skkn một số BIỆN PHÁP để THỰC HIỆN tốt CÔNG tác văn PHÒNG tại TRƯỜNG THPT

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (728.16 KB, 25 trang )

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
TẠI TRƯỜNG THPT”

Lĩnh vực/ Mơn: Khác
Cấp học: THPT
Tên Tác giả: Vũ Thị Ngà
Đơn vị công tác: Trường THPT Lưu Hoàng
Chức vụ: Nhân viên văn thư

NĂM HỌC 2019-2020

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
MỤC LỤC
I. ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................. Trang 1
1. Lí do chọn đề tài ............................................................................... Trang 1
2. Mục đích nghiên cứu ........................................................................ Trang 1
3. Đối tượng và phạm vi đề tài ............................................................. Trang 2
4. Tính mới mẻ và cấp thiết của để tài ................................................. Trang 2
5. Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện ............................... Trang 3
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .................................................................. Trang 3
1. Nội dung lý luận ............................................................................... Trang 3
2. Thực trạng nghiên cứu ...................................................................... Trang 3
3. Các biện pháp để thực hiện ............................................................... Trang 6
3.1 Xây dựng kế hoạch năm học........................................................... Trang 6
3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ ........................................................... Trang 9

3.3 Quản lý, sắp xếp hồ sơ.................................................................... Trang 9
3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ .................................................... Trang 12
3.5 Hiệu quả nghiên cứu ....................................................................... Trang 13
III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ................................................. Trang 14
1. Kết luận ............................................................................................ Trang 14
2. Khuyến nghị ..................................................................................... Trang 15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lí do chọn đề tài
Đối với lĩnh vực giáo dục, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan
trọng hơn bao giờ hết. Hàng năm các nhà trường phải tiếp nhận và xử lí nhiều
loại văn bản khác nhau từ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT cũng như của các sở,
ban, ngành, các tập thể và cá nhân có liên quan. Với khối lượng cơng việc lớn
như vậy, để tránh quá tải cho công tác văn thư lưu trữ rất cần nhân viên văn
phịng có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thơng tin để tránh mất thời gian cho các
bên và nhất là đảm bảo tính an tồn, hiệu quả. Công việc của nhà trường được
tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, chính xác hay đại khái đều
do cơng tác văn phịng, cơng văn giấy tờ làm có tốt hay khơng, các loại hồ sơ
được lưu trữ có cẩn thận, có sắp xếp bài bản hay không. Các loại hồ sơ, sổ sách,
giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhà trường
để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của giáo viên
và học sinh. Chính bởi vậy, có thể khẳng định rằng: cơng tác văn phịng, văn thư
lưu trữ của nhà trường tốt sẽ có vai trị thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng
cơng tác quản lí của nhà trường, đưa các hoạt động diễn ra quy củ và đi vào nề
nếp để từ đó nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị thế của nhà
trường trong mắt các bậc phụ huynh học sinh và các nhà quản lí giáo dục.
2. Mục đích nghiên cứu.
Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo

quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn,
số lượng học sinh ngày càng nhiều (không chỉ là vài trăm học sinh mà cả nghìn
học sinh), số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng tăng lên theo mức tỉ lệ
thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở rộng …điều đó cũng
đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phịng cũng tăng lên đáng kể.
Rất nhiều người làm cơng tác văn phòng trong nhà trường bị quá tải trong công
việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt các loại
cơng văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà trường
và gây áp lực cho bản thân. Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn thư
lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời
gian và công sức dù cho khối lượng cơng việc có nhiều đi chăng nữa.
Với thực tế gắn bó với cơng tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường
cấp THPT được 07 năm, tơi nhận thấy văn phịng nhà trường là nơi thực hiện rất
nhiều các công tác liên quan đến thủ tục hành chính. Đó vừa là nơi giao dịch các
công việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhà
trường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế
hoạch công tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt…
Trong quá trình trực tiếp làm việc, tơi đã tích lũy được một số kinh
nghiệm trong cơng tác văn thư sao cho vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho các bên liên quan trong đó có
cả chính mình.
Có thể so sánh văn phịng nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại
số liệu trong nhiều năm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên
quan đến số tài liệu đó như hàng ngày tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến bằng
Page 1/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
văn bản hoặc qua email của các cấp gửi về để thực hiện, hoặc có thể học sinh đã
ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học bạ, hoặc có thể phụ huynh

học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học giữa năm cho con em mình,
.…cho đến các thủ tục, công văn liên quan đến năm học hiện hành, định kì hàng
tuần, hàng tháng. Muốn thực hiện được tốt chức năng thơng tin đó, nhân viên
văn phịng phải có khả năng xử lý thơng tin, phân bổ sắp xếp hợp lí hồ sơ, thời
gian và ghi nhớ tốt giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày thuận lợi nhanh
chóng kịp thời bản thân khơng ngập trong giấy tờ và áp lực công việc.
Phạm vi hoạt động của văn phịng rất rộng, nhưng từ tình hình thực tiễn
trên tôi xin chia sẻ đôi điều về kinh nghiệm quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tại
văn phòng trường học tôi đang công tác – một ngôi trường có hơn một nghìn
học sinh và gần một trăm cán bộ giáo viên công nhân viên với mong muốn các
bạn đồng nghiệp có thể thực hiện nhiệm vụ được phân cơng một cách nhanh
chóng và hiệu quả hơn.
Tơi cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý cũng như chia sẻ của các bạn
đồng nghiệp về công tác này.
3. Đối tượng và phạm vi đề tài
Như trên đã viết, công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong trường học
chia thành rất nhiều mảng với nhiều hoạt động và cách thức thực hiện khác
nhau. Trong sáng kiến kinh nghiệm lần này, tôi chỉ hướng đến chia sẻ những
kinh nghiệm thiết thực mình đã tích lũy được trong q trình làm việc trên lĩnh
vực: quản lý, sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tại văn phòng nhà trường sao cho
hợp lí, tiện ích với khả năng tìm kiếm nhanh, tránh mất nhiều thời gian công sức
mà vẫn đảm bảo độ an tồn và cả tính bí mật.
Những kinh nghiệm này được tơi đúc rút trong q trình 7 năm công tác.
Thông qua đề tài “Một số biện pháp để thực hiện tốt cơng tác văn phịng ở
trường THPT”, tơi mong muốn những chia sẻ về cơng việc của mình có thể giúp
ích phần nào cho các bạn đồng nghiệp để cùng nâng cao hiệu quả, hoàn thành
tốt trách nhiệm được giao, phần nào tránh được những áp lực không đáng có và
hi vọng chúng ta sẽ yêu nghề mà mình đã chọn lựa.
4.Tính mới mẻ, cấp thiết của đề tài.
Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp để thực hiện tốt cơng tác

văn phịng trong trường THPT” thể hiện rõ sự hưởng ứng theo chủ trương của
Đảng và Nhà nước đưa ra trong việc đổi mới quản lí và cải cách hành chính ở
nước ta, loại bỏ những thao tác thừa không cần thiết trong thủ tục hồ sơ, giấy tờ,
tránh mất thời gian và công sức cho các bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến
công tác chung vì “nặng bệnh giấy tờ”.
Những chia sẻ trong sáng kiến kinh nghiệm có tính thực tiễn cao, bởi bản
thân người viết đã có thời gian 7 năm gắn bó với cơng việc văn thư lưu trữ trong
nhà trường. Trong q trình làm việc, tơi đã rút ra được những bài học cần thiết
cho bản thân và thực sự thấy có hiệu quả trong những lần làm việc sau.
Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh các phương pháp quản lý,
sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống còn chú trọng
đến việc vận dụng công nghệ thông tin, các phần mềm máy tính phục vụ cho
cơng tác với những thao tác đơn giản, dễ dàng thực hiện
Page 2/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
5. Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện.
- Khảo sát thực tế.
- Lập quy trình thu thập, phân loại.
- Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần.
- Thời gian thực hiện trong năm học 2019-2020.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1.Nội dung lý luận.
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải
có cơng tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý,
phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thơng tin bên ngồi và nội bộ, trợ giúp
lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận
chuyên đảm nhiệm các hoạt động nói trên được gọi là văn phịng.
Văn phịng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này
thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập
văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng
cơng ty…) cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng
hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ trong nhà trường là một hoạt động
liên quan đến các thủ tục hành chính gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như:
quản lý hồ sơ, thu nhận, xử lý, lưu trữ, sắp xếp, báo cáo, thơng tin...Hành chính
văn phịng trong nhà trường chính xác là một chức năng quan trọng để tạo sự
thuận lợi và đảm bảo các bộ phận khác hoạt động trôi chảy.
2. Thực trạng nghiên cứu.
Chức năng chính của văn phịng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng
trong điều hành hoạt động các lĩnh vực trong nhà trường. Cho đến thời điểm này
chưa có một văn bản nào quy định cụ thể số đầu việc mà bộ phân văn phòng,
văn thư lưu trữ phải thực hiện trong q trình cơng tác. Từ thực tế làm việc và
gắn bó với nghề, tôi đúc rút ra được các chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu của
bộ phận văn phịng nhà trường như sau:

Nhận công văn đi và công văn đến, ghi vào sổ theo quy định và trình lên
cho Hiệu trưởng xử lí, giúp hiệu trưởng lưu trữ cơng văn đi và đến. Các công
văn này sẽ được sao, in gửi từng đơn vị, cá nhân thực hiện và bản gốc lưu trữ
trong văn phịng nhà trường. Văn phịng có trách nhiệm theo dõi và báo cáo thời
hạn thực thi và những cơng văn chưa hồn thành, cần giải quyết cho đúng tiến
độ.

Trong thời buổi công nghệ thông tin hiện đại, tất cả các trường học đều có
địa chỉ hịm thư điện tử riêng (email), văn phịng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm

tra hộp thư đến để nắm bắt những chỉ đạo mới một cách kịp thời và báo cáo với
Ban giám hiệu để nhận chỉ đạo thực hiện. Công tác này được tiến hành đều đặn

Page 3/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu hịm thư điện tử của nhà trường để
đảm bảo tính an tồn của thơng tin.

Với các văn bản và hướng dẫn chung có tính cơng khai nên in ấn và treo
vào bảng tin công tác để tất cả cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm
bắt thực hiện đúng. Ngoài ra để tiết kiệm thời gian và chi phí, trường của tơi đã
đăng kí một tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán bộ giáo viên, công nhân
viên nhà trường (ai cũng biết mật khẩu để tiện cho việc tra cứu bất cứ lúc nào,
có thể download về máy tính cá nhân để tiện sử dụng)

Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết
định, cơng văn, thơng báo, tờ trình, kế hoạch,...khi được sự phân cơng của ban
giám hiệu, vào sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.

Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của ban giám hiệu như: đề
và đáp án các bài kiểm tra học kì thuộc các bộ môn, bản tự đánh giá cá nhân cho
cán bộ giáo viên công nhân viên hàng tháng,...

Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như:
tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi THPT quốc gia,...

Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường
thơng qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các

giấy tờ theo quy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp
nhận của cơ sở giáo dục...

Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác
khi hiệu trưởng yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng
người được ban giám hiệu phân cơng

Quản lí các loại con dấu của nhà trường, khơng được mang con dấu ra
ngồi nhà trường, không được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu,chỉ đóng
vào văn bản khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (khơng đóng dấu khống) .

Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, giấy chứng
nhận tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp THPT và phát cho học sinh đúng quy trình khi
tới hạn.

Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến công tác
giảng dạy và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ điểm chính các lớp,
học bạ theo từng lớp.

Lưu giữ và bảo quản hệ thống các văn bản, hồ sơ, sổ sách từ những năm
trước như sổ ghi đầu bài, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ sinh hoạt nhóm
chun mơn...

Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy, cơng
tác văn phịng, văn thư lưu trữ trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng
mà rất phức tạp và phong phú. Nếu không khéo léo và có kinh nghiệm xử lí chắc

Page 4/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
chắn sẽ ln ngập trong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm
chí có nhiều trường hợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn
không như mong muốn.
Trong những năm trước đây, đã có thời gian cơng tác văn phịng, văn thư
lưu trữ trong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này
và coi đây là một hoạt động khơng quan trọng nên khơng bố trí nhân viên có
chun trách mà chỉ phân công các giáo viên kiêm nhiệm (cũng vì một số
nguyên nhân khác). Một số nhân viên làm cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ
cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu tư thời
gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ
sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ không được quy củ thậm
chí nhiều nơi cịn lộn xộn, thiếu ngăn nắp. Điều này có ảnh hưởng lớn đến q
trình làm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Trong những năm gần đây công tác văn thư, văn phòng ở các nhà trường
đã được quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ
đạo. Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, hoạt động của cơng tác
văn phịng, văn thư nhà trường cũng dần dần có tác phong chun nghiệp.
Trong q trình cơng tác tại nhà trường, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng,
văn thư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau:
a.Thuận lợi
Cơng tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, cơng tác thủ tục hành
chính nói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn cách thức thực hiện.
Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để
củng cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ giáo viên, cơng nhân viên nhà trường rất đồn kết, có tinh thần
trách nhiệm cao trong cơng tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm
vụ được giao.
Cơ sở vật chất kĩ thuật của nhà trường ngày càng được trang bị tồn diện và

hiện đại hơn.
Văn phịng được chú trọng đầu tư hơn trước về cơ sở vật chất, có địa điểm làm
việc riêng với đầy đủ các máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy
photocopy…và hệ thống tủ hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp.
b. Khó khăn
 Với số lượng hơn một nghìn học sinh và hơn 70 cán bộ giáo viên công nhân
viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều. Đặc biệt trong những thời gian
cao điểm của năm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn
bị hồ sơ thi THPT quốc gia nên đơi lúc khơng tránh khỏi hiện tượng q tải.
 Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc
trật trội . Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều,
các tủ hồ sơ đã đến mức q tải nên rất cần có một phịng riêng biệt lưu giữ hồ
sơ cho an toàn và tránh ẩm ướt, mối mọt.
 Số lượng các tủ hồ sơ nhiều nhưng đều đã cũ hỏng do mua quá lâu, tuổi thọ
cao phải chắp vá lại nên khả năng sử dụng không cao.
Page 5/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
 Khối lượng cơng việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên văn thư mức
lương còn quá thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào ảnh hưởng
đến chất lượng cơng việc.
3. Các biện pháp để thực hiện.
Như trên đã chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng nhà
trường rất nhiều bao quát mọi hoạt động của nhà trường cả về phía học sinh lẫn
cán bộ giáo viên, cơng nhân viên. Tuy nhiên trong sáng kiến kinh nghiệm này,
tôi xin chia sẻ với các bạn đồng nghiệp một số kinh nghiệm đúc rút được trong
quá trình làm việc sao cho công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thực hiện
trôi chảy, nhẹ nhàng hơn ở phương diện: quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ
các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ.

3.1. Xây dựng kế hoạch năm học
Do đặc thù cơng việc của văn phịng khối lượng công việc rất nhiều và đa
dạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học
căn cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời
gian hợp lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Kế hoạch năm học 2019-2020
SỞ GD&ĐT HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG

Số:

/KH-THPTLH

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2020

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
NĂM HỌC 2019-2020
Căn cứ vào Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm học
2019-2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội;
Căn cứ tình hình thực tế và chức năng nhiệm vụ của nhân viên Văn thư
trường THPT Lưu Hồng;
Trường THPT Lưu Hồng xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư - lưu trữ
năm học 2019-2020, cụ thể như sau:
I. NHIỆM VỤ:
1. Nhiệm vụ trọng tâm:
- Nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trị, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ cũng như giá trị tài liệu lưu trữ đối với viên chức của Nhà trường.
- Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư - lưu trữ của trường có nề nếp tốt

và thực hiện đúng quy định về nghiệp vụ.
2. Nhiệm vụ cụ thể:
- Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm học 2019-2020, dự kiến hoạt
động cụ thể cho từng tháng.
- Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, năm cụ thể (tại văn phòng).
- Quản lý hồ sơ học sinh: Học bạ, sổ điểm, sổ đăng bộ, bằng tốt nghiệp, hồ sơ
học sinh đầu cấp, học sinh chuyển đi - đến.

Page 6/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
- Quản lý, cập nhật thông tin hồ sơ công chức cán bộ, giáo viên, nhân viên.
- Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn đi - đến.
- Thực hiện công tác lưu trữ.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:
1. Chỉ đạo thực hiện:
- Ngay từ đầu năm học, BGH nhà trường chỉ đạo tới nhân viên Văn thư nhà
trường thực hiện công tác văn thư - lưu trữ theo đúng quy định.
- Nhân viên Văn thư nhà trường xây dựng kế hoạch hoạt động nghiệp vụ trình
BGH phê duyệt.
- Chủ động thực hiện chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định và được BGH
tư vấn về công tác này.
2. Công tác văn thư:
2.1. Soạn thảo văn bản:
- Thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Cập nhật thường xuyên các văn bản mới có liên quan đến cơng tác.
- Việc soạn thảo các văn bản phải đúng thể thức, phát hành các văn bản
hạn chế tối đa những thiếu sót.

