Hướng dẫn sử dụng Powerpoint

TẠO TRANG TRÌNH CHIẾU VỚI
MICROSOFT POWER POINT
Tóm tắt
Lý thuyết 3 tiết - Thực hành 5 tiết
Mục tiêu

Các mục chính

Giới thiệu các chức I. Tổng quan về Microsoft
năng chính của
PowerPoint
Microsoft
II. Tạo hiệu ứng cho trang trình
PowerPoint. Khi hoàn diễn
tất bài học này,
học viên có khả
năng tạo ra những
trang trình diễn với
nhiều hiệu ứng về
hình ảnh, âm thanh
trực quan và sinh

Bài tập TH

Bài tập làm
thêm

6.1, 6.2, 6.3, 6.5
6.4, 6.6

I. Tổng quan về Microsoft
PowerPoint
I.1. Giới thiệu về Microsoft
PowerPoint
Microsoft PowerPoint là một ứng dụng trong bộ Microsoft Office cho phép tạo ra
những trang trình diễn trên máy tính. Những trang trình diễn này có thể chứa
văn bản, hình ảnh minh họa cùng với những hiệu ứng âm thanh, hình ảnh và
cả video.
Trong các cuộc họp, các buổi seminar hay là trong các giờ dạy học, người
thuyết trình thường sẽ sử dụng thêm các trang trình diễn nhằm làm tăng
thêm tính sinh động, tính trực quan của các vấn đề được trình bày, giúp người
nghe nắm bắt được các vấn đề một cách nhanh chóng.
Ví dụ về trang trình diễn trong buổi seminar giới thiệu về chuyên đề Microsoft
.Net FrameWork

I.2. Các thao tác cơ bản
với PowerPoint
Như đã từng làm việc với Microsoft Word, màn hình giao diện của PowerPoint
cũng không phải là xa lạ đối với các bạn. nó cũng có thanh tiêu đề,
thanh thực đơn, thanh công cụ và vùng làm việc,…


Màn hình giao diện của Microsoft Power Point
I.2.1. Tạo mới trang
AutoContent Wizard

trình

diễn

sử

dụng

AutoContent Wizard được dùng để thiết kế khung (sườn) cho trang trình diễn, ta
có thể thay đổi tiêu đề, font chữ và màu sắc bằng cách trả lời một
số câu hỏi trong màn hình AutoContent Wizard và đánh dấu một số lựa chọn.
Bước 1: Khởi động AutoContent
Wizard
Chọn menu File \ New
Chọn From AutoContent Wizard tại vùng New Presentation


Bước 2: Màn hình giới thiệu của AutoContent Wizard

Bước 3: Chọn kiểu mẫu cho trang trình diễn.

Bước 4: Chọn nơi hiển thị trang trình bày


Bước 5: Thay đổi một số thông tin cho trang
trình diễn

Bước 6: Kết thúc AutoContent
Wizard

Sau khi hoàn tất các bước trong AutoContent Wizard, PowerPoint tự động phát
sinh ra những trang trang trình diễn mẫu theo những gì mà bạn đã chọn lựa, bạn
có thể sắp xếp, bố trí lại các đối tượng có trong trang trình diễn hay sao
chép, thay đổi và xóa các đối tượng đó nếu bạn muốn.

I.2.2. Tạo
mới
PowerPoint rỗng

một

tập

tin

Chọn Blank Presentation từ New Presentation để tạo mới một tập tin
PowerPoint rỗng


I.2.3. Tạo mới trang trình diễn bằng Design
Template
Design Template chứa các trang trình diễn đã được định dạng (Design Template)
về màu nền, hình nền, kiểu chữ và kích thước của font chữ và sự phối hợp
màu sắc trong trang trình diễn.
Design Template chỉ cung cấp kiểu định dạng cho trang trình diễn chứ không
thêm vào bất cứ nội dung gì cho trang trình diễn. Microsoft PowerPoint cũng cho
phép bạn tự thiết kế các mẫu này thông qua Design Template.
Bước 1: Hiển thị Slide
Design
Chọn một trang trình diễn muốn thay đổi cách trình bày
Chọn menu Format Ỉ Slide Design
Bước 2: Chọn kiểu mẫu thích hợp để áp dụng cho
trang trình diễn
Chức năng Apply to Selected Slides: Áp dụng mẫu cho Slide hiện hành
Chức năng Apply to All Slides: Áp dụng mẫu cho tất cả các Slide hiện có

Áp dụng mẫu cho tất cả slide

Áp dụng mẫu cho slide hiện hành

Chọn màu thích hợp cho trang trình diễn trong Slide Design


I.2.4. Thêm một trang trình diễn rỗng
Để thêm một trang trình diễn rỗng, chọn menu Insert Ỉ New Slide. Ngoài ra
còn có thể chọn chức năng New Slide trên thanh công cụ Formatting.
I.2.5. Thay đổi cách bố trí trên trang trình diễn
Để thay đổi hình thức bố trí trong trang trình diễn của bạn, chọn menu Format Ỉ
Slide Layout Ỉ
Chọn cách bố trí trong trang trình diễn thích hợp.

Chọn hình thức bố trí cho trang trình diễn từ Slide Layout
I.2.6. Lưu và in trang trình diễn
Lưu lại trang trình diễn
Khi việc soạn các trang trình diễn hoàn tất, việc lưu các trang trình diễn là
cần thiết. Microsoft
PowerPoint mặc định lưu tập tin với phần mở rộng là PPT.
Việc lưu lại tập tin PowerPoint giống như việc lưu một tập tin trong Word.
Thiết lập cấu hình trang in:
Đây là việc làm quan trọng bởi vì nó quyết định kích thước của trang slide.
Để thiết lập cấu hình trang in, chọn Page Setup từ thực đơn File
Ở màn hình Page Setup, ta có thể thay đổi kích thước của slide, hướng của
slide..

Để in các trang trình diễn ra giấy, ta cần xác định các thông tin như: cần in

những trang nào (có in tất cả slide hay không), in bao nhiêu slide trong một
trang, có in phần chú thích không, chọn


trang giấy ngang hay dọc…. Màn hình Print sẽ cho phép ta thiết lập các giá
trên. Từ thực đơn File, chọn Print… (hay nhấn phím nóng Ctrl+P)

I.3. Các chế độ trình bày màn hình trong
Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint cũng có nhiều chế độ trình bày màn hình như bạn đã
từng học các chế độ trình bày màn hình trong Microsoft Word.
I.3.1. Chế
Normal

độ

Ở chế độ này, màn hình được chia thành 3 vùng: vùng phác thảo, vùng
trang trình diễn và vùng chú thích. Ta có thể thay đổi kích thước của 3 vùng
này bằng cách nhấp vào đường viền của vùng và rê chuột đến vị trí mới
để có kích thước vừa ý.
Chúng ta sẽ thiết kế các trang trình diễn ở chế độ này và sẽ
làm việc trên vùng slide.
Phía trái màn hình là vùng bao gồm 2 trang: Trang Slides thể hiện các slide
dưới dạng những hình ảnh được thu nhỏ và trang Outline chỉ thể hiện nội
dung phần văn bản của slide. Có thể thay đổi nội dung của phần văn bản
từ trang Outline.

Trang Outline

Trang Slide

Slide Pane

Outline Pane

Note
Pane

Button View

Mơ tả các phần trong màn hình giao diện
I.3.2. Chế
Sorter

độ

Slide

Trong chế độ Slide Sorter View ta có thể nhìn thấy nhiều trang slide một lúc,
các trang này được thể hiện ở chế độ thu nhỏ. Ở chế độ này, ta có thể
nhấp chuột vào một slide và rê nó đến vị trí mới, ta cũng có thể thêm,
xóa và di chuyển một cách dễ dàng.
Ta có thể tạo ra hiệu ứng mỗi khi có sự chuyển tiếp giữa các slide
ở trong chế độ này.


I.3.3. Chế độ Slide
Show
Khi slide hiển thị ở chế độ này, thanh công cụ và thanh thực đơn sẽ ẩn đi,

trang slide sẽ hiển thị trên toàn bộ màn hình, chế độ này được dùng để tiến
hành trình diễn slide.
Ta có thể chuyển sang slide khác trong chế độ này bằng cách click chuột,
hoặc sử dụng bàn phím (nhấn spacebar, enter, dùng các phím mũi tên, Home,
End, PageUp, PageDown…) hoặc có thể định giờ để tự động chuyển sang slide
khác, ta sẽ bàn về vấn đề này ở phần sau. Để trở về lại chế độ thiết
kế, ta có thể nhấn Esc, hoặc chọn End Show từ thực đơn ngữ cảnh.

Chế độ Slide Show
Ta có thể thay đổi chế độ hiển thị từ thực đơn view hay chọn các nút Normal
View, Slide Sorter
View, Slide Show ở phía góc trái dưới của
màn hình.


II. Tạo hiệu ứng
trang trình diễn
II.1.
Hiệu
Slide Master

cho

chỉnh

Slide Master được dùng để quản lý những đặc điểm riêng (kiểu mẩu cho các
slide) của văn bản trong trang trình diễn: font chữ, kích thước và màu sắc
cũng như màu nền và các hiệu ứng đặc biệt như bóng của chữ, bullet...
II.1.1.
là gì?

Slide Master

Slide Master quản lý những đối tượng mà bạn muốn nó hiển thị ở mỗi trang
trình diễn. Với Slide Master, bạn chỉ cần tạo một mẫu sẵn, PowerPoint sẽ tự
động thêm chúng vào trong mỗi trang slide. Bạn có thể thêm hay hiệu chỉnh
Slide Master vào bất cứ lúc nào trong quá trình thiết kế.
Slide Master thường bao gồm 2 phần chính: Master Title và Master Body. Ta có thể
sử dụng Slide Master để thêm vào các thông tin như ngày, giờ hay số thứ tự
của các trang slide chứ ta không cần phải thay đổi trên từng trang riêng lẻ.
Ta có thể thêm vào WordArt, Heading hoặc chú thích, thay đổi màu sắc hoặc
font chữ. Ví dụ để thêm vào tên công ty hay logo của công ty hiển thị trên
mỗi trang trình diễn, ta đặt nó vào slide master. Các đối tượng này sẽ hiển thị
đúng vị trí trên các trang trình diễn mà bạn đã đặt nó trong Slide master.
Việc thay đổi định dạng của Slide Master, PowerPoint sẽ thay đổi định dạng của
tất cả các slide một cách tự động.

Slide Master View


Slide Master View

II.2. Tạo hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp
giữa các trang trình diễn
Để định thời gian, âm thanh và các hiệu ứng
khi có sự chuyển tiếp giữa các trang trình
diễn, ta chọn thực đơn Slide Show Ư Slide Transition.
II.2.1. Định thời gian chuyển tiếp giữa
các trang trình diễn
Trong chế độ Slide ShowTa có thể chuyển sang

giữa các trang slide (trong chế độ slide show)
bằng cách nhấp chuột hoặc sử dụng bàn
phím (nhấn spacebar, enter, dùng các phím mũi
tên, Home, End, PageUp, PageDown…).
Microsoft PowerPoint cũng cho phép trang trình
diễn sau (kế tiếp) tự động hiển thị sau một
thời gian đã định sau khi trang kế trước của
nó đã hiển thị. Chọn Automatically after...và
nhập vào thời gian (tính bằng giây) để qui
định thời gian chuyển tiếp giữa các trang trình
diễn.
Nhấn Apply to Master hay Apply to All Slide để
quyết định thời gian chuyển tiếp giữa các trang
trình diễn cho toàn bộ Slide hay cho Slide hiện
hành.
II.2.2. Tạo âm thanh và hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa
các trang trình diễn
Cũng trong hộp Slide Transition, ta có thể chọn các hiệu ứng cho các trang trình
diễn bằng cách chọn các mục trong danh sách Apply to selected slides, đồng
thời ta cũng có thể thay đổi tốc độ hiển thị cũng như âm thanh mỗi khi xuất
hiện của của các trang trình diễn.


Speed Sound

II.3. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng
trong trang trình diễn
Cũng như các trang trình diễn, các đối tượng trong từng trang cũng có thể
được tạo những hiệu ứng về âm thanh, hình ảnh và qui định thời gian chuyển
tiếp.

II.3.1. Hiệu ứng về hình ảnh của các đối tượng trong
từng trang trình diễn
Từ thực đơn Slide Show Ư Custom Animation
Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng (trên trang trình diễn)
Thay đổi hiệu+ ứng bằng các nhấp chuột chọn các hiệu ứng trong nút
Add Effect
Sau khi chọn một hiệu ứng, danh sách các đối tượng có hiệu ứng sẽ
được hiển thị.

Ta có thể thay đổi thứ tự hiển thị của các
đối tượng bằng cách nhấp và rê các danh sách
các hiệu ứng của đối tượng (trong màn hình
Custom Animation) đến vị trí mới.


II.3.2. Định thời gian hiển thị khi có sự chuyển tiếp giữa các đối
tượng
Ta còn có thể định thời gian, sự kiện khi có sự chuyển tiếp giữa các đối
tượng bằng cách lựa chọn giá trị trong combo start:

On Click: Đối tượng kế tiếp được hiển thị khi có sự kiện nhấp chuột
hoặc ấn phím (Enter, Space...).
With Previous: Hiển thị cùng lúc với đối tượng trước đó.
Alter Privious: Hiển thị ngay sau khi đối tượng trước đó được hiển thị.
Trong từng trường hợp cụ thể, ta có thể thay đổi tốc độ thể hiện của hiệu
ứng cho phù hợp bằng cách lựa chọn tốc độ thể hiện trong combo Speed.
II.3.3. Tạo hiệu ứng âm thanh cho các đối tượng khi có sự chuyển đổi
giữa các đối tượng
Chọn Effect Options... từ thực đơn ngữ cảnh

Để chọn hiệu ứng âm thanh, ta thay đổi giá trị của Sound trong trang Effect.