Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

--------/--------

-----/-----

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TỪ THỊ KIM NGÂN

ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

--------/--------

-----/-----

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TỪ THỊ KIM NGÂN

ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI - NĂM 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.
Các nội dung nghiên cứu và kết quả, số liệu được sử dụng trong luận văn là
trung thực có nguồn gốc rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác
nhau có ghi trong phần tài liệu tham khảo.
Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình!
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Từ Thị Kim Ngân


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành luận văn này, tơi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình, quý
báu của các thầy cô giáo, lãnh đạo cơ quan, bạn bè, đồng nghiệp.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc, Quý thầy cô khoa
sau đại học, khoa Văn bản và Cơng nghệ hành chính cùng Lãnh đạo các khoa,
phịng tại Học viện Hành chính Quốc gia, cơ chủ nhiệm lớp đã tận tình giảng
dạy và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập,
nghiên cứu tại học viện.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS. TS Nguyễn Thị Thu Vân
- Trưởng khoa Văn bản và Công nghệ hành chính - Học viện Hành chính
Quốc gia đã tận tình hướng dẫn tơi trong suốt q trình thực hiện và hồn thiện
luận văn.
Tơi cũng xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đang công tác tại Bộ
Kế hoạch và Đầu tư, những người đã chia sẻ kinh nghiệm trong việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đồng thời cũng tạo điều kiện
tốt nhất cho tơi hồn thành luận văn này.
Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình đã ln tạo điều kiện tốt
nhất cho tôi trong cuộc sống cũng như trong suốt quá trình cơng tác, học tập.
Do điều kiện và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận
văn không tránh khỏi những thiếu sót. Tơi kính mong nhận được sự đóng góp
của các thầy cơ giáo, bạn bè và đồng nghiệp.
Hà Nội, ngày

tháng

Tác giả

Từ Thị Kim Ngân

năm


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Bộ KH&ĐT

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

CBCCVC

Cán bộ, cơng chức, viên chức

CNH - HĐH

Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

KT - XH

Kinh tế - Xã hội

PMQLVB

Phần mềm quản lý văn bản


DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

Tên bảng

Trang

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng văn bản đến

58

Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn bản gửi đi

62


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn ................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn ............................................ 4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ................................................... 6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 6
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 7
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn: ................................................ 7
7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 8
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ ..................... 9
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản ....................................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 9
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ................................................................ 10
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản ............................................ 11
1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến ................................................ 12
1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi ................................................... 14
1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ ................................................................... 16

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành
chính nhà nước ............................................................................................. 17
1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 17
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
cơ quan hành chính nhà nước ...................................................................... 17
1.2.3. Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) trong quản lý
văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước .................................................... 19
1.2.4. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại cơ quan hành chính nhà nước........................................................... 21
1.2.5. Quy trình chung quản lý văn bản trong môi trường mạng ................ 24
1.3. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Bộ ..................................................................................................... 28
1.3.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ ................................................... 28


1.3.2. Nội dung triển khai ............................................................................ 29
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại Bộ.................................................................................. 30
1.5. Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và
bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư ................................................... 33
1.5.1. Bài học kinh nghiệm .......................................................................... 33
1.5.2. Bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư ........................................ 35
Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................. 38
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ
ĐẦU TƢ .............................................................................................. 39
2.1. Khát quát về cơ quan Bộ kế hoạch và Đầu tư và Phịng Hành chính
thuộc Văn phịng Bộ Kế hoạch và Đầu tư: .................................................. 39
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: . 39
2.1.2. Phịng Hành chính thuộc Văn phịng Bộ Kế hoạch và Đầu tư: ......... 41

2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Kế hoạch và Đầu tư ...................................................................................... 42
2.2.1. Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
Bộ KH&ĐT .................................................................................................. 42
2.2.2. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư .................................................................... 46
2.2.3. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ 50
2.3. Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản ......................................... 52
2.3.1. Quản lý văn bản đến .......................................................................... 52
2.3.2. Quản lý Văn bản đi ............................................................................ 58
2.3.3. Quản lý Văn bản nội bộ ..................................................................... 62
2.4. Nhận xét thực trạng ............................................................................... 65
2.4.1. Kết quả đạt được ................................................................................ 65
2.4.2. Hạn chế .............................................................................................. 74
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 76
2.5. Nhận xét chung ..................................................................................... 77


Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................. 79
Chƣơng 3. TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ
KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ ................................................................ 80
3.1. Chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tư .... 80
3.2. Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư........................................... 84
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh
đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư ......................................................................... 84
3.2.2. Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của Lãnh đạo
Bộ với ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản ..................... 92
3.2.3. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng

công nghệ thông tin trong quản lý văn bản .................................................. 93
3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển cơng nghệ
thơng tin ....................................................................................................... 95
3.2.6. Đảm bảo an tồn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ quan
nhà nước ....................................................................................................... 97
3.2.7. Hợp tác và hội nhập về công nghệ thông tin ..................................... 98
3.3. Khuyến nghị .......................................................................................... 99
3.3.1. Với Bộ Kế hoạch và Đầu tư ............................................................... 99
3.3.2. Với các cơ quan quản lý nhà nước nói chung .................................. 100
Tiểu kết chƣơng 3 ........................................................................... 102
KẾT LUẬN ..................................................................................... 103
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................... 104


MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn
Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trị và vị trí của cơng
tác văn thư đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hố, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất
công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng
việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút
kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật
những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Cơng nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản trong đó có cơng tác cơng tác văn thư là
nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải quyết một cách
nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính
khoa học, tính hiện đại trong giải quyết cơng việc. Đây cũng là một vấn đề
được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính
1


thời đại góp một phần khơng nhỏ vào q trình hoạt động của một cơ quan,
đơn vị.
Trong chương trình tổng thể Cải cách hành chính Nhà nước ta giai
đoạn 2011 - 2020 (Nghị quyết số 30c NQ-CP ngày 08 11 2011) đã xác định
hướng đến xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh, hiện đại
hóa và hoạt động có hiệu lực, hiệu quả cao để phục vụ nhân dân, xã hội, các
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta đã chú trọng đến việc nâng
cao cơng tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là cần
nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn thư; đổi mới và nâng cao chất
lượng xây dựng và ban hành văn bản. Công tác văn thư là một hoạt động
không thể thiếu; ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, hiệu quả hoạt
động ở mỗi cơ quan, đơn vị.
Để cụ thể hóa một số định hướng và nội dung cho việc đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển CNTT, ngày 15 4 2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số
26/NQ-CP về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 36-NQ/TW.
Chương trình hành động của Chính phủ đặt mục tiêu thể chế hóa và thực hiện

đầy đủ các quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra trong Nghị
quyết 36, thực hiện thành công nhiệm vụ đưa Việt Nam sớm trở thành nước
mạnh về CNTT và truyền thông. Một trong những mục tiêu đề ra tại Nghị quyết
36 của Chính phủ về Chính phủ điện tử là “đến hết năm 2017 Việt Nam nằm
trong nhóm 3 quốc gia đứng đầu ASEAN về chỉ số dịch vụ công trực tuyến
(OSI) và chỉ số phát triển Chính phủ điện tử (EDGI) của Liên Hợp Quốc”.
Cơng tác quản lý văn bản có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý của các cơ quan. Bởi vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý
văn bản là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành
chính văn phịng. Ứng dụng CNTT cho phép thay thế lao động thủ cơng bằng
tay sang tự động hóa máy móc nhiều khâu như soạn thảo và ban hành văn
bản, quản lý văn bản, kiểm tra tìm kiếm văn bản, cung cấp thơng tin văn bản
… Như vậy, sẽ đảm bảo cung cấp thơng tin đầy đủ chính xác, kịp thời, nhanh
2


chóng và hỗ trợ lãnh đạo rất lớn trong quá trình ra quyết định và điều hành
cơng việc. Từ đó, hoạt động quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao, điều kiện
làm việc của cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư được cải
thiện, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; thêm vào đó là góp
phần tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, khoa học và hiện đại.
Đặc biệt, những năm gần đây sự tác động mạnh mẽ của cuộc cách
mạng công nghiệp 4.0 lên mọi mặt của đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội; từ các cơ quan đến các doanh nghiệp và nó cũng làm thay đổi nhiều
đến cách thức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước. Đó là việc ứng
dụng thơng tin ngày càng sâu rộng trong quản lý văn bản. Những thay đổi
đang diễn ra trong lĩnh vực CNTT hiện nay đang tạo ra những khả năng mới
trong xử lý thông tin quản lý. Trong điều kiện mới này, không chỉ diễn ra sự
chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống
sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của q trình

quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ chức giải quyết văn bản.
Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay
thế máy chữ trước đây thì hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử
dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển
đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.
Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và Chính phủ, việc ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được ứng dụng rộng rãi tại Bộ Kế
hoạch và Đầu tư (Bộ KH&ĐT). Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần phải
khắc phục trong thời gian tới.
Thứ nhất, đó là việc q tải trong q trình xử lý thơng tin. Hàng ngày
văn thư Bộ phải tiếp nhận một khối lượng lớn công văn, giấy tờ từ các cơ
quan, đơn vị khác nhau gửi đến gây khó khăn khơng nhỏ trong q trình xử lý
thơng tin của văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn bản khơng được chỉ
đạo kịp thời. Do vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Bộ
3


KH&ĐT là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản, góp phần
tăng cường hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Thứ hai, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đến,
văn bản đi chưa phát huy được hiệu quả. Công chức làm công tác văn thư vẫn
phải sử dụng nhiều loại sổ sách ghi chép, gây ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý
công việc. Việc nhầm lẫn số liệu, số hiệu văn bản không thể tránh khỏi do
hiện nay việc lấy số văn bản đều thực hiện bằng tay và sổ sách. Công chức
làm công tác văn thư khơng thể chủ động được trong q trình tiếp nhận và
xử lý công văn gấp nếu lãnh đạo đi vắng.
Thứ ba, phần mềm dùng chung trong quản lý văn bản chỉ áp dụng cho
việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư, chưa kết nối được với
các phần mềm, hệ dữ liệu khác. Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là
thao tác hầu hết đều sử dụng trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ

quan bị mất mạng thì tồn bộ hệ thống sẽ phải dừng hoạt động.
Xuất phát từ vị trí là cơng chức thực hiện cơng tác văn thư và những
hạn chế nêu trên đã đặt ra yêu cầu phải có hướng giải quyết phù hợp để cơng
văn được xử lý nhanh chóng nhất; giảm áp lực cho cán bộ làm công tác văn
thư và cũng để ứng dụng CNTT trong công việc theo kịp thời đại. Khi tiếp
nhận văn bản giấy sẽ được gắn số trên hệ thống và người sử dụng chỉ cần truy cập
mạng là có thể xử lý công việc được giao. Bởi vậy, từ thực tế công việc tác giả
chọn đề tài: “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến,
văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ” là đề tài luận văn thạc sỹ của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu
khá nhiều ở các trường, học viện và một số cơ quan Nhà nước. Ứng dụng
CNTT ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng
sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy CNH - HĐH đất nước. Vì vậy, có rất
nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề ứng dụng CNTT. Tuy nhiên,
4


những đề tài này tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nước hay ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư nói chung.
Năm 2008 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia
có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phương pháp quản lý văn
bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”;
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Mai Lan (2011) “Ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài
nguyên và Môi trường”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính cơng, Học
viện Hành chính;
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Tạ Tuyết Nhung (2015) “Ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”, Luận
văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành chính;

“Cách mạng cơng nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức
giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu
Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ
tháng 12/2017.
Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác
động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Bộ Nội vụ;
Ngoài ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu,
chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng CNTT và xây dựng
Chính phủ điện tử trong thời gian qua.
Các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của
công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi. Các nghiên cứu trên có phạm vi
nghiên cứu khá rộng ở tầm tổng quát, còn đối với một đơn vị cụ thể như Bộ
KH&ĐT thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có cơng trình hay đề tài nào đề
cập một cách chun sâu về vấn đề ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
đến, văn bản đi.
5


3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
3.1 Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản
đến, văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến,
văn bản đi tại Bộ KH&ĐT. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT ngày càng hiệu quả, chất
lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi.
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi có hiệu quả tại Bộ.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn

bản đi tại Bộ KH&ĐT; và đánh giá kết quả, hạn chế, nguyên nhân của những
thực trạng đó.
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng CNTT để quản lý
văn bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại
cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý văn
bản đến, văn bản đi cơ quan Bộ KH&ĐT.
Về thời gian: Từ năm 2006, Bộ KH&ĐT đã ứng dụng phần mềm quản
lý văn bản và hồ sơ công việc. Đến năm 2012, dựa trên đề án tin học hóa quản
lý hành chính của Bộ thì Trung tâm tin học đã nâng cấp phần mềm. Trong
luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống
quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại Bộ KH&ĐT từ năm 2012 đến nay.
6


