THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY MARINE SUPPLY

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY MARINE SUPPLY
I. KHÁI QUÁT CHUNG CỦA MARINE SUPPLY.
1. Lịch sử hình thành của Marine Supply
Công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển có tên giao dịch quốc tế là VIỆT
NAM MARINE TECHNICAL MATERIALS IMPORT- EXPORT ANH SUPPLY
COMPANY, viết tắt là MARINE SUPPLY COMPANY.
Trụ sở chính của công ty tại số 28A4 Phạm Hồng Thái-Ba Đình-Hà Nội.
Quá trình hình thành của công ty có thể chia thành ba giai đoạn:
- Ngày 27/3/1973 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 1459/QĐTC thành
lập nhà máy phụ tùng đường biển dựa trên nền tảng la xưởng bổ trợ của Công ty
đường biển. Nhà máy chủ yếu tập trung lực lượng lao động dư thừa từ dây truyền
sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong ngành dường biển khu vực Hải phòng.
Lãnh đạo cấp trên cùng với lãnh đạo nhà máy đã tiến hành nghiên cứu và sản xuất
một số sản phẩm như cót ép, má phanh ôtô. gioăng phốt cao su, kín dầu, phao cứu
sinh.... nhằm giải quyết công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, đồng thời có
vật tư phục vụ cho ngành và cho xã hội.
- Ngày 3/1/1983, xuất phát từ tình hình phát triển và yêu cầu của ngành
đường biển. Bộ giao thông vậ tải ra quyết định số 003/QĐ-TCCB chuyển nhà máy
phụ tùng thành Công ty vật tư kĩ thuật đường biển, công ty vừa làm nhiệm vụ sản
xuất của nhà máy phụ tùng đồng thời làm nhiệm vụ cung ứng vật tư thiết bị cho
công tác sửa chữa, đóng mới tàu biển.
- Sự tăng trưởng về mọi mặt của ngành Hàng hải và dặc biệt là nhu cầu hiện
đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật đòi hỏi công tác XNK phải vươn lên theo kịp đà
phát triển của các ngành trong cả nước. Do đánh giá đúng mức vai trò quan trọng
của lĩnh vực này nên ngày 30/9/1985 tại quyết định số 1801/TCCB Bộ giao thông
vận tải ra quyết định chuyển công ty thành Công ty XNK vật tư đường biển. Công
ty là đơn vị XNK trực tiếp đầu tiên của ngành Hàng hải Việt Nam.
- Sự thay đổi trên đã đánh dấu bước chuyển hoá về lượng của một số doanh
nghiệp làm công tác thương mại chuyên ngành. Đó là điều kiện thuận lợi không chỉ
cho phép công ty thực hiện cả hai nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh mà còn giúp

