Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán và xây dựng phần mềm kế toán cho cục địa chất và khoáng sản việt nam

Bộ giáo dục và đào tạo
Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
-----------------------------------

Luận văn thạc sỹ khoa học
Ngành : Quản trị kinh doanh

Phân tích khả năng ứng dụng
tin học trong công tác kế toán và xây
dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất
và khoáng sản Việt Nam

Vũ Văn Thắng

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn ái Đoàn

Hà nội - 2006


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 1

Mục lục
Trang
Lời mở đầu ........................................................................................................ 3
Chương I. Cơ sở lý thuyết về công tác kế toán và tin học hoá trong công tác kế
toán ...................................................................................................... 5
1.1.
Kế toán và vai trò của nó trong quá trình quản lý doanh nghiệp ........ 5
1.1.1. Khái niệm và đối tượng của kế toán.................................................... 5

1.1.2. Vai trò và chức năng của kế toán trong quá trình quản lý DN ........... 6
1.2.
Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp ......... 9
1.2.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN ..................................................... 9
1.2.2. Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN ........................................................ 10
1.2.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN ............................ 11
1.3.
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN ................................... 11
1.3.1. HƯ thèng c¸c cÊp dù to¸n ................................................................. 11
1.3.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vÞ HCSN ...................... 12
1.3.3. Néi dung chđ u cđa tỉ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 13
1.3.3.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu ................................................... 13
1.3.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ............................................... 14
1.3.3.3. Lựa chọn hình thức kế toán ............................................................... 15
1.4.
Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong quản lý ....................... 24
1.4.1. Một số khái niệm cơ bản về công nghệ thông tin ............................. 24
1.4.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý ................................. 25
Chương II. Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của
Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam ............................................ 27
2.1.
Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán ở nước ta hiện nay.. 27
2.1.1. Một số đặc điểm của sản phẩm phần mềm kế toán trên thị trường ở
nước ta ............................................................................................... 27
2.1.2. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác kế toán ở nước ta .................................................. 32
2.2.
Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất
và Khoáng sản Việt Nam ................................................................. 38

Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

2.2.1.

Trang 2

Đặc điểm tổ chức và hoạt động sản xuất của Cục Địa chất và
Khoáng sản Việt nam ....................................................................... 38
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và khả năng ứng dụng tin học
trong công tác kế toán của Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam .. 44
Chương III. Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và khoáng sản
Việt Nam ........................................................................................... 49
3.1.
Các bước cơ bản khi thực hiện kế toán máy ..................................... 49
3.2.
Phân tích thiết kế chương trình ......................................................... 49
3.2.1. Phân tích thiết kế cơ sở dữ liƯu ........................................................ 50
3.2.2. Ph©n tÝch thiÕt kÕ hƯ thèng menu ..................................................... 52
3.2.3. Phân tích thiết kế các bảng nhập liệu ............................................... 52
3.2.3.1. Phân tích thiết kế màn hình nhập số dư đầu kỳ ................................ 52
3.2.3.2. Phân tích thiết kế màn hình nhập số phát sinh trong kỳ .................. 55
3.2.4. Phân tích thiết kế mẫu sổ kế toán và báo cáo kế toán ....................... 57
3.3.
Nội dung phần mềm .......................................................................... 59
3.3.1. Soạn thảo tập tin chương trình chính................................................. 59
3.3.2. Xây dựng hệ thống Menu .................................................................. 64
3.3.3. Giải pháp tạo mới, mở cơ sở dữ liệu ................................................ 65
3.3.4. Chương trình chọn tháng thực hiện ................................................... 69
3.3.5. Xây dựng Cơ sở dữ liệu cho chương trình kế toán ........................... 70

3.3.5.1. Xây dựng các bảng ............................................................................ 70
3.3.5.2. Xây khung nhìn ................................................................................. 72
3.3.6. Xây dựng lớp các thanh công cụ và màn hình giao diện ................. 73
3.3.6.1. Xây dựng lớp các thanh công cụ ...................................................... 73
3.3.6.2. Xây dựng các các màn hình giao diện cho chương trình .................. 76
3.4.
Kiểm định chạy thử chương trình ................................................... 111
3.4.1. Nhập số dư đầu năm ........................................................................ 111
3.4.2. Nhập chứng từ ph¸t sinh trong kú ................................................... 112
3.4.3. KÕt xt c¸c sỉ và báo cáo kế toán ................................................. 116
3.4.4. Kết chuyển số dư từ năm trước sang năm sau ................................. 116
Kết luận ........................................................................................................ 118
Tài liệu tham khảo ........................................................................................ 120


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 3

Mở đầu
Quản lý kinh tế là một trong những công việc khó khăn phức tạp nhất
trong các lĩnh vực hoạt động của con người. C.Mác đà từng coi việc xuất hiện
của hoạt động quản lý như một dạng hoạt động đặc thù của con người gắn liền
với sự phân công và hiệp tác lao động.
Quản lý kinh tế có ảnh hưởng trùc tiÕp ®Õn ®êi sèng kinh tÕ - x· héi và
do đời sống kinh tế - xà hội đòi hỏi. Những năm qua, cùng với sự phát triển
nhanh chóng của khoa học và công nghệ, nền kinh tế nước ta có những bước
phát triển vượt bậc. Muốn quản lý kinh tế đạt hiệu quả, không thể chỉ sử dụng
những kinh nghiệm thu được từ thực tiễn, những cách làm theo lối mòn mà
phải nắm bắt vận dụng những kiến thức khoa học trong quản lý, những thành

tựu của công nghệ thông tin đà mang lại, như vậy mới đáp ứng được những
yêu cầu đòi hỏi của sự phát triển kinh tế trong điều kiện hiện nay.
Xuất phát từ vai trò quan träng cđa viƯc øng dơng C«ng nghƯ th«ng tin
trong quản lý kinh tế, từ yêu cầu cấp thiết, tính đặc thù của ngành Địa chất khi
chuyển sang đơn vị Hành chính sự nghiệp theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP,
thông tư 71/2006/TT-BTC và thực hiện theo chế độ kế toán hành chính sự
nghiệp theo Quyết định 19/2006/QĐ/BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính.
Bằng những kiến thức đà được học ở trường kết hợp với thực tế công tác tại
Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam, Luận văn thạc sĩ với đề tài Phân tích
khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán và xây dựng phần mềm
kế toán cho Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam thực hiện với hy vọng
đóng góp những cơ sở lý luận cho công tác này để áp dụng vào thực tiễn,
nhằm góp phần hoàn thiện công tác Kế toán tại cho các đơn vị thuộc Cục Địa
chất và khoáng sản Việt nam.
2. Mục tiêu của đề tài


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 4

Luận văn được nghiên cứu nhằm giải quyết các vấn đề sau :
Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán trong ngành
Địa chất, những đòi hỏi cấp bách phải có phần mềm kế toán khi chuyển sang
chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;
Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và Khoáng sản Việt
Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài lấy công tác kế toán trong ngành Địa chất và khoáng sản Việt
Nam làm đối tượng nghiên cứu.

Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong ngành Địa chất, chế độ kế toán áp
dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp, các văn bản của Bộ Tài nguyên và Môi
trường, Bộ Tài chính bổ sung chế độ kế toán đơn vị có thu Địa chất.
4. Phương pháp nghiên cứu cơ bản
Nghiên cứu khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán, chế độ
kế toán áp dụng cho Ngành địa chất trên cơ sở đó để phân tích, thiết kế xây
dựng phần mềm kế toán.
5. Kết cấu của luận văn
Luận văn được thiết kế ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn
được xây dựng thành ba chương :
Chương 1 : Cơ sở lý thuyết về công tác kế toán và tin học hoá trong
công tác kế toán.
Chương 2 : Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán
của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
Chương 3 : Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và khoáng
sản Việt Nam.


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 5

Chương I
Cơ sở lý thuyết về công tác kế toán và tin học hoá
trong công tác kế toán
1.1. Kế toán và vai trò của nó trong quá trình quản lý doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm và đối tượng của kế toán
Kế toán là một công cụ quản lý, dùng để ghi nhận, đo lường, đánh giá và
kiểm tra hoạt động của các tỉ chøc kinh tÕ cịng nh­ toµn bé nỊn kinh tế quốc
dân. Nó là một trong những công cụ quản lý quan trọng, vì nó cung cấp thông

tin kinh tế - tài chính để định hướng phát triển và can thiệp vào hoạt động của
các tổ chức trong mối quan hệ với các ngành trong nền kinh tế quốc dân, để
đảm bảo sự phát triển của toàn bộ kinh tế.
Kế toán là một môn khoa học thuộc các môn khoa học kinh tế, nó nghiên
cứu các quá trình tái sản xuất sản phẩm xà hội, trong các giai đoạn: sản xuất
sản phẩm xà hội, phân phối, trao đổi và tiêu dùng một phần sản phẩm này,
trước hết dưới hình thái tiền tệ (hoặc theo đơn vị đo lường hiện vật hay thời
gian lao động), trong các tổ chức kinh doanh, dự toán hay các tổ chức khác
(các đơn vị kinh tế thuộc nền kinh tế quốc dân), với mục đích để thu thập các
thông tin cần thiết cho quản lý - cho viƯc lËp vµ kiĨm tra thùc hiƯn kÕ hoạch.
Theo nghĩa hẹp, đối tượng của kế toán là vốn và sự tuần hoàn vốn kinh
doanh trong quá trình tái sản xuất sản phẩm xà hội.
Như vậy, kế toán ghi nhận, đo lường, đánh giá và kiểm tra hoạt động trong
mỗi tổ chức thực hiện quá trình tái sản xuất. Kế toán phản ánh và tổng hợp các
số liệu về các yếu tố và các nghiệp vụ kinh doanh, theo dõi và nghiên cứu các
đối tượng của mình, phục chế thông tin về thực trạng vốn cho hoạt động, những
đặc trưng và các kết quả của các quá trình kinh doanh, đó là phản ánh tái sản
xuất sản phẩm xà héi.


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 6

Kế toán được hiểu là một hệ thống thông tin có mục đích, được sắp xếp
theo một cơ cấu logíc có hệ thống và toàn diện, được sử dụng để nghi nhận, đo
lường, đánh giá và kiểm tra hoạt động của các tổ chức thuộc cơ cấu của nền kinh
tế quốc dân.
1.1.2. Vai trò và chức năng của kế toán trong quá trình quản lý doanh
nghiệp.

Mục đích của kế toán là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính,
tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một đơn vị thuộc nền kinh tế quốc
dân, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người sử dụng, đó là: các
nhà đầu tư, những người cung cấp tín dụng, các nhà phân tích tài chính, các
cơ quan nhà nước và các nhà quản trị doanh nghiệp, trong việc đưa ra các
quyết định kinh tế.
Các thông tin này được cung cấp ở những góc độ tổng hợp và chi tiết
khác nhau, tuỳ theo đối tượng được phản ánh là phạm vi toµn tỉ chøc (tỉ chøc
kinh doanh, tỉ chøc dù toán, các tổ chức khác) hay ở phạm vi từng bộ phận
trong cơ cấu của mỗi tổ chức này.
Thông tin cung cấp cho số đông người sử dụng ở bên ngoài đơn vị kinh tế
thuộc phạm vi kế toán tài chính, thông tin cung cấp cho ban lÃnh đạo và các
nhà quản trị của đơn vị kinh tế thuộc phạm vi của kế toán quản trị.
Như vậy, theo yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
kế toán được phân thành hai bộ phận độc lập tương đối, nhưng chúng có mối
quan hệ với nhau: kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính là bé phËn kÕ to¸n ghi nhËn, gi¸m s¸t, kiĨm tra một
cách liên tục, có hệ thống các hoạt động của mỗi tổ chức, dưới hình thức giá
trị, trên góc độ: Sự hình thành và sự vận động của vốn và kết quả hoạt động
trong một thời kỳ nhất định, để cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 7

về tình hình tài chính, tình hình hoạt động và các lng tiỊn cđa mét tỉ chøc
thc nỊn kinh tÕ qc dân (KTQD).
Kế toán quản trị là bộ phận kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
một cách chi tiết, cụ thể về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh, phục

vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện
và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh trong nội bộ một doanh
nghiệp hay hoạt động trong một tổ chức khác.
Thông tin của kế toán là kết quả của việc ghi nhận, đo lường, đánh giá và
kiểm tra hoạt động trong mỗi tổ chức thực hiện quá trình tái sản xuất, được sử
dụng trong tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.
Kế toán có chức năng sau đây:
Một là, chức năng thông tin: Với chức năng này, kế toán phản ánh mặt
lượng và đặc trưng về mặt chất thực trạng thực tiễn hoạt động của đối tượng
được quản lý (mỗi tổ chức của nền KTQD). Thông tin do kế toán cung cấp,
được sử dụng để quản lý nền KTQD nói chung và quản lý từng tổ chức thuộc
nền KTQD nói riêng. Vì các thông tin này giúp cho chủ thể quản lý nhận thức
được về hoạt động, thực trạng của đối tượng quản lý, trên cơ sở đó phân tích
hoạt động này và so sánh kết quả đạt được với mục tiêu do hệ thống quản lý
đặt ra và đánh giá kết quả hoạt động và thực trạng thực tiễn của đối tượng
quản lý.
Kế toán phản ánh thực trạng về đối tượng được quản lý thông qua những
thông tin được thể hiện dưới dạng là các chỉ tiêu kinh tế được lựa chọn có cơ
sở khoa học, đặc trưng hoạt động của mỗi đối tượng được quản lý trong nỊn
kinh tÕ qc d©n. NghÜa vơ cđa kÕ toán là cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của
quản lý thông tin về các quá trình hoạt động và các sự kiện của đối tượng được
quản lý, và phản ánh các quá trình và các sự kiện này trên cơ sở các số liệu


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 8

lượng hoá của kế toán, có thể đặc trưng tính mục đích và chất lượng của
chúng.

Hai là, chức năng kiểm tra, bao gåm rÊt nhiỊu phÇn nhiƯm vơ nh­: kiĨm
tra thùc hiện kế hoạch, kiểm tra tính mục đích của các nghiệp vụ hoạt động,
căn cứ pháp lý của các nghiệp vụ kinh doanh, kiểm tra việc duy trì chế độ tiết
kiệm và bảo vệ tài sản.
Thực hiện các chức năng cơ bản nêu trên trong cơ chế quản lý kinh tế, kế
toán giữ vai trò là công cụ quản lý, được các nhà quản lý sử dụng để quản lý
hoạt động của mỗi tổ chức nói riêng và quá trình tái sản xuất sản phẩm xà hội
của toàn nền kinh tế quốc dân nói chung. Vai trò là công cụ quản lý của nó
được thể hiện trên hai mặt: kế toán là công cụ trợ giúp cho việc ra các quyết
định kinh tế và là công cụ kiểm tra các hoạt động kinh doanh được thực hiện
theo các quyết định kinh tế này. Với vai trò là công cụ quản lý, kế toán tác
động đến quá trình hoạt động của đối tượng quản lý, và do đó ảnh hưởng đến
kết quả hoạt động (hoạt động kinh doanh) của đối tượng được quản lý này.
Kế toán thực hiện vai trò là công cụ quản lý nhờ nó thực hiện chức năng
thông tin và kiểm tra. Nhờ chức năng thông tin (ghi nhận và truyền tải các
thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp), kế toán cung cấp các
thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận, hiệu quả kinh tế của việc sử
dụng vốn như: cơ cấu tài sản, nguồn vốn, chi phí, thu nhập và lợi nhuận cần
đạt được để đưa ra các quyết định về kinh tế hợp lý mà doanh nghiệp sẽ đạt
được lợi nhuận, đó là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại của một doanh
nghiệp.
Nhờ chức năng kiểm tra, kê toán cung cấp các thông tin về đánh giá kết
quả và tình hình tài chính và luồng tiền sau khi thực hiện các quyết định kinh
tế và các thông tin này được sử dụng để dự toán cho sự phát triển trong t­¬ng


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 9

lai của doanh nghiệp, sẽ trợ giúp cho việc đưa ra các quyết định kinh tế cho
giai đoạn tiếp theo.
Ngoài phạm vị doanh nghiệp, thông tin của kế toán giúp cho các cơ quan
quản lý nhà nước, các nhà đầu tư.... đưa ra các quyết định có tính chất can
thiệp phù hợp với chức năng và quyền hạn của mình.

1.2. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN
Đơn vị HCSN là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự
nghiệp y tế, văn hoá giáo dơc, thĨ thao, sù nghiƯp khoa häc c«ng nghƯ, sù
nghiƯp kinh tế..., các cơ quan đoàn thể, các tổ chức xà hội, các đơn vị thuộc
các lực lượng vũ trang... hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp
trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ
kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ, nhận viện trợ biếu tặng.
Để quản lý có hiệu quả các khoản chi tiêu và chủ động trong việc chi tiêu,
hàng năm, các đơn vị HCSN phải lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị
mình, dựa vào dự toán đà được duyệt, Ngân sách Nhà nước cấp phát kinh phí
cho đơn vị, vì vậy đơn vị hành chính sự nghiệp còn được gọi là đơn vị dự toán.
Trong quá trình hoạt động của mình, đơn vị HCSN có mối quan hệ với
ngân sách và mối quan hệ với hoạt động của các tổ chức, đơn vị khác trong
nền kinh tế và quan hệ bên trong đơn vị nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh tế,
chính trị, xà hội được giao. Do đó, trong công tác quản lý các đơn vị HCSN
nhất thiết phải sử dụng công cụ kế toán để phản ánh và giám sát tài sản, vật tư,
tiền vốn... từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán.
Các đơn vị dự toán có nhiều loại khác nhau. Căn cứ vào chức năng nhiệm
vụ của từng đơn vị, có thể chia các đơn vị dự toán thành các loại như sau:


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 10

- Các cơ quan quản lý Nhà nước: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng
cục, UBND, Sở, Ban, ngành...
- Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp kinh tế, Sự nghiệp giáo dục , Sự nghiệp
y tế, Văn hoá, Thể thao...
- Các cơ quan Đảng Cộng sản VN, các tổ chức ChÝnh trÞ - X· héi, tỉ chøc
X· héi, X· héi nghề nghiệp.
- Các cơ quan An ninh, Quốc phòng.
1.2.2. Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN
Kế toán HCSN là công viƯc tỉ chøc hƯ thèng th«ng tin b»ng sè liƯu để
quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
Kế toán HCSN là kế toán chấp hành ngân sách Nhà nước tại các đơn vị
sự nghiệp và các cơ quan hành chính các cấp. Với chức năng cung cấp thông
tin về mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách
nhà nước tại đơn vị, kế toán HCSN được Nhà nước sử dụng như một công cụ
sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách Nhà nước tại đơn vị, góp
phần đắc lực vào viƯc sư dơng c¸c ngn vèn mét c¸ch tiÕt kiƯm, có hiệu quả.
Theo chế độ kế toán, kế toán đơn vị HCSN có các nhiệm vụ:
- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử
dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị mình.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của
Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị,


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 11

kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật
thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán, thu chi và quyết toán của các đơn
vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo quy định - cung cấp thông tin và tài liệu cần
thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.
Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.
1.2.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị.
- Chỉ tiêu kế toán phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán phải gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.3. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN
1.3.1. Hệ thống các cấp dự toán
Theo luật NSNN, căn cứ trên cấp độ hoạt động, các đơn vị dự toán được
chia làm 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp
III. Tổ chức kế toán đơn vị HCSN cũng tổ chức phù hợp với hệ thống các cấp
dự toán.
- Đơn vị dự toán cấp I: là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN thuộc
Trung ương và địa phương như : Bộ, cơ quan ngang Bé, Cơc, Tỉng cơc,

Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 12

UBND, Sở Ban ngành... Đơn vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với cơ quan tài
chính về cấp phát kinh phí. (Kế toán cấp I).
- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự
lÃnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán
cấp I.
- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu
sự lÃnh đạo đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị
dự toán cấp II. Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán
(Kế toán cấp III).
Các đơn vị HCSN, đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì kế toán cấp này phải
làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và kế toán cấp III.
Các đơn vị HCSN, đơn vị dự toán chỉ có hai cấp thì đơn vị dự toán cấp
trên làm nhiệm vụ kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của kế
toán cấp III.
1.3.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN
Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN phải đáp ứng các yêu
cầu sau:
- Phải phù hợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính do
Nhà nước quy định.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ được Nhà nước
giao cho đơn vị. Tổ chức công tác kế toán phải tiết kiệm chi phí trong hạch
toán kế toán.
- Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị.
- Phải phù hợp với trình độ tay nghề của đội ngũ c¸n bé kÕ to¸n.

Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 13

1.3.3. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị
HCSN
1.3.3.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và
thu chi ngân sách của một đơn vị kế toán HCSN đều phải lập chứng từ.
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đà phát sinh vµ thùc sù hoµn thµnh. Mäi sè liƯu ghi vào sổ kế toán
bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành(trong
chế độ chứng từ kế toán HCSN), căn cứ vào nội dung hoạt động kinh tế tài
chính và yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cơ thĨ vỊ:
- ViƯc sư dơng c¸c mÉu chøng tõ phù hợp.
- Người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào
chứng từ.
- Xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa
học, hợp lý.
Trình tự và thời gian luận chuyển chứng từ là do kế toán từng đơn vị quy
định. Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài, phải tập
trung vào bộ phận kế toán của đơn vị. Trước khi dùng chứng từ để nghi sổ kế
toán, chứng từ phải được kiểm tra, xác minh. Chứng từ được luân chuyển theo
trình tự các bước như sau:
- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào
chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ kế toán.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán.

Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 14

- Lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán, các đơn vị không
được sửa đổi biểu mẫu đà quy định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ, tuỳ
theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng quy định của pháp
luật kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các quy
định khác của Nh nước.
1.3.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống
hoá các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế - Tài
khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình
hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị HCSN.
Tài khoản (TK) kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung
kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng tình hình thành hệ
thống tài khoản kế toán. Nhà nước VN quy định thống nhất hệ thống TK kế
toán áp dụng cho tất cả các đơn vị HCSN trong cả nước.
Hệ thống TK kế toán thống nhất là bộ phận cấu thành quan trọng của kế
toán bao gồm những quy định thống nhất về loại TK, số lượng TK, ký hiƯu vµ
néi dung ghi chÐp cđa tõng TK. HƯ thèng TK bao gồm các TK trong bảng cân
đối tài khoản và các TK ngoài bảng cân đối TK.
Trong hệ thống TK kế toán thống nhất có quy định những TK kế toán
dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và
những TK kế toán dùng riêng cho các đơn vị thuộc một số loại hình. Các đơn
vị HCSN phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, yêu cầu quản lý các
hoạt động đó để quy định những TK kế toán ( cấp 1, cấp 2, cấp 3) sử dụng cho
phù hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn

vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà
nước và quản lý của đơn vị đối với hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 15

Các đơn vị HCSN hiện nay sử dụng hệ thống tài khoản kế toán bản hành
theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính gồm 6 loại TK bảng cân đối TK với 42 TK và 7 TK ngoài bảng thay thế
cho Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và thông thư hướng dẫn
sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết
định số 999-TC/QĐ/CĐKT.
1.3.3.3. Lựa chọn hình thức kế toán.
Theo chế độ kế toán, các hình thức sổ kế toán áp dụng cho các đơn vị
HCSN gồm:
* Hình thức kế toán Nhật ký chung
* Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái
* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Hình thức kế toán trên máy vi tính
Tuỳ thuộc vào quy mô , đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý,
điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn
một hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiệt phải tuân thủ mọi nguyên tắc
cơ bản quy định cho hình thức ghi sổ kế toán đà lựa chọn về loại sổ, kết cấu
các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi
chép các loại sổ kế toán.
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp nhằm đảm bảo cho kế to¸n
cã thĨ thùc hiƯn tèt nhiƯm vơ thu nhËn, xư lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời,
chính xác tài liệu thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lÃnh đạo điều hành và

quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kÕ to¸n NhËt ký chung


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 16

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung
theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó
lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
- Các loại sổ của hình thức kÕ to¸n nhËt ký chung : NhËt ký chung; Sỉ
c¸i; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đà được kiểm tra để ghi vào
sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh cùng loại đà ghi vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái
theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế
toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ
kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi
tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh
nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau
khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên sổ
Cái được sử dụng để lập "Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc "Tổng số phát sinh Nợ" và "Tổng số phát sinh Có" trên
bảng cân đối số phát sinh phải bằng "Tổng số phát sinh Nợ: và "Tổng số
phát sinh Có" trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể
hiện trên sơ đồ h×nh 1.1.


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 17

Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức kế toán nhật ký chung
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký chung

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Hình 1.1
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và
được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán)
trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng
một quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các loại chứng từ kế toán hoặc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại .


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 18

- Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán NhËt ký - Sỉ C¸i :Sỉ NhËt
ký - Sỉ C¸i; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại) đà được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế
toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng
ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
được lập cho những chøng tõ cïng lo¹i (PhiÕu thu, PhiÕu chi, PhiÕu xuÊt kho,
Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đÃ
được dùng để ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán
chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi dà phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành

cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của
từng tài khoản ở phần sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn
cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát
sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và sè
ph¸t sinh trong th¸ng kÕ to¸n tÝnh ra sè d­ cuối tháng của từng tài khoản trên
sổ Nhật ký - sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của
cột "Số tiền phát
sinh ở phần Nhật
ký

=

Tổng số tiền
phát sinh Nợ
của tất cả các
tài khoản

=

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài khoản

Tổng số tiền
phát sinh Có
của tất cả các
tài khoản

Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 19

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để công số phát sinh nợ,
số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu
khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ , thẻ kế toán chi tiết và "Bảng
tổng hợp chi tiết" sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ
được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái được thể hiện
trên sơ đồ hình 1.2
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức
Kế toán nhật ký sổ cái
Chứng từ kế toán

Sổ
quỹ

Bảng tổng
hợp chứng
từ cùng
loại

Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

Bảng tổng

hợp chi tiết

Nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chính
Hình 1.2
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối th¸ng


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 20

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế
toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ "Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ
dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ , ghi Có của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính đà phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở
Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biƯt:
Ghi theo tr×nh tù thêi gian nghiƯp vơ kinh tÕ, tài chính phát sinh trên Sổ
đăng ký chứng từ ghi sỉ;
Ghi theo néi dung kinh tÕ cđa nghiƯp vơ kinh tế, tài chính phát sinh trên
Sổ Cái.
- Các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ
Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đà được kiểm tra

để lập chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường
xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập "Bảng tổng hợp
chứng từ cùng loại". Từ số liệu trên "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại" để lËp Chøng tõ ghi sæ. Chøng tõ ghi sæ sau khi được lập xong chuyển
đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán
trưởng uỷ quyền duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ
đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.
- Cuối tháng sau khi đà ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái, kế toán tiến hành khoá sổ Cái để tính ra số
phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên sổ
Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cø vµo


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 21

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng
số liệu thì sử dụng để lập "Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
Trình tự kế toán theo hình thức
Kế toán chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán

Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán
cùng loại

Sổ
quỹ

Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết

Chứng thừ ghi sổ

Sổ cái

Bảng
tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Hình 1.3
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các
Chứng từ kế toán kèm theo "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại" được


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 22

sử dụng đề ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.
Cuối tháng khoá các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập
"Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên 'Bảng tổng hợp chi
tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng
của từng tài khoản trên sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các số
liêu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo
cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể
hiện trên Sơ đồ hình 1.3

+ Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính :
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ
thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo
nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế
toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình
ghi sổ kế toán nhưng phải đảm in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc
xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp
dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng
yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các
yếu tố theo quy định của chế độ kÕ to¸n.


Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 23

Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế
toán theo quy định của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật Kế
toán và của Chế độ kế toán.
Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán
do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005
để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của
đơn vị.
- Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại
sổ của hình thức kết toán đó. Đơn vị có thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống
sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đà được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết
kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy
theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật
ký - Sổ Cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung
thực theo thông tin đà được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi dà in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực
hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Luận văn Thạc sỹ Ngành Quản trị kinh doanh

Trang 24

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể
hiện trên sơ đồ hình 1.4

Chứng từ kế
toán
Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán cùng
loại

Phần mềm
kế toán

Sổ kế toán
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

Máy vi tính

Báo cáo
tài chính

Hình 1.4
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.4. Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong quản lý
1.4.1. Một số khái niệm cơ bản về công nghệ thông tin
- Thông tin (informations) được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp
cho con người những hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và
xà hội, về những sụ kiện diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn
đề chủ quan và khách quan nhằm giúp cho con người có thể đưa ra được
những quyết định đúng đắn, kịp thời, có hiệu quả.
Thông tin bao hàm tất cả những thu thập có tính ghi chép, thống kê,
tổng kết, những nhận định, dự báo, dự đoán, những dự kiến kế hoạch, chương
trình