Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên liệu

Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên liệu,
vật liệu trong các doanh nghiệp
I) Những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu.
1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu.
Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động_
một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ
_ là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm .
2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản
xuất:
Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất phải có đầy đủ ba yếu tố:
- Lao động
- Tư liệu lao động
- Đối tượng lao động
Ba yếu tố này tác động qua lại với nhau để tạo ra của của vật chất cho xã hội.
Theo Mac, đối tượng lao động là tất cả mọi vật thiên nhiên xung quanh ta mà
lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội.
Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố đầu vào quan trọng của
quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Như
vậy chỉ những đối tượng lao động đã thay đổi do chịu nhiều tác động của lao
động có ích của con người mới trở thành vật liệu.
Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị của vật liệu được chuyển
dịch toàn bộ một lần và đã thay đổi hình thái vật chất ban đàu vào giá trị sản
phẩm mới sáng tạo ra.
Xét trên góc độ vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong
doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
cần tăng tốc độ vận chuyển vôn lưu động, kết hợp với dự trữ và sử dụng vật
liệu.
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng khá lớn
trong tổng giá trị sản xuất của sản phẩm (70-80%). Nếu không có nguyên liệu,
vật liệu thì sản xuất sẽ bị ngừng trệ. Bởi vậy, việc cung ứng vật liệu (đúng số
lượng, chủng loại, kịp thời ) sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất. Tuy

nhiên, chất lượng vật liệu, phương pháp sử dụng vật liệu lại quyết định đến chất
lượng sản phẩm.
Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ
giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này thể hiện ở
chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần.
Vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán nguyên liệu,
vật liệu một cách hiệu quả nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đồng bộ những loại
vật liệu cần thiết cho sản xuất. Mặt khác, công việc này còn nhằm kiểm tra được
các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa hao
hụt, mất mát, sử dụng lãng phí vật tư và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toan
khác nhằm hoàn thiện tốt nhiệm vụ của kế toán quản trị.
3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh,
doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự
trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Ngoài ra công tác tổ chức quản lý, hạch toán kế
toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý sẽ hạn chế những mất mát, hư
hỏng, giảm thiểu những rủi ro, thiệt hại trong quá trình sản xuất kinh doanh.
3.1 Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu.
- Khâu thu mua: thu mua nguyên vật liệu cần chú ý về số lượng, chất lượng
lẫn chủng loại, giá cả, thường xuyên phân tích tình hình thu mua nguyên vật
liệu, lựa chọn nguồn cung cấp đảm bảo về số lượng chủng loại quy cách với
giá cả và chi phí thấp nhất
- Khâu bảo quản: Tổ chức kho tàng, bến bãi một cách khoa học, hợp lý, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc nhập, xuất nguyên vật liệu. Thực hiện đúng chế
độ bảo quản đối với từng thứ vật liệu để đảm bảo đúng chất lượng vật liệu
đưa vào quá trình sản xuất, tránh mất mát hao hụt.
- Khâu sử dụng: Sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định
mức và dự toán về chi phí sản xuất. Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình
hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất vật liệu tiêu hao để tính
được giá trị vật liệu trong thành phẩm.

- Khâu dự trữ: Xác định định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để đảm bảo
cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục mà không bị ứ đọng vốn.
Thực hiện tốt công tác kiểm tra, kiểm kê đối với vật liệu, xây dựng định
mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản.
Việc bảo quản vật tư là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản
lý trong doanh nghiệp, luôn được các nhà quản lý quan tâm hàng đầu nhằm xác
định hiệu quả sản xuất kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một
cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính trung thực khách quan của các thông tin
trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
3.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu.
Trong các doanh ngiệp sản xuất, xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu mà
kế toán cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu của quản trị doanh
nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương
pháp kế toán hang tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu về tình hinh hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để
tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Từ đó phục vụ cho việc lập
báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
4) Phân loại và tính giá vật liệu .
4.1. Phân loại vật liệu
Để tién hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong doanh nghiệp cần phải sử
dụng nhiều thứ, loại vật liệu có tính năng lý hoá và công dụng khác nhau. Do đó
không thể áp dụng biện pháp quản lý chung cho tất cả các loại vật liệu mà cần
phải phân loại vật liệu, tức là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo

một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc hạch
toán và quản lý vật liệu. Trong các doanh nghiệp khác nhau lại sử dụng cách
phân loại khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu
quản lý kế toán chi tiết. Thông thường người ta căn cứ vào nội dung kinh tế, vai
trò công dụng của vật liệu trong từng quy trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu
quản lý kinh doanh mà phân chia vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ
thành vật thể vật chất của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,
được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,
mùi vị hoặc dung để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay
phục vụ lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm,
thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…)
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản
xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt.....
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…….
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn….)
- Vật liệu khác: Bao gồm các vật liệu còn lại ngoài những thứ chưa kê trên như
bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng……
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết ở từng doanh nghiệp mà
từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.
Sau đó, mỗi tên gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu lại được mã hoá bằng một hệ
thống ký tự gọi là danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp doanh
nghiệp tổ chức tốt công tác quản lý, hạch toán vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng nhiều cách phân
loại như sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự gia công chế biến, thuê
ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được cấp).

- Phân loại theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất.
- Phân loại theo mục đích sử dụng.
- Phân loại theo nguồn tài trợ.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi
phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp , nguyên vật liệu gián
tiếp. Trên cơ sở 2 loại vật liệu này để hình thành 2 loại chi phí: Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Việc phân loại này cho
phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách chính xác nhất.
4.2. Tính giá thành vật liệu.
Đánh giá vật liệu là việc xác định đúng đắn giá trị của vật liệu theo những
nguyên tắc nhất định. Trong các doanh nghiệp sản xuất giá trị vật liệu chiếm
một vị trí quan trọng trong giá thành sản xuất, nên sai sót trong việc tính giá vật
liệu có thể ảnh hưởng đến giá trị của kỳ này và các kỳ kế tiếp theo.
4.2.1.
Nguyên tắc khi tính giá vật liệu.
- Việc tính giá vật liệu phải đảm bảo tính xác thực, nghĩa là phải đánh giá trên
cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những yếu tố cấu thành nên giá trị vật liệu. Đồng
thời loại bỏ ra khỏi giá của vật liệu những chi phí bất hợp lý, kém hiệu quả
(nguyên tắc giá vốn)
- Việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp
đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc so sánh,
đánh giá các chỉ tiêu kinh tế giữa các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp (nguyên
tắc nhất quán-Consistency principle)
- Do vị trí, vai trò, đặc điểm của vật liệu mà vật liệu phải phản ánh theo giá trị
có thể thực hiện thuần (theo giá gốc hoặc thấp hơn giá gốc). Nếu giá có thể thực
hiện được của vật liệu giảm sút hoặc vật liệu hư hỏng, kém, mất phẩm chất thì
doanh nghiệp được lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nguyên tắc thận trọng-
Conservatism principle)
4.2.2. Tính giá vật liệu.
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc (giá thực tế). Trường hợp giá trị thuần có

thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực
hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí
lien quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho địa điểm và trạng
thái hiện tại.
*** Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho* Gía vốn thực tế của vật liệu được
xác định
Giá vốn thực tế của vật liệu được xác định tuỳ theo nguồn nhập cụ thể.
• Nhập do mua ngoài
Trong đó giá mua trên hoá đơn được tính như sau:
- Trường hợp vật liệu mua về dùng để sản xuất kinh doanh sản phẩm
hàng hoá dịch vụ thuộc đối tượng thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ có chứng từ hợp lệ thì giá mua chưa có thuế GTGT.
Giá vốn thực
tế vật liệu
tồn kho
=
Giá mua
trên
hóa đơn
+
Chi phí
thu mua +
Thuế nhập khẩu
(nếu có) -
Chiết khấu TM, giảm
giá, hàng trả lại (nếu
có)
Giá vốn thực
tế VL thuê

ngoài
Gia công chế
biến
= Giá vốn thực tế vật liệu
xuất thuê ngoài gia công
chế biến
+
Chi phí vận
chuyển VL đi
và về
+ Số tiền phải trả cho
người nhận gia công
- Trường hợp vật liệu dùng để sản xuất kinh doanh sản xuất hang hoá
dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chụi thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là tổng giá thanh toán.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,
chi thuế kho, bãi…….
• Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
• Nhập kho vật liệu tự chế:
Giá
vốn
thực
tế vật
liệu nhập kho bao gồm giá vốn thực tế của vật liệu xuất để chế biến và chi phí
gia công chế biến.
• Đối với vật liệu do đơn vị khác góp vốn liên doanh, giá vốn thực tế
vật liệu là giá do hội đồng liên doanh đánh giá.
• Vật liệu nhập từ viện trợ, tặng thưởng thì giá trị vốn thực tế là giá
thị trường tương đương.
• Đối với phế liệu thu hồi nhập lại kho thì giá vốn thực tế được đánh

giá theo giá trị thực tế còn sử dụng (nếu giá trị lớn) hoặc theo giá
ước tính (nếu giá trị nhỏ)
Giá vốn thực tế VL
thuê ngoài
Gia công chế biến
=
Giá vốn thực tế vật liệu
xuất thuê ngoài gia công
chế biến
+
Chi phí vận
chuyển VL đi
và về
+
Số tiền phải trả
cho người nhận
gia công
Đơn giá TT Giá vốn thực tế tồn đầu kỳ + Giá vốn TT nhập trong kỳ =Bình quân cuối kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân tại Giá vốn thực tế VL tồn kho tại thời điểm xuất kho = mỗi thời điểm xuất kho Số lượng VL tồn kho tại thời điểm xuất kho
*** Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho***
Vật liệu thu
mua nhập kho
thường xuyên
từ nhiều nguồn
khác nhau mà giá vốn thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống
nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải xác định được giá vốn thực tế xuất kho
cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực
tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đẩm bảo tính nhất quán trong niên độ kế
toán.
Hiện nay, theo thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hiện (04) chuẩn mức

kế toan ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của
bộ trưởng Bộ Tài Chính, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương
pháp sau:
1) Tính theo giá vốn thực tế bình quân gia quyền.
2) Tính theo giá thực tế đích danh:
Thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị lớn, các loại vật tư đặc
chủng, có thể nhận diện được phương pháp này đòi hỏi phải quản lý theo dõi vật
tư theo từng lô. Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực
tế vật liệu nhập kho theo lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần.
3) Tính theo theo giá nhập trước xuất trước.
Theo phương pháp này ta phải giả thiết là vật liệu nào nhập trước thì xuất trước,
và vật liệu tồn kho cuối kỳ cũng chính là vật liệu nhập kho thuộc các lần mua
sau cùng. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá
của lô hàng nhập thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, Vật liệu xuất kho của lô
Giá vốn thực tế VL
xuất kho =
Đơn giá thực tế
bình quân x
Số lượng vật liệu
xuất kho
nào lấy đơn giá nhập kho của lô đó để tính. Áp dụng phương pháp này phải xác
định được đơn giá thực tế của từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lượng tính ra
giá vốn thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Lấy đơn giá của những lần nhập trước
để tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trước.
- Ưu điểm:
+ Gần đúng với luồng nhập- xuất vật liệu trong thực tế.
+ Phản ánh được biến động của gía vật liệu tương đối chính xác.
- Nhược điểm:
+ Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
Theo phương pháp nhập trước- xuất trước, doanh thu hiện tạo được tạo ra bởi

giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu.
+ Khối lượng công việc hạch toán nhiều.
Phương pháp này thường được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp có ít vật liệu, số
lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
4) Phương pháp nhập sau_xuất trước.
Ta giả thiết những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất hiện trước tiên,
ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước ở trên. Phương pháp nhập
sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.
- Ưu điểm
Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi hpí hiện tại.
- Nhược điểm
+ Bỏ qua việc nhập xuát vật liệu trong thực tế.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính
vào giá vốn hàng bán, những chí mới nhất với giá cao.
+ Giá trị của vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh
thấp hơn so với thực tế.
5) Phương pháp trực tiếp.
Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng
lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất dung (trừ trường hợp điều chỉnh).
Khi xuất vật liệu nào sẽ được tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phương pháp
này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật
liệu nhập kho.
- Ưu điểm:
+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.
+ Áp dụng hiệu quả trong những doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu ít
nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
- Nhược điểm:
Đòi hỏi công tác quản lý, Bảo quản, bảo hành và hạch toán chi tiết tỷ mỉ.
6) Phương pháp hạch toán;
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá

hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn đinh trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế thêo công thức:
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu
tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
- Ưu điểm:
Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để
tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
- Nhược điểm:
Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán,
phải xây dựng được giá hạch toán khoa học.
*Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
liệu và có trình độ kế toán tương đối tốt.
Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với đặc điểm sản
xuất của mình nhưng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán qua các kỳ kế toán,
bảo đảm tính chất so sánh được của số liệu. Doanh nghiệp có thể thay đổi
phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thông báo công khai, ghi đúng, ghi
đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ được thay đổi đó.
Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá
(hoặc tồn kho đầu kỳ) (hoặc tồn kho đầu kỳ) vật liệu
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
=
vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