KỸ NĂNG QUẢN lý NHÂN sự của LÃNH đạo cấp PHÒNG

KỸ NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG
I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO
CẤP PHÒNG
1. Khái niệm quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng
1.1. Nhân sự và quản lý nhân sự
Có nhiều quan niệm và cách tiếp cận khác nhau về thuật ngữ “nhân sự” và
quan lý nhân sự. Theo Cuốn Đại Từ điển Tiếng Việt, “Nhân sự” là việc bố trí, sắp
xếp, quản lý con người trong một cơ quan, tổ chức1.
Về thuật ngữ “quản lý” có tác giả cho rằng “Quản lý” là việc đạt tới mục
tiêu thông qua hoạt động của người khác. Tác giả khác lại coi quản lý như là hoạt
động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá nhân để đạt tới mục tiêu của
nhóm hay của một tổ chức2
Trong thực tiễn hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, quản lý nhân sự là quản
lý mang yếu tố hành chính liên quan đến người lao động trong một tổ chức và các
vấn đề phát sinh liên quan đến họ. Nói cách khác quản lý nhân sự là quản lý con
người trong phạm vi nội bộ một tổ chức.
Quản lý nhân sự trong một cơ quan, tổ chức được hiểu là việc thiết kế và xây
dựng tất cả các chính sách và thực hiện các hoạt động về thu hút, duy trì và phát
triển nguồn lực con người trong tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất
lượng nguồn nhân sự thơng qua đó đạt được mục tiêu phát triển của tổ chức. Quản
lý nhân sự bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Kế hoạch hóa nguồn nhân sự hay hoạch định nguồn nhân sự cho tổ chức
- Phân tích và thiết kế cơng việc
- Thu hút tuyển dụng nhân sự
1

Nguyễn Như Ý, Đại Từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa thơng tin, tr1239.
Bộ Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia, Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Nxb Bách Khoa, Hà Nội,
2018, tr.5
2

- Sử dụng nguồn nhân sự
- Đào tạo bồi dưỡng huấn luyện và phát triển nguồn nhân sự
- Tạo động lực việc làm
- Đánh giá thực thi công việc
- Khen thưởng, kỷ luật
- Bảo đảm an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cho người lao động
- Xây dựng các chính sách chế độ liên quan đến quản lý nguồn nhân sự
- Giải quyết thôi việc
1.2. Quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng
Trong thực tiễn hoạt động, để thực hiện tốt chức chức năng, nhiệm vụ của
Phòng, các đồng chí lãnh đạo cấp phịng phải bố trí, sắp xếp, phân công công việc
và thực hiện nhiều hoạt động khác nhằm kết nối, phát huy sức mạnh của từng cá
nhân thành sức mạnh tổng hợp để thực hiện đạt được hiệu quả tối ưu góp phần
nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thông thường các
nội dung quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng tập trung vào các hoạt động cơ
bản như: Tham gia xây dựng các chính sách nguồn nhân sự, xây dựng kế hoạch
phát triển nguồn nhân sự cho tổ chức; Phân tích và thiết kế cơng việc; Phân cơng
cơng việc; Đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện nhân viên; Tạo động lực làm việc cho
nhân viên; Kiểm tra, đánh giá công việc… Các nội dung trên ln có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau, vì vậy cần phải quan tâm một cách toàn diện để đảm bảo cho
hoạt động quản lý nhân sự của tổ chức đem lại hiệu quả.
Từ việc thực tiễn cơng tác của lãnh đạo cấp phịng trong vấn đề nhân sự ta
có thể rút ra khái niệm quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng như sau:
Quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng là việc lãnh đạo cấp phòng sử
dụng các biện pháp, cách thức tác động tới đội ngũ nhân viên, bảo đảm sự phân
công công việc khoa học, phối hợp nỗ lực của mỗi cá nhân nhằm thực hiện có chất
lượng, hiệu quả chức năng nhiệm vụ của phòng.

Như vậy để quản lý nhân sự, lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện các các nội
dung cơ bản sau:
- Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự
- Phân công công việc
- Kết nối hoạt động, phát huy sức mạnh đội ngũ nhân viên
- Tạo môi trường, động lực làm việc, thúc đẩy phát triển năng lực cá nhân
- Đánh giá thực hiện nhiệm vụ nhân viên
2. Vai trò quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng
- Sử dụng và phát huy có hiệu quả đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, đơn vị. Trong bối cảnh hiện nay, trước yêu cầu xây dựng một nền
hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực,
hiệu quả, hướng tới sự hài lịng của người dân, điều đó cũng địi hỏi phải quản lý
tốt nguồn nhân lực trong mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị. Với nội dung của quản lý
nhân sự là bố trí, sắp xếp, phân cơng cơng việc thì việc bố trí, phân cơng đó đảm
bảo đúng người, đúng việc, đúng năng lực, sở trường, phù hợp với điều kiện, hoàn
cảnh của nhân viên sẽ phát huy tối đa hiệu quả công việc. Qua quản lý, xây dựng
được đội ngũ cán bộ có năng lực, kỹ năng, thái độ và động cơ làm việc đúng dắn
góp phần xây dựng một nền hành chính minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả,
đảm bảo chất lượng dịch vụ công.
- Tạo sức mạnh tổng hợp. Trong thực tế, có những tổ chức, đơn vị có đội
ngũ nhân viên rất có năng lực và rất hiệu quả khi được giao việc đơn lẻ, tuy nhiên
khi thực hiện cơng việc địi hỏi có nhiều người cùng tham gia thì hiệu quả lại
khơng đạt được như mong muốn bởi đang thiếu sự kết nối, chỉ huy của người quản
lý nhân sự. Vì vậy, cần có sự phối hợp nỗ lực hoạt động của mỗi cá nhân trong tổ
chức, lãnh đạo cấp phòng sẽ tạo nên sức mạnh tổng hợp của tập thể phịng để hồn
thành cơng việc được giao.
- Mọi tổ chức, muốn đạt được mục tiêu của mình ln cần có sự đóng góp


tích cực của mọi thành viên trong tổ chức. Do đó, cần tạo động lực và trao cơ hội

cho mỗi thành để họ có thể đóng góp nhiều nhất cho tổ chức, đồng thời cũng tạo cơ
hội phát triển không ngừng cho chính bản thân họ. Thơng qua quản lý nhân sự,
lãnh đạo cấp phòng thực hiện các biện pháp khích lệ, động viên, tạo động lực làm
việc cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức.
3. Yêu cầu đối với quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng
- Quản lý nhân sự phải đảm bảo tính khoa học. Tính khoa học trong hoạt động
quản lý trước hết thể hiện ở việc tuân thủ các quy định của pháp luật, các văn bản quy
phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và văn bản hướng dẫn của cơ
quan cấp trên. Bên cạnh đó, tính khoa học cịn thể hiện sự phù hợp giữa các quy định
của pháp luật với thực tiễn khách quan. Việc bố trí, sắp xếp công việc được dựa trên
chức năng, nhiệm vụ của phịng, căn cứ vào đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức hiện
có; năng lực, sở trường của mỗi cán bộ, công chức, viên chức.
- Quản lý nhân sự phải bảo đảm dân chủ, bình đẳng, cơng bằng trong thực
hiện các chính sách. Quản lý dân chủ địi hỏi người lãnh đạo cấp phịng nên có sự
trao đổi, bàn bạc với cấp phó, thậm chí nên tham khảo tâm tư, nguyện vọng của
nhân viên trước khi có quyết định điều động hay bố trí, sắp xếp cho họ một cơng
việc nào đó, nhất là những cơng việc mới và khó địi hỏi phải có sự nỗ lực cao của
nhân viên. Việc đối xử bình đẳng và cơng bằng đối với nhân viên là yếu tố quan
trọng, quyết định đến hiệu quả quản lý, tác động trực tiếp đến tinh thần và động lực
làm việc của nhân viên nên đòi hỏi khi thực hiện các chính sách về lương, thuỏng,
đề bạt, bổ nhiệm… lãnh đạo cấp phịng phải thật sự cơng tâm, khách quan, đảm
bảo cơ hội như nhau giữa các nhân viên trong phòng.
- Quản lý nhân sự bảo đảm vai trò nêu gương của lãnh đạo cấp phòng, đồng
thời được trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức và tạo động lực làm việc cho
cá nhân và tập thể. Yêu cầu này đòi hỏi lãnh đạo cấp phòng phải nói trước, làm
trước và phải làm chuẩn, làm tốt để còn thực hiện vai trò hướng dẫn nhân viên. Vai


trị nêu gương khơng chỉ dừng lại trong cơng tác chun mơn mà cịn bao gồm cả
phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống và tinh thần, thái độ, trách nhiệm đối với

công việc
II. KỸ NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG
1. Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự
Để phát huy, sử dụng có hiệu quả đội ngũ nhân sự, lãnh đạo câp phòng nên
xây dựng bản kế hoạch quản lý nhân sự. Kế hoạch quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp
phịng đảm bảo tính ổn định lâu dài, chỉ có thể bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế khi có sự
bổ sung về chức năng, nhiệm vụ của phịng hoặc có sự thay đổi về nhân sự.
Kế hoạch quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phịng thực chất là bản phân
cơng cơng việc cho mỗi thành viên; quy trình thực hiện và cơ chế phối hợp trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ của phòng; đưa ra các cách thức, biện pháp để phát
huy tính tích cực của nhân viên; huy động nguồn lực, giải quyết các khó khăn
vướng mắc liên quan đến vấn đề nhân sự.
Trước hết, lãnh đạo cấp phòng xây dựng bản dự thảo trong đó phải thể hiện
được các nội dung cơ bản sau:
- Căn cứ xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự
Căn cứ để xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của phịng; bản mơ tả vị trí việc làm, khung năng lực, công việc, tiêu chuẩn điều
kiện, định mức làm việc lãnh đạo cấp phòng xác định rõ mục tiêu, phương hướng, nhiệm
vụ của phòng trong năm hoặc trong một thời hạn nhất định;
- Bố trí, sắp xếp nhân sự
Hiện nay, việc sử dụng, quản lý đội ngũ cán bộ, công chức đã được bố trí
sắp xếp theo vị trí việc làm. Mỗi đơn vị cấp phịng có nhiều vị trí việc làm, mỗi vị
trí việc làm có thể có nhiều biên chế. Trên cơ sở số lượng đội ngũ nhân viên trong
phòng, lãnh đạo cấp phòng căn cứ vào độ tuổi, giới tính; trình độ đào tạo, trình độ
chun mơn nghiệp vụ; năng lực, sở trường, kinh nghiệm trong công tác; khả năng


