HƯỚNG DẪN TẠM THỜI QUY TRÌNH PHỐI HỢP CUNGCẤP DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GIỮA VNPTVINAPHONE VÀ VNPT TỈNH/THÀNH PHỐ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (938.25 KB, 38 trang )
TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
HƯỚNG DẪN TẠM THỜI QUY TRÌNH PHỐI HỢP CUNG
CẤP DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GIỮA VNPT
VINAPHONE VÀ VNPT TỈNH/THÀNH PHỐ
1
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
I. MỤC ĐÍCH
1. Hướng dẫn có chức năng điều hành các hoạt động liên quan đến quá trình triển khai kỹ
thuật dịch vụ giữa các đơn vị thuộc VNPT VinaPhone và VNPT T/TP nhằm đảm bảo
công tác cung cấp dịch vụ cho khách hàng được thông suốt, đúng tiến độ.
2. Xác định rõ vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và thời gian thực hiện của từng đơn vị
trong hoạt động cung cấp dịch vụ.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
1. VNPT VinaPhone: các Trung tâm kinh doanh Tỉnh/Thành Phố; Ban Khách hàng Tổ
chức, Doanh nghiệp (Trung tâm Giải pháp, Trung tâm Điều hành và hỗ trợ Khách hàng
VIP); Trung tâm hỗ trợ bán hàng Miền Nam, Miền Trung.
2. VNPT Tỉnh/Thành Phố
3. Công ty Phần mềm VNPT – VNPT Soft
III. TÀI LIỆU THAM CHIẾU
1. Quyết định số 504/QĐ-VNPT-CLG ngày 05/05/2016 về việc ban hành quy trình phối
hợp các đơn vị trong cung cấp dịch vụ phần mềm CNTT.
2. Quyết định số 668/QĐ-VNPT VNP-NS ngày 12/05/2016 về việc Phê duyệt mô hình
Kênh bán hàng cho khách hàng tổ chức doanh nghiệp áp dụng trên tồn Tổng Cơng ty
Dịch vụ Viễn thơng.
3. Quyết định số 1833/QĐ-VNPT VNP-KHDN ngày 01/09/2016 về việc Ban hành quy
trình phối hợp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho khách hàng doanh nghiệp.
IV. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT
1. Ban KHDN: Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp- Chi nhánh Tổng công ty Dịch
vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone).
2. TTKD T/TP: Trung tâm Kinh Doanh- VNPT VinaPhone Tỉnh, Thành phố.
3. TTGP: Trung tâm Giải pháp – Ban KHDN
4. TTĐHHT VIP: Trung tâm Điều hành và hỗ trợ Khách hàng VIP.
5. KH: Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp.
6. CSDL: Cơ sở dữ liệu.
7. CRM: Phần mềm quản lý khách hàng (Customer Ralationship Management).
8. VNPT T/TP: Viễn thông Tỉnh/Thành phố
9. VNPT VinaPhone: Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông
10. ĐVCCPM: Đơn vị cung cấp phần mềm
V. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ GIỮA CÁC ĐƠN VỊ
1. Trung tâm kinh doanh T/TP:
-
Chủ trì triển khai dịch vụ trên địa bàn.
2
-
Thực hiện tư vấn, khảo sát thực trạng phát hành hóa đơn của Khách hàng.
-
Thực hiện ký kết hợp đồng với Khách hàng.
-
Thực hiện thu thập thông tin Khách hàng; yêu cầu khởi tạo tài khoản khách
hàng trển hệ thống.
-
Đầu mối chính thực hiện các cơng việc triển khai dịch vụ cho khách hàng.
2. Viễn thơng T/TP:
-
Chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử theo yêu cầu khách hàng (nếu có).
-
Thực hiện cài đặt tool kết xuất dữ liệu cho khách hàng nhóm 2
-
Thực hiện update phần mềm kế tốn cho khách hành nhóm 3 (nếu có)
-
Phối hợp triển khai tích hợp hệ thống cho khách hàng nhóm 4 (khi có yêu
cầu phối hợp, hỗ trợ từ phía TT GP, TTKD T/TP – VNPT VinaPhone)
3. Trung tâm ĐHHT VIP:
-
Đầu mối tiếp nhận yêu cầu khởi tạo dịch vụ cho khách hàng.
-
Thực hiện kiểm tra/trả lời/xử lý yêu cầu của các TTKD T/TP
-
Phản hồi tiến độ thực hiện xử lý yêu cầu của các TTKD T/TP
-
Thông báo tài khoản khách hàng trên hệ thống
4. Trung tâm Giải pháp DN
-
Đầu mối tiếp nhận tất cả các yêu cầu về kỹ thuật dịch vụ
-
Tổ chức đội ngũ kỹ thuật: khởi tạo tài khoản khách hàng trên hệ thống
-
Thông báo tài khoản khách hàng trên hệ thống
-
Thực hiện lên phương án tích hợp cho khách hàng
-
Điều phối các nguồn lực kỹ thuật, hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị triển khai
dịch vụ.
5. VNPT Soft:
VI.
-
Thực hiện việc chỉnh sửa kỹ thuật lõi hệ thống.
-
Phối hợp, hỗ trợ triển khai kỹ thuật
-
Cử người đào tạo kỹ thuật cho các đơn vị
PHÂN LOẠI KHÁCH HÀNG
1. Nhóm 1: Doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp có số lượng hóa đơn dưới 3000 hóa
đơn/năm (khởi tạo hóa đơn trực tiếp thơng qua Portal và tài khoản được VNPT cung
cấp, không cần tích hợp; sử dụng chữ ký số hiện có để ký số hóa đơn)
2. Nhóm 2: Doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn (trên 3000 hóa đơn/năm) và hiện đang
sử dụng phần mềm hóa đơn tự in hoặc đặt in hóa đơn từ đơn vị cung cấp dịch vụ in hóa
đơn. (VNPT xây dựng Tool kết xuất dữ liệu hóa đơn sử dụng chữ ký số hiện có để ký số
hóa đơn, ).
3. Nhóm 3: Doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn (trên 3000 hóa đơn/năm) và hiện đang
sử dụng phần mềm kế tốn thơng dụng như: FAST, EFFECT, BRAVO, … (KH update
3
phần mềm kế tốn.VNPT đang tiến hành hợp tác tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp lên
phần mềm kế tốn).
4. Nhóm 4: Doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn (trên 3000 hóa đơn/năm) và sử dụng
hệ thống ERP phức tạp (đòi hỏi thực hiện khảo sát, lên phương án tích hợp phù hợp
với từng hệ thống).
4
CHƯƠNG II
NỘI DUNG HƯỚNG DẪN PHỐI HỢP CUNG CẤP DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
I.
NHÓM 1: NHÓM KHÁCH HÀNG PHÁT HÀNH SỐ LƯỢNG HĨA ĐƠN ÍT
Phương án triển khai:
- Triển khai theo phương án dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử.
- VNPT thực hiện: cung cấp tài khoản cho Khách hàng phát hành trực tiếp hóa đơn đơn điện tử trên webportal, cài đặt
plugin để ký số hóa đơn.
- Khách hàng sử dụng chữ ký số, token (hiện có hoặc đăng ký mới) để thực hiện ký số hóa đơn
- Khách hàng thực hiện: đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, đăng ký và ký hợp đồng sử dụng dịch vụ
Quy trình phối hợp cung cấp dịch vụ:
5
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 1
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ trì
1
Tiếp nhận u cầu của khách hàng, quản lý và
cập nhật yêu cầu của khách hàng vào cơ sở dữ
liệu.
TTKD T/TP
Ngay lập tức
Trao đổi trực
Ngay khi nhận tiếp
được yêu cầu
Phiếu khảo sát –
BM08
2
Khảo sát số lượng hóa đơn phát hành của KH.
TTKD T/TP
3
Nếu số lượng phát hành hóa đơn phát hành ít.
Dưới 3.000 hóa đơn/năm. Chuyển bước 5: triển
khai dịch vụ cho KH theo hướng phát hành
trực tiếp trên webportal.
Nếu số lượng phát hành hóa đơn của nhiều.
Trên 3.000 hóa đơn/năm. Chuyển bước 4: triển
khai dịch vụ cho KH theo nhóm 2,3,4
TTKD T/TP
4
Triển khai HDDT cho KH theo nhóm 2,3,4.
TTKD T/TP
5
Triển khai dịch vụ cho KH theo phương án
phát hành trực tiếp HDDT trên hệ thống
webportal
TTKD T/TP
6
Đăng ký dịch vụ và mẫu HDDT với KH
KH đăng ký: thông tin đơn vị, số lượng HDDT
phát hành
KH lựa chọ mẫu HDDT có sẵn trên hệ thống
hoặc đăng ký mẫu HDDT theo mẫu của đơn vị
TTKD T/TP
Đơn vị
p/h
Thời gian
hồn thành
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
Qua điện thoại
Gặp trực tiếp
Quy trình cung
cấp dịch vụ theo
nhóm 2.3.4
3h
KH
1 ngày
Phiếu đăng ký
dịch vụ - BM01
Mẫu hóa đơn
(nếu KH yêu
cầu thiết kế theo
mẫu hóa đơn
KH đang áp
dụng)
6
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 1
Mã
bước
7
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ trì
Tiếp nhận u cầu đăng ký khởi tạo tài khoản
của KH trên hệ thống HDDT
TTĐHHT VIP
Phản hồi tiến độ thực hiện việc xử lý yêu cầu
của khách hàng
TTĐHHT VIP
Đơn vị
p/h
Thời gian
hoàn thành
Hệ thống CRM
LT Thanh
của Ban KHDN
1h
Phiếu đăng ký
dịch vụ - BM01
Mẫu hóa đơn
(nếu KH yêu
LT Thanh
cầu thiết kế theo
mẫu hóa đơn
KH đang áp
dụng)
Chuyển yêu cầu khởi tạo tài khoản
9
Thực hiện khởi tạo tài khoản cho KH trên hệ
thống theo phiếu yêu cầu khởi tạo tài khoản
TT GP
1 ngày (3 ngày
nếu chưa có
admin tool)
10
Thông báo tài khoản KH trên hệ thống
TT GP
1 ngày
11
Tiếp nhận và thông báo tài khoản HDDT của TTĐHHT VIP
KH
Thông báo tài khoản mẫu HDDT cho KH. KH
phát hành, chạy thử hệ thống HDDT
TTKD T/TP
13
Tiếp nhận và thông báo yêu cầu chỉnh sửa mẫu
TTKD T/TP
Đầu mối thực
hiện
4h
8
12
Hình thức trao
đổi thơng tin
4h
HV Nguyên
HV Nguyên
Văn bản
Hệ thống CRM
của Ban KHDN LT Thanh
Ngay sau khi
nhận được tài
khoản.
Thời gian KH
LT Thanh
thử nghiệm hệ
thống tối đa: 7
ngày
2h
Hệ thống CRM
7
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 1
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ trì
Đơn vị
p/h
Thời gian
hồn thành
HDDT nếu KH có yêu cầu
14
15
Tiếp nhận, điều phối yêu cầu chỉnh sửa mẫu
HDDT và thông báo kết quả thực hiện.
Hướng điều chuyển:
- Ưu tiên: điều chuyển VNPT T/TP thực hiện
chỉnh sửa.
- Trong trường hợp VNPT T/TP không thực
hiện được, chuyển Đại lý thực hiện chỉnh sửa
Tiếp nhận và phản hồi thực hiện chỉnh sửa
mẫu hóa đơn cho KH.
Nếu VNPT T/TP thực hiện được. Thông báo lại
TTGP về khả năng chỉnh sửa và thời gian, kết
quả thực hiện.
TT GP
4h
Thời hạn phản
hồi thông tin thực
hiện chỉnh sửa
≥4h
Theo thực tế phát
sinh xác định
khối lượng cơng
việc
VNPT T/TP
Thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn theo yêu cầu
khách hàng
16
17
Trong trường hợp VNPT T/TP phản hồi khơng
thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn cho khách
hàng.
TT GP thực hiện điều chuyển yêu cầu chỉnh
sửa sang Đại lý thực hiện.
Đại lý thực hiện chỉnh sửa, thông báo lại thời
gian và kết quả thực hiện
Nghiệm thu và thông báo KH phát hành chính
thức HDDT
TT GP
TTKD T/TP
Đại lý
Hình thức trao
đổi thông tin
của Ban KHDN
Hệ thống CRM
của Ban KHDN HV Nguyên
Email:
thông
báo lại thời gian
dự kiến hoàn
thành với TT GP
2h sau khi nhận
được phản hồi từ Email
VNPT T/TP
1 ngày sau khi
khách hàng chạy
Đầu mối thực
hiện
HV Nguyên
Hệ thống CRM
của Ban KHDN
8
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 1
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ trì
18
Thực hiện chuyển đổi hệ thống chính thức cho
KH phát hành hóa đơn điện tử
VNPT Soft
Đơn vị
p/h
Thời gian
hồn thành
thử nghiệm và
khơng cịn u
cầu chỉnh sửa
Trong vịng 3
ngày kể tử khi
nhận được
nghiệm thu và
thơng báo từ
TTKD T/TP
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
Hệ thống CRM
LT Quang
của Ban KHDN
9
II.
NHÓM 2: NHÓM KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG TOOL KẾT XUẤT DỮ LIỆU HÓA ĐƠN
Phương án triển khai:
- Triển khai theo phương án dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử.
- VNPT thực hiện: cung cấp Tool cài đặt trên máy tính để phát hành hóa đơn điện tử.
- Khách hàng thực hiện: kết xuất dữ liệu từ phần mềm quản lý liên quan; sử dụng Tool kết xuất dữ liệu do VNPT cung cấp
để phát hành HDDT
Quy trình phối hợp cung cấp dịch vụ:
10
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 2
Mã
Chi tiết cơng việc
bước
1
Tiếp nhận u cầu của khách hàng, quản lý
và cập nhật yêu cầu của khách hàng vào cơ
Đơn vị chủ
trì
TTKD T/TP
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Ngay lập tức
Hình thức trao
đổi thơng tin
Qua điện thoại
Gặp trực tiếp
Đầu mối thực
hiện
11
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 2
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
sở dữ liệu.
2
Khảo sát số lượng hóa đơn phát hành của
KH.
TTKD T/TP
3
Nếu số lượng phát hành hóa đơn phát hành
ít. Dưới 3.000 hóa đơn/năm. Chuyển bước 4:
triển khai dịch vụ cho KH theo hướng phát
hành trực tiếp trên webportal. Quy trình cung
cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 1.
Nếu số lượng phát hành hóa đơn của nhiều.
Trên 3.000 hóa đơn/năm. Chuyển bước 5:
thực hiện khảo sát phần mềm quản lý của
KH (phần mềm kế toán, CRM, bán hàng…)
TTKD T/TP
Ngay khi
nhận được
yêu cầu
TTKD T/TP
4
Triển khai HDDT cho KH theo nhóm 1.
5
Thực hiện khảo sát phần mềm quản lý của
KH (phần mềm kế toán, CRM, bán hàng…)
TTKD T/TP
Ngay khi
nhận được
yêu cầu KH
Kết quả khảo sát phần mềm liên quan:
- Nếu phần mềm đang sử dụng của KH là
phần mềm đóng, khơng thể thực hiện chỉnh
sửa, kết nối được hoặc các phần mềm không
phải là các phần mềm của các nhà cung cấp
đang hợp tác với VNPT như Fast, Effect,
Bravo thì chuyển bước 8.
TTKD T/TP
1 ngày
6
Trao đổi trực tiếp
Phiếu khảo sát –
BM08
Quy trình cung
cấp dịch vụ theo
nhóm 1
Phiếu khảo sát –
BM08
Trao đổi trực tiếp
12
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 2
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
- Nếu phần mềm đang sử dụng của KH là
phần mềm có thể thực hiện chỉnh sửa, kết nối
được hoặc phần mềm của các nhà cung cấp
đang hợp tác với VNPT như Fast, Effect,
Bravo thì chuyển bước 7.
7
8
9
10
Triển khai dịch vụ cho KH theo nhóm 3,4
TTKD T/TP
Triển khai dịch vụ cho KH theo phương án
phát hành qua tool kết xuất dữ liệu
Đăng ký dịch vụ, mẫu HDDT và yêu cầu cài
đặt tool kết xuất dữ liệu cho KH
KH đăng ký: thông tin đơn vị, số lượng
HDDT phát hành
KH lựa chọn mẫu HDDT có sẵn trên hệ
thống hoặc đăng ký mẫu HDDT theo mẫu
của đơn vị
Tiếp nhận yêu cầu đăng ký khởi tạo tài
khoản của KH trên hệ thống HDDT
TTKD T/TP
11
Chuyển yêu cầu khởi tạo tài khoản
12
Thực hiện khởi tạo tài khoản cho KH trên hệ
thống theo phiếu yêu cầu khởi tạo tài khoản
TTKD T/TP
TTĐHHT
VIP
TTĐHHT
VIP
TT GP
Quy trình cung
cấp dịch vụ theo
nhóm 3,4
3h
KH
Phiếu đăng ký
dịch vụ - BM01
Mẫu hóa đơn (nếu
1 ngày
KH yêu cầu thiết
kế theo mẫu hóa
đơn KH đang áp
dụng)
Hệ thống CRM
4h
LT Thanh
của Ban KHDN
Phiếu đăng ký
dịch vụ - BM01
Mẫu hóa đơn (nếu
1h
KH yêu cầu thiết LT Thanh
kế theo mẫu hóa
đơn KH đang áp
dụng)
1 ngày (3
HV Nguyên
ngày
nếu
13
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 2
Mã
bước
13
14
15
Chi tiết cơng việc
Thơng báo tài khoản KH trên hệ thống
Tiếp nhận, điều phối cài đặt tool kết xuất dữ
liệu và thông báo kết quả thực hiện.
Hướng điều chuyển:
- Ưu tiên: điều chuyển VNPT T/TP thực hiện
chỉnh sửa.
- Trong trường hợp VNPT T/TP không thực
hiện được, chuyển Đại lý thực hiện chỉnh sửa
Tiếp nhận và phản hồi thực hiện cài đặt tool
kết xuất
Nếu VNPT T/TP thực hiện được. Thông báo
lại TTGP về khả năng chỉnh sửa và thời gian,
kết quả thực hiện.
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
16
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
TT GP
1 ngày
Văn bản
HV Nguyên
TT GP
4h
Văn bản
HV Nguyên
Thời
hạn
phản
hồi
thông tin thực Email
hiện
chỉnh
sửa ≥4h
Email: thông báo
1 ngày sau
lại thời gian dự
khi chấp nhận
kiến cài đăt cho
thực hiện
KH
VNPT T/TP
Thực hiện cài đặt tool kết xuất dữ liệu cho
khách hàng
Trong trường hợp VNPT T/TP phản hồi
không thực hiện cài đặt cho khách hàng.
TT GP thực hiện điều chuyển yêu cầu cài đặt
cho Đại lý thực hiện.
Đại lý thực hiện cài đặt và thơng báo lại kết
quả thực hiện
Thời gian
hồn thành
chưa
có
admin tool)
TT GP
Đại lý
2h sau khi
nhận
được
phản hồi từ
VNPT T/TP
HV Nguyên
14
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 2
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
17
Tiếp nhận và thơng báo tài khoản HDDT của
KH
TTĐHHT
VIP
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
4h
Hình thức trao
Đầu mối thực
đổi thông tin
hiện
Hệ thống CRM
của Ban KHDN
LT Thanh
18
Thông báo tài khoản, mẫu HDDT và tool kết
xuất dữ liệu cho KH chạy thử hệ thống
TTKD T/TP
Ngay sau khi
nhận được tài
khoản.
Thời gian KH
thử nghiệm
hệ thống tối
đa: 7 ngày
19
Tiếp nhận và thơng báo u cầu chỉnh sửa
mẫu HDDT nếu KH có yêu cầu
TTKD T/TP
2h
Hệ thống CRM
của Ban KHDN
4h
Hệ thống CRM
của Ban KHDN
HV Nguyên
20
21
Tiếp nhận, điều phối yêu cầu chỉnh sửa mẫu
HDDT và thông báo kết quả thực hiện.
Hướng điều chuyển:
- Ưu tiên: điều chuyển VNPT T/TP thực hiện
chỉnh sửa.
- Trong trường hợp VNPT T/TP không thực
hiện được, chuyển Đại lý thực hiện chỉnh sửa
Tiếp nhận và phản hồi thực hiện chỉnh sửa
mẫu hóa đơn cho KH.
Nếu VNPT T/TP thực hiện được. Thông báo
lại TTGP về khả năng chỉnh sửa và thời gian,
kết quả thực hiện.
Thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn theo yêu
TT GP
VNPT T/TP
Thời hạn
phản hồi
thông tin thực Email
hiện chỉnh
sửa ≥4h
Theo thực tế Email: thông báo
15
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 2
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
cầu khách hàng
22
Trong trường hợp VNPT T/TP phản hồi
không thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn cho
khách hàng.
TT GP thực hiện điều chuyển yêu cầu chỉnh
sửa sang Đại lý thực hiện.
Đại lý thực hiện chỉnh sửa và thông báo lại
kết quả thực hiện
TT GP
23
Nghiệm thu và thơng báo KH phát hành
chính thức HDDT
TTKD T/TP
24
Thực hiện chuyển đổi hệ thống chính thức
cho KH phát hành hóa đơn điện tử
VNPT Soft
Đại lý
Thời gian
hồn thành
phát sinh xác
định khối
lượng công
việc
2h sau khi
nhận được
phản hồi từ
VNPT T/TP
1 ngày sau
khi khách
hàng chạy
thử nghiệm
và khơng cịn
u cầu chỉnh
sửa
Trong vịng 3
ngày kể từ
khi nhận
được nghiệm
thu và thơng
báo từ TTKD
T/TP
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
lại thời gian dự
kiến hồn thành
với TT GP
HV Nguyên
Hệ thống CRM
của Ban KHDN
Hệ thống CRM
LT Quang
của Ban KHDN
16
III.
NHÓM 3: NHÓM KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM CỦA CÁC NCC ĐANG HỢP TÁC VỚI VNPT
Phương án triển khai:
- Triển khai theo phương án dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử.
- Các đơn vị phối hợp với VNPT (Fast, Effect, Bravo): cung cấp bản update để KH cài đặt trên máy tính để phát hành hóa
đơn điện tử.
- Khách hàng thực hiện: update phần mềm để phát hành HDDT.
Quy trình phối hợp cung cấp dịch vụ:
17
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 3
Mã
Chi tiết cơng việc
bước
1
Tiếp nhận u cầu của khách hàng, quản lý
và cập nhật yêu cầu của khách hàng vào cơ
Đơn vị chủ
trì
TTKD T/TP
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Ngay lập tức
Hình thức trao
đổi thơng tin
Qua điện thoại
Gặp trực tiếp
Đầu mối thực
hiện
18
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 3
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
sở dữ liệu.
Ngay khi
nhận được
yêu cầu
2
Khảo sát số lượng hóa đơn phát hành của
KH.
TTKD T/TP
3
Nếu số lượng phát hành hóa đơn phát hành ít.
Dưới 3.000 hóa đơn/năm. Chuyển bước 4:
triển khai dịch vụ cho KH theo hướng phát
hành trực tiếp trên webportal. Quy trình cung
cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 1.
Nếu số lượng phát hành hóa đơn của nhiều.
Trên 3.000 hóa đơn/năm. Chuyển bước 5:
thực hiện khảo sát phần mềm quản lý của KH
(phần mềm kế toán, CRM, bán hàng…)
TTKD T/TP
4
Triển khai HDDT cho KH theo nhóm 1.
TTKD T/TP
5
Thực hiện khảo sát phần mềm quản lý của
KH (phần mềm kế toán, CRM, bán hàng…)
TTKD T/TP
Ngay khi
nhận được
yêu cầu KH
Kết quả khảo sát phần mềm liên quan:
- Nếu phần mềm đang sử dụng của KH là
phần mềm của các nhà cung cấp đang hợp tác
với VNPT như Fast, Effect, Bravo thì chuyển
bước 8.
TTKD T/TP
1 ngày
6
Trao đổi
trực
tiếp
Phiếu khảo sát –
BM08
Quy trình cung
cấp dịch vụ theo
nhóm 1
Phiếu khảo sát –
BM08
Trao đổi
trực
tiếp
19
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 3
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
- Nếu phần mềm đang sử dụng của KH
không phải là phầ n mềm của các nhà cung
cấp đang hợp tác với VNPT như Fast, Effect,
Bravo thì chuyển bước 7.
7
8
9
10
Triển khai dịch vụ cho KH theo nhóm 2
Triển khai dịch vụ cho KH theo phương án
update phàn mềm, kết nối hệ thống đang sử
dụng với hệ thống HDDT.
Đăng ký dịch vụ, mẫu HDDT và yêu cầu
update phần mềm cho KH
KH đăng ký: thông tin đơn vị, số lượng
HDDT phát hành
KH lựa chọn mẫu HDDT có sẵn trên hệ
thống hoặc đăng ký mẫu HDDT theo mẫu
của đơn vị
Tiếp nhận yêu cầu đăng ký khởi tạo tài khoản
của KH trên hệ thống HDDT
11
Chuyển yêu cầu khởi tạo tài khoản
12
Thực hiện khởi tạo tài khoản cho KH trên hệ
thống theo phiếu yêu cầu khởi tạo tài khoản
Quy trình cung
cấp dịch vụ theo
nhóm 2
TTKD T/TP
TTKD T/TP
TTKD T/TP
TTĐHHT
VIP
TTĐHHT
VIP
TT GP
3h
KH
Phiếu đăng ký
dịch vụ - BM01
Mẫu hóa đơn
1 ngày
(nếu KH yêu cầu
thiết kế theo mẫu
hóa đơn KH đang
áp dụng)
Hệ thống CRM
4h
LT Thanh
của Ban KHDN
Phiếu đăng ký
dịch vụ - BM01
Mẫu hóa đơn
1h
(nếu KH yêu cầu LT Thanh
thiết kế theo mẫu
hóa đơn KH đang
áp dụng)
1 ngày (3
HV Nguyên
ngày
nếu
20
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 3
Mã
bước
13
14
15
Chi tiết cơng việc
Thơng báo tài khoản KH trên hệ thống
Tiếp nhận yêu cầu update phần mềm của KH
chuyển yêu cầu update và thông báo kết quả
thực hiện
Tiếp nhận yêu cầu update phần mềm cho KH
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
chưa
có
admin tool)
Đầu mối thực
hiện
TT GP
1 ngày
Văn bản
HV Ngun
TTGP
4h
Văn bản
HV Nguyên
ĐVCCPM
4h
16
Thực hiện update phần mềm cho KH và
thông báo kết quả thực hiện
ĐVCCPM
1 ngày
17
Tiếp nhận và thông báo tài khoản HDDT của
KH
TTĐHHT
VIP
4h
18
Thông báo tài khoản, mẫu HDDT cho KH
chạy thử hệ thống
TTKD T/TP
19
Tiếp nhận và thông báo yêu cầu chỉnh sửa
mẫu HDDT nếu KH có yêu cầu
TTKD T/TP
Tiếp nhận, điều phối yêu cầu chỉnh sửa mẫu
HDDT và thông báo kết quả thực hiện.
Hướng điều chuyển:
- Ưu tiên: điều chuyển VNPT T/TP thực hiện
TT GP
20
Hình thức trao
đổi thơng tin
Email: thơng báo
lại thời gian thực
hiện cho KH
Hệ thống CRM
của Ban KHDN
LT Thanh
Ngay sau khi
nhận được tài
khoản.
Thời gian KH Email
thử nghiệm
hệ thống tối
đa: 7 ngày
Hệ thống CRM
2h
của Ban KHDN
4h
Hệ thống CRM HV Nguyên
của Ban KHDN
21
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 3
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
chỉnh sửa.
- Trong trường hợp VNPT T/TP không thực
hiện được, chuyển Đại lý thực hiện chỉnh sửa
Tiếp nhận và phản hồi thực hiện chỉnh sửa
mẫu hóa đơn cho KH.
21
Nếu VNPT T/TP thực hiện được. Thông báo
lại TTGP về khả năng chỉnh sửa và thời gian,
kết quả thực hiện.
Thời
hạn
phản
hồi
thông tin thực
hiện
chỉnh
sửa ≥4h
Theo thực tế
phát sinh xác
định khối
lượng cơng
việc
VNPT T/TP
Thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn theo yêu
cầu khách hàng
22
23
Trong trường hợp VNPT T/TP phản hồi
không thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn cho
khách hàng.
TT GP thực hiện điều chuyển yêu cầu chỉnh
sửa sang Đại lý thực hiện.
Đại lý thực hiện chỉnh sửa và thông báo kết
quả thực hiện
Nghiệm thu và thơng báo KH phát hành
chính thức HDDT
TT GP
TTKD T/TP
Đại lý
2h sau khi
nhận được
phản hồi từ
VNPT T/TP
Email: thơng báo
lại thời gian dự
kiến hồn thành
với TT GP
HV Nguyên
1 ngày sau
Hệ thống CRM
khi khách
của Ban KHDN
hàng chạy thử
nghiệm và
khơng cịn
u cầu chỉnh
22
Diễn giải Quy trình cung cấp dịch vụ HDDT – Nhóm 3
Mã
bước
Chi tiết cơng việc
Đơn vị chủ
trì
24
Thực hiện chuyển đổi hệ thống chính thức
cho KH phát hành hóa đơn điện tử
VNPT Soft
Đơn vị p/h
Thời gian
hồn thành
sửa
Trong vịng 3
ngày kể từ
khi nhận
được nghiệm
thu và thơng
báo từ TTKD
T/TP
Hình thức trao
đổi thơng tin
Đầu mối thực
hiện
Hệ thống CRM
LT Quang
của Ban KHDN
23
IV.
NHÓM 4: NHÓM KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ PHỨC TẠP
Phương án triển khai:
- Triển khai theo phương án dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử.
- Khách hàng sử dụng hệ thống nghiệp vụ quản lý đặc thù, phức tạp và chuyên dụng
- VNPT thực hiện khảo sát, lên phương án tích hợp phù hợp với từng hệ thống
Quy trình phối hợp cung cấp dịch vụ:
24
25