5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ bản của chủ
nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống
những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về xây dựng Chính phủ
điện tử, về mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ
quan hành chính Nhà nước nhằm hướng tới phát triển Chính phủ điện tử.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn này sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp.
Ngồi ra luận văn sử dụng phương pháp quan sát thực tế, thống kê, so sánh.
Cụ thể là: từ các cơ sở lý luận, căn cứ vào quan sát tình hình thực tế
của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT;

thống kê tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ
đó nêu ra giải pháp, kiến nghị.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn:
6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về: văn bản, văn bản đến, văn bản đi,
CNTT, ứng dụng CNTT.
6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn
- Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp ứng dụng
CNTT trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan Bộ KH&ĐT. Kết quả
nghiên cứu của luận văn hy vọng sẽ là cơ sở tham khảo cho việc đưa ra chính
sách nhằm nâng cao vai trị, nhận thức về ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản của cán bộ cơng chức tại Bộ.
- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu và
thực thi cơng vụ cho các cơ quan hành chính nhà nước.
7


7. Kết cấu của luận văn
Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại Bộ.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Chương 3: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

8


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ

1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo
từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về
từ này. Dưới góc độ ngơn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản phẩm lời
nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh về hình thức, trọn
vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ”. Dưới góc độ
văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin
được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính học thì văn
bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ cơng văn, giấy tờ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với nghĩa này thì các chỉ
thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thơng báo...được hình thành trong hoạt
động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản.
Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng
rộng rãi trong thời đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định số 64 2007 NĐCP về ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nhà nước, “Văn bản điện
tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thơng điệp dữ liệu. Như vậy, với tính
chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo
yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối
tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại
hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công
đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ
điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ và
các cơng nghệ tích hợp.
9


1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý

lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn
lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường
luôn biến động.
Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công
việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý
văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo.
Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời
điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn
bản trả lời, tức là tồn bộ vịng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ
chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ
thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm
văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, cơng tác quản lý văn bản nói
riêng và cơng tác văn thư đều có vai trị quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp
thời, đảm bảo an tồn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của cơng
tác văn thư nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm
một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, công
tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một
bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
quản lý nhà nước.
10

1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản
Trong q trình thực hiện các nội dung cơng việc, việc quản lý văn bản
đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
- Nhanh chóng:
Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan. Giải
quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ
quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn
kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
- Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói
chung, việc quản lý văn bản nói riêng.
Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác, phù
hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Số; Ký hiệu văn bản; Địa danh; ngày tháng năm
ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký; chữ
ký; con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên
phải được trình bày đúng vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản.
11

+ u cầu chính xác cịn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nước về cơng tác văn thư.
- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phịng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban
thường vụ quốc hội.
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phịng hiện đại. Vì vậy,
u cầu hiện đại hóa cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
đảm bảo cho cơng tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa cơng tác văn thư, tăng
cường công tác quản lý văn bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công
nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần
tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương
tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu
quả của công tác văn thư.
1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến
1.1.4.1. Khái niệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (bao gồm cả Fax, văn
bản chuyển qua mạng Internet và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân
khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá
nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện… được gọi chung là

văn bản đến.
12


Nói cách khác, văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết các
vấn đề mang tính chất cơng.
1.1.4.2. Quy trình chung quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư phải kiểm tra số
lượng bì, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức;
+ Loại khơng bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đồn thể trong cơ quan thì Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng
dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để
đăng ký văn bản mật đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho người được giao trách

nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau đó văn bản đến được chuyển trở lại Văn
13


thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường
tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định
của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
giải quyết trước.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn phải được theo dõi, đôn đốc về
thời hạn giải quyết để kịp thời báo cáo lãnh đạo.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi
1.1.5.1. Khái niệm
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
1.1.5.2. Quy trình chung quản lý văn bản đi
Căn cứ theo Thông tư số 01 2011 TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011

của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
14


Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Lập sổ đăng ký văn bản đi.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
b) Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên
máy vi tính
- Việc đăng ký được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình
phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần
mềm đó.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần
Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1 3 chữ
ký về phía bên trái.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi
a) Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì;
15


- Trình bày bì và viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
b) Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay trong ngày được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 7
Thông tư 33 2015 TT-BCA Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định
số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 3 2002 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi
tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn
bản khơng bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn
bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết cơng việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ

Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản
đi nhưng thay vì ban hành ra bên ngồi, văn bản này sẽ được công bố trong
nội bộ cơ quan hoặc gửi cho các đơn vị trong Bộ. Loại văn bản này được sử
dụng vào các mục đích như thơng báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp
xử lý công việc.
16