MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO

Giữ Ctrl + Bấm vào
dòng cần chọn. Khi
xong bấm "Về đầu
file"để về trang này

Phụ lục VII
MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Quy định về cơng tác văn thư tại Viện Cơ khí Năng lượng và MỏVINACOMIN)
Tham khảo các văn bản pháp quy, bổ sung cho phù hợp với điều kiện của Viện
THAM KHẢO THÊM QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU TRÌNH BÀY CỦA TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM BAN HÀNH NĂM 2012

Mẫu 1.1
Mẫu 1.2
Mẫu 1.3
Mẫu 1.4
Mẫu 1.5
Mẫu 1.6
Mẫu 1.6.1
Mẫu 1.6.2
Mẫu 1.6.3
Mẫu 1.6.4
Mẫu 1.6.5
Mẫu 2.
Mẫu 3.1
Mẫu 3.2
Mẫu 4.

Mẫu trình bày văn bản hành chính
- Mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
- Mẫu Quyết định (cá biệt) (ban hành hoặc phê duyệt
một văn bản khác)

- Quy chế, quy định (ban hành kèm theo quyết định)
- Văn bản khác (ban hành/phê duyệt kèm theo Q.định)
- Mẫu Công văn hành chính
- Các hình thức văn bản hành chính khác như Chỉ thị
hành chính (cá biệt), Thơng báo, Chương trình, Kế
hoạch, Đề án, Phương án, Báo cáo, Tờ trình v.v...
- Mẫu Thơng báo nội bộ Viện
- Mẫu Tờ trình của Viện (gửi cấp trên)
- Mẫu Tờ trình của đơn vị gửi Viện
- Mẫu Biên bản
- Mẫu văn bản chung
- Mẫu Bản sao văn bản
- Mẫu thư mời họp
- Mẫu báo hoãn họp
- Mẫu cơng văn đính chính văn bản

Trang
2
4
5
6
7

9
11
13
15
17
19
20

21
22

Chú ý:
File này sử dụng bộ gõ TELEX cho bộ phông (font) Unicode (dựng sẵn)
dùng phông TimeNewRoman . Bộ phông TCVN(ABC) là phông chữ trước đây
tương đối thông dụng, tuy nhiên đến nay có nhiều nhược điểm, một trong số đó
là khả năng tương thích và trao đổi thơng tin. Vì vậy bộ phông chữ được khuyến
cáo và quy định dùng khi cần trao đổi thông tin qua mạng là bộ font chữ
Unicode (thông dụng và ưu việt hơn). Nếu bạn nào dùng máy mới, không sử
dụng các văn bản cũ, nên lấy các mẫu theo font Unicode.
Cách chuyển đổi file hoặc đoạn văn bản (đã có) từ phơng TCVN(ABC)
sang phơng chữ Unicode được trình bày tại 1 file có trong CD.
THAM KHẢO THÊM QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU
TRÌNH BÀY CỦA TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN
VIỆT NAM BAN HÀNH NĂM 2012


Mẫu 1.1. Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

Về đầu file

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/QĐ-VCNM

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ......................... (5) .............................
VIỆN TRƯỞNG VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ- VINACOMIN (6)
Căn cứ quyết định số 2332/QĐ-HĐTV ngày 28-9-2010 của Tập đồn cơng
nghiệp than - khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt Đề án chuyển Viện cơ khí năng
lượng và mỏ sang hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí theo quy định tại Nghị
định 115/2005/NĐ-CP;
Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện cơ khí năng lượng và mỏVinacomin, ban hành kèm theo Quyết định số 2334/QĐ-HĐTV ngày 28/9/2010 của
Hội đồng thành viên Tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam;
Căn cứ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (7)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .; (dấu chấm phẩy, đầu dòng không gạch)
Căn
cứ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
Xét đề nghị của . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., (dấu phẩy)

QUYẾT ĐỊNH: (dấu hai chấm)
Điều 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (8) . . .
.................................................................
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)

Điều
2.
.................................................................
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)
Điều ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ./. (dấu chấm)
Nơi nhận:

VIỆN TRƯỞNG (9)

- ..............., (dấu phẩy)
- ................, (dấu phẩy)
- Lưu: VP. (dấu chấm)

(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A
-2-


Ghi chú:
(5) Trích yếu nội dung quyết định.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của
người đứng đầu (ví dụ: Giám đốc Cơng ty.., Viện trưởng Viện..., Chủ tịch UBND Quận ...); nếu thẩm
quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên
cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban chấp hành Cơng đồn…, Uỷ ban nhân dân...).
(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể
lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM.

