LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÁC DOANH
NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm bán hàng .
Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển được thì hoạt
động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải có hiệu quả, phải đảm bảo
nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Do đó đối với các doanh nghiệp công tác bán
hàng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng, quyết định đến kết quả kinh
doanh và sự sống còn của doanh nghiệp trên thương trường.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn
rủi ro hoặc lợi ích cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc
chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản
xuất kinh doanh, nó có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi vì xét
trên góc độ kinh tế thì quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hoá vốn từ
hình thái hiện vật sang hình thái giá trị tiền tệ, giúp cho các doanh nghiệp thu hồi
vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo.
Như vậy quá trình bán hàng được chia thành hai khâu:
- Thứ nhất: Đơn vị xuất bán giá thành phẩm, hàng hoá, cho đơn vị mua theo
hợp đồng đã ký kết (khâu giao hàng). Đó chính là quá trình vận chuyển của vốn
thành phẩm song chưa thể phản ánh được kết quả của việc bán hàng bởi vì trong
quá trình này hàng hoá đã xuất giao nhưng chưa kể khẳng định là có thu được tiền
hay không.
-Thứ hai: Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán (khâu thu tiền
hàng). Đây là giai đoạn doanh nghiệp khẳng định đã bán được hàng và đã thu được
tiền hoặc sẽ thu được tiền. Kết thúc giai đoạn này là kết thúc quá trình tiêu thụ,
doanh nghiệp có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh.
Trong quá trình bán hàng việc xác định thời điểm bán hàng là rất quan trọng
nó chi phối đến việc hạch toán doanh thu của doanh nghiệp. Thời điểm bán hànglà
thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm hàng hoá, lao vụ từ người bán
sang người mua. Nói cách khác thời điểm bán hàng là thời điểm người mua trả tiền

hàng hay chấp nhận nợ về lượng hàng hoá, vật tư đã được người bán chuyển giao.
- Việc xác định thời điểm tiêu thụ giúp doanh nghiệp xác định số lượng tiêu
thụ, doanh thu tiêu thụ và số thuế phải nộp. Qua đó thấy được thực trạng công tác
bán hàng và có biện pháp kịp thời để hạn chế những nhân tố tiêu cực, phát huy
những nhân tố tích cực để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
1.1.2. Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.
Theo chuẩn mực số 14 thì doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh
nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh
thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh bán ra thu hồi nhanh
chóng tiền bán hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách
hàng. Nếu khách hàng mua với khối lượng lớn sẽ được doanh nghiệp bớt giá, nếu
hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận
thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên được gọi là các
khoản giảm trừ doanh thu. Theo chuẩn mực số 4 thì các khoản giảm trừ doanh thu
bao gồm:
- Chiếu khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho
khách hàng mua với khối lượng lớn mua thường xuyên.
- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém
phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
- Trị giá hàng bị trả lại là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng
trong trường hơp hàng đã xác định là bán do chất lượng kém, khách hàng trả lại số
tiền đó.
- Các loại thuế: Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu,
thuế tiêu thụ đặc biệt ...
1.2. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng
1.2.1. Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện
sau:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sử
hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
+ Doanh nghiệp được xác định tương đối chắc chắn.
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch
bán hàng.
+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
1.2.2. Phương thức bán hàng
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, để có thể cạnh tranh được với
các Công ty lớn hơn, đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi
hỏi các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng phải vừa
phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, vừa thuận tiện, đáp ứng được nhu
cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty.
Việc bán hàng có thể thực hiện được ở văn phòng của công ty, cũng có thể
thực hiện tại các trung tâm, chi nhánh của Công ty. Hiện nay, Công ty áp dụng hai
phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.
1.2.3. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Công ty
Để thu hút và tạo được uy tín với khách hàng, tăng thị phần của công ty trên
thị trường, công ty đã có chính sách giá cả và phương thức thanh toán rất linh hoạt,
đa dạng áp dụng cho các khách hàng như sau:
Về chính sách giá cả: Giá bán sản phẩm, hàng hoá được xác định trên 3 căn
cứ: giá trị hàng hoá mua vào, giá trị thị trường và mối quan hệ của công ty với
khách hàng. Do có phương pháp định giá hợp lý mà uy tín của công ty với khách
hàng ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh của
công ty.
Về phương thức thanh toán: Công ty thực hiện thanh toán dựa vào hợp đồng
kinh tế đã ký kết giữa hai bên, việc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc
thanh toán sau một thời gian nhất định, có thể thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển
khoản.
Các phương thức thanh toán chủ yếu của công ty gồm:

+ Thanh toán trực tiếp: Theo phương thức này, khách hàng nhận được hàng
và thanh toán ngay cho công ty. Phương thức này thường diễn ra với các khách
hàng mua lẻ, mua với số lượng ít và không thường xuyên.
+ Khách hàng ứng tiền trước: Trong trường hợp này khách hàng sẽ ứng
trước một số tiền để đặt mua một số hàng hoá của công ty hoặc đặt mua theo đơn
đặt hàng.
+ Khách hàng mua chịu: Khi mua hàng khách hàng có thể xin kéo dài thời
gian thanh toán tiền hàng và được công ty chập nhận. Nhưng thời gian được phép
trải chậm này thường ngắn hơn hoặc bằng thời gian công ty phải trả nợ cho nhà
cung cấp. Trường hợp này thường xảy ra với khách hàng có quan hệ mua bán lâu
dài với công ty và thường mua với số lượng lớn.
Những phương thức bán hàng và phương thức thanh toán ảnh hưởng tác
động không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán DTBH ở Công ty. Tổ chức tốt hoạt
động tiêu thụ hàng hoá, thanh toán sẽ tạo cơ sở để tăng doanh thu bán hàng, từ đó
sẽ làm tăng lợi nhuận cho công ty. Đó chính là mục tiêu cuối cùng của công ty
trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, kế toán DTBH phải quan tâm đến
công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá, thành phần nhằm đạt được mục tiêu đó.
1.3. Vai trò của công tác bán hàng và sự cần thiết phải hạch toán nghiệp vụ
bán hàng.
Trong nền kinh tế thị trường, hàng hóa được tiêu thụ nhờ hoạt động thương
mại.Trong đó doanh nghiệp thương mại đóng vai trò trung gian là cầu nối giữa sản
xuất và tiêu thụ, thúc đẩy quá trình tái sản xuất, tái sản xuất mở rộng của doanh
nghiệp từ đó góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Như vậy việc tiêu thụ hàng
hoá không chỉ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với toàn
bộ nền kinh tế quốc dân.
Nếu mà doanh nghiệp thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá sẽ thúc đẩy quá
trình lưu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh có điều kiện để quay vòng
vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển.
Ngược lại, hàng hoá không tiêu thụ được gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra
không bù đắp được chi phí, như thế không những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực

của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy có thể
khẳng định tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lưu thông hàng hoá.
Nhận thức rõ vai trò của công tác bán hàng thì việc tổ chức kế toán doanh
thu bán hàng ở các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng. Bởi vì: Đối với các
doanh nghiệp tổ chức tốt kế toán bán hàng sẽ là cơ sở tạo ra lợi nhuận cao hơn góp
phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Nắm chắc được kế toán bán hàng
sẽ giúp cho doanh nghiệp có những biện pháp để tăng nhanh tốc độ luân chuyển
vốn, tránh được hiện trạng ứ đọng vốn. Mặt khác tổ chức tốt kế toán bán hàng còn
là cơ sở để đánh giá đúng đắn mức độ hoàn thành kế toán về tiêu thụ, lợi nhuận từ
đó tìm ra biện pháp tối ưu để đảm bảo duy trì sự cân đối thường xuyên giữa các
yếu tố đầu vào đầu ra.
1.4. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng.
Trong các doanh nghiệp thì việc lựa chọn các mặt hàng kinh doanh là mục
tiêu chủ yếu của doanh nghiệp. Do vậy, công tác quản lý quá trình bán hàng cần
đáp ứng các yêu cầu sau:
-Nắm chắc sự vận động của sản phẩm, hàng hoá trong quá trình nhập, xuất
và tồn kho trên các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và giá trị.
-Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ phương thức bán hàng, từng phương thức thanh
toán, từng loại hàng hoá bán ra và từng loại khách hàng.
1.5. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.
- Phản ánh chính xác tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về tiêu thụ
hàng hoá.
- Đôn đốc kiểm tra đảm bảo thu đủ tiền bán hàng.
- Giám đốc sự an toàn của hàng hoá xuất bán nhằm tăng nhanh tốc độ lưu
chuyển hàng hoá.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng.
Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả
thiết thực cho kế toán bán hàng nói riêng và cho các hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp nói chung.
2. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP HẠCH TOÁN

HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN.
2.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng
2.1.1 . Chứng từ kế toán
a). Các chứng từ kế toán sử dụng trong trường hợp xuất kho sản phẩm, hàng hoá
đem đi bán:
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
…
b). Các chứng từ sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn đặc thù
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, báo nợ của ngân hàng
- Các chứng từ liên quan khác.
2.1.2 . Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK156, TK157,
TK632, TK511, TK512, TK521, TK531, TK532, TK3331. Ngoài ra còn sử dụng
một số các tài khoản khác như : TK111, TK112, TK131…
Nội dung của một số TK chủ yếu:
+ TK156 - Hàng hoá : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và
tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp tại các kho
hàng, quầy hàng.
+ TK157 - Hàng gửi đi bán : Phản ánh giá trị của hàng hoá, dịch vụ đã gửi
hoặc chuyển cho khách hàng, của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa được chấp
nhận thanh toán.
+ TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này phản ánh doanh
thu bán hàng và cung cấp của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động
sản xuất kinh doanh.

+ TK512- Doanh thu bán hàng nội bộ: TK này phản ánh doanh thu tiêu thụ
giữa các đơn vị thành viên trong tổng công ty hoặc giữa các đoưn vị cấp trên với
cấp dưới.
+ TK521- Chiết khấu thương mại: TK này phản ánh số chiết khấu thương
mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng do người
mua hàng đã mua với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã
ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết bán hàng.
+ TK531- Hàng bán bị trả lại: Phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá,
dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại.
+ TK532- Giảm giá hàng bán : Phản ánh khoản giám giá hàng bán thực tế
phát sinh trong kỳ kế toán.
+ TK3331- Thuế GTGT : Phản ánh số thuế đầu ra, số thuế GTGT đã nộp và
số thuế GTGT còn phải nộp cho Nhà nước.
2.2. Kế toán các nghiệp vụ xuất hàng bán ra và xác định giá vốn hàng xuất
bán.
2.2.1. Kế toán các nghiệp vụ xuất hàng bán ra.
a). Kế toán hàng bán theo phương thức gửi hàng:
Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên
cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa
điểm quy ước trong hợp đồng. Khách hàng ở đây có thể là những đơn vị nhận bán
hàng đại lý hoặc là những khách hàng thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi
xuất giao thành phẩm, hàng hoá cho khách hàng thì số hàng này vẫn thuộc quyền
sở hữu của doanh nghiệp nên trong trường hợp này doanh nghiệp chưa được ghi
nhận doanh thu ngay (vì chưa thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu). Chỉ đến