KỸ NĂNG tổ CHỨC hội họp và tổ CHỨC sự KIỆN

KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN
1. Một số khái niệm
1.1. Hội họp
- Theo Đại Từ điển tiếng Việt: Hội họp là họp để bàn cơng việc nói chung.
- Theo tài liệu bồi dưỡng chuyên viên do Bộ Nội vụ biên soạn năm 2013:
Hội họp là một loại hoạt động được các tổ chức nhà nước tiến hành thường kỳ
hoặc đột xuất, để tập hợp các thành viên và các đối tượng khác có liên quan, nhằm
trao đổi thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông
qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể.
- Theo tài liệu Bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính năm 2018 của Bộ Nội vụ:
Hội họp là sự tập hợp của nhiều người một cách có tổ chức, có nguyên tắc, tại một
địa điểm, thời gian nhất định để thực hiện hoặc giải quyết các công việc, các vấn
đề mà những người tham dự cùng quan tâm.
Từ những định nghĩa trên về hội họp, chúng ta có thể hiểu: Hội họp là hoạt
động được các tổ chức tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất, để tập hợp các thành
viên có liên quan, nhằm thông tin, thảo luận và quyết định thuộc những vấn đề
thuộc thẩm quyền của tổ chức
1.2. Sự kiện
- Theo tài liệu Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng năm 2019 của Bộ Nội:
Sự kiện được hiểu là các hoạt động xã hội trong công tác của các cơ quan đảng,
nhà nước, các bộ, ban, ngành, địa phương; hoạt động xã hội của các tổ chức và
doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo,
hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng cũng như các hoạt động khác liên
quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập qn… khơng giới hạn về phạm vi không


gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.
1.3. Tổ chức sự kiện
- Theo tài liệu Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng năm 2019 của Bộ Nội

vụ: Tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực
hiện các sự kiện trong các lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại,
nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm mục đích thu hút sự chú ý và truyền tải một
thông điệp nhất định đến người tham dự sự kiện đó. Tổ chức sự kiện bao gồm một
số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát các hoạt
động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định đã đề ra.
2. Vai trò của hội họp, sự kiện
1.1. Vai trò của hội họp
Một là, tổ chức hội họp là một trong những phương thức cơ bản để tập hợp các
thành viên và các đối tượng có liên quan, nhằm trao đổi, thu thập, phổ biến thông tin,
thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định
thuộc thẩm quyền tập thể;
Hai là, giúp người lãnh đạo, quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh
nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề
phức tạp; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện.
Ba là, giúp sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện cơng việc để xác định
các nhiệm vụ cần triển khai của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định;
Bốn là, giúp truyền đạt chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước hoặc chủ trương chính sách của cấp trên;
Năm là, tạo mơi trường, điều kiện để cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn
vị tiếp cận với các tri thức, phương pháp mới.
Ngoài 5 nội dung thể hiện vai trò như trên, đối với cấp phòng, hội họp còn là
một hoạt động mang tính tất yếu gắn với hoạt động tác nghiệp. Thơng qua hội họp,
cách thức giải quyết các vấn đề chuyên mơn, kỹ thuật và nghiệp vụ mà phịng cần tư


vấn, triển khai và tham mưu sẽ được xem xét, bàn luận và quyết định.
1.2. Vai trò của sự kiện
Sự kiện giúp truyền tải những thông điệp nhất định đến công chúng, những
người tham gia sự kiện và xã hội nói chung nhằm hướng tới các mục tiêu đặt ra của

chủ thể tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một phương pháp truyền thông tinh tế và hiệu quả. giúp
gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng, mọi người có dịp được trải nghiệm cũng
như tiếp xúc trực tiếp với mục tiêu tổ chức sự kiện. Qua đó làm cho chủ thể củng cố
và phát triển thương hiệu, cũng như uy tín của chủ thể tổ chức.
Đặc biệt, trong thời kỳ nền kinh tế đang phát triển, hội nhập như hiện nay, tổ
chức sự kiện là kênh tiếp cận, giao lưu với mục tiêu nhanh chóng, chính xác nhất.
Việc tổ chức sự kiện giúp chủ thể thúc đẩy, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối
quan hệ một cách trực tiếp, hiệu quả nhất. Chính những lợi ích khơng ngờ đó, mà
hiện nay việc tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến,
được áp dụng cho nhiều tổ chức.
3. Các loại hình và tính chất hội họp, sự kiện
3.1. Các loại hình và tính chất hội họp
* Đại hội
Đại hội là một hình thức hội họp phổ biến, triệu tập tồn thể hoặc một số lượng
nhất định các đại biểu đại diện cho các thành viên của tổ chức nhà nước để quyết định
những vấn đề quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động của tổ chức hoặc quyết
định những vấn đề thuộc về nhân sự trong bộ máy điều hành tổ chức...
Đại hội được tổ chức chính thức, theo kế hoạch định trước của các tổ chức
nhà nước, tuân thủ các quy định chung về nghi thức, thủ tục tiến hành.
* Hội nghị
Là một hình thức hội họp được tiến hành trên cơ sở triệu tập một số đối
tượng thành viên nhất định của tổ chức để bàn bạc, thảo luận, quyết nghị một hoặc


một số vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực hiện các nội dung cơ bản, có ý nghĩa
lớn đối với hoạt động của tổ chức.
Hội nghị cũng có thể được tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung
và cách thức hành động chung để giải quyết một hoặc một số vấn đề quan trọng
của tổ chức; để sơ kết, tổng kết một hoạt động lớn được tổ chức tiến hành.

Hội nghị thường có nhiều người tham gia với những quan điểm khác nhau,
thậm chí đối lập nhau. Trong thực tế có những hội nghị thành cơng và hội nghị
không thành công.
Hội nghị thành công phải bảo đảm được số lượng đại biểu tối thiểu theo quy
định tham dự và biểu quyết; đạt được nhận thức chung, sự đồng thuận, kết quả
chung (thể hiện qua nghị quyết, quyết định, chương trình hành động…) và quyết
tâm chung để tạo ra sự thay đổi trong tổ chức, hoạt động hoặc triển khai thực hiện
các kết quả của hội nghị.
Hội nghị khơng thành cơng có thể làm cho hội nghị khơng đạt được kết quả
và mục đích như dự kiến, sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực cho cơ quan, tổ chức như ra
chủ trương sai hoặc kiến nghị chính sách kém hiệu quả tạo nên sự hỗn độn trong
hoạt động của tổ chức, làm gián đoạn công việc…; làm giảm tinh thần quyết tâm
của cán bộ nhân viên trong cơ quan, tổ chức, giảm tiến độ làm việc, thậm chí rơi
vào trì trệ; lãng phí thời gian và nguồn lực…
* Hội thảo
Là một hình thức hội họp với đối tượng tham gia là các nhà chuyên môn,
các chuyên gia thuộc một lĩnh vực hoạt động cụ thể để thảo luận về một hay một số
vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra với mục đích làm
sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, từ đó dự báo vấn đề một cách có
cơ sở khoa học hoặc đề xuất, kiến nghị chủ trương, chính sách và biện pháp triển
khai thực hiện.
Về tính chất, hội thảo là hình thức hội họp để thu thập thông tin, huy động trí


tuệ của cộng đồng chuyên môn.
* Giao ban
Giao ban là hình thức hội họp được tổ chức thường kỳ, phổ biến, thông
dụng trong hầu hết các cơ quan, tổ chức với thành phần tham dự là bộ phận lãnh
đạo, quản lý các đầu mối trong cơ cấu bộ máy của cơ quan, tổ chức.
Giao ban được tiến hành nhằm phổ biến, trao đổi thông tin, đôn đốc các hoạt

động hoặc phân công công việc của cơ quan, tổ chức.
* Hội họp có yếu tố nước ngồi
Là những hội nghị, hội họp, hội thảo có sự tham gia của các đại biểu nước
ngoài để trao đổi, bàn bạc về một hoặc một số vấn đề hay nội dung cần thiết hoặc
có liên quan đến lợi ích của các nước, vùng lãnh thổ đó.
* Các hình thức hội họp khác: Tùy theo yêu cầu của hoạt động, trong các
cơ quan, tổ chức cịn tồn tại một số hình thức hội họp khác như:
- Họp thường kì: Là cuộc họp được ấn định gắn với các chương trình, kế
hoạch làm việc định kì;
- Họp trù bị: Để chuẩn bị cho một đại hội, một hội nghị chính thức;
- Họp bất thường: Để xử lý một vấn đề đột xuất;
- Họp nhóm - tổ công tác: Để giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi chức
trách của nhóm - tổ cơng tác;
- Hội ý công vụ: Để phối hợp hành động giữa các cá nhân cùng tham gia giải
quyết một hoạt động công vụ cụ thể.
3.2. Các loại hình và tính chất sự kiện
Với các nhu cầu và mục tiêu khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều
hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến. Các
loại hình khác nhau sẽ có những quy mô sự kiện khác nhau nhằm truyền tải được
thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả. Trong
thực tế thường có một số loại sự kiện như:


- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm…
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…

II. QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP
1. Yêu cầu đối với tổ chức hoạt động hội họp
I.1 . Xác định mục đích hội họp
Hoạt động hội họp luôn được tổ chức với một hoặc một số mục đích nhất
định. Vì vậy, khi quyết định tổ chức một hoạt động hội họp cụ thể, cần xác định rõ
ràng các mục đích hướng tới và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cho các mục đích.
Đối với các hoạt động hội họp cấp phịng, cần phải xác định mục đích một
cách cụ thể, rõ ràng và khả thi. Để thực hiện điều đó, người lãnh đạo cấp phòng
cần trả lời các câu hỏi: Hoạt động hội họp được tổ chức nhằm giải quyết những vấn
đề gì? Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa của việc giải quyết những vấn đề đó
cụ thể ra sao?
Mục đích hội họp sẽ quyết định cách thức tổ chức và điều hành hội họp.
1.2. Nguyên tắc tổ chức hội họp
Tại Điều 4, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của
Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, nguyên tắc tổ chức cuộc họp được
quy định như sau:
- Quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp và giải quyết
công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc
thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí


mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù
hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với
tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp,

trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.
- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp
lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn
giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực,
tiết kiệm, khơng phơ trương, hình thức.
- Khơng làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ
chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho
cơng dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
2. Quy trình và kỹ năng tổ chức hoạt động
Bước 1) Chuẩn bị tổ chức hội họp
* Thành lập Ban tổ chức
Tuỳ theo mức độ, quy mơ và tính chất của cuộc họp để xác định người có
thẩm quyền ra quyết định thành lập Ban tổ chức.
Ban Tổ chức có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp và phân
công, phân nhiệm cho các bộ phận và cá nhân phụ trách từng mảng việc.
Đối với các cuộc hội họp do phịng chun mơn chịu trách nhiệm, nhưng
liên quan đến các lĩnh vực, các cấp, các ngành khác nhau trong phạm vi rộng, có
thể bố trí thành phần tham gia Ban tổ chức là người có vị trí và ảnh hưởng cao nhất
trong quản lý hoặc trong chuyên môn.
* Xây dựng kế hoạch, chương trình
- Để xây dựng kế hoạch, chương trình cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi cụ thể như:


- Mục đích cuộc hội họp là gì?
- Đối tượng tham gia là những ai?
- Số lượng người tham gia cụ thể là bao nhiêu?
- Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao?
- Điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ hoạt động hội họp cụ
thể là như thế nào? v.v.
Sau khi có được những câu trả lời khái quát trên, căn cứ quy mơ, tính chất

của hội họp, cá nhân/đơn vị tổ chức hội họp làm tờ trình, đề án tổ chức hội nghị,
hội họp, hội thảo trình cấp có thẩm quyền.
* Nội dung quan trọng của tờ trình, đề án theo quy định cần nêu bật các điểm sau:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội họp, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo;
- Nội dung chủ yếu của hội nghị, hội họp, hội thảo;
- Thành phần tham gia tổ chức;
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, khách mời;
- Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo;
- Tờ trình, đề án cần gửi sớm lên cấp có thẩm quyền để có đủ thời gian xem
xét và phê duyệt, đồng thời bảo đảm có đủ thời gian cho công tác chuẩn bị.
* Triển khai các công tác chuẩn bị tiến hành
- Phổ biến kế hoạch và biện pháp triển khai đến các bộ phận liên quan.
- Chuẩn bị về nhân sự: căn cứ quy mô hội họp, Ban Tổ chức thành lập các
tiểu ban nhằm điều hành việc triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức hội họp.
- Chuẩn bị về nội dung: đây là khâu quan trọng nhất. Tiểu ban Nội dung
hoặc các thành viên được phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu,
chuẩn bị nội dung thảo luận, trao đổi tại các phiên họp; chuẩn bị các tài liệu tham
khảo; gợi ý thảo luận về các vấn đề nội dung; dự thảo kết luận hay tuyên bố, nghị
quyết của hội họp hoặc ghi nhận những kết quả thảo luận tại các phiên của hội họp


và biên soạn kỷ yếu hội họp.
- Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất: Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành
viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho
hội nghị, hội họp, hội thảo; lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ hội nghị, hội
họp, hội thảo.
- Bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Tiểu ban An ninh cần chuẩn
bị kế hoạch bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo ngay từ khi khách đến,
làm thẻ ra vào hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm an ninh trong quá trình tham gia

hội nghị, hội họp, hội thảo, các chương trình tham quan, dã ngoại...
- Bảo đảm các điều kiện về y tế: cần bố trí trạm y tế lưu động phục vụ hội
nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm tại các bữa ăn hoặc
chiêu đãi trong thời gian hội nghị, hội họp, hội thảo.
- Chuẩn bị phòng họp cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Việc trang trí, sắp xếp bàn
ghế và chỗ ngồi sẽ tùy thuộc vào tính chất của hội nghị, hội họp, hội thảo và khn khổ
diện tích của phịng họp; bảo đảm đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh
sáng, màn chiếu, máy chiếu, máy tính và các thiết bị hỗ trợ cần thiết khác.
* Lập phương án điều hành
- Chuẩn bị và tập dượt thể hiện các nội dung đã được chuẩn bị cho việc điều
hành;
- Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể hiện nội dung dẫn dắt tiến trình hội họp.
- Tiên liệu những tình huống có thể xảy đến trong q trình điều hành, chuẩn
bị các phương án xử lý.
- Trong quá trình điều hành, người điều hành cần lưu ý vận dụng các kỹ
năng giao tiếp để đảm bảo hiệu quả.
* Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hội họp
- Năng lực của người lãnh đạo, quản lý, nhất là người chủ trì hội họp;
- Điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tổ chức hội họp;


- Nguồn kinh phí tổ chức hội họp;
- Địa điểm tổ chức hội họp
- Thời gian tổ chức hội họp;
Bước 2) Điều hành hội họp
* Đối với hội nghị và những cuộc họp có quy mơ lớn
Người lãnh đạo cấp phịng cần nắm các hoạt động chính diễn ra (khai mạc,
chương trình chính, bế mạc):
- Chương trình khai mạc, gồm các nội dung:
+ Văn nghệ (nếu có)

+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
+ Giới thiệu Đoàn Chủ tịch hay Chủ tọa/Chủ tịch/Chủ trì (gọi chung là Chủ
tịch) và Ban Thư ký. Mời Đoàn Chủ tịch lên điều hành hội họp; mời Ban Thư ký
lên làm việc.
- Chương trình chính, gồm các nội dung:
+ Phát biểu khai mạc của Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo.
+ Phát biểu chào mừng (nếu có).
+ Trình bày báo cáo chính (đối với hội nghị, hội họp) hay đề dẫn khoa học
(đối với hội thảo).
+ Thảo luận.
- Chương trình bế mạc:
+ Văn nghệ (nếu có).
+ Phát biểu của Chủ tịch hội nghị, hội họp đánh giá kết quả hội nghị, hội
họp; thông qua Tuyên bố của hội nghị hoặc Tuyên bố của Chủ tịch hội nghị, Nghị
quyết, Quyết định hay Chương trình hành động hoặc Quyết tâm thư của hội nghị,
hội họp. Đối với hội thảo, trên cơ sở báo cáo của các hội đồng hay tiểu nhóm riêng,
Chủ tịch/Chủ tọa hội thảo đánh giá kết quả cuộc hội thảo, ghi nhận những kết quả
đạt được.


+ Cảm ơn và tuyên bố bế mạc.
+ Kết thúc hội nghị, hội họp, hội thảo.
* Đối với những cuộc họp có quy mơ nhỏ hoặc họp nội bộ
Người lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện:
+ Xác định nội dung, chủ đề cuộc họp;
+ Chủ trì cơng bố lý do, chủ đề cuộc họp và tiến hành điều hành cuộc họp;
+ Kiểm soát và quản lý các ý kiển tham gia trong cuộc họp, đảm bảo đúng chủ
đề, đúng thời gian.
Chủ trì đánh giá, nhận xét từng ý kiến hoặc tổng hợp ý kiến vào cuối buổi họp;
+ Kết luận và bế mạc cuộc họp

* Đối với hội nghị và những cuộc họp có quy mơ lớn
Người lãnh đạo cấp phịng cần nắm các hoạt động chính diễn ra (khai mạc,
chương trình chính, bế mạc):
- Chương trình khai mạc, gồm các nội dung:
+ Văn nghệ (nếu có)
+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
+ Giới thiệu Đoàn Chủ tịch hay Chủ tọa/Chủ tịch/Chủ trì (gọi chung là Chủ
tịch) và Ban Thư ký. Mời Đoàn Chủ tịch lên điều hành hội họp; mời Ban Thư ký
lên làm việc.
- Chương trình chính, gồm các nội dung:
+ Phát biểu khai mạc của Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo.
+ Phát biểu chào mừng (nếu có).
+ Trình bày báo cáo chính (đối với hội nghị, hội họp) hay đề dẫn khoa học
(đối với hội thảo).
+ Thảo luận.
- Chương trình bế mạc:
+ Văn nghệ (nếu có).


+ Phát biểu của Chủ tịch hội nghị, hội họp đánh giá kết quả hội nghị, hội
họp; thông qua tuyên bố của hội nghị hoặc tuyên bố của Chủ tịch hội nghị, Nghị
quyết, Quyết định hay chương trình hành động hoặc quyết tâm thư của hội nghị,
hội họp. Đối với hội thảo, trên cơ sở báo cáo của các hội đồng hay tiểu nhóm riêng,
Chủ tịch/Chủ tọa hội thảo đánh giá kết quả cuộc hội thảo, ghi nhận những kết quả
đạt được.
+ Cảm ơn và tuyên bố bế mạc.
+ Kết thúc hội nghị, hội họp, hội thảo.
* Đối với những cuộc họp có quy mơ nhỏ hoặc họp nội bộ
Người lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện:
+ Xác định nội dung, chủ đề cuộc họp;

+ Chủ trì cơng bố lý do, chủ đề cuộc họp và tiến hành điều hành cuộc họp;
+ Kiểm soát và quản lý các ý kiển tham gia trong cuộc họp, đảm bảo đúng chủ
đề, đúng thời gian.
+ Chủ trì đánh giá, nhận xét từng ý kiến hoặc tổng hợp ý kiến vào cuối buổi họp;
+ Kết luận và bế mạc cuộc họp
Bước 3) Tổng kết rút kinh nghiệm
* Cuộc họp thành công, đánh giá trên các tiêu chí cơ bản sau:
- Cuộc họp được duy trì và thực hiện đúng theo kế hoạch đã xây dựng.
- Nội dung họp được chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến các thành viên.
- Mọi người đều chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định và có ý thức
đóng góp, tập trung vào những nội dung trọng tâm theo mục tiêu cuộc họp. Khơng
khí cuộc họp dân chủ, tạo sự được đồng thuận cao sau khi kết thúc;
- Cuộc họp đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra. Gợi mở nhiều ý tưởng mới,
khích lệ tinh thần trách nhiệm của các thành viên tham gia.
* Cuộc họp thất bại, đánh giá trên các tiêu chí sau:
- Chất lượng cuộc họp không cao, thiếu sự tập trung, thống nhất của các