cho đơn vị tiếp cận nhanh chóng với thương trường Quốc tế.
2. Quá Trình phát triển của Marine Supply
Từ khi được thành lập (1985), cơ sở vật chất của công ty chỉ có 1400 m2 nhà
xưởng và kho, các loại máy đơn giản như máy may, nồi hấp, phao, các loại khuôn
ép cót, phục vụ vận tải có 5 ôtô Zin và một cần cẩu 10 tấn. Năng lực sản xuất chủ
yếu gồm 15.000 - 30.000 phao cứu sinh, 8.000-10.000 m2 cót ép, ngoài ra còn một
số mặt hàng như quần áo bảo hộ găng tay...
Với việc chuyển hướng lấy công tác XNK và cung ứng vật tư làm nhiệm vụ
trung tâm. Công ty đã mở rộng không chỉ cung ứng vật tư cho các ngành trong
cùng đơn vị mà còn phục vụ các đơn vị ngoài ngành và các địa phương trong cả
nước, đồng thời mở rộng thị trường giao dịch Quốc Tế như : Nhật Bản, Đài Loan,
Singapore, philipine, Indonêxia và một số thị trường khác. Cơ sở vật chất của công
ty đã được cải thiện, công ty xây dựng mới 1.170 m2 nhà xưởng, văn phòng và nhà
kho, vay lắp đặt trạm ôxy với khả năng sản xuất là 90 m3/h trị giá 1.000.000 USD
huy động vốn đào 150 m lạch kéo tầu và xà lan để làm chỗ phá dỡ tầu.
Từ khi chính thức được công nhận là doanh nghiệp nhà nước vào năm 1993
đến nay công ty đã có những bước phát triển đáng ghi nhận. Công ty mở rộng công
tác XNK tổng hợp không chỉ trong nhứng thị trướn sẵn có mà còn mở rộng quan
hệ với thị trường mới ở Châu âu, Trung quốc và nột số nước khác. Công ty thực
hiện liên doanh liên kết, tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có để làm công tác
phá dỡ tầu cũ lấy sắt vụn xuất khẩu. Đồng thời đơn vị mở rộng sản xuất mặt hàng
mới để xuất khẩu và khai thác tốt các mặt hàng phục vụ nhu cầu nội địa.
Nhìn chung trong suốt thời gian hoạt động của mình, công ty ngày càng tỏ rõ
sự vững vàng trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh gay gắt. Công ty
luôn hoàn thành nhiệm vụ Tổng công ty Hàng hải giao mà còn phát triển hơn và đã
chiếm được niềm tin của khách hàng.
Đặc biệt vốn của công ty vẫn được bảo toàn và tăng trưởng qua các năm.
Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của công ty đã lên đến 11,5 tỷ VND và liên tục
thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước. Công ty đã tăng cường
chi nhánh của mình tại Thành phố Hồ Chí Minh, Thái nguyên, Đà nẵng.... với đội

ngũ cán bộ công nhân viên là hơn 160 người.
Ngoài hoạt động kinh doanh XNK, Marine Supply còn là nơi sản xuất và
cung ứng dịch vụ. Hiện nay công ty có quan hệ giao dịch hợp đồng khắp trong
phạm vi cả nước và mở rộng thị trường giao dịch quốc tế với một số nước.
Trải qua 15 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển Marine Supply đã liên
tục hoạt động kinh doanh có hiệu quả với những thàn tích và đóng góp lớn lao
trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước.
3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Marine Supply
Khi còn hoạt động trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung công ty XNK-
VT đường biển giống như một tổng kho vật tư của ngành hàng hải làm nhiệm vụ
tiếp nhận cấp phát vật tư theo chỉ đạo của cấp trên. Vì vậy hàng hoá vật tư của
công ty trong thời gian này đều có kế hoạch cụ thể và hầu như được bao tiêu toàn
bộ, nhờ đó mà đơn vị hoạt động thuận lợi, có đối tượng khách hàng lớn ổn định
khong cạnh tranh.
Từ năm 1990 trong nước dần dần xoá bỏ bao cấp chuyển sang nền kinh tế
mở cửa. Hoạt động trong điều kiện mới công ty không còn là nhà cung ứng độc
quyền. Vì thực tế trong khắp các địa phương, các ngành, các cấp ngày càng xuất
hiện các công ty KDXNK với đủ loại quy mô và đủ loại nghành hàng.
Về thị trường, công ty có xu hướng mở rộng thị trường ra nhiều nước trên thế giới,
nhưng khu vực Châu á vẫn là thị trường nhập khẩu lớn.
Về kết quả KD công ty đã đạt được một số kết quả đáng kể sau:
Bảng kết quả kinh doanh năm 2001 - 2002
Chỉ tiêu
ĐĐVT
Thực hiện Tỷ lệ % TH 2002 so với
Năm 2001 Năm 2002 TH 2001 KH 2002
1- Tổngkim ngạch
XNK
USD 15.783.11
1

