Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các công ty cổ phần qua khảo sát một số công ty trên địa bàn hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Hương Quỳnh

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN (QUA KHẢO SÁT MỘT SỐ
CÔNG TY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Hương Quỳnh

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN (QUA KHẢO SÁT MỘT SỐ
CÔNG TY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI)
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. Nguyễn Liên Hương
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG
CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

Giáo viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

PGS. Nguyễn Văn Hàm

TS. Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu
tham khảo, kết quả nghiên cứu của luận văn là hoàn toàn xác thực, chưa từng
cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có
nguồn gốc rõ ràng.


M C

C

LỜI CAM ĐOAN
M C

C.................................................................................................................. 1

BẢNG DANH M C CÁC TỪ, C M TỪ VIẾT TẮT........................................... 4

MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 5
2. Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................................... 6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................................... 7
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.................................................... 7
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 8
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................... 8
7. Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo ................................................................. 9
8. Đóng góp của đề tài .......................................................................................... 9
9. Bố cục ............................................................................................................. 10
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC
QUẢN Ý CÔNG TÁC ƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN
VIỆT NAM .............................................................................................................. 11
1.1. Các khái niệm liên quan ................................................................................... 11
1.1.1. Công tác lưu trữ ...................................................................................... 11
1.1.2. Tổ chức công tác lưu trữ ......................................................................... 12
1.1.3. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ ............................................................ 13
1.2. Cơ sở pháp lý để tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các CTCP hiện nay....... 16
1.2.1. Các văn bản quy định của nhà nước ........................................................ 16
1.2.2. Sự hình thành và phát triển của các Cơng ty Cổ phần ở Việt Nam ......... 18
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của các Công ty Cổ phần ở Việt Nam ............................ 20
1.3. Khái quát về tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của các Cơng ty
Cổ phần ở Việt Nam ................................................................................................. 31
1.3.1. Thành phần và nội dung tài liệu hình thành từ hoạt động của các
Cơng ty Cổ phần ở Việt Nam .................................................................................... 31

1


1.3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của các

Cơng ty Cổ phần ....................................................................................................... 35
1.4. Sự cần thiết phải tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các công ty
cổ phần ở Việt Nam .................................................................................................. 37
1.4.1. i

l nh đạ d anh nghiệ n

hiểu và ị th i triển hai thực hiện

những văn bản há lu t v tổ chức công tác lưu trữ tại các cơ quan
d anh nghiệ ............................................................................................................. 38
1.4.2. iể s át ch t ch h ạt động nghiệ v lưu trữ của d anh nghiệ
quản lý t t tài liệu lưu trữ của d anh nghiệ ........................................................... 40
1.4.3. ạ đi u iện hai thác s d ng hiệu quả tài liệu lưu trữ
của d anh nghiệ .............................................................................................. 43
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 44
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC ƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............................................................. 45
2.1. Phương pháp và nội dung hảo sát .................................................................... 45
2.2. Kết quả khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các Công ty Cổ
phần (qua khảo sát một số công ty trên địa bàn Thành phố Hà Nội) ....................... 46
2.2.1 Quy định của pháp lu t Việt Na đ i với tổ chức quản lý
công tác lưu trữ của doanh nghiệp ........................................................................... 46
2.2.2. Tổ chức bộ ph n có chức năng tha

ưu và tổ chức thực hiện

công tác lưu trữ ......................................................................................................... 49
2.2.3. Tổ chức tuyển d ng và b trí nhân sự là công tác lưu trữ .................... 51

2.2.4. Ban hành văn bản quy định v tổ chức quản lý công tác lưu trữ ............ 53
2.2.5. Tổ chức bồi dưỡng, t p huấn cán bộ lưu trữ ........................................... 55
2.2.6. Tổ chức thực hiện th ng nhất nghiệp v lưu trữ ...................................... 56
2.2.7. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ .................... 62
2.2.8. Báo cáo th ng kê v lưu trữ the quy định .............................................. 63
2.2.9. Kiể tra đánh giá tình hình thực hiện nhiệm v cơng tác lưu trữ .......... 65
2


