CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ
DỤNG CỤ (CCDC) TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT :
1. Đặc điểm và vai trò quan trọng của vật liệu, CCDC trong doanh nghiệp sản
xuất
Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động là ba yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất tạo nên sản phẩm. Nguyên liệu vật liệu thuộc loại đối tượng lao
động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu
thành nên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng
chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật giá trị; về mặt hiện vật vật liệu chỉ tham
gia một lần vào chu kỳ sản xuất đồng thời khi tham gia vào quá trình sản xuất vật
liệu được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu; giá trị
của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm
mới tạo ra. Về mặt kỹ thuật, vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều
trạng thái khác nhau, phức tạp cả về đặc tính lý hoá vật chất dễ bị tác động của thời
tiết, khí hậu môi trường xung quanh.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thường
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm do vậy nó là yếu tố cơ
bản tác động mạnh mẽ đến giá thành sản phẩm; có thể nói cách khác chi phí về
nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm sản xuất
ra.
Cùng với nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, CCDC
mang những đặc điểm khác. CCDC là một bộ phận của tư liệu lao động không đủ
tiêu chuẩn về mặt thời gian cũng như mặt giá trị quy định thành tài sản cố định.
Tuy nhiên có những tư liệu lao động không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian
sử dụng nhưng vẫn được coi là CCDC như các lán trại dụng cụ chuyên dùng cho
sản xuất , các loại bao bì có tính giá riêng, những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh,
quần áo, giày dép bảo hộ lao động. CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và
vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của chúng bị hao mòn và
chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Dựa vào đặc điểm của

CCDC có thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp nên cần được dự trữ, bảo quản cho
quá trình sản xuất kinh doanh và cũng được xếp vào tài sản lưu động, cũng như
đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn lưu động như đối với vật liệu.
Từ những đặc điểm trên của nguyên vật liệu và CCDC ta nhận thấy chúng
có vị trí và vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp. Do vậy, đòi hỏi trong mỗi doanh nghiệp sản xuất cần phải được tăng
cường công tác quản lý vật liệu và CCDC.
2. Yêu cầu quản lý vật liệu và CCDC
Trong điều kiện hiện nay, để quản lý tốt vật liệu, CCDC sao cho mang lại
hiệu quả cao nhất cần phải tiến hành tốt những vấn đề sau:
- Quản lý tốt về khâu thu mua vật liệu, CCDC sao cho có hiệu quả về các
mặt số lượng, chất lượng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đòi hỏi việc
thu mua phải hợp lý, phù hợp với yêu cầu sử dụng, cần lựa chọn nguồn thu mua
sao cho giá cả thấp nhất mà vẫn bảo đảm được yêu cầu, đồng thời tiết kiệm chi phí
vận chuyển từ đó góp phần đáng kể vào việc hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm .
- Đảm bảo về mặt chất lượng của vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất
thực hiện tiết kiệm vật tư trong sản xuất, hạn chế những hao hụt, mất mát phát sinh
trong quá trình sản xuất .
- Tính toán chính xác, kịp thời, đầy đủ giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất
sản phẩm .
Do đặc tính lý hoá của nguyên vật liệu và CCDC trong quá trình sản xuất bị
tiêu dùng toàn bộ nó thường xuyên biến động nên việc dự trữ vật tư như thế nào để
đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại là tiền đề hết sức quan trọng. Mục
đích dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất không quá nhiều gây ứ đọng vốn,
không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất.
- Phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bảo quản; phương tiện vận chuyển
thích hợp với tính chất, đặc điểm của từng thứ vật tư nhằm hạn chế đến mức thấp
nhất sự hao hụt, mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển.
- Quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu, CCDC phải quán triệt nguyên tắc sử
dụng đúng mục đích quy định, đúng qui trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí

vật liệu trong giá thành. Mỗi doanh nghiệp sản xuất có những quy trình sản xuất
mang đặc tính khác nhau, tuỳ thuộc vào tình hình thực tế phát sinh của mỗi doanh
nghiệp để đề ra yêu cầu quản lý và biện pháp quản lý sao cho có hiệu quả nhất.
3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu và CCDC:
Để thực hiện đúng chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế. Xuất
phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã
xác định nhiệm vụ của kế toán Vật liệu, CCDC đối với các doanh nghiệp như sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, CCDC; tính giá thực tế
của vật liệu, CCDC mua về nhập kho. Kiểm tra, đôn đốc kịp thời tình hình kế
hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả. thời hạn nhằm đảm bảo cung
cấp đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh .
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu, hướng
dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu, CCDC từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ,
mở sổ kế toán chi tiết . Thực hiện hach toán vật liệu và CCDC đúng chế độ đúng
phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi
ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Kiểm tra việc chấp hành chế độ,
bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất
mát hoặc vật tư kém phẩm chất đồng thời đưa ra biện pháp xử lý kịp thời trong
trường hợp thừa hoặc thiếu vật tư. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư
thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh . Phân
bổ chính xác giá trị vật liệu, CCDC đã tiêu hao cho các đối tượng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu, CCDC theo chế độ quy định; lập
báo cáo tổng hợp tình hình hiện có về vật liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch
thu mua, dự trữ vật liệu sao cho có hiệu quả nhất để nhằm hạ giá thành với mức
thấp nhất (trong điều kiện có thể).
4. Những nội dung cơ bản về hạch toán vật liệu, CCDC
Để thực hiện tốt các yêu cầu quản lý vật liệu và CCDC, các nhiệm vụ của kế

toán vật tư thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu, CCDC phải bao gồm những nội
dung sau:
- Phân loại và theo dõi vật tư theo từng thứ, từng loại riêng biệt.
- Xây dựng các nội quy, quy chế trong bảo quản, sử dụng vật tư; doanh
nghiệp cần trang bị tốt hệ thống kho tàng, các trang thiết bị phục vụ tốt nhất và
nhanh nhất cho công tác nhập, xuất vật tư được thuận lợi, kho tàng phải thoáng
mát, khô giáo, sạch sẽ tránh hiện tượng vật lý hoá làm cho vật tư kém phẩm chất .
Thủ kho phải thực hiện tốt công tác hạch toán ban đầu ở kho, nếu cần thiết cử thêm
bảo vệ trông coi kho.
- Tổ chức hạch toán ban đầu thực hiện tốt công tác vận dụng chứng từ và
luân chuyển chứng từ một cách hợp lý nhất.
- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hình thức sổ kế toán tổng hợp,
chi tiết một cách thích hợp.
- Xây dựng các định mức vật tư cần thiết như: Định mức dự trữ vật tư tối đa,
tối thiểu định mức sử dụng vật tư cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vận
chuyển và bảo quản.
- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật tư cũng như các báo cáo
về tình hình nhập - xuất - tồn vật tư.
Ngoài ra, cần nắm bắt nhanh chóng thông tin trên thị trường để đưa ra những
chính sách và biện pháp giải quyết tốt nhất.
II. PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU, CCDC
1. Phân loại nguyên liệu vật liệu
Để tiến hành sản xuất kinh doanh , các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều
loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có những công dụng và đặc tính khác
nhau đòi hỏi người làm công tác quản lý cần phải tiến hành phân loại nguyên vật
liệu, CCDC để sử dụng đạt hiệu quả nhất.
Việc phân loại vật liệu chính là sắp xếp những nguyên vật liệu có cùng một
tiêu thức nào đó vào một loại.
Có nhiều tiêu thức để phân loại nguyên vật liệu nhưng chúng ta chỉ nghiên
cứu một số tiêu thức phân loại cơ bản sau:

+ Phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, công dụng của chúng trong quá
trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp : Vật liệu được chia
thành:
- Nguyên vật liệu chính (kể cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao
động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: vải, mex, ... trong
các doanh nghiệp may, xi măng, sắt, thép... trong các doanh nghiệp xây dựng, chè
trong các Công ty sản xuất chè.
- Vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ, có tính chất làm thay đổi hình dáng, tính
chất của sản phẩm nhưng đôi khi vật liệu phụ chỉ có tác dụng phục vụ cho quá
trình sản xuất như: chỉ, cúc, mex... trong ngành may; bao bì, hộp trong các doanh
nghiệp phục vụ bao gói sản phẩm, đồ hộp.
- Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ nhưng có tính chất lý, hoá và yêu cầu
quản lý đặc biệt, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất tồn tại dưới các trạng
thái thể lỏng, thể khí, thể rắn như xăng, dầu, than, củi... để phục vụ cho việc sản
xuất sản phẩm, phục vụ cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị.
- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm để thay
thế, sửa chữa máy móc thiết bị hoặc CCDC.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và không cần lắp gắn
với quá trình xây dựng cơ bản tạo nên sản phẩm .
- Phế liệu: Là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: vải
vụn, đầu mẩu gỗ, sắt vụn...
Trên đây là cách phân loại chính mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp
dụng, ngoài ra còn có những cách phân loại khác như:
+ Phân loại theo nguồn hình thành: Vật liệu được chia thành hai loại
- Vật liệu nhập từ bên ngoài (mua ngoài): Là những vật liệu doanh nghiệp
không thể tự sản xuất được mà phải mua từ bên ngoài đem về nhập kho để sản
xuất sản phẩm .
- Vật liệu tự sản xuất : Là loại vật liệu mà trong quá trình sản xuất sản phẩm
doanh nghiệp tự tạo ra để sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Phân loại theo quyền sở hữu: Vật liệu được chia làm hai loại

- Vật liệu tự có (thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).
- Vật liệu giữ hộ, nhận gia công (không thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp)
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, quy trình công nghệ sản xuất, mặt hàng
doanh nghiệp sản xuất cùng với việc tổ chức công tác kế toán chi tiết của từng loại
hình doanh nghiệp mà mỗi loại vật liệu được chia thành nhiều nhóm một cách chi
tiết hơn bởi những thứ vật liệu ở loại hình doanh nghiệp này là vật liệu chính
nhưng với loại hình doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ.
Thực tế mỗi doanh nghiệp cần tìm biện pháp để phân loại theo dõi vật tư cho
phù hợp với thực tế doanh nghiệp mình.
2. Phân loại CCDC :
+ Thông thường CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất được chia thành 3 loại:
- CCDC dùng cho sản xuất: vật đã lắp, khuân mẫu...
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
+ Cũng như vật liệu nếu phân chia theo nguồn hình thành thì CCDC được chia
thành hai nguồn lớn:
- CCDC nhập từ bên ngoài.
- CCDC tự sản xuất
+ Căn cứ vào giá trị bản thân và thời gian sử dụng thì CCDC chia làm hai loại lớn.
- CCDC phân bổ một lần (100% giá trị): thường là những loại CCDC có giá
trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.
- CCDC phân bổ nhiều lần (phân bổ dần dần): Là những loại CCDC có giá
trị lớn và thời gian sử dụng dài.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, chức năng của CCDC trong sản xuất mà mỗi
doanh nghiệp có biện pháp phân chia và quản lý chi tiết cho phù hợp.
3. Đánh giá vật liệu, CCDC :
Đánh giá vật liệu, CCDC là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị
của vật liệu và CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực
và thống nhất.