2.2. Quản lý văn bản đi - đến:
- Lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định.
- Thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đi - đến, cụ thể:
Văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành của
văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi.
Văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Cập nhật thông tin, văn bản trên trang Website, Email của Sở GD&ĐT Hà Nội
để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày.
- Xây dựng hệ thống thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà trường trên
máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết.
2.3. Quản lý con dấu:
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
3. Cơng tác lưu trữ:
- Lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và chính xác.
- Cơng văn đi được lưu trữ bản gốc tại văn thư và người phụ trách công việc.
- Công văn đến được lưu trữ bản gốc tại văn phòng và gửi cho cán bộ, giáo viên,
nhân viên có liên quan đến cơng việc thực hiện. Lập sổ theo dõi tiến độ giải quyết
công văn đến. Riêng cơng văn đến qua mạng thì được lưu trữ trên máy thành các file
sắp xếp theo số trong tháng.
Page 7/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
- Nhân viên Văn thư lập danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm, triển khai tới các bộ phận
phụ trách để lập hồ sơ trong quá trình làm việc.
- Cuối năm, tất cả các bộ phận thu thập, sắp xếp, hoàn thiện và nộp hồ sơ vào lưu trữ
nhà trường.
4. Một số công việc khác:
- Lập kế hoạch tuần căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường.
- Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển đi đến.
- Quản lý hồ sơ học sinh: học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp, …
- Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, chính xác.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời.
- Lập báo cáo thống kê, chất lượng học sinh… chính xác, kịp thời.
- Làm tốt cơng tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các giải pháp thực hiện
tốt các nhiệm vụ hành chính văn phịng nhà trường.
III. CƠNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG:
GHI
THÁNG
NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG
CHÚ
- Giúp Hiệu trưởng lên kế hoạch tuyển sinh và làm các biểu
7/2019 mẫu liên quan đến công tác tuyển sinh.
- Trực tuyển sinh, làm các báo cáo về công tác tuyển sinh.
- Quản lý số liệu học sinh đầu năm học.
- Cập nhật sổ theo dõi học sinh chuyển đi - chuyển đến trong
hè.
8/2019
- Cập nhật sổ đăng bộ học sinh, sổ quản lí giáo viên.
- Hồn thành các báo cáo đầu năm.
- Nhận, phát hồ sơ sổ sách chuyên môn tới giáo viên.
- Tiếp tục nắm lại sĩ số cập nhật vào sổ theo dõi, sổ đăng bộ,

phần mềm quản lý học sinh.
- Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo cáo
9/2019 khảo sát chất lượng đầu năm học.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cho cơng
tác khai giảng năm học mới.
- Sắp xếp lại học bạ của các khối lớp toàn trường.
- Cập nhật sổ theo dõi học sinh, cấp phát bằng cho học sinh.
10/2019 - Rà soát, kiểm tra, sắp xếp việc quản lý văn bản đi-đến theo
đúng quy định.
- Phối hợp với các bộ phận trong nhà trường chuẩn bị cho
ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11.
11/2019
- Sắp xếp hồ sơ học sinh, bằng tốt nghiệp, sổ cấp phát bằng.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ.
- Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I.
- Chuẩn bị sơ kết học kỳ I.
12/2019 - Hoàn thành các báo cáo sơ kết học kỳ I
- Cùng các bộ phận rà soát, thu thập, bổ sung văn bản vào hồ
sơ nộp vào lưu trữ nhà trường.
Page 8/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội

01/2020

2/2020

3/2020
4/2020

5/2020

6/2020

- Lập danh mục hồ sơ.
- Lập các sổ sách theo quy định về công tác văn thư - lưu trữ.
- Triển khai danh mục hồ sơ tới các bộ phận có liên quan để
tiến hành lập hồ sơ công việc.
- Nghỉ Tết.
- Hướng dẫn các bộ phận lưu hồ sơ trong quá trình giải quyết
công việc.
- Cập nhật sổ theo dõi văn bản đi-đến.
- Lập kế hoạch chỉnh lý hồ sơ.
- Tiến hành chỉnh lý, bổ sung văn bản vào hồ sơ lưu.
- Sắp xếp, bổ sung văn bản cho công tác lưu trữ.
- Hồn thành dữ liệu về thơng tin của học sinh.
- Chuẩn bị dữ liệu tốt nghiệp THPT Quốc gia.
- Chuẩn bị cho cơng tác thi học kỳ II.
- Hồn thành các báo cáo (báo cáo tháng, báo cáo tổng kết
học kỳ II - cả năm, thống kê chất lượng cuối năm học, hồ sơ
trường…).
- Chuẩn bị học bạ, các hồ sơ biễu mẫu liên quan đến tốt
nghiệp THPT Quốc gia.
- Chuẩn bị cho công tác thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT.
- Hoàn thiện các loại hồ sơ.

Trên là kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của Văn thư trường THPT Lưu Hoàng năm
học 2019-2020.
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG
- Sở GD&ĐT;
- BGH ;
- Lưu VT (05b).
Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho cơng tác văn phịng ln
chủ động giải quyết cơng việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân
phối thời gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc cũng như là sót việc
vì vậy cơng việc luôn được giải quyết thông suốt và hiệu quả.
3.2. Dự kiến lập danh mục hồ sơ
Trong một năm học văn phịng nhà trường nhận rất nhiều cơng văn từ các
nguồn khác nhau như văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử...vì vậy, cần
phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại các hồ sơ về các phòng ban và
các mảng lĩnh vực khác nhau thuận lợi trong q trình giải quyết cơng việc và
lưu trữ tài liệu.
Cán bộ văn phòng nhà trường phải nắm rõ các loại hồ sơ thuộc chuyên
trách của bộ phận mình, phải nắm được đặc điểm của từng văn bản, tài liệu để
phân vào các hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của hồ sơ đó.
3.3. Quản lý, sắp xếp hồ sơ

Page 9/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
Sau đây, tơi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu
trữ một số loại hồ sơ mang tính đặc thù trong trường THPT.
- Quản lý công văn đi, đến
+ Đối với công văn đi
Các Công văn gửi cho các cơ quan trọng và ngoài nhà trường do các bộ
phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường
phê duyệt cho ban hành, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành.

Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả,
ngữ pháp….
Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi
số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi.
Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí
mật đúng theo qui định.
Khi đóng dấu, tơi đã đảm bảo theo quy định: chỉ đóng dấu khi có chữ ký của
thủ trưởng (khơng đóng dấu khống).
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận
vào sổ.
+ Đối với công văn đến:
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường
thực hiện kịp thời, có hiệu quả cơng tác quản lý nhà trường và phối
hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi. Do
vậy, việc quản lý cơng văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.
Khi nhận cơng văn đến, tơi đóng dấu đến vào sổ cơng văn đến sau đó trình ngay
cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong, tơi sao in bản chính để
lưu tại văn phòng và bản sao gửi cho các bộ phận và cá nhân có liên quan thực
hiện.
*Lập hồ sơ công việc: bước tiếp theo là lập hồ sơ công việc bản gốc của
công văn đến và công văn đi được lưu tại văn phịng tơi chia về theo hồ sơ: Ví
dụ năm học 2018-2019 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học
sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ
sơ về công tác viết sáng kiến kinh nghệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi
THPT quốc gia,.....
ví dụ: đối với hồ sơ tuyển sinh bao gồm các văn bản tài liệu sau:
Tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan tới công tác tuyển sinh vào một cặp file
và lưu theo từng năm học: hồ sơ lưu bao gồm:
+ Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên về công tác tuyển sinh

+ Kế hoạch tuyển sinh
+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh
+ Biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh
+ Báo cáo công tác tuyển sinh
+ Danh sách học sinh trúng tuyển
+ Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân của
phụ huynh học sinh

Page
10/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
Khi lập hồ sơ cơng việc giúp cán bộ nhân viên nắm được thành phần, nội
dung, khối lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết cơng việc, từ đó
biết được phải xây dựng, ban hành các văn bản và các bước triển khai để giải
quyết công việc được giao; giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
qua được lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm
thời gian và cơng sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề
được trọn vẹn.
- Quản lý sổ chuyển đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh
* Đối với hồ sơ chuyển đi:
Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho con thì việc đầu
tiên là tôi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không
mất nhiều thời gian đi lại sau đó tiếp nhận hồ sơ chuyển đi thì phải kiểm tra đầy
đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm:
+ Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận của Ban giám hiệu của
trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường.
+ Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó cần phải
có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp

người đứng tên trên hồ sơ khơng thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho
người đến rút và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người
được ủy quyền.
Sau khi văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì tiến hành nhập thơng tin vào quyển sổ
chuyển đi và cho ký xác nhận, sau đó tập hợp và lưu vào hồ sơ chuyển trường
của năm học đó.
* Đối với sổ chuyển đến:
Hồ sơ và thủ tục chuyển đến bao gồm:
+ Đối với hồ sơ nộp cũng cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy
giới thiệu.
+ Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân
chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến
Sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì văn phịng nhận và cũng nhập vào sổ chuyển
đến của nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối
cùng là chia học bạ về lớp mà Ban giám hiệu đã phân sau đó tập hợp hồ sơ lưu
vào hồ sơ chuyển đến của năm học đó.
Các loại sổ theo dõi này được xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xun nên
tơi đã bố trí các loại hồ sơ này vào tủ hồ sơ số 1 ngay ngăn đầu tiên để tiện cho
quá trình làm việc. Các loại sổ sách này cần được theo dõi và điền đầy đủ thông
tin một cách cập nhật, kịp thời. Khi rà sốt các thơng tin, để tránh sai sót cần
dành hẳn một khung thời gian nhất định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để
các công việc khác xen giữa tránh phân tâm và những nhầm lẫn không đáng có.
* Sổ theo dõi sĩ số học sinh:
Cuốn sổ này nhằm mục đích để theo dõi biến động về sĩ số học sinh của từng
tháng căn cứ vào đó để biết hàng tháng học sinh nào chuyển đến, học sinh nào
chuyển đi và học sinh nào nghỉ dài hạn. Đây là căn cứ để báo cáo cho Ban giám
hiệu nhà trường và căn cứ vào đó nhà trường có kế hoạch điều chỉnh và cũng là
căn cứ số liệu để báo cáo lên cấp trên khi có yêu cầu.
Page
11/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
- Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ của học sinh
* Đối với sổ điểm:
Hiện nay đã áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học mới in sổ
điểm để lưu. Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm cơng tác văn phịng phải
thường xun nhắc nhở giáo viên thực hiện việc điểm danh vào điểm đúng quy
định của Sở GD & ĐT Hà Nội.
Cuối mỗi tháng thực hiện việc kiểm tra nhận xét việc thực hiện quản lí, điểm
danh học sinh và vào điểm của giáo viên và giáo viên chủ nhiệm trình với Ban
giám hiệu.
*Quản lý sổ đầu bài:
Sổ ghi đầu bài lưu giữ theo quy định, vào cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu
bài của tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp
sổ đầu bài văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí.
*Quản lý học bạ:
Học bạ là hồ sơ vô cùng quan trọng vì ngồi sổ điểm thì đây là căn cứ để xác
minh về kết quả quá trình học tập tại trường cả về học lực lẫn hạnh kiểm vì vậy
việc lưu giữ bảo quản cũng phải hết sức cẩn thận.
Khi cho giáo viên mượn để vào điểm hoặc ghi thông tin của học sinh thì phải có
ký nhận mượn, khi trả lại thì phải kiểm tra đầy đủ học bạ mới cho ký trả
Kiểm tra việc vào điểm, chữ ký của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm. Đối
với học sinh nghỉ học cần lấy ra và lưu vào tập hồ sơ riêng
Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các giáo viên chủ
nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm đã sửa chữa
những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ
và sau khi có kết quả thì tơi lại yêu cầu giáo viên vào điểm thi lại. Việc cuối
cùng khi kết thúc năm học khi Ban giám hiệu đã ký duyệt thì tiến hành đóng dấu
xác nhận, dấu giáp lai vào sổ.