2.3. Nhận xét và đánh giá về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các Công ty
Cổ phần hiện nay ...................................................................................................... 66
2.3.1. Ưu điểm ................................................................................................... 66
2.3.2. Những hạn chế c n tồn tại ....................................................................... 67
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 69
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP N NG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG QUẢN Ý CÔNG TÁC ƢU TRỮ
TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM .................................................... 70
3.1. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế của hoạt động tổ chức quản lý công tác
lưu trữ tại các Công ty Cổ phần ................................................................................ 70
3.1.1. Nguyên nhân từ các Công ty Cổ phần...................................................... 70
3.1.2. Nguyên nhân từ hía các cơ quan quản lý nhà nước v công tác
lưu trữ .................................................................................................................................. 71
3.2. Một số giải pháp cụ thể .................................................................................... 72
3.2.1. Nâng cao nh n thức của l nh đạo, cán bộ và nhân viên tr ng cơ quan
v tổ chức quản lý công tác lưu trữ .............................................................................. 72
3.2.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý v cơng tác lưu trữ đ i với DN nói chung,
CTCP nói riêng ......................................................................................................... 77
3.2.3. Tổ chức hướng dẫn nghiệp v lưu trữ tại các CTCP ............................... 80
3.2.4. Đầu tư inh hí và b trí nhân lực chuyên trách v lưu trữ tại các CTCP ..... 82
3.2.5. Kiể tra đánh giá v hoạt động lưu trữ tại các CTCP .......................... 85

3.2.6. Giải há đ i với chính các cán bộ là công tác lưu trữ
của các CTCP ........................................................................................................... 86
3.2.7. Đ xuất một s mơ hình tổ chức quản lý lưu trữ trong các CTCP .......... 88
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 91
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 93
DANH M C TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................... 96
PH L C

3


BẢNG DANH M C CÁC TỪ, C M TỪ VIẾT TẮT
STT

VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

1

DN

Doanh nghiệp

2

VTLT

Văn thư lưu trữ

3

LT

Lưu trữ

4

TLLT

Tài liệu lưu trữ

5

CTCP

Công ty cổ phần

6

CTLT

Công tác lưu trữ

7

ĐHĐCĐ

Đại hội đồng Cổ đông

8

HĐQT

Hội đồng Quản trị

9

DNTN

Doanh nghiệp tư nhân

4


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp Cổ phần ở nước ta
tăng lên đáng ể - là kết quả tất yếu của q trình thực hiện đề án Cổ phần
hóa các doanh nghiệp nhà nước, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo
động lực cho sự phát triển của nền kinh tế. Điều đó dẫn tới việc Nhà nước
khơng cịn là chủ sở hữu duy nhất của một số tổ chức kinh tế như trước kia,
thay vào đó, Nhà nước chỉ nắm giữ một lượng cổ phần nhất định trong doanh
nghiệp. Những doanh nghiệp này hoạt động theo Luật Doanh nghiệp hiện
hành và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chủ sở
hữu của các Công ty Cổ phần là các tổ chức, cá nhân có vốn góp tại cơng ty,
họ cũng là những người có quyền bầu người đại diện làm lãnh đạo doanh
nghiệp, họ thực hiện mọi quyền của thành viên góp vốn một cách trực tiếp
hoặc thông qua người đại diện trên mọi hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ của
thành viên góp vốn theo quy định của pháp luật. Như vậy, Nhà nước chỉ là

một trong số những thành viên góp vốn của doanh nghiệp, có quyền hạn và
nghĩa vụ như một thành viên góp vốn thơng qua người đại diện phần vốn góp
tại doanh nghiệp một cách bình đẳng, Nhà nước khơng còn quyền quyết định
hoạt động của doanh nghiệp như tại các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ
100% vốn điều lệ.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trị hết sức quan
trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như
đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Tài liệu lưu trữ
phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp
ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để phát huy tốt
vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông
5


tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác tổ chức quản
lý và sử dụng tài liệu lưu trữ. Không chỉ đối với các cơ quan hành chính nhà
nước mà đối với các doanh nghiệp, để hoạt động được hiệu quả thì bất cứ một
cơ quan nào cũng hông thể không coi trọng công tác này. Bởi nó khơng chỉ
là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong
quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các
cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Tuy nhiên,
trong thời gian qua, công tác lưu trữ mới chỉ quan tâm và quản lý được tài
liệu của các cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội, cịn đối với các
doanh nghiệp thì chưa có một quy định hay một hướng dẫn cụ thể về công tác
này. Hiện nay có rất nhiều loại hình doanh nghiệp như : doanh nghiệp tư
nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành
viên, công ty cổ phần, cơng ty hợp danh…Tuy mỗi doanh nghiệp, có một
chức năng, nhiệm vụ hác nhau nhưng đều có một điểm chung đó là sẽ ln

phát sinh những giấy tờ, tài liệu, văn bản đi, đến cần lưu trữ để sử dụng, tra
cứu trong quá trình hoạt động. Vì vậy việc giữ gìn bảo quản tài liệu, văn bản
đi, đến qua các thời kì một cách cẩn thận, khoa học là việc cần thiết và sẽ hỗ
trợ rất nhiều trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tiễn
trên tôi chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Công ty Cổ
phần” (Qua khảo sát một số công ty trên địa bàn Thành phố Hà Nội ) làm
đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu ở các
Công ty Cổ phần thông qua các đặc điểm như hệ thống văn bản quy định, tổ
chức nhân sự, cơ sở vật chất... Qua đó, đánh giá được những ưu điểm, hạn
chế và nguyên nhân trong việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các công
ty cổ phần.
6


- Trên cơ sở lý luận chung và khảo sát thực tiễn, về tổ chức quản lý
công tác lưu trữ của các công ty cổ phần, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ cũng như sử dụng hiệu quả tài
liệu lưu trữ tại các Công ty Cổ phần hiện nay.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu các văn bản của nhà nước và các văn bản liên quan có quy
định về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Công ty Cổ phần hiện nay.
- Khảo sát trực tiếp một số Cơng ty Cổ phần có chủ sở hữu là nhà nước
và Cơng ty Cổ phần có chủ sở hữu là tư nhân về các vấn đề liên quan trực tiếp
đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các cơng ty đó.
- Phân tích, đánh giá những ưu điểm, những tồn tại trong việc tổ chức
quản lý công tác lưu trữ tại các công ty cổ phần. Đề xuất một số giải pháp tổ
chức quản lý công tác lưu trữ đối với các công ty cổ phần.
- Đề tài đi sâu và nghiên cứu các giải pháp cụ thể đối với tổ chức

quản lý công tác lưu trữ khơng những dưới góc độ quản lý nhà nước mà đề
tài còn nghiên cứu các giải pháp dưới góc độ quản lý của chính lãnh đạo của
các CTCP.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Các quy định hiện hành về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các
Công ty Cổ phần hiện nay
- Hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Công ty Cổ phần
hiện nay.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Từ năm 2014 đến nay, từ khi Luật Doanh nghiệp 2014
được thông qua.
- Không gian: tại một số Công ty Cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà
Nội, bao gồm có cơng ty có chủ sở hữu của nhà nước và Cơng ty Cổ phần có
chủ sở hữu là tư nhân (cụ thể: Công ty Cổ phần sách Alpha, Công ty Cổ phần
7


giao hàng tiết kiệm, Công ty Cổ phần giáo dục solutiona, Công ty Cổ phần
Kinh tế Kỹ thuật METCO, Công ty Cổ phần cơng nghệ lưu trữ - số hóa tài
liệu HT, Công ty Cổ phần SPEEDLIGHT, Công ty Cổ phần Biopham…)
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Vận dụng phương pháp luận Lưu trữ học để
nghiên cứu cơ sở khoa học của việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các cơ
quan, doanh nghiệp.
- Phương pháp hảo sát: Khảo sát thực tế tại một số Công ty Cổ phần
trên địa bàn Thành phố Hà Nội .
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ kết quả thực tế khi khảo sát
được tại các cơ quan đưa ra nhận xét, đánh giá, đưa ra ưu điểm, nhược điểm.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp hiện nay là vấn
đề được nhiều độc giả quan tâm, đã có rất nhiều luận văn, luận án, các bài
báo nghiên cứu về lĩnh vực này. Đây cũng là một nội dung được đưa vào
chương trình đào tạo chuyên ngành lưu trữ học từ bậc cử nhân cho đến các
bậc sau đại học.
- Về lý luận, có cuốn giáo trình “Lý lu n và thực tiễn công tác lưu trữ”
cung cấp những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ,
sách chuyên khảo về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
- PGS.TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp
ở Việt Nam và những vấn đ khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam số 3/2003, tr. 77-80.
- Nguyễn Văn Thâm (2014), “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các
doanh nghiệp trong n n kinh tế thị trư ng: Yêu cầu và những vấn đ đ t ra
hiện nay”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 1/2014) tr. 35-41.
- Nguyễn Thị Kim Bình (2005), Luận văn thạc sĩ: Tổ chức quản lý công
tác lưu trữ của các Tổng công ty 91, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội
8


- Nguyễn Đăng Việt (2014), luận văn thạc sĩ: “Khả sát đánh giá tình
hình tổ chức và quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ tại một s Công ty Cổ
phần trên địa bàn Thành ph Hà Nội ”, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
- Đinh Thị Hải Yến (2014), luận văn thạc sĩ: “Xây dựng mơ hình tổ
chức quản lý hoạt động lưu trữ trong cấc doanh nghiệ tư nhân”, Tư liệu
khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn, Hà Nội.
- Trần Vũ Thành (2013), luận văn thạc sĩ: “Tổ chức và quản lý công tác
lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% v n đầu tư nước ngoài”, Tư liệu khoa

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn,
Hà Nội.
7. Nguồn tƣ liệu và tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, tôi đã tham hảo các nguồn tài liệu sau:
- Các giáo trình lý luận của các học giả trong nước
- Các kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn, luận án, báo cáo khoa học của
các sinh viên, học viên hiện đang được lưu trữ tại tư liệu khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng.
- Các tham luận của các hội thảo khoa học, các bài viết được đăng trên tạp
chí chuyên ngành văn thư lưu trữ.
- Các văn bản quy định của nhà nước, doanh nghiệp về tổ chức quản lý
công tác lưu trữ.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài thực hiện thành cơng sẽ có những đóng góp đáng ể sau:
- Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các Công ty
Cổ phần trong thời gian qua; chỉ ra được các ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân của hạn chế trong việc áp dụng các quy định về tổ chức quản lý công
tác lưu trữ đã ban hành.
9


- Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng về tổ chức quản lý
công tác lưu trữ trong các Công ty Cổ phần và đưa ra một số ý kiến đóng góp
để hồn thiện quy định về quản lý công tác lưu trữ đối với các Công ty Cổ
phần trong thời gian tới.
9. Bố cục
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của việc tổ chức quản lý công tác
lưu trữ tại các công ty cổ phần Việt Nam
Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại một số
công ty cổ phần trên địa bàn TP Hà Nội

Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản
lý công tác lưu trữ của các Công ty Cổ phần Việt Nam
Trong q trình thực hiện đề tài, tơi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình
của các thầy (cơ) giáo, cán bộ, nhân viên của một số Công ty Cổ phần trên địa
bàn Thành phố Hà Nội nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng, giúp
đỡ của TS. Nguyễn Liên Hương người đã hướng dẫn tôi hồn thành luận văn
này. Nhân đây tơi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy (cô), bạn bè
trong lớp cao học khóa 2018 - 2020, đồng nghiệp, gia đình và cơ giáo hướng
dẫn đã tận tình giúp đỡ tơi trong suốt q trình thực hiện luận văn. Do điều
kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn hơng tránh hỏi một
số thiếu sót nhất định. Tơi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy,
cơ và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, tháng 12 nă 2020

10


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ
CỦA VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC ƢU TRỮ
TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM
1.1. Các khái niệm liên quan
1.1.1. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng hác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do
đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để
phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các Quốc gia
trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm.

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
-

Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về
lưu trữ;

-

Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;

-

Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an

toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Dù ở cơ
quan nào thì cơng tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với cơng tác văn thư, cơng
tác văn phịng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thơng tin
của cơ quan, nơi tập trung tồn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên
một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để
lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng cơng văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn
phịng có chức năng xử lý thơng tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý
của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một
trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Tính
11


chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý
luận và các phương pháp hoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của
công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá

trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo
quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ…
1.1.2. Tổ chức công tác lưu trữ
Trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để thực hiện hiệu quả một
nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chun trách làm cơng
tác đó. Bộ phận chun trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực
hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về
lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải
pháp phát triển trong khoảng thời gian. Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động
cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có
bộ phận chun trách làm cơng tác này.
Hiện nay, khái niệm “ ổ chức” được hiểu theo rất nhiều nghĩa hác
nhau. Tổ chức có thể hiểu là một thực thể hoặc tổ chức cũng có thể hiểu là một
hoạt động (hay là chức năng tổ chức). Trong đề tài này, chúng tôi sử dụng khái
niệm tổ chức là một hoạt động. Với cách tiếp cận này chúng ta có thể hiểu: “Tổ
chức là s p xếp, b trí các bộ ph n cho thành một chỉnh thể, với một cơ cấu
nhất định và có những chức năng chung nhất”. Vậy “ ổ chức công tác lưu
trữ” là quy trình quản lý, thiết lập bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển
các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng
của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt cơng tác lưu trữ, trong
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần có bộ phận chuyên trách làm công tác
lưu trữ. Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp trong việc:
12


- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan, doanh
nghiêp; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo
quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan
và những đóng góp của cơng tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan,
doanh nghiệp, của ngành…
1.1.3. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ
Hiện nay, với những nhận thức và các cách tiếp cận khác nhau sẽ có
những khái niệm khác nhau về quản lý. Tuy vậy, trong đề tài này tác giả sử
dụng định nghĩa về quản lý như sau: Trên cơ sở kế thừa những khái niệm đã
được nghiên cứu, tôi đưa ra hái niệm quản lý như sau: “Quản lý là việc chủ
thể tác động đến khách thể bằng nhi u hương thức khác nhau thông qua việc
s d ng hợp lý các nguồn lực hác nhau”. V y “ ổ chức quản lý công tác lưu
trữ” là việc chủ thể thiết lập bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển
hợp lý các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của công tác lưu trữ. Các nội
dung trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ cần phải đảm bảo nguyên tắc và
những biện pháp nhất định. Cụ thể như sau:
Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất được áp dụng với tất cả các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam. Quản lý tập trung thống nhất về
tổ chức quản lý công tác lưu trữ: nhà nước xác định và thành lập bởi hệ thống
các cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến địa phương. Hệ
thống đó bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho,
các trung tâm lưu trữ. Những cơ quan này giúp nhà nước trong việc quản lý
thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước. Ngồi ra, các cơ quan này cũng có
chức năng tham mưu cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành các
văn bản điều chỉnh và quản lý cơng tác lưu trữ trong tồn quốc.
13

Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã
nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ
đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trên cả nước. Chính vì vậy, các nghiệp
vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị
tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học
tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ Quốc gia và
lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự
hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan
chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ được thể hiện ở năm nội
dung như sau:
+ Thành lập bộ phận quản lý lưu trữ: Bộ phận quản lý lưu trữ được thành lập
ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở khu vực Nhà
nước. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức quản lý công tác lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ
thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan;
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan;
Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng
năm báo cáo tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch
thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Bộ phận lưu trữ
được thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo các quy định hiện
hành của pháp luật. Ở khu vực Nhà nước, bộ phận quản lý lưu trữ được xây
dựng thành hệ thống thuộc các cơ quan từ Trung ương đến địa phương. Riêng
đối với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh nghiệp mà các
nhà đầu tư, các cơ quan chủ quản hoặc các lãnh đạo doanh nghiệp quyết định
thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý cơng tác lưu trữ.
+ Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ: Cán bộ là nhân tố đóng
vai trị quan trọng trong cơng tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của
14

cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa
học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp
vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một
cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp
sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và
làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính
vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ ở cơ quan là một
việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn
phòng và lãnh đạo cơ quan. Đối với doanh nghiệp chính sách tuyển dụng và
bố trí cán bộ còn phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo về vai trị, vị trí
của cơng tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí
cán bộ phụ trách cơng tác lưu trữ. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp đang
bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
+ Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho cơng tác lưu trữ: Nhìn chung, kho
tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ bước đầu đã được lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm đầu tư xây dựng, nhất là những cơ
quan, tổ chức Nhà nước có quy mơ lớn và các Trung tâm lưu trữ Quốc gia,
tỉnh, huyện. Tuy nhiên, ở hầu hết lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được
kho lưu trữ chuyên dụng, song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá,
tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệt độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu
bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.
+ Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn, phổ biến, tập huấn nghiệp vụ
công tác lưu trữ: Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực
hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về cơng tác lưu trữ trong tồn
quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay,
nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp
luật tương đối đầy đủ về cơng tác lưu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật
Lưu trữ được ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07

15


năm 2013. Dưới luật có nhiều văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy
định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể do cơ
quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác
lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về tổ
chức quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách
nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ.
+ Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu
trữ: Thanh tra, kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các quy định pháp
luật lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Dựa trên những kết quả
thanh tra, kiểm tra, các cơ quan quản lý Nhà nước có thể đánh giá được mức
độ phù hợp của các quy định pháp luật lưu trữ đối với thực tiễn lưu trữ trong
các cơ quan, tổ chức. Từ đó có những điều chỉnh nội dung của các văn bản
quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn công tác
lưu trữ. Đồng thời, các cơ quan quản lý lưu trữ có thể có những chỉ đạo,
hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện có hiệu quả cao hơn cơng
tác lưu trữ của mình.
1.2. Cơ sở pháp lý để tổ chức quản lý công tác lƣu trữ tại các CTCP hiện nay
1.2.1. Các văn bản quy định của nhà nước
Hiện nay đã có một số văn bản luật được ban hành đã hẳng định vai
trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các DNTN: Luật
Lưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế tốn... Tại điều 2,
Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài
liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành,
nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông
lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam... Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là
16


tồn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân
dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu hác được hình thành qua các thời
kỳ lịch sử của đất nước...”. Văn bản trên đã đề cập đến tài liệu lưu trữ hình
thành trong hoạt động của các “tổ chức kinh tế” – nghĩa là bao gồm toàn bộ
các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế của nền kinh tế quốc dân.
Theo quy định tại điều 4 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ban
hành ngày 26/11/2014 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài
sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ý thành lập theo quy định của pháp luật
nhằm mục đích inh doanh”. Như vậy, dựa trên cơ sở những quy định của các
văn bản quy phạm pháp luật trên cho phép chúng ta khẳng định rằng tài liệu
lưu trữ của doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của luật pháp lưu trữ
Việt Nam, các doanh nghiệp đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản
xuất, inh doanh nhưng phải trên cơ sở tuân thủ pháp luật của Nhà nước.
Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính quy định về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các
doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể, các
đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, các tổ chức chính trị,
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội.
Mặc dù đưa ra quan điểm Nhà nước có quyền kiểm sốt, quản lý cơng
tác lưu trữ, TLLT của doanh nghiệp, nhưng thực tế cũng cho thấy hiện nay
nhà nước mới chỉ quản lý được tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà
nước, còn các DNTN hầu như chưa thể can thiệp được. Nguyên nhân dẫn đến
sự khác biệt này chính là xuất phát từ sự khác biệt về tỷ lệ góp vốn đã tạo nên
sự khác biệt về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ. Do đó, trong q trình xây dựng

và hồn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ, chúng ta cần phải có những chính
sách, biện pháp quản lý cho các DNTN trên cơ sở đúc ết kinh nghiệm quản
17


lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước để các văn bản luật quy định
của nhà nước về tổ chức quản lý công tác lưu trữ là những căn cứ, cơ sở pháp
lý để các doanh nghiệp hồn thiện cơng tác lưu trữ của mình.
1.2.2. Sự hình thành và phát triển của các Công ty Cổ phần ở Việt Nam
Công ty Cổ phần là doanh nghiệp trong đó vốn điều lệ được chia thành
nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cổ đơng có thể là tổ chức, cá nhân; số
lượng Cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa. Cổ đông chỉ
chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp
trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Cơng ty Cổ phần có tư cách
pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ý doanh nghiệp.
Cơng ty Cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.
(Khoản 1, Điều 110, luật doanh nghiệp 2014).
Về mặt lý thuyết, chúng ta đều nhận thấy rằng hình thái doanh nghiệp
dưới dạng Công ty Cổ phần là sản phẩm của một q trình tiến hố lâu
dài,gắn liền với những nấc thang phát triển của xã hội hoá sở hữu tư nhân
trong nền kinh tế thị trường. Về mặt lịch sử, có thể thấy rằng q trình tiến
hố và phát triển của các hình thái doanh nghiệp được đặc trưng bởi ba loại
hình chủ yếu tương ứng với ba mức độ phát triển của xã hội hoá sở hữu tư
nhân mặc dù biểu hiện của chúng hết sức linh hoạt và đa dạng.
Hình thái kinh doanh một chủ, một hình thái bao gồm các loại hình
doanh nghiệp trong đó người chủ sở hữu tư nhân độc lập duy trì và phát triển
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở lao động của bản thân hoặc
thuê mướn người khác với vốn liếng sẵn có và tính tốn của anh ta trên cơ sở
những đòi hỏi của thị trường. Đây là hình thái phổ biến thống trị trong nền sản
xuất hàng hoá nhỏ và trong giai đoạn đầu của chủ nghĩa tư bản tự do cạnh

tranh. Phương pháp inh doanh này bao gồm hai cách thức: kinh doanh theo
phương thức sản xuất hàng hoá nhỏ và inh doanh theo phương thức tư bản
chủ nghĩa. Giữa chúng tuy có sự khác nhau về mục đích và đặc điểm kinh
18


doanh nhưng lại là sự kế tiếp tất yếu của cùng một quá trình phát triển dựa trên
sở hữu tư nhân. Nếu như q trình xã hội hố nhờ hai tác nhân chủ yếu là trao
đổi và tín dụng thì về mặt lịch sử, chính nhờ sự trợ giúp của tư bản thương
nghiệp và tư bản cho vay nặng lãi mà hình thái kinh doanh một chủ đã có sự
chuyển biến về chất. Từ phương thức kinh doanh xé lẻ ruộng đất và phân tán tư
liệu sản xuất trong tay những người tư hữu nhỏ sang phương thức kinh doanh
theo lối tư bản chủ nghĩa bằng q trình tích tụ và tập trung ruộng đất, tư liệu
sản xuất trong tay một số ít người. Cùng với sự phát triển của thị trường thế
giới, quy mô buôn bán và sản xuất đòi hỏi phải tập trung tư bản ngày càng lớn.
Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và đáp ứng được những nhu cầu của thị
trường các hình thức kinh doanh chumg vốn lần lượt ra đời và phát triển.
Từ thế kỷ XVIII, XIX, sự phát triển mạnh mẽ của q trình cơng
nghiệp hố, hiện đại hố, ở các nước châu Âu và Bắc Mỹ với nhu cầu cần tích
tụ vốn để đầu tư sản xuất, đã làm xuất hiện loại hình cơng ty cổ phần. Các
nước tư bản đi đến thoả hiệp với nhau nhằm thu được lợi nhuận tối đa và
bành trướng hơn nữa thế lực kinh tế của mình. Cơng ty CP là hình thức kinh
doanh được ra đời nhằm thoả mãn những nhu cầu này, nó tạo điều kiện thuận
lợi cho việc thu hút và tập trung tư bản. [Quan điểm của C.Mác trong Bản
thảo kinh tế – triết học nă 1844].
Ở Việt Nam, loại hình công ty CP ra đời và phát triển chậm hơn so với
các nước trên thế giới. Ở thời Pháp thuộc do Việt Nam là thuộc địa của Pháp, ở
thời kỳ này có nhiều cơng ty được tổ chức dưới hình thức hội bn. Đó là hình
thức cơng ty đơn giản. Ở miền Bắc sau năm 1954, cho đến khi thống nhất đất
nước, vào năm 1975 và trên phạm vi cả nước sau năm 1975 đến những năm 80

của thế kỷ XX, các hình thức tổ chức, sản xuất, inh doanh trong giai đoạn này,
chủ yếu bao gồm các nhà máy, xí nghiệp quốc doanh, hợp tác xã (đối với thành
phần kinh tế tập thể) và công ty hợp danh (được hình thành từ q trình cải tạo
cơng thương nghiệp XHCN). Từ năm 1986, Đảng và nhà nước ta đề ra đường
19


lối phát triển, nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị
trường có sự quản lý của Nhà nước. Kinh tế tư nhân lần đầu tiên được thừa
nhận vào năm 1988 hi Chính phủ ban hành Nghị định số: 27/HĐBT, cho phép
người dân được mở xí nghiệp tư doanh và cho phép chuyển hợp tác xã thành xí
nghiệp tư nhân. Với việc thừa nhận hình thức đa sở hữu, ghi nhận quyền tự do
kinh doanh của công dân trong Hiến pháp 1992, đã mở đường cho sự ra đời
của các loại hình doanh nghiệp. Ngày 21/12/1990, Luật CT và Luật CTCP
được ban hành thì hình thức CTCP mới chính thức được quy định cụ thể. Sau
gần 10 năm đi vào thực thi Luật CT đã phát huy được vai trị của mình, góp
phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế đất nước, tuy nhiên với thực tiễn kinh
doanh ở thời điểm ln có sự biến đổi, nhiều quy định đã tỏ ra lạc hậu với cách
thức tổ chức công ty theo cơ chế thị trường và theo thông lệ quốc tế. Ngày
12/6/1999, Quốc hội đã thông qua Luật DN để thay thế cho Luật CT và Luật
CTCP. Sau hơn 5 năm đi vào hoạt động đã được bằng luật DN năm 2005.
Ngày 26/11/2014, Quốc hội đã chính thức thơng qua luật DN 2014, có hiệu lực
kể từ ngày 1/7/2015. Luật DN 2014, đã có những quy định mới hướng tới sự
phù hợp với thực tế kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và của các
Cơng ty Cổ phần nói riêng nhằm tháo gỡ nhiều hó hăn, hạn chế góp phần tạo
điều kiện mở ra một môi trường kinh doanh thuận lợi phù hợp với xu hướng
chung của thế giới.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của các Công ty Cổ phần ở Việt Nam
Xuất phát từ thực tế hách quan do đòi hỏi của sự hình thành và phát
triển của nền kinh tế thị trường. Do đó, việc hình thành các Cơng ty Cổ phần

(CTCP ) và vấn đề cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước (DNNN) là tất yếu
đối với quá trình phát triển mạnh của nền kinh tế thị trường ở Việt Nam. Với
những ưu thế vượt trội của mình trong việc huy động được nguồn vốn rộng
rãi trong cơng chúng hơng ít các nhà đầu tư lớn đã lựa chọn mơ hình CTCP
để phát triển.
20


Theo quy định tại điều 110 luật doanh nghiệp 2014 thì Cơng ty Cổ
phần là doanh nghiệp mà trong đó :
+ Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
+ Cổ đơng có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng Cổ đông tối thiểu là 03
và không hạn chế số lượng tối đa;
+ Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản
khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
+ Cổ đơng có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người
khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 119 và khoản 1 Điều 126 của
Luật này;
+ Công ty Cổ phần có tư cách pháp nhân ể từ ngày được cấp Giấy
chứng nhận đăng ý doanh nghiệp.
+ Công ty Cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy
động vốn.
Vì là loại hình cơng ty đối vốn nên truyền thống pháp luật quy định số
thành viên tối thiểu phải có khi thành lập cơng ty. Theo quy định của pháp
luật doanh nghiệp hiện hành thì số lượng Cổ đông trong CTCP tối thiểu là 3
Cổ đông và không giới hạn số lượng tối đa. Vốn điều lệ của CTCP được chia
nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Giá trị mỗi cổ phần được thể hiện ở cổ
phiếu, mỗi cổ phiếu có thể phản ánh mệnh giá của một hay nhiều cổ phần. Cổ
phần mang bản chất là quyền tài sản, nó là phần chia nhỏ nhất của vốn điều lệ
của công ty. Cổ phần là đơn vị biểu hiện quyền sở hữu tài sản trong công ty,

là căn cứ để xác lập tư cách thành viên của công ty. Mệnh giá cổ phần do
công ty quyết định và ghi vào cổ phiếu. Việc góp vốn vào CTCP có thể được
thực hiện bằng cách mua cổ phần, mỗi Cổ đơng có thể mua nhiều cổ phần.
Tuy nhiên pháp luật có thể giới hạn số lượng tối đa cổ phần mà một Cổ đơng
có thể mua nhằm chống lại việc nắm quyền kiểm sốt của cơng ty dựa vào
phần vốn góp.
21


CTCP chịu trách nhiệm bằng chính tồn bộ tài sản của mình đối với
các khoản nợ và nghĩa vụ của cơng ty. Vì khi thực hiện việc góp vốn thì các
Cổ đông tiến hành chuyển nhượng tài sản thuộc sở hữu của mình sang tên
cơng ty. Các Cổ đơng chỉ chịu trách nhiệm tài sản hữu hạn về các nghĩa vụ tài
sản của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào cơng ty. Các cổ đơng chịu
trách nhiệm hữu hạn về các hoản nợ và nghĩa vụ tài sản hác của công ty
trong phạm vi số vốn đã góp (hết giá trị cổ phần mà họ sở hữu). Do có chế độ
trách nhiệm hữu hạn mà cơng ty cổ phần được người inh doanh ưa chuộng.
Tuy nhiên, chế độ trách nhiệm hữu hạn vừa là ưu điểm vừa là nhược điểm.
u điểm ở việc các nhà đầu tư sẽ sẵn dàng đầu tư vào các hu vực rủi ro lớn.
Nhược điểm là dễ gây rủi ro cho hách hàng, chủ nợ.
So với các loại hình cơng ty phổ biến hiện nay ở Việt Nam và trên thế
giới, Công ty Cổ phần (CTCP) ln “có s lượng thành viên rất đơng”. Có
Cơng ty Cổ phần có tới hàng vạn Cổ đơng ở hầu khắp các nước trên thế giới,
vì vậy có khả năng huy động vốn rộng rãi nhất trong công chúng để đầu tư
vào nhiều lĩnh vực hác nhau”. Hơn nữa, Cơng ty Cổ phần là loại hình cơng
ty “có hả năng mở rộng quy mơ vốn thơng qua thị trường chứng hốn”.
Chính vì thế, vấn đề tổ chức quản lý công ty này luôn rất phức tạp. Pháp luật
ở hầu hết các Quốc gia đều quy định cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần với
sự tham gia của khá nhiều cơ quan như: “Chủ sở hữu (cổ đông); Hội đồng
quản trị (HĐQT) hoặc Hội đồng giám sát; Giám đốc điều hành; Ban kiểm

soát đối với cơng ty có số lượng thành viên trên 11 người”. Sự tham gia của
các cơ quan này chủ yếu với mục đích quản lý điều hành, duy trì các hoạt
động kinh doanh của Công ty Cổ phần và mặt hác, còn để giám sát, kiểm tra
lẫn nhau nhằm hạn chế việc lạm dụng quyền lực của từng cơ quan. Hiện nay,
Luật Doanh nghiệp năm 2014 thiết kế hai mơ hình cơ cấu tổ chức của CTCP
để các Cổ đông khi thành lập cơng ty này có quyền lựa chọn:
22