Điều tra một vài nhóm vi sinh vật tham gia quá trình tự làm sạch nước hồ tây

Thực trạng và giải pháp đơi mới mơ hình tổ chức quản lý và phrơìig thức hoạt động th í viện Việt Nam

H Ư Ớ N G ĐÉN T R IÉ T LÝ QUẢN T R Ị C H Ấ T LƯ Ợ N G TO À N D ĨỆN
CH O V IỆ C Ứ N G DỤNG B ộ T IÊ U CH U Ả N QU Ó C TÉ ’’ISO 9001 - 2000”
T R O N G CÁ C CO QUAN T H Ô N G TIN , T H Ư VIỆN V IỆ T NAM

PGS.TS. Trần Thị Qúy
Khoa Thông tin - Thu viện
Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQG H à N ội

Đ ặt v ấn đề
Trong bối cảnh thành tựu khoa học công nshệ thôna tin, truyền thôns và xu
hướng hội nhập quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, mọi hoạt động của các tổ
chức/cơ quan đang rất cần phải hướna đến sự chuẩn hoá quốc tế để dễ dàng trong
việc quản trị nhàm đảm bảo chất lượng đầu ra, duy trì và phát triển năns lực của
mình trong sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, vì vậy đối với các cơ quan thông tin thư viện (TT - TV) trên thế giới nói chung và của Việt Nam nói riênơ chắc chắn
khơng năm neồi xu hướns này.
Việc quản trị các cơ quan TT - TV Việt Nam cần phải hướng đến áp dụng
cặp đôi triết lý “Quản trị chất lượng toàn diện” trons việc thực hiện “tiêu chuẩn
ISO 9001 - 2000”. Do vậy, tác giả bài báo muốn làm rõ triết lý “Quản trị chất
lượng toàn diện” là gì và tại sao lại theo “tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000” và đưa ra
một sô giải pháp áp dụng cho các cơ quan thông tin, thư viện Việt Nam.
2. Những khái niệm cơ bản
Khái niệm “Quản trị - managemet ", “Chất lượng - quality" và ”Quản trị
chất lượng toàn diện - Total Quality M anagement - T O M ” có nhiều cách hiểu khác
nhau tùy thuộc cách tiêp cận. Với nhừna đối tượng, môi trường đánh giá, sử dụna
sản phẩm, dịch vụ khác nhau thì chất lượng có những yêu cầu và ý nghĩa khác
nhau. Dưới cách tiếp cận cho hoạt động TT - TV ta có thể nghiên cứu một số quan
điếm tương đồng như sau: Theo từ điển tiếng Việt, ’'Quản trị” là quản lý và điều
hành công việc thường ngày” . Theo Từ điển giải nghĩa Thư viện học & tin học Anh

Thfc trạng và giải pháp đơi mới mơ hình tỏ chức quàn lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam

- Việt ’’Quản trị - là m ột quả trình phổi hợp tồn bộ tài ngun của một tổ chức
nhằm thực hiện những mục tiêu mong muốn của tổ chức đó, bằng cách thi hành
những chức năng có liên hệ với nhau như là hoạch định, tổ chức, bo trí nhân viên,
điều hành và kiểm s o á t”. Theo Mary Parker Follett ’’Quản trị là nghệ thuật đạt
được mục đích thơng qua người kh á c’’. Theo xu hướng này, James Stoner và
Stephen Robbins cho ràna ''Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiếm soát những hoạt động cùa các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cà các
nguồn lục khác của tổ chức nhằm nhằm đạt đirợc mục tiêu đã đề ra

Như vậy, có

thể hiểu quản trị là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung
quanh nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trên cơ sở sử dụng các nguồn lực. Quá
trình quản trị là m ột tập hợp các hoạt động định hướng có mục tiêu như xác định
mục tiêu; Xây dựng chiến lược, sách lược, chính sách; Lập kế hoạch; Tổ chức thực
hiện; Kiểm tra và Điều chỉnh.
Khái niệm "chất lượng" cũng có nhiều cách hiểu khác nhau. Năm 1988,
Garvin đã phân ioại cách tiếp cận định nghĩa thành năm nhóm: Cảm nhận “tiên
nghiêm

Dựa trên sản phâm ; Hướng về người sử dụng; Dựa trên hoạt động sản

xuất; Dựa trên giá trị. Với ý nghĩa này Chất lượng là sự vượt trội so với tiêu chuẩn
và yêu cầu đề ra đồng thời còn đảm bảo tính ơ n định; S ự phù hợp với mục tiêu; Có
hiệu quả và hiệu suất cao; Có sự thay đoi vê chât ỉượng. Chât lượng có tính tuyệt
đổi, tính tương đối, như một q trình và như inột văn hoá. Theo từ điển tiếng Việt
’’chất lượng" là các tạo nên phẩm chất, giả trị của một con người, một sự vật, sự

việc”. Theo Viện tiêu chuẩn Anh Quốc (British Standards Institution - BSI) “Chất
lưọmg là toàn bộ các đặc ìrung cũng nhu tỉnh chất của một sán phẩm hoặc một
dịch vụ giúp nó có khả năng đáp ímg những yêu cầu được xác định rõ hoặc ngầm
hiểu ”. Theo Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization

for

Standardization - ISO) cho rằng ”Chất licọmg là khả năng của tập hợp các đặc tính
của một sản phẩm, hệ thong hay quá trình đê đáp ứng các yêu câu của khách hàng
và các bên có liên quan” .
v ề khái niệm "Quan trị chất lượng toàn diện - Total Quality M anagement TQM ”, Jean M ontaigne và Gilbert Stora cho ràng TQM là sự kết hợp ba từ T


Tỉĩực trạng và giải pháp đối mới mơ hình tơ chícc quản lý và phirơng thức hoạt động thư viện Việt Nam

(Total): tức bao eồm tất cả các cône việc và các thành viên đều có trách nhiệm đảm
bảo chất lượns mọi hoạt động. Q (Quality): nhấn mạnh đến chất lượng quản trị ảnh
hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ thể hiện qua
Hiệu năng; Độ tin cậy; An toàn; Giá cả hợp lý; Đáp ứng m ona đợi của naười sử
dụng sản phẩm/dịch vụ. M (Management): Quản trị cần Lập kế hoạch; Tổ chức
thực hiện Lãnh đạo; Chỉ đạo; Kiểm sốt, Điều chỉnh q trình nhàm đảm bảo các
hoạt động từ đầu vào đến đẩu ra của tổ chức đều p h ả i thông qua tiêu chuẩn hố
chất lượng và quy trình hố hoạt động để đảm bảo chất lượng. TQM là một triết
lý vê quản trị chất lượng chứ khônơ phải là các tiêu chuẩn về hệ thốnơ quản trị chất
lượng. Vì vậy, T Q M là triết lý quản trị m à các cơ quan T T - T V cần p h ả i hướng

tới cùng với việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 - 2000 nhằm hướng đến
mục tiêu khơng chỉ đạt “chuẩn mực” mà cịn tiến gần hơn tới sự ”xuất sắc - trên
chuẩn m ực” như kết quả mong đợi của tổ chức ở các nước phát triển đã đạt được
khi áp dụns.

3.

C ơ sở khách quan để triển khai ứng dụng Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000

trong quản trị hoạt động thông tin - thư viện ở Việt Nam
- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 dam bảo kiểm soát được hoạt động của cơ
quan TT - TV có hiệu lực. Giúp quản trị vận hành cơ qua luôn ổn định, đảm bào đạt
chất lượng cao trong mọi điều kiện khi có biến đổi nguồn lực. Cán bộ TT - TV có ý
thức kỷ luật lao độna tốt, làm việc có khoa học hơn thơns qua việc quy định rõ
trách nhiệm, quyền lợi của mỗi vị trí cơng việc. Giúp cơ quan TT - TV đạt được
mục tiêu cuối cùng là thỏa mãn tối đa nhu cầu của naười dùng tin và qua đó tác
động tích cực đến sự phát triển của xã hội.
- Tiêu chuẩn ISO đã được ứns đụng khá nhiều trên thế giới trong lĩnh vực
TT - TV. Cụ thể như n hỏm các tiêu chuẩn liên quan đến cơng tác biên m ục có
ISO 214:1976: Tiêu chuẩn trình bày hướns dẫn cho việc chuẩn bị và trình bày tóm
tắt các tài liệu; ISO 8:1977: Tư liệu - Trình bày xuất bản phẩm định kỳ; ISO
5122:1979: Tư liệu - Tờ tóm tắt trons xuất bản phẩm nhiều kỳ. ISO 7154:1983: Tư
liệu - Nguyên tắc sắp xếp thư mục. ISO 5123: 1984: Tư liệu - Phần đầu đề cho vi
phiếu của sách và xuất bản phẩm nhiều kỳ. ISO 5963:1985: Tư liệu - Phươns pháp


Thực trạng và giãi pháp đơi mới mỏ hình tỏ chức quàn lý và plnivng thức hoạt động thư viện Việt Nam

khảo sát tài liệu, xác định chú đề và lựa chọn các thuật nsữ chỉ mục; ISO
5964:1985: Tư liệu - Hướng dẫn xây (lima và phát triển các từ điển, rù’ chuẩn đa
ngữ; ISO 6357:1985: Tư liệu - Nhan đề trên gáy sách và xuất bản phẩm khác. ISO
7275: 1985: Tư liệu - Trình bày thơng tin nhan đề của tùng thư; ISO 215:1986: Tư
liệu - Trình bày các thơna tin về sự đóng góp cho xuất bản phẩm định kỳ và xuất
bản phẩm nhiều kỳ; ISO 7144:1986: Tư liệu - Trình bàv luận án và các tài liệu
tương tự; ISO 1086:1991: Thông tin và tư liệu (TT&TL) - Tờ nhan đề của sách.

ISO 832:1994: TT&TL - Mô tả thư mục và tham chiếu - Quy tắc viết tắt các thuật
n sừ thư mục. ISO 999: 1996: TT&TL - Nhữne hướne dẫn cho nội dung, tổ chức và
trình bày các bảng tra chỉ mục; ISO 7220:1996: TT &TL - Trình bày mục lục các
tiêu chuẩn; ISO 4:1997: TT&TL - Quy định viết tắt các từ trong nhan đề và các
nhan đề ấn phẩm; ISO 5127:2001: TT&TL - Từ vựng; ISO 2709:2008: TT&TL
định dạng trao đổi thông tin; ISO 15836:2009: TT&TL - Các yếu tố siêu dữ liệu
Dublin Core. ISO 690:2010: TT&TL - hướng các tham chiếu thư mục và trích dẫn
nguồn tin. N h ó m các tiêu chuẩn trình bày d ữ liệu trong các hệ thống đã có ISO
6630:1986: Tư liệu - Các ký tự kiểm sốt thư mục; ISO 8879:1986: Xử lý thông tin
- văn bản và các hệ thống vãn phịng - Ngơn ngữ đánh dấu tổng quát chuẩn hoá;
ISO 12083:1994: TT&TL - chuẩn bị và đánh dấu bản thảo diện tử; ISO
10754:1996: TT&TL mở rộng bộ ký tự mã hoá chữ cái Kiril đối với các ngôn ngữ
không thuộc họ Kiril để trao đổi thông tin thư mục; ISO 25577:2008: TT&TL - Các
yêu cầu cho một khổ mẫu trao đổi dựa trên ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XM L; ISO
8459:2009: TT&TL - Danh mục yếu tố dữ liệu thư mục cho việc sử dụng trong trao
đổi dừ liệu và câu hỏi; ISO 21047:2009: TT&TL - Mã văn bản theo tiêu chuẩn
quốc tế; ISO 28560 - 1:2011: TT&TL - Định danh bàng sóng Radio trong thư viện
- Phần 1: Các yếu tố dừ liệu và hướng dẫn chung thực hiện; ISO 28560 - 2:2011:
TT&TL - Định danh bàng sóng Radio trong thư viện - Phần 2: Mã hoá các yếu tố
dử liệu RFID dựa ưên quy tắc ISO/IEC 15962; ISO 28560 - 3:201 1: TT&TL Định danh bằng sóne Radio trong thư viện - Phần 3: c ố định độ dài mã hố).

