Tài liệu Tự Học Microsoft Office PowerPoint Show

Tự Học Microsoft Office PowerPoint Show ...
Sunday, 19. September 2010, 10:34:39
Trao đổi học hỏi &kiến thức
Lời nói đầu.
Theo lời đề nghị của vài Anh Chị muốn làm Slide Show trên Microsoft PowerPoint Show,
nên tôi xin ghi lại khái quát một số vốn liếng mà tôi đã thu lượm được gần một năm qua,
kể từ khi khám phá ra cái MS Power Point Show có rất nhiều công dụng hay và thú vị ngay
trong chiếc máy PC của mình, mà từ lâu không đụng đến nó.
Tuy nhiên, tôi không phải là dân lành nghề, cũng không hề đến trường lớp, do đó có thể tôi
chưa nắm vững cơ bản lý thuyết, hay là có thể dùng nhiều từ sai lệch trong ngành điện tử,
xin quí vị thông cãm.
* * *
1. Bây giờ chúng ta bắt đầu khám phá cái PowerPoint Show ,
A. Các bạn mở chương trình power point ra -> click vào All Programs ->MS power
point ( có lẽ các bạn nên cho con icon này ra ngoài desktop cho tiện mỗi khi xử dụng)
Bên trên hết là MS Menu, nhìn vào Menu ta thấy :
File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Slide Show, Window, Help.
Chúng ta thấy ngay dưới Menu có 3 phần :
a. Khung lớn nằm ngay giửa màn hình là Current
b. Bên trái Current có một khung hẹp nằm theo chiều thẳng đứng là Thumbnails
c. Bên mặt Current cũng có một khung thẳng đứng là Task panes
B. Khám phá các khung a, b,c,
Khung a. - Đây là main screen, những hình ảnh bên thumbnails sẽ hiện ra đây , khi ta click
- 1 -
vào hình nào thì nó sẽ nhảy qua đây. Và đây cũng chính là nơi để thể hiện các animation
của hình và chử.
Khung b. - Nhìn vào Thumbnails ta thấy có một khung nhỏ hình chử nhật , đây là nơi chứa
hình ảnh cho cái show, mỗi khung là một slide. Nếu click vào Insert --> New Slide thì sẽ
có thêm một khung nữa hiện ra nằm ngay dưới khung đã có sẳn , click bao lần thì có bấy
nhiêu khung.
Khung c.

- Task panes là một cột chia ra nhiều phần với nhiều options khác nhau (sẽ chỉ dẩn tuần tự
khi nói về các effects)
- Thử click vào Slide Show -.> Custom animation, ta sẽ thấy bên Task panes hiện ra một
cột tên là Custom animation, đây là nơi để set up các effects cho sự chuyển biến của cái
show.
Trước khi bắt tay vào việc, ta nhìn qua các phần trên Menu để bắt đầu xử dụng nó :
• File : để Open New show, Open các show khác hay Save as, các phần khác không cần
biết đến chi (thêm mệt óc)
• Edit /Paste: để xếp các layers trên hay dưới trong một slide (tôi chỉ dùng nó trong công
dụng nầy nên cũng chỉ biết có thế thôi)
• View : cũng không cần, chỉ click vào cái ly chân cao có mũi tên chỉ vào ngay góc trái
màn hình là nó cho view thôi.
• Insert: đây là khâu khá quan trọng, dùng mở new slide, insert hình, làm Title, lấy nhạc
• Format : để viết chử, set up show và set font chử, làm background cho slide
• Các phần khác tôi thấy không cần thiết nên không có đụng vào.
XỬ DỤNG Microsoft PowerPoint
ĐỂ LÀM SLIDE SHOW
Thực hành
Khi làm show, trước hết phải chuẩn bị đề tài với tựa đề, hình ảnh và nhạc, show không có
nhạc cũng chả sao, nhưng nếu được lồng nhạc vào thì cái show sẽ linh động và hấp dẩn
hơn.
A. Lấy hình vào show
Lúc mở power point lên, thì bao giờ cũng có sẳn một blank slide nơi thumbnails, nếu muốn
để nó làm title thì lấy thêm slide kế tiếp bằng cách :
Insert -> New Slide, thế là ta có second slide nằm ngay bên dưới cái đâù tiên, và có thể
tiếp tục, hoặc muốn mang hình vào trước thì :
Insert -> Picture -> From File ( vào nơi cất hình mà lấy nó ra )
Và cứ thế tiếp tục cho đến khi nào hết project mà mình dự trù làm.
B. Set up hình và chử
Bây giờ ta đã có đầy đủ hình ảnh bên thumbnails, nếu muốn làm title trước thì click vào

nó, nó sẽ nhảy qua bên Current (màn ảnh chính).
a. Viết chử (nên có sẳn font chử Việt, nếu muốn viết tiếng Việt).
Click vào Insert -> Text box , click vào nó, ta sẽ thấy hàng chử “Click and drag to insert a
text box” ngay bên dưới cùng ở góc trái màn hình PC, click vào nó và mang nó lên đến chổ
- 2 -
nào ta muốn viết chử thì click thêm một cái và buông mouse ra, thế là có một ô đang nhấp
nháy, cứ type trên bàn phím là chử hiện ra trên đó.
b. Bây giờ chỉnh chử viết. Muốn chử hoa hay thường, viết theo font nào, màu gì , lớn hay
nhỏ, thì click vào :Format trên Menu -> Font, cứ vào đấy mà chỉnh font chử, lớn nhỏ và
màu sắc của chử viết.
c. Làm background cho slide -> Format -> Background -> nếu muốn làm nền cho tất cả
slide thì khi làm xong click Apply to all, còn muốn làm cho một slide đang nằm trong
Current thì click Apply thôi.
* Khi làm màu nền xong, nếu không ưng ý, thì lại click Format => background và tìm màu
khác xong cứ apply là nó tự đổi màu theo ý mình.
d. Làm animation chử viết.
Nếu muốn chử nằm chết một chổ thì khỏi cần, nhưng muốn chử linh động hơn thì set
animation cho nó bằng cách lôi cái Task panes ra, click Slide Show trên Menu -> Custom
animation
- Click vào hàng chử đã viết trên slide, sẽ có một khung hình chử nhật vây quanh nó, và
cùng lúc bên task panes những options cũng bắt đầu active (đậm lên), nếu không thì ta
không xử dụng chúng được.
-Chọn effect , click vào chử Add Effect ta sẽ thấy window của animation hiện ra, cứ vào
đó mà chọn effect nào mình thích, mỗi khi chọn xong, click Play ngay bên dưới cùng của
Task panes, nó play ngay cho xem, nếu không ưng thì click vào chử đó lần nữa và click
Remove ngay dưới Custom animation, rồi chọn effect khác
-Set up effect , click vào dấu cái mũi tên ngay sau khung chử đã set bên dưới box Custom
animation, ta sẽ thấy một window hiện ra, trong đó có một lô options để set :
- Start on Click
- Start with previous

- Start after previous
- Đó là những hành động của hàng chử khi xuất hiện trên màn hình, và được set tùy theo
cách sắp xếp của mình sao cho cái show được khớp với diển tiến của các slide với nhau.
- Effect options
- Timing
- Để set thêm các diển tiến của hàng chử đã viết trên Slide mà ta đã chọn effect cho nó lúc
nảy, nếu là Fly in thì sẽ fly như thế nào, từ trên xuống hay bên trái qua, hoặc bên phải hay
dưới bottom chạy lên …
- Và dưới chử Direction có hai ô nhỏ để muốn set cho chử xuất hiện được êm nhẹ thì mark
vào Smooth Start, Smooth End.
- Bên dưới Enhancements là
- Sound, nếu thích cài thêm sound như tiếng vổ tay, tiếng kẹt cửa… thì click vào nó để
chọn.
- After animation, nếu muốn sau phần animation diển tiến ra sao thì click vào nó,
- Animate text , click vào đây để chọn cho hàng chử fly một lần hay fly từng word hoặc
- 3 -
từng letter, và sau đó set thời gian fly.
- Xong phần set animation cho chử viết.
* Tùy theo ý thích và cách chế biến mà quí vị set theo riêng cá nhân mình, vì mỗi ngươì có
một tầm nhìn nghệ thuật khác nhau, không thể đi sâu vào vấn đề được.
XỬ DỤNG POWER POINT
ĐỂ LÀM SLIDE SHOW (phần cuối)
•Set up hình.
•Mỗi slide có thể chứa một hoặc nhiều hình, tùy cách sắp xếp của mỗi người.
•A. Hình ảnh
•1. Khi insert hình vào slide, thì luôn luôn có một hay hai box xuất hiện để mình viết title,
nên cut nó bằng cách right click -> cut, nếu không nó cứ nằm ở đấy mất thẩm mỹ của cái
hình.
2. Khi đã insert hình vào slide, thì không bao giờ nó vừa đúng size với cái slide, do đó,
click vào nó sẽ có 8 cái ô tròn nhỏ ở 4 góc và 4 cạnh tấm hình xuất hiện, đưa mouse vào

các ô tròn đó để kéo nó giản lớn ra hay thu nhỏ lại theo ý mình.
3. Nếu insert thêm hình vào cùng một slide, thì mỗi lần insert đều có 2 cái box để viết title
xuất hiện, cũng cut nó đi.
•4. Trong một slide có thể đặt hình nằm kề nhau, hoặc nằm chồng lên nhau cái trên cái nằm
dưới,(vì khi insert hình vẫn nằm ngang hàng nhau). Right click tấm nào muốn cho nằm ở
layer trên rồi-> cut, xong click vào chử Edit-> paste, thì tự nhiên tấm hình vừa cut đó sẽ
nằm ở layer trên . Chử viết cũng vậy, nếu khi insert hình vào nó nằm lấp chử viết thì right
click vào hàng chử, cut đi xong paste thì nó sẽ nằm bên trên tấm hình.
•
•B. Set up animation hình
•Vào Slide Show -> Slide transition, ta sẽ thấy một column có một lô transition trong đấy,
khi chọn cái nào thì click vào nó thì bên Current tấm hình đó sẽ tự diển tiến ngay cho mình
xem, nếu không ưng thì chọn cái khác. Nếu đồng ý và muốn tất cả show đều có cùng
transition nầy thì click Apply to all slide, còn không thì mỗi slide làm riêng mỗi transition.
•
•Set up show.
Khâu nầy rất quan trọng, vì nếu không thì show sẽ không play liên tục hay ngưng chổ nào
theo ý mình
Click vào Slide Show ->. Set up Show, ta sẽ thấy Window Set up Show hiện ra, mark vào
chử All nếu muốn show play liên tục .
* Mark vào chử Loop continuous untill “Esc” để khi muốn tắt show ta bấm key “Esc” trên
bàn phím. Xong click OK
Set các effects trước sau trong slide, ví dụ trong một slide có nhiều effects, ta muốn cái nào
xuất hiện trước hoặc sau, thì mở Custom animation ra, click vào effect đó, xong click vào
mủi tên nhỏ trong box đựng nó, thì bên dưới cùng của task panes có một box với hai mủi
tên Up and Down đang active, nếu muốn effect đó hiện trước thì click vào Up cho nó nhảy
lên trên effect kia, muốn hiện sau thì click vào Down.
LỒNG NHAC
Có hai cách lồng nhạc
- 4 -

A. Slide Show -. > Insert -> Movies and Sound -> Sound from File,
Cách nầy thì có thể dùng bất cứ loại nhạc nào cũng được, nhưng có cái bất tiện là phải gửi
file nhạc đi kèm cái show.
B. Slide Show -.> Slide transiton -> Modify transition -> click vào mủi tên nhỏ ở cuối chử
Sound, drag nó xuống tìm chử Other Sound, click vào nó, thì window chứa nhạc ở dạng
wav. sẽ hiện ra, (nên chuẩn bị một folder chứa nhạc wav để làm SS), chọn bài nào xong
click OK là nhạc play ngay, tức là nó chịu đọc nhạc rồi, còn nó im re tức là nó không ưng
vì nhạc không đúng gou^t của nó, nhớ mark vào chử Loop until next sound ngay bên dưới
đó cho nhạc play liên tục. Nhưng đừng click Apply to all nghe, vì như vậy slide nào cũng
khởi đầu bài hát là loạn xà ngầu đó.
Chú ý : Wav. ở đây phải compress cho nó nhẹ cái show.
•Các bạn mở Slide transition trong SS HHMD này ra và nhìn vào chử Modify transition thì
sẽ thấy bài hát La vie en Rose tôi đã lồng vào đấy, và dưới chử Advance slide có một
khung chử nhật với hai mũi tên lên và xuống, đó là nơi để làm timing.
•Phải làm timing cho từng slide hay all slide chứ nếu không set timing thì cái show sẽ đứng
lì một chổ đấy.
•Tùy sự sắp xếp của mình theo đề tài của cái show và cũng tùy theo bản nhạc đã lồng vào,
nhất là khi có viết lời bài hát đi kèm, lại càng phải làm timing thật kỷ cho lời và chử không
bị sai lệch.
C. Save as type
Khi preview thấy OK rồi thì save nó lại, có hai dạng để Save cái show :
1. ppt. Presentation : không play liên tục và có thể sửa đổi.
2. pps. Power Point Show : play và replay
GHI CHÚ :
Tất cả những SS khi post lên net, thường hay bị lệch lạc đôi chút, do đó, lần play đầu tiên
luôn bị vấp váp, phải đến hai ba lần sau tất cả mới ăn khớp với nhau như mình đã set.
Chúc các Anh Chị và các bạn làm được Slide Show như ý.
Lưu Bú
- 5 -