Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhóm lập kế hoạch điều độ và xưởng sản xuất cửa, vách nhôm kính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
ZY

LÊ MINH TỚI

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÓM
LẬP KẾ HOẠCH ĐIỀU ĐỘ VÀ XƯỞNG SẢN XUẤT CỬA,
VÁCH NHƠM KÍNH

CHUN NGÀNH: KỸ THUẬT CƠNG NGHIỆP
MÃ SỐ: 60 52 01 17

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 07 năm 2018


Cơng trình được hồn thành tại: Trường Đại học Bách Khoa – ĐHQG-HCM
Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Lê Ngọc Quỳnh Lam
Cán bộ chấm nhận xét 1: ……….……………….
Cán bộ chấm nhận xét 2: ……….……………….
Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh
ngày 22 tháng 07 năm 2018.
Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:
1. Chủ tịch Hội đồng:
2. Thư ký hội đồng:
3. Ủy viên phản biện 1:
4. Ủy viên phản biện 2:
5. Ủy viên hội đồng:
Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành

sau khi luận văn đã được sữa chữa.

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ


ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: Lê Minh Tới

MSHV: 7140367

Ngày sinh: 19/09/1981

Nơi sinh: Bến Tre

Chuyên ngành: Kỹ thuật công nghiệp

Mã số: 60 52 01 17

I. TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÓM LẬP
KẾ HOẠCH ĐIỀU ĐỘ VÀ XƯỞNG SẢN XUẤT CỬA, VÁCH NHƠM KÍNH.
II. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:
-

Hình thành ý tưởng: Phân tích hiện trạng Ỉ xác định vấn đề cụ thể cần giải
quyết.

-

Thiết kế ý tưởng: Thiết kế từ ý niệm đến chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhóm
lập kế hoạch và xưởng sản xuất cửa, vách nhơm kính.

-

Vận hành và đánh giá: Triển khai vận hành thực tế tại công ty và đánh giá kết
quả.

-

Kết luận và nêu định hướng nghiên cứu tương lai

III. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 26/02/2018
IV. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 17/06/2018
V. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: PGS.TS. Lê Ngọc Quỳnh Lam
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 06 năm 2018
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐÀO TẠO

PGS.TS. LÊ NGỌC QUỲNH LAM

PGS.TS. ĐỖ NGỌC HIỀN

TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ

ii

LỜI CÁM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến PGS. TS. Lê Ngọc Quỳnh
Lam, giáo viên hướng dẫn chính cho em, người đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo và
góp ý sâu sắc cho em trong suốt quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp. Nhờ
có sự hướng dẫn tận tình của cơ đã giúp em hoàn thành tốt luận văn này.
Tiếp theo, em xin gửi lời cám ơn chân thành đến tập thể Quý thầy cô Bộ
môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp, Khoa Cơ khí, Trường Đại học Bách
Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. Các thầy cơ đã dạy dỗ, truyền
đạt những kiến thức ngành nghề và đạo đức con người cho em trong suốt quá
trình học tập và nghiên cứu tại trường. Chính nhờ có sự nhiệt huyết và tận tuỵ
đó mà em mới có được kết quả như ngày hơm nay.
Bên cạnh dó, em xin cám ơn Ban Giám đốc công ty nơi em đã thực hiện
luận văn, đặc biệt là Phòng Kế hoạch điều độ và xưởng nhôm đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em thực hiện đề tài.
Lời cuối cùng em xin cám ơn gia đình, những người đã động viên, chia sẻ,
hỗ trợ và cùng em đi suốt thời gian qua.
Em xin chân thành cám ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 06 năm 2018
HỌC VIÊN THỰC HIỆN

LÊ MINH TỚI


iii

ABSTRACT
Nowadays, information systems occupy a very important role in every
organization, this role becomes more important to large businesses. The system

generates complete, accurate, timely information for the operation, sharing
information among departments, rapid analysis to support the leadership in decisionmaking, at the same time, it also creates a consistent action among the divisions and
gains initiative in every job.
At present, at company X, the late delivery rate of aluminum door orders is 14%.
This problem makes management spend more time dealing with related issues. One
of the root causes is that the information in the system is not timely, complete and
accurate.
From there, this thesis, proposes a solution for building a management
information system for schedule group and aluminum-glass door workshop. The
system is built on a systematic approach, including steps: identify needs, conceptual
design, detailed design, system creation and system operation.
The system is designed with 9 functions, many information transfer processes,
requirements for information export time and information content conforming to
forms, the goal is to provide complete, accurate, timely information for internal and
external positions so that they complete the work. In it, function number 9: integrates
all the information in the system, then generates system impact information and
feedback to external divisions, is designed in detail on the Excel background.
With actual data was collected at the company on 18/05/2018, the test results are
as follows: the input time of function 9 is 45 minutes, the total processing time for
impact information and feedback to the external divisions is 32 minutes, with this
result, within 01 working day 08h, the system will be able to export the impact
information and feedback to create a continuity of production flow. Besides, with the
interview results, evaluation after the system deployment: satisfaction of full
information is 15/15 interview positions, satisfaction of accurate information is 12/15
positions interview, timely information is 15/15 positions interview. The system fully
meets the initial requirements and can be applied in practice at the company.
Keywords: Management information system, production management for glass
aluminum doors