Về nguyên tắc : Vật liệu, CCDC là thuộc tài sản lưu động nên phải được
đánh giá theo giá mua thực tế của vật liệu, CCDC mua sắm, gia công, chế biến.
Trong đó, giá mua thực tế của vật liệu, CCDC là giá mua thực tế của vật liệu,
CCDC cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ (không bao gồm phần thuế GTGT) Do
đặc điểm của vật liệu, CCDC có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong
quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu công tác kế toán vật liệu phải phản ánh
kịp thời thường xuyên, liên tục tình hình biến động và số hiện có của vật liệu, nên
kế toán vật liệu, CCDC còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh, ghi chép
cho thuận tiện.
*. Đánh giá vật liệu, CCDC theo giá thực tế :
Nguyên vật liệu , CCDC được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, tuỳ từng
nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, CCDC được xác định là khác nhau. Cụ thể:
- Đối với vật liệu, CCDC mua ngoài thì giá thực tế là giá mua (chính là lấy
trị giá ở cột cộng tiền hàng - Hoá đơn GTGT mà bên bán giao cho; trường hợp
không có hoá đơn thì chính là giá mua thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua
nguyên vật liệu nhập kho) cộng với chi phí mua thực tế phát sinh (không bao gồm
thuế GTGT) chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản... trừ đi
các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
- Giá thực tế của vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá
thực tế của vật liệu, CCDC chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc xếp vật liệu,
CCDC đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị.
- Giá thực tế vật liệu, CCDC nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế
của các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.
- Giá thực tế của vật hiện thu nhặt từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá
thực tế có thể sử dụng được, có thể tiêu thụ theo giá ước tính.
Đối với giá thực tế của vật liệu và CCDC xuất kho có thể sử dụng một trong
5 phương pháp sau:
1. Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ.
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho được tính trên cơ sở
số lượng vật liệu, CCDC xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, CCDC tồn kho

đầu kỳ.
Đơn giá bình quân VL Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ
CCDC tồn kho đầu kỳ Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ
=
Trị giá thực tế VL, CCDC Đơn giá bình quân VL Số lượng VL, CCDC
xuất kho trong kỳ CCDC tồn kho đầu kỳ Xuất kho trong kỳ
2. Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân :
Trị giá thực tế VL, CCDC Trị giá TT VL,
CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong
kỳ
Giá thực tế bình quân 1 đơn vị =
VL, CCDC Số lượng VL, CCDC Số lượng VL,
CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong
kỳ
Trị giá thực tế VL, CCDC Giá thực tế bình quân Số lượng VL, CCDC
xuất kho trong kỳ một đơn vị VL, CCDC xuất kho trong kỳ
3. Theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) :
Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo
nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước với số lượng xuất kho thuộc lần
nhập trước, số còn lại (chính bằng tổng số xuất kho từ số thuộc lần nhập trước)
được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Giá thực tế vật liệu, CCDC tồn
kho cuối kỳ là giá thực tế các lần nhập sau cùng.
4. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) :
Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập, nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập
kho lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thành thực tế
=

×
+
+
×
=
xuất kho. Giá thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ là giá vật tư tính theo đơn giá của
những lần nhập đầu.
5. Phương pháp giá thực tế đích danh :
Giá thực tế của vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật tư
nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần
xuất. Có nghĩa là xuất lượng hàng thuộc lô nào với đơn giá nào thì tính theo giá
thực tế của lô hàng đó (tính cho từng loại vật tư) do vậy, đòi hỏi doanh nghiệp ứng
dụng phương pháp này phải để riêng vật tư tránh xuất nhầm.
Mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn phương pháp nào để tính giá vật tư xuất kho
cần phải xem xét để lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình bởi
việc lựa chọn phương pháp nào để phản ánh nó sẽ kéo theo sự tác động đến hàng
loạt yếu tố sau đó.
*. Đánh giá vật liệu, CCDC theo giá hạch toán :
Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư lớn, giá cả biến động nhiều
việc nhập, xuất vật liệu, CCDC diễn ra thường xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán
theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện
được. Do đó việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán VL, CCDC nên sử dụng
giá hạch toán của vật liệu, CCDC là giá quy định thống nhất trong phạm vi toàn
doanh nghiệp và được sử dụng ổn đinh trong một thời gian dài. Giá hạch toán của
vật liệu, CCDC có thể là giá mua vật liệu, CCDC tại thời điểm đó hoặc có thể xác
định theo giá kế hoạch của vật liệu, CCDC đã được xây dựng.
Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập - xuất vật tư theo giá hạch toán,
cuối kỳ hạch toán tổng hợp giá thực tế của vật liệu, CCDC luân chuyển trong kỳ từ
đó tính đổi về giá thực tế thông qua cơ sở hệ số giá vật liệu, CCDC.
Hệ số giá vật liệu, CCDC là hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch

toán của vật liệu, CCDC.
Cách xác định: