Các hàm thông dụng trong excel

<span class='text_page_counter'>(1)</span>Bùi Văn Huy. Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2 CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL *---------- Author: Bùi Văn Huy ----------*. I./ ĐỊNH NGHĨA HÀM: Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem như những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp: Dạng thức tổng quát: <Tên Hàm> (Tham số 1, Tham số 2…) Trong đó: <Tên Hàm> là quy ước của hàm, không phân biệt chữ hoa chữ thường. Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc dấu ";" tuỳ theo khai báo trong Control Panel. Cách nhập hàm: Chọn một trong các cách sau: C1: Chọn lệnh Insert - Function C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ. C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím. II./ CÁC HÀM THÔNG DỤNG ABS(N): - Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức N Ví dụ: =ABS(2-35) cho kết quả: 33 SQRT(N): Cho giá trị là căn bậc hai của số N (N>0) Ví dụ: =SQRT(25) cho kết quả : 5 INT(N): - Cho giá trị là phần n guyên của biểu thức N Ví dụ: =INT(235.25) cho kết quả : 235 PI(N): Cho giá trị là số pi (3.141593) MOD(N,M): Cho phần dư của phép chia N cho M Ví dụ: =MOD(10,3) cho kết quả: 1 ROUND(bt số, N): - Làm tròn của Biểu - Thức - Số đến N số lẻ. Nếu N>0: Làm tròn về bên phải cột thập phân Nếu N<0: Làm tròn về bên trái cột thập phân Ví dụ: =ROUND(333333,-3) cho giá trị 333000 (làm tròn đến hàng nghìn). Ví dụ: =ROUND(35123,5432,0) cho giá trị 123456 SUM(ds các giá trị): - Tính tổng của các giá trị có trong danh sách Ví dụ: =SUM(5,5) cho kết quả: 10 AVERAGE(ds các trị): - Tính trung bình cộng của các giá trị có trong danh sách Ví dụ: =AVERAGE(5,5) cho kết quả: 5 MAX(ds các trị): - Tìm giá trị số lớn nhất của giá trị có trong danh sách Ví dụ: =MAX(5,6,7,8,9) cho kết quả: 9 MIN(ds các trị): - Tìm giá trị số học nhỏ nhất của giá trị có trong danh sách Ví dụ: =MIN(5,6,7,8,9) cho kết quả: 5 COUNT(ds các trị): - Cho các ô chứa giá trị số có trong danh sách RANK(X,Danh sách): - Xác định thứ tự của các số hạng X so với các giá trị trong danh sách (thứ hạng xếp theo giá trị giảm dần). Trị X và danh sách phải là các giá trị số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE! Trị X phải rơi vào 1 trong các giá trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #NA. DAY(dl kiểu ngày): - Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày Ví dụ: =DAY("18/09/2009") cho kết quả: 18 MONTH(dl kiểu ngày): Cho giá trị tháng của dữ liệu ngày Ví dụ: =MONTH("18/09/2009") cho kết quả: 09 YEAR(dl kiểu ngày): - Cho giá trị năm của dữ liệu ngày Ví dụ: =YEAR("18/09/2009") cho kết quả: 2009 WEEKDAY(dl kiểu ngày): - Cho giá trị biết thứ trong tuần dưới dạng số Ví dụ: =WEEKDAY("18/09/2009") cho kết quả 7 TODAY(): - Cho biết dữ liệu ngày của ngày hiện tại IF(bt logic,bt1,bt2): - Nếu bt logic đúng thì cho hàm giá trị là Bt1, trái lại cho giá trị (bt2). Address: Đông Xuân - Quốc Oai - Hà Nội Lop6.net. Phone: 0984 961 848.

<span class='text_page_counter'>(2)</span> Bùi Văn Huy. AND(đk1,đk2,…):. OR(đk1,đk2,…):. NOT(đk):. LEFT(text,N): RIGHT(text,N): MID(Text,bắt đầu,cần lấy): LEN(text): LOWER(text): UPPERT(text): PROPER(text): COUNTA(phạm vi): COUNTIF(phạm vi,đk):. SUMIF(vcđk,đk,vctt):. Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2 Các bt1 và bt2 cũng có thể là những giá trị, bt (chuỗi, số,logic) và cũng có thể là 1 hàm IF khác. Biểu thức điều kiện của hàm IF luôn phải có kết quả trả về 1 trong 2 điều kiện TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) Ví dụ: =IF("A"="B","C","D") cho kết quả D Ví dụ: =IF("A"="B","C") cho kết quả lỗi: #VALUE Trong hàm IF nếu không có đối số thứ 3 thì khi biểu thức điều kiện sai hàm sẽ trả về giá trị FALSE Ví dụ: =IF(2<3,"sai") cho kết quả: sai Ví dụ: =IF(2>3,"sai") cho kết quả: FALSE Chú ý: Hàm IF dùng để chọn 1 trong 2 lựa chọn, nhưng nếu phải chọn nhiều hơn 2 lựa chọn thì dùng Hàm IF theo kiểu lồng nhau. Ví dụ: =IF(D4<5,"yếu",IF(D4<=6.5,"TB",IF(D4<8,"Khá","Giỏi))) - Hàm trả về giá trị TRUE (đúng) nếu tất cả các biểu thức điều kiện đều đúng Trả về FALSE (sai) khi có it nhất 1 bt điều kiền sai. VÍ dụ: =AND(9>7,8>5) cho kết quả TRUE Ví dụ: =AND((>7,8<5) cho kết quả: FALSE - Cho giá trị đúng khi có bất kỳ một đk trong dang sách cho giá trị đúng. Ví dụ: =OR(2>9,9>8) cho kết quả: TRUE Ví dụ: =OR(8>9,9<6) cho kết quả: FALSE - Cho giá trị đúng nếu điều kiện sai, cho giá trị sai nếu điều kiện đúng. Ví dụ: =NOT(5>9) cho kết quả: TRUE Ví dụ: =NOT(5<9) cho kết quả: FALSE - Cho giá trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ Trái sang phải N ký tự. Ví dụ: =LEFT("ABCD",2) cho kết quả: AB - Cho giá trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ Phải sang trái N ký tự. Ví dụ: =RIGHT("ABCD",2) cho kết quả: CD - Lấy số ký tự trong chuỗi Text từ vị trí bắt đầu (Tính từ trái sang phải). Ví dụ: =MID("ABCD",2,2) cho kết quả: BC - Cho độ dài của chuỗi text Ví dụ: =LEEN("ABCD") cho kết quả: 4 - Chuyển chuỗi text thành chữ THƯỜNG Ví dụ: =LOWER("QUANG HUY") cho kết quả: quang huy - Chuyển chuỗi text thành chuỗi chữ HOA Ví dụ: =UPPERT("quang huy") cho kết quả: QUANG HUY - Chuyển các ký tự đầu của chuỗi text thành chữ HOA Ví dụ: =PROPER("quang huy") cho kết quả: Quang Huy - Đếm số ô có chứa dữ liệu trong danh sách Ví dụ: =COUNTA(C4:C8) cho kết quả: 4 - Đếm số ô thoả mãn điều kiện trong phạm vi Ví dụ: =COUNTIF(C6:C9,"QUANG HUY") nếu từ C6:C9 có 2 QUANG HUY thì kết quả: 2 Chú ý: Trường hợp điều kiện là một con số chính xác thì các trường hợp còn lại đều phải bỏ điều kiện trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: đếm số nhân viên có LƯƠNG là 1000000: =COUNTIF(C6:C9,1000000) Vd: đếm số NV có LƯƠNG lớn hơn 1000000: =COUNTIF(C6:C9,">1000000") - Hàm dùng để tính tổng có điều kiện.Chỉ những ô nào trên vùng chứa điều kiện thoả mãn đk thì sẽ tính tổng những ô tương ứng trên vùng cần tính tổng. Ví dụ: =SUMIF(C6:C12,"QUANG HUY",E6:E12). Mail: Lop6.net.

<span class='text_page_counter'>(3)</span> Bùi Văn Huy. Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2. NHỮNG THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP TRONG EXCEL Thông Báo. Mô Tả. #####. Thông báo này xác định kết quả phép tính là quá lớn không vừa một ô, nó không phải là lỗi chỉ cần nới rộng cột ra là được. Lỗi này xảy ra khi thực hiện phép chia cho 0. Excel xem những ô trống là 0, nếu gặp lỗi này hãy sửa lại công thức. Đây không phải là lỗi. Thực ra, nó không phải là thông báo từ Excel. Đây chỉ là thông báo khi chúng ta không có giá trị thực nhập vào, nếu để ô trắng Excel hiểu giá trị nó là 0. Nếu đánh văn bản vào trong ô sẽ gặp lỗi khác (#VALUE!). Đây là lỗi xác định rằng bạn đã dùng một tên mà Excel không nhận ra, có lẽ bạn đã đánh sai chính tả. Chỉ cần suae công thức chỉ chứa những tham chiếu mà Excel có thể nhân ra. Xác định rằng ô đã chứa 1 số quá lớn, không giống như lỗi #####, lỗi này đại diện cho 1 giá trị quá lớn không trình bày được. #NUM! Cho chúng ta biết giá trị vượt ra ngoài biên Excel không thể tính toán được. Chỉ cần tạo lại công thức để tạo ra kết quả thấp hơn để nhìn được. Xảy ra khi tham chiếu trong ô công thức không còn giá trị nữa (có thể đã xoá ô dữ liệu nguồn công thức). Lỗi này cũng xuất hiện trong bất cứ ô nào mà chỉ tới một ô với giá trị #FREF!. Tất cả những tham chiếu ô bị xoá phải được thay đổi thành ô hợp lệ. Thông điệp này xúa hiện khi chúng ta dùng những loại giá trị sai trong công thức (ví dụ: như thêm chữ số vào). Kiểm tra tham chiếu ô và xác định rằng tất cả những ô đã được định dạng đúng cho hàm và công thức.. #DIV/0! #N/A. #NAME?. #NUM!. #REF!. #VALUM!. Ý NGHĨA CỦA CÁC MÃ ĐỊNH DẠNG TRONG EXCEL Mã định dạng 0 # ? . % , $-+() m mm mmm mmmm d dd yy yyyy [COLOR]. Ý nghĩa Đại diện cho ký số, kể cả số 0 vô nghĩa ở bên phải hay bên trái Đại diện cho ký số, không kể số 0 vô nghĩa ở bên phải hay bên trái Đại diện cho ký số, thay số 0 vô nghĩa ở bên phải hay bên trái bằng dấu cách Dấu chấm thập phân Tỷ lệ % Dấu phân cách hàng ngàn Đại diện cho chính nó Tháng (bỏ qua số 0 đứng trước) Tháng (hai chữ số, kể cả số 0 đứng trước) Tháng (Ba ký tự tắt) Tháng (ghi tên đầy đủ) Ngày (bỏ qua số 0 đứng trước) Ngày ( hai chữ số, kể cả số 0 đứng trước) Năm (hai chữ số) Năm (bốn chữ số) Xác định màu của số. Address: Đông Xuân - Quốc Oai - Hà Nội Lop6.net. Phone: 0984 961 848.

<span class='text_page_counter'>(4)</span> Bùi Văn Huy. Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2. Thí dụ: #,##”đồng” [RED] #,##”đồng”;0;”phải là số mới đúng” Nghĩa là: - Nếu là số dương, hiện với dạng số có phân cách hàng nghìn, làm tròn số nguyên, thêm chữ “đồng” phía sau. - Nếu là số âm, hiện như số dương nhưng với màu đỏ - Nếu là số 0 hiện 0 - Nếu là Text, hiện câu “phải là số mới đúng”. Nóm (Dmtegory) Number. Mã (Format code) Số nhập vào 0 0.00 #,##0 #,##0.00 #.##0; [RED](#,##0) $#,##0;($#,##0) 0% 0.00% #?/? 0.00E+00. Cnrrency Percentage Fraction Sctentific. 1250. -1250. 0,75. 1250 1250.00 1,250 1,250.00 1,255 $1,250 125000% 125000.00% 1250 1.25E+03. -1250 -1250.00 -1,250 -1,250.00 (1,255) ($1,250) -125000% -125000.00% -1250 -1.25E+03. 1 0.75 1 0.75 1 $1 75% 75.0%0 3/4 7.50E-01. CÁCH ĐỊNH DẠNG NGÀY THÁNG TRONG EXCEL Định dạng. Ví dụ. d/m/yy d-mmm-yy d-mmm mmm-yy m/d/yy h:mm h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM dd-mm-yy h:mm h:mm:ss m/d/yy h:mm. 25/12/08 25-Dec-08 25-Dec Dec-08 25/12/08 0:00 8:35 PM 3:35:15 PM 20-13-08 20:45 2:15:25 05/06/08 20:45. *------------------------------- MY APPLICATIONS ----------------------------------* =IF(RIGHT(B7,1)=1,VLOOKUP(MID(B7,2,2),D$23:F$30,2,0)*0.95,VLOOKUP(MID(B7,2,2) ,D$23:F30,2,0)*1.05) =IF(OR(AND(RIGHT(B7,1)=1,H7>,AND(RIGHT(B7,1)=2,H7>7)),”G”,”K”) =IF(NOT(OR(B2=”A”,B2=”B”)),C2*10/100,C2*20/100) =IF(OR(B2)=”Y”,C2<3,5,D2>=3,E2>=3),”TT”,”T”) =VLOOKUP(DAYS360(D7,E7),F$22:G$25,2,0). Mail: Lop6.net.

<span class='text_page_counter'>(5)</span> Bùi Văn Huy. Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2. =DSUM(A2:E7,5,G3:G4) =DMAX(A2:E7,5,G3:G4) =DMIN(A2:E7,5,G3:G4) =DCOUNTA(A2:E7,5,G3:G4) Đếm những ô không chứa dữ liệu. =COUNTBLANK(E3:E10) đếm những ô không có dữ liệu. =DAYS360(A3,B3) DAYS360 = (START-DATE,END-DATE,MOTHD) =VALUE(MID(B3,2,2)) =SUMPRODUCT(vung CSDL1, vung CSDL2) vd: SUMPRODUCT({1,2,3},{5,10,15}) =ROUND(AVERAGE(B3:E3),1) =HLOOKUP(X,vung CSDL,N,0): Dò những giá trị X trong vùng CSDL và lấy giá trị ở dòng N để điền vào. = DAVERAGE(A3:E25,E3,G3:G4) =CONCATENATE(A1,D1,C1) N ỗi ch ữ ở 3 ô A1,B1,C1 l ại v ới nhau. =CONCATENATE(A1,” ”,b2,” ”,C1) – Nối 3 ô lại và cách nhau 1 dấu cách (có thể dùng &). =PMT(% x,y): Tính giá trị lãi phải trả. =MOD(DAYS360(A,B),7) Tính số ngày dư trong các tuần. =MID(DAYS360(A,B)/7) Tính số tuần. =IF(D7=”A”,VLOOKUP(C7,H$21:I$22,2), IF(D7=”B”,VLOOKUP(C7,H$24:I$26,2),VLOOKUP(C7,H$29:I$31,2))). =D8*IF(E8>25.(E8-25)*2+25,E8). =IF(E6=”3”,1, IF(E6=”2”,0.5,0). =IF(AND(RIGHT(A6,1)=”S”,E6>20),(E6*F6)/5%,E6*F6). =MATCH(n,khoi,r) Tra về số thứ tự n trong khối. VD: =MATCH(“chi”,B2:B10,0). =VLOOKUP(LEFT(A7,2),B$18:E$21,IF(RIGHT(A7,1)=”S”3,4),0).. Address: Đông Xuân - Quốc Oai - Hà Nội Lop6.net. Phone: 0984 961 848.

<span class='text_page_counter'>(6)</span>