* Đối với sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ:
Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận được Sở GD&ĐT cấp văn thư phải
vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thơng tin.
Có lịch trả bằng cụ thể và được dán cơng khai tại phịng văn phịng để
giáo viên phụ huynh tiện liên hệ công tác
Yêu cầu đối với người khi đến lấy bằng phải có đầy đủ giấy tờ chứng
minh sau đó ghi số chứng minh nhân dân và có ký xác nhận vào sổ cấp bằng đầy
đủ mới cấp bằng.
Ngồi ra cuối năm, tơi sẽ thống kê số lượng bằng đã trả và bằng tồn lại,
với công việc này làm căn cứ vào số liệu đã thống kê để báo cáo cho cấp trên
khi có yêu cầu và thuận lợi cho việc quản lý văn bằng chứng chỉ hiệu quả.
3.4. Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ.
- Bảo quản, lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu bằng giấy.
Các loại hồ sơ lưu trữ từ những năm trước được lưu tại văn phòng nhà
trường bao gồm: sổ sinh hoạt chuyên môn, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ ghi
đầu bài, bài thi học kì I và học kì II các mơn. Các loại sổ sách này có số lượng
lớn vì theo đầu lớp và đầu giáo viên, cán bộ công nhân viên nên mỗi loại, tôi sắp
xếp một tủ riêng biệt có ghi tên loại hồ sơ bên ngoài cánh tủ.
Page
12/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
Mỗi khi cần, mỗi tủ có một chìa khóa riêng, sắp xếp theo thứ tự abc và
các năm học theo phía từ trong ra ngồi nên rất dễ tìm và khơng để xảy ra tình
trạng mất mát, thất lạc.
- Bảo quản, lưu trữ văn bản tài liệu trên máy tính.
Ngồi việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu bằng
giấy tơi cịn ứng dụng cơng nghệ thơng tin với các phần mềm quản lí hồ sơ từ
winword, excel,. Các văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan cấp trên tôi

đều lưu thành từng file hồ sơ về các vấn đề và sự việc có liên quan đến nhau
trong một năm học để tiện tra cứu và sử dụng. Tôi đặt tên file thành các hồ sơ
như sau: Hồ sơ về hồ sơ nhân sự, hồ sơ về nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh
chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về
công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển
sinh.....
Ví dụ file hồ sơ về cơng tác viết SKKN năm học 2019-2020 như sau:
Hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020
+ Văn bản hướng dẫn
+ Công văn hướng dẫn của Sở GD & ĐT
.......................................
+ Văn bản đi
+ Kế hoạch
+ Quyết định thành lập hội đồng chấm SK
+ Danh sách đăng ký đề tài SKKN
+ Biên bản chấm SKKN
+ Kết quả chấm SKKN
Việc lưu văn bản đến thành các file thành hồ sơ như vậy khi cần sử dụng
đến cơng văn hay biểu mẫu thì lấy ra rất dễ dàng và nhanh chóng mà khơng cần
phải mở mail để tìm kiếm rất mất thời gian bởi vì hàng ngày có rất nhiều văn
bản chỉ đạo từ các cấp khác nhau gửi đến nếu muốn tìm kiếm một văn bản từ
tuần trước, tháng trước thì rất khó khăn trong việc tìm kiếm và mất nhiều thời
gian cịn bây giờ chỉ cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau đó mở file cần tìm
kiếm và rất nhanh chóng, tơi đã có thể lấy văn bản cần sử dụng và hoàn thành
nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3.5. Hiệu quả nghiên cứu.
Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
+ Bộ phận văn thư gặp rất nhiều khó khăn trong việc tra cứu, sắp xếp, lưu trữ
văn bản, tài liệu và hồ sơ, sổ sách ....
+ Các loại hồ sơ văn bản chỉ để tập trung một bó khơng được phân loại theo

từng hồ sơ công việc riêng nên việc tra cứu tài liệu rất khó khăn và mất nhiều
thời gian và cũng khó khăn cho công tác lưu trữ tài liệu.
Sau khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
Sau mấy năm gắn bó với cơng việc văn phịng, quen dần với những hồ sơ,
giấy tờ, sổ sách trong trường học và tích cực dành thời gian phân loại, sắp xếp
hồ sơ ngay từ lúc ban đầu, tơi có nhiều thời gian hơn, khơng cịn bị công việc
dồn dập nữa. Cách phân loại hồ sơ sổ sách trực quan ngay từ bìa từng quyển đã
giúp tôi và các đồng nghiệp tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Đối với các tài
Page
13/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
liệu đã sắp xếp trên máy, việc tìm kiếm, sữa chữa và sử dụng lại càng đơn giản,
chỉ cần một tổ hợp phím Ctrl + F, tơi đã có thể nhanh chóng tìm được văn bản
cần thiết.
Việc làm gì lúc ban đầu cũng cần thời gian, nếu chúng ta tập trung làm
việc và chịu khó sắp xếp cơng việc ngay từ lúc ban đầu thì về sau mọi thứ sẽ
nhàn và đỡ tốn thời gian hơn rất nhiều.
Từ khi áp dụng những kinh nghiệm trên bản thân nhận thấy đạt một số kết quả
sau:
- Công việc trong năm học được lên kế hoạch rõ ràng hàng ngày, hàng
tuần, hàng tháng phải hồn thành cơng việc gì và làm những cơng việc gì vì vậy,
bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong cơng việc, xử lý cơng
việc trơi chảy và nhanh chóng, chính xác.
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận
lợi trong công việc hàng ngày, tất cả các văn bản đi đến được lập thành các hồ
sơ công việc thuận lợi cho cơng tác lưu trữ.
- Giúp Ban giám hiệu hồn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định.
- Bản thân cũng ln ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.

