nhiệm vụ của công tác vật tư kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu
tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián
đoạn hoặc không thể tiến hành được. Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật
liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực
hiện các nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật tư:
- Phải đảm bảo việc cung ứng vật tư kĩ thuật đúng tiến độ, số lượng , chủng

loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất.
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật tư
cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật tư, nhập, xuất
kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cáo tài
chính và quản lý doanh nghiệp.
- Giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư , kế hoạch sử
dụng vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời
báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời.
- Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật tư và triệt để thực hành tiết kiệm vật tư ảnh
hưởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hưởng đến việc giảm giá
thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
- Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ
đọng kém chất lượng của vật tư .
- Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật tư nhằm hạ giá thành
sản phẩm.
- Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật tư .
- Tham gia kiểm kê và đánh giá vật tư theo chế độ quy
định, lập báo cáo về vật tư phục vụ cho công tác quản lý.
5.Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật tư kĩ thuật
Để đúng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì các doanh
nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá
thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết
kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng
nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu,
thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng…
Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả
và tiết kiệm.
Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật tư kĩ thuật cho sản
xuất, phải đảm bảo về số lượng, chát lượng, chủng loại nhu cầu quy cách phẩm

chất của vật tư đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất của doanh
nghiệp.
Phải chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi khả
năng vật tư có sẵn, tích cực sử dụng vật tư thay thế, những vật tư khan hiếm hoặc
phải nhập khẩu.
Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế
của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế.
II.NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ - KĨ THUẬT.
1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật.
a. Khái niệm.
Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất
một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều kiện tổ
chức và kĩ thuật nhất định.
b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật.
Mức tiêu dùng được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu
phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức tiêu
dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật liệu
chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó bao
gồm:
- Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất
sản phẩm.
- Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn
sử dụng được và phế liệu bỏ đi.
+ Phế liệu còn sử dụng được chia thành hai loại: loại được dùng để sản xuất
ra chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác.
+ Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại được.
Lượng vật tư hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc sản
xuất sản phẩm.
Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính người ta căn cứ vào công thức

sau:
H = H
1
+ H
2
Trong đó: H
1
: là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần
túy có ích
H
2
là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính
chất công nghệ
H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính
Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn thất
của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
c. Ý nghĩa
Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu,
điều hòa, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng
đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau
và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch
cung ứng và sử dụng vật tư tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong
doanh nghiệp.
Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý,
kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo cho quá
trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.
Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ
sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn
lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý.

Định mức tiêu dùng vật tư là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân
viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra.
Định mức tiêu dùng vật tư là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học, kỹ
thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức
tiêu dùng vật tư còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua
hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp.
Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối với
cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức được rằng: định
mức tiêu dùng vật tư là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi
mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các
mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công
nhân không ngừng được nâng cao. Nếu không nhận thức được vấn đề này thì
ngược lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất.
1.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư
Các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư bao gồm:
a. Phương pháp thống kê kinh nghiệm.
Là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức tiêu
dùng vật tư của những thời kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ
vận dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhược điểm là chưa
thật sự khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trước.
Trong thực tế, phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng
sản xuất không ổn định.
b. Phương pháp thực nghiệm
Là phương pháp được tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện
trường. Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra
sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian.
Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược
điểm là chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức trong
chừng mực nhất định, phương pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí
nghiệm chưa phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này áp dụng cho các xí

nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm...
c. Phương pháp phân tích
Là phương pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó được coi là
phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất
của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân
tích toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao
nguyên vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức
sản xuất.
Về nội dung tiến hành, phương pháp phân tích được tiến hành qua ba bước:
- Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc
biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản
phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, chất
lượng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về
tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.
- Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh
hưởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về
công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
- Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng
và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.
2. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành
được đều đặn, liên tục thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu,
năng lượng, thiết bị máy móc... đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách
phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản
xuất sản phẩm được.
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng...mới tồn tại
được. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng...cho sản xuất là một tất yếu
khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội.
Đảm bảo lượng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động mạnh
mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng
Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất
ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất.
Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản
phẩm cả về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu
cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tư trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị.
Lượng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho
từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó tổng
hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định mức tiêu
dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm
mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch.
2.1.1. Tính lượng nguyên vật liệu cần dùng( V
cd
)
∑
=
−+
n
i
PdiPkixDviSixDvi
1
])()[(
Trong đó:
V
cd
lượng nguyên vật liệu cần dùng
Vcd =
S
i
số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch

D
vi
định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i
P
i
số lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
P
di
lượng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i
K
pi
tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
K
di
tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
2.1.2. Tính lượng nhiên liệu cần dùng
Để xác định lượng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác
định hệ số tính đổi( K)
K = N
700
0
Trong đó:
N nhiệt lượng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng
- Tính lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công thức.
NLcd = Dm x Si
Ki
Trong đó:
NL
cd
lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ

D
m
định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm
S
i
sản lượng sản phẩm loại i
K
i
hệ số tính đổi loại nhiên liệu i
- Lượng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức:
NLcd = Cs x Dns x Ghd x
Sm
Hn
Trong đó:
NL
cd
nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng
C
s
công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế
hoạch
D
m
định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất
trong một giờ
G
hd
số giờ hoạt động của máy
S
m

số máy hoạt động trong năm
H
n
hệ số sử dụng nhiên liệu có ích
- Lượng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nước được tính theo
công thức
NLcd = Sh (N
1
– N
2
)
7000h
dn
Trong đó:
NL
cd
lượng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn)
S
h
sản lượng hơi nước doanh nghiệp cần sản xuất( m
3
)
N
1
nhiệt hàm của hơi nước quá nhiệt (K
cal
)
N
2
nhiẹt hàm của hơi nước ban đầu( K

cal
)
H
dn
hệ số sử dụng nhiệt có hiệu quả của lò hơi
2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ
Trong điều kiện cơ chế thị trường, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu qủa kinh tế
cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự
trữ hợp lý vừa đảm bảo sự lien tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh
hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ nguyên vật liệu
hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu như chi phí về nhà
kho, bến bãi, chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật liệu giảm, do giá thị trường
giảm.
Nếu lượng dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo
quản. Đó lại là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đẩy giá bán hàng
lên cao, làm các doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu
lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trễ thời
hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất
khách hàng.