Ban thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì
ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn
bản.

-3-


Mẫu 1.2. Quyết định (cá biệt) (ban hành, phê duyệt một văn bản khác)(*) Về đầu file
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/QĐ-VCNM

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt) .......... (1) .……............……...............
VIỆN TRƯỞNG VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ- VINACOMIN

(HOẶC BAN CHẤP HÀNH... )
Căn cứ quyết định số 2332/QĐ-HĐTV ngày 28-9-2010 của Tập đồn cơng
nghiệp than - khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt Đề án chuyển Viện cơ khí năng
lượng và mỏ sang hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí theo quy định tại Nghị
định 115/2005/NĐ-CP;
Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện cơ khí năng lượng và mỏVinacomin, ban hành kèm theo Quyết định số 2334/QĐ-HĐTV ngày 28/9/2010 của
Hội đồng thành viên Tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam;
Căn cứ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . .. . . . . . . .; (dấu chấm phẩy, đầu dịng khơng gạch)
Xét đề nghị của . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., (dấu phẩy)

QUYẾT ĐỊNH: (dấu hai chấm)
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này (Phê duyệt). . . . . . . (1)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu
chấm)

Điều
2.
.................................................................
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)
Điều ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ./. (dấu ./.)
Nơi nhận:
- ..............., (dấu phẩy)
- ..............., (dấu phẩy)
- Lưu: (Đvị soạn thảo),VP. (dấu chấm)

VIỆN TRƯỞNG
(HOẶC TM. BAN CHẤP HÀNH ...)
(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A
-4-


Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy
chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(1) Tên của văn bản được ban hành kèm theo quyết định hoặc được phê duyệt.

-5-


Mẫu 1.3. Quy chế, quy định ban hành kèm theo quyết định (*) Về đầu file
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/QĐ-VCNM (1)

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

QUY CHẾ (QUY ĐỊNH)
.............................. (2) .............................
(Ban hành kèm theo Quyết định số ............/QĐ-VCNM ngày ... tháng ... năm
201... của Viện trưởng Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ- VINACOMIN)
Chương .... (canh giữa,viết thường, đứng, đậm)
TÊN CHƯƠNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)
Mục I. (đánh số La Mã, sau số điền dấu chấm ".")
TÊN MỤC .... (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)
Điều 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(đánh bằng số Ả-rập, sau số
có dấu chấm ".", nếu điều có đặt tên thì tên được viết đậm, nội dung điều: canh hai bên,viết thường,
đứng)
1. Khoản . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng số Ả-rập, sau số có dấu chấm ".")
a) Điểm . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng kí tự a,b,c viết thường, sau có dấu ngoặc ")" )
- Ý nhỏ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng dấu gạch ngang "-")

Nội dung ý . . . .
Điều ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...............
(Khơng ghi Nơi nhận, vì đã có trong
Quyết định ban hành)

VIỆN TRƯỞNG
(HOẶC TM. BAN CHẤP HÀNH ...)
(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với quy chế, quy định được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục
có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.
(1) Số của quy chế, quy định: thống nhất dùng chung kí hiệu với quyết định, lấy số thứ tự theo Sổ ghi
các Quyết định của Viện, không lấy trùng số với QĐ ban hành, VD: Số:
/QĐ-VCNM.
(2) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy định ... )

-6-


1.4. Mẫu văn bản khác, được ban hành hoặc phê duyệt kèm theo quyết định (*)
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/(*)-VCNM