Nhóm tiêu chuẩn liên kết các cơ quan TT - TV đã có ISO 10160:1997: TTATL Liên kết các hệ thống mở - Xác định các dịch vụ mượn liên thư viện; ISO 10160 148


Thực trạng và giàipháp đơi mới mơ hình tơ chức qiiàn lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam

1:1997: TT &TL - Liên kết các hệ thống m ờ - Đặc trưng của giao thức ứng dụng
mượn liên thư viện - Phần 1: Đặc trưns giao thức; ISO 10160 - 2:1997: TT&TL Liên kết các hệ thốna. mờ - Đặc trưng của giao thức úng dụng mượn liên thư viện Phần 1: Xác nhận ứng dụns giao thức; ISO 23950:1998: TT&TL - Tra cứu thông
tin (Z39.50) - Xác định các dịch vụ ứns dụng và giao thức; ISO 17933:2000: Trao
đổi tài liệu điện tử (GEDI). - ISO 2146:2010: TT và TL - đăng ký dịch vụ cho các

thư viện và các tổ chức liên quan; ISO 15511:2009: TT&TL - Chỉ số tiêu chuẩn
quốc tế đối với thư viện và các tổ chức liên quan (ISIL). ISO/TR 28118:2009: TT
&TL - Các chỉ sổ thực hiện đổi với thư viện Quốc gia; ISO 20775/2009: TT&TL Giản đồ thôns tin về vổn tư liệu. N hóm các tiêu chuẩn về m ộ t số lĩnh vực khác đã
có ISO/TR 13028:2010: TT&TL - Hướng dẫn thực hiện số hoá hồ sơ; ISO 15489 1:2001: TT &TL - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Đại cương; ISO 15489 - 2:2001:
TT&TL - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn; ISO 9706:1994: TT&TL - Giấy tài
liệu - Yêu cầu độ bền vĩnh cửu; ISO 11799:2003: TT&TL - Yêu cầu kho tư liệu đối
với tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 đã được chuyển thành TCVN ISO
9001:2000 nhàm thoa mâm naày càng cao yêu câu của khách hàng, nâng cao hiệu
lực, hiệu quả của tổ chức.
- ISO 9001 - 2000 đã được chuyển thành TCVN như: TCVN ISO
9001:2000 quy định nhữns vêu cầu cơ bản của Hệ thốne quản lý chất lượns đối với
một tổ chức; TCVN ISO 9001:2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống
quản lý chất lượnơ theo tiêu chuẩn...
- Hệ thống các văn bản pháp quy trong lĩnh vực TT - TV đều hướng đến
việc thực hiện các Tiêu chuẩn quốc tế như Pháp lệnh thư viện; Quyết định số:
144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụna hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 2000 vào hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính N hà nước (trong đó có cơ
quan TT - TV); Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006; Luật KH&CN
năm 2013; Nghị định số 11/2014/NĐ-CP về hoạt động thône tin KH&CN; Quv
hoạch phát triển nsanh TV VN đến 2010 và tầm nhìn 2020; ....

149


Thực trạng và giải pháp đơi mới mơ hình íơ chícc quàn lý và phiíong thức hoạt động thư viện Việt Nơm

- Thư viện điện tử/thư viện số có khả năng tạo ra các sản phẩm & dịch vụ
thông tin có giá trị gia tăng cao, sẵn sàng cung cấp theo nhu cầu khác nhau của
người sử dụng do vậy cần phải được quản lý chất lượng một cách nghiêm túc trên
cơ sở tiêu chuẩn khoa học phù họp.

- Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 vào các cơ quan TT - TV mang lại
rất nhiều lợi ích: Xác định được đúng nhiệm vụ cho từng cán bộ và phương thức
dẫn đến hoàn thành tốt nhiệm vụ; Ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ sự tự kiểm sốt
được các hoạt động của nhân lực để luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm; Chỉ dẫn
cách lập văn bản hoạt động của cơ quan TT - TV một cách rõ ràns là cơ sở đê giáo
dục và đào tạo nguồn nhân lực cải tiến việc thực hiện một cách có hệ thống; Cung
cấp đầy đủ dữ liệu để minh chứng được chất lượne hoạt động TT - TV được kiểm
soát đảm bảo chất lượng tối đa cũng như quá trình tạo ra sản phẩm hay cung cấp
dịch vụ nhằm cải tiến chất lượng, thỏa mãn ngày càng cao hơn nhu cầu của người
dùng tin; Khi áp dụng sẽ được cấp chứng nhận ISO là minh chứng pháp lý khẳng
định vai trò, vị trí, thương hiệu của cơ quan TT - T V ....
4. Kiến nghị và giải pháp
Trên thế giới, bộ tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 đã được rất nhiều cơ quan TT TV nghiên cứu áp dụng còn ở Việt Nam mãi đến năm 2003 mới chỉ có Thư viện
trường đại học Hàng hải Hải Phòng; Trường Đại học Dân Lập Hải Phịng; Năm
2009 có Đại học Luật Hà Nội. Các cơ quan TT - TV này đều áp dụng chung cùng
với trường, nên cịn gặp khá nhiều khó khăn vì vậy hiệu quả chưa là bao trong việc
tiếp cận nghiên cứu và áp dụng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Hiện nay, tại Việt
Nam chưa một cơ quan TT - TV nào áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vì thể cũng
chưa có cơ quan nào được cơng nhận độc lập. Đe việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2000 trở thành hiện thực theo tôi các cơ quan quản lý Nhà nước mà trước hết
là Cục Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia; Vụ Thư viện nên xây dựng đề
án khoa học về vấn đề này và có lộ trình cụ thể đảm bảo đầy đủ các yêu câu cho
việc triển khai ứng dụng; Nên lấy Thư viện Quốc gia Việt Nam là tô chức mẫu đâu
tiên để đầu tư kinh phí cho dự án thực hiện ứri2 dụng trước khi triển khai đại trà.
Thực hiện chặt chẽ yêu cầu quy trình từ khâu chuân chuẩn bị đến việc xây dựng hệ


Tỉnrc trạng và giải pháp đơi mới mơ hình tơ chức quản lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam

thông các văn bản liên quan; Tiến hành thực hiện hệ thốn 2 quản lý chất lượno ISO

9001 - 2000 và cuối cùns là đánh giá và đề nẹhị được chứng nhận Thư viện đạt
chuẩn quốc tế../.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phan Huy Quế. Tiếp cận hoạt độns tiêu chuẩn hố trong lĩnh vực thơna tin và tư
liệu theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuịxỉTạp chí Thơng tin và Tư liệu , số
4/2010, từ tr. 8 - 16
2.Trân Thị Quý. Cơ sở /v luận và thực tiên xây dim g tiêu chuẩn cho các cơ quan
thông tin - thư viện đại học ở Việt Nam/Đê tài cấp Bộ nghiệm thu năm 2015. H.
ĐHQGHN, 315tr.
3.

Lưu Đan Thọ. Quản trị học trong xu thế hội nhập. - H. Tài chính, 2013. - 742 tr.

4. Bhatt, S. Total Quality Management: An Effective Approach for Library System,
International Journal o f Information Dissemination and Technology', 2 (4), 2012,
266 - 269.
5. Hệ thong quản lý chat lượnơ tồn diện. Truy cập nầy 25/9/1014 từ


151