Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

MỤC LỤC
KẾT LUẬN..........................................................................................................45

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường



1

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU
Tin học phát triển mạnh mẽ và góp phần đem lại cho con người
những thay đổi lớn. Các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời
sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm khơng thể thiếu của
thế giới văn minh. Người ta đã tin học hoá trong mọi lĩnh vực và rõ nhất là,
trong lĩnh vực quản lý thì việc ứng dụng tin học lại càng vơ cùng quan
trọng. Người ta có thể dễ dàng quản lý cơng việc của mình nhờ vào việc
ứng dụng Cơng nghệ thơng tin. Với những địi hỏi thực tế như vậy thì
người ta đã đưa tin học ứng dụng vào trong việc quản lý để giúp tiết kiệm
thời gian và sức lực của con người, một trong những ứng dụng Cơng nghệ
thơng tin nhiều nhất đó chính là việc quản lý trong các lĩnh vực kinh
doanh, và đây cũng là ngành có sự phát triển nhanh và mạnh nhờ vào tin

học ứng dụng.
Nhu cầu thực tế hiện nay đặt ra là: tại mỗi một đơn vị kinh doanh đều
cần có một hệ thống quản lý bán hàng, quản lý bán hàng giúp giảm bớt công
việc thủ công hàng ngày và tránh được những sai sót khơng đáng có, có thể
xảy ra. Để làm các cơng việc trên thì ta phải xây dựng một hệ thống quản lý
bán hàng có sử dụng Công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin có thể giúp ta
giảm bớt các cơng việc làm bằng phương pháp thủ cơng, tránh được các sai
sót khơng đáng có, nâng cao được năng suất chất lượng quản lý, nhất là khi
khối lượng cơng việc đó q lớn.
Trong tình hình phát triển của xã hội cũng như hoạt động kinh doanh
đang dần tăng lên, do vậy tin học hoá hoàn toàn về hệ thống là nhu cầu cấp
thiết hiện nay. Trên cơ sở đó em đã lựa chọn đề tài tốt nghiệp “Xây dựng hệ
thống quản lý bán hàng ”. Công cụ sử dụng là hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Microsoft Access kết hợp ngơn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0.

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

2

Bách Khoa Hà Nội

Để hoàn thành đồ án tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn chân
thành đến:
* Cô giáo hưỡng dẫn đồ án - Thạc Sĩ Nguyễn Thị Thu Trang - Giảng
viên khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, đã hết

lịng giúp đỡ hưỡng dẫn chỉ dậy tận tình để em hoàn thành được đồ án này.
* Các cán bộ văn phịng, Ban Gián đốc trong Cơng ty Cổ phần vật tư
thiết bị Văn hố đã nhiệt tình tạo mọi điều kiện giúp đỡ em khảo sát hệ thống
kinh doanh trong Công ty.
* Các bạn lớp CNTT K1 Thương mại Trung ương đã góp ý và giúp đỡ
trong quá trình làm đồ án này.

Hà Nội, tháng 2 năm 2009
Sinh viên thực hiện
Lớp CNTT Thương mại Trung ương
Chu Việt Cường

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


3

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1
HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ BÀI TỐN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG
I. HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG HTTT
1. Hệ thống thơng tin
1.1. Định nghĩa hệ thống là gì ?
Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt

động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận cái vào và sản
sinh ra cái ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức.
1.2. Các tính chất cơ bản của một hệ thống
- Tính nhất thể (tạo thành một thể thống nhất) thể hiện ở chỗ: Phạm
vi và quy mô hệ thống được xác định như một thể thống nhất và không
thể thay đổi trong những điều kiện nhất định. Khi đó, nó tạo ra đặc tính
chung để đạt mục tiêu hay chức năng hoàn toàn xác định mà từng các bộ
phận hoặc phần tử của nó đều lập thành hệ thống và mỗi hệ thống được
hình thành đều có mục tiêu (hay chức năng) khác với mục tiêu của một hệ
thống khác nó.
- Tính tổ chức có thứ bậc: Bất kỳ một hệ thống nào đều là một hệ
thống con của hệ thống lớn hơn và chính nó lại có các hệ thống con
của mình.
- Tính cấu trúc: Chính cấu trúc của hệ thống xác định đặc tính hay cơ chế
vận hành của nó và quyết định các mục tiêu mà hệ thống đạt đến. Cấu trúc
thường được xác định bởi:
Số lượng và chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp chúng.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

4

Bách Khoa Hà Nội

Các mối liên hệ giữa chúng.
Những đặc trưng của cấu trúc trên đây làm cho hệ thống có thể có các

mức khác nhau: Cấu trúc yếu (ít mối quan hệ, cường độ tác động yếu, dễ thay
đổi) hay cấu trúc chặt (vững chắc, rõ ràng, khó thay đổi). Nhiều hệ thống có
cấu trúc chặt thường gọi là hệ thống có cấu trúc và có khả năng mơ tả nó bằng
cơng cụ mơ hình hố với ngữ nghĩa hồn tồn xác định như mơ hình tốn học
(nên gọi là hình thức hố được).
Sự thay đổi cấu trúc có thể dẫn đến phá vỡ hệ thống cũ và cũng có
thể tạo ra những hệ thống mới với đặc tính mới mà hệ thống cũ khơng
thể có được.
Cấu trúc hệ thống giới hạn những năng lực có thể có của nó. Thay đổi cấu trúc
dẫn đến những thay đổi quan trọng của hệ thống. Vì vậy, việc thay đổi cấu trúc
là quan trọng hơn việc thay đổi chức năng, nhưng khó khăn hơn.
1.3. Mục tiêu của việc nghiên cứu hệ thống
Để hiểu biết rõ hơn về hệ thống (nhất là đối với hệ thống phức tạp).
Để có thể tác động lên hệ thống một cách có hiệu quả.
Để hoàn thiện hệ thống hay thiết kế những hệ thống mới.
1.4. Định nghĩa hệ thống thông tin
- Đối với nhu cầu con người, thông tin được xem như một đối tượng
thường dùng nhất. Thông tin chỉ ra nội dung những trao đổi giữa con người
và môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người.
- Nếu có tồn tại một ý định để định nghĩa từ hệ thống thơng tin thì phần
lớn các ý định đó đều mô tả:
Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

5

Bách Khoa Hà Nội

mình và trợ giúp ra quyết định kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân
thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và từ dưới chuyển lên trên
1.5. Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển sử dụng hệ thống thơng tin
có hiệu quả trong một tổ chức.
2. Phát triển hệ thống thông tin
2.1. Khái niệm về phát triển hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống thông tin (System Information Development): là
một hoạt động nhằm tạo ra một hệ thống thông tin cho một tổ chức.
2.2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin
Một tổ chức cần có một hệ thống thơng tin vì 3 lý do:
- Giúp cho tổ chức khắc phục những khó khăn trở ngại nhằm đạt được
mục tiêu của họ.
- Hệ thống thông tin giúp cho tổ chức tăng cường tiềm lực để chớp lấy
được cơ hội hay vượt qua thách thức trong tương lai.
- Do áp lực bên ngoài trong q trình cơng tác làm việc.
2.3. Vịng đời phát triển một hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt
động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình để phát triển một hệ thống
thơng tin được gọi là vịng đời phát triển hệ thống
Định nghĩa vòng đời phát triển hệ thống
Vòng đời phát triển hệ thống: là một phương pháp luận cho việc phát
triển các hệ thống thông tin trong nhiều tổ chức.

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


6

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

Sơ đồ mơ hình vòng đời phát triển hệ thống
Khởi tạo và lập kế
hoạch
Phân tích

Thiết kế

Triển khai

Vận hành bảo trì

Thời gian
Hình 1.1 Mơ hình thác nước của vòng đời hệ thống

Khởi tạo và lập kế hoạch
+ Các chức năng hệ thống cần xây dựng.
+ Phạm vi hệ thống là gì?
+ Điều kiện ràng buộc?
+ Sau khi nghiên cứu hệ thống phải đưa ra được kế hoạch dự án cơ
bản. Kế hoạch dự án này cần được phân tích khả thi trên các mặt:
Khả thi kinh tế:

Vốn đầu tư (lấy vốn ở đâu, bao nhiêu).
Chi phí vận hành hệ thống chấp nhận được.
Thời gian hồn thành vốn hợp lý.
Khả thi kỹ thuật:

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

7

Bách Khoa Hà Nội

Thiết bị có trên thị trường.
Các phần mềm dự kiến mua có bán.
Các cơng nghệ sử dụng đã khai thác.
Khả thi về hoạt động:
Tổ chức quản lý phù hợp.
Có thể đào tạo nguồn nhân lực cho hệ thống.
Khơng có vi phạm pháp luật.
Khả thi thời gian:
Thời gian phát triển hệ thống là chấp nhận được.
Xây dựng kế hoạch cơ sở phát triển hệ thống.
Phân tích
Xác định các yêu cầu cụ thể (chức năng, dịch vụ cần thực hiện và chất
lượng của nó).
Các ràng buộc lên mỗi chức năng và dịch vụ.

Các dữ liệu sử dụng.
Mơ hình mơ tả mối quan hệ của các yếu tố này.
Thiết kế hệ thống
Chuyển các yêu cầu về hệ thống thành các bản thiết kế để người lập trình
chuyển nó thành chương trình. Bản chất là tìm các giải pháp công nghệ cho
các vấn đề của hệ thống.
Thiết kế trải qua 2 giai đoạn:
Thiết kế logic: mô tả các giải pháp bằng các khái niệm và mối quan hệ
giữa chúng để từ đó ta thu được mơ hình logic (mơ hình xử lý, mơ hình dữ
liệu đặc tả giao diện)
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


8

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

Thiết kế vật lý: Gắn các giải pháp với các phương tiện thực thể cụ thể để
từ đó ta thu được mơ hình vật lý hệ thống: Mơ hình đặc tả các đối tượng vật lý
của hệ thống như trên thực tế mà nó sẽ được xây dựng.
Triển khai
Lập chương trình và kiểm thử
Lắp đặt hệ thống, cài đặt chương trình chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ
thống mới:
Chuyển đổi dữ liệu
Làm tài liệu (hệ thống, kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng)

Đào tạo và bố trí làm việc (theo quy trình mới)
Vận hành và bảo trì
Sửa đổi các sai sót, hướng dẫn để hoạt động vận hành toàn hệ thống.
Bổ sung cải tiến một số bộ phận để đáp ứng yêu cầu sử dụng hiệu quả hệ
thống.
Bảo trì thường xuyên:
Khắc phục sự cố
Sửa đổi bổ sung: tuỳ theo mức độ cần bổ sung mà ta có thể xem là bảo trì
hay phát triển hệ thống mới.
Bảo trì và phát
triển

Khảo sát

Phân tích

Cài đặt

Xây dựng

Thiết kế

Hình1. 2 Chu trình phát triển HTTT

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

9

Bách Khoa Hà Nội

II. HỆ THỐNG “ QUẢN LÝ BÁN HÀNG”
1. Mơ tả thực trạng
Trong q trình khảo sát thực tế từ hệ thống quản lý bán hàng em thu
nhận được một số vấn đề sau:
Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị Văn hố
Cơng ty Cổ phần vật tư thiết bị Văn Hố đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Công ty được thành lập năm 1962. Là doanh nghiệp hoạt động kinh
doanh phục vụ cho ngành Văn hố thơng tin. Có 2 khối chính trong cơng việc,
khối văn phịng và khối kinh doanh.
Cơ sở vật chất liên quan:
Máy tính dùng cho khối văn phịng: có 25 chiếc.
Máy tính dùng cho khối kinh doanh: có 5 chiếc.
Số lượng cán bộ: 50 người
Ngành nghề kinh doanh:
Chuyên kinh doanh thiết bị điện tử âm thanh chuyên dùng.
Chuyên môn hoạt động:
Cung cấp trang thiết bị âm thanh chuyên dùng phục vụ cho các đồn văn
hố nghệ thuật biểu diễn, hoạt động thể dục thể thao, hệ thống truyền thanh
công cộng ...
- Hiện Công ty đang quản lý kinh doanh bán hàng bằng sổ sách, lên gây
thiệt hại rất nhiều về cơng sức, nhân lực, chi phí tốn kém…

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường

10

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

Sơ đồ tổ chức tại công ty như sau

Chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc

Bộ phận
Bán hàng

Bộ phận
Văn phịng

Cơng tác quản lý “Bán hàng” tại công ty thời gian trước thì cơng việc
quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ
sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, cơng sức và
thiếu độ chính xác. Do đó, cơng việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công
sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của cơng ty nói chung và quản
lý bán hàng của cơng ty nói riêng, nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng
suất, chất lượng và hiệu quả của công việc.
Mặt khác, thực tế đòi hỏi việc xử lý hàng hố nhập - xuất (bán hàng) phải
hết sức nhanh chóng kịp thời. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng
thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Cơng nghệ thơng tin thì xây dựng

một chương trình quản lý hệ thống “Quản lý bán hàng ” giúp cho công tác
quản lý kinh doanh là một nhu cầu cần thiết hiện nay.
2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng
Vào cuối mỗi tháng bán hàng, quản lý bộ phận bán hàng (cửa hàng tưởng)
kiểm kê hàng hoá tại cửa hàng, lập kế hoạch bán hàng trong tháng tiếp theo,
sau đó nhập hàng hố có khối lượng, chủng loại theo kế hoạch đã dự đoán bán
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

11

Bách Khoa Hà Nội

trong tháng tới. Phiếu nhập kho gồm có thơng tin như: Nhà cung cấp, địa chỉ,
số chứng từ, ngày tháng năm lập phiếu, người lập phiếu, tên hàng, mã hàng, số
lượng… Tất cả giá bán đều được Ban giám đốc quyết định, bảng giá bán hàng
của công ty được thay đổi giá bán theo từng năm.
Phương thức hoạt động bán hàng
Có hai hình thức bán hàng là: bán đại lý và bán lẻ. Bán đại lý và bán lẻ
chỉ khác nhau bởi giá bán, giá bán cho đại lý thấp hơn giá bán lẻ là 10% và
phân loại khách hàng theo như nếu khách đại lý có kỹ hiệu (ĐL), khách lẻ có
ký hiệu (L).
Sau khi việc nhập hàng vào kho, cửa hàng đã sẵn sàng cho cơng việc
bán hàng.
Khi có khách mua hàng, người bán hàng tư vấn sao cho khách hàng mua
được mặt hàng đúng với mục đích sử dụng. Cuối cùng, cửa hàng sẽ có danh

sách hàng hố chính thức của khách hàng đó. Người bán hàng sẽ nhập vào hệ
thống bán hàng của cửa hàng gồm: lập phiếu xuất kho gồm các thông tin như:
Số chứng từ, ngày tháng năm lập phiếu, loại khách hàng, tên khách hàng, địa
chỉ, người lập phiếu, tên hàng, mã hàng, số lượng.
Khi đã có phiếu xuất kho Người bán hàng lập phiếu thanh toán, trong
phiếu thanh tốn phải có đày đủ thơng tin của hàng hố và thơng tin của
người mua hàng.
Phiếu bảo hành sẽ được giao cho khách hàng ngay sau khi khách hàng
thanh tốn và nhận đầy đủ hàng hóa.
Sau mỗi một khách hàng thanh toán, cửa hàng phải cập nhật giá trị doanh
thu vào báo cáo doanh thu trong tháng của cửa hàng.
Vào cuối mỗi tháng, cửa hàng trưởng phải báo cáo doanh thu trong tháng
cho tổng giám đốc.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

12

Bách Khoa Hà Nội

Một số biểu mẫu có liên quan
Biểu mẫu số 1: Phiếu nhập kho

Biểu mẫu số 2: Hóa đơn thanh tốn

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

13

Bách Khoa Hà Nội

Biểu mẫu số 3 : Phiếu bảo hành

3. Xác lập đề tài
3.1. Mục đích của đề tài
Hiện nay việc quản lý bán hàng vẫn cịn thực hiện bằng ghi chép, các
cơng việc thu thập thông tin, chứng từ, báo cáo được lấy từ các bộ phận khác
nhau, như vậy trong công tác kiểm kê, tìm kiếm thơng tin về sổ sách….sẽ mất
nhiều thời gian, cơng sức và kém hiệu quả về cơng việc. Ngồi ra các vấn đề
cập nhật hay sửa đổi thông tin là rất phức tạp.
Hệ thống quản lý bán hàng được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho
người sử dụng tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc cập nhật dữ
liệu, tổng hợp các số liệu hàng ngày và đưa ra các báo cáo nhanh chóng, đáp
ứng yêu cầu thông tin và quản lý tại mọi thời điểm.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


Quản lý bán hàng

14

Bách Khoa Hà Nội

3.2. Các yêu cầu đối với hệ thống
3.2.1. Yêu cầu nghiệp vụ
Trong thời kỳ tin học hoá phát triển. Để đẩy nhanh tiến độ công việc đảm
bảo được nhiệm vụ, mục tiêu của công ty. Để đáp ứng được các yêu cầu trên
của hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên quản lý bán hàng giảm
bớt thời gian theo dõi bằng sổ sách, giấy tờ làm việc tồn trên máy tính nhanh
chóng chính xác và thuận tiện.
- Quản lý thơng tin về nhập, xuất hàng hố.
- Cập nhật dữ liệu, tìm kiếm và sửa đổi thông tin.
- Cho phép in các báo cáo.
3.2.2. Yêu cầu hệ thống
Khi thiết kế hệ thống cần đảm bảo
Giảm dư thừa thơng tin
Chuẩn hố dữ liệu
Dữ liệu phải độc lập
Duy trì sự thống nhất dữ liệu
Tránh các xung đột về thông tin lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
Bảo mật, an toàn đối với dữ liệu
4. Vấn đề tin học hoá
* Thuận lợi
Khi thực hiện tin học hố trong quản lý bán hàng của Cơng ty Cổ phần
Vật tư thiết bị Văn hoá sẽ mang lại:

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường

Quản lý bán hàng

15

Bách Khoa Hà Nội

Hiệu quả công việc cao, giảm bớt thời gian và nhân lực trong công tác
kiểm kê sổ sách.
Giúp nhà quản lý nắm bắt và tìm kiếm thơng tin nhanh, chính xác.
Giúp thực hiện các báo cáo, các tính tốn nhanh, đem lại hiệu quả cao.
Giúp bảo mật thơng tin.
* Khó khăn
Ngồi những thuận lợi trên khi áp dụng tin học cịn gặp những khó khăn sau:
Phải tăng thêm chi phí để trang bị hệ thống máy tính, chi phí sửa chữa,
bảo dưỡng.
Phải đào tạo lại đội ngũ nhân viên hiểu và sử dụng được máy vi tính.

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


16

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VỀ MẶT CHỨC NĂNG
1. Sơ đồ phân rã chức năng:

Biểu đồ này diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi
tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các
chức năng diễn tả bởi các cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm.
Biểu đồ phân cấp chức năng cho một cái nhìn khái quát dễ hiểu từ đại thể
đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.0.
Hệ thống

2.0.
Nghiệp vụ

3.0.
Tìm kiếm

Quản lý nhà
cung cấp

Hàng hoá
Nhập

Phiếu nhập
kho

Quản lý
hàng hoá

Hàng hoá
xuất

Danh sách
hàng hố

4.0.
Báo cáo

5.0.
Trợ giúp

Quản lý
xuất hàng

Quản lý
nhập hàng

Hình 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


17

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

• Mơ tả chức năng
Hệ thống quản lý bán hàng gồm có bốn chức năng chính
- Quản lý danh mục: Chức năng này sẽ thực hiên việc cập nhập
các thông tin về các danh mục như: quản lý hàng hóa, quản lý
thơng tin nhà cung cấp
- Quản lý nhập, xuất: Chức năng này thực hiện công việc cập nhập

những thông tin nhập và xuất của hàng hóa
- Tìm kiếm hàng hóa: Chức năng này thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm
thơng tin nhập và xuất khi có u cầu tìm kiếm
- Thống kê và in báo cáo: Chức năng này sẽ thực hiện công việc
lập các bảng thống kê: thống kê nhà cung cấp, thống kê hàng
hóa, báo cáo doanh thu, in phiếu nhập hàng hóa, in phiếu xuất
hàng hóa
2. Biểu đồ luồng dữ liệu
a) Biểu diễn luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Cập nhập thông tin
về hàng hóa
Người
quản lý
Xem thơng tin
về hàng hóa

Nhận và gửi thơng
tin về hàng hóa

Quản

lý
bán
hàng

Xem thơng tin
về hàng hóa

Người
bán
hàng

Hình 2.1. Biểu đồ mức ngữ cảnh
Trong mơ hình hệ thống quản lý bán hàng các tác nhân ngồi được kể
đến bao gồm:
• Người quản lý.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


18

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

o Cập nhập thông tin về hàng hóa
o Xem thơng tin về hàng hóa
• Người bán hàng.
o Xem thơng tin về hàng hóa

o Nhận thơng tin về hàng hóa
o Gửi thơng tin về hàng hóa
b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Ghi ra danh mục hàng hóa
Thông tin hàng hóa

Quản lý
danh mục

Danh mục
Quản lý
xuất-

Người quản lý
Ghi
phiếu
nhập
Phiếu nhập

Người bỏn hng
Ghi
phiếu
xuất

Phiếu nhập

Thông
tin
danh
mục

Nhập,
xuất

Thống kê,
báo cáo

y/c thống kê, b¸o c¸o

Mơ tả
Người quản lý chuyển thơng tin các danh mc, thụng tin v cỏc hot
Hình 2.2. Biểu đồ mức ®Ønh
động nhập xuất hàng hố, thơng tin về khách hàng vào hệ thống thông qua
các chức năng quản lý danh mục, quản lý phần xuất nhập. Sau khi xử lý, các

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường


19

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

thông tin sẽ đưa vào kho dữ liệu. Chức năng thống kê báo cáo sẽ lấy thông tin
từ kho dữ liệu để trả lời các yêu cầu về thông tin của người quản lý.
c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Chức năng quản lý danh mục

Thơng tin hàng hố

Quản lý
hàng hố

Người quản lý

Nhà sản xuất
Hàng Hóa

Quản lý
nhà sản
xuất
Ghi ra thơng tin phiếu nhập kho

Thơng tin
Nhà sản xuất

Mơ tả

Phiếu nhập kho

3.1. Nhập
hàng

Phiếu nhập kho
Hình 2.3. Biểu đồ mức dưới đỉnh-Quản lý danh mục
• Người quản lý:
Vào dữ liệu
hàng hóa

o
Xem thơng tin về các loại hàng hóa
Người

Hàng hóa

Bán hàng

o Xem thơng tin về nhà sản xuất
3.2. Xuất

Chức năng
quản lý xuất nhập
hàng
Phiếu xuất kho

Vào dữ liệu
hàng hóa

Phiếu xuất kho
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

SV Chu Việt Cường

Ghi ra thơng tin phiếu xuất kho

Hình 2.4. Biểu đồ mức dưới đỉnh-Quản lý xuất, nhập

20

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

Mơ tả
• Người bán hàng:
o Đưa ra yêu cầu nhập hàng
o Đưa ra yêu cầuY/c
xuất
hàng
thông
Người quản lý

tin về nhà
cung cấp

Kết quả
yêu cầu

4.1. Thống
kê nhà
cung cấp

Nhà cung cấp

Thơng tin về
hàng hóa
Y/c thơng

tin về hàng
hóa

Chức năng thống
kê, u
báocầu
cáo
Kết quả

Hàng hóa
4.2. Thống
kê hàng
hố
Thơng tin vềPhiếu nhập
Nhà cung cấp
Thông tin nhập

Thông tin y/c báo cáo

4.3. Báo
Giáo viên HD:THS.
Thị Thu Trangcáo doanh
Thơng Nguyễn
tin báo cáo
thu

Thơng
SV tin
Chuxuất
Việt Cường

Phiếu xuất

Hình 2.5. Biểu đồ mức dưới đỉnh-Báo cáo thống kê


21

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

Mơ tả
• Người :quản lý
o Đưa ra yêu cầu về thông tin nhà cung cấp
o Nhận thông tin về nhà cung cấp
o Đưa ra u cầu về thơng tin hàng hóa
o Nhận thơng tin về hàng hóa
o Đưa ra yêu cầu bấo cáo về doanh thu
o Nhân báo cáo

ChứcNgười
năngquản
tìm kiếm
lý

Thơng tin y/c tìm kiếm
hàng hóa

Hàng hóa

Tìm kiếm
Hàng hóa

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang
Kết quả tìm kiếm hàng hóa

Thơng tin
hàng hóa
SV Chu Việt Cường

Hình 2.6. Biểu đồ mức dưới đỉnh-Tìm kiếm.


Quản lý bán hàng

22

Bách Khoa Hà Nội

Mơ tả
• Người quản lý:
o Đưa ra thơng tin u cầu tìm kiếm hàng hóa
o Nhận kết quả tìm kiếm về hàng hóa
II. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VỀ DỮ LIỆU
1. Mơ hình thực thể liên kết ( E-R):

a) Tạo các thực thể
Căn cứ vào phân tích hiện trạng, ta lần lượt phát hiện các thực thể sau:
• Thực thể Nhà cung cấp: Lưu thơng tin về Nhà cung cấp
• Thực thể hàng hố: Lưu thơng tin về hàng hố

• Thực thể phiếu nhập: Lưu thơng tin hàng nhập kho
• Thực thể hóa đơn: Lưu chi tiết về hàng xuất kho
• Thực thể phiếu bảo hành: lưu trữ các thông tin chi tiết của phiếu

bảo hành
• Thực thể Nhân viên: Lưu trư các thơng tin về nhân viên

b) Xác định các mối liên kết giữa các kiểu thực thể
Các ký hiệu biểu diễn trong đề tài này:
 Liên kết một - một (1-1)
1
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

1
SV Chu Việt Cường


23

Quản lý bán hàng

Bách Khoa Hà Nội

 Liên kết một - nhiều (1-n)

1

 Liên kết nhiều - nhiều (n-n)

n

n
n

Căn cứ vào hiện trạng, ta thấy có các mối liên kết sau:
Xét hai thực thể Hàng hóa và Phiếu nhập:
Mỗi hàng hóa có thể thuộc về nhiều phiếu nhập và mỗi phiếu nhập có
thể nhiều hàng hố nên quan hệ giữa thực thể hàng hóa và phiếu nhập là quan
hệ nhiều - nhiều (n - n).
n

Hàng hóa

n

Phiếu nhập

Vì mối quan hệ giữa thực thể hàng hóa và Phiếu nhập là mỗi quan hệ
nhiều - nhiều (n - n) nên ta phải thêm một thực thể là trung gian, do đó ta có.

Hàng hóa

1

n

Chi tiết
Phiếu nhập

n

1

Hóa đơn

Xét hai thực thể Hàng hóa và hóa đơn:
Mỗi loại hàng hóa có thể thuộc về nhiều hóa đơn và mỗi hóa đơn có thể
nhiều hàng hóa nên quan hệ giữa thực thể hàng hóa và hóa đơn là quan hệ
nhiều - nhiều (n - n).
n

Hàng hóa

n

Hàng hóa

Vì mối quan hệ giữa thực thể hàng hóa và hóa đơn là mỗi quan hệ
nhiều - nhiều (n – n) nên ta phải thêm một thực thể là trung gian, do đó ta có.

Hàng hóa

1

n

Chi tiết
Hóa đơn

Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang

n

1

Hóa đơn
SV Chu Việt Cường