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

TÊN LOẠI VĂN BẢN (1)
............................ (2) .............................
(Ban hành kèm theo Quyết định số ............/QĐ-VCNM, ngày ... tháng ... năm
201... của Viện trưởng Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ- VINACOMIN)
. . . . . . . (Nội dung của văn bản: ở đây là chương trình, kế hoạch, đề án, phương án nếu có
cấu trúc phúc tạp có thể áp dụng bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm như dưới đây)
Chương .... (canh giữa,viết thường, đứng, đậm)
TÊN CHƯƠNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)
Mục I. (đánh số La Mã, sau số điền dấu chấm ".")
TÊN MỤC .... (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)
Điều 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng số Ả-rập, sau số
có dấu chấm ".", nếu điều có đặt tên thì tên được viết đậm, nội dung điều: canh hai bên,viết thường,
đứng)
1. Khoản . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng số Ả-rập, sau số có dấu chấm ".")
a) Điểm . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng kí tự a,b,c viết thường, sau có dấu ngoặc ")" )
- Ý nhỏ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (đánh bằng dấu gạch ngang "-")
Nội dung ý . . . .
VIỆN TRƯỞNG
(HOẶC TM. BAN CHẤP HÀNH ...)(4)
(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành hoặc phê duyệt kèm theo quyết định như
chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(*) Ghi tên tắt của thể loại văn bản. Ví dụ: Số:
/PA-VCNM (phương án); Số:
/CTr-VCNM

(chương trình)
(1) Ghi tên loại văn bản được ban hành như chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(2) Trích yếu nội dung văn bản.
(3) Nội dung văn bản. Bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.
(4) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như tại quyết định.

-7-


Mẫu 1.5. Cơng văn hành chính
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

Về đầu file
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/VCNM-. . .(1) . .

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

V/v …...…(2)………..

Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)(3)

(xuống dịng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
-. . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
-. . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)
(Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(khơng gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân)

. . . . . . . . . . . . . . (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...........................
. . . . . . . . . . . . . . (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...........................
. . . . . . . . . . . . . . (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ./.
Nơi nhận: (5)
- Như trên, (6)
- ................,
- Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP. (7)

VIỆN TRƯỞNG (8)
(hoặc KT. CHÁNH VĂN PHỊNG

PHĨ VĂN PHỊNG) (9)
(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A(10)
Phần này có thể thêm vào nếu thấy cần thiết:
Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ- VINACOMIN
Địa chỉ: Số 565 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
ĐT: (04) 38545 224,
Fax: (04) 38 543 154
E-mail:
; Website: iemm.com.vn (11)

Ghi chú:
(1) Số văn bản, gồm chữ viết tắt tên Viện "/VCNM-"và chữ tắt viết tắt tên đơn vị hoặc bộ
phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn Ví dụ: Số:
/VCNM-TC-KT (cơng văn do
Phịng TC-KT chủ trì soạn thảo); Số:
/VCNM-KHTH (cơng văn do phịng KHTH soạn
thảo): cỡ 13, chữ thường, không đậm, đứng; (tiếp trang sau ...)
-8-


Chú ý:
- Không viết chữ tắt "CV".
- Công văn của Lãnh đạo Viện có thể ghi: Số:
/VCNM hoặc Số:
/VCNM-VP
(2) Trích yếu nội dung cơng văn: đoạn văn ngắn tóm tắt nội dung chính của cơng văn: cỡ 12,
chữ thường, khơng đậm, đứng;
(3) Tồn bộ dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân.

(4) Nội dung công văn.
(5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(6): Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấu
chấm. Chú ý bản lưu văn thư kí hiệu là "VP"
(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của người
đánh máy, số bản.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Chủ tịch, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay
mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh
đạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; nếu người ký cơng văn là cấp phó của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên
dưới ghi chức vụ của người ký công văn.
(9)(10) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầu người
soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể in hoặc đóng dấu chức danh;
(9)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số fax; địa chỉ E-mail; Websitel; Lô gô (nếu cần).

-9-


Mẫu 1.6.1. Các hình thức văn bản hành chính khác: Thơng báo nội bộ(*)Về đầu file
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/TB-VCNM(1)

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

THÔNG BÁO
Về . . . . . . . . . . . . . . . . (2)
Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)(3)

(xuống dịng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
-. . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
-. . . . . . . . . . . . . . . .. (dấu chấm)
(Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(khơng gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân)

. . . (Các căn cứ ra thông báo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . (Nội dung thơng báo, có thể trình bày theo Điều (Mục), Khoản, Điểm, ý ). . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

...

(Trách nhiệm thực hiện; phạm vi, đối tượng, thời hạn và hiệu lực, cách thức trao đổi

.
.
.
.
.
.
.
.
.
(4)
.................................................................
. . . . ./.
thông

tin.

.

.)

Nơi nhận: (5)
- Như trên,
- ................, (6)
- Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP. (7)

VIỆN TRƯỞNG (8)

(hoặc KT. CHÁNH VĂN PHỊNG
PHĨ VĂN PHỊNG) (9)
(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A(10)
Ghi chú:
(1) Số văn bản, thống nhất ghi "/TB-VCNM", khơng có tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo.
(2) Trích yếu nội dung thơng báo: cỡ 14, canh giữa dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng gạch chân liền
mảnh, dài bằng 1/2 chiều dài trích yếu;
(3) Tồn bộ dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân. Néu là

- 10 -


thơng báo chung có thể ghi "Kính gửi: Các đơn vị trong Viện"
(4) Nội dung thông báo, không nên đưa quá nhiều nội dung vào cùng một thông báo.
(5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(6): Đơn vị, cá nhân nhận văn bản (ngoài danh sách liệt kê sau "Kính gửi..."): cỡ 11, in thường, đứng; cách nhau
bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấu chấm. Chú ý bản lưu văn thư kí hiệu là "VP"
(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của người đánh máy, số bản.

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh
đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ban thường
vụ, Hội đồng…; nếu người ký là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt
“KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
(9)(10) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầu người soạn thảo đánh
máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể tùy chọn: in hoặc đóng dấu chức danh; (9)Thẩm quyền kí: cỡ 14, in
hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;

- 11 -

Về đầu file

Mẫu 1.6.2. Các hình thức văn bản hành chính khác: Tờ trình của Viện gửi cấp trên (*)
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/TTr-VCNM (1)

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

TỜ TRÌNH
Về . . . . . . . . . . . . . . . . (2)
Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)(3)

(xuống dòng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
-. . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
-. . . . . . . . . . . . . . . .. (dấu chấm)
(Toàn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(không gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, không nghiêng, không gạch chân)

Phần 1. . . (Nêu lý do viết tờ trình hay cơ sở để đưa ra đề nghị
mới) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (4)
Phần 2 . . . (Nội dung các vấn đề cần đề xuất, đề nghị. Trong đó có thể trình nhiều phương
án để cấp trên lựa chọn phê chuẩn. Cần phân tích ý nghĩa của các đề xuất, lợi ích, thuận lợi, khó khăn
và biện pháp để khắc phục khi thực hiện. Cũng cần phân tích và chứng minh tính khả thi với mỗi
phương án), .

............. ...............................

Phần 3. . .

(Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị để cấp trên phê chuẩn. Kiến nghị

cấp trên, chẳng hạn như hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần v.v .

................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ./.

Nơi nhận: (5)

VIỆN TRƯỞNG (8)

- Như trên,
- ................, (6)
- Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP. (7)

(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A(10)
Ghi chú:
(1) Số văn bản, thống nhất ghi "/TTr-VCNM", khơng có tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo.
(2) Trích yếu nội dung tờ trình: cỡ 14, canh giữa dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng
gạch chân liền mảnh, dài bằng 1/2 chiều dài trích yếu;
- 12 -


(3) Tồn bộ dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch
chân. Nếu gửi nhiều nơi thì theo thứ tự cấp trên trước, cấp dưới sau, nếu cùng cấp thì đơn vị
chủ quản, quan trọng hơn thì ghi trước.
(5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(6): Đơn vị, cá nhân nhận văn bản (ngoài danh sách liệt kê sau "Kính gửi..."):: cỡ 11, in
thường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấu chấm. Chú ý bản lưu văn thư kí
hiệu là "VP"
(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của người
đánh máy, số bản.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập
thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo,
ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; nếu người ký Tờ trình là cấp phó của người đứng đầu cơ

quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi
chức vụ của người ký.
(9)(10) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầu
người soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể in hoặc đóng dấu chức
danh; (9)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
Kỹ thuật viết tờ trình:
Tờ trình là một văn bản thể hiện mong muốn của đơn vị đến lãnh đạo cấp cao hơn.
Do đó, nội dung của tờ trình phải rõ ràng, rành mạch, nêu bật ý kiến đề xuất của mình, tránh
đi dài dịng hoặc các vấn đề xa xơi. Tờ trình là văn bản trình từ cấp dưới lên cấp trên. Cấp
ngang hàng nhau khơng viết tờ trình
Trong phần nêu lý do, căn cứ: cần dùng cách hành văn để thể hiện đươc nhu cầu
khách quan, hồn cảnh thực tế địi hỏi.
Phần đề xuất: Cần dùng ngơn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưng
rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển
hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu
trung thực. Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan
thiên vị.
Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt
chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê
duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục, các đề án, phương án, kế hoạch để minh
họa cho các đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.

- 13 -


Về đầu file

Mẫu 1.6.3. Các hình thức văn bản hành chính khác: Tờ trình của đơn vị gửi Viện (*)
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

(TÊN ĐƠN VỊ TRÌNH)

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(1)

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201...

TỜ TRÌNH
Về . . . . . . . . . . . . . . . . (2)
Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)(3)

(xuống dịng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . .. (dấu chấm)
(Toàn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(khơng gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Phần 1. . . (Nêu lý do viết tờ trình hay cơ sở để đưa ra đề nghị
mới) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . (4)
Phần 2 . . . (Nội dung các vấn đề cần đề xuất, đề nghị. Trong đó có thể trình nhiều phương
án để cấp trên lựa chọn phê chuẩn. Cần phân tích ý nghĩa của các đề xuất, lợi ích, thuận lợi, khó khăn
và biện pháp để khắc phục khi thực hiện. Cũng cần phân tích và chứng minh tính khả thi với mỗi
phương án), .

............. ...............................

Phần 3. . .
cấp
v.v.

trên,

chẳng

(Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị để cấp trên phê chuẩn. Kiến nghị
hạn

như

hỗ

trợ,

bảo

đảm

các

điều

kiện

vật

chất,

tinh

thần

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ./.

NGƯỜI VIẾT TỜ TRÌNH (5)

TRƯỞNG PHỊNG (6)
Hoặc KT. TRƯỞNG PHỊNG
PHĨ PHỊNG

(Ký tên, ghi Họ và Tên)

(Ký tên, ghi Họ và Tên)

Lê Văn A(7)

Nguyễn Văn B
Ghi chú:
- 14 -


(1) Tờ trình mẫu này chỉ lưu hành trong nội bộ Viện, nên khơng lấy số văn bản, khơng đóng
dấu Viện, kể cả khi Lãnh đạo Viện đã có ý kiến phê duyệt. Đơn vị lập Tờ trình gửi và lưu
theo nhu cầu công việc, không lưu tại Văn thư Viện.
(2) Trích yếu nội dung tờ trình: cỡ 14, canh giữa dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng
gạch chân liền mảnh, dài bằng 1/2 chiều dài trích yếu;
(3) Tồn bộ dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch
chân. Nếu gửi nhiều nơi thì theo thứ tự cấp trên trước, cấp dưới sau, nếu cùng cấp thì đơn vị
chủ quản, quan trọng hơn thì ghi trước.
(4) Nếu Tờ trình chỉ liên quan đến một người hoặc một nhóm đề tài thì mới ghi rõ Người
viết Tờ trình, Nếu là cơng việc chung của Phịng, đơn vị thì khơng cần ghi người viết Tờ
trình.
(5) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Trưởng phòng, Giám đốc TT v.v…; nếu người
ký Tờ trình là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào
trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
(6)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (7) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
Kỹ thuật viết tờ trình:
Tờ trình là một văn bản thể hiện mong muốn của đơn vị đến lãnh đạo cấp cao hơn.
Do đó, nội dung của tờ trình phải rõ ràng, rành mạch, nêu bật ý kiến đề xuất của mình, tránh
đi dài dịng hoặc các vấn đề xa xơi. Tờ trình là văn bản trình từ cấp dưới lên cấp trên. Cấp
ngang hàng nhau khơng viết tờ trình.
Trong phần nêu lý do, căn cứ: cần dùng cách hành văn để thể hiện đươc nhu cầu
khách quan, hồn cảnh thực tế địi hỏi.
Phần đề xuất: Cần dùng ngơn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưng
rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển
hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu

trung thực. Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan
thiên vị.
Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt
chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê
duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục, các đề án, phương án, kế hoạch để minh
họa cho các đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.

- 15 -


Mẫu 1.6.4. Các hình thức văn bản hành chính khác: Biên bản (*)
Về đầu file
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN
Số:

/BB-VCNM

Hà Nội, ngày

(1)

tháng

năm 201... (2)

BIÊN BẢN
. . . . . . . . . . . . . . . . . (3)
1. Thời gian họp:
- Khai mạc: lúc . . . . .. giờ. . . . ., ngày
tháng
năm 201...
- Địa điểm: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Thành phần dự họp gồm:
- Thành viên:
 Có mặt: . . . . . . . . . . . trên tổng số: . . . . . . . . . . . .
 Vắng mặt: . . . . . . . .. . trên tổng số: . . . . . . . . . .
- Đại biểu (Khách mời nếu có): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Chủ trì cuộc họp: (ghi rõ họ tên, chức vụ cơng tác): . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Thư ký cuộc họp: (ghi rõ họ tên, chức vụ công tác): . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Nội dung cuộc họp:
a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Tổng kết:
- Ý kiến kết luận của chủ trì: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
............................................................
- Biểu quyết (nếu có): . . . . . . . % nhất trí; và . . . . . . . . . . % không nhất trí
- Ý kiến bảo lưu (nếu có): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuộc họp kết thúc vào lúc . . . . .. giờ. . . . ., ngày
Tài liệu kèm theo (nếu có)
- ......................
THƯ KÝ

tháng

năm 201.... . .

(Ký ghi rõ họ tên)

CHỦ TRÌ (4)
(Ký ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Lê Văn A

Nguyễn Văn B
- 16 -


NGƯỜI THAM DỰ (5) (nếu cần)
1. Nguyễn Văn C: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (ký tên)
2. Nguyễn Thị D: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (ký tên)
Nơi nhận: (6)
- ................; (7)
- Lưu: (Đơn vị tổ chức ),VP.

Ghi chú:
(*) Biên bản là văn bản ghi lại các ý kiến và kết luận cuối cùng trong cuộc họp, hội nghị
hoặc buổi làm việc. Biên bản nhất thiết phải có chữ ký của người chủ trì và thư ký cuộc họp,
Biên bản quan trọng phải ghi số lưu Văn thư và đóng dấu cơ quan. Biên bản có 2 loại: Biên
bản đầy đủ ghi chi tiết nội dung và diễn tiến cuộc họp và loại Biên bản tổng hợp (viết vắn
tắt) chủ yếu ghi kết luận, quyết định chính của cuộc họp.
(1) Số văn bản, thống nhất ghi "/BB-VCNM", khơng có tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo.
(2) Ngày, tháng, năm tại ô này để Văn thư ghi khi phát hành, thư ký để trống khơng ghi.
(3) Trích yếu nội dung (Hội nghị, cuộc Họp, buổi Làm việc: cỡ 14, canh giữa dịng, chữ
thường, đậm, đứng, có dịng gạch chân liền mảnh, dài bằng 1/2 chiều dài trích yếu.
(4) Phần này chỉ ghi CHỦ TRÌ, khơng ghi chức vụ người kí, vì đầu Biên bản ghi rồi.

(5) Phần này chỉ đưa vào nếu cần, VD: biên bản kỷ luật thì đương sự, người làm chứng, đại
diện đơn vị, cơng đồn kí; Chỉ ghi tên người tham dự cần kí, khơng ghi chức vụ.
(5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(6): Đơn vị, cá nhân nhận biên bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết
thúc bằng dấu chấm. Chú ý bản lưu văn thư kí hiệu là "VP"

- 17 -


Mẫu 1.6.5. Các hình thức văn bản hành chính khác (*)
Về đầu file
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN
Số:

/. . . (1) . . . -VCNM

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201

(TÊN LOẠI VĂN BẢN) (*)
. . . . . . . . . . . . . . . . . (2)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (4) . . . . . . . . . . . . . .