10.065.143 63,77 109,4
- Nhập khẩu USD 14.067.70
7
8.766.569 62,31 121,76
- Xuất khẩu USD 1.715.404 1.298.574 75,7 64,03
2- Doanh thu Tr Đ 209,242 139,574 66,7 107,2
3- Lợi nhuận Tr Đ 5.031 7.495 148,98 122,4
4- Nghĩa vụ nộp
NSNN
Tr Đ 675 36.858 5.460,45
Qua bảng kết quả KD của công ty trong 2 năm (2001- 2002) ta thấy: Mặc dù
tổng kim ngạch XNK cũng như đầu tư năm 2002 thấp hơn năm 2000 nhưng lợi thu
được vẫn nhiêù hơn, chứng tỏ đã có nhiều biện pháp giảm phí ... Tìm các mặt hàng
có tỷ xuất lợi nhuận cao, tình hình tài chính của công ty ngày một vững mạnh.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Marine Supply
Hiện nay công ty có 5 chi nhánh và văn phòng trên cả nước:
+ Văn phòng công ty tại Hà Nội.
+ Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh.
+ Chi nhánh tại Thành Phố Hải Phòng.
+ Chi nhánh tại Thành Phố Hạ Long.
+ Chi nhánh tại Thành Phố Đà Nẵng.
Công ty có mô hình tổ chức bộ máy tổ chức theo ngành Trực tuyến, chức
năng, lãnh đạo công ty là giám đốc, giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc. Công
ty có 3 phòng ban, mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ chuyên trách
theo sự chỉ đạo của giám đốc và phó giám đốc. Bộ máy quản lý của công ty và
chức năng của từng bộ phận như sau:
* Giám đốc công ty: Do Tổng công ty Hàng hải Việt nam bổ nhiệm, miễn
nhiệm khen thưởng, kỷ luật, giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động kinh doanh và đời sống đơn vị trước tổng công ty. Giám đốc là đại diện
hợp pháp của đơn vị trước pháp luật, có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý

KD của công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, nâng lương,
thực hiện chế đọ chính sách bảo hiểm xã hội của tổng công ty Hàng hải Việt nam.
* Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc chỉ đạo,
tổ chức thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán trong
hoạt động KD của công ty. Tại công ty XNK Vật tư đường biển.
* Các phòng chuyên môn nghiệp xụ: Có chức năng tham mưu giúp việc cho
Giám đốc Công ty trong quản lý điều hành công việc được tổ chức như sau:
+ Phòng Thương mại-dịch vụ: Là phòng có chức năng tham mưu cho Giám
đốc về các hoạt động SXKD của công ty, thực hiện các giao dịch thương mại, tiến
hành các nghiệp vụ XNK, ngoài ra phòng còn kiêm cả chức năng xây dựng kế
hoạch chiến lược .
+ Phòng kế toán-Tài chính: Là phòng chuyên trách về quản lý tài sản, tiền
vốn, tổ chức bộ máy kế toán giữa văn phòng công ty và các chi nhánh cho phù
hợp, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty và hoạt
động theo quy định của Nhà nước. Do vậy nhiệm vụ của phòng rất nặng nề bao
gồm: Cân đối các nguồn vốn để giải quyết vốn kinh doanh, quản lý các hoạt động
chi tiêu của doanh nghiệp dựa trên sự ghi chép chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ kế
toán phát sinh và lập các chứng từ hoá đơn, xác định kết quả của hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
+ Phòng tổng hợp: Tham mưu cho giám đốc về tổ chức dân sự toàn công ty,
phòng làm nhiệm vụ lập kế hoạch báo cáo về tiền lương, xây dựng chiến lược đào
tạo cán bộ công nhân viên, thực hiện và tiến hành các thủ tục cho cán bộ công nhân
viên nghỉ hưu, cấp phát tiền lương, tiền thưởng.
+ Các chi nhánh trực thuộc công ty: Các chi nhánh này là đơn vị hạch toán
phụ thuộc của công ty, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được mở tài khoản tại
các ngân hàng trong nước theo quy định của nhà nước, được sử dụng con dấu
riêng, có các quyền và nghĩa vụ theo phân cấp của công ty, được hoạt động theo
điều lệ của công ty và quy chế tổ chức hoạt động của chi nhánh thành phần. Các
giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty, ngoài ra cuối kỳ chi
nhánh có trách nhiệm báo cáo số liệu về hoạt động của mình cho các phòng ban để

