Tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hoàng Thị Điệp

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ
ĐÃ NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hoàng Thị Điệp

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ
ĐÃ NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. Nguyễn Liên Hương
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG
CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

Giáo viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS. Đào Đức Thuận

TS. Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Tổ chức khoa học tài liệu của
các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng và giải pháp”
là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi.
Trong luận văn tơi có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết
của các nhà khoa học, các học viên và sử dụng một số thông tin trong các văn
bản của Nhà nước nhưng đã được chú thích.
Cơng trình này chưa được tác giả nào cơng bố. Lời cam đoan của tôi là
đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Bắc Kạn, ngày tháng năm 2020
TÁC GIẢ

Hoàng Thị Điệp


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.................................................................................................................. 1
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 3

1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 3
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ........................................................................ 6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ....................................................................... 6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ................................................... 7
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 7
6. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................... 8
7. Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo ............................................................... 11
8. Đóng góp của đề tài ........................................................................................ 12
9. Bố cục của đề tài ............................................................................................ 12
Chƣơng 1. CƠ SỞ

U N V CƠ SỞ P

P

VỀ TỔ CHỨC

KHOA HỌC TÀI LIỆU ƢU TRỮ ...................................................................... 15
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................................. 15
1.1.1. Một số khái niệm liên quan ...................................................................... 15
1.1.2. Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ........................... 17
1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ........... 20
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................................ 21
1.3. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh Bắc Kạn .................................................................................................. 26
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 27
Chƣơng 2. T ỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP V O ƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN ............ 28
2.1. Tổng quan về tỉnh Bắc Kạn ............................................................................... 28
2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ

lịch sử tỉnh Bắc Kạn .................................................................................................. 31
2.2.1. Vị trí, chức năng ..................................................................................... 31
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................... 32
2.2.3. Tổ chức bộ máy ....................................................................................... 33

1


2.3. Nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn ...... 33
2.4. Ý nghĩa tài liệu của các Sở ................................................................................ 35
2.5. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu các Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ................ 38
2.6. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu các Sở tại Lưu trữ lịch sử ........................ 44
2.6.1. Công tác phân loại tài liệu ...................................................................... 44
2.6.2. Công tác xác định giá trị tài liệu.............................................................. 66
2.6.3. Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ ................................... 63
2.7. Một số nhận xét, đánh giá về tình hình tổ chức khoa học tài liệu của các Sở
đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn .................................................................. 68
2.7.1. Những kết quả đạt được ........................................................................... 68
2.7.2. Hạn chế..................................................................................................... 69
2.7.3. Nguyên nhân ............................................................................................. 70
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 72
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ
ĐÃ NỘP V O ƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN...................................... 73
3.1. Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ tổ chức
khoa học tài liệu ........................................................................................................ 73
3.1.1. Thực hiện phân loại và hệ thống hóa tài liệu theo khung phân loại........ 73
3.1.2. Sử dụng kết hợp các công cụ xác định giá trị tài liệu .............................. 75
3.1.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................................................ 77
3.2. Các giải pháp hỗ trợ ........................................................................................... 81
3.2.1. Giải pháp về tổ chức ................................................................................. 81

3.2.2. Giải pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản pháp luật ................ 87
3.2.3. Giải pháp đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ......................................... 90
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 92
KẾT LU N .............................................................................................................. 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 95
PHỤ LỤC

2


MỞ ĐẦU
1. ý do chọn đề tài
Tại khoản 3, điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu
có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Thực tiễn đã chứng minh rằng tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn
lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc
gia trên thế giới.Tài liệu được sử dụng như một công cụ để xây dựng và củng
cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội; góp
phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc.
Trải qua các thời kỳ lịch sử, tài liệu lưu trữ hình thành ngày càng nhiều.
Tuy nhiên, công tác lưu trữ của đang phải đối diện với nhiều khó khăn, thách
thức, trong đó nổi lên những khó khăn, thách thức cơ bản đó là: Tình trạng
kho lưu trữ chưa đáp ứng được tiêu chuẩn theo quy định do đó gây khó khăn
trong việc thu thập, tổ chức khoa học tài liệu; Lượng tài liệu tồn đọng, tích
đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử còn
nhiều, nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu rất cao.
Để tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị thì tài liệu lưu trữ cần được tổ
chức khai thác sử dụng hiệu quả. Do đó tài liệu của các phơng lưu trữ cần

được tổ chức khoa học trước khi thu thập, bổ sung vào kho Lưu trữ lịch sử.
Việc tổ chức khoa học tài liệu là hết sức quan trọng, đảm bảo tài liệu được
phân loại, xác định giá trị, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài
liệu. Khi việc tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện tốt sẽ đáp ứng nhu cầu
thông tin ngày càng cao của con người.
Ngày 6 tháng 11 năm 1996, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX ra nghị
quyết chia tỉnh Bắc Thái để tái lập tỉnh Bắc Kạn và tỉnh Thái Nguyên. Sau khi
tách tỉnh hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Bắc Kạn lần lượt được thành lập và
3


đi vào hoạt động. Tài liệu do các cơ quan này sản sinh ra được lập thành các
phông lưu trữ. Sau gần 20 năm tái thành lập, cùng với sự phát triển của tỉnh là
sự gia tăng về khối lượng tài liệu lưu trữ, trong đó phải kể đến khối tài liệu của
các sở thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.
Tính từ thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2019 đến nay, Lưu trữ lịch sử
tỉnh Bắc Kạn (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn) là đơn vị sự thuộc Sở
Nội vụ tỉnh Bắc Kạn. Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước đó đã giải thể và thành
lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn trên cơ sở bộ phận sự nghiệp lưu
trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, Phòng Quản lý văn
thư lưu trữ thuộc Chi cục sáp nhập với Phòng Cải cách hành chính thành
Phịng Cải cách hành chính - Văn thư lưu trữ. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ
lịch sử đang bảo quản một khối lượng tài liệu tuy không lớn nhưng có giá trị
về nhiều mặt bao gồm tài liệu của 15 phơng/khối tài liệu sau: Ủy ban Hành
chính tỉnh Bắc Kạn, Khối tài liệu về thành tích kháng chiến chống Mỹ
(chuyển về từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Thái), Khối tài liệu về thành
tích kháng chiến chống Mỹ và liên quan đến 2 huyện Ba Bể, Ngân Sơn
(Chuyển về từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng), khối tài liệu thi đua khen thưởng kháng chiến, UBND tỉnh Bắc Kạn, UBND huyện Ba Bể, Cục
thuế tỉnh Bắc Kạn và 8 Sở (Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Kế
hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động Thương binh và Xã

hội, Sở Tư pháp, Sở Công nghiệp Khoa học công nghệ Môi trường). Phần
lớn hồ sơ, tài liệu thuộc các phông này được thu thập vào kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh từ trước khi Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ. Do vậy những hồ sơ ghi
thời hạn bảo quản “lâu dài” cần được xác định giá trị lại nhằm tối ưu hóa
thành phần tài liệu phơng lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu là vấn đề có ý nghĩa thiết thực về mặt lý luận
và thực tiễn, cần được nghiên cứu vì khi vấn đề tổ chức khoa học tài liệu được
thực hiện tốt sẽ tạo tiền đề cho tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị.
4


Qua q trình cơng tác, nhận thấy việc tổ chức khoa học tài liệu của các
Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như:
thiếu kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho việc tổ chức khoa học tài liệu; công
tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; cơng tác xác định giá trị chưa được
quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn chiếm số lượng lớn trong
kho mà chưa có hướng giải quyết; nhiều hồ sơ, tài liệu chưa xác định được thời
hạn bảo quản cụ thể. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu cịn ít về số
lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin
trong tài liệu lưu trữ. Qua khảo sát tại một số Sở có tài liệu đã nộp vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh Bắc Kạn thấy rằng tại kho Lưu trữ của cơ quan vẫn còn tài liệu
thuộc giai đoạn đã nộp vào kho Lưu trữ lịch sử. Điều này có nghĩa là hồ sơ, tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử chưa đầy đủ. Nếu khơng có biện pháp giải quyết những
hạn chế nêu trên, thì cơng tác lưu trữ nói chung và việc tổ chức khoa học tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nói riêng khó có thể đáp ứng được nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu trong giai đoạn hiện nay cũng như sau này.
Là viên chức cơng tác tại Phịng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ và
có trách nhiệm về vấn đề này, sau khi tham gia khóa đào tạo cao học lưu trữ
học cùng với kinh nghiệm thực tế qua nhiệm vụ cơng tác tại Phịng Thu thập Chỉnh lý thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, tôi nhận thấy rằng tại
kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn tài liệu của một số Sở chưa được tổ chức

khoa học. Tơi mong muốn góp phần giải quyết vấn đề này. Theo tôi việc
nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn là cần thiết, có ý nghĩa thiết thực đối với cơng tác lưu
trữ tại địa phương và giúp cho bản thân tôi hiểu rõ hơn về vấn đề tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài
liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng và
giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình.
5


Qua đề tài này tác giả mong muốn góp một phần nhỏ trong công tác tổ
chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, góp phần quản lý chặt chẽ, bảo
quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả,
phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng và bảo vệ đất nước.
Từ thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, đồng thời
là một học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học, tác giả nhận thấy kết quả
từ đề tài này sẽ có ý nghĩa thiết thực trước hết cho công tác của Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nói riêng và cơng tác lưu trữ của tỉnh Bắc Kạn
nói chung. Đồng thời kết quả nghiên cứu sẽ phần nào dùng cho Lưu trữ lịch
sử các địa phương khác tham khảo, góp phần nâng cao chất lượng của ngành
lưu trữ nước ta.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến giải quyết các mục tiêu sau:
- Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu của các
Sở đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.
- Hai là, đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệucủa các Sở đã
nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, luận văn của tôi tập trung giải quyết

những nhiệm vụ sau đây:
- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý hiện hành của
Nhà nước về tổ chức khoa học tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phương;
- Thứ hai, khảo sát thực trạng tài liệu của các Sở đang bảo quản tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn;
- Thứ ba, nhận xét, đánh giá về những khó khăn, bất cập, tồn tại, hạn
chế của việc tổ chức khoa học các phông lưu trữ sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh Bắc Kạn;
- Thứ tư, phân tích sự cần thiết, tính cấp thiết và đề xuất các giải pháp
tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.
6


4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Về đối tượng nghiên cứu:
+ Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh Bắc Kạn
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi nội dung: Luận văn của tôi sẽ giải quyết các vấn đề tổ chức
khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, cụ thể
là về phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu
khoa học tài liệu lưu trữ.
+ Phạm vi thời gian: Năm 2012 đến năm 2020 (năm 2012 thành lập
Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn).
+ Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và các
Sở đã nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Với những nhiệm vụ đã đặt ra, khi nghiên cứu đề tài, tôi lựa chọn
những phương pháp nghiên cứu sau đây:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa

học và các phương pháp nghiên cứu cơ bản của khoa học lưu trữ: Các
phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
Hai phương pháp này được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm
sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập.
Bên cạnh đó, các phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương
pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp so sánh, đối chiếu, phương pháp
khảo sát, phỏng vấn đã được chúng tơi sử dụng trong q trình nghiên cứu
đề tài. Cụ thể:
7


- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đây là những phương pháp được
tác giả sử dụng chủ yếu để tổng quan các cơng trình nghiên cứu liên quan đến
luận văn, mỗi cơng trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có
sự kế thừa, phát triển quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một
cách toàn diện để đảm bảo đầy đủ và hiệu quả. Đồng thời, tác giả phân tích
nội dung các cơng trình nghiên cứu đi trước có liên quan đến đề tài, từ đó tác
giả tổng hợp lại kết quả đạt được, chỉ ra những vấn đề chưa được nghiên cứu
triệt để; phân tích những nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong hoạt động
nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này được vận dụng để nghiên
cứu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ tổ chức
khoa học tài liệu; xây dựng bố cục của luận văn.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng khi đối chiếu
thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh so với yêu cầu cần
có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này được sử dụng để
mô tả, khái quát tình hình tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào

Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, đồng thời bằng phương pháp phỏng vấn sẽ thu
thập được những khó khăn, vướng mắc và mong muốn của chính những
người trực tiếp tiến hành hoạt động này.
Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh
hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hồn thành đề tài luận văn.
6. ịch sử nghiên cứu
Có nhiều cơng trình nghiên cứu nhưng tiêu biểu là những cơng trình sau:
Về lý luận chung, cơng tác tổ chức khoa học tài liệu đã được đề cập đến
trong các cuốn giáo trình chuyên ngành lưu trữ tại Việt Nam như:
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và Giáo
dục chuyên nghiệp, năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở
8


các cơ quan” của Dương Văn Khảm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng
lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” (Do PGS.Vương Đình Quyền chủ biên)...
Các luận văn thạc sĩ:
“Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Minh Sơn - Luận văn thạc sỹ, năm 2003);
“Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa
học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” (Phạm Thị Bích Hải Luận văn thạc sỹ, năm 2004);
“Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm
Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” (Nguyễn Mai Hương Luận văn thạc sỹ, năm 2008);
“Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thuộc UBND tỉnh
Phú Thọ” (Bùi Thị Thu Hà - Luận văn thạc sỹ, năm 2008);
“Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
thành phố Đà Nẵng” (Lê Thanh Hùng - Luận văn thạc sỹ, năm 2015);
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghiệp vụ cảnh sát tại Cục Hồ sơ
nghiệp vụ cảnh sát” (Đặng Thị Bích Luận - Luận văn thạc sỹ, năm 2015);
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa chính của Sở Tài ngun và Mơi
trường tỉnh Lâm Đồng” (Nguyễn Thị Thu - Luận văn thạc sỹ, năm 2018).

Các khóa luận tốt nghiệp:
“Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu
trữ tỉnh Vĩnh Phúc” (Nguyễn Cơng Trọng - Khóa luận tốt nghiệp, năm 2004);
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Văn hố - Thơng tin tỉnh
Bắc Giang - Nhận xét và kiến nghị” (Vũ Thị Hằng - Khóa luận tốt nghiệp,
năm 2005);
“Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải - Hải
phòng - Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thùy Diễm - Khóa luận tốt
nghiệp, năm 2007);
9


“Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ lịch sử thành phố Hà Nội” (Vũ Trần Diễm Hạnh - Khóa luận tốt nghiệp,
năm 2007).
Trên “Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, “Tạp chí Khoa học” và các trang web
của một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Trong những năm gần đây đã xuất hiện
rất nhiều bài viết đề cập đến vấn đề tổ chức khoa học tài liệu.
Các bài viết nêu trên đã nêu lên một số thực trạng cũng như kinh nghiệm
về tổ chức khoa học tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy nhiên các bài
viết chỉ mới dừng lại ở việc góp ý giải quyết các vấn đề trước mắt, hiện đang
tồn tại ở các cơ quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu một cách đầy đủ các
mặt hoạt động của công tác tổ chức khoa học. Vì vậy, các bài viết cũng chưa
đưa ra các giải pháp một cách tổng thể, tồn diện về cơng tác này.
Những đề tài và bài viết nêu trên là những tài liệu tham khảo giúp ích
rất nhiều cho tác giả trong việc rút ngắn thời gian tổng hợp, hệ thống các kết
quả nghiên cứu theo các tiêu chí khác nhau. Có thể nói rằng kết quả của
những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú
thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trên phạm vi rộng và vấn đề
tổ chức khoa học tài liệu trên phạm vi hẹp ở Việt Nam. Nhiều vấn đề thực tiễn

về tổ chức khoa học tài liệu đã được giải quyết thơng qua q trình vận dụng
các lý luận đó trong từng giai đoạn nhất định.
Đề tài tơi nghiên cứu khơng trùng lặp nhưng có kế thừa và tham khảo
kết quả nghiên cứu trước đó.
Qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, có thể thấy vấn đề đi sâu nghiên
cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh Bắc Kạn đến nay chưa có tác giả nào nghiên cứu. Do đó, với đối
tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả nhận thấy đây là điểm mới
mẻ, cần được nghiên cứu để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
của địa phương.
10


7. Nguồn tƣ liệu và tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, tác giả đã nghiên cứu, sử dụng một số nguồn tư
liệu và tài liệu tham khảo sau:
- Tài liệu lý luận gồm:
+ Các giáo trình lý luận lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước
như: Cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm;
“Văn bản và Lưu trữ học đại cương” (NXB Giáo dục, 1996); “Phương pháp
lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (NXB Chính trị quốc gia, 1998);
“Cơng tác văn thư lưu trữ” (NXB Chính trị Quốc gia, 1999);
+ Các luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ của NCS, học viên ngành Lưu
trữ học (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội);
+ Các bài viết đăng tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Tạp chí chuyên
ngành - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
- Tài liệu pháp lý: Các văn bản mang tính chỉ đạo của Nhà nước; các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và về

cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng.
- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua quan sát, khảo sát
thực tế tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và một số Sở trên địa bàn
tỉnh Bắc Kạn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn;
- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Trung tâm Lưu
trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn và một số Sở trên địa bàn
tỉnh Bắc Kạn;
- Các thông tin liên quan từ các website: Cổng thông tin điện tử tỉnh
Bắc Kạn, cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, website Thư viện
Quốc gia Việt Nam, website của của một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ và một
số website khác.
11


8. Đóng góp của đề tài
- Về lý luận:
Thơng qua việc áp dụng lý luận về tổ chức khoa học tài liệu vào thực
tiễn tại các lưu trữ lịch sử địa phương, luận văn góp phần xác định một số vấn
đề cần quan tâm nghiên cứu để các nhà khoa học hoàn thiện hệ thống lý luận
lưu trữ học.
+ Kết quả nghiên cứu là cơ sở lý luận để tham mưu, xây dựng và ban
hành các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức khoa học tài liệu của các Sở
đã nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn. Lưu trữ cơ quan của các
sở (các sở đã nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn) có thể tham khảo
để thực hiện tốt việc tổ chức khoa học tài liệu.
- Về thực tiễn:
Đề tài giúp lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nhận thức
được những ưu điểm, hạn chế, những nguyên nhân tồn tại của công tác tổ
chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.
Đồng thời luận văn sẽ đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Trung tâm có thể

tham khảo, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Tác giả mong muốn kết quả của luận văn có thể trở thành tài liệu tham
khảo cho các cơ quan chức năng từ đó xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu
quả của công tác lưu trữ tại các địa phương.
Ngoài ra luận văn này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học
tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ học và những
người trực tiếp làm công tác lưu trữ.
9. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục,
nội dung chính của luận văn được chia thành 3 chương:
12


Chương 1: Cơ sở l luận và cơ sở pháp l về tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ
Trong chương này, tác giả nêu khái quát lại những lý luận cơ bản, cơ sở
pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu bao gồm khái niệm phân loại, xác định
giá trị tài liệu, công cụ tra cứu khoa học tài liệu.Đây là chương mang tính dẫn
luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở chương 2 và chương 3. Thơng qua
chương này, tác giả có căn cứ để đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa
học tài liệu của các sở tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, chỉ ra được tính cấp
thiết trong việc hồn thiện công tác này.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu của các Sở
đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn
Tại chương này, tác giả trình bày tổng quan về tỉnh Bắc Kạn; giới thiệu
vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn; sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội
dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn;
tiếp đó tác giả sẽ trình bày thực trạng cũng như sự cần thiết phải tổ chức khoa
học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn. Cụ thể tại

chương này, tác giả sẽ trình bày về thực trạng công tác phân loại, xác định giá
trị tài liệu và tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn. Thơng qua đó tác giả đưa ra những nhận xét,
đánh giá về tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh Bắc Kạn trong đó nêu lên những kết quả đạt được, hạn chế và một số
nguyên nhân. Việc làm rõ những nguyên nhân cơ bản làm xuất hiện những
bất cập trong việc tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh Bắc Kạn sẽ giúp tác giả đưa ra những vấn đề cần bổ sung, tiếp tục
nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm hoàn thiện hệ thống lý
luận lưu trữ học, đồng thời đó cũng là giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu
quả, chất lượng công tác lưu trữ tại địa phương.
13


Chương 3: Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn
Chương 3 là chương trọng tâm của luận văn được tổng kết từ cơ sở lý
luận ở Chương 1 và tình hình thực tiễn ở Chương 2. Trong chương này, tác
giả đề xuất các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn: Giải pháp về tổ chức; giải pháp tổ chức triển khai
thực hiện các văn bản pháp luật; giải pháp đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị;
nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu.
Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn Hà Nội, một số sở trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn, lãnh đạo Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và các đồng nghiệp nơi tôi đang công tác đã
quan tâm, tạo điều kiện cho tôi học tập, tiếp cận thực tế. Đặc biệt, tôi xin được
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Liên Hương, người đãhướng dẫn
nhiệt tình, chu đáo, giúp đỡ tơi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này.

14


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LU N V CƠ SỞ P

P

VỀ TỔ CHỨC

KHOA HỌC TÀI LIỆU ƢU TRỮ Ở VIỆT NAM
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1.1. Khái niệm “tài liệu lưu trữ”
Tài liệu lưu trữ không phải là một khái niệm mới, khai niệm này đã
được đề cập đến trong nhiều tài liệu khác nhau.
Theo PGS.TS. Dương Văn Khảm, “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị
được lựa chọn từ tồn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu
bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị,
kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và
cơng nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân qua các thời kỳ lịch sử không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật
ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu
khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn”[7, tr.346].
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của các
cơ quan, đồn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho
lưu trữ”1.
Tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ được định nghĩa như
sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp”.
1

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luậnvà thực tiễn
công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

15


Tóm lại, tài liệu lưu trữ là tài liệu của tổ chức hoặc cá nhân được sản
sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân đó, có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Tài liệu lưu trữ bao gồm
bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1.1.2. Khái niệm “Tài liệu lưu trữ của các Sở, ngành”
Tài liệu lưu trữ của các Sở, ngành là tài liệu sản sinh ra trong quá trình
hoạt động của các Sở, ngành đó, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn của
các Sở, ngành và có giá trị trong việc nghiên cứu khoa học, lịch sử, là bản
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1.1.3. Khái niệm “ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ”
Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể
của công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây
dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu [8,tr.34]
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là việc thực hiện tổng hợp các hoạt
động cần thiết, các khâu nghiệp vụ cơ bản của cơng tác lưu, trữ có liên quan
tới việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu lưu trữ
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo

những đặc trưng nhất định một cách khoa học, đảm bảo tính khách quan,
chính xác, có hệ thống, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho nhu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thông qua tổ chức khoa học tài liệu sẽ phát hiện những tài liệu cịn
thiếu trong hồ sơ để có kế hoạch thu thập bổ sung nhằm hồn chỉnh thành
phần tài liệu thuộc phơng.
1.1.1.4. Khái niệm “Lưu trữ lịch sử”
Tại khoản 5, Điều 2, Luật Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử được quy định như
sau: “Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
16


lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ
các nguồn khác”.
Như vậy Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ quan trọng trong việc thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của những tài liệu có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn.
1.1.2. Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: phân loại tài liệu; xác định
giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị; tổ chức các công cụ tra tìm phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ lịch sử, lưu trữ
cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ.
Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên
môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện
các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.
Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ
thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu
mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức
khoa học tài liệu trong tồn bộ Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam.

- Phân loại tài liệu lưu trữ:
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của
tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết
lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài
liệu đó [9, tr.27].
Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc
trưng chung (tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng
thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài
liệu đó [9, tr.37]
17


Ở Việt Nam việc phân loại tài liệu được thực hiện đối với tồn bộ tài
liệu phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam và gồm 3 giai đoạn: Phân loại tài liệu
phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung để xác định mạng lưới các kho
lưu trữ; phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ;
phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ.
Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ rất quan
trọng trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu. Nếu tài liệu được phân loại
khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung, xác định giá trị
tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu.
Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:
Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ.
Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phơng lưu trữ có số lượng rất lớn
(từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Mặt khác, tài liệu
thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi
rộng lớn. Vì vậy, nếu khơng tiến hành phân loại thì khơng thể tổ chức khoa
học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan. Nhờ phân
loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu

trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân
loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối,
nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu
trong thực tế.
Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm
và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan
lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối,
nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài
liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thơng tin trong tài liệu
theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
18


- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Xác định giá trị tài liệulà dựa trên những nguyên tắc, phương
pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản
cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị
của chúng về các mặt như chính trị, kinh tế, văn hố, khoa học và các giá trị
khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam[1,tr.82 ].
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ sẽ giúp lựa chọn ra những tài liệu có giá
trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần giải
phóng kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu.
- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin
của các phịng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thơng tin cần thiết trong tài
liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân[1, tr.218].
Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là một trong những
nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ nhằm xây dựng một hệ thống công
cụ tra cứu tài liệu theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định, đảm bảo

giới thiệu đầy đủ thành phần, nội dung, địa chỉ tra tìm của tài liệu.
Hiện nay, các kho lưu trữ tài liệu đang sử dụng một số công cụ tra cứu
như: Mục lục hồ sơ, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Danh sách các phơng lưu trữ,
thẻ tra tìm tài liệu.
Cơng cụ tra tìm chủ yếu là mục lục hồ sơ, kể cả là lập trên máy tính, là
cơng cụ thống kê một cách hệ thống các nhóm tài liệu và các hồ sơ thuộc khối
tài liệu phông lưu trữ sau phân loại và xác định giá trị. Mục lục hồ sơ có thể
được sử dụng làm cơng cụ tra tìm tài liệu và là cơ sở mang tính tiền đề cho việc
lập bộ thẻ hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau này. Trên thực tế,
việc lập mục lục hồ sơ được coi là một phần nội dung công việc và được tiến
hành ngay sau khi tài liệu được phân chia theo phương án phân loại chi tiết.
19


1.1.3. Mục đích, nghĩa của cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
1.1.3.1. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Mục đích của tổ chức khoa tài liệu lưu trữ chính là tìm ra những biện
pháp nhằm xây dựng phương án phù hợp, khoa học nhất để phân loại, chỉnh
lý tài liệu, xác định giá trị và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu phục vụ có
hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, người làm lưu trữ có thể
nắm bắt được số liệu cụ thể về khối lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài
liệu, giúp cho cơng tác thống kê và kiểm tra tài liệu một cách thuận lợi hơn.
Làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để làm tiền đề, cơ sở
nhằm thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ khác có liên quan. Tổ chức khoa
học tài liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ,
thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện thuận lợi.
1.1.3.2. Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
- Việc tổ chức tốt khoa học tài liệu lưu trữ giúp cho công tác quản lý tài
liệu lưu trữ hiệu quả hơn thông qua các quy trình nghiệp vụ như thu thập,

phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu mà cơ quan quản lý lưu
trữ dễ dàng xác định vị trí, khối lượng, thành phần, nội dung và đặc điểm, tình
trạng vật lý của tại hệ thống kho lưu trữ, từ đó xây dựng kế hoạch, phương án
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu một cách hiệu quả nhất.
- Tổ chức khoa học tài liệu góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng công
tác phát huy giá trị tài liệu vì nếu hồn thiện các quy trình nghiệp vụ của cơng
tác này thì khơng những tài liệu trong kho bảo quản được tổ chức, sắp xếp, hệ
thống hóa một cách khoa học, hợp lý mà hệ thống công cụ tra cứu cũng được
hồn thiện nhằm phục vụ tốt cho cơng tác tra tìm, trích lục tài liệu lưu trữ
nhằm phát huy giá trị tài liệu thông qua kết quả khai thác, sử dụng tài liệu.
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cho công tác bảo quản tài liệu
được chặt chẽ, an tồn hơn. Vì nếu tài liệu trong kho được bố trí sắp xếp khoa
20


học, hợp lý thì sẽ dễ dàng trong việc kiểm tra tình trạng vật lý của từng phơng
lưu trữ, dễ dàng phát hiện ra những nguyên nhân tác động làm ảnh hưởng đến
tuổi thọ của tài liệu, từ đó đưa ra những biện pháp nghiệp vụ để áp dụng ngăn
chặn, xử lý tài liệu để bảo quản an toàn tài liệu. Bên cạnh đó, tài liệu được tổ
chức khoa học sẽ thuận lợi trong việc kiểm soát số lượng tài liệu tại các kho
bảo quản.
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
Đảng và Nhà nước Việt Nam đã ban hành các văn bản làm cơ sở pháp
lý cho việc thực hiện công tác lưu trữ. Việc ban hành hệ thống văn bản trên sẽ
là cơ sở pháp lý quan trọng để các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử làm tốt
công tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học tài
liệu đi vào nề nếp, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Trong những năm qua, các cơ quan trung ương đã ban hành các văn
bản quy định về công tác lưu trữ. Nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về cơng
tác này được ban hành. Có một số văn bản đã có những quy định liên quan

đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Bước tiến quan trọng trong xây dựng thể chế về công tác lưu trữ phải
kể đến Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày
04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Pháp lệnh này đã khẳng định:
“TLLT quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Pháp lệnh đã có
những quy định về lưu trữ lịch sử, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,
tổ chức tại Điều 2 và Điều 6 Pháp lệnh đã dành mục 1 (gồm 8 điều, từ điều 10
đến điều 17) quy định về thu thập, quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ. Trong đó
Điều 13 của Pháp lệnh có quy định rõ về trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và việc lựa chọn tài liệu để bảo quản, loại ra những tài liệu hết
giá trị. Điều 16 của Pháp lệnh đã quy định khá chi tiết về việc tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị. Như vậy, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đã làm rõ trách nhiệm, thẩm
21


quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, quy địnhviệc lựa chọn tài liệu để
bảo quản, loại ra những tài liệu hết giá trị và việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
Tiếp đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia. Nghị định này quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong đó có quy
định khá cụ thể về chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu.
Điều 10 của Nghị định quy định về chỉnh lý tài liệu.Điều 11 của Nghị định
quy định về xác định giá trị tài liệu. Điều 12 của Nghị định quy định về tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Nghị định số 111 2004 NĐ-CP ngày
08 4 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia đã hết hiệu lực nhưng những văn bản về sau đã kế thừa một số nội dung từ
hai văn bản này.

Năm 2004, việc chỉnh lý tài liệu hành chính đã được hướng dẫn bởi
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Năm 2006, việc tiêu huỷ tài liệu đã được hướng dẫn cụ thể bằng Công
văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Năm 2011, hai Thông tư về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được
ban hành: Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của
Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Tại Kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII vào ngày 11 tháng 11 năm 2011,
Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ. Đây là văn bản Luật đầu tiên về lưu trữ,
22