THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY
THUỐC LÁ THĂNG LONG
I. Tổ chức bộ máy kế toán.
1. Hình thức tổ chức công tác kế toán.
Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của của
nhà máy, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác
kế toán của nhà máy đều được tập trung tại phòng Tài Vụ của nhà máy, các bộ
phận thuộc các phân xưởng, kho không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân
viên thống kê làm nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế,
cuối tháng lập chỉ tiêu số lượng gửi về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công
việc hạch toán.
Chính nhờ áp dụng hình thức kế toán tập trung đã đảm bảo sự lãnh đạo tập
trung thống nhất của công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi để phân công lao
động và chuyên môn hoá nghiệp vụ cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật vào
công tác kế toán.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ là thực hiện và kiểm tra toàn bộ
công tác kế toán, thống kê trong phạm vi nhà máy, giúp giám đốc tổ chức thông tin
kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế. Đồng thời, bộ máy kế toán còn hướng dẫn
chỉ đạo và kiểm tra công tác ghi chép ban đầu được thực hiện ở các phân xưởng,
kho trong nhà máy.
Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống
nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các
bộ phận kế toán, đồng thời phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản
lý, yêu cầu và trình độ quản lý, bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức theo sơ
đồ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long (sơ đồ 5).
Bộ máy kế toán của nhà máy được biên chế 13 người với những nhiệm vụ
cụ thể:
+ 1 trưởng phòng
+ 1 phó phòng
+ 1 thủ quỹ

+ 2 kỹ sư tin học
+ 8 kế toán viên phần hành
3. Nhiệm vụ các phần hành
+ Trưởng phòng (kế toán trưởng): Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước
về mọi mặt hoạt động của phòng cũng như các hoạt dộng của nhà máy có liên quan
đến công tác kế toán tài chính. Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn toàn bộ công
tác kế toán, thống kê trong nhà máy: đảm bảo thực hiện chính sách chế độ về công
tác tài chính kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp các quỹ
của nhà máy.
+ Phó phòng: giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt cho trưởng phòng giải
quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trưởng
phòng các phân nhiệm được phân công, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi
phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, kế
toán các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, kế toán các khoản kinh phí
trích nộp cho Tổng Công ty.
+ Kế toán thanh toán với người bán và kế toán xây dựng cơ bản: chịu trách
nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các loại vật tư qua các hợp đồng mua vật tư.
Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán, theo dõi các khoản
nợ với người bán, kiểm tra dự toán các công trình và các hạng mục công trình về
xây dựng cơ bản, đảm bảo nguyên tắc, thủ tục, trình tự về xây dựng cơ bản theo
đúng quy định của Nhà nước.
+ Kế toán thanh toán với người mua: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho
thành phẩm về mặt số lượng. Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng,
giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng,
theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị. Thực hiện mua
hàng thanh toán chậm của khách hàng, kiểm tra các khoản thanh toán cho khách
hàng, thực hiện việc kiểm kê hàng tháng. Hạch toán chi tiết tình hình thanh toán
trong nội bộ với bên ngoài.
+ Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư các loại vật tư
trong nhà máy (kho vật liệu, kho cơ khí, kho vật tư nông nghiệp, kho phế liệu),

thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định của Nhà nước.
+ Kế toán nguyên vật liệu chính và kế toán thanh toán tạm ứng: chịu trách
nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả nguyên liệu lá thuốc lá thông qua các hợp đồng,
theo dõi về tình hình tự trồng nguyên liệu lá thuốc lá thông qua các hợp đồng với
chủ đầu tư. Theo dõi các khoản công nợ với người bán nguyên liệu, tình hình nhập,
xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định, thực hiện trích quỹ
đầu tư theo quy định, kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán
các khoản tạm ứng.
+ Kế toán tài sản cố định (TSCĐ), các khoản phải trả, phải thu, kế toán vật
liệu xây dựng: Theo dõi TSCĐ cố định hiện có cũng như tình hình tăng giảm
TSCĐ trong nhà máy về đối tượng sử dụng, nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn, giá
trị còn lại. Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn vào đối tượng
sử dụng, thực hiện việc kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định; Theo dõi chi
tiết các khoản phải thu, phải trả, theo dõi nhập, xuất, tồn vật liệu xây dựng.
+ Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn: Thanh toán tiền
lương, các khoản tiền thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của
giám đốc. Thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định, theo dõi
việc trích lập và sử dụng các quỹ lương của nhà máy, thanh toán các thu chi của
công đoàn.
+ Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: kiểm tra tính hợp pháp của các
chứng từ khi lập phiếu thu chi, cùng với thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu số dư tồn quỹ,
sổ sách và thực tế, theo dõi các khoản ký quỹ.
+ Cán bộ theo dõi, đôn đốc các khoản công nợ trả chậm, khó đòi và kế toán
tiền gửi Ngân hàng: cùng với kế toán thanh toán với người mua và các phòng
nghiệp vụ có liên quan đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi. Soạn thảo các
văn bản liên quan tới công nợ trả chậm khó đòi. Làm việc với cơ quan pháp luật để
thu hồi các khoản công nợ trả chậm khó đòi, cùng với các phòng ban liên quan
tham gia việc định giá tài sản thế chấp. Giao dịch với Ngân hàng về các khoản
thanh toán qua ngân hàng của nhà máy, làm các thủ tục vay ngân hàng và theo dõi
trả nợ tiền vay.

+ Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của
nhà máy, thực hiện việc kiểm kê đột xuất và định kỳ theo quy định, quản lý các hồ
sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị như tiền và các khoản ký
quỹ của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng chậm trả của các khách hàng.
Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt.
+ Tin học: chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các thiết bị tin học, cài đặt
hướng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc, kiểm tra
việc sử dụng máy vi tính bảo mật theo quy định.
I. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
1. Hình thức tổ chức sổ kế toán
+ Hệ thống tài khoản được sử dụng
Hệ thống tài khoản nhà máy do Tổng công ty thuốc lá Việt Nam ban hành
được xây dựng dựa trên “Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” do bộ tài chính
ban hành theo quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 tuân thủ
theo các tài khoản cấp 1 và cấp 2, và chi tiết theo đặc điểm của ngành, tài khoản
ngoài bảng cân đối chỉ sử dụng TK 009.
Ví dụ: Những tài khoản kế toán cấp 1 nhà máy đang sử dụng: TK 111, 112,
113, 141, 152, 153, 154, 211, 214, 311, 333, 334, 335, 411, 414, 415, 416, 431,
632, 641, 642, 711, 911...
+ Hệ thống chứng từ được sử dụng.
Hệ thống chứng từ mà nhà máy đang sử dụng tương đối đầy đủ, được thiết
kế theo đúng chế độ. Các loại sổ kế toán tổng hợp, các bảng kê, bảng phân bổ, Sổ
(thẻ) chi tiết theo dõi hàng ngày được kế toán mở và tiến hành ghi sổ theo đúng trật
tự quy định. Hệ thống sổ sách chứng từ gồm có:
Chứng từ gốc.
Nhật ký chứng từ: 1, 2, 4, 5, 7, 10...
Sổ cái.
Ngoài ra kế toán còn mở sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, hàng
quý lập các loại báo cáo định kỳ.
Báo cáo tài chính: Hàng tháng kế toán nhà máy lập các báo cáo tài chính quý

sau luỹ kế luỹ trước. Các báo có tài chính được gửi lên cho cơ quan cấp trên, cơ
quan chủ quản, cơ quan thuế, thống kê... để báo cáo kết quả kinh doanh và tình
hình thực hiện chỉ tiêu, nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Các loại báo cáo được sử dụng tại nhà máy là:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Ngoài ra nhà máy còn sử dụng một số loại báo cáo theo yêu cầu của cấp
trên.
Hình thức sổ kế toán.
Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức sổ “Nhật ký chứng từ”. Đây là
hình thức phù hợp với nhà máy và nó đang được áp dụng phổ biến ở các cơ quan,
xí nghiệp toàn miền Bắc. Với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán
chi tiết làm giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, thực hiện
kiểm tra đối chiếu số liệu thường xuyên, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán,
rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý.
Trình tự ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau (Sơ đồ 6)
. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, lấy số liệu trực
tiếp vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì
hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, vào các bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng
chuyển số liệu từ bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang
tính chất phân bố chứng từ, chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong
các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả từ các bảng phân bổ ghi vào các bảng
kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
. Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên các nhật ký chứng từ và cả sổ kế
toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các
nhật ký chứng từ để vào sổ cái.

. Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi
trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết
và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ,
bảng kê tổng hợp chi tiết được dùng lập báo cáo tài chính.

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê
Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính








ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu
Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
+ Các chế độ kế toán áp dụng tại nhà máy như sau:
. Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12.
. Đơn vị sử dụng ghi chép kế toán: VNĐ
. Phương pháp kế toán TSCĐ đều theo thời gian. Tỷ lệ khấu hao tỷ lệ với
từng loại TSCĐ được thực hiện theo QĐ/1062 của Bộ Tài Chính.
. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kế toán nhà máy sử dụng phương
pháp kê khai thường xuyên để tiến hành hạch toán đối với hàng tồn kho.
. Kế toán nguyên vật liệu xuất dùng được tính theo giá bình quân gia quyền

cuối kỳ dự trữ.
. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư.
. Việc áp dụng phương pháp tính thuế: nhà máy đang áp dụng phương pháp
tính thuế giá trị giá tăng theo phương pháp khấu trừ.
2. Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
Tổ chức công tác kế toán là công việc tổ chức điều hành cụ thể từng phần
việc kế toán một cách khoa học, hợp lý để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và yêu cầu
kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý, yêu cầu của chế
độ, thể lệ kế toán hiện hành của Nhà nước và ngành chủ quản. Tổ chức kế toán của
công ty được thể hiện cụ thể ở các công việc sau: Kế toán tài sản cố định; kế toán
mua vật tư và thanh toán với nhà cung cấp; kế toán lao động và tiền lương; kế toán
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; kế toán thành phẩm, hàng hoá, tiêu thụ
và thanh toán với người mua.
1.1Kế toán tài sản cố định.
Nhà máy sử dụng các loại chứng từ sau:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ-BB): chứng từ này được sử
dụng trong trường hợp giao nhận tài sản tăng do mua ngoài, do xây dựng cơ bản
bàn giao...
+ Thẻ TSCĐ (MS 02-TSCĐ-BB).
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ-BB): dùng để ghi chép các nghiệp
vụ thanh lý và nhượng bán TSCĐ.
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04-TSCĐ-HD):
là biên bản theo dõi số lượng sửa chữa lớn hoàn thành kể cả sửa chữa nâng cấp.
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 05-TSCĐ-HD): theo dõi việc đánh giá
lại TSCĐ.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao.
Sổ chi tiết TSCĐ của nhà máy: nhà máy dùng sổ chi tiết theo mẫu 1 theo quy
định của bộ tài chính (sổ TSCĐ dùng chung cho toàn nhà máy). Sổ này được mở
cho cả năm, căn cứ vào cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ thuật. Số

lượng sổ mở tuỳ thuộc vào chủng loại tài sản của doanh nghiệp.
NguyênGiá tài sản tăng trong kỳ
Hạch toán tổng hợp: kế toán TSCĐ tổ chức theo dõi ghi chép chính xác, kịp
thời về số lượng, giá trị TSCĐ, tính toán và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ vào
chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ do Nhà nước qui định
Quá trình tăng, giảm TSCĐ được thể hiện qua các sơ đồ7, sơ đồ 8.
Tk 111,112,341... Tk 211,213
Thanh toán ngay( kể cả phí tổn mới)
Tk 1332
Thuế VAT được khấu trừ
Tk 331
Trả tiền người bán Phải trả người bán
Tk 411
Nhận cấp phát, nhận tặng thưởng
Đầu tư bằng vốn chủ sở hữu Tk 414, 431..

Tk 412...
Các trường hợp tăng khác
Nguyêngiátàisảncốđịnh giảmdo nhượngbán,thanh lý
Các khoản thuliên quan đếnnhượng bán, thanh lý
Chứng từ gốc
Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ số 9 Sổ thẻ kế toán chi tiết 5
Sổ cái TK 211
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng quát tăng TSCĐ do mua sắm, do XDCB bàn giao...
TK 211 , 213 TK 214
SD xxx Giá trị hao mòn
TK 821
Giá trị còn lại

TK 111 , 112, 331 ...
Các chi phí liên quan đến
nhượng bán, thanh lý
TK 721 TK 111 , 112 , 152 , 131...