III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1. Kết luận
Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay việc
cải cách và hiện đại hóa cơng tác văn thư có vai trị hết sức quan trọng trong
việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong
công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường lớp.
Thực hiện tốt các biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý hồ sơ văn
phịng sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin thông suốt cho mọi hoạt động
quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường nâng cao hiệu xuất công
việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay
Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác
văn thư phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học
trên cơ sở qui định chung của nhà nước.
Do đó việc kế hoạch hóa cơng tác văn thư là cần thiết, có kế hoạch hóa
mới khơng bỏ sót cơng việc và mới tránh được tình trạng có lúc q bận, lại có
lúc q rỗi, các lọai thơng tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng
được các yêu cầu của Ban giám hiệu
Qua thực tế trong công tác văn thư phải thực hiện sát sao cùng với khâu
kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ cịn thiếu cho
hồn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư về cách thức ghi
chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định.
Được sự quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám
hiệu, giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ
theo công tác chuyên mơn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ
sung hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phịng có u cầu.

Page
14/15

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
Nói chung để thực hiện tốt công tác văn thư trong trường THCS là một
công việc địi hỏi người làm cơng tác văn thư phải tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và
ngăn nắp và phải có tâm nghề nghiệp để đảm bảo bí mật cơ quan, tổ chức.
2. Đề xuất khuyến nghị:
Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện
có hiệu quả thì ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, máy
móc, trang thiết bị phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay
nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác
văn thư và lưu trữ hồ sơ.
Cần thường xuyên mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng
cho các trường học tập về chuyên mơn nghiệp vụ.
Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn đối với cán bộ làm
công tác văn thư, văn phịng an tâm cơng tác.
Trên đây là một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phịng trong
trường trung học phổ thơng, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn
tuy nhiên vẫn cịn nhiều mặt hạn chế rất vì vậy rất mong được sự xem xét, bổ
sung và sự góp ý.
BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
TRƯỚC KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
- Việc sắp xếp hồ sơ, sổ sách cịn lộn
xơn, chưa ngăn nắp, khoa học. Khó
khăn trong việc tra tìm. Việc tìm kiếm
các văn bản lưu có giá trị để sử dụng
mất nhiều thời gian.
- Cịn lúng túng, nóng vội trong xử lý
văn bản, tài liệu để giải quyết cơng
việc, chưa hình thành thói quen ngăn
nắp, cẩn thận khi lưu và sắp xếp văn

bản, tài liệu.
- Các Công văn, Quyết định, Báo cáo,
các giấy tờ khác liên quan đến việc
nhận hồ sơ, sổ sách, có giá trị sử dụng
không được bảo quản theo đúng quy
định của người làm cơng tác lưu trữ,
cịn chưa đóng thành quyển và chưa rõ
ràng về các năm và nội dung người
nhận.

Page
15/15

SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
- Việc sắp xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ
văn bản đi, văn bản đến ngăn nắp,
khoa học đúng quy định. Biết ứng
dụng công nghệ thông tin trong công
việc, cập nhật văn bản chỉ đạo kịp
thời, nhanh chóng.
- Xử lí cơng việc trơi chảy, đúng thời
gian, việc soạn thảo văn bản nhanh,
đúng quy định. Lưu văn bản, tìm
kiếm văn bản nhanh chóng.
Hồ sơ sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ
thống, khoa học (Tủ đựng hồ sơ, tài
liệu). Giấy tờ có liên quan được
đóng thành quyển và theo từng năm,
từng vụ việc, tạo điều kiện thuận lợi
trong cơng việc hàng ngày.Giúp lãnh

đạo hồn thành nhiệm vụ trong công
tác quản lý và dạy học theo đúng
thời gian quy định.

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội: về Luật
lưu trữ
2. Thông tư 01/2011/TT-BNV: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về cơng tác văn thư
4. Các trang Web của Bộ GD&ĐT, Bộ Nội vụ.

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU KHẢO SÁT TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học 2019-2020

- Tên đề tài: “ Một số biện pháp để thực hiện tốt cơng tác văn phịng
trong trường THPT”.
- Lĩnh vực: Nhân viên
- Cấp: THPT

- Tên tác giả: Vũ Thị Ngà
- Chức vụ: Nhân viên văn thư
HIỆU QUẢ NGHIÊN CỨU
+ Đối với giáo viên, nhân viên nhà trường.
Trước khi thực hiện đề tài
Sau khi thực hiện đề tài
- Việc mượn, học bạ vẫn cịn tình trạng -Việc mượn trả rất đơn giản, giáo chỉ
rơi, thất lạc nên việc vào điểm cho học cần mở ngăn tủ theo khối lớp .
sinh vẫn còn bị nhầm.
- Học bạ được xếp ngay ngắn theo thứ
- Có tâm lý lo sợ khi bị thất lạc học bạ tự A-Z khớp với danh sách học sinh
hoặc sai sót.
nên việc vào điểm sẽ được dễ dàng,
nhanh chóng và hạn chế tối đa tình
trạng sai sót.
- Mỗi lần mượn sổ, học bạ mất rất - Khơng mất thời gian cho việc tìm
nhiều thời gian cho việc bới, tìm kiếm. kiếm.
- Chưa đến cuối năm học thì các quyển - Việc tra cứu dễ dàng vì các loại sổ
sổ điểm, sổ ghi đầu bài nhiều cuốn đã sách đã được dán gáy bằng băng dính
bị bong bìa hoặc quăn, rách các gáy sổ. mầu phân biệt theo từng khối,
- Trường THPT Lưu Hoàng với số - Khơng khí làm việc trong phịng ln
lượng giáo viên đơng nên khi việc tìm thống, mát, giáo viên khơng cịn sợ
kiếm sổ sách lâu sẽ bị ùn tắc, nhiều tâm lý phải chờ đợi nữa.
người phải chờ đợi dẫn đến khơng khí
làm việc của phịng văn thư ln ln
trở thành điểm “nóng”.
+ Đối với nhân viên văn thư nhà trường:
Trước khi thực hiện đề tài
Sau khi thực hiện đề tài