...............................
............................................................
..................................................
.................................................................
.................................................................
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ./.
Nơi nhận: (5)

VIỆN TRƯỞNG(9)
(hoặc TM. BAN CHẤP HÀNH ...)

- ..............., (dấu phẩy)
- ..............., (dấu phẩy) (6)
- Lưu: (Đvị soạn thảo),VP. (dấu chấm) (7)

(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A(9)

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ
thể như chỉ thị (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, tờ
trình, cơng điện v.v...
(1) Số văn bản, gồm chữ viết tắt tên loại văn bản + tên Viện viết tắt "VCNM"; Ví dụ: Số:
/BC-VCNM (Báo cáo của Viện); Số:
/KH-VCNM (Kế hoạch của Viện): cỡ 13, chữ
thường, khơng đậm, đứng;
(2) Trích yếu nội dung văn bản: đoạn văn ngắn tóm tắt nội dung chính của văn bản: cỡ 14,
canh giữa trang, chữ thường, đậm, đứng; dưới có dịng gạch chân liền mảnh, dài bằng 1/2

chiều dài trích yếu;
(4) Nội dung chính của văn bản.
(5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(6): Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấu
chấm. Chú ý bản lưu văn thư kí hiệu là "VP"
- 18 -


(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của người
đánh máy, số bản.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Chủ tịch, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay
mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh
đạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; nếu người ký cơng văn là cấp phó của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên
dưới ghi chức vụ của người ký công văn.
(8)(9) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầu người
soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể in hoặc đóng dấu chức danh;
(8)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (9) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;

- 19 -


Mẫu 2.1 - Bản sao văn bản (dùng cho trường hợp quan trọng, cần vào sổ văn thư
lưu trữ, không được sử dụng con dấu khắc sẵn "Sao y bản chính", hoặc trường
hợp "Trích sao" hoặc "Sao lục") Về đầu file

Nội dung Bản chính:
BỘ . . .

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: ..... /20.../TT-B.....

Hà Nội, ngày ...... tháng ..... năm 20...

THÔNG TƯ
......................................................
...................................................................................................................
.................................................................................................................................
..........................................................................................................
(Nội dung văn bản)

.........................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận:

BỘ TRƯỞNG

- ................,
- ................,
- Lưu: VT, .... A.120.

(Chữ ký, dấu photo copy)

hoặc:

VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN
Số: ..(2)../SY(3)

Nơi nhận:
- ............... ,
- ................,
- Lưu: VT.

Lê Văn A
BỘ TRƯỞNG
Lê Văn A
(Đã ký)
SAO Y BẢN CHÍNH (1)
Hà Nội, ngày

tháng năm 201...

(QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ) (4)
(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn B
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: Sao y bản chính, Trích sao hoặc Sao lục.
(2) Số bản sao. Lấy theo thứ tự sổ Văn bản đi
(3) Ký hiệu bản sao: Sao y bản chính (SY), trích sao (TS) hoặc sao lục (SL).
(4) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao.

- 20 -


- 21 -

Mẫu 3.1 Thư mời Hội nghị (hoặc mời họp)
TẬP ĐOÀN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

Về đầu file

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/MH-VCNM

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201

Về mời dự Hội nghị (hoặc mời họp) (1)

Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)

(xuống dòng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)
(Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(khơng gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Trân trọng kính mời . . . . . . . . . . . đến dự Hội nghị (cuộc
họp) . . . . . . . . . . . . . (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.....................................................
Chủ trì: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thời gian: bắt đầu lúc. . . . . giờ . . . ngày

tháng

năm 201

Địa điểm: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chuẩn bị báo cáo: (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Đề nghị (hoặc ghi
chú):

...........................................

Nơi nhận: (8)
- Như trên, (9)
- ……….,
- Lưu: ĐV tổ chức, VP.

CHÁNH VĂN PHỊNG (6)
(hoặc KT. CHÁNH VĂN PHỊNG
PHĨ VĂN PHÒNG)

Lê Văn A (7)
Đề nghị đại biểu … (đi đúng giờ, đúng thành phần, trang phục, gọi điện
xác nhận trước, nhận quà lưu niệm, nhận tài liệu, không tặng lẵng hoa
vv…. và mang theo giấy mời họp).
* Ghi chú:

Đây là Thư mời, tính chất trang trọng và quan trọng hơn Giấy mời, trường hợp yêu cầu người dự họp
phải có mặt, nên dùng mẫu này (do có bản lưu văn thư, minh chứng đối tượng đã được mời).
(1) Trích yếu thư mời: cỡ 12, chữ thường, không đậm, đứng;
(2) Nội dung: Ghi rõ nội dung Hội nghị, họp (ví dụ: để giải quyết việc gì của đơn vị nào, về vấn đề gì);

- 22 -


(3) Ghi rõ tên đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo. Riêng Hội nghị có đính kèm Chương trình Hội nghị;
(6) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm; (7) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(8) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (9) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng;

- 23 -


Mẫu 3.2 Mẫu thư hỗn họp

Về đầu file

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/MH-VCNM

Hà Nội, ngày

tháng

năm 201

Về hỗn họp

Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)

(xuống dòng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)
(Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(khơng gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Vì (nêu lý do, nếu lý do khó được thơng cảm thì bỏ dòng này)
Cuộc họp do (chức danh, tên ) chủ trì bàn về: ...................... dự kiến họp vào
.... giờ .... ngày .... tháng .... năm .... theo giấy mời họp số ............, ngày .... tháng
.... năm .... của Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ- VINACOMIN, nay hỗn lại/
(lịch họp cụ thể sẽ được thơng báo sau/ sẽ có thư mời sau)/ nay chuyển thành
(ghi rõ sự thay đổi về thời gian, địa điểm. . . nên in đậm thay đổi này).
Kính mong . . (quý vị đại biểu) . . . thơng cảm.
CHÁNH VĂN PHỊNG (1)
(hoặc KT. CHÁNH VĂN PHỊNG
PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG)

Nơi nhận: (3)
- Như trên; (4)
- ..............;
- Lưu: VT, (5)

Lê Văn A (2)
* Ghi chú:

(1) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm;
(2) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(3) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(5) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng;

- 24 -


Mẫu 4. Mẫu đính chính văn bản
TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM
VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ
VINACOMIN

Số:

Về đầu file

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/VCNM-VP

Hà Nội, ngày

tháng năm 201

Về đính chính văn bản

Kính gửi:
(gửi nhiều nơi)

(xuống dịng)

- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . . .; (dấu chấm phẩy)
- . . . . . . . . . . . . . . . . . (dấu chấm)
(Toàn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân)

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . .

(khơng gạch đầu dịng)
(gửi một nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, không gạch chân)

Do sơ suất trong khâu . . . . . . . . . . . . . . (2) . . . . . . . . . . . . . ., Văn phịng
Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ- VINACOMIN xin đính chính sai sót tại văn
bản: . . . . . . . . . . . . . (3) ( Tên, số, ký hiệu, ngày ban hành và trích yếu nội dung văn bản phải
đính chính). . . . . . . . . . . . . . . như sau:
Tại trang . . . . . . . . . . . . . ., dòng thứ . . . . . . . . . . . . . . từ trên xuống (hoặc
dưới lên), viết là: “. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .”.
Nay sửa lại là: “. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .”.
Văn phòng Viện xin cáo lỗi, mong được … thơng cảm và giúp Viện khắc
phục lỗi nói trên./.
Nơi nhận: (6)
- Như trên,
- ……,(7)
- Lưu: VT, (8).

CHÁNH VĂN PHỊNG (4)
(hoặc KT. CHÁNH VĂN PHỊNG
PHĨ VĂN PHỊNG)

Lê Văn A (5)
* Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân chính phải thực hiện văn bản;
(2) Lý do phải đính chính, sai sót hay thay đổi hay gì khác;
(3) Tên, số, ký hiệu, ngày ban hành và trích yếu nội dung văn bản phải đính chính;
(4) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm;
(5) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(6) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng, đậm;
(7) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng;
(8) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo và ký hiệu của người đánh máy.

- 25 -