thành viên;
- Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kỹ, quá nhiều nội dung cần thảo
luận, bàn bạc. Trong tổ chức, điều hành cuộc họp chưa có sự gợi mở, định hướng
và phát huy vai trị tích cực của các thành viên; còn nặng sự áp đặt trong điều hành,
triển khai nội dung họp; thiếu sự bàn bạc trao đổi để tìm ra giải pháp, cách thức
hiệu quả nhất
- Người dự họp còn e ngại, thụ động hoặc lơ là, coi nhẹ việc họp. Thực hiện
những nội dung công việc mà chủ trì đưa ra một cách máy móc hoặc a dua. Thiếu
trách nhiệm, thiếu kỉ luật trong quá trình tham gia cuộc họp;
- Cuộc họp kết thúc mà không thực hiện được mục tiêu đã đề ra. Tâm lý
ngừoi dự họp nặng nề.
III. Q UY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Yêu cầu về sự hiểu biết và năng lực điều hành của người lãnh đạo cấp phòng
Lãnh đạo cấp phòng thường cũng là người chịu trách nhiệm tổ chức các sự
kiện liên quan đến phạm vi chun mơn trong thẩm quyền của phịng. Theo đó,
người lãnh đạo cần đáp ứng được các điều kiện sau:
- Nhận thức rõ về mục đích, tính chất sự kiện, thành phần tham dự, công
chúng hay đối tượng mà sự kiện hướng tới;
- Nắm bắt được tầm ảnh hưởng, tác động và hiệu ứng từ sự kiện sẽ được tổ chức.
- Có tầm nhìn và khả năng bao qt, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện như
địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có); các đơn vị phụ trách hậu cần
như âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…; nhân viên tham
gia tổ chức sự kiện, nhân viên phụ trách an ninh, nghệ sĩ, khách mời…;
- Có khả năng dự liệu được trước các sự cố có thể xảy ra; lập sẵn các kế hoạch
dự phịng trong các trường hợp bất thường liên quan đến thời tiết, an ninh, kỹ thuật;
- Có hiểu biết và quản lý tốt về công tác truyền thông, tạo điều kiện thuận lợi
nhất cho các phóng viên báo chí tác nghiệp, thu thập, chọn lọc ảnh, phim của các


nhà báo làm tư liệu quảng bá và lưu trữ;
- Có khả năng đáp ứng linh động và cao nhất các vấn đề phát sinh như mất
điện, sự thay đổi/điều chỉnh về thời gian tổ chức sự kiện, phương án bổ sung, thay
thế khi chương trình bị phá sản do sự cố phát sinh.
2. Quy trình và kỹ năng tổ chức sự kiện
Bước 1. Chuẩn bị tổ chức sự kiện
* Xác định loại sự kiện mà phòng thực hiện
- Dựa vào chủ thể đề xuất sự kiện:
+ Sự kiện do cấp trên yêu cầu tổ chức: phòng phải xây dựng chương
trình, kế hoạch tổ chức sự kiện theo mục tiêu đã được xác định từ cấp trên.
+ Sự kiện do phịng đề xuất: lãnh đạo phịng phải có văn bản đề xuất và
được cấp trên phê duyệt.
- Dựa vào phạm vi sự kiện:

+ Sự kiện liên quan đến nghiệp vụ chun mơn của phịng: Là những sự kiện
liên quan đến phạm vi chun mơn của phịng, gắn liền với chức năng, nhiệm vụ,
thẩm quyền mà phịng được giao phó.
+ Sự kiện chung mà phòng tham gia: Là những sự kiện chính trị, kinh tế, xã hội
mà phịng tham gia với tư cách là một đơn vị liên quan hoặc được huy động.
- Dựa vào vai trò trong tổ chức sự kiện:
+ Phịng chủ trì hoạt động tổ chức sự kiện: tồn bộ chương trình, kế hoạch
phải do phịng xây dựng, lãnh đạo phòng sẽ trực tiếp giữ vai trò điều hành, quản lý
hoạt động tổ chức sự kiện.
+ Phòng phối hợp tổ chức sự kiện: phòng sẽ thực hiện các nhiệm vụ theo sự
phân công của Ban tổ chức sự kiện.
* Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của sự kiện
Người lãnh đạo, quản lý cấp phòng phải xác định được mục tiêu hướng tới
của việc tổ chức sự kiện là gì để từ đó xác định các thành phần tham gia; đối tượng