hồn thành nhiệm vụ... lãnh đạo cấp phịng lập bảng phân cơng cơng việc trong đó
xác định rõ: vị trí việc làm; nhiệm vụ của từng vị trí; danh sách những người được
phân công; yêu cầu sản phẩm hoặc định mức cơng việc cần hồn thành; cơ chế

phối hợp, chế độ báo cáo.
- Quy trình, cách thức thực hiện nhiệm vụ được phân công, chế độ báo cáo,
cá nhân hoặc đơn vị cần phối hợp để thực hiện nhiệm vụ.
- Cơ chế khen thưởng hoặc kỷ luật trong nội bộ phòng.
- Các yêu cầu khác trong tổ chức thực hiện kế hoạch.
Để kế hoạch quản lý nhân sự đảm bảo tính khoa học, khả thi và hiệu quả,
quan trọng nhất là nhận được sự đồng thuận của nhân viên phòng, lãnh đạo cấp nên
trao đổi, bàn bạc, xin ý kiến tập thể phòng trước khai triển khai kế hoạch. Trong
quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, lãnh đạo cấp phòng thường xuyền theo dõi,
xem xét mức độ, tiến độ thực hiện nhiệm vụ, sự phù hợp giữa năng lực với cơng
việc được phân cơng đề có nhừng điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
2. Giao việc
Phân công công việc là việc làm quan trọng nhất trong hoạt động quản lý nhân
sự của người lãnh đạo, quản lý nói chung và của lãnh đạo cấp phịng nói riêng. Q
trình thực thi nhiệm vụ của lãnh đạo cấp phòng thực chất là quá trình vận dụng các
quy định của pháp luật để giải quyết các cơng việc cụ thể. Với vai trị là lãnh đạo cấp
phịng khơng chỉ làm tốt cơng tác tham mưu mà cịn phải sử dụng có hiệu quả đội ngũ
nhân viên để thực hiện các công việc của phịng. Phân cơng cơng việc là việc làm
quan trọng nhất trong hoạt động quản lý nhân sự của người lãnh đạo, quản lý nói
chung và của lãnh đạo cấp phịng nói riêng. Trên cơ sở danh sách phân cơng cơng
việc trong kế hoạch quản lý nhân sự, lãnh đạo cấp phịng cần tiếp tục cụ thể hóa
nhiệm vụ cho từng thành viên. Thực chất phân công công việc ở giai đoạn này chính
là giao việc.
Giao việc khơng chỉ đơn thuần là lãnh đạo cấp phòng bảo nhân viên làm việc


này hay việc kia mà cần phải có những kỹ năng giao việc để nhân viên thực hiện công
việc đạt được mục tiêu yêu cầu của công việc. Khi nhận được nhiệm vụ từ cấp trên,
lãnh đạo cấp phòng đừng vội vàng giao lại cho nhân viên mà hãy phân tích nghiên
cứu kỹ càng nội dung cơng việc

Trước hết, người lãnh đạo cấp phịng phải phân tích cơng việc để hiểu rõ cơng
việc cần giao. Sau khi phân tích cơng việc, lãnh đạo cấp phòng phải trả lời được các
câu hỏi điều kiện làm việc, trách nhiệm, quyền hạn của phịng đến đâu khi thực hiện
cơng việc; Quy trình giải quyết; Rà sốt nhân viên trong phịng xem ai có đủ điều kiện
và kỹ năng cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc; các tiêu chuẩn, điều kiện cần
thiết để làm cơng việc đó. Để giao việc hiệu quả, lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện
các bước sau.
Bước 1: Thu thập, sử dụng thơng tin để phân tích cơng việc
Trong cơ quan, các loại cơng việc đều có mối liên hệ với nhau. Do đó, thu thập
các loại thông tin sẽ giúp chỉ ra được các yếu tố cơ bản liên quan đến công việc.
Những thông tin cần thu thập trong phân tích cơng việc gồm:
- Thơng tin về các yếu tố của điều kiện làm việc; Thông tin về các hoạt động
thực tế của nhân viên tại nơi làm việc; Cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu…
- Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật; Thông tin về các quy định về
việc thực hiện cơng việc, bao gồm các quy trình, quy chế, quy định về tiêu chuẩn
hành vi và tiêu chuẩn về kết quả (sản phẩm) công việc.
Bước 2: Xác định tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc được xây dựng dựa
trên bản mơ tả vị trí việc làm. Bản tiêu chuẩn nhân sự được cụ thể hóa về: Tiêu chuẩn,
điều kiện, đặc điểm, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà người được bố trí đảm nhận
vị trí việc làm cần phải có để thực hiện cơng việc theo u cầu của nhiệm vụ. Cần xác
định rõ:
- Những phẩm chất mà nhân viên cần có; Trình độ học vấn, kiến thức, kinh
nghiệm, quan điểm, tham vọng, sở thích;


- Kỹ năng thực hiện công việc; Cách thức làm việc, phối hợp với nhân viên
khác, với tổ chức, công dân;
- Tuổi đời, giới tính, ngoại hình, sức khỏe; các đặc điểm cá nhân cần có khi
thực hiện cơng việc.
Bước 3: Giao việc

Nếu như phân công công việc được đề cập trong kế hoạch đó là bố trí sắp xếp
nhân sự theo tiêu chuẩn chức danh vị trí việc làm trên cơ sở trình độ chun mơn và
khung năng lực theo ciếu chuẩn quy định và công việc được xác định trong kế hoạch
thường mang tính ổn định cao và lặp đi lặp lại nhiều lần, thường xuyên, liên tục.
Trong thực tiễn hoạt động lãnh đạo, quản lý, có nhiều vấn đề mới, khó phát sinh thuộc
thẩm quyền giải quyết của phịng như: xây dựng thực hiện chương trình, đề án; giải
quyết những vấn đề vướng mắc của người dân hoặc giai quyết những vụ việc có tính
chất phúc tạp,,,, điều này địi hỏi lãnh đạo cấp phịng phải có kỹ năng giao việc cho
nhân viên.
- Lãnh đạo cấp phòng nên gặp trực tiếp nhân viên, bày tỏ sự tin tưởng và kỳ
vọng của mình khi giao cơng việc cho nhân viên bằng việc hãy nói cho họ biết lý do
vì sao mà giao việc này cho họ mà khơng phải là ai khác.
- Trao đổi kỹ càng mục đích, yêu cầu, nội dung công việc, những quy định
tuyệt đối tuân thủ, những viêc nên làm và những việc họ có thể sáng tạo; thời gian
hồn thành cơng vệc, vấn đề nào thuộc phạm vi quyền hạn mà họ được quyền quyết
định, vấn đề cần phải báo cáo xin ý kiến lãnh đạo phịng….
- Sau khi nói rõ u cầu của mình lãnh đạo cấp phịng nên đề nghị nhân viên
nhắc lại những gì mình vừa trao đổi để xem nhân viên đã nắm bắt đầy đủ công việc
hay chưa.
- Nên quan sát và đánh giá thái độ của nhân viên đối với cơng việc được giao; trao
đổi, tìm hiểu những yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quả cơng việc vào thời điểm
thực hiện như: điều kiện, hồn cảnh gia đình của nhân viên, sức khỏe...


- Trong quá trình nhân viên thực thi nhiệm vụ cần có sự đơn đốc, nhắc nhở,
kiểm tra thường xun để đảm bảo chất lượng, tiến độ, kịp thời giải quyết những tình
huống phát sinh
3. Hướng dẫn nhân viên
Hướng dẫn nhân viên là quá trình phát triển năng lực của cơng chức thơng qua
việc chỉ dẫn có định hướng qua công việc cụ thể hàng ngày. Hướng dẫn là một hình

thức chủ yếu để phát triển năng lực nhân viên.
Trong các hình thức phát triển nhân sự thì hoạt động hướng dẫn nhân viên có
nhiều ưu việt và hiệu quả. Trước hết, hướng dẫn nhân viên tạo sự gắn bó giữa lãnh
đạo phịng với nhân viên, có thể nói đây là yếu tố động viên nhân viên làm việc hăng
say, là công cụ khả dĩ để giúp người nhân viên thay đổi hành vi và thái độ đối với
công việc. Đồng thời hướng dẫn nhân viên giúp cho lãnh đạo phịng điều chỉnh nhân
cách và hồn thiện năng lực của chính mình. Đối với đơn vị nói chung, kèm cặp,
hướng dẫn nhân viên giúp: (1) Nâng cao hiệu quả làm việc; (2) giảm chi phí; (3) tạo
dựng được đội ngũ cơng chức có năng lực; (4) tăng mức độ hài lịng của cơng chức
đối với cơng việc; và (5) góp phần xây dựng văn hóa cơng sở.

Quy trình hướng

dẫn nhân viên thể hiện qua các bước sau: Đánh giá năng lực nhân viên để thấy được
những nội dung nào cần kèm cặp, hướng dẫn; lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn; thực
hiện kèm cặp, hướng dẫn; và đánh giá, điều chỉnh kèm cặp, hướng dẫn.
Bước 1: Tạo sự tin tưởng, tôn trọng
Bước đầu tiên quyết định thành công cho quá trình hướng dẫn là xây dựng sự
tơn trọng, tin tưởng giữa lãnh đạo phịng và nhân viên. Đây khơng phải là các khóa
học ngắn ngày với giảng viên lên lớp mà là quá trình điều chỉnh, học hỏi lâu dài lẫn
nhau giữa cả hai phía. Nếu khơng xây dựng được mối quan hệ này, việc huấn luyện
khó đạt được kết quả như ý.
Bước 2: Đánh giá năng lực nhân viên: (1) Xác định yêu cầu năng lực cho từng
vị trí việc làm; (2) đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên; (3) so sánh năng lực hiện


tại của nhân viên với yêu cầu năng lực cần có để thực hiện cơng việc, từ đó rút ra
những yêu cầu cần kèm cặp, hướng dẫn.
Bước 3: Lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn: (1) Đối tượng cần kèm cặp,
hướng dẫn có thể là cơng chức mới tuyển, cơng chức mới nhận nhiệm vụ mới, công

chức chuẩn bị được đề bạt, v.v.; (2) vấn đề cần kèm cặp, hướng dẫn, có thể là nội
dung chun mơn, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc, hay hành vi, thái độ đối với công
việc; (3) thời gian và địa điểm phù hợp để kèm cặp, hướng dẫn.
Bước 4: Thực hiện kèm cặp, hướng dẫn nhân viên thường thông qua ba giai đoạn:
(1) Làm mẫu qua các tình huống thực tế: lãnh đạo phịng chú trọng gắn kết
giữa kiến thức với các kỹ năng cần thiết của nhân viên;
(2) Hỗ trợ. Lãnh đạo phòng hiểu rõ điểm mạnh và hạn chế của nhân viên, tạo
điều kiện cho nhân viên phát huy và chỉ can thiệp khi cần thiết, có ý kiến đánh giá, ghi
nhận về những gì đã làm tốt hay lý do vì sao cần có sự can thiệp;
(3) Quan sát và phản hồi: Lãnh đạo phịng khơng nên can thiệp q sâu mà chỉ
định hướng và hướng dẫn nhân viên làm việc. Trong quá trình huấn luyện điều quan
trọng nhất là chỉ ra cho nhân viên thấy được những vấn đề nhạy cảm, vướng mắc
thậm chí những sai lầm có thể mắc phải khi thực hiện cơng việc đó. Lưu ý là đề cập
thẳng vào vấn đề nhưng không phải là chỉ trích, mục tiêu của hướng dẫn nhân viên
nhằm cải thiện năng suất làm việc, không phải là bắt lỗi và xử phạt.
Sau khi đã nhận diện được vấn đề cũng như đạt được sự đồng thuận về mục
tiêu, lãnh đạo cấp phịng nên khuyến khích nhân viên tự đưa ra các giải pháp khác
nhau để giải quyết vấn đề; không nên xen ngang với các ý tưởng của nhân viên. Hãy
để nhân viên chủ động sáng tạo và có ý kiến góp ý sau cùng. Hướng nhân viên đưa ra
các giáp pháp cụ thể cho từng vấn đề, không đưa ra giải pháp chung chung. thảo luận
về những lợi ích cũng như hạn chế của những gợi ý đó, cung cấp thêm các gợi ý và
yêu cầu nhân viên giải thích làm thế nào để giải quyết vấn đề.
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh: Bám sát với những nội dung kèm cặp, hướng


dẫn nhân viên, đánh giá sự tiến triển, khen thưởng khi có kết quả cao và đưa ra điều
chỉnh cần thiết.
Một số điểm cần lưu ý: Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kèm cặp, hướng
dẫn nhân viên một cách có hệ thống. Trong suốt tiến trình này, niềm tin giữa lãnh đạo
phịng và người cơng chức dưới quyền là cơ sở quan trọng bảo đảm cho thành công

của việc kèm cặp, hướng dẫn nhân viên.
4. Tạo động lực làm việc cho nhân viên
Động lực làm việc là sự khao khát, tự nguyện của người lao động để tăng
cường nỗ lực nhằm hướng tới một mục tiêu, kết quả, đó là những nhân tố bên trong
kích thích con người tích cực làm việc trong điều kiện cho phép tạo ra năng suất, hiệu
quả cao. Biểu hiện của động lực là sự sẵn sàng, nỗ lực, say mê làm việc nhằm đạt
được mục tiêu của tổ chức cũng như bản thân người lao động.
Tạo động lực là sự vận dụng hệ thống các chính sách, biện pháp, cách thức
quản lý nhằm tác động tới nhân viên làm cho người nhân viên có động lực trong công
việc, tăng năng suất lao động hướng tới mục tiêu cao cả của tổ chức và mong muốn
tiếp tục được đóng góp nhiều hơn nữa cho tổ chức. Để tạo động lực làm việc cho nhân
viên, lãnh đạo cấp phòng phải thực hiện một số hoạt động sau đây:
- Tổ chức thực thi các chính sách chế độ mang tính ưu đãi, khích lệ, động viên
người lao động một cách đầy đủ, kịp thời và khách quan như:
+ Áp dụng chính sách tiền lương, tăng lương trước thời hạn, trên cơ sở đó đề
xuất tăng lương trước thời hạn cho nhân viên có thành tích cao trong cơng tác.
+ Áp dụng chính sách chế độ đào tạo bồi dưỡng, trên cơ sở nắm vững bản mô
tả, lãnh đạo cấp phịng biết được nhân viên của mình cịn thiều hụt kỹ năng gì, cần bổ
sung thêm những kiến thức gì từ đó có những đề xt, kiến nghị với cơ quan, đơn vị
thự hiện đào tạo, bòi dưỡng nhân viên.
+ Áp dụng các chính sách chế độ phúc lợi cho nhân viên. Chế độ phúc lợi cho


nhân viên thường được chi trả hàng quý trên cơ sở kết quả bình xét, xếp loại kết quả
thực hiện công việc. Thông thường, kết quả công việc được đánh giá xếp loại theo 4
mức A, B, C, D theo đó là mức hưởng chế độ phúc lợi tương ứng. Như vậy để tạo
động lực cho nhân viên đòi hỏi lãnh đạo cấp phịng phải hết sức cơng bằng, khách
quan trong đánh giá xếp loại. Có như vậ vừa là sự ghi nhận, động viên đối với người
hoàn thành tốt nhiệm vụ, vừa là sự nhắc nhở, phê bình đối với người chưa đạt hiệu
quả cao trong công việc.

+ Thực hiện tốt cơ chế chính sách đánh giá, khen thưởng.
+ Áp dụng các quy định, chế độ khác liên quan, quy hoạch, bổ nhiệm, luân chuyển.
- Xây dựng môi trường, điều kiện làm việc tốt
Điều kiện và môi trường làm việc bao gồm: cơ sở vật chất, phương tiện, trang
thiết bị máy móc phục vụ cơng việc, mơi trường, điều kiện không gian làm việc…; cơ
chế điều hành, quan hệ lãnh đạo - nhân viên, quan hệ nhân viên - nhân viên, lề lối, tác
phong làm việc.
Một môi trường làm việc xanh, sạch đẹp, đầy đủ trang thiết bị, không gian,
cảnh quan đồ đạc sắp xếp khoa học là điều kiện quan trọng giúp nhân viên thoải mái,
hứng khởi trong công việc, làm việc tập trung hơn.
Một môi trường làm việc dân chủ, có sự tơn trọng, đồn kết, tin tưởng lẫn nhau
cũng có thế giúp cho nhân viên tận tâm, tận lực với công việc, phát huy hết khả năng
của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của tập thể. Đó phải là mơi trường người
nhân viên được làm việc, được trân trọng, ghi nhận và được cống hiến. Để tạo được
môi trường làm việc lành mạnh, lãnh đạo cấp phịng cần có kỹ năng giao tiếp hiệu
quả; khuyến khích làm việc nhóm; ghi nhận và biểu dương kịp thời những nhân viên
có thành tích; đãi ngộ cơng bằng.
- Phân cơng bố trí, sử dụng nhân sự hợp lý
Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất để đem lại hiệu quả làm việc cho mỗi
nhân viên. Khi nhân viên nhận được công việc phù hợp với chuyên môn, sở trường được


đào tạo rèn luyện thì họ sẽ phát huy được hết năng lực, sở trường. Do đó địi hỏi mỗi nhà
quản lý phải biết được trình độ chun mơn, các đặc điểm tâm lý cũng như năng lực sở
trường, sở đoản của mỗi nhân viên của mình để bố trí, sắp xếp công việc cho phù hợp,
phát huy tối đa sức mạnh của từng cá nhân và cả tập thể.
Trong phân công công việc phải hết sức lưu ý không nên dồn nhiều việc vào
một người dẫu biết rằng người đó có năng lực vượt trội, khơng nên để một người nào
khơng có việc gì để làm.
- Xây dựng phong cách làm việc của người lãnh đạo, khuyến khích dân chủ

Phong cách lãnh đạo gồm nhiều phong cách: Phong cách lãnh quyền uy, độc
đoán; phong cách dân chủ và phong cách ủy quyền. Với người lãnh đạo tài năng, họ
thường xây dựng cho bản thân mình một phong cách lãnh đạo chủ đạo nhưng vẫn sử
dụng các phong cách còn lại một cách linh hoạt. Người lãnh đạo tài năng về chun
mơn, có phong cách lãnh đạo phù hợp với từng hoàn cảnh sẽ là cảm hứng cho nhân
viên phấn đấu, học tập và noi theo. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng trong
việc tạo động lực làm việc:
+ Thiết lập môi trường làm việc dân chủ, minh bạch và công bằng hỗ trợ các
mục tiêu của đơn vị;
+ Nắm bắt kịp thời, đầy đủ, đa chiều các thông tin từ nhiều kênh khác nhau;
+ Quản lý sản phẩm hoặc hiệu quả công việc, nhưng không quá sát sao;
+ Thay đổi phương pháp quản lý đối với các nhân viên khác nhau;
+ Cho nhân viên cơ hội phát triển bản thân;
+ Nhắc nhở, phê bình kịp thời, đề nghị xử lý kỷ luật nghiêm minh khi cần thiết.
- Xây dựng mơ hình phịng văn hóa gắn với thực hiện văn hóa cơng sở
Văn hóa cơng sở ảnh hưởng rất lớn đến quan điểm, lề lối, phong cách, làm việc
của nhân viên. Nó vừa là yếu tố thúc đẩy, đồng thời cũng có thể là yếu tố gây cản trở
động lực làm việc. Văn hóa cơng sở biểu hiện qua niềm tin, thói quen, hành vi của
người nhân viên trong mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, đồng nghiệp với


nhau và với người dân. Trong xây dựng văn hóa cơng sở, ngồi các yếu tố cốt lõi
trong từng ngành, lĩnh vực, thì các cơ quan tổ chức hiện nay đang chú trọng chuyển
đổi từ cơ chế xin - cho sang cơ chế phục vụ, lấy người dân, người hưởng dịch vụ làm
trung tâm. Giao tiếp, ứng xử có văn hóa, có đạo đức với cấp trên, đồng nghiệp và với
người dân là cơ sở để có những mối quan hệ thân thiện. Một nền văn hóa tốt đẹp, gắn
kết mọi người là một động lực lớn để viên chức nỗ lực hồn thiện mình trong cơng
việc cũng như tạo dấu ấn tốt với mọi người xung quanh. Cần chú ý một số nội dung
như sau:
+ Lắng nghe, tập trung, và tôn trọng nhu cầu của nhân viên;

+ Thúc đẩy đổi mới;
+ Tin và bộc lộ sự tin tưởng;
+ Lấy hiệu quả công việc làm thước đo năng lực làm việc.
5. Đánh giá công việc
Đánh giá công việc là hoạt động đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên. Có thể
đánh giá theo cá nhân hoặc theo nhóm làm việc. Cần lưu ý, đánh giá công việc khác với
đánh giá nguồn nhân sự. Đánh giá nguồn nhân sự là tập trung đánh giá năng lực, tiền
năng, động cơ làm việc. Cịn đánh giá cơng việc chỉ tập trung vào kết quả thực hiện công
việc của cá nhân hoặc một nhóm người sau một thời gian nhất định.
Đánh giá cơng việc giúp cho lãnh đạo cấp phòng kiểm tra lại hiệu quả của quá
trình quản lý nhân sự như xây dựng kế hoạch, phân cơng cơng việc từ đó có những
điều chỉnh hay ra các quyết định phù hợp hơn trong quản lý nhân sự. Bên cạnh đó,
đánh giá là hoạt động tạo ra và tăng cường mối quan hệ tốt giữa cấp trên và cấp dưới
đồng thời giúp cho các tổ chức có thể kiểm tra, đánh giá được chất lượng của các hoạt
động quản lý nguồn nhân sự của mình. Khi đánh giá cơng việc lãnh đạo cấp phòng
cần lưu ý:
- Phải làm cho nhân viên hiểu được ý nghĩa, mục đích của đánh giá đối với
chính bản thân họ. Kết quả đánh giá có ý nghĩa quan trọng đến phát triển đường chức


nghiệp, đào tạo, bồi dưỡng và nhiều vấn đề khác thuộc về cá nhân, kết quả đánh giá
cũng ảnh hưởng rất lớn đến phát triển của tổ chức.
- Cần tạo cho nhân viên tin tưởng ở sự công bằng, vô tư, khách quan, khoa học
trong đánh giá thực thi công việc.
- Mở rộng hình thức dân chủ trong đánh giá, mở rộng sự tham gia của nhiều người
trong quá trình đánh giá thực thi công vụ, đồng thời mở rộng và phát triển hình thức tự
đánh giá của nhân viên trong đánh giá hàng năm và đánh giá từng công việc.
- Phương pháp, cách thức đánh giá, lãnh đạo cấp phịng cần thực hiện các quy
trình sau:
+ Lựa chọn hệ thống tiêu chí đánh giá. Hệ thống tiêu chí đánh giá thực thi công

việc sẽ chỉ được đưa vào hoạt động nếu như tổ chức lập kế hoạch và thực hiện một
cách đầy đủ, đúng đắn. Các tiêu chí đánh giá thường được xác định trong đánh giá
công việc gồm:
(1) Tiêu chí về số lượng cơng việc, chất lượng cơng việc. Ví dụ như: số lượng
hồ sơ đã xử lý, số lượng công việc đã giải quyết...; số lượng sai sót mắc phải trong xử
lý cơng việc; tiến độ thời gian thực hiện cơng việc.. Các tiêu chí này phải được dựa
trên bản mô tả công việc và đặc biệt là phần tiêu chuẩn thực hiện cơng việc.
(2) Tiêu chí về hành vi: thường được xem xét ở góc độ: tinh thần làm việc nhóm,
tinh thần tương ái giúp đỡ lẫn nhau, thái độ, giao tiếp ứng xử, tính trung thực...
+ Sử dụng phiếu đánh giá được thiết kế thống nhất theo những tiêu chuẩn
+ Lựa chọn phương pháp đánh giá
Tùy vào loại công việc, kế hoạch, bản mô tả cơng việc mà chủ thể đánh giá có
thể lựa chọn các phương pháp sau:
(1) Phương pháp đánh giá theo mức độ:
Theo phương pháp này cần phải xác định các tiêu chí đánh giá liên quan đến
cơng việc và cá nhân. Các tiêu chí liên quan đến cơng việc được chia thành 02 nhóm:
tiêu chí về số lượng và tiêu chí về chất lượng. Mỗi tiêu chí được đánh giá theo các


mức độ tương đương như sau:
Các tiêu chí đánh giá
Số lượng/khố lượng

Kém

Trung bình

Khá

Tốt

Xuất sắc

cơng việc
Chất lượng cơng việc
Các yếu tố cá nhân
(2) Phương pháp đánh giá theo thang điểm
Các tiêu chí về cơng việc được mơ tả chi tiết và xác định theo tháng điểm 10
hoặc 100 tùy thuộc và mức độ chi tiết của từng cơng việc. Theo đó, nếu mức độ đạt
được 100% số lượng/khối lượng công việc thì tương ứng với 10 hoặc 100 điểm. Nếu
có sai sót, chậm tiến độ thời gian thì tùy vào mức độ sai sót, mực độ chậm để tính
điểm tương đương.
(3) Phương pháp so sánh. Dựa trên kết quả thực hiện công việc của người này
so với người khác. Phương pháp này thường được dựa trên những tiêu chí "tổng hợp
về kết quả thực hiện công việc„.
(4) Phương pháp phân phối theo tỷ lệ bắt buộc: Chủ thể đánh giá phải đặt nhân
viên của mình vào các nhóm, đơn vị nhất định. Mỗi nhóm/đươn vị có một tỷ lệ khá cố
định. Ví dục chia thành 3 hoặc 5 nhóm mức đánh giá chung. Trong mỗi nhóm được
chia theo các mức tỷ lệ như sau; Mức xuất sắc không quá 20%; hoặc có thể chi thành
các mức A, B, C, D theo đó là tỷ lệ tương đương: A khơng q 20%; B khơng q
60%; mức cịn lại có thể là C hoặc D...
(5) Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Người đánh giá cần ghi chép
lại những hành vi tích cực hoặc những thành tích vượt trội của nhân viên trong một
khoảng thời gian hoặc trong chu kỳ đánh giá. Và tài liệu này sẽ được sử dụng vào
cuối giai đoạn đánh giá. Phương pháp này giúp cho người lãnh đạo có cái nhìn cả giai
đoạn hoặc thời gian dài về một nhân viên chứ không chỉ một vài sự kiện, loại bỏ được
nhiều yếu tố chủ quan, thiên vị hoặc bị chi phối bởi sự kiện gần nhất.


BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Anh chị giải quyết thế nào khi một nhân viên nữ làm việc luôn
chậm chễ công việc so với tiến độ trong kế hoạch nhưng ln có lý do về điều kiện hồn
cảnh gia đình như: con nhỏ, chồng đi cơng tác xa, sức khỏe. Tuy nhiên trên thực tế thì nhân
viên này dàng nhiều thời gian cho công việc cá nhân như mua sắm, sử dụng điện thoại để
làm việc riêng.
Tình huống 2: Anh (chị) giải quyết thế nào khi trong phịng có một nhân viên dành
nhiều thời gian để bắt lỗi của đồng nghiệp?
Tình huống 3: Nhân viên C tuổi đời cũng khá cao nhưng năng lực làm việc còn
hạn chế. Khi có một dự án quan trọng địi hỏi phải hồn thành trong thời gian ngắn với yêu
cầu về tiêu chuẩn chất lượng cao, ông C đến gặp lãnh đạo về đề nghị được đảm nhận vai
trị chính trong dự án này. Anh (chị) xử lý như thế nào?
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Cán bộ, công chức năm 2008.
2. Luật Viên chức năm 2010.
3. Luật Sửa đổi bổ sung Luật Cán bộ, công chức, năm 2019
4. Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
5. Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số quy định về tuyển dụng công chức viên chức, nâng ngạch công
chức, thăng hạng viên chức và thực hiện chế độ hợp đồng một số loại cơng việc
trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.
6. Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng (Ban hành kèm theo Quyết
định số 1151/QĐ-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ).