Phương pháp hoàn thiện tổ chức Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng cấp thoát nước và hạ tầng kỹ thuật

Chơng 3
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
tại Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật
3.1. Các nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Hoàn thiện công tác kế toán không phải là thay đổi bất kì cái gì để phục vụ
cho mình, mà việc hoàn thiện công tác vật liệu nói riêng và các phần hành kế
toán khác nói chung là việc hoàn thiện những công việc nhất định theo những
chuẩn mực nhất định. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa vào
những nguyên tắc sau:
- Phải tuân thủ chế độ tài chính, kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật
của Nhà nớc có liên quan đồng thời hớng tới hoà nhập với các thông lệ chung và
chuẩn mực kế toán quốc tế.
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riêng của Công ty.
Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán nguyên
vật liệu sẽ nâng cao hiệu của công tác kế toán, đồng thời không trái với qui định
chung.
- Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đợc đặt ra trong mối quan hệ giữa
chi phí bỏ ra và lợi ích đạt đợc, vì mục đích của hoàn thiện là nâng cao hiệu quả
của công tác kế toán NVL góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh
nghiệp đợc thuận lợi
- Việc hoàn thiện công tác kế toán NVL phải hớng tới làm tốt hơn vai trò
cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ doanh nghiệp
cũng nh cho các nhà quản lí tài chính, những ngời quan tâm cũng đợc biết về tình
hình tài chính của Công ty.
3.2. Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại
Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật
1. Giải pháp 1: Hoàn thiện công tác dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
Đối với một doanh nghiệp, dự trữ là một khâu quan trọng, không thể thiếu
trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh. Dự trữ là việc thu mua một lợng đầu
vào nhất (nguyên vật liệu, vật t) phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong một thời gian
nào đó nhằm ổn định sản xuất, thi công và tránh rủi ro từ phía thị trờng. Tuy

nhiên do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là không đồng nhất giữa các công
trình khác nhau, nên việc lập kế hoạch dự trữ cần đợc thực hiện để phục vụ cho
từng công trình, hạng mục công trình; kế hoạch dự trữ đợc lập sau khi công ty đã
lập dự toán cho công trình đó. Việc dự trữ loại nguyên vật liệu nào, với số lợng
bao nhiêu cần phải đợc xác định dựa trên nhng căn cứ hợp lí, có tính khoa học
chứ không phải những suy đoán chủ quan từ phía bộ phận thu mua:
- Căn cứ vào thiết kế kĩ thuật, đặc điểm của từng công trình, hạng mục
Công ty để xác định các loại nguyên vật liệu cần sử dụng (trong đó đặc biệt chú
trọng đến nguyên vật liệu chính sử dụng cho công trình đó)
- Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng
mục CT, bộ phận sản xuất
- Căn cứ vào khả năng tài chính của Công ty vì việc dự trữ cần tốn một l-
ợng vốn lu động nhất định, nếu không tính toán đến yếu tố này sẽ dẫn đến việc ứ
1 1
đọng vốn trong dự trữ, tăng chi phí liên quan đến dự trữ, giảm hiệu quả kinh
doanh.
Căn cứ vào tình hình biến động của từng nguyên vật liệu trên thị trờng,
khả năng cung ứng của một nhà cung cấp chính cho công ty. Nếu loại nguyên vật
liệu nào có xu hớng biến động lớn về giá cả, hoặc nguồn cung ứng đầu vào không
ổn định trong khoảng thời gian công ty thực hiện hợp đồng thì cần thiết phải dự
trữ.
Căn cứ trên có thể giúp công ty đa ra đợc chính sách dự trữ hợp lí cho từng
hợp đồng thi công công trình, mà không nhất thiết phải dự trữ tất cả các loại
nguyên vật liệu. Để thực hiện dự trữ đợc tốt, Công ty cần huy động đủ nguồn vốn
lu động cần thiết và có hệ thống kho bảo quản hàng hoá khoa học, hợp lí.
Hệ thống kho bảo quản NVL của Công ty cần đợc nâng cấp, bố trí khoa
học và đợc quản lý một cách đồng bộ đối với cả 2 hệ thống kho: Kho vật t cho
sản xuất và kho vật t cho xây lắp. Đặc biệt, phải hợp thức hoá các kho vệ tinh tại
các khu công trình bằng cách mã hoá chúng theo từng công trình, hạng mục CT
thi công.

Mô hình xây dựng hệ thống kho có thể đợc thiết lập gồm 3 cấp nh sau:
Hệ thống kho trực thuộc công ty (KHB, KHC)
Hệ thống kho trực thuộc các nhà máy : (KHQ, KHS, KQM)
Hệ thống kho trực thuộc công trình : (KCT1, KCT2 )
Kho
NVL chính
Kho
NVL Phụ
.
Kho
Thành phẩm
2 2
2. Giải pháp 2: Hoàn thiện tổ chức hạch toán
a. Đối với vật liệu sử dụng không hết tại đội, công ty cần lập Phiếu báo vật
t còn lại cuối kỳ (mẫu 04 VT) nhằm theo dõi số lợng vật t còn lại cuối kỳ hạch
toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ để tính giá thành và kiểm tra tình hình thực
hiênh định mức sử dụng vật t
3 3
- Biểu mẫu của chứng từ đợc thiết kế nh sau:
Đơn vị
Địa chỉ
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Ngày .. tháng .. năm
Bộ phận sử dụng:
STT
Tên, nhãn
hiệu, quy cách
vật t
Mã số Đơn vị tính Số lợng Lý do sử dụng
A B C D 1 E

Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên)
- Phơng pháp và trách nhiệm ghi chép: Số lợng vật t còn lại cuối kỳ ở đơn
vị sử dụng đợc phân thành 2 loại:
+ Nếu vật t không cần sử dụng nữa thì lập Phiếu nhập kho và nộp lại kho
+ Nếu vật t còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập Phiếu báo vật t còn
lại cuối kỳ thành 2 bản. Phụ trách bộ phận sử dụng ký tên, 1 bản giao cho phòng
cung ứng, 1 bản giao cho phòng kế toán
b. Đối với trờng hợp khoán cho các đội mua NVL thông qua tạm ứng để
khắc phục vấn đề chậm chuyển giao chứng từ của các đội thì Công ty cần lập ch-
ơng trình luân chuyển chứng từ hợp lý giữa các bộ phận liên quan. Trong đó phải
quy định rõ cho các đội về thời gian luân chuyển chứng từ vật t về phòng kế toán
phù hợp với điều kiện các đội (điều kiện đi lại, nhân lực quản lý vật t tại đội ) và
phải có chế độ thởng phát đối với các đội đối với việc hoàn thành công việc chép
1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng mỗi
doanh điểm vật liệu đợc ghi 1 dòng trên Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu
luân chuyển đợc mở riêng cho từng kho sổ đối chiếu luân chuyển có thể đợc thiết
kế theo biểu mẫu nh sau
Đơn vị .
Địa chỉ .
Sổ đối chiếu luân chuyển
Tháng: . Năm .
Kho
TT
Tên,
quy
cách
vật t
Đơn
vị
tính

