CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH
I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại, tính giá NVL
1. Khái niệm NVL
Nguyên, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là
một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh
nghiệp đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Hạch toán
NVL không chỉ phục vụ công tác quản lý NVL mà còn là tiền đề để hạch toán
chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.
2. Đặc điểm NVL
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao
động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá nh-
ư sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong Xí nghiệp dệt, vải trong
Xí nghiệp may mặc…
Khác với tư liệu lao động , NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh dưới
tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật
chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm mới.
Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch
toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
3. Phân loại NVL
Nguyên, vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai
trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều
kiện đó phải phân loại NVL một cách khoa học thì mới tổ chức tốt việc quản lý
và hạch toán NVL.
Trong thực tế tổ chức công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp,
đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của
NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này NVL ở các doanh
nghiệp được phân ra theo các loại sau:
- Nguyên, vật liệu chính (VLC): Là NVL sau quá trình gia công chế biến
sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như vải…

- Nguyên, vật liệu phụ (VLP): Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá
trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với VLC để hoàn thiện và nâng
cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho công cụ
lao động hoạt động bình thường hoặc dùng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản
lý như: cúc, chỉ, dây chun…
- Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng cung cấp
trong quá trình sản xuất kinh doanh như than đá, xăng dầu, khí đốt…Nhiên liệu
trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên nó được tách ra
thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng
lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có
yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế
cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…
- Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh
nghiệp mua nhằm mục đích cho đầu tư XDCB.
- Vật liệu khác: Là các loại đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu
thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh .
Hạch toán theo các cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh
tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện và tránh
nhầm lẫn cho công tác quản lý, hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ
NVL trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp
phải tiếp tục chi tiết và hình thành “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định
thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch
toán của từng danh điểm NVL.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá

hạch toán
Ghi chú
Nhóm Danh điểm NVL
Sổ danh điểm vật liệu còn có thể cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất,
tồn bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Do đó, nó sẽ góp phần giảm bớt khối
lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho
quản lý, điều hành SX-KD và đặc biệt thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế
toán trong việc vận hành hạch toán NVL của Công ty trên máy tính.
4. Tính giá NVL
Tính giá NVL là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL về
thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL. Theo quy định NVL được tính
theo giá thực tế (giá gốc) giá thực tế của NVL được tính theo từng trường hợp
cụ thể:
a. Giá thực tế của vật liệu nhập kho
Giá thực tế của vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ
hợp lệ chứng minh được các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra
NVL.
* Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn
của người bán trừ (-) các khoản giảm giá chiết khấu thương mại được hưởng
cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có) cộng (+) các chi phí thu
mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, thuê kho bãi,
tiền lưu kho, lưu bãi…)
Như vậỵ, đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo
phương pháp khấu trừ thì giá thực tế của vật liệu sẽ không bao gồm thuế GTGT
đầu vào được khấu trừ. Ngược lại đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật liệu còn bao gồm cả thuế
GTGT đầu vào.
Các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc
biệt (nếu có) cũng được tính vào giá thực tế của vật liệu mua ngoài.
* Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế của NVL

bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ.
* Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết hoặc cổ phần, đầu tư vào
công ty con thì giá thực tế của NVL là giá trị vật liệu được các bên tham gia góp
phần thừa nhận.
* Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá thực tế của NVL được tính theo giá
tương đương của thị trường cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
* Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập
kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.
* Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh
nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị
trường.
b. Giá thực tế vật liệu xuất kho
Để xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm
hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp, theo yêu cầu quản lý và trình độ
nghiệp vụ của từng kế toán trong doanh nghiệp. doanh nghiệp có thể sử dụng
một trong các phương pháp sau đây nhưng phải theo nguyên tắc nhất quán trong
hạch toán, nếu trong quá trình hạch toán muốn thay đổi phương pháp hạch toán
thì doanh nghiệp phải trình bày lại và giải thích rõ ràng với cơ quan cấp trên.
* Phương pháp giá đơn vị bình quân
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng từng kỳ được tính
theo công thức:
Giá thực tế VL
xuất dùng =
Số lượng VL
xuất dùng trong
kỳ

x
Giá đơn vị
bình quân

Giá đơn vị bình quân có thể được tính theo một trong ba cách sau:
Cách 1
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trướcSố lượng thực tế VL tồn đầu kỳ
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
=
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhậpSố lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế VLtồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượngVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công
việc tính toán dồn cả vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế
toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo
từng danh điểm NVL.
Cách 2
Cách này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu
trong kỳ nhưng lại không được chính xác vì không tính đến sự biến động trong
giá cả vật liệu kỳ này.
Cách 3
Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách trên tức là vừa
chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công
sức, tính toán nhiều lần.
* Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO): Được áp dụng dựa trên
giả định hàng tồn kho được mua trước thì xuất dùng trước, tương tự hàng nhập
trước thì xuất dùng trước và ngược lại hàng nhập sau thì xuất dùng sau.
- Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời
- Nhược điểm: Là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch

toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra
phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng
kịp thời với giá cả thị trường của NVL.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm là không nhiều.
* Phương pháp Nhập sau - Xuất trước (LIFO): Được áp dụng dựa trên giả
định là hàng nhập sau sẽ được xuất dùng trước. Nên tính giá NVL được làm
ngược lại với phương pháp nhập trứơc- xuất trước.
- Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp
thời với giá cả thị trường của NVL.
Giá hạch toán VL xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ)
Giá thực tế VL xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho CK)
=
Hệ số giá của VL
x
- Nhược điểm: Là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch
toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức.
* Phương pháp giá thực tế đích danh( tính trực tiếp)
Theo phương pháp này khi nhập NVL ở lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập
đích danh của lô hàng đó làm giá xuất, thường được áp dụng trong những doanh
nghiệp bảo quản và theo dõi từng lô hàng áp dụng đối với loại vật tư, hàng hoá
có giá trị cao mang tính cách biệt.
- Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua
việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của
từng lô NVL. Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này thì điều kiện cốt
yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô
NVL nhập kho.

* Phương pháp trị giá NVL tồn cuối kỳ
Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi

phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy
nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu
mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều
kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp
phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định
được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ.
Gtt NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng tồn kho x Đơn giá NVL nhập kho lần
cuối
Gtt NVL xuất kho = Gtt NVL mua vào +(-) Chênh lệch Gtt đầu kỳ và cuối kỳ
* Phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá):
Theo phương pháp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán
tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế.
Giá thực tế của VLtồn đầu kỳGiá hạch toán của VL tồn đầu kỳ
Hệ số giá của vật liệu
=
Giá thực tế của VL nhập trong kỳGiá hạch toán của VLnhập trong kỳ
+
+
Phương pháp này được áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật
liệu, giá cả thường xuyên biến động, việc nhập vật liệu diễn ra thường
xuyên, việc tính giá thực tế của vật liệu phức tạp và nhiều khi không thể thực
hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán là thích
hợp nhất.
- Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng
hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành
nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập,
xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp với những doanh
nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn
cao.

II. Hạch toán chi tiết NVL
NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nếu thiếu
một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán NVL phải
bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Trong
thực tế công tác kế toán hiện nay thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch
toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân
chuyển và phương pháp số dư.
2.1. Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này công việc cụ thể tại phòng kế toán và kho hàng
như sau:
* Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật
liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư được ghi một dòng vào thẻ
kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng Thủ kho tiến
hành tổng cộng số nhập, xuất tính tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật
tư.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệuBảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVLSổ kế toán tổng hợp NVL
* Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư theo từng
danh điểm vật tư tương ứng thẻ kho mở theo từng kho. Thẻ này có nội dung
tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi NVL về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định
kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên
kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và tính ra số tiền. Sau đó ghi lại các
nghiệp vụ nhập, xuất và các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng
cộng thẻ (sổ) chi tiết và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán
phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối
chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký
thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu
số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho
của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, nhược điểm cuả
phương pháp này là chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú:
Ghi h ng ng yà à
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất NVLBảng kê nhập NVL
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVLSổ kế toán tổng hợp về vật liệu
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển
Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp
thẻ song song. Còn tại phòng kế toán, kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi
tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của
từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối
tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ cuối tháng đối
chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số
tiền với kế toán tổng hợp.
Phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của
kế toán. Tuy nhiên nhược điểm của nó là dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối
chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng
danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó
khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu

luân chuyển
2.3. Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này, công việc tại kho giống như 2 phương pháp trên.
Định kỳ khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho
phát sinh theo từng vật tư quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp
cho kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất vật tư.
Ngoài ra, Thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo
từng danh điểm vật tư và sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và
dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ.
Ghi xong thủ kho chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Tại phòng kế toán, định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng
dẫn, kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ, từ thủ kho. Khi nhận
được chứng từ, kế toán kiểm tra số lượng trên chứng từ và tính giá cho từng
chứng từ (giá hạch toán) tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận
chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa được tính của từng nhóm vật tư (nhập riêng,
xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho
từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ
nhập, xuất vật tư.
Tiếp theo, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng
để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối
chiếu với cột số tiền trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính
bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).
Ưu điểm của phương pháp này là rất thích hợp với những doanh nghiệp có
nhiêù danh điểm NVL, số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại lại khá nhiều.
Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là việc kiểm tra đối chiếu không
được cập nhật sớm.