iv

TĨM TẮT LUẬN VĂN
Ngày nay, hệ thống thơng tin chiếm vai trò rất quan trọng trong mọi tổ chức, với
các doanh nghiệp lớn, tập đồn thì vai trị của nó lại càng quan trọng. Hệ thống giúp
tạo ra được các thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho hoạt động, giúp chia sẻ thông
tin giữa các đơn vị, giúp phân tích, xử lý nhanh cho ra thơng tin hỗ trợ lãnh đạo trong
việc ra quyết định, đồng thời nó cũng giúp các bộ phận có sự nhất quán hành động và
có kế hoạch hành động một cách chủ động trong mọi công việc.
Hiện nay, tại công ty X, số đơn hàng cửa vách nhơm kính trễ hạn chiếm khoảng
14%. Điều này làm cho các cấp quản lý tiêu tốn nhiều thời gian để xử lý các sự vụ
liên quan. Một trong những nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là do thông tin trong
hệ thống không kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Luận văn này, do đó, đề xuất giải pháp xây dựng một hệ thống thông tin quản lý
hỗ trợ cho nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhơm kính. Hệ thống được xây dựng
theo phương pháp tiếp cận kỹ thuật hệ thống bao gồm các bước: Xác định nhu cầu,
thiết kế ý niệm, thiết kế chi tiết, tạo ra hệ thống và vận hành hệ thống.
Hệ thống được thiết kế với 9 chức năng, nhiều qui trình chuyển dịch thơng tin,
các u cầu về thời gian xuất thông tin và nội dung thông tin tuân thủ các biểu mẫu
nhằm đạt mục tiêu đáp ứng thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các vị trí trong
và ngồi hệ thống để họ hồn thành cơng việc. Trong đó, chức năng số 9: tổng hợp
tất cả thông tin trong hệ thống cho ra thông tin tác động hệ thống và thông tin phản
hồi cho các đơn vị bên ngoài được thiết kế chi tiết trên nền Excel, nội dung thiết kế
bao gồm: cách thức tiếp nhận thông tin đầu vào, cách tạo cơ sở dữ liệu phục vụ cho
việc phân tích, xử lý và cách thức xử lý cho ra thông tin tác động hệ thống, thơng tin
phản hồi cho các đơn vị bên ngồi.
Với dữ liệu thực tế thu thập tại công ty vào 18/05/2018, kết quả đo lường tổng
thời gian nhập thông tin đầu vào của chức năng số 9 là 45 phút, tổng thời gian xử lý
xuất thông tin tác động hệ thống và thông tin phản hồi cho các đơn vị bên ngồi là 32
phút. Với kết quả này thì trong 01 ngày làm việc 08h thì hệ thống hồn tồn xuất

được thơng tin tác động và phản hồi nhằm giúp dịng sản xuất được liên tục. Vả lại,
với kết quả phỏng vấn, đánh giá sau khi hệ thống triển khai thử nghiệm: sự hài lịng
về thuộc tính đầy đủ của thơng tin là 15/15 vị trí phỏng vấn, sự hài lịng về thuộc tính
chính xác của thơng tin là 12/15 vị trí phỏng vấn, thuộc tính kịp thời của thơng tin đạt
15/15 vị trí phỏng vấn. Hệ thống hồn tồn đáp ứng được những yêu cầu đã đặt ra
ban đầu và có thể áp dụng thực tế tại cơng ty.
Từ khố: Hệ thống thông tin quản lý, quản lý sản xuất cửa nhơm kính


v

MỤC LỤC
NHIỆM VỤ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ................................................................ i
LỜI CÁM ƠN ........................................................................................................... ii
ABSTRACT ............................................................................................................. iii
TÓM TẮT LUẬN VĂN .......................................................................................... iv
DANH SÁCH HÌNH ẢNH .................................................................................. ixix
DANH SÁCH BẢNG BIỂU................................................................................... xii
DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT ..................................................................... xii
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ......................................................................................1
1.1 Sự cần thiết của đề tài ....................................................................................1
1.2 Mục tiêu của đề tài.........................................................................................1
1.3 Nội dung đề tài ..............................................................................................1
1.4 Phạm vi và giới hạn đề tài .............................................................................2
1.5 Cấu trúc luận văn ...........................................................................................2
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ......................3
2.1 Cơ sơ lý thuyết ...............................................................................................3
2.1.1 Quy trình kỹ thuật hệ thống ....................................................................... 3
2.1.2 Các phương pháp và công cụ sử dụng trong luận văn ............................... 4
2.1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu..............................................................4

2.1.2.2 Sơ đồ cây chức năng (BFD) ................................................................4
2.1.2.3 Sơ đồ dòng di chuyển dữ liệu (DFD) ..................................................5
2.1.2.4 Phác hoạ kịch bản hoạt động của hệ thống .........................................7
2.1.2.5 Hàm ArrayToText ...............................................................................8
2.1.2.6 VBA MergeSheets .............................................................................10
2.1.2.7 Các hàm trong excel ..........................................................................11
2.2 Phương pháp luận ........................................................................................12
CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU ........................13
3.1 Sản phẩm sản xuất .......................................................................................13
3.2 Sơ đồ tổ chức ...............................................................................................14
3.3 Qui trình sản xuất cửa nhơm........................................................................14
3.4 Dịng thơng tin hiện tại của xưởng sản xuất nhôm ......................................16
3.5 Mạng lưới giao tiếp thơng tin ......................................................................16
CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ..............20
4.1 Tổng quan các bước phân tích hiện trạng – xác định vấn đề ......................20
4.2 Thu thập dữ liệu ...........................................................................................20
4.2.1 Nội dung cần thu thập .............................................................................. 20
4.2.2 Cách thức thu thập.................................................................................... 20
4.2.3 Kết quả ..................................................................................................... 21


vi

4.3 Phân tích ......................................................................................................21
4.3.1 Tỉ lệ đơn hàng trễ ..................................................................................... 21
4.3.2 Phân tích leadtime .................................................................................... 21
4.4 Phân tích nguyên nhân dịng sản xuất khơng liên tục .................................23
CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ Ý TƯỞNG ....................................................................26
5.1 Tổng quan nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm ............................26
5.2 Các đơn vị liên quan bên ngồi với nhóm ...................................................26

5.2.1 Nhu cầu nhận và cung cấp thơng tin của nhóm với các đơn vị liên quan
bên ngồi ............................................................................................................ 26
5.2.2 Dịng chảy hoạt động của nhóm ............................................................... 32
5.2.3 Nhiệm vụ của nhóm ................................................................................. 32
5.3 Mục tiêu của hệ thống thơng tin nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất
nhôm 33
5.4 Các yêu cầu đối với hệ thống ......................................................................33
5.5 Chức năng của hệ thống ..............................................................................33
5.6 Tiêu chí đánh giá hệ thống ..........................................................................34
5.7 Thiết kế sơ khởi ...........................................................................................35
5.7.1 Giản đồ ngữ cảnh của hệ thống ................................................................ 35
5.7.2 Thiết kế giao diện chức năng và thông tin của hệ thống .......................... 36
5.7.2.1 Giao diện chức năng chính và thơng tin của hệ thống ......................36
5.7.2.2 Giao diện chức năng con và thơng tin của nó ...................................38
5.7.2.2.1 Chức năng điều tra năng lực vật tư ...............................................38
5.7.2.2.2 Chức năng lập kế hoạch sản xuất ngày sơn, GCCK .....................39
5.7.2.2.3 Lập kế hoạch sản xuất ngày cắt hàn, lắp phụ kiện, hoàn thiện .....39
5.7.2.2.4 Tiếp nhận yêu cầu thông tin
tác động hệ thống và phản hồi cho
các bộ phận liên quan biên ngoài ................................................................40
5.8 Thiết kế chi tiết ............................................................................................42
5.8.1 Thiết kế chi tiết các thông tin tại sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống ............ 42
5.8.2 Thiết kế chi tiết chức năng 9.1 Tiếp nhận thông tin................................. 46
5.8.3 Thiết kế chi tiết chức năng 9.2 Tạo cơ sở dữ liệu .................................... 50
5.8.3.1 Xác định tình trạng kính cho xưởng nhơm ........................................50
5.8.3.1.1 Các khả năng di chuyển của kính ..................................................50
5.8.3.1.2 Nội dung cần xác định ...................................................................50
5.8.3.1.3 Cách thức xác định ........................................................................50
5.8.3.2 Tổng hợp vật tư thiếu theo từng ĐNSX độc nhất .............................53
5.8.3.2.1 Mục đích ........................................................................................53

5.8.3.2.2 Cách thức xác định ........................................................................53
5.8.3.3 Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp ................................................................54
5.8.3.3.1 Mục đích ........................................................................................54


vii

5.8.3.3.2 Cách thức tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp ............................................54
5.8.4 Thiết kế chi tiết chức năng 9.3 Phân tích, xử lý nhằm tạo thông tin tác
động hệ thống ..................................................................................................... 57
5.8.4.1 Thông tin tác động lệnh sản xuất đã đủ vật tư nhưng vẫn còn lịch tạm
chưa đưa vào sản xuất .....................................................................................57
5.8.4.1.1 Mục đích của chức năng................................................................57
5.8.4.1.2 Cách thức xử lý, phân tích.............................................................57
5.8.4.1.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................58
5.8.4.2 Thơng tin tác động lệnh sản xuất chỉ cịn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến
hạn nhưng sơn, GCCK chưa xong ..................................................................58
5.8.4.2.1 Mục đích ........................................................................................58
5.8.4.2.2 Cách thức xử lý, phân tích.............................................................58
5.8.4.2.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................59
5.8.4.3 Thơng tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến
hạn nhưng kính chưa xong, kính đặt ngồi chưa về .......................................59
5.8.4.3.1 Mục đích ........................................................................................59
5.8.4.3.2 Cách thức xử lý, phân tích.............................................................59
5.8.4.3.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................60
5.8.4.4 Thơng tin tác động các vật tư thiếu chỉ cịn nhỏ hơn bằng 10 ngày là
đến hạn nhưng vật tư vẫn chưa về ..................................................................60
5.8.4.4.1 Mục đích ........................................................................................60
5.8.4.4.2 Cách thức phân tích, xử lý.............................................................60
5.8.4.4.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................61

5.8.4.5 Thơng tin tác động lệnh sản xuất chỉ cịn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến
hạn nhưng cắt hàn chưa xong .........................................................................61
5.8.4.5.1 Mục đích ........................................................................................61
5.8.4.5.2 Cách thức phân tích, xử lý.............................................................61
5.8.4.5.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra .............................................................62
5.8.4.6 Thông tin tác động lệnh sản xuất đủ điều kiện sản xuất chỉ còn nhỏ
hơn bằng 2 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa nhập kho ..................................62
5.8.4.6.1 Mục đích ........................................................................................62
5.8.4.6.2 Cách thức phân tích, xử lý.............................................................62
5.8.4.6.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................63
5.8.4.7 Thông tin tác động mã vật tư gia công ngồi chỉ cịn nhỏ hơn bằng 8
ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa về ................................................................64
5.8.4.7.1 Mục đích ........................................................................................64
5.8.4.7.2 Cách thức phân tích, xử lý.............................................................64
5.8.4.7.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................64


viii

5.8.4.8 Thông tin tác động lệnh sản xuất gỗ cho nhơm chỉ cịn nhỏ hơn bằng
8 ngày là đến hạn nhưng chưa xong ...............................................................65
5.8.4.8.1 Mục đích ........................................................................................65
5.8.4.8.2 Cách thức phân tích, xử lý.............................................................65
5.8.4.8.3 Biểu mẫu thơng tin đầu ra .............................................................65
5.8.5 Thiết kế chi tiết chức năng 9.3 Phân tích, xử lý nhằm tạo thông tin phản
hồi cho các đơn vị liên quan bên ngồi .............................................................. 66
5.8.5.1 Thơng tin phản hồi tình trạng đơn hàng cho nhân viên KD, CSKH,
BQLCDA ........................................................................................................66
5.8.5.1.1 Nội dung yêu cầu...........................................................................66
5.8.5.1.2 Cách thức xử lý, phân tích.............................................................66

5.8.5.1.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra .............................................................66
5.8.5.2 Thông tin các vướng mắc không thể sản xuất từ xưởng cần các đơn
vị liên quan bên ngoài giải quyết ....................................................................66
5.8.5.2.1 Nội dung yêu cầu...........................................................................66
5.8.5.2.2 Cách thức xử lý, phân tích.............................................................66
5.8.5.2.3 Nội dung thông tin vướng mắc......................................................67
CHƯƠNG 6: VẬN HÀNH VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG...................................68
6.1 Đảm bảo các thơng tin đều có biểu mẫu......................................................68
6.2 Đảm bảo thơng tin đầy đủ, chính xác cho các vị trí trong, ngồi hệ thống .70
6.3 Đảm bảo thơng tin kịp thời cho các vị trí trong, ngồi hệ thống .................71
6.4 Đánh giá việc tiếp nhận thông tin nhanh .....................................................74
6.5 Đánh giá tiêu chí xử lý thơng tin nhanh ......................................................75
CHƯƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ KẾN NGHỊ ..........................................................82
7.1 Kết luận........................................................................................................82
7.1.1 Nội dung đã thực hiện .............................................................................. 82
7.1.2 Kết quả đạt được ...................................................................................... 82
7.2 Kiến nghị .....................................................................................................83
7.2.1 Đối với công ty ......................................................................................... 83
7.2.2 Đối với hướng nghiên cứu sau ................................................................. 83
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................84
PHỤ LỤC A: DỮ LIỆU THU THẬP CHO VIỆC PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
...................................................................................................................................85
PHỤ LỤC B: CÁC BIỂU MẪU THÔNG TIN CỦA HỆ THỐNG ....................97
PHỤ LỤC C: DỮ LIỆU THỰC TẾ CỦA CÔNG TY TẠI THỜI ĐIỂM
18/05/2018 DÙNG ĐỂ VẬN HÀNH THỬ NGHIỆM CHỨC NĂNG SỐ 9 CỦA
HỆ THỐNG ...........................................................................................................129


ix

DANH SÁCH HÌNH ẢNH
Hình 2.1: Ví dụ sơ đồ cây chức năng của một hệ thống xử lý đơn hàng ....................5
Hình 2.2: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 0 của hệ thống tồn kho .............................................7
Hình 2.3: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống tồn kho .............................................7
Hình 2.4: Ví dụ cách sử dụng hàm ArrayToText........................................................9
Hình 2.5: Ví dụ cách sử dụng VBA MergeSheets ....................................................11
Hình 2.6: Các bước của phương pháp luận ...............................................................12
Hình 3.1: Minh hoạ các thành phần chính cấu tạo bộ cửa nhơm nhơm kính ............13
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức nhóm lập kế hoạch nhơm ...................................................14
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức xưởng nhơm .......................................................................14
Hình 3.4: Qui trình sản xuất cửa nhơm sau sơn, GCCK ...........................................15
Hình 3.5: Dịng thơng tin hiện tại của xưởng sản xuất nhơm ...................................16
Hình 3.6: Mạng lưới giao tiếp thơng tin của nhóm lập kế hoạch..............................17
Hình 3.7: Mạng lưới giao tiếp thơng tin của xưởng nhơm .......................................18
Hình 4.1: Các bước phân tích hiện trạng - xác định vấn đề ......................................20
Hình 4.2: Phân tích ngun nhân dịng thơng tin chưa kịp thời, đầy đủ, chính xác .24
Hình 4.3: Phân tích ngun nhân xưởng sản xuất chưa tinh gọn .............................24
Hình 5.1: Các đơn vị liên quan bên ngồi với nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất
nhơm ..........................................................................................................................26
Hình 5.2: Thơng tin đầu vào và đầu ra của nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất
nhơm ..........................................................................................................................31
Hình 5.3: Dịng chảy hoạt động của nhóm................................................................32
Hình 5.4: Dịng chảy chức năng của hệ thống ..........................................................34
Hình 5.5: Sơ đồ DFD cấp 0 của hệ thống .................................................................36
Hình 5.6: Sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống .................................................................37
Hình 5.7: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng điều tra năng lực và thơng
tin của nó ...................................................................................................................38
Hình 5.8: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng điều tra năng lực và thơng
tin của nó ...................................................................................................................38
Hình 5.9: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng lập kế hoạch sản xuất ngày

sơn, GCCK và thông tin của nó ................................................................................39
Hình 5.10: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng lập kế hoạch sản xuất ngày
cắt hàn, lắp phụ kiện, hồn thiện và thơng tin của nó ...............................................40
Hình 5.11: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng tiếp nhận yêu cầu thông tin
→ thông tin tác động hệ thống và phản hồi cho các bộ phận liên quan biên ngồi..41
Hình 5.12: Các khả năng di chuyển của kính ...........................................................50
Hình 5.13: Mơ tả nội dung dữ liệu xác định tình trạng kính.....................................51
Hình 5.14: Mô tả nội dung dữ liệu xác định vật tư thiếu theo từng ĐNSX độc nhất
...................................................................................................................................53
Hình 5.15: Mơ tả nội dung dữ liệu các cột trong sheet THONG TIN TONG HOP .55


x

Hình 5.16: Biểu mẫu thơng tin tác động lệnh sản xuất đã đủ vật tư nhưng vẫn còn
lịch tạm chưa đưa vào sản xuất .................................................................................58
Hình 5.17: Biểu mẫu thơng tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày
là đến hạn nhưng sơn, GCCK chưa xong..................................................................59
Hình 5.18: Biểu mẫu thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ cịn nhỏ hơn bằng 6 ngày
là đến hạn nhưng kính chưa xong, kính đặt ngồi chưa về .......................................60
Hình 5.19: Biểu mẫu thông tin tác động các vật tư thiếu chỉ còn nhỏ hơn bằng 10
ngày là đến hạn nhưng vật tư vẫn chưa về ................................................................61
Hình 5.20: Biểu mẫu thơng tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày
là đến hạn nhưng cắt hàn chưa xong .........................................................................62
Hình 5.21: Biểu mẫu thông tin lệnh sản xuất đủ điều kiện sản xuất chỉ còn nhỏ hơn
bằng 2 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa nhập kho ...................................................63
Hình 5.22: Biểu mẫu thơng tin mã vật tư gia cơng ngồi chỉ còn nhỏ hơn bằng 8
ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa về ..........................................................................64
Hình 5.23: Biểu mẫu thơng tin tác động lệnh sản xuất gỗ cho nhơm chỉ cịn nhỏ hơn
bằng 8 ngày là đến hạn nhưng chưa xong .................................................................65

Hình 5.24: Biểu mẫu thơng tin phản hồi tình trạng đơn hàng cho nhân viên KD,
CSKH, BQLCDA ......................................................................................................66
Hình 5.25: Dịng chảy thơng tin xử lý vướng mắc của xưởng ..................................67
Hình 5.26: Dịng chảy hành động theo dõi phản hồi thông tin .................................67


xi

DANH SÁCH BẢNG BIỂU
Bảng 3.1: Các loại sản phẩm mà dây chuyền sản xuất cửa & vách nhơm kính đang
sản xuất ......................................................................................................................13
Bảng 4.1: Phân tích leadtime ....................................................................................22
Bảng 5.1: Nhu cầu nhận và cung cấp thơng tin của nhóm với các đơn vị liên quan
bên ngồi ...................................................................................................................27
Bảng 5.2: Tiêu chí đánh giá hệ thống .......................................................................35
Bảng 5.3: Thiết kế chi tiết thông tin dịng chức năng chính .....................................42
Bảng 5.4: Thiết kế chi tiết chức năng 9.1 Tiếp nhận thông tin .................................46
Bảng 5.5: Các name range sử dụng trong file quan ly thong tin nhom kinh ............51
Bảng 5.6: Cú pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu cho việc xác định tình trạng kính ...52
Bảng 5.7: Cú pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu cho việc xác định vật tư thiếu theo
từng ĐNSX độc nhất .................................................................................................54
Bảng 5.8: Cú pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu cho việc tổng hợp thơng tin ...........55
Bảng 6.1: Tình trạng có biểu mẫu của các thơng tin đầu ra thuộc sơ đồ DFD cấp 1
của hệ thống ..............................................................................................................68
Bảng 6.2: Bảng các câu hỏi đánh giá thông tin đảm bảo đầy đủ, chính xác cho các vị
trí trong, ngồi hệ thống ............................................................................................70
Bảng 6.3: Kết quả phỏng vấn thông tin đảm bảo đầy đủ, chính xác cho các vị trí
trong, ngồi hệ thống.................................................................................................70
Bảng 6.4: Kết quả đánh giá việc thông tin đảm bảo kịp thời cho các vị trí trong,
ngồi hệ thống ...........................................................................................................72

Bảng 6.5: Các câu hỏi phỏng vấn cho việc đánh giá thông tin đảm bảo kịp thời cho
các vị trí trong, ngồi hệ thống..................................................................................73
Bảng 6.6: Kết quả cho việc đánh giá thông tin đảm bảo kịp thời cho các vị trí trong,
ngồi hệ thống bằng cách phỏng vấn ........................................................................73
Bảng 6.7:Kết quả đo lường thời gian tiếp nhận thông tin để thực hiện chức năng số
9 .................................................................................................................................74
Bảng 6.8: Kết quả đo lường thời gian xử lý cho việc tạo thông tin tác động hệ thống
và phản hồi thông tin cho các đơn vị bên ngoài ........................................................76
Bảng 6.9: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất đã đủ vật tư nhưng vẫn còn lịch tạm
chưa đưa vào sản xuất ...............................................................................................77
Bảng 6.10: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến
hạn nhưng sơn, GCCK chưa xong ............................................................................77
Bảng 6.11: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến
hạn nhưng kính chưa xong, kính đặt ngồi chưa về .................................................78
Bảng 6.12: Kết quả kiểm tra các vật tư thiếu chỉ còn nhỏ hơn bằng 10 ngày là đến
hạn nhưng vật tư vẫn chưa về (a3 đứng) ...................................................................79
Bảng 6.13: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến
hạn nhưng cắt hàn chưa xong ....................................................................................80


xii

Bảng 6.14: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất đủ điều kiện sản xuất chỉ còn nhỏ
hơn bằng 2 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa nhập kho (a3 ngang) ..........................80
Bảng 6.15: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất gỗ cho nhơm chỉ cịn nhỏ hơn bằng 8
ngày là đến hạn nhưng chưa xong .............................................................................81

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT TỪ VIẾT
DIỄN GIẢI

STT TỪ VIẾT
DIỄN GIẢI
TẮT
TẮT
1
BQLCDA Ban quản lý các dự án 17 P.GĐ
Phó giám đốc
2
CSKH
Chăm sóc khách 18 P.GĐ
Phó giám đốc
hàng
P.KHĐĐ phịng kế hoạch
điều độ
3
DA
Dự án
19 P.KD
Phịng kinh doanh
4
DK
Dự kiến
20 P.KT NM Phòng kỹ thuật nhà
máy
5
ĐNSX
Đề nghị sản xuất
21 P.QLCL
Phịng quản lý chất
lượng

6
GCCK
Gia cơng cơ khí
22 PKKK
Phụ kiện kim khí
7
KH
Kế hoạch
23 PP
Phó phịng
8
LSX
Lệnh sản xuất
24 PP.KHĐĐ Phó phòng kế
hoạch điều độ
9
MKH
Mã khách hàng
25 QĐ, PQĐ Quản đốc, Phó
quản đốc
10 NCC
Nhà cung cấp
26 SL
Số lượng
11 NM
Nhà máy
27 TSL
Tổng số lượng
12 NM2
Nhà máy 2

28 TT
Tổ trưởng
13 NR
Nhà riêng
29 VT
Vật tư
14 NV
Nhân viên
30 XNK
Xuất nhập khẩu
15 NVL
Nguyên vật liệu
31 XSX
Xưởng sản xuất
16 P.BDTB
Phòng bảo dưỡng
thiết bị


1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Sự cần thiết của đề tài
Với thị trường cạnh tranh ngày nay, để một bộ phận hay một doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả thì điều tiên quyết là phải xây dựng thành công hệ thống thông tin, thông tin
phải đến được người trực tiếp làm, phải đáp ứng các yêu cầu để mọi công việc được
làm đúng ngay từ đầu và phải được lưu trữ một cách khoa học để phục vụ cho các
phân tích về sau. Đối với các bộ phận, phòng ban nằm trong một công ty lớn trên
2,000 nhân viên hay một tập đồn vai trị của hệ thống thơng tin lại càng quan trọng
Nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhơm kính, nơi ứng dụng đề tài, thuộc một

cơng ty lớn. Hơn nữa, sản phẩm cửa, vách nhơm kính là đa dạng kích cỡ, sử dụng
nhiều chủng loại nguyên vật liệu tuỳ theo ý thích của khách hàng và đơn hàng lẻ nên
thông tin để điều hành sản xuất càng trở nên phức tạp
Mặt khác, hiện tại các cấp quản lý mất nhiều thời gian hằng ngày cho việc giải quyết
sự vụ liên quan đến đơn hàng trễ, vật tư công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất không đáp
ứng, nguyên vật liệu đầu vào của các đơn hàng bị thiếu…mà nguyên nhân sâu xa bắt
nguồn từ thông tin trong hệ thống thiếu kịp thời, đầy đủ, chính xác
Vì vậy, đề tài rất cần thiết được thực hiện nhằm hướng đến mọi cơng việc của hệ
thống tn theo qui trình, qui định, có sự chủ động, có sự xem xét tồn diện, có sự
chuẩn bị trước khi làm và có sự sớm xem xét khắc phục các sai sót, thiếu sót để từ đó
các hoạt động của đơn vị trở nên hiệu quả

1.2 Mục tiêu của đề tài
Xây dựng hệ thống thông tin sao cho đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác thơng tin
cho các nhân viên trong nhóm lập kế hoạch, xưởng sản xuất nhôm và đơn vị liên quan
bên ngồi hệ thống.

1.3 Nội dung đề tài
Để có thể hoàn thành được mục tiêu luận văn, những đầu việc sau đây được tác giả
tìm hiểu và thực hiện:
-

Tìm hiểu quy trình cơng nghệ, sơ đồ tổ chức, dịng thơng tin, chức năng nhiệm
vụ tại từng vị trí, sản phẩm hiện tại của hệ thống
Tìm hiểu vấn đề cần giải quyết
Tìm hiểu kỹ thuật xây dựng hệ thống
Tìm hiểu Visual Basic for Applications (VBA) và các hàm trên Microsoft
Excel
Thiết kế hệ thống
Vận hành thử hệ thống → Đánh giá

Kết luận và kiến nghị.


2

1.4 Phạm vi và giới hạn đề tài
-

-

Cơng ty có nhiều xưởng: xưởng nhựa, xưởng nhơm kính, xưởng gỗ, xưởng
kính và P.KHĐĐ có nhiều nhóm: nhóm kế hoạch điều độ nhựa – gỗ, nhóm kế
hoạch điều độ cửa nhơm kính, nhơm gỗ kính, nhóm kế hoạch điều độ kính,
nhóm kế hoạch vận chuyển. Đề tài chỉ áp dụng cho nhóm kế hoạch điều độ
cửa nhơm kính, nhơm gỗ kính và xưởng sản xuất nhôm.
Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các hạng mục liên quan đến thông tin của hệ
thống.
Hệ thống mới được xây dựng trên một hệ thống đang có nên trong q trình
xây dựng có sự xem xét, chọn lựa sao cho đạt mục đích với ít thay đổi nhất .

1.5 Cấu trúc luận văn
Cấu trúc luận văn gồm 7 chương xây dựng theo các bước thực hiện luận văn. Mỗi
chương ứng với một nhiệm vụ cụ thể, mục tiêu tương ứng với phần nội dung nghiên
cứu.
Chương 1 – Giới thiệu: là chương mở đầu, nêu lên lý do hình thành đề tài, đưa ra mục
tiêu, nội dung cụ thể thực hiện, phạm vi áp dụng, giới hạn của luận văn và trình bày
cấu trúc luận văn
Chương 2 – Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận: là phần trình bày phương pháp,
các bước thực hiện luận văn, các lý thuyết được ứng dụng trong luận văn.
Chương 3: Tổng quan về đối tượng nghiên cứu: Nêu các thông tin tổng quát về nhóm

lập kế hoạch và xưởng sản xuất cửa nhơm kính, nhơm gỗ kính.
Chương 4 – Phân tích hiện trạng – xác định vấn đề: Là phần thu thập, phân tích số
liệu và hiện trạng của đối tượng nghiên cứu → xác định cụ thể vấn đề cần nghiên cứu.
Chương 5 – Thiết kế ý tưởng: Xây dựng ý tưởng về giải pháp cho vấn đề đã được xác
định từ cấp hệ thống đến cấp chi tiết dựa trên các bước thiết kế ý niệm, thiết kế sơ
khởi và thiết kế chi tiết.
Chương 6 – Vận hành và đánh giá: Là phần thử nghiệm chương trình với bộ số liệu
thực tế được thu thập từ công ty → đánh giá kết quả.
Chương 7 – Kết luận và kiến nghị: Đưa ra kết luận cuối cùng về vấn đề đã nghiên
cứu và giải pháp đề xuất, từ đó đề xuất các gợi ý cho các nghiên cứu sau này.


3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
2.1 Cơ sơ lý thuyết
2.1.1 Quy trình kỹ thuật hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các bộ phận hợp thành một chủ thể thống nhất và phức hợp
nhằm thực thi một hay nhiều mục đích. Một bộ phận của hệ thống có thể được chia
thành các bộ phận con nhỏ hơn, có thể xem như hệ thống con.
Kỹ thuật hệ thống là một phương pháp đa ngành dùng để phát triển, kiểm tra một tập
hợp tối ưu và tích hợp của các thiết kế sản phẩm, quy trình thoả mãn nhu cầu của
người dùng và cung cấp thông tin cho người ra quyết định. Khác với các kỹ thuật
truyền thống, kỹ thuật hệ thống đặt trọng tâm vào hệ thống như một hoạt động tổng
thể, xem xét hệ thống từ phía ngồi, mối tương quan với các hệ thống khác và môi
trường. Kỹ thuật hệ thống bao gồm việc nhận diện nhu cầu khách hàng, môi trường
hoạt động của hệ thống, giao diện, những yêu cầu hỗ trợ hậu cần, khả năng của người
vận hành và những thành phần khác.
Phương pháp tiếp cận kỹ thuật hệ thống nhằm xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh bao
gồm các bước:

Bước 1: Phân tích nhu cầu
Đây là bước đầu tiên nhằm xác định các nhu cầu, tạo tiền đề cho việc xây dựng một
hệ thống mới, chứng minh khả thi về đáp ứng nhu cầu với chi phí và rủi ro chấp nhận
được. Phân tích nhu cầu bằng trả lời các câu hỏi:
-

Tại sao cần hệ thống mới?
Hệ thống mới thể hiện khả năng gì?
Làm sao đảm bảo được khả năng đó?

Bước 2: Thiết kế ý niệm
Thiết kế ý niệm nhằm xác định các chức năng, nhiệm vụ ở cấp hệ thống mà ta muốn
hệ thống phải có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Thiết kế ý niệm trả lời các câu
hỏi để thiết lập mục tiêu khả thi cho việc xây dựng hệ thống mới:
-

Nhiệm vụ nào của hệ thống đáp ứng nhu cầu đặt ra?
Có hay khơng ít nhất một phương pháp để hệ thống thực hiện được các nhiệm
vụ đó với chi phí chấp nhận được?

Bước 3: Thiết kế sơ khởi
Mục tiêu chính của bước này là chuyển đổi yêu cầu chức năng ở mức hệ thống thành
yêu cầu kỹ thuật thiết kế cần thiết của các hệ thống con. Sự chuyển đổi này là cần
thiết để cung cấp một cơ sở rõ ràng và định lượng để lựa chọn một ý tưởng cho hệ
thống. Các hoạt động chính của thiết kế sơ khởi bao gồm: Phân tích yêu cầu của hệ
thống con, phân bổ yêu cầu cho hệ thống con và xem xét thiết kế sơ khởi. Để có quyết


4

định cuối cùng về thiết kế thì phân tích trade-of cần được thực hiện dựa trên các tiêu
chuẩn lựa chọn phương án.
Bước 4: Thiết kế chi tiết
Thiết kế chi tiết mô tả chi tiết cấu thành hệ thống con, định rõ các đặc tính của các
chi tiết, hồn thiện thiết kế tất cả các giao diện cần cho tích hợp hệ thống, phát triển
mẫu thử của hệ thống để thử nghiệm và đánh giá.
2.1.2 Các phương pháp và công cụ sử dụng trong luận văn
2.1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu, mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược
điểm như sau:
-

Phương pháp sử dụng các thơng tin có sẵn:

Thu thập các thơng tin có sẵn bên trong và bên ngồi cơng ty. Việc thu thập có thể
ngồi tại văn phịng để tìm hiểu dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Trong thời đại cơng nghệ
thơng tin phát triển thì phương pháp này dễ thực hiện, chi phí thấp, tuy nhiên phải
được sự đồng thuận chia sẻ thông tin của công ty. Thêm một nhược điểm là thơng tin
có thể khơng chính xác, không đầy đủ hoặc không phù hợp với nhu cầu thu thập.
-

Phương pháp quan sát:

Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách sử dụng người hoặc máy móc để ghi lại các hiện
tượng, hành vi, lời nói, hoạt động…Phương pháp cho ta kết quả chi tiết, những thơng
tin khó phỏng vấn. Tuy nhiên, khó khăn đối với phương pháp này là tốn kém thời
gian, đối tượng được quan sát nếu là con người thì có thể bị tác động dẫn đến ứng xử
hành vi không khách quan.
-

Phương pháp phỏng vấn:

Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách phỏng vấn trực tiếp các đối tượng được chọn. Có
thể thực hiện hỏi từng cá nhân hay hỏi một nhóm, câu trả lời được ghi chép lại hoặc
ghi âm. Đây là phương pháp duy nhất để biết được ý kiến, dự định của đối tượng,
đồng thời có thể làm rõ hơn thơng tin cần thu thập qua các câu hỏi. Tuy nhiên, nhược
điểm của phương pháp này là có khi người được phỏng vấn không trả lời hoặc trả lời
không trung thực.
2.1.2.2 Sơ đồ cây chức năng (BFD)
Sơ đồ cây chức năng hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng (Business Function
Diagram – BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng
hệ thống cần thực hiện. Mỗi chức năng được chia ra làm các chức năng con, số mức
chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.