Đơn
giá
Số d đầu tháng Luân chuyển trong tháng Số d cuối tháng
SL TT
Nhập Xuất
SL TT
SL SL SL TT
Kế toán trởng Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
4 4
4. Giải pháp 4: Hoàn thiện về tài khoản kế toán sử dụng
a. Mở chi tiết TK 152 cho từng loại NVL và theo dõi chi tiết vật liệu trong
kho, vật liệu còn lại cuối kỳ ở các đội xây lắp
Cuối kỳ kế toán khi tổng hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm,
giá trị nguyên vật liệu sử dụng không biệt tại các nhà máy sản xuất, các tổ đội
xây lắp nhập lại kho đuợc hạch toán tăng giá trị vật liệu tồn kho, giảm chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, làm cơ sở để xác định chi phí NVL thực tế phát sinh đợc
tính vào giá thành sản phẩm. Để vừa đảm bảo thực hiện đợc nguyên vật liệu thực
tế phát sinh đợc tính vào giá thành sản phẩm. Để vừa đảm bảo thực hiện đợc
nguyên tắc kế toán vừa có cơ sở để xác định chi phí NVL trực tiếp phát sinh trong
kỳ, giá trị NVL này cần đợc hạch toán trên TK chi tiết của TK 152. Khi đó TK
152 đợc mở chi tiết cho từng loại NVL và chi tiết theo hớng:
TK 152 Chi tiết từng loại NVL (chi tiết NVL trong kho)
TK 152 Chi tiết loại (chi tiết NVL đội xây lắp)
Đồng thời, công ty nên mở các sổ kế toán chi tiết tại các đội để tiện theo
dõi, đối chiếu giữa các tổ đội với phòng kế toán
b. Sử dụng TK 151 Hàng mua đang đi đ ờng để hạch toán NVL mà DN
mua nhng cuối tháng cha về nhập kho
TK 151 hàng mua đang đi đờng: TK này phản ánh tình hình và sự biến
động về hàng mua đang đi đờng của doanh nghiệp (NVL, công cụ dụng cụ, hàng

hoá ) mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho)
Kết cấu TK 151:
Bên nợ: Phản ánh trị giá NVL, hàng mua đang đi đờng phát sinh trong kỳ
Bên có: Trị giá hàng mua đang di đờng nhập kho hoặc chuyển bán
D bên nợ: Trị giá hàng mua đang đi đờng hiện còn cuối kỳ.
5. Giải pháp 5: hoàn thiện phơng pháp kế toán tổng hợp NVL
a. Kế toán phế liệu thu hồi nhập kho
Tại Công ty, một lợng lớn phế liệu đợc thu hồi từ sản xuất tôn thép mạ và
từ hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp. Các loại phế liệu này đều có khả năng
bán lại cho các công ty khác ngoài thị trờng với giá cả khoảng từ 25.000
30.000đ/1kg (đơn giá đã có 5% thuế GTGT), nh vậy với mỗi tấn phế liệu công ty
thu về 25 30 triệu đồng là số tiền không nhỏ. Do đó, theo kiến nghị của cá
nhân tác giả thì cần thiết phải mở một tài khoản để theo dõi chi tiết phế liệu thu
hồi, đó là TK 1528 Phế liệu thu hồi. Để có thể quản lí chặt chẽ hơn, đối với phế
liệu thu cần đợc nhập kho theo các thủ tục xuất nhập giống nh các loại nguyên
vật liệu khác. Trớc hết, các bộ phận có trách nhiệm phải tổ chức cân đong, ớc tính
giá trị, sau đó nhân viên kinh tế tại các xởng, đội xây lắp viết phiếu nhập kho phế
liệu. Luân chuyển chứng từ, vào sổ chi tiết phế liệu nh đối với các loại nguyên vật
liệu khác.
Phơng pháp kế toán phế liệu thu hồi:
- Phế liệu thu hồi từ công trình đang thi công
Nợ TK 1528: Phế liệu thu hồi nhập kho theo giá trị hợp lý trên thị trờng
Nợ TK 111,112 Phế liệu thu hồi đ ợc bán
Có TK 621: Ghi giảm chi phí nguyên vật liệu của công trình
- Phế liệu thu hồi công trình đã hoàn thành và đã thực hiện bàn giao
Nợ TK 1528: Phế liệu thu hồi nhập kho theo giá hợp lý trên thị trờng
Nợ TK 111,112: Phế liệu thu hồi đã đợc bán
5 5