cơng chúng mà sự kiện hướng tới; xác định tính chất, quy mô sự kiện; dự kiến thời
gian, địa điểm tổ chức sự kiện; dự trù ngân sách dành cho sự kiện và xác định ý
tưởng chủ đạo, điểm nhấn cho sự kiện.
* Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, gồm các nội dung
+ Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện;
+ Số lượng đại biểu, thành phần tham dự;
+ Các tiết mục/nội dung chính của sự kiện;
+ Kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện;
+ Nhân lực, vật tư cần thiết cho việc tổ chức sự kiện;
+ Lập dự trù kinh phí trình lãnh đạo hoặc cơ quan chủ quản phê duyệt;
+ Thiết kế các mẫu giấy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop,
video clip….
+ Phân công cụ thể trách nhiệm và thời hạn hoàn thành đối với từng đầu
công việc.

* Chuẩn bị tổ chức sự kiện
+ Làm việc trước với cơ quan quản lý hành chính nhà nước về chủ trương tổ
chức sự kiện;
+ Duyệt mẫu thiết kế và ấn hành các mẫu giấy mời…;
+ Triển khai kế hoạch làm việc với các cơ quan truyền thông (báo viết, báo mạng,
đài phát thanh, đài truyền hình Trung ương và địa phương) về quảng bá sự kiện;
+ Hoàn tất các hợp đồng với các nhà cung cấp để bảo đảm đủ nhân lực, vật
tư cần thiết cho việc tổ chức sự kiện;
+ Hình thành hồ sơ xin tài trợ và triển khai liên hệ xin tài trợ;
+ Tiến hành lắp đặt các hạng mục cần thiết như sân khấu, phương tiện âm
thanh, hệ thống ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…;
+ Lựa chọn người dẫn chương trình, phụ trách an ninh, hậu cần…;


+ Gửi giấy mời khách chính (VIP) và các khách khác, khẳng định sự tham
dự của khách chính và chuẩn bị phương án tiếp đón khách chính, chuẩn bị bài diễn
văn của khách chính;
+ Lập danh sách khách mời, gửi giấy mời và xác nhận sự tham dự của khách
mời; chuẩn bị quà tặng cho khách sau sự kiện;
+ Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các khoản chi phát sinh. Giữ hóa
đơn, lập bảng biểu rõ ràng;
+ Tổng duyệt chương trình;
+ Lưu ý sự biến động của thời tiết.
+ Ngay trước khi diễn ra sự kiện cần kiểm tra lại kịch bản, lời dẫn của người
dẫn chương trình, bài diễn văn của đại biểu; kiểm tra lần cuối hệ thống thiết bị âm
thanh, ánh sáng, trang trí…; chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định; nhắc nhở kỹ
việc tiếp đón khách chính, kiểm tra lại vị trí ngồi của khách chính; tiếp đón, chuẩn
bị chu đáo khu vực tác nghiệp của báo chí; phổ biến lại yêu cầu đối với bộ phận
chụp ảnh, quay phim;
* Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

- Năng lực của người lãnh đạo trong việc tổ chức sự kiện;
- Kinh phí sử dụng cho việc tổ chức;
- Địa điểm tổ chức;
- Thời gian tổ chức;
- Thời tiết;
- Dẫn chương trình.
Bước 2) Tổ chức sự kiện
- Tổ chức đón tiếp đại biểu và khai mạc sự kiện;
- Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện (như cầu truyền


hình, chương trình văn nghệ, trao giải thưởng, vinh danh các nhà tài trợ, vận động
quyên góp từ thiện, họp báo,…).
- Xử lý các tình huống bất ngờ phát sinh trong tổ chức sự kiện
- Những lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện.
Bước 3) Tổng kết sự kiện
Cảm ơn, tiễn khách, thu thập làm tư liệu.
Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm; chốt lại bảng chi phí gửi bộ phận kế
tốn; xây dựng báo cáo tổng kết.
CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN
1. Trình bày vai trị, các loại hình và tính chất của hội họp?
2. Trình bày ngun tắc tổ chức hội họp?
3. Nêu quy trình tổ chức hoạt động hội họp?
4. Nêu quy trình tổ chức sự kiện và các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện?