Tài liệu giảng dạy Kỹ năng truyền thông - ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan - Trường Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.51 MB, 7 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

ĐẠI HỌC AN GIANG

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

---

☯

---

TÀI LIỆU GIẢNG DẠY

Năm 2010

Biên soạn

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Kỹ năng truyền thông

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ... 1

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THÔNG ... 2

1.1. Truyền thơng là gì? ... 2

1.2. Mơ hình q trình truyền thơng (A communication model) ... 2

1.3. Các kỹ năng truyền thông cơ bản ... 2

1.3.1. Kỹ năng nói... 3

1.3.2. Kỹ năng viết... 4

1.3.3. Kỹ năng ứng xử... 4

1.3.4. Kỹ năng nghe ... 5

1.4. Các nguyên tắc cơ bản trong truyền thông... 6

CHƯƠNG 2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH... 9

2.1. Kỹ năng thuyết trình là gì? ... 9

2.2. Khắc phục sự thiếu tự tin khi thuyết trình... 10

2.3. Các bước của một thuyết trình... 11

2.3.1. Bước 1: Xác định các mục tiêu... 11

2.3.2. Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ ... 12

2.3.3. Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation)... 13

2.3.4. Bước 4: Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material) ... 15

2.3.5. Bước 5: Diễn tập và thuyết trình... 18

CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP ... 24

3.1. Những cuộc họp trong doanh nghiệp... 24

3.2. Tại sao chúng ta phải họp? ... 24

3.3. Vì sao một cuộc họp khơng hiệu quả? ... 25

3.4. Các thành viên trong một cuộc họp và vai trò của họ... 26

3.4.1. Chủ tọa... 27

3.4.2. Người tham dự ... 28

3.4.3. Người tổ chức ... 29

3.4.4. Người ghi biên bản - thư ký... 35

3.5. Các kỹ thuật hỗ trợ cho cuộc họp ... 37

3.5.1. Kỹ thuật phát ý tưởng - Brain storming ... 37

3.5.2. Kỹ thuật dùng bảng so sánh - Force fields analysis ... 38

CHƯƠNG 4. KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ ... 40

4.1. Những rào cản trong giao tiếp ... 40

4.1.1. Tiếng ồn... 40

4.1.2. Ngôn ngữ ... 40

4.1.3. Môi trường... 40

4.1.4. Tình cảm, cảm xúc ... 40

4.1.5. Các mối quan hệ quyền hạn... 41

4.1.6. Văn hóa tổ chức ... 41

4.2. Các kênh giao tiếp... 42

4.2.1. Giao tiếp với cấp trên ... 42

4.2.2. Giao tiếp với đồng nghiệp ... 44

4.2.3. Giao tiếp với cấp dưới ... 46

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Kỹ năng truyền thông

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

MỤC LỤC HÌNH, PHỤ LỤC

Hình 1.1. Mơ hình q trình truyền thơng... 2

Hình 2.1. Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản... 13

Hình 4.1. Qui trình quản l ý... 46

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Kỹ năng truyền thông

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 1

LỜI NÓI ĐẦU

Con người là tổng hịa các mối quan hệ trong xã hội. Khơng ai sống, làm việc độc lập. Để diễn đạt điều
mình muốn, để trao đổi hàng hóa, con người phải truyền thơng với nhau. Hay nói khác đi, tất cả mọi
người đều phải giao tiếp với người khác, trong gia đình, trong làng xóm, trong cơ quan, trong cộng
đồng. Khơng ai có thể khẳng định mình là người giao tiếp hồn hảo. Từ khi được sinh ra đến trưởng
thành, con người học cách giao tiếp hiệu quả thông qua những vấp ngã của bản thân, những điều hay
từ người khác.

Một người lao động khi gia nhập vào tổ chức sẽ phải làm việc tập thể. Sẽ rất khó khăn nếu chúng ta
khơng hịa nhập với mọi người trong tổ chức, không được đồng nghiệp yêu mến, không được cấp trên
tín cẩn hay khơng được cấp dưới tơn trọng. Bạn sẽ cảm thấy bối rối nếu không biết diễn đạt ý kiến của
mình trước đám đơng, khơng có khả năng tổ chức hay điều khiển một cuộc họp hướng vào mục tiêu
chung. Vậy chúng ta cần làm gì để cải thiện những điều này?

Tài liệu các bạn đang cầm trong tay tổng hợp một số kỹ năng giao tiếp cơ bản thường được sử dụng
trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] kỹ năng hội họp và [3] kỹ năng giao tiếp
nơi công sở. Nội dung tài liệu rất ngắn gọn cung cấp những kiến thức cơ bản về các kỹ năng trên kết
hợp với các ví dụ, các tình huống minh họa giúp người đọc dễ hiểu, dễ thực hành.

Hy vọng độc giả hiểu những nguyên tắc và có thể ứng dụng được trong công việc một cách thành
công. Để tài liệu ngày càng được hồn thiện, mong nhận được nhiều góp ý từ phía độc giả. Xin chân
thành cảm ơn.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Kỹ năng truyền thông

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 2

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THƠNG

1.1. Truyền thơng là gì?

Truyền thơng (communication) được hiểu là quá trình truyền thông tin từ người
gửi đến người nhận thông tin. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở
dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận.

Có hai cách truyền thơng là truyền thông bằng lời và truyền thông không bằng lời.

- Truyền thông bằng lời (Verbal) hay truyền thông bằng ngôn ngữ. Ngôn ngữ là phương tiện
biểu đạt ý nghĩ của mọi người.Để truyền đạt thông điệp, chúng ta phải sử dụng lời nói trực tiếp
hoặc gián tiếp (bằng chữ viết). Để nói, viết được rõ ràng, dễ hiểu và chiếm được cảm tình của
người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi.

- Truyền thông không bằng lời (Non verbal) hay cịn gọi là truyền thơng phi ngơn ngữ. Người
nhận thơng tin có thể hiểu được người gởi thơng tin muốn gì thơng qua các diễn đạt của cơ thể
(body language) bao gồm các thể hiện của ánh mắt, cử chỉ, nét mặt, đôi tay, tư thế, dáng điệu,...
Ví dụ: lắc đầu tỏ vẻ khơng đồng ý, cau mày thể hiện sự khó chịu, trừng mắt nhìn người khác
chứng tỏ sự ngạc nhiên hay giận dữ, quay lưng lại khi người khác đang nói chứng tỏ sự không
quan tâm hoặc thiếu tôn trọng,...

1.2. Mơ hình q trình truyền thơng (A communication model)

Dưới đây là biểu đồ của mơ hình q trình truyền thơng.

Hình 1.1. Mơ hình q trình truyền thơng1

Mơ hình chỉ rõ người truyền thơng tin gởi thơng tin (deliver) đến người nhận thơng tin (receiver) có
thể là bằng lời (Verbal message) hoặc không bằng lời (non-verbal message). Người nhận thông tin thể
hiện bằng một số cách để chứng tỏ rằng mình đã nhận và hiểu thơng điệp. Giữa họ có khơng gian chia
sẻ (Shared space). Nếu giao tiếp thành công, người nhận sẽ hiểu được thơng tin của người truyền một
cách chính xác và hành động phản hồi.

1.3. Các kỹ năng truyền thông cơ bản

Để thực hiện công việc hằng ngày, chúng ta phải sử dụng một số kỹ năng truyền thơng. Những kỹ
năng này bao gồm: [1] nói, [2] viết, [3] ứng xử và [4] nghe.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Kỹ năng truyền thông

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 56
hay sẫm. Tốt hơn hết là khi trình diễn bạn nên sử dụng màu sẫm, khi in ấn bạn nên chuyển sang
nền màu sáng.

- Nếu diễn giả trình bày slide có q nhiều chữ, bạn cảm thấy thế nào?

Adobe Buys Macromedia in $3.4BN Stock Deal

April 18, 2005 Business Week

• Adobe systems Inc. said it will acquire Macromedia Inc. in an
all-stock transaction valued at $3.4BN

• Acquisition will help Adobe expand into new markets, especially to
provide content to mobile phones and other handheld devices
• “J we believe the combined offerings will be even more compelling

to our customers given the challenges they're going to face in trying
to communicate information in this very complex environment.“ said
Bruce Chizen, chief executive officer of Adobe

• "It's a lot easier to combine two companies that are healthy and
doing really well with lots of growth than it is to try to acquire and
integrate a company that is broken."

Bạn có đọc được mọi thứ?

Bạn cần hạn chế trình bày slide theo kiểu liệt kê ký tự từ trên xuống dưới hay viết cả câu vào slide hay
slide đầy chữ. Làm sao đễ slide dễ đọc hơn? Dưới đây là một số cách:

• Nếu được, nên mơ hình hóa và sử dụng triệt để khơng gian của slide trình diễn.
• Chia nhỏ nội dung các slide phức tạp.

• Dùng các từ then chốt.

• Trình bày từng thơng điệp sao cho súc tích, rõ ràng.

Khả năng thu hútkhán giả qua trình bày powerpoint cịn tùy thuộc vào sức sáng tạo của bạn.

Điều cuối cùng bạn nên nhớ là đừng đầu tư quá nhiều vào thiết kế powerpoint mà quên đi nội dung

của bài thuyết trình. Việc truyền tải thông điệp bằng cách sử dụng công cụ trực quan là việc nên làm
tuy nhiên bản thân công cụ trực quan khơng quyết định hồn tồn hiệu quả của thuyết trình. Khán giả
sẽ khơng đánh giá cao buổi thuyết trình mặc dù bạn thiết kế slide rất công phu nhưng cách diễn đạt của
bạn rất kém.

TÓM LẠI

Bạn nên sử dụng phần mềm powerpoint để tăng hiệu quả của bài thuyết trình. Dưới đây là những việc
bạn nên làm và những việc cần tránh khi thiết kế slide:

TRÁNH NÊN
1. Nhiều chữ Sử dụng đồ họa
2. Nhiều số Sử dụng đồ thị
3. Tất cả=0 Giản lược=Tinh túy
4. Cở chữ quá nhỏ Dùng cỡ chữ lớn
5. Kiểu chữ có chân Kiểu chữ không chân
6. Màu chữ & nền

không phù hợp

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Kỹ năng truyền thông

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Biên dịch: Phạm Văn Nga – Trần Trung Can. Kỹ năng thuyết trình. Nhà xuất bản tổng hợp
- Business Edge. Năm 2006. Giao tiếp trong quản lý. Nhà xuất bản trẻ.

- Business Edge. Năm 2007. Hội họp và thuyết trình. Nhà xuất bản trẻ

- Donald R. Clark. Presentations.

- Học viện hành chính quốc gia. Phương pháp giảng dạy hiện đại cho người lớn.
DSE-NAPA-Khoa phương pháp sư phạm hành chính.

- Jeremy Comfort. Effective presentations. Oxford University Press.
- Kellie Fowler. Running Effective Meetings

</div>