tổng hợp số liệu thống kê.
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng TC - KTPhòng TM DV Phòng tổng hợp
Chi nhánh Hải phòngChi nhánh Tp.Hạ longChi nhánh Tp Đà Nẵng Chi nhánh TP.HCM
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy công ty Marine Supply
5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Marine Supply
5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
+ Công ty XNK-Vật tư đường biển là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập,
chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình, các đơn vị trực thuộc
hạch toán phụ thuộc. Do đó phòng tài chính-kế toán của công ty có trách nhiệm tổ
chức quản lý hoạt động tài chính-kế toán của công ty với tư cách là đơn vị hạch
toán độc lập đồng thời phải kiểm tra quản lý, chỉ đạo tổng hợp công tác tài chính
tất cả các đơn vị trực thuộc công ty.
+ Để thực hiện nhiệm vụ thông tin về hoạt động giữa các chi nhánh và Tổng
công ty một cách thông suốt tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
nhằm phù hợp với sự thay đổi của cơ chế kinh tế, công tác kế toán của công ty
từng bước thay đổi cách tổ chức phù hợp với cơ chế mới, Công ty đã áp dụng chế
độ kế toán mới do Bộ Tài Chính ban hành theo QĐ1141TTC/CĐKT từ ngày
01/01/1996.
+ Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế
toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, bộ máy kế toán của công ty có
nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán công ty, từ đó giúp ban
giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh
nhằm đạt hiệu quả cao.
+ Công ty bộ phận kế toán gồm 8 thành viên sau:
+ Kế toán trưởng: Là người phụ trách vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán,
đánh giá kết quả hoạt động SXKD, phát hiệnk kịp thời những bất hợp lý trong kinh
doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về mặt quản lý tài
chính, thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng, chấp hành

các quy định của nhà nước và công ty.
+ Phó phòng: Là người theo dõi kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinh
doanh, kê khai thuế và lưu giữ sổ kế toán.
+ Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý quỹ, thực hiện việc thu chi, lập báo cáo
quỹ.
+ Kế toán tài sản cố định, chi phí công cụ, dụng cụ, tiền lương, xem xét xác
định và phân tích chi tiết trong hoạt động SXKD, trích khấu hao TSCĐ, xác định
quỹ lương của cán bộ công nhân viên để trích nộp các khoản bảo hiểm theo quy
định của nhà nước, theo dõi các khoản thu, chi hoạt động tài chính , thu chi hoạt
động bất thường, các khoản liên doanh liên kết.
+ Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi thanh toán ngoài công ty, thực
hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công
việc của mình.
+ Kế toán tổng hợp chi tiết cập nhật chứng từ: Theo dõi các hợp đồng,
chứng từ kế toán mới phát sinh, tổng hợp thu chi và ghi vào sổ có liên quan.
+ Kế toán ngân hàng: Theo dõi số liệu hiện có, tình hình biến động tiền gửi
của công ty tại các ngân hàng, nộp tiền vào ngân hàng, theo dõi các lệnh vận
chuyển tiền, xác định tỷ giá hối đoái tại thời điểm chi trả.
+ Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ tính công nợ hàng tháng để nộp thanh toán,
theo dõi các khoản vay, trả nội bộ, tạm ứng.
+ Kế toán chi nhánh: Thực hiện tất cả các bước hạch toán ban đầu ban đầu
và chuyển thông tin về phòng kế toán để xử lý tiếp.
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Marine Supply
5.2. Hình thức sổ kế toán
Công ty Marine Supply áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ với các loại sổ
kế toán sử dụng:
- Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê, bảng phân bổ.
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

- ........
Kế toán trưởng
Phó phòng
Thủ quỹ
Kế toán
T i sà ản
cố định
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
Ngân
h ngà
Kế toán
công nợ
Kế toán
tổng hợp
chi tiết
cập nhật
chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra kê toán Công ty ghi
trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc các Bảng kê, sổ chi tiết liên quan. Cuối
tháng chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Với các chi phí sản xuất kinh doanh Công ty phân bổ căn cứ vào các chứng
từ gốc, tập hợp phân loại và đưa vào các Bảng phân bổ và các Nhật ký chứng từ
liên quan.
Cuối tháng kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra
đối chiếu với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan, ghim trực
tiếp vào sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng

từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Tại bốn chi nhánh của Công ty (Chi nhánh Thành Phố Hải Phòng, Thành
Phố Hạ Long, Thành Phố Đà Nẵng, Thành Phố Hồ Chí Minh) đều thực hiện hạch
toán độc lập cuối kỳ nên báo cáo quyết toán và gửi về phòng Tài chính Kế toán.
Tại phòng Thương Mại và dịch vụ, phòng Tổng hợp thì công tác hạch toán kế toán
được tổ chức tập trung, cuối kỳ lên báo cáo quyết toán. Phòng TC - KT sẽ tập hợp
báo cáo quyết toán của các phòng và bốn chi nhánh để lên báo cáo quyết toán
chung cho toàn Công ty.
5.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản
Tài khoản kế toán Công ty sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá
nhập khẩu.
- TK 111 - Tiền mặt
- TK 112 - TGNH.
- TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp.
- TK 511 - DTBH.
- TK 156 - Hàng hoá
- TK 157 - Hàng gửi bán.
- TK 151 - Hàng mua đang đi đường.
- TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số các tài khoản khác: TK131, 133,
138,331,421,431,642,911.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Bảng phân bổ 1,2,3



:Ghi cuối ngày
:Ghi cuối tháng
:Kiểm tra ,đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm

tra tính hợp pháp, hợp lệ đồng thời tiến hành phân loại chứng từ ghi vò các bảng kê
,các sổ chi tiết liên quan. Các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ sau đó
ghi vào bảng kê, NKCT liên quan .Cuối tháng căn cư vào chứng từ gốc để lập bảng
phân bổ,căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết để ghi vào các NKCT tương ứng, rồi từ các
NKCT ghi vào sổ cái. Trước khi vào sổ cái, kế toán tổng hợp kiểm tra, đói chiếu
ghi chép ở các NKCT, sau đó ghi vào bảng cân đói các tài khoản thứ tự từ NKCT
số 1 đến NKCT số 10,từ đây mới lấy số liệu ghi vào sổ đối chiếu số phát sinh và sổ
cái.Kế toán căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết
.Cuối quý ,kế toán tổng hợp lập các báo cáo kế toán theo quy định và gửi cho các
bên liên quan.
NK-CT 1-10
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ chi tiết 1..6
B ng kê 1-11ả
(5)
(4)
(3)
(2)
(2)
(1)
(1)
(1)
(1)
Sổ cái TK
Báo cáo
II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI MARINE
SUPPLY
1. Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu tại Marine Supply
- Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK, ngay những ngày đầu
mới thành lập, với chức năng và nhiệm vụ của mình, công ty đã có những quan hệ

làm ăn với các đối tác và khách hàng nước ngoài. Do đó, đội ngũ cán bộ trong
công ty, đặc biệt là cán bộ trong phòng kinh doanh và đội ngũ kế toán có khá nhiều
kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh XNK và trong quan hệ làm ăn với đối tác
nước ngoài. Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động diễn ra khá thường xuyên
trong công tác kế toán của công ty. Đó lá quá trình ghi chép phản ánh khá kịp thời,
chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu NK đến khâu bán hàng
NK.
- Để đáp ứng nhu cầu NK trong điều kiện hiện nay, công ty tổ chức kết hợp
cả hai hình thức NK trực tiếp để kinh doanh và NK uỷ thác cho các khách hàng có
nhu cầu. Khi NK hàng hoá, công ty áp dụng điều kiện giá CIF-Incotem 90 và vận
chuyển hàng hoá NK theo cả 3 loại hình vận tải: đường biển, đường hàng không,
đường sắt tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng ngoại.
2. Tổ chức hạch toán nhập khẩu hàng hoá tại Marine Supply
2.1. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá tại công ty
2.1.1 Nhập khẩu theo phương thức trực tiếp
- Thực chất của NK trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tác nước
ngoài để tiêu thụ trong nước. Bởi vậy, hoạt động kinh doanh đối ngoại thường
phức tạp hơn các hoạt động kinh doanh đối nội vì rất nhiều lẽ chẳng hạn như bạn
hàng ở rất xa nhau, hệ thống tài chính-tiền tệ khác nhau, hoạt động chịu sự điều tiết
của nhiều hệ thống pháp luật... ngành ngành kinh doanh của công ty là các mặt
hàng như sắt thép, bông thô, vải, máy móc thiết bị phục vụ cho ngành hàng hải....
đặc biệt là xăng dầu.
- Thị trường nhập khẩu của công ty rất đa dạng, vì bất cứ thị trường nào có
nguồn hàng chất lượng rẻ đều là bạn của công ty. Một số thị trường nhập khẩu
quen thuộc của công ty như: Nhật, Trung Quốc, Singapore, Đài Loan.....
- Công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu của công ty được thực hiện qua
hai giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hoá.
+ Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu ở thị trường nội địa.
Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hoá

Quy trình nhập khẩu hàng hoá ơ Marine Supply
- Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu: công ty đã thực hiện trình tự
sau gồm 11 bước:
+ Bước 1: Ký kết kinh doanh nhập khẩu: Tuỳ theo thương vị nhập khẩu mà
công ty có thể tiến hành đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng
nhập khẩu hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào “đơn chào hàng” gửi từ phía nhà cung
cấp nước ngoài hay công ty có thể lập “ đơn đặt hàng” gửi cho nhà cung cấp nước
ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trường. Dựa vào “đơn chào hàng” hoặc
“đợt đặt hàng” cả hai bên có thể sửa đổi một số điều khoản đã ghi trong đơn để đi
đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.
ôn cĐ đố
ng i bánườ
giao h ngà
Thuê
ph ngượ
ti n v nệ ậ
chuy nể
Mở
L/c, i nđ ệ
chuy n ti nể ề
khi bên bán
Xin gi yấ
phép nh pậ
kh uẩ
(n ucó)ế
Ký k t kinhế
doanh nh pậ
kh uẩ
L m thà ủ
t c thanhụ

toán
Mua b oả
hi mể
h ngà
hoá
Khi u n iế ạ
v h ngề à
hoá
(n u có)ế
ki m traể
h ng à
Ti nế
h nhà
giao
nh n ậ
L m thà ủ
t c h iụ ả
quan
+ Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu: Sau khi lập phương án kinh doanh và
ký kết xong hợp đồng, công ty phải làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu đối với
những mặt hàng Nhà nước hạn chế. Mỗi một giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng
kihn doanh và được phép nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất
định. Tuy nhiên thực tế những mặt hàng nhập khẩu của công ty thường không bị
hạn chế và nằm trong danh mục đăng ký kinh doanh, do đó cán bộ kinh doanh có
thể bỏ qua bước này.
+ Bước 3: Mở L/C hoặc điện chuyển tiền khi bên bán thông báo (Đây cũng
chính là hai phương thức thanh toán chủ yếu của công ty đối với bạn hàng):
Mở L/C nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C,
thì công ty tiến hành làm thru tục mở L/C với ngân hàng được chọn. Thời gian mở
L/C nếu hợp đồng không quy định thì phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng (thông

thườn L/C được mở 1 tuần sau khi ký hợp đồng mua hàng nước ngoài). Phòng kinh
doanh làm thủ thục để mở L/C cho người bán. Thủ tục gồm: đơn xin mở L/C theo
mẫu của Ngân hàng cùng với hoạp đồng bán hàng nội địa (bản sao) và hợp đồng
mua hàng với nước ngoài (bản sao) kèm theo giấy uỷ quyền của giám đốc đưa
phòng kế toán để kế toán ngân hàng mở L/C, thủ tục này kèm với 2 uỷ nhiệm chi,
một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C (trong trường hợp công ty mở tài khoản tại
ngân hàng này) và một uỷ nhiệm chi trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ
chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì ngân hàng sẽ kiểm tra sau đó yêu
cầu cán bộ công typhải kiểm tra lại, nếu thấy hợp lệ thì ký đồng ý trả tiền cho ngân
hàng và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu của ngân hàng về để đi nhận
hàng.
Điện chuyển tiền: Cán bộ kinh doanh sẽ xin mẫu của ngân hàng và sau đó
đánh dấu vào mục điện chuyển tiền kèm theo các giấy tờ như hợp đồng bán hàng
nội địa, hợp đồng mau hàng nước ngoài và mang sang phòng kế toán, các bước sau
tương tự như mở L/C. Đối với phương thức thanh toán này có 3 laọi như sau:
- Điện chuyển tiền thanh toán trước (thanh toán toàn bộ) chỉ được áp dụng
đối với nhà cung cấp có uy tín, đã làm ăn lâu năm với công ty.
- Điện chuyển tiền thanh toán một phần (đặt cọc)
- Điện chuyển tiền thanh toán khi nhận được hàng.
+ Bước 4: Thuê phương tiện vận chuyển: Hàng hoá nhập khẩu của công ty
chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, thời điểm hàng được coi là nhập khẩu
tính từ ngày hàng vào cảng Hải phòng và được hải quan ký vào tờ khai hàng hoá
nhập khẩu. Ngoài ra còn có một số trường hợp hàng hoá đựơc nhập khẩu bằng
đường hàng không ( song không phổ biến)
+ Bước 5: Đôn đốc người bán giao hàng: Cán bộ kinh doanh công ty có
trách nhiệm gửi thư hoặc fax tới người bán để giục họ giao hàng đúng với thời gian
như trong hợp đồng đã ký.
+ Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hoá: Do việc vận chuyển hàng hoá bằng
đường biển gặp nhiều rủi ro, tổn thất nên công ty rất cần mua bảo hiểm. Một địa
chỉ bảo hiểm đáng tin cậy đối với công ty là Tổng công ty bảo hiểm Việt nam (Bảo

việt). Công ty có thể ký hai loại bảo hiểm sau: hợp đồng bảo hiểm bao hợp đồng
bảo hiểm chuyến.
+ Bước 7: Làm thủ tục hải quan:
-Khai báo hải quan: cán bộ kinh doanh kê khai chi tiết về hàng hoá lên tờ
khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung kê khai gồm: loại
hàng, tên hàng, số lượng và khối lượng, chủng loại, giá trị hàng hoá nhập khẩu,
phương tiện vận chuyển, nhập khẩu từ nước nào...
-Xuất trình hàng hoá: Nếu hàng hoá nhập khẩu ít thì khi lên bờ thì cán bộ
kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển đến kho hải quan kiểm lượng, làm thủ
tục hải quan và nộp thuế (nếu có). Còn nếu hàng nhập khẩu với khối lượng lớn thì
việc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ hải quan có thể diễn ra ở hai nơi: nơi giao nhận
hàng hoá cuối cùng hoặc ngay tại cửa khẩu.
- Thực hiện quyết định hải quan: công ty thực hiện nghiêm túc các quyết
định của hải quan khi nhận được quyết định của cơ quan này về số lượng hàng
nhập khẩu của công ty.
+ Bước 8: Tiến hàng giao nhận hàng: Theo qui định của Nhà nước các cơ
quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các
phượng tiện vận tải từ nước ngoài vào nên cán bộ kinh doanh chỉ cần hoàn thành
các công việc như đã được nêu trong chương I.
+ Bước 9: Kiểm tra hàng hoá: Hàng hoá nhập khẩu phải được cấp giấy
chứng nhận đảm bảo hàng đủ phẩm chất và được phép nhập khẩu vào Việt nam.
Quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu nhất thiết phải có sự chứng kiến của người đại
diện công ty.
+ Bước 10: Làm thủ tuc thanh toán :
+ Bước 11: Khiếu nại: (nếu có)
2.1.2. Tổ chức chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ
Các phương thức thanh toán khác nhau sẽ sử dụng bộ chứng từ khác nhau vì
vậy trình tự luân chuyển chứng từ cũng khác nhau. Các phương thức thanh toán mà
công ty thường sử dụng là thanh toán chuyển tiền bằng điện báo (T/T), nhờ thu là
thanh toán bằng L/C (L/C trả ngay), trong đó thanh toán bằng L/C là chủ yếu.

Trong bài viết em xin được đề cập đến quá trình nhập khẩu hàng hoá thông qua
thanh toán bằng L/C.
Các chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng mua hàng của khách hàng,
phương án kinh doanh, hợp đồng mua hàng hập khẩu ký kết với nước ngoài, hoá
đơn thương mại, đơn xin mở L/C, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm
chất, số lượng ,trọng lượng, xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, tờ khai hàng hoá nhập
khẩu, biên lai nộp thuế, biên bản giám định hàng hoá, phiếu nhập kho, hoá đơn
kiêm phiếu xuất kho.
Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau:
Phòng Thương mại & dịch vụ lập phương án giá sau đó chuyển lên phòng
Tài chính Kế toán kiểm tra cân đối giữa giá cả hàng hoá nhập, các chi phí như lãi
tiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí quản lý và các thuế
khác liên quan đến lô hàng định nhập sau đó phương án giá được trình lên cho
Giám đốc xem xét và duyệt. Khi đã được duyệt thì phòng Thương mại & dịch vụ
đặt hàng và kế toán ngân hàng thực hiện thủ tục mở L/C bằng việc lập đơn xin mở
L/C. Bộ chứng từ mà bên bán gửi cho bên mua được qui định rõ trong L/C khi
Công ty chấp nhận bộ chứng từ này thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng
sẽ thực hiện thanh toán cho bên bán đồng thời gửi cho Công ty sổ phụ.
Khi đã có giấy báo hàng về cảng, phòng Thương mại & dịch vụ mang bộ
chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở
hàng hoá và làm các thủ tục bốc dỡ, kiểm nhận hàng, các thủ tục hải quan, nộp
thuế.
Khi hàng hoá về đến kho, phòng nhập khẩu làm thủ tục nhập kho. Phòng
Thương mại & dịch vụ viết giấy đề nghị nhập kho và lập phiếu nhập kho, phiếu
nhập kho được lập thành 2 liên (đặt dưới giấy than viết 1 lần) và Trưởng phòng ký,
người nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập xong kho thủ kho ghi
ngày, tháng, năm, nhập vào kho và ký, thủ kho giữ hai liên để ghi vào thẻ kho sau
đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và kế toán thanh toán hoàn thành
thủ tục thanh toán, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu.
Theo hợp đồng đã ký trước với khách hàng về lô hàng nhập khẩu hoặc khi

nhận được lệnh bán hàng kế toán hàng hoá dựa trên lượng hàng khách muốn mua
và đơn gía bán do phòng Thương mại & dịch vụ lập để lập hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho, rồi xin chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục thu tiền
và séc, được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Liên 1 lưu tại cuống; liên
màu đỏ giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên màu xanh còn lại chuyển cho kế toán hàng hoá và kế toán thanh toán.
Kế toán ngân hàng nhận hoá đơn kiêm phiêu xuất kho căn cứ vào số tiền séc
thực thu về để vào bảng kê nộp séc. Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt thì
kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm về mặt chứng từ thanh toán. Kế toán phụ
trách hàng hoá này sẽ lưu giữ hoá đơn.