HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VĂN BẢN

SOẠN THẢO VĂN BẢN


NỘI DUNG
1. Những quy định chung
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
3. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao


VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1. Luật ban hành VBQPPL năm 2008;
2. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư; Nghị định 09 ngày
08/02/2010 về sửa đổi bổ sung…);
3. Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
4. Thơng tư 25/2011/TT-BTP ngày 07/12/2011 của BTP Về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp
luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm
pháp luật liên tịch


CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN


VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN


VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

KỸ THUẬT SOẠN VĂN BẢN
1. Yêu cầu về nội dung
2. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày
3. Yêu cầu về ngôn ngữ


TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
1. Những quy định chung

Đối tượng
áp dụng

Cơ quan, tổ chức

Thể thức VB

Tập hợp các thành phần cấu thành VB.

Kỹ thuật trình
bày VB

Quy định: Khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề, vị trí trình bày, phơng chữ, cỡ
chữ, kiểu chữ.


TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

Phông chữ

Khổ giấy

Bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

A4, A5


TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
Định lề: (đối với khổ giấy A4)
20-25mm

3035mm

15-20mm

20-25mm


2. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản


Quốc hiệu
In hoa, 12-13

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

In thường, 13-14


Bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản.
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

1/2 trang giấy,
theo chiều ngang,
phía trên, bên trái


Số, ký hiệu của văn bản


- Số và ký hiệu văn bản có tên loại (quyết định, thông
báo, báo cáo,…)
Số: …………../ Tên loại văn bản – Tên cơ quan
Ví dụ:
Số: 09/ QĐ - UBND
- Số và ký hiệu văn bản không tên loại (các loại công
văn)
Đây là loại văn bản thường được quan niệm là
không có tên loại, có cách viết số và ký hiệu riêng như
sau:
Số…/ viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt tên bộ phận

soạn thảo
Ví dụ:
Số: 08/UBND - VP


Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành
văn bản
• Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của
đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản
đóng trụ sở
• Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng
năm văn bản được ký ban hành hoặc được thơng
qua

Ví dụ: Thành phố hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 4 năm
2016
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2016


Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
• Là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành.

QUYẾT ĐỊNH
Về quản lý các cơng trình quốc gia

• Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ cơng
văn.
•

Số:123/UBND-VP
V/v đề nghị phối hợp cơng tác điều tra dân số

• Trích yếu thường là một câu hoặc một mệnh đề ngắn
gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung chính của
văn bản.


QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ

(in hoa, đậm, 14)
(in thường,đậm 14)

Số 72/VTLTNN-NVĐP
v/v kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 2015

(in thường 12-13)


Nội dung văn bản
- Hành văn phải trung lập, không thiên vị, khách quan.
-

Lời văn phải lịch sự, đúng tư cách trong giao dịch.

-

Cuối văn bản, phải nhân danh cơ quan để yêu cầu.

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông


Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký
của người có thẩm quyền

Thay mặt: TM.
Ký thay: KT.
Thừa lệnh: TL.
Thừa ủy quyền: TUQ.


TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
KT. CHỦ TỊCH
PHĨ CHỦ TỊCH
TL. CHỦ TỊCH
KT. CHÁNH VĂN PHỊNG
PHĨ VĂN PHÒNG
Lưu Tiến Minh


Chú ý
VB hành chính (sự nghiệp, giáo dục, y tế, khoa
học, lực lượng vũ trang được ghi học hàm
học vị, quân hàm)



Việc đóng dấu trên văn bản được thực

DẤU CỦA
CƠ QUAN,
TỔ CHỨC

hiện theo quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của CP
về công tác văn thư và quy định của PL
có liên quan.

Dấu: theo NĐ 110/2004/NĐ-CP
Dấu giáp lai: giữa mép phải, tối đa 05 trang văn
bản


DẤU CỦA
CƠ
QUAN, TỔ
CHỨC

Đóng dấu

Ngay ngắn
Đúng chiều
Đúng màu mực dấu
Trùm lên 1/3 chữ ký về phía
bên trái