CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
I. CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
1. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôn có
những quan điểm khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mức tổng hợp
toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến
về thực trạng hoạt động được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của
kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các KTV có trình độ nghiệp vụ tương
xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực (13, 49). Trong đó,
kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng
đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũng như trong quá trình phát triển,
được thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập (14,9).
Ở Việt Nam, theo Quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân
(Nghị định số 07/CP ngày 29/01/1994 của Chính phủ), kiểm toán độc lập là việc
kiểm tra, xác nhận của KTV chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập về
tính đúng đắn hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán của các
đơn vị. Như vậy, kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ, tư vấn được pháp luật
thừa nhận và bảo trợ, được quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế
toán. Do sự độc lập, khách quan trong hoạt động nên kết quả kiểm toán được sự tin
cậy của những người sử dụng. Trong nền kinh tế thị trường thì vai trò của kiểm
toán độc lập càng trở nên cần thiết và khó có thể thay thế được. Mục đích của kiểm
toán độc lập, trước hết và cơ bản không phải là lợi nhuận mà là giúp các doanh
nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh, sửa chữa sai sót, phòng ngừa
vi phạm và góp phần tăng cường quản lý tài chính ở đơn vị được kiểm toán. Và do
đó, có thể khẳng định rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ
quan nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh
nghiệp.
Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các KTV độc lập
xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC. Tuy nhiên, để có thể xác minh và
bày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì KTV trước hết phải là người giỏi kế toán, có

kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng như để thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC
trước hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập nên BCTC đó.
Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho
người lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinh doanh là
một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán
BCTC, KTV cần phải chia BCTC thành các phần hành để kiểm toán. Thông
thường có hai cách phân chia:
- Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ như kiểm toán TK doanh thu,
TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả...
- Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt
chẽ với nhau được tiến hành kiểm toán đồng thời. Chẳng hạn, các nghiệp vụ về
mua hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số dư các khoản phải trả người
bán... đều nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những khoản
mục ở vị trí khác nhau nhưng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặp chẳng hạn
như hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Trong thực tiễn kiểm toán, cách phân chia
thứ hai được ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phương thức tiếp cận kiểm toán này
logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản
mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động
tài chính. Với cách phân chia như vậy, một chu trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình bán hàng và thu tiền, chu
trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền
lương và nhân viên, chu trình hàng tồn kho. Các chu trình đó có mối quan hệ mật
thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn có của các nghiệp vụ kinh tế và từ
đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế
toán chứa đựng trong BCTC. Mối quan hệ này được thể hiện qua sơ đồ số 1.1
[Trích hình 5-6: Các mối quan hệ giữa các chu trình nghiệp vụ kinh tế, (3, 117)]
dưới đây:
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán
CHU TRÌNH

HÀNG TỒN KHO
CHU TRÌNH
TIỀN LƯƠNG
VÀ NHÂN VIÊN
CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN
CHU TRÌNH HUY
ĐỘNG VÀ HOÀN
TRẢ VỐN
CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN
TIỀN MẶT
Tiền mặt, TGNH Vật tư, hàng hoáPhải trả người bán
Vật tư, hàng hoá
Thu nhập tài chính
Tài sản cố định
Chi phí SXKD
Chi phí trích trước
Ứng trước tiền cho người bán hoặc trả nợ người bánMua hàng nhập kho
Đầu tư tài sản cố định
Mua hàng hoá, dịch vụ xuất dùng ngay không qua kho
Bảo hiểm trích trước
Chiết khấu mua hàng được hưởng
Hàng trả lại hoặc được giảm giá
Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chu trình
khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cách phân
loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn.
Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai

đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh nghiệp thương mại, quá
trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Việc xem xét hai
loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình
“mua hàng”, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng, có ảnh
hưởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỉ lệ
lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Hơn thế, số tài khoản chịu ảnh hưởng
của chu trình mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả các chu trình khác kết hợp
lại. Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mất nhiều thời gian để kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán hơn là đối với các chu trình khác.
2. BẢN CHẤT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của
người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được
(14, 201). Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục
như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì. Chu
trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động
hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Sơ đồ 1.2: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánh
giá số dư của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Như đã phân tích ở trên, chu
trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối kế
toán như: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải
trả. Số lượng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng và
thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 1.2. Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu
trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả
chậm. Sơ đồ 1.2 chỉ minh hoạ cho trường hợp mua hàng trả chậm.
3. CHỨC NĂNG CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ với
quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng và
thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau:
3.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước
công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh
nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công
cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm
vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá
trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp có
hệ thống KSNB tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung cấp hàng.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế
hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền
ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lượng cũng như chủng
loại hàng hoá cần cung cấp). Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển
cho bộ phận mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này
để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một
mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác
nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung
cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này
căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu
thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại
hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định
mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của
những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột

và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.
Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch
vụ) được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một
chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong
một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch
hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung
ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ
của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của
hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp
vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ
được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua
quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép
một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường
xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí
dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó
có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương
đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn
bằng các viên chức nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá
trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại
nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức
giới hạn ấn định trước.
Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời
được các câu hỏi sau:
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?
+Tại thời điểm nào?
+ Được phê duyệt bởi ai?
+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?

Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn
chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem
xét có vấn đề gì xảy ra không.
3.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ do
nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng là một điểm
quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận
khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được,
quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời
gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận
hàng (được đánh số từ trước) như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra
hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế
toán các khoản phải trả để thông báo. Báo cáo nhận hàng có thể được thay thế bằng
phiếu xuất kho của nhà cung cấp.
Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải
được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi.
Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán
(nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Hàng hoá trước khi nhập kho sẽ
được kiểm tra số lượng, chất lượng... so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênh
lệch không. Việc kiểm tra này nên được đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để thuận
tiện cho việc kiểm soát sau này.
Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải được lưu giữ ở kho. Một bản
sao phải được gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan đến hàng
hoá đã nhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tất cả các
yêu cầu đặt hàng đưa ra đều được thực hiện tốt).
3.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các
khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho.
Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu

có ảnh hưởng quan trọng đến các BCTC được lập và đến khoản thanh toán thực tế,
do đó kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Đối với các hoá đơn đã được ghi sổ nên được đề "đã hạch toán" hoặc đánh dấu để
tránh ghi 2 lần. Các phần hành kế toán được thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế
tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.
Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các
lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết các
khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán
thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức thanh toán và chi phí vận
chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo
cáo nhận hàng nếu hàng đã về. Thường thì các phép nhân và phép cộng tổng được
kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch
toán chi tiết các khoản phải trả.
3.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực
hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là
các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trước khi thực hiện thanh toán, các chứng từ này
phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các chứng từ
thanh toán này sau đó được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người
được thanh toán, bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi
phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẩn). Trước khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lưỡng các chứng từ minh chứng
cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi
với người chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải được đánh
số thứ tự từ trước và được in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc
thay đổi người nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu
chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phương pháp
để huỷ bỏ các chứng từ chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để
chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phương pháp

thường dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
Đó là toàn bộ tám bước công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh
nghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng
trong chu trình sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp
kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc kiểm toán một cách có hiệu quả.
Các bước công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động của nghiệp
vụ mua hàng và thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 1.3.
4. CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH VÀ CÁC TÀI KHOẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng
các loại chứng từ, sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị mua hàng hoá và
dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp
lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin liên quan của
hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.
- Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ):
tài liệu này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận
bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của
việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
- Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề
nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán
để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái
một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền
của các hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền
phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong sổ
hạch toán chi tiết phải trả người bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả

người bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: đây là báo cáo nhận được của nhà cung
cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày
đối chiếu nhất định.
II. NỘI DUNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1. MỤC TIÊU KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
Để thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì điều quan
trọng cần phải xác định được mục tiêu kiểm toán cho bất kỳ một chu trình nghiệp
vụ kinh tế nào. Theo đó, chu trình mua hàng với thanh toán cũng không nằm ngoài
quy luật chung ấy. Chu trình này được coi là một bộ phận cấu thành của BCTC và
do đó KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán đối với chu trình này.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200-Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản
chi phối kiểm toán BCTC, đoạn 11, đã xác định: "Mục tiêu của kiểm toán BCTC là
giúp cho KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được
lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có
tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh
trọng yếu hay không" (4, 16). Theo đó, mục đích chung của kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có
được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc
được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu
đặc thù đối với chu trình.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã
xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ
người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm
bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó.
- Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các
khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế
toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo

chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán
phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao
nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản
mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả
người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với
các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc
phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán hay
không, đặc biệt là các nghiệp vụ sát ngày kết thúc niên độ. Trong chu trình mua
hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế phát
sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc xác
định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng
chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm
tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược
điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và
xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng.
2. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán
Khảo sát chi tiết số dư tài khoản của chu trình mua hàng và thanh toán
Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Công bố báo cáo kiểm toán
Các cuộc kiểm toán BCTC dù đơn giản hay phức tạp, quy mô lớn hay nhỏ
thì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung đảm bảo tính khoa học,
tính hiệu năng và hiệu quả. Ở đây, khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán,
KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau:

Sơ đồ 1.4: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán khoa học và hiệu quả cũng
như để thu thập bằng chứng kiểm toán có giá trị đầy đủ và thích hợp thì khi tiến
hành kiểm toán, KTV cần phải tuyệt đối tuân theo các bước theo sơ đồ 1.4 trên. Có
thể khái quát 4 giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán như sau:
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán. Có ba
lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng đắn:
- Giúp cho KTV có thể thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và
có giá trị làm cơ sở để đưa ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanh
toán .
- Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.
- Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để Công ty kiểm toán tránh xảy ra
những bất đồng với khách hàng.
Việc lập kế hoạch kiểm toán đã được quy định rõ trong các Chuẩn mực kiểm
toán hiện hành. Chuẩn mực kiểm toán thứ nhất trong Nhóm Chuẩn mực công việc
Chuẩn bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Tìm hiểu cơ cấu KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và chương trình kiểm toán
của Chuẩn mực kiểm toán đã được thừa nhận (GAAS) đòi hỏi "Công tác kiểm toán
phải được lập kế hoạch đầy đủ và các trợ lý, nếu có, phải được giám sát đúng đắn".
Đoạn 08, VSA số 300 cũng đã nêu rõ "Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi
cuộc kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo: bao quát hết các khía
cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm
ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm
toán còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với

KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán" (6, 48).
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là
phải xây dựng được một chiến lược kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ
thể phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ áp
dụng khi kiểm toán chu trình này. Theo đó, quá trình lập kế hoạch kiểm toán bao
gồm 6 bước công việc chính được thể hiện qua sơ đồ 1.5 [Trích hình 7-1: Lập kế
hoạch cuộc kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán, (3, 148)]. Tuy nhiên ở
đây, tác giả chỉ đi sâu nghiên cứu một số bước công việc liên quan đến chu trình
mua hàng và thanh toán.
2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Đây là các bước công việc quan trọng để giúp KTV lập kế hoạch kiểm toán
tổng quát. Trong giai đoạn này, như đã được xác định trong VSA số 300-Lập kế
hoạch kiểm toán, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của
khách hàng, các chính sách chủ yếu của công ty, các bên liên quan, tìm hiểu về hệ
thống kế toán, hệ thống KSNB để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán cho
từng chu trình nghiệp vụ nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng.
Từ đó, KTV tiến hành đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đưa ra đánh
giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định nội
dung, lịch trình cũng như phạm vi các thủ tục kiểm toán. Để có được sự hiểu biết
này đối chu trình mua hàng và thanh toán, KTV có thể tiến hành các công việc sau:
Sơ đồ 1.5: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
(a) Tìm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìm hiểu về
ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ
chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của
KSNB… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết được những chủng
loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích sản xuất
kinh doanh đúng như trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu tư…
hay không. Những hiểu biết về tình hình kinh doanh trên sẽ giúp cho KTV đánh
giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định mức độ trọng yếu, đánh

giá về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán, từ đó xây dựng kế
hoạch và chương trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng phải chú ý đặc biệt
khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
(b) Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung
Các hồ sơ kiểm toán năm trước ngoài việc cung cấp các thông tin chung về
khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng mà còn
cung cấp cho KTV "một khung" kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến giai đoạn hoàn
tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu trình mua hàng và
thanh toán nói riêng.
Mặt khác, qua các tài liệu này, KTV sẽ thấy được những vấn đề cần lưu ý:
những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán hay sự
kiểm soát lỏng lẻo đối với chu trình này. Từ đó, trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán
năm trước, KTV sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế
phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho năm hiện hành.
(c) Thảo luận, phỏng vấn