Nhung phim tat can biet

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>Những phím tắt cần biết!</b>

Tơi sưu tầm một số thủ thuật tin học văn phòng gửi các bạn tham khảo. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích
cho các bạn trong công việc hàng ngày.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng
(symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc
biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào
văn bản.

Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các
biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.

- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím
tắt.

- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm
tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.

- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.

- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa
sổ “Symbol”.

- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ơ “Current keys”. Sau cùng,
bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không cịn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xố các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực
hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải
người nào cũng biết:

Microsoft Office:

- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các
phần mềm khác như Photoshop, Exel...

- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.

- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C cú kớ hiu â, Alt+Ctrl+R cú đ, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™
Microsoft Outlook

- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.

- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.

- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.

- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.

Internet Explorer (IE) và Firefox

- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.

- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.

- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.

- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.

- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.

- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Cơng cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một
số cơng cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những cơng cụ này có thể tìm thấy khi
bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office Microsoft
Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 cơng
cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi
bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các cơng cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm
nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính
năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt
Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định
dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay
chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View
Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture

Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn tồn có thể tạo ra shortcut
riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn.
Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một
shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng
chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định
dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của
bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải
lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thốt khỏi chương trình. Cịn nếu khơng bằng lịng với những gì
đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy qt cịn Microsoft
Office Document Imaging là cơng cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành qt văn bản
bạn hồn tồn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục
Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit
Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình
bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là
General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với
mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2
cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục
vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh,
chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang
định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn
bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools Recognize Text Using OCR).

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Clip

Organizer. Đây là cơng cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có
thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập
clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hồn tất cơng đoạn
cịn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office.
Như vậy bạn hồn tồn có thể khơi phục lại tồn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay
mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office
trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là cơng cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khơi phục lại cơng việc
trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft
Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi
ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây là
công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thơng qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các

snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ khơng có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một
bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của
Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của
bạn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

Thủ thuật với Microsoft Office

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hồn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ
phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn,
những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay
không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu
quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu
quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong
cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tơi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với
phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hồn
tồn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách

giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình
dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool
Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ
chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu
tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ơ đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa
chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao
chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ ngun phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc
trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook
bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All cịn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dịng khơng tạo chỉ mục

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng
cơng nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của
Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục
Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart

Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn
định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định
dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).
Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft
Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu
trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools Options General để chỉnh
thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn
bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể
nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize
mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong
danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra
thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho
mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên
của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn
thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work Add to
work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím
Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click
vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi
tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thơng thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program
Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản
2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo
đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ
Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này,
click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ
vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc
chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử
dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special. Trong cửa sổ Paste
Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay
copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng
phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xố thơng tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thơng tin ẩn có thể tiết lộ thơng tin về bạn. Microsoft
cũng đã cho ra cơng cụ xố bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình.
Tuy nhiên cơng cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xố bỏ những thơng tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau
đây.

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

Vẽ một đường thẳng

Bạn hồn tồn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như
sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3
dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter
bạn sẽ có một đường kẻ đơi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hồn tồn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word khơng? Đúng hồn tồn
có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh cơng cụ
(toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này
trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu
tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của
Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh cơng cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn
tồn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là
nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word.
Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là
một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục
Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar
as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word
mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại,
copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang
mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn khơng
muốn hiện ra.

Cịn một tính năng nữa trong Word cũng có những dịng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều
đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn.
Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào
View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị
đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục View.
Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thơng tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện
thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được
menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn cịn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ

mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn
gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc,
EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái
và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất
hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như
"Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hồn tồn có thể tự mình
tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp
bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào
bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

Microsoft Word

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay
vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện cơng việc này một
cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp
bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes
bạn hãy vào Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Cịn nếu bạn đã khơng bật Track
changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có
cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy

lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những
gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính
năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Q trình cịn lại là giống với
Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản
đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định
khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word
đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại
vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn
người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để
đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để
ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document
bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc
và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vơ hiệu

hố), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi
ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ
cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của
người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần
thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục
Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa
đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font,
Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định khơng, chọn Yes là xong.

Tính tốn trên bảng

Word khơng phải là một ứng dụng bảng tính chun nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực
hiện được những tính tốn cơ bản trên bảng.

Để tính tốn trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính tốn. Tuy nhiên,
số lượng các hàm tính tốn trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính tốn trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)

Trong đó =SUM(LEF) khơng phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table Formula (hình minh hoạ).

Ví dụ để tính tốn trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các cơng thức tính tốn đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên
của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính tốn khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ơ chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để
cập nhật kết quả tính tốn trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ
cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh
chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo
kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.

+---+---+---+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới
(subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngồi với các kiểu kí tự như “1st, 2nd,
3rd,…”. Bạn khơng thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử
dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử
dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo
đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn hãy chọn Document Template
(*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước
thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save Preview
Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay
phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và
lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung
Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently
used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản
được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể
chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools
Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng
số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Cịn để
khơng cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Microsoft Excel

Phím tắt thơng dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử

dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội
dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet
(Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu
từ ơ ngay phía trên ơ hiện thời Ctrl-' Sao chép cơng thức từ ơ ngay phía trên ơ hiện thời Ctrl-$ Chuyển
định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy

Alt-Enter Xuống dịng trong một ơ

Kiểm sốt hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection
after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy
chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thơng thường khi cần sao chép dữ liệu hay cơng thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường
phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hồn tồn có thể
thực hiện cơng việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím
tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn
sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những
nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn.
Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ ngun phím Ctrl và dùng
chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đơi khi bạn lại muốn in biểu
đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó
rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.

Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng

Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn
có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau
đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu
lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển
thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay
cột của biều đồ dễ dàng hơn.

Tên tệp tin được in ra ở Footers

Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng
tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn
đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

&[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin

Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu.
Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thơng tin trong Excel.

Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó khơng vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ

nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng khơng sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải
nhớ là khơng được vượt q 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt
Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…

Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác
nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.

Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ơ – hàng - cột có
ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.

Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó.
Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ơ có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng
dẫn cụ thể cho người sử dụng.

Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang
mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.

Tuỳ biến danh sách

Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ
danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom
Lists) để tăng tốc và đơn giản hố cơng việc này.

Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List
trong ơ bên tay trái, cịn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi
một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách
rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.

Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến
góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách

hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại

Microsoft Excel

Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng cơng cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của
bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách
sau đây:

Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả sử
chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập cơng thức bất kì theo kiểu
=A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.

Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách
định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời
gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List
Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào
trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một cơng thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm

đạt được kết quả tính tốn đúng như mong đợi. Excel cũng có cơng cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa
nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính tốn trong cơng thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập
vào cơng thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập
=(7+5)*3.

Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính tốn cơng thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa
công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.

Dấu cột hay hàng?

Đôi khi trong q trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó khơng cần
thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào
Format Row Hide hay Format Column Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào
Format Row Undide hay Format Column Unhide.

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo
vệ sheet hay bảo vệ ơ nào đó…

Để ngăn chặn người khác khơng thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật
khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to
open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được
bảo vệ, nếu khơng có mật khẩu thì sẽ khơng thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.

Bên cạnh đó tính năng Tool Protection cịn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào
trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng
tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử

dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn khơng lựa chọn gì thì
khơng ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect
Sheet.

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên
bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo
vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều
người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà khơng cần đặt mật
khẩu.

Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung
cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$
Mình cịn vài cái nữa nè:

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab
Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ơ có data hoặc khơng có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu vào rồi
Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng thơi)

Muốn chèn thêm dịng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)

Muốn xố dịng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xố cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)

Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt

Muốn về đầu dịng: Home

Muốn về ơ A1: Ctrl-home.

Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+

Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ excel, chọn
cơng thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ơ mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với
chữ ready sẽ thấy kết quả

Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert
fuction. Bạn có thể tuỳ chọn cơng thức trong ơ: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong,
chọn "help on this fuction". Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví dụ điển hình.

Trong Word:

Qua trái, phải một chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn một dòng: cho con
trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng: shift-home. Lên đầu một đoạn: ctrl-mũi tên lên,
hoặc xuống. Không phải bác "Terry" nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá
trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành "cao thủ" như bạn mong mỏi và giải quyết được
phần nhiều các yêu cầu của những "bài toán" bằng Excel việc đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các kiến
thức cơ bản về cell, địa chỉ cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các
hàm thường dùng trong q trình tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM,

</div>

<!--links-->