TK 33311
Thuế VAT
phải nộp
Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do nhượng bán thanh lý
Do nhà máy áp dụng hình thức nhật ký chứng từ (NKCT), sổ tổng hợp là các
sổ nhật ký chứng từ số 9, bảng kê số 4, sổ cái các tài khoản 211, 214.
Khái quát trình tự ghi chép sổ kế toán TSCĐ được thể hiện qua sơ đồ 9:
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ
Hàng ngày, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận
tài sản cố định, biên bản kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định...) khi phát sinh các
nghiệp vụ kinh tế về tăng, giảm TSCĐ ghi vào thẻ tài sản cố định hoặc sổ chi tiết
cuối năm.
Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tài sản cố định lên sổ nhật ký
chứng từ số 9. Cuối quý khoá sổ nhật ký chứng từ số 9, xác định số phát sinh bên
có tài khoản 211 và ghi nợ các tài khoản có liên quan.
2.2 Kế toán tiền lương- bảo hiểm xã hội:
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
+ Chứng từ lao động bao gồm: các chứng từ theo dõi cơ cấu lao động (các
quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu lao động: quyết định bổ nhiệm, tuyển
dụng, bãi nhiệm, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức...),
chứng từ hạch toán thời gian lao động (bảng chấm công), chứng từ hạch toán kết
quả lao động (phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoán, phiếu báo làm thêm
giờ, biên bản kiểm tra chất lượng công việc hoàn thành...).
+ Chứng từ tiền lương và các khoản thu nhập phải trả cho người lao động:

bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán tiền lương cho
từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban trong đó ghi rõ các khoản
lương sản phẩm, lương thời gian, phụ cấp, các khoản khấu trừ...
Tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trả lương theo các hình thức sau:
+ Trả lương theo thời gian: áp dụng đối với các phòng ban, nhà ăn, tổ vệ
sinh, tổ xe đạp là các công nhân viên lao động gián tiếp. Với hình thức này kế toán
sử dụng “ Bảng chấm công” được lập riêng cho từng phòng ban, từng bộ phận.
Trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ của từng người do một người chịu trách
nhiệm ghi hàng ngày.

tÕ thùc xC«ng
26
sè HÖ x 000 144. x BLCV
l­ong TiÒn =
Trong đó:
BLCV: Bậc lương công việc
Hiện nay hệ số nhà máy đang áp dụng là 3,5
+ Trả lương theo sản phẩm: áp dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất ở
các phân xưởng. Trong đó, phân xưởng sợi sản phẩm hoàn thành là sợi thuốc lá
tính theo kg, còn phân xưởng bao mềm và phân xưởng bao cứng sản phẩm hoàn
thành là bao thuốc lá. Quỹ tiền lương được lập trên cơ sở đơn giá tiền lương sản
phẩm nhân với khối lượng sản phẩm hoàn thành. Sản phẩm hoàn thành khác nhau
đơn giá tiền lương khác nhau. Các phân xưởng sử dụng nhiều loại máy khác nhau
và mỗi loại máy có định mức lao động, định mức sản phẩm riêng. Do đó đơn giá
tiền lương tính cho từng mác thuốc là khác nhau. Hàng tháng nhân viên thống kê
căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng kê số lượng sản phẩm
hoàn thành để lập bảng tính tiền lương cho phân xưởng.
Hệ thống sổ sách Nhà máy Thuốc lá Thăng Long sử dụng:
+ Sổ chi tiết: sổ chi tiết TK 334, 338.
+ Sổ tổng hợp: Các sổ phản ánh các khoản phải trả bao gồm: bảng phân bổ

số 1 (bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội), bảng kê 4, 5, nhật ký chứng từ
số 7. Sổ phản ánh các khoản thanh toán: nhật ký chứng từ số 1 (ghi Có TK 111 đối
ứng Nợ TK 334, 338), số 7 (theo dõi Có TK 334 đối ứng nợ TK 338).
Hạch toán tổng hợp.
Việc hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên được thể hiện qua
sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên.