Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp.

CHƯƠNG I. Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lơng và các khoản
trích theo lơng trong các doanh nghiệp
I. Tổ chức hạch toán tiền lơng:
1. Nguồn gốc, bản chất của tiền lơng:
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các
yếu tố cơ bản (lao động, đối tợng lao động và t liệu lao động). Trong đó lao động với t
cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời sử dụng các t liệu lao động nhằm tác
động, biến đổi các đối tợng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh
hoạt của mình. Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trớc hết cần phải bảo
đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hoàn
dới dạng thù lao lao động. Tiền lơng (tiền công) chính là phần thù lao lao động đợc biểu
hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Mặt khác tiền lơng còn là đòn bẩy kinh tế để
khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của ngời lao
động đến kết quả công việc của họ. Về bản chất, tiền lơng chính là biểu hiện bằng tiền
của giá cả sức lao động. Nói cách khác, tiền lơng chính là nhân tố thúc đầy tăng năng
suất lao động.
2. Qũy tiền lơng và thành phần của qũy tiền lơng:
Qũy tiền lơng của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho tất
cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần qũy tiền lơng bao gồm nhiều khoản
nh lơng thời gian(tháng, ngày, giờ), lơng sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ,
đắt đỏ), tiền thởng trong sản xuất. Qũy tiền lơng (hay tiền công) bao gồm nhiều loại,
tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lơng lao động trực tiếp và tiền lơng lao
động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lơng chính và tiền lơng phụ.

3. Các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp (chế độ tiền lơng)
a. Hình thức trả l ơng theo thời gian
Đây là hình thức tiền lơng mà thu nhập của một ngời phụ thuộc vào hai yếu tố: số
thời gian lao động thực tế trong tháng và trình độ thành thạo nghề nghiệp của ngời lao
động.
Chế độ trả lơng theo thời gian có u điểm là đơn giản, dễ tính toán, nhng nhợc điểm
là chỉ mới xem xét đến mặt số lợng, cha quan tâm đến chất lợng, nên vai trò kích thích

sản xuất của tiền lơng hạn chế.
Tuy nhiên, trong thực tế vẫn áp dụng hình thức trả lơng này để trả cho đối tợng
công nhân cha xây dựng đợc định mức lao động cho công việc của họ, hoặc cho công việc
xét thấy trả lơng theo sản phẩm không có hiệu quả, ví dụ: sửa chữa, kiểm tra chất lợng sản
phẩm hoặc sản xuất những sản phẩm yêu cầu độ chính xác cao.
Để khắc phục nhợc điểm của phơng pháp trả lơng theo thời gian, ngời ta áp dụng
trả lơng theo thời gian có thởng.
Trong những năm vừa qua, hình thức trả lơng theo thời gian có xu hớng thu hẹp
dần. Nhng xét về lâu dài, khi trình độ khoa học phát triển cao, trình độ cơ giới hoá, tự
động hoá cao thì hình thức lơng theo thời gian lại đợc mở rộng ở đại bộ phận các khâu sản
xuất, vì lúc đó các công việc chủ yếu là do máy móc thực hiện.
b. Hình thức trả l ơng theo sản phẩm
Lơng trả theo sản phẩm là chế độ tiền lơng mà thu nhập của mỗi ngời tuỳ thuộc
vào hai yếu tố: Số lợng sản phẩm làm ra trong tháng và đơn giá tiền công cho một sản
phẩm.
Số lợng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép. Đơn giá tiền công phụ thuộc vào
hai yếu tố: Cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công việc đó.
Có thể nói rằng hiệu quả của hình thức trả lơng theo sản phẩm cao hay thấp phụ
thuộc rất nhiều vào công tác định mức lao động có chính xác hay không. Định mức vừa là
cơ sở để trả lơng sản phẩm, vừa là công cụ để quản lý.
Trong giai đoạn hiện nay thì hình thức tiền lơng sản phẩm đang là hình thức tiền l-
ơng chủ yếu đọc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Để đảm bảo hình thức tiền l-
ơng này có hiệu quả cần 4 điều kiện sau:
- Có hệ thống định mức chính xác.
- Phải thờng xuyên củng cố, hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất để đảm bảo dây
chuyền sản xuất luôn luôn cân đối.
- Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất nh: việc cung cấp nguyên liệu, bán
thành phẩm, tổ chức sửa chữa thiết bị kịp thời khi h hỏng và tổ chức nghiệm thu sản phẩm
kịp thời.
- Hoàn thiện công tác thống kê kế toán, đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình

hình thực hiện mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức.
Trong thực tế chúng ta thờng áp dụng 4 hình thức trả lơng theo sản phẩm sau:
* Trả lơng theo sản phẩm trực tiếp cá nhân
Hình thức này đợc áp dụng rộng rãi đối với ngời trực tiếp sản xuất, trong điều kiện
quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tơng đối, có thể định mức và kiểm tra
nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt. Đơn giá xác định nh sau:
ĐG = L/Q hoặc ĐG = L x T
Trong đó: ĐG : Đơn giá sản phẩm.
L : Lơng theo cấp bậc
Q : Mức sản lợng
T : Mức thời gian
* Trả lơng tính theo sản phẩm tập thể
Là một hình thức tiền lơng áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức
thời gian dài, cá nhân từng ngời không thể làm đợc hoặc làm đợc nhng không đảm bảo
tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lơng sản phẩm tập thể.
Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia lơng sao cho đảm
bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình thực tế của từng công nhân về sức khoẻ, về
sự cố gắng trong lao động.
* Trả lơng theo sản phẩm gián tiếp
Thờng áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục vụ. khi áp dụng hình
thức này có hai tác dụng lớn:
Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực
tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản xuất
phát triển. Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bớc:
B ớc 1: Xác định đơn giá gián tiếp (ĐG
GT
)
Sản lợng định mức bình quân của công nhân trực tiếp trong tháng
ĐG
GT

=
Lơng cấp bậc tháng của gián tiếp
B ớc 2: Tính lơng sản phẩm gián tiếp (L)
Sản phẩm thực tế của Đơn giá
L = công nhân sản xuất x gián tiếp
* Lơng theo sản phẩm luỹ tiến
Là một hình thức tiền lơng sản phẩm nhng dùng nhiều đơn giá khác nhau để trả
cho công nhân tăng sản lợng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những sản phẩm
trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vợt định mức
thì trả theo đơn giá luỹ tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá chung).
Chế độ lơng này có tác dụng kích thích sản xuất mạnh mẽ, nhng nó vi phạm
nguyên tắc: Sẽ làm cho tốc độ tăng tiền lơng tăng nhanh hơn tốc độ tăng năng suất lao
động. Nên phạm vi áp dụng chỉ với những khâu trọng yếu của dây chuyền, hoặc vào thời
điểm nhu cầu của thị trờng cần số lợng lớn loại sản phẩm đó, hoặc vào thời điểm có nguy
cơ không hoàn thành hợp đồng kinh tế, bị phạt những khoản tiền lớn. Sau khi đã khắc
phục đợc các hiện tợng trên phải trở lại ngay hình thức lơng sản phẩm thông thờng.
Song song với lơng sản phẩm lũy tiến ta có lơng sản phẩm lũy lùi. áp dụng với tr-
ờng hợp nguy cơ thị trờng bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra.
áp dụng lơng sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và kìm hãm nó.
c. L ơng khoán
Tiền lơng khoán là hình thức trả lơng cho ngời lao động theo khối lợng và chất
lợnng công việc mà họ hoàn thành.
Để áp dụng lơng khoán cần chú ý hai vấn đề sau: tăng cờng công tác kiểm tra để
đảm bảo đúng tiến độ và chất lợng, và thực hiện thật nghiêm chỉnh chế độ khuyến khích
lợi ích vật chất. Mức thởng, phạt cao hay thấp là tuỳ thuộc vào phần giá trị làm lợi và
phần giá trị bị thiệt hại h hỏng.
4. Nội dung hạch toán tiền lơng:
a. Nhiệm vụ hạch toán tiền l ơng trong doanh nghiệp:
Để đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý, kế toán tiền lơng trong các doanh nghiệp cần
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc,
nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH... của ngời lao động để có căn cứ tính trả lơng, BHXH
trả thay lơng, tiền thởng... cho từng ngời và quản lý lao động trong doanh nghiệp.
- Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ tiền lơng, tình hình chi trả quỹ lơng của
doanh nghiệp; việc trích lập và chi trả các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí
công đoàn.
-Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá
thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan.
b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tiền lơng kế toán sử dụng tài khoản 334Phải trả công nhân viên:
Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền l-
ơng, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản khác thuộc thu nhập
của họ. Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ:
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên.
- Tiền lơng, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên.-
- Kết chuyển tiền long công nhân, viên chức cha lĩnh.
Bên Có:
- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức.
D Nợ(nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức.
D Có:Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức
c. Trình tự và ph ơng pháp hạch toán:
* Trình tự:
Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao
động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập Bảng thanh toán tiền lơng cho từng
tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả để tính lơng cho từng
ngời. Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng sản phẩm, lơng thời
gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc
lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng đợc lập tơng tự. Sau khi kế toán

trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, Bảng thanh toán tiền lơng và bảo
hiểm xã hội sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội cho ngời lao động.
Thông thờng, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao
động đợc chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các
khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh toán lơng, thanh toán bảo hiểm xã hội,
bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi
tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ.
* Phơng pháp hạch toán:
- Hàng tháng tính ra tổng số tiền lơng và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lơng
phải trả cho công nhân viên(bao gồm tiền long, tiền công, phụ cấp khu vực, chứcvụ, đắt
đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thởng trong sản xuất) và phân bổ cho các đối tợng sử dụng, kế
toán ghi:
Nợ TK 622 (chi tiết đối tợng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản
phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 627 (6271-Chi tiết phân xởng): Phải trả nhân viên quản lý.phân xởng.
Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả.
- Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622 (hoặc TK 335)
Nợ TK 641, 642, 627
Có TK 334
-Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lơng):
Việc thanh toán thù lao(tiền công, tiền lơng) cho ngời lao động đợc khái quát bằng
sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau:
TK 3383, 3384, 333, 138, 141
TK 334
Sơ đồ hạch toán tiền l ơng
và thanh toán với công nhân viên :
Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lơng phải trả CNV

TK 335
TK 111, 112

TL nghỉ phép thực Trích trớc TL nghỉ
tế phải trả CNV phép của CNSX

Chi trả TL, thởng, BHXH, các khoản
khác của CNV
TK 4311, 4312
Tiền thởng thi đua, trợ cấp khó
khăn phải trả CNV
TK 3388 TK 3383
Chi trả TL cho TL của ngời đi
ngời đi vắng vắng cha về BHXH phải trả CNV
II. Tổ chức hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:
1. Khái niệm, nhiệm vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:
Mọi ngời lao động đều quan tâm đến tiền lơng và thu nhập mà họ đợc ngời sử dụng
lao động trả cho. Tuy nhiên, ngoài tiền lơng trả cho thời gian làm việc còn có những
quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của ngời lao động: đó là bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà thờng đợc gọi chung là các khoản trích theo l-
ơng.
TK 622, 627,641, 642