Tổ chức khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội thực trạng và giải pháp

TIỂU LUẬN

Tổ chức khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội thực
trạng và giải pháp.
I.

Tổng quan

1. Khái niệm tổ chức doanh nghiệp
Tổ chức doanh nghiệp là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để
đạt được mục tiêu của doanh nghiệp; là việc giao mỗi nhóm cho một
người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nhóm và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và liên kết dọc trong cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp.
2. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một hệ thống gồm nhiều bộ phận
có quan hệ chặt chẽ với nhau, được phân theo từng khâu, từng cấp với
những chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu
chung của doanh nghiệp.
3. Vai trò của tổ chức doanh nghiệp:
Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khoa học, hợp lý
sẽ có những tác dụng sau:
- Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện ứng dụng có hiệu quả tiến bộ kỹ thuật công nghệ
vào hoạt động quản trị doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ cán bộ quản lý.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra.
4. Tổng quan về khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội:


Là khách sạn 5 sao đầu tiên ở Hà Nội với lịch sử hoạt động hơn

một thế kỷ, Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội mang đậm phong
cách kiến trúc cổ kính thời Pháp thuộc.
Sofitel Metropole được biết đến khơng chỉ vì những món ăn ngon mà
cịn bởi những trang thiết bị tiện nghi, trang nhã, sang trọng và sự
phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Đặc biệt,
Sofitel Metropole là một trong những khách sạn chú trọng đến khung
cảnh mặt tiền đẹp và sang trọng bởi hệ thống các cửa hàng cao cấp,
với những nhãn hiệu nổi tiếng nhất toàn thế giới: Hermes, Louis
Vuiton, Cartier, Ferregamo, Jaeger Le Coultre...thoả mãn nhu cầu của
những khách hàng chuộng hàng hiệu.
Sofitel Metropole liên tục được chọn là một trong những khách sạn
hàng đầu tại Hà Nội, trên toàn lãnh thổ Việt Nam và Châu Á, từng
gắn liền với tên tuổi của rất nhiều nhân vật nổi tiếng và các nhà chính
khách quốc tế đã từng nghỉ tại đây.
Với vị trí nằm ngay trung tâm Hà Nội, gần những điểm thắng cảnh
nổi tiếng của Hà Nội: hồ Hoàn Kiếm, Nhà hát lớn tráng lệ, khu phố
cổ và trung tâm hành chính thương mại của thành phố, Sofitel
Metropole Hà Nội luôn được coi là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều
doanh nhân và khách du lịch.
Địa chỉ: Số 15 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà, Nội.
II. Sơ đồ tổ chức khách sạn Sofitel Metropole:
1, Sơ đồ tổ chức:


Thư kí

Tổng giám
đốc

Phó giám

đốc

Bộ phận
nhân sự

Phịng
kinh
doanh

Phịng
đặt
phịng

Bộ phận
kinh
doanh

Bộ phận
tài chính

Kế tốn
nhà hàng

Kế tốn
tổng

Bộ phận
lễ tân

Club

floor

Lễ tân

Thư kí

Bộ phận
ăn uống

Banquet

Bộ phận
bếp

Bộ phận
bảo vệ

Bộ phận
buồng
Buồng

Giặt là

Linen

Quản lý
máy

Quan hệ
khách

hàng
Tổng đài

Business
center

Health
club

Kê toán
nhà hàng

Bộ phận
kĩ thuật


2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
a. Tổng giám đốc:
Là người đứng đầu khách sạn , chịu trách nhiệm thực hiện công tác
đối nội và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh donah của khách sạn. Là
người có chức năng cao nhất về quản lý khách sạn, có chức năng bao
quát chung toàn bộ hoạt động của khách sạn, phối hợp với sự hoạt động
của phó giám đốc để kiểm tra dôn đốc vạch kế hoạch công tác và các
quy tắc điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của
khách sạn.
b. Phó giám đốc:
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận hoạt động. Phối hợp hoạt động
trong khách sạn , thay mặt khách sạn liên hệ với các nghành bên ngoài,
cơ quan Nhà nước trong các vấn đề...đảm bảo hoạt động của khách sạn
diễn ra bình thường, đạt chỉ tiêu.

c. Giám đốc các bộ phận:
Có chức năng quản lý điều hành mọi hoạt động của bộ phận mình
và phối hợp hoạt động với các bộ phận khác giúp khách sạn hoạt động
hiệu quả.
d. Thư ký:
Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ đồng thời phiên
dịch cho giám đốc và phó giám đốc.
e. Bộ phận nhân sự:
Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực, bổ sung, tìm kiếm lao
động cần thiết .
Phân phối và điều tiết nguồn nhân lực đẻ làm việc hiệu quả..


Đào tạo và quản lý phúc lợi cho toàn nhân viên trong khách sạn.
f. Bộ phận kinh doanh:
Có chức năng tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá, tìm
nguồn khách hàng cho khách sạn.
Nghiên cứu nguồn khách hàng, đặc điểm từng đối tượng khách.
Thực hiện hượp đồng liên kết với các công ty đối tác và khách sạn
trong nước .
Hoạch định phương hướng, chiện lược kinh doanh và thoonng qua
giám đốc.
g. Bộ phận lễ tân:
Có nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, mở rộng quan hệ, đại diện cho
khách sạn.
Làm cầu nối giữa khách hàng với khách sạn, là bộ mặt của khách
sạn, thu hút khách hàng.
Phối hợp với các bộ phận khách hoạt động hiệu quả, là người đề
xuất kiến nghị ý kiến của khách hàng đến khách sạn.
Là trung tâm điều phối hoạt động của các bộ phận khách.

Thực hiện bán dịch vụ, buồng phòng cho khách, giải quyết các vấn
đè khiếu nại của khách hàng và thực hiện các dịch vụ khách phục vụ
khách hàng.
h. Bộ phận tài chính:
Chịu trách nhiệm về sổ sách tài chính, lương thưởng của nhân viên, các
khoản thu chi trong khách sạn.


Thực hiện các giao dịch tài chính, báo cáo tài chính, diễn giải báo
cáo tài chính, báo các định kỳ kết quả hoạt động kinh doanh của khách
sạn.
Chịu trách nhiệm về chính sách gái thành và chi phí.
i.

Bộ phận ăn uống:

Có chức năng đón tiếp và phục vụ đồ ăn thức uống cho khách hàng
đảm bảo các tiêu chí của khách sạn.
Phục vụ tiệc lớn nhỏ và đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của
khách cũng như các nguyên tắc, quy định và phối hợp với các bộ phận
khách để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
j. Bộ phận buồng:
Tổ chức ,lo liệu, phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách.
Quản lý cho thuê buồng và quán xuyến quá trình khách lưu trú và
các dịch vụ bổ sung.
Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản trong khu vực buồng.
Quản lý kiểm tra số liệu và tình hình buồng phịng, tình hình
khách.
Đổi mới , nâng cao chất lượng dịch vụ.
k. Bộ phận bếp:

Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn, lên thựuc đơn và đổi mới
thực đơn.
Phục vụ tiệc và các yêu cầu của khách.
Đảm bảo bữa ăn cho nhân viên trong khách sạn.


i.

Bộ phận bảo vệ:

Có nhiệm vụ bảo đảm an tồn thân thể và tài sản cho khách trong
khach sạn.
Hướng dẫn khách nhữg chnú ý đặc biệt.
m. Bộ phận kỹ thuật:
Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng, điện nước, máy móc trong
khách sạn ln hoạt động tốt.
Giải quyết các trục trặc kỹ thuật xảy ra trong khách sạn.
Tổng cộng khách sạn có 576 nhân viên. Mỗi bộ phận chịu trách
nhiệm cơng việc riêng của mình thể hiện tính chun mơn hóa cao. Các
bộ phận ln phối hợp hoạt động hiệu quả tạo tính liên kết chất lượng
chẽ trong hoạt động của khách sạn. từu đó đem đến cho khách hàng chất
lượng phục vụ tốt nhất, dịch vụ đẳng cấp 5 sao.
III. Phân tích thực trạng tổ chức khách sạn Sofitel
Metropol:
Cơ cấu tổ chức của khách sạn phân chia theo chức năng. đặc
điểm của hình thức tổ chức này là :
-Các chức năng được chun mơn hố hình thành nên các bộ phận
chức năng (trong cơ quan, xí nghiệp gọi là các phịng ban).
- Các bộ phận chức năng có quyền can thiệp trực tiếp đến hoạt
động của các bộ phận trực tuyến.

Với hình thức tổ chức này tạo ra những ưu điểm và hạn chế nhất
định như sau:
1. Ưu điểm:
- Sử dụng đội ngũ chuyên gia vào việc thực hiện các chức năng
quản lý.


- Giảm bớt được công việc cho tổng giám đốc và phó giám đốc.
- Chun mơn hố chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. Chú
trọng đến tiêu chuẩn của từng dịch vụ.
- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu.
- Đơn giản hoá việc đào tạo các nhân viên trong từng bộ phận, ví
dụ như bộ phận lễ tân, bộ phận buồng phòng....
- Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất, tạo ra sự
phân chia rõ ràng trong quản lý, tạo điều kiện cho các bộ phận hoạt động
có hiệu quả.
2. Nhược điểm:
- Khơng đảm bảo được tính thống nhất trong quản lý giữa các bộ
phận. Giảm sự phối hợp giữa các chức năng.
- Cơ cấu cồng kềnh, mối quan hệ trong cơ cấu phức tạp, thwufa
một số bộ phận.
- Hạn chế sự phát triển của những người quản lý chung.
- Chỉ có cấp cao nhất có trách nhiệm với mục tiêu. Tổng giám đốc
phải giải quyết quá nhiều các vấn đề giữa các bộ phận , chịu trách nhiệm
ra quyết định mọi việc gây ra tình trạng quá tải, áp lực vì bất cứu sự trì
hỗn nào cũng gây ảnh hưởng tới hoạt động của khách sạn.
- Bộ phận kho khơng thấy có trên sơ đồ mà đây lại là một bộ phận
có vai trị quan trọng bởi vì bộ phận này chịu trách nhiệm xuất nhập
lương thực, thực phẩm, các trang thiết bị, đồ dùng cho khách sạn. Chịu
trách nhiệm quản lý và những thất thoát trong kho.

- Bộ phận kế toán nhà hàng thuộc bộ phận tài chính rồi, những vẫn
xuất hiện trong bộ phận ăn uống.
- Không thấy sự xuất hiện của bộ phận bàn trên sơ đồ trong khi bộ
phận bàn là bộ phận quan trọng cần tách riêng biệt chức năng nhiệm vụ
tiếp xúc, chào đón và trực tiếp tiếp xúc khách hàng.
- Tạo ra cách nhìn quá hẹp đối với nhân viên chủ chốt.


- Bộ phận massage giữ vai trò cung cấp dịch vụ bổ sung hoạt động
thường xuyên trong khách sạn những không thấy thể hiện trên sơ đồ.
III. Một số đề xuất giải pháp:
- Cắt giảm bướt một số bộ phận không cần thiết như bộ phận
quản lý máy, bộ phận kế toán ở bộ phận ăn uống, bộ phận tổng
đài của lễ tân.
- Gộp chức năng của bộ phận tổng đài, bộ phận đặt phòng ở bộ
phận vào bộ phận lễ tân.
- Tăng cường, chú trọng bộ phận massage cung cấp các dịch vụ
bổ sung, đặc biệt là bộ phận chăm sóc sức khỏe đáp ứng nhu
cầu nghỉ ngơi thư giãn của khách hàng lưu trú tại khách sạn.
- Thêm chức năng tổ chức hội nghị, hội thảo, phòng tập Gym, tập
thể dục...
- Chú trọng đến bộ phận kho, phân chia công việc, trách nhiệm
rõ ràng.
- Thêm bộ phận marketing cho bộ phận kinh doanh vì marketing
cũng là mội việc quan trọng trong hoạt động kinh donah khách
sạn.
- Chuyên hóa chức năng nhiệm vụ của bộ phận bàn, tách riêng bộ
phận bàn trong bộ phận ăn uống.
- Thêm bộ phận bar, thường xuyên thêm mới thực đơn đồ ăn thức
uống.

- Giảm thiểu các vấn đề nan giải giữa việc phối hợp giữa các bộ
phận. Bằng cạh nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên, luôn
làm việc nghiêm túc và đúng quy tắc. Trưởng các bộ phận cần
phát huy những sáng tạo trong quản lý, ln nắm vữg tình hình
hoạt động của bộ phận mình có những ưu nhược điểm gì để kịp
thời điều chỉnh.
- Đơn đốc nhân viên làm việc cẩn thân chăm chỉ, luôn quan tâm
đến nhu cầu của khách hàng và lợi ích của khách sạn.


- Hồn thiện cơng tác quản trị nhân lực: chú trọng khâu tuyển
chọn và đào tạo nhân lực từ mặt ý thức, trách nhiệm cho đền
trình độ chun mơn. Nắm vững tình hình làm việc của nhân
viên để điều chỉnh.