Giáo trình quản trị học - KIỂM TRA

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>CHƯƠNG XIII:</b>

<b>KI</b>

<b>ỂM TRA</b>

Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể:
1. Giải thích nền tảng của kiểm tra

2. Thảo luận các cách thức để tổ chức có thể quản lý một cách hiệu quả
3. Xác định sáu giai đoạn trong tiến trình kiểm tra

4. Thảo luận các phương pháp chính của kiểm tra.
<b>I.</b> <b>NỀN TẢNG CỦA KIỂM TRA</b>

Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức,
bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra mang ý nghĩa tiêu
cực- kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lơi kéo.Vì lý do này, kiểm tra thường là tâm
điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách bên trong tổ chức.

Tuy nhiên, kiểm tra là cần thiết và hữu ích. Kiểm sóat hiệu quả là một trong số các bí quyết
để gia tăng lợi nhuận của FedEx trong suốt thập niên qua.

 Hoạch định là một tiến trình chính thống của việc xây dựng mục tiêu, phát triển chiến
lược, chiến thuật, các tiêu chuẩn và phân bổ nguồn lực. Kiểm tra có thể đảm bảo rằng các quyết
định, hành động và kết quả nhất quán với các kế hoạch này.

 Hoạch định phác họa các hành vi và kết quả mong muốn. Kiểm tra giúp duy trì và tái
định hướng các hành vi và kết quả hiện tại.

 Nhà quản trị và nhân viên không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả nếu thiếu thông tin
chính xác và kịp thời. Kiểm tra cung cấp các thông tin nền tảng này.

 Các kế hoạch chỉ ra các mục đích cần kiểm tra. Kiểm tra giúp đảm bảo các kế hoạch
được thực thi như định hướng. Vì vậy hoạch định và kiểm tra bổ sung và hỗ trợ cho nhau.

<i><b>1. Ki</b><b>ểm tra ngăn ngừa v</b><b>à ki</b><b>ểm tra hiệu chỉnh</b></i>

Có hai loại kiểm tra trong tổ chức: ngăn ngừa và hiệu chỉnh.<b>Kiểm tra ngăn ngừa là cơ chế</b>
định hướng việc giảm thiểu lỗi và vì thế tối thiểu hóa nhu cầu cáchoạt động hiệu chỉnh. Ví dụ,
hầu hết các ngân hàng lớn và các hiệp hội tín dụng đã phát triển các phương pháp để gia tăng tính
an tồn của các máy ATM và độ bảo mật cho các khách hàng sử dụng.

<b>Kiểm tra hiệu chỉnh là cơ chế định hướng giảm thiểu hoặc loại bỏ các h</b>ành vi hoặc kết
quả không mong đợi nhằm tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của tổchức. Vì thế một nhân viên
kiểm sốt khơng lưu thực hiện kiểm tra hiệu chỉnh bằng cách hướng dẫn phi công thay đổi độ cao
vàđịnh hướng để khỏi phải va vào các máy bay khác.

<i><b>2. Ngu</b><b>ồn kiểm tra</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

<b>Biểu</b> <b>XIII-1: Ví dụ về nguồn và loại kiểm tra1</b>
<b>Loại kiểm tra</b>
<b>Nguồn kiểm tra</b>

<b>Ngăn ngừa</b> <b>Hiệu chỉnh</b>

Giới hữu quan Duy trì định mức tuyển dụng
nhân sự trong các nhóm được bảo
vệ

Thay đổi chính sách chiêu mộ để
thu hút các ứng viên tiềm giỏi,
tiềm năng

Tổ chức Sử dụng ngân sách để hướng dẫn
việc tiêu dùng

Phạt nhân viên do không tuân thủ
quy định”cấm hút thuốc” tại khu
vực nguy hiểm

Nhóm Thơng báo cho nhân viên mới về

các quy tắc của công ty trong mối
quan hệ với kết quả mong đợi

Cô lập và phán đối nhân viên
không tuân theo các quy tắc của
nhóm

Cá nhân Quyết định bỏ qua buổi ăn trưa
để hoàn thành công việc, dự án
đúng hạn

Hiệu chỉnh các báo cáo đã viết

<i>a. Kiểm tra giới hữu quan</i>

Kiểm tra giới hữu quan thể hiện như là áp lực từ các nguồn bên ngoài tổ chức nhằm thay
đổi hành vi. Giới hữu quan có thể là cơng đồn, các tổ chức chính phủ, khách hàng, cổ đơng và
những giới khác có quan tâm trực tiếp đến sự phát triển của tổ chức.

<i>b. Kiểm tra tổ chức</i>

Bao gồm các quy tắc và thủ tục chính thống nhằm ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự sai lệch so
với kế hoạch và đạt được mục tiêu mong muốn. Những ví dụ bao gồm các quy tắc, tiêu chuẩn,
ngân sách và kiểm tra sổ sách.

<i>c. Kiểm tra nhóm</i>

Bao gồm những quy tắc và giá trị mà các thành viên trong nhóm chia sẻ và duy trì thơng
qua phần thưởng và phạt.

<i>d. Cá nhân tự kiểm tra</i>

Bao gồm cơ chế hướng dẫn vận hành một cách có ý thức hoặc vơ thức trong mỗi cá nhân.
Các tiêu chuẩn về trìnhđộ nghiệp vụ ngày càng trở thành một khía cạnh quan trọng của tự kiểm
tra cá nhân.

<i><b>3. Các mơ hình ki</b><b>ểm tra</b></i>

Kiểm tra của giới hữu quan, tổ chức, nhóm cá nhân hình thành nên những mơ hình khác
biệt giữa các tổ chức.Văn hóa tổ chức mạnh thường củng cố và hỗ trợsong phương đến kiểm tra
tổ chức, nhóm và cá nhân.

1

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

<b>II.</b> <b>KIỂM SOÁT HỮU HIỆU</b>

Một cách để phát triển và đo lường tính hiệu quả của kiểm tra tổ chức chính thống là so
sánh chi phí và lợi ích. Phân tích chi phí- lợi ích như thế trả lời ba câu hỏi cơ bản:

1. Đối với các hành vi và kết quả mong đợi nào mà kiểm tra tổ chức nên hướng đến?

2. Những chi phí và lợi ích nào của kiểm tra tổ chức cần thiết để đạt được hành vi và kết
quả mong đợi?

3. Những chi phí và lợi ích của việc sử dụng kiểm tra tổ chức khác để có được những hành
vi và kết quả mong muốn?

<i><b>1. Mơ hình chi phí-l</b><b>ợi ích</b></i>

Hình XIII-1 biểu diễn mơ hình lợi ích-chi phí để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm
tra của tổ chức. Đường ngang chỉ mức độ kiểm tra của tổ chức, biến động từ thấp đến cao. Đường
dọc biểu hiện mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích của kiểm tra, chạy từ zero đến cao. Đơn giản,
đường biểu diễn chi phí của kiểm tra được biểu hiện như là hàm trực tiếp của mức độ kiểm tra.
Hai điểm cân bằng chi ra nơi mà mức độ kiểm tra dịch chuyển từ mất mát đến lợi ích và sau đó
trả về lại mất mát. Mặc dầu mức kiểm tra tối ưu thực khó để tính tốn, các nhà quản trị hiệu quả
có thể tiến đến gần mức độ này hơn là nhữngnhà quản trị tồi.

<b>Hình XIII-1: Mơ hình chi phí-lợi ích của kiểm tra tổ chức1</b>

1_{Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum}_{, “Management}_{- A competetency based approach, 10}th_ed,

Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 521

Điểm cân
bằng

Mất
Chi phí kiểm tra
Lợi ích rịng

tối ưu

Điểm cân
bằng

Mất

Thấp Tối ưu Cao

Zero
Cao

C

hi

phí

&

l

ợ

i

íc

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Những nhà quản trị phải cân nhắc đến sự cân bằng khi chọn lựa mức độ kiểm tra sử dụng.
Khi ít có sự kiểm tra, chi phí vượt quá lợi ích và các kiểm tra là không hiệu quả. Khi gia tăng
mức độ kiểm tra, tính hữu hiệu cũng gia tăng- đến một điểm. Đằng sau điểm đó, tính hữu hiệu

giảm sút khi gia tăng mức độ kiểm soát.

<i><b>2. Tiêu chu</b><b>ẩn cho kiểm tra hữu hiệu</b></i>

Thiết kế mộthệ thống kiểm tra hiệu quả là không đơn giản chút nào vì cịn phải cân nhắc
rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối vớ mục
tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Những
tiêu chuẩn này gạn lọc và cụ thể hóa các ý tưởng được trình bàyở mơ hình chi phí-lợi ích.

<i>a. Kết nối với mục tiêu mong muốn</i>

Kiểm tra hoặc hệ thống kiểm tra nên được kết nối với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Những mục tiêu này bao gồm cải thiện dịch vụ khách hàng, bảo vệ tài sản của tổ chức, cải tiến
chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cống hiến.

<i>b. Khách quan</i>

Kiểm tra khách quan hoặc hệ thống kiểm tra khách quan là công bằng và không bị tác động
bởi nhân viên do những yếu tố cá nhân.

<i>c.</i> <i>Đầy đủ</i>

Kiểm tra hoặc hệ thống kiểm tra đầy dủ bao gồm tất cả hành vi và mục tiêu ước muốn của
tổ chức. Nhà quản trị phụ trách thu mua đánh giá chủ yếu dựa vào chi phí mỗi đơn hàng có thể
cho phép bỏ qua chất lượng.

<i>d.</i> <i>Đúng lúc</i>

Hệ thống kiểm tra hoặc kiểm tra đúng lúc cung cấp thông tin khi cần thiết nhất. Đúng lúc
có thể được đo lường theo từng giây trong trường hợp đánh giá sự di chuyển an toàn của tàu hỏa

và máy bay hoặc theo từng tháng đối với việc đánh giá thành tích nhân viên. Hệ thống thơng tin
dựa vào máy tính đóng vai trị quan trọng trong việc gia tăng sự đúng lúc của dòng thơng tin.

<i>e. Chấp nhận được</i>

Để có được tính hữu hiệu, hệ thống kiểm tra hay kiểm phải được công nhận là cần thiết và
thích hợp. Nếu một hệ thống kiểm tra bị bỏ qua, các nhà quản trị cần phải tìm hiểu tại sao như
vậy. Có lẽ các kiểm tra nên bỏ qua hoặc hiệu chỉnh, nên được lưu lại những phần thưởng cho việc
làm đúng, tuân thủ hoặc hình phạt khi không tuân thủ, hoặc nên được kết nối chặt chẽ với các kết
quả mong đợi.

<b>III.</b> <b>MƠ HÌNH KIỂM TRA HIỆU CHỈNH</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

<i><b>1.</b></i> <i><b>Xác định các tiểu</b><b> h</b><b>ệ</b><b> th</b><b>ống</b></i>

Tiểu hệ thống kiểm tra chính thống có thể được tạo ra và duy trì cho một nhân viên, một
nhóm làm việc, một bộ phận, hoặc tồn bộ tổ chức. Cơ chế kiểm tra có thể tập trung vào đầu vào
cụ thể, tiến trình chuyển đổi, hoặc kết quả. Kiểm tra đầu vào thường giới hạn tổng số nguyên vật
liệu sử dụng trong tiến trình chuyển đổi có thể khác biệt với tiêu chuẩn tổ chức.

<b>Hình XIII-2: Mơ hình kiểm tra hiệu chỉnh</b>
<i><b>2. Nh</b><b>ận dạng các đặc điểm chính</b></i>

Những thông tin cần thu thập về con người, nhóm, bộ phận hoặc tổ chức phải được xác
định. Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu chỉnh chính thống yêu cầu việc xác định sớm những đặc
điểm có thể đo lường, chi phí và lợi ích của việc có được thơng tin về mỗi đặc điểm, và liệu rằng
sự sai lệchtrong mỗi đặc điểm có ảnh hưởng đến thành tích hay khơng.

<i><b>3. Thi</b><b>ết lập các ti</b><b>êu chu</b><b>ẩn</b></i>

Các tiêu chuẩn là những tiêu chí để đánh giá các đặc điểm định tính và định lượng và nên
được thiết lập cho mỗi đặc điểm cần đo lường. Một trong số những khía cạnh khó khăn nhất,
nhưng quan trọng, để kinh doanh ở nước ngoài là phải hiệu chỉnh sự khác biệt trong các tiêu
chuẩn. Do những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc thiết lập các tiêu chuẩn để áp dụng
ở các thị trường và văn hóa khác nhau, nhiều tổ chức tồn cầu đã áp dụng chiến lược <i>suy nghĩ</i>
<i>một cách toàn cầu, nhưng thực hiện góc độ địa phương.</i>

<i><b>4. Thu th</b><b>ập thơng tin</b></i>

Thơng tin về mỗi tiêu chuẩn có thể được thu thập bằng tay hoặc tự động hóa. Nếu cá nhân
hoặc nhóm cần phải kiểm tra thành tích thực hiện thu thập thơng tin thì những thơng tin này cần
phải thẩm tra tính hiệu lực. Nhân viên và nhà quản trị có khuynh hướng bóp méo hoặc che đậy
thơng tin nếu họ sẽ bị chỉ trích hoặc trừng phạt do kết quả kém.

<i><b>5. Ti</b><b>ến h</b><b>ành so sánh</b></i>

Các so sánh là cần thiết để xác định liệu rằng điều gìđang xảy ra có phải là những điều nên
xảy ra hay khơng. Mặt khác, thông tin về kết quả thực tế phải được so sánh với tiêu chuẩn thành
tích.Các so sánh như thế cho phép nhà quản trị và các thành viên nhóm tập trung vào các sai biệt
hoặc những ngoại lệ.

Xác định tiểu hệ

thống

Nhận dạng các

đặc điểm chính

Thiết lập các

tiêu chuẩn

Thu thập

thơng tin

Tiến hành so
sánh
Nếu đạt, tiếp

tục

Nếu sai biệt

Chẩn đoán và hiệu

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

phí đi lại, chi phí sử dụng máy tính, chi phí kiểm tra chất lượng, chi phí vận chuyển và chi phí đặt
hàng.

Ngược lại với hầu hết các cơ chế tài chính, ABC tập trung vào các hoạt động công việc liên
quan đến việc vận hành kinh doanh. Số lượng các hoạt động này thường lệ thuộc vào tính phức
tạp của hoạt động. Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức càng lớn, các hoạt động phát
sinh chi phí có khả năng xảy ra càng lớn. Ở mức quan trọng tương tự, các nhà quản trị khám phá
ra rằng không phải tất cả sản phẩm có cùng những hoạt động này. Nếu một sản phẩm không cần
sử dụng một hoạt động, chi phí sẽ là khơng cho hoạt động đó.

<b>Hình XIII-3: Mơ hình kiểm sốt chi phí theo hoạt động</b>

Hình XIII-4 mơ tả mơ hình dịng thơng tin trong kiểm tra chi phí theo hoạt động và được

nhìn nhận theo hai khía cạnh: chi phí và tiến tr<i>ình. Nhìn nhận chi phí ph</i>ản ánh luồng chi phí
nguồn lực sản phẩm và dịch vụ thông qua các hoạt động hình thành sản phẩm và dịch vụ đó.
Nhìn nhận chi phí này là khái niệm chính của kiểm tra chi phí theo hoạt động. <i>Nguồn lực được</i>
<i>dùng cho các hoạt động, và hoạt động để tạo ra sản phẩm và dịchvụ.</i>

<i>Nhìn nhận tiến trình ph</i>ản ánh dịng thứ hai từ chi phí của thơng tin đầu vào đến hoạt động
và từ các hoạt động đến đánh giá mức độ thực hiện, hoặc các giao dịch quan sát được liên quan
đến hoạt động.

Sử dụng kiểm sóat chi phí theo hoạt động mang lại nhiều lợi ích, tối thiểu là bốn lợi ích.
<i>Trước nhất, t</i>ất cả chi phí được xác định bởi hoạt động thay vì nhiều hoạt động được tính cho chi
phí cố định.<i>Thứ hai, phân b</i>ổ chi phí dựa trên tỷ lệ các hoạt động hướng trực tiếp đến sản phẩm
hoàn thành, tương phản với sản lượng sản xuất.<i>Thứ ba</i>, chi phí tương ứng với một họat động cho

Nguồn lực

Phân bổ chi phí

nguồn lực

Phân bổ chi phí

hoạt động

Hàng hóa và
dịch vụ

Phân bổ chi phí

nguồn lực

Đánh giá thành

tích

Thơng tin đầu

vào

Điều gì tạo

ra chi phí

Ra quyết
định tốt hơn

Tại sao những điều

này tốn kém

<b>Nhìn nhận</b>
<b>chi phí</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

một sản phẩm cụ thể có thể được theo dõi, kiểm tra. <i>Cuối cùng, s</i>ử dụng ABC dịch chuyển suy
nghĩ của nhà quản trị từ phân tích chi phí truyền thống sang ra quyết định quản trị. Công nghệ
thông tin là nền tảng trong việc thu thập thông tin ABC và kết hợp khơng chỉ thơng tin chi phí mà
cịn các thơng tin phi tài chính và đo lường thành tích. Khi nhà quản trị và nhân viên nhận thức
nhiều hơn về kiểm sóat chi phí theo hoạt động và các thông tin liên quan, họ sẽ phân biệt các hoạt
động tạo ra lợi nhuận và những hoạt động phi lợi nhuận một cách hiệu quả hơn.

<i><b>4. Ki</b><b>ểm tra trên cơ sở tự động hóa</b></i>

Sự tự động hóa liên quan đến việc sử dụng các cơng cụ và quy trình tự điều chỉnh vận hành
độc lập theo người sử dụng. Tự động hóa thường bao gồm việc liên kết các máy móc lại với nhau
để thực hiện cơng việc. Kiểm sốt máy hóc sử dụng các thiết bị hoặc cơng cụ tự điều chỉnh nhằm
ngăn ngừa và hiệu chỉnh những sai lệch so với tiêu chuẩn được thiết lập.

</div>

<!--links-->