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
- Ln có tâm lý mệt mỏi, căng thẳng - Ln được n tâm vì tất cả hồ sơ, sổ
với số lượng công việc chồng chéo.
sách đều sắp xếp khoa học, ngăn nắp
và được bảo quản lưu trữ theo đúng
quy trình.
- Mỗi lần có giáo viên mượn hồ sơ - Luôn sẵn sàng cho việc mượn, tra
phải mất thời gian tìm kiếm.
cứu hồ sơ.
- Khi có đợt kiểm tra của Sở, của Cụm - Nếu có những đợt kiểm tra đột xuất
rất vất vả trong việc sắp xếp.
thì khơng cịn tâm lý lo sợ phải sắp xếp
hồ sơ.
Người thực hiện

Vũ Thị Ngà

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội
TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG
TỔ: VĂN PHỊNG

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ CỦA TỔ CHUYÊN MÔN
VỀ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2019 - 2020
I. Thông tin chung
- Họ và tên tác giả: Vũ Thị Ngà

- Chức vụ: Nhân viên văn thư
- Tổ: Văn phòng
- Tên đề tài: “Một số giải pháp để thực hiện tốt cơng tác văn phịng trường
THPT”.
- Đối tượng áp dụng, triển khai: Cơng tác văn phịng tại Trường THPT
- Thành phần dự: Các thành viên tổ hành chính
III. Nội dung:
1. Thực trạng công việc trước khi đề xuất sáng kiến kinh nghiệm và sự cần thiết
cải tiến công việc:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Báo cáo các giải pháp của sáng kiến kinh nghiệm:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Kết quả thực tế đạt được (so với khi chưa áp dụng):
.................................................................................................................................

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Ý kiến phản biện, thẩm định, đánh giá, xếp loại của thành viên Tổ chun
mơn:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
5. Khả năng tiếp tục duy trì, phát triển mở rộng:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Xác nhận của đơn vị

Tổ Trường
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Thị Thủy

Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2020
Người thực hiện

Vũ Thị Ngà

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội

PHỤ LỤC 3

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN CHẤM VÀ XÉT DUYỆT
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Tác giả : Vũ Thị Ngà
Đơn vị : Trường THPT
Tên SKKN : “ Một số biện pháp để thực hiện tốt cơng tác văn phịng tại Trường
THPT”.
Mơn (hoặc Lĩnh vực): Nhân viên

TT
I

Nội dung
Điểm hình thức (2 điểm)

I.1 Trình bày đúng qui định (Văn bản SKKN được in
(font unicode, cỡ chữ 14, dãn dịng 1.2, đóng quyển
(đóng bìa, dán gáy,...) (1 điểm).
I.2 Kết cấu hợp lý: Gồm 3 phần chính (đặt vấn đề, giải
quyết vấn đề, kết luận và khuyến nghị) (1 điểm).

II

Điểm nội dung (18 điểm)

Đặt vấn đề (2 điểm)
Nêu lý do chọn vấn đề mang tính cấp thiết (1
điểm);
Nói rõ thời gian, đối tượng, phạm vi nghiên cứu
(0,5 điểm);
Có số liệu khảo sát trước khi thực hiện giải pháp
(0,5 điểm).
II.2 Giải quyết vấn đề (14 điểm)
Nêu tên SKKN, tên các giải pháp phù hợp với
nội hàm (1 điểm);
Nói rõ tác dụng của từng giải pháp (1 điểm);
Cách làm của mỗi giải pháp thể hiện tính mới,
tính sáng tạo (4 điểm).
Giải pháp phù hợp với thực tiễn của mỗi đơn vị
và đối tượng nghiên cứu, áp dụng (2 điểm);
Nêu ví dụ tường minh cho từng giải pháp cụ thể
(2 điểm);
Có thể áp dụng được ở nhiều đơn vị (0,5 điểm);
II.1

Điểm

Nhận xét

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
Nội dung

TT

Điểm

Nhận xét

Nội dung đảm bảo tính khoa học, chính xác (1,5
điểm);
Có các minh chứng cụ thể: phiếu khảo sát chất
lượng trước và sau khi thực hiện các giải pháp ứng
dụng (1 điểm), biên bản thẩm định của tổ chuyên
môn liên quan đến SKKN (0,5 điểm);
Khái quát hóa các giải pháp đã nêu (0,5 điểm).
II.3 Kết luận và khuyến nghị (2 điểm)
Có số liệu khảo sát sau khi thực hiện giải pháp (0,5
điểm);
Có bảng so sánh đối chiếu số liệu trước và sau khi
thực hiện các giải pháp của SKKN (0,5 điểm);
Khẳng định được hiệu quả mà mỗi SKKN mang lại
(0,5 điểm);
Khuyến nghị và đề xuất với các cấp quản lý về các
vấn đề có liên quan đến áp dụng và phổ biến SKKN
(0,5 điểm).
TỔNG ĐIỂM

Đánh giá của Ban chấm (Ghi tóm tắt những đánh giá chính):
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................

- Sinh ngày: 19/08/1984
- Chức vụ: Nhân viên Văn thư
- Đơn vị: Trường THPT LƯU HỒNG
- Tổ : Văn phịng
- Họ và tên cán bộ thẩm định: Lê Thị Thủy
- Chức vụ: Tổ trưởng tổ Văn phòng
1/ Nhận xét về nội dung của sáng kiến kinh nghiệm:
- Có đối tượng nghiên cứu mới
- Có sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc, giải pháp phù hợp
- Có đề xuất hướng nghiên cứu mới
- Có cơ sở cho thấy SKKN đã tạo hiệu quả cao hơn, đáng tin, đáng khen (phân
biệt SKKN chưa áp dụng và đã áp dụng)
- Có phương pháp nghiên cứu, cải tiến phù hợp với nghiệp vụ và tổ chức hiện có
của đơn vị
- Trình bày SKKN dễ hiểu, có logic.
- Có thể áp dụng SKKN rộng rãi.
- Hình thức trình bày SKKN theo quy định.
2/ Kết quả xếp loại sáng kiến kinh nghiệm:
Loại A
;
Loại B
Loại C
;
Loại D
Người thẩm định

Lê Thị Thủy

skkn một số BIỆN PHÁP để THỰC HIỆN tốt CÔNG tác văn PHÒNG tại TRƯỜNG THPT

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về