Giải pháp số hóa và xây dựng các bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Thanh Hóa

GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ
NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HĨA
Tào Ngọc Biên* - Lê Thị Dương**
1

2

Tóm tắt: Số hóa và xây dựng các bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa
chí tại thư viện tỉnh Thanh Hóa đóng vai trò quan trọng trong việc
đổi mới phương thức phục vụ, góp phần nâng cao chất lượng
phục vụ nhu cầu của người dùng tin trong công tác nghiên cứu,
khai thác, sưu tầm và dịch thuật các tài liệu viết về địa phương.
Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã bước đầu tạo lập được một số bộ sưu
tập số nguồn tài liệu địa chí để phục vụ nhu cầu của người dùng
tin trong thời đại mới. Bài viết làm rõ những vấn đề liên quan đến
số hóa tài liệu, xây dựng bộ sưu tập số, đi sâu vào nghiên cứu
thực trạng xây dựng bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí tại thư
viện tỉnh Thanh Hóa, đồng thời đưa ra một số giải pháp số hóa và
xây dựng bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí.
Từ khóa: Số hóa; Tài liệu số; Bộ sưu tập số; Tài liệu địa chí; Thư viện
tỉnh Thanh Hóa.

1. ĐẶT VẤN ĐỀ
Thư viện tỉnh Thanh Hóa là một thư viện cơng cộng khang trang,
được đầu tư hệ thống cơ sở hạ tầng mới, ở vị trí thuận tiện ngay trung
tâm của thành phố Thanh Hóa, điều đó thể hiện sự quan tâm của lãnh
đạo tỉnh Thanh Hóa cũng như người dùng tin đối với thư viện. Trước
yêu cầu của xu thế mới, thư viện cần phải phát triển toàn diện về chất
lượng, hội nhập cùng với mơ hình thư viện điện tử, thư viện số để
cung cấp các sản phẩm thông tin hiện đại, tiện ích và có giá trị cao,
xứng tầm với vị thế và sự mong đợi của người dùng tin.

*

Thạc sĩ, Trường Đại học Văn hóa, Thể thao & Du lịch Thanh Hóa.

**

Thạc sĩ, Trường Đại học Văn hóa, Thể thao & Du lịch Thanh Hóa.


GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HĨA

Tại Thư viện tỉnh Thanh Hóa, nguồn tài liệu địa chí được coi là nguồn
tài liệu quý hiếm và đặc biệt quan trọng để phục vụ cho hoạt động nghiên
cứu về Thanh Hóa. Cơng tác khai thác, sưu tầm và dịch thuật, xây dựng
kho sách viết về địa phương là hết sức cần thiết. Phần lớn tài liệu chỉ có
một bản mà nhu cầu sử dụng của người dùng tin lại cao. Do vậy, làm thế
nào để người dùng tin có thể tiếp cận được tối đa nguồn tin, truy cập được
tài liệu ở mọi lúc, mọi nơi là vấn đề đáng được quan tâm.
Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã bước đầu tạo lập được một số bộ sưu
tập số nguồn tài liệu địa chí để phục vụ nhu cầu của người dùng tin
trong thời đại mới. Tuy vậy, các bộ sưu tập số còn chưa đa dạng về nội
dung, phong phú về hình thức do cịn một số bất cập cần khắc phục.
Bài viết dưới đây sẽ làm rõ những vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu,
xây dựng bộ sưu tập số, đi sâu vào nghiên cứu thực trạng xây dựng
bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Thanh Hóa, đồng
thời đưa ra một số giải pháp số hóa và xây dựng bộ sưu tập số nguồn
tài liệu địa chí.

2. THỰC TRẠNG SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU
ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HÓA

2.1. Một số khái niệm cơ bản và vai trò của bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí
* Số hóa tài liệu
Có nhiều quan điểm khác nhau về số hóa tài liệu nhưng chung
quy lại các quan điểm đều cho rằng: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển
các dạng dữ liệu/ tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên
giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng
khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và máy tính nhận biết
được như tài liệu ban đầu gọi là số hố dữ liệu. Hay nói cách khác số
hố tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài
thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Sản phẩm sau
khi số hóa tài liệu chính là nguồn tài nguyên số/dữ liệu số - các dữ liệu
dạng chữ, hình ảnh, âm thanh... được máy tính nhận biết đúng định
dạng và được sử dụng trên máy tính.

447


448

PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

* Bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí
Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được
số hố dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, audio,
video…) về một chủ đề. Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau
về cách thể hiện nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà
qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm và sử dụng dễ dàng. Như
vậy, một thư viện số có thể bao gồm nhiều bộ sưu tập số theo các chủ
đề khác nhau, có thể do tập thể hoặc cá nhân tự xây dựng hoặc trao
đổi, mua bán. Có thể nằm trong lưu trữ của thư viện nhưng cũng có

thể nằm ngồi thư viện thơng qua một kênh cung cấp từ phía đối tác.
Bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí là tất cả tài liệu được thư viện thu
thập dưới dạng file hoặc tiến hành số hoá các tài liệu viết về Thanh Hóa.
Nguồn tài liệu địa chí bao gồm các tài liệu viết về địa phương,
tác giả địa phương, các tài liệu thư tịch cổ; tài liệu Hán Nôm; Trung
văn; Pháp văn; Anh văn và Nga văn; các văn bia; sắc phong,… viết về
Thanh Hóa xưa và nay phục vụ cán bộ nghiên cứu, văn hóa, khoa học
trong và ngồi tỉnh cùng nhu cầu các tổ chức, chuyên gia nước ngoài.
Các bộ sưu tập địa chí của thư viện tỉnh Thanh Hóa bao gồm các
bộ sưu tập về các triều đại, các danh lam thắng cảnh của địa phương,
các bộ địa chí, văn hóa của địa phương.
* Vai trị của bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí
Do có những đặc tính ưu việt mà bộ sưu tập số đã khắc phục được
những hạn chế của thư viện truyền thống. Những đặc tính nổi trội của
bộ sưu tập số chúng ta dễ dàng nhận ra như sau:
- Bộ sưu tập số tài liệu địa chí tạo ra cơ hội bình đẳng cho mọi đối
tượng người dùng tin đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu hữu ích, giá
trị bởi nó không bị giới hạn về không gian và thời gian. Bộ sưu tập số
tài liệu địa chí cung cấp nguồn thơng tin có giá trị quan trọng để phục
vụ cho bạn đọc nghiên cứu đề tài viết về Thanh Hóa.
- Bộ sưu tập số tài liệu địa chí đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả
trong q trình sử dụng. Tính linh hoạt thể hiện ở chỗ một bản tài liệu


GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HĨA

số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng người dùng tin khác
nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí
địa lý của người nghiên cứu, tìm hiểu. Tính hiệu quả là tiết kiệm thời
gian và kinh phí, giúp người dùng tin dễ dàng tìm kiếm được thơng

tin mình cần.
- Bộ sưu tập số tài liệu địa chí là lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài
các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian,
thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng. Bảo tồn tài liệu địa chí là bảo tồn
nguồn thơng tin q hiếm và có giá trị phục vụ đơng đảo bạn đọc có
nhu cầu nghiên cứu về tài liệu địa phương. 
Bộ sưu tập số tài liệu địa chí là nguồn tin vơ giá tại thư viện tỉnh
Thanh Hóa, cung cấp những thơng tin chính xác và đầy đủ về lịch sử,
danh nhân, phong tục tập quán,… của địa phương đáp ứng được nhu
cầu của các nhà nghiên cứu về Thanh Hóa. Chính vì thế vấn đề quản
lý, khai thác nguồn tin này hiện đang được thư viện tỉnh Thanh Hóa
hết sức quan tâm. Thư viện tỉnh Thanh Hóa ln cố gắng bằng mọi
nguồn lực đang có để xây dựng và tổ chức bộ sưu tập số địa chí theo
các chủ đề, chuyên đề đủ về số lượng, chất lượng thuận tiện khi sử
dụng nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và tìm hiểu về lịch sử, địa
danh của các nhà nghiên cứu và đông đảo công chúng bạn đọc. Nếu
thư viện thu thập, tổ chức, khai thác tốt nguồn tài liệu địa chí số này thì
sẽ tiết kiệm được một nguồn kinh phí không nhỏ cho việc bổ sung tài
liệu phục vụ nghiên cứu khoa học. Với việc xây dựng được các Bộ sưu
tập số tài liệu địa chí, thư viện tỉnh Thanh Hóa ngày càng khẳng định
được vai trị của mình trong công tác tuyên truyền, giáo dục truyền
thống, công tác phục vụ nghiên cứu khoa học, thiết thực đóng góp vào
sự phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh quốc phịng của tỉnh nhà.

2.2. Thực trạng số hóa và xây dựng các bộ sưu tập số nguồn tài liệu địa chí
Hơn  60 năm xây dựng và phát triển, thư viện tỉnh Thanh Hoá
đã  trải qua những thăng trầm khác nhau. Từ số vốn tài liệu địa chí
khoảng 10.000 bản đến nay con số đã lên tới 25.000 bản tư liệu (tài liệu
địa chí sưu tập ngồi xã hội là hơn 1.000 bản) bao gồm sách, báo, tạp

449


450

PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

chí, luận văn, tài liệu Hán Nôm, văn bia, sắc phong,…). Hàng năm số
lượng phục vụ bạn đọc tài liệu địa chí liên tục tăng. Bình quân mỗi
năm thư viện phục vụ tài liệu địa chí cho khoảng 90-100 đề tài nghiên
cứu khoa học của các nghiên cứu viên và đáp ứng nhu cầu đọc của
các đối tượng bạn đọc tìm hiểu về địa danh, danh nhân, văn hóa địa
phương,... Thư viện đã kiên trì thực hiện cơng tác số hố các tài liệu
truyền thống có giá trị sử dụng lớn và có tần suất sử dụng cao để có
thể phục vụ được đơng đảo bạn đọc trong tỉnh cũng như bạn đọc tồn
quốc có nhu cầu nghiên cứu các tài liệu về tỉnh Thanh Hóa.
Ban giám đốc thư viện luôn chú trọng đầu tư vào việc xây dựng cơ
sở vật chất; Tích cực tranh thủ các nguồn xã hội hóa, các nhà hảo tâm
hỗ trợ sách cho thư viện, đặc biệt là nguồn tài liệu địa phương; Ln
quan tâm đến cơng tác khai thác có hiệu quả các nguồn tài liệu địa chí
để phục vụ cho đông đảo công chúng bạn đọc.
Hiện nay, thư viện tỉnh Thanh Hóa đã được cung cấp những máy
scan chuyên dụng hơn như: máy scan HP scanjnet N6310; máy Hp
scanjnet 200 độ phân giải lớn hơn, đáp ứng tốt nhất các u cầu về số
hóa. Vì vậy tiến độ nhanh hơn và chất lượng tốt hơn.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng về cơng nghệ, đặc biệt là về
cơng nghệ ảnh số thì thư viện tỉnh Thanh Hóa cũng đang tiến hành số
hóa tài liệu bằng máy ảnh kỹ thuật số, đây là cơng nghệ số hóa khá mới
mẻ nhưng đảm bảo được mọi mặt yêu cầu về số hóa tài liệu, hỗ trợ rất
tốt các loại tài liệu có minh họa ảnh màu, đồ thị, bản đồ.

Cách thức thực hiện số hóa tài liệu
Do tính chất quan trọng của tài liệu, để đảm bảo tính chính xác,
đầy đủ và cập nhật nhanh thông tin mà vẫn đảm bảo được bản quyền
tác giả, thư viện tỉnh Thanh Hóa đã bố trí một lực lượng cán bộ chuyên
sâu xử lý loại tài liệu này theo một quy trình chặt chẽ. Cụ thể:
- Phịng địa chí thực hiện cơng việc tìm tin viết về tỉnh Thanh Hóa
mà thư viện đặt mua hoặc được biếu tặng. Sau đó gửi lại các tài liệu địa
chí cho phịng tin học thực hiện Scan và xử lý kỹ thuật.


GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HĨA

- Phịng tin học tiếp nhận các đầu tài liệu địa chí sau đó tiến hành
Scan bằng máy scan - Các file ảnh này được copy đưa vào quản lý bởi
phần mềm Lightroom 4.1 (Adobe), sau đó convert sang các định dạng
khác để xử lý tiếp: JPG, GIF. Tiếp đó sử dụng phần mềm Microsoft
Office Picture Manager: xử lý ảnh dạng thô, cân bằng độ sáng, tối cho
ảnh, đồng thời cân chỉnh để tăng độ tương phản của ảnh, tăng độ sắc
nét; Xoay, để làm thẳng ảnh (reskew), cắt (crop) loại bỏ những viền
thừa trong quá trình scan hoặc chụp.
- Sau khi ảnh được xử lý ở dạng thô, ảnh sẽ được tiến hành xử lý
nhằm làm giảm bớt dung lượng bằng kỹ thuật nén ảnh. Khi đã hoàn thiện
các khâu xử lý và nén ảnh, tiếp tục convert ảnh số sang định dạng PDF
(phần mềm Acrobat Writer-Adobe). Tiếp tục dùng phần mềm Acrobat
Professional để tạo bookmarks và hồn thiện ebook, sau đó những ebook
này sẽ được biên mục vào phần mềm quản lý dữ liệu số BMP.
Đồng thời, phòng tin học sẽ in các tài liệu đã xử lý ra dưới dạng A4.
(Nội dung của các tin, bài báo sau khi được Scan, xử lý kỹ thuật để in ra
và lưu trữ vẫn phải được giữ nguyên theo đúng nội dung thông tin được
viết trên các báo, đúng theo quy định của luật bản quyền tác giả).

Vào thứ 2 hàng tuần của tuần tiếp theo phòng tin học sẽ tập hợp
các tin bài viết đã được xử lý và in ra dưới dạng giấy A4 để chuyển lại
cho phịng địa chí. Phịng địa chí sau khi sắp xếp nội dung thông tin
các tin, bài báo theo nội dung của từng bộ sưu tập xong sẽ chuyển lại
cho ban biên tập, ban lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung thông tin lại
một lần nữa. Sau khi đã kiểm tra xong nội dung, bố cục sắp xếp tài liệu
ban lãnh đạo phê duyệt cho in ấn để phát hành.
Hiện nay, thư viện tỉnh Thanh Hóa đã số hóa và xây dựng được
các bộ sưu tập như: “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương”; “Nơng thơn mới”;
“Chúa Nguyễn và Vương triều Nguyễn trong lịch sử dân tộc”; “Thanh Hóa
với chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ”,... Trong đó, bộ sưu tập số “Thanh
Hóa qua báo chí Trung ương” được coi là bộ sưu tập được nhiều bạn đọc
quan tâm sử dụng nhiều nhất. Với tuổi đời hơn 18 năm, đến nay bộ
sưu tập này đã phục vụ cho hơn 1000.000 lượt bạn đọc. Phạm vi phát
hành của bộ sưu tập ngày càng được mở rộng, từ các bạn đọc ban

451


452

PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

đầu là các đồng chí lãnh đạo Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh và một
số ban ngành của tỉnh, cho đến nay, thư mục đã được phát hành đến
các huyện ủy, thành ủy, Ủy ban nhân dân huyện, thị, thành phố, các
ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, các cơ quan báo chí Trung ương và địa
phương, thư viện 27 huyện, thị, thành phố.
Với những bộ sưu tập này giúp bạn đọc tra cứu thông tin được
nhanh chóng, kịp thời phù hợp với chủ đề nghiên cứu và không bị

giới hạn về không gian, thời gian. Hiện nay, thư viện đang sử dụng cả
hình thức phục vụ tài liệu địa chí tại thư viện thơng mạng LAN hoặc
bản thảo được in ra từ kết quả các tài liệu đã được số hóa và phục vụ
tài liệu theo yêu cầu (in bản thảo phát hành đến các đơn vị đặt hàng).
Thư viện vẫn chưa có điều kiện để bạn đọc sử dụng trực tuyến các bộ
sưu tập địa chí thơng qua mạng Internet.

3. GIẢI PHÁP SỐ HĨA VÀ XÂY DỰNG BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ
Số hóa và xây dựng bộ sưu tập số là việc làm trải qua nhiều cơng
đoạn, cần có sự phối hợp giữa yếu tố cơ bản để thực hiện số hóa và xây
dựng bộ sưu tập số gồm tài liệu địa chí đầu vào, cán bộ thực hiện, các
cơng nghệ hỗ trợ số hóa và xây dựng bộ sưu tập số.

3.1. Lựa chọn tài liệu địa chí đầu vào
Thư viện tỉnh Thanh Hóa khơng thể số hố mọi tài liệu địa chí
hiện có, vì vậy chúng tơi phải đưa ra các tiêu chí để làm căn cứ lựa chọn
những tài liệu nào cần thiết đưa vào bộ sưu tập như: tài liệu độc bản,
tài liệu quý hiếm như: sách viết về Thanh Hóa, tài liệu Hán – Nơm; văn
bia, sắc phong. Ngồi ra, chúng tơi cịn xét tiêu chí nội dung tài liệu,
mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của thư viện mà lựa chọn các tài liệu địa
chí có nội dung phù hợp, tài liệu có tần suất sử dụng cao.
Câu hỏi là làm thế nào để có thể lựa chọn được tài liệu cần thiết
nhất để số hóa? Để khắc phục tình trạng này cần xác định và xây dựng
bộ tiêu chí lựa chọn tài liệu số hóa, giúp công tác lựa chọn một cách
khách quan hơn cần đặt ra câu hỏi trước khi số hóa, xây dựng các bộ
sưu tập số:


GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HĨA

+ Tại sao cần phải số hóa tài liệu / để làm gì?
+ Số lượng tài liệu cần số hóa?
+ Ai sở hữu tài liệu đó?
+ Thời gian thực hiện dự án?
+ Ngân sách ở đâu (để tạo lập và duy trì)?
+ Ai, cấp nào chịu trách nhiệm giải quyết khó khăn của dự án
(nếu có)?
+ Số hóa tài liệu như thế nào?
+ Định dạng sản phẩm là gì? (ảnh/văn bản)
+ Mơ tả tài liệu như thế nào/ dùng chuẩn biên mục gì?
+ Quy định các chính sách truy cập tài liệu số? (ai/mức độ truy
cập, miễn phí hay có thu phí...)
+ Bảo quản và duy trì phục vụ như thế nào?
+ Đối tượng phục vụ hoặc đối tượng người sử dụng sẽ hướng đến?
+ Việc số hóa tài liệu có ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị hoặc
các bộ phận khác khơng?
+ Tình trạng bản quyền của tài liệu ra sao? tài liệu còn thời hạn
bảo hộ bản quyền khơng? Nếu cịn thì tổ chức/ cá nhân nào đang sở
hữu để thực hiện các bước tiếp theo
+ Tình trạng vật lí của tài liệu như thế nào?
+ Theo tiêu chí các loại tài liệu đặc biệt: tài liệu độc bản, tài liệu
quý hiếm, thời gian xuất bản (luận văn, luận án, tài liệu cổ, tài liệu Hán
– Nơm),…

3.2. Thu thập nguồn tài liệu địa chí
Mặc dù đã có văn bản về chính sách thu thập tài liệu địa chí của
cán bộ nghiên cứu, tác giả địa phương, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều
cán bộ nghiên cứu, tác giả địa phương đã không nộp lưu chiểu về thư
viện. Do vậy, Ban Giám đốc Thư viện cần đấu mối với các đơn vị có liên
quan như:

453


454

PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

+ Các trường đại học trong tỉnh để thu thập luận văn, luận án của
sinh viên, giảng viên;
+ Sở Khoa học và Cơng nghệ Thanh Hóa để thu thập nguồn đề
tài nghiên cứu;
+ Nhà xuất bản Thanh Hóa để thu thập nguồn sách nộp lưu chiểu.
Mặt khác, cán bộ làm công tác bổ sung cần bổ sung những tài liệu
viết về Thanh Hóa, tài liệu của tác giả Thanh Hóa, tài liệu xuất bản tại
Thanh Hóa. Ngoài việc bổ sung từ nguồn sách kế hoạch và sách xã hội
hóa, kho tài liệu địa chí cịn có nguồn sách sưu tầm như: sưu tầm trong
nhân dân; sưu tầm trong các tổ chức; cơ quan đoàn thể trong tỉnh;
trong doanh nghiệp; thư viện công cộng khác; Hội Văn nghệ dân gian
tỉnh,... Bên cạnh đó, tìm kiếm thơng tin trên mạng Internet cũng là một
giải pháp hữu hiệu, tuy nhiên phải đảm bảo được tiêu chí bản quyền.

3.3. Biên mục tài liệu địa chí số hóa
Trước khi các bộ sưu tập số tài liệu địa chí được đưa ra phục vụ,
thư viện cần áp dụng ngay từ đầu các tiêu chuẩn chung, mang tính
quốc tế để đảm bảo tính chuẩn mực, phổ biến và liên kết của cơ sở dữ
liệu trong việc phát triển tài nguyên số. Hiện nay, Dublin Core được
coi là chuẩn biên mục tài liệu số được nhiều thư viện trên thế giới sử
dụng vì có khả năng tùy biến cho các tiêu chuẩn khác với 15 trường
biên mục.

3.4. Đầu tư kinh phí để mua sắm các thiết bị
Hiện tại, thư viện tỉnh Thanh Hóa chưa thực hiện số hóa hết được
nguồn tài liệu địa chí do vẫn chưa có kinh phí để đầu tư mua các thiết
bị số hóa tài liệu với số lượng lớn. Trước đây, thư viện đã sử dụng phần
mềm mã nguồn mở Dspace trong việc vận hành bộ sưu tập số, tuy
nhiên do chưa có cán bộ chuyên trách và vấn đề bảo mật thông tin,
quyền tác giả nên tài liệu số địa chí vẫn chưa phục vụ được nhu cầu
tin của người dùng tin. Hiện nay, thư viện tỉnh Thanh Hóa sử dụng
máy Scan HP scanjnet N6310; HP scanjnet 200 và phần mềm Adobe
Photoshop 7.0 cho việc số hóa tài liệu.


GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ XÂY DỰNG CÁC BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HĨA

Việc lựa chọn cơng nghệ để tiến hành thực hiện rất quan trọng
bởi vì nó là cơng cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong quy
trình tạo lập và vận hành của bộ sưu tập số. Để bộ sưu tập số phát huy
được hết tác dụng thì khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập số, thư viện cần 
phải có hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản,
cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống
có bản quyền. Cũng như lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu số hiệu
quả nhằm tạo siêu dữ liệu, cho phép upload tài liệu từ máy trạm người
dùng theo lô hoặc theo từng tài liệu riêng lẻ.
Trong thời gian tới, thư viện rất cần sự quan tâm đầu tư từ Ban
Giám đốc trong việc mua sắm thêm các thiết bị cơng nghệ hiện đại
hoặc có thể sử dụng dịch vụ số hóa của các cơ quan khác để đảm bảo
số lượng tài liệu số địa chí đầy đủ. Thư viện cần có chính sách đầu tư
mua thêm một số trang thiết bị như sau:
+ Nâng cấp phần mềm thư viện điện tử Ilib 3.5 lên Ilib 6.0;

+ Đưa các thành tựu khoa học vào ứng dụng trong thư viện như
công nghệ RFID, công nghệ EM đáp ứng các yêu cầu của một Thư viện
hiện đại;
+ Sử dụng công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với
thiết bị BookScan APT 1200.

3.5. Đào tạo nâng cao chất lượng cán bộ thư viện
Thư viện cần tiếp tục xây dựng đội ngũ cán bộ thư viện có kiến
thức và kỹ năng về công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu công tác số
hóa tài liệu: Có chính sách đào tạo cán bộ thư viện, bồi dưỡng kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ, nhất là các kỹ năng cần thiết cho quy trình làm
việc với các trang thiết bị hiện đại, phần mềm thư viện điện tử, phần
mềm hỗ trợ tìm kiếm tồn văn, các kỹ năng khai thác, tìm kiếm thơng
tin điện tử trong các cơ sở dữ liệu, trên mạng Internet.

4. KẾT LUẬN
Nhìn chung, cơng tác số hóa tài liệu và xây dựng bộ sưu tập số của
thư viện tỉnh Thanh Hóa đã bước đầu khởi sắc, tạo ra các bộ sưu tập

455


456

PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

số từ những tài liệu quý hiếm, có giá trị lịch sử và khoa học cao. Việc
tạo lập đươc các bộ sưu tập số đã giúp thư viện tiết kiệm được thời
gian, công sức của cán bộ thư viện cũng như người dùng tin trong quá
trình phục vụ và sử dụng tài liệu địa chí. Đồng thời, lưu trữ được số

lượng lớn tài liệu quý hiếm tránh được mọi nguyên nhân gây hư hỏng
tài liệu. Tuy nhiên, qua quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tế tại thư
viện chúng tơi nhận thấy thư viện vẫn cịn bộc lộ những hạn chế, yếu
kém trong công tác số hóa tài liệu và xây dựng bộ sưu tập số do nhiều
nguyên nhân khác nhau. Do vậy, chúng tôi đã mạnh dạn đưa ra một
số giải pháp rút ra từ kinh nghiệm thực tế và quá trình nghiên cứu tại
thư viện, rất mong nhận được sự quan tâm của Ban giám đốc và toàn
thể cán bộ thư viện nhằm giữ gìn, bảo quản vốn tài liệu quý hiếm của
tỉnh Thanh Hóa, đồng thời giúp bạn đọc tiếp cận được nguồn thơng
tin số hóa, các bộ sưu tập số, cơ sở dữ liệu điện tử tồn văn một cách
nhanh chóng, hiệu quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tào Ngọc Biên, Lê Thị Dương (2019), Hoạt động phục vụ thông tin lãnh
đạo, quản lý trong thời đại cuộc Cách mạng Công nghệ 4.0 tại thư viện tỉnh
Thanh Hóa: Kỷ yếu Hội thảo khoa học, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Nguyễn Thanh Mai (2019), Một số giải pháp số hóa và xây dựng các bộ
sưu tập số nguồn tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Thanh Hóa: Sáng kiến
kinh nghiệm, Thư viện tỉnh Thanh Hóa.
3. Thư viện tỉnh Thanh Hóa, , truy cập
ngày 10/09/2020.