5

Sơ đồ cây chức năng cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng của hệ thống, dễ xây
dựng, gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng không đưa ra được mối liên hệ về thông tin
giữa các chức năng.
Xử lý đơn hàng

Chấp nhận
đơn hàng

Giám sát xử lý
đơn hàng

Xử lý yêu cầu

Gửi hàng theo
đơn hàng

Nhận đơn
hàng

Đóng gói hàng
theo đơn

Kiểm tra đơn
hàng

Giao nhận
theo đơn

Kiểm tra chi
tiết mặt hàng

Hình 2.1: Ví dụ sơ đồ cây chức năng của một hệ thống xử lý đơn hàng
2.1.2.3 Sơ đồ dòng di chuyển dữ liệu (DFD)
Sơ đồ dòng di chuyển dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) mơ tả bằng hình ảnh các
thành phần, các dòng di chuyển của dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm
đến và nơi lưu trữ dữ liệu, các quy trình, thủ tục biến dữ liệu đầu vào thành dữ liệu
đầu ra của một hệ thống thông tin.
Sơ đồ BDF bổ sung khiếm khuyết của sơ đồ cây chức năng, giúp người thiết kế hiểu
được cách thức thông tin di chuyển trong hệ thống và với các thực thể bên ngồi, cho
ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, là một trong số các đầu
vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
Các thành phần của một sơ đồ DFD gồm:
-

Chức năng: Là một quy trình hay hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc
tác động lên thơng tin.
Dịng dữ liệu: Là dịng thơng tin vào hoặc ra khỏi chức năng.
Thực thể bên ngoài: Là các thực thể nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi
trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các thực thể này trên sơ đồ chỉ ra giới
hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với mơi trường bên ngồi.


6

-

Cơ sở dữ liệu: Là nơi lưu trữ thông tin.
Biểu mẫu: Là biểu mẫu của thơng tin đầu ra.

Các kí hiệu biểu diễn trong sơ đồ DFD gồm 5 kí hiệu như sau:
Thơng tin vật
tư thiếu

1.0
Phịng cơng
nghệ

Thực thể bên ngồi

Điều tra năng lực
vật tư

D1

Chức năng

Vật tư thiếu

Biểu mẫu
03

OR
Thông tin
vật tư thiếu

Cơ sở dữ liệu

Dòng dữ liệu

Biểu mẫu

Các lưu ý khi xây dựng sơ đồ DFD:
-

-

Mỗi dòng dữ liệu phải bắt đầu hay kết thúc tại một chức năng
Dữ liệu không thể di chuyển từ cơ sở này đến cơ sở khác hoặc từ một cơ sở
đến một thực thể bên ngồi hoặc ngược lại mà khơng qua một chức năng nào
đó
Dữ liệu khơng thể di chuyển từ một nguồn khơng rõ tới một chức năng hay
một cơ sở hoặc ngược lại

Sơ đồ DFD có nhiều cấp: cấp 0 (khái quát), cấp 1, cấp 2,…Việc phân rã chức năng
sơ đồ DFD các cấp bắt đầu với sờ đồ DFD ở tầng cao nhất của hệ thống là DFD
cấp 0. DFD cấp theo sau sẽ mô tả DFD con của cấp trước đó.

-

-

-

Quy trình phân rã như sau:
Bước 1: Xây dựng sơ đồ DFD cấp 0
Sơ đồ gồm 1 chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống, chức năng này
được nối với mọi thực thể bên ngoài của hệ thống
Bước 2: Xây dựng sơ đồ DFD cấp 1
Các thực thể bên ngồi được giữ ngun với các dịng dữ liệu vào ra
Hệ thống được phân rã thành các chức năng con là các tiến trình chính của hệ
thống theo sơ đồ cây chức năng mức 1
Xây dựng thêm cơ sở dữ liệu và các dịng thơng tin trao đổi giữa chức năng
mức 1
Bước 3: Xây dựng sơ đồ DFD cấp 2
Thực hiện phân rã tiếp tục chức năng mức 1 thành các chức năng con
Đảm bảo các dòng dữ liệu vào ra ở chức năng mức cao phải có mặt trong các
chức năng mức thấp hơn và ngược lại

Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết, tuỳ thuộc vào độ
phức tạp của hệ thống. Ví dụ Hình 2.6 và Hình 2.7 dưới đây thể hiện sơ đồ DFD
cấp 0 và DFD cấp 1 của một hệ thống tồn kho.

7

Chứng từ u
cầu thu mua
Hố đơn

0.

Dự báo
kế hoạch

Nhà cung cấp

Phịng mua

HT
TỒNKHO

Nhu cầu

Chi phí thanh tốn

Kho

Hình 2.2: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 0 của hệ thống tồn kho
Hoá đơn

Nhà cung
cấp

Chi phí
thanh tốn

Biểu mẫu 02

Dự báo
kế hoạch

1.
KT hố
đơn

Tên số lượng
chi tiết

Chứng từ yêu
cầu thu mua

Biểu mẫu 04

Thông tin chi
tiết đã sử dụng

Ghi nhận
tồn kho

4.
Cung cấp
chi tiết

Biểu mẫu 01

Nhu cầu

Biểu mẫu 05

5.
Kiểm tra chi
tiết tái đặt
hàng

D3 Sổ cái

Nhà thu
mua

D2 Hồ sơ đặt hàng

2.
KT hố
đơn

Thanh tốn với
nhà cung cấp

Thơng tin thanh tốn

Biểu mẫu 03

Duyệt hoá đơn

Xác nhận
hoá đơn

3.

D1 Hồ sơ đặt hàng

Hồ sơ
ghi nhận

6.

Thơng tin tái
đặt hàng

Kho

Biểu mẫu 06

Chuẩn bị u
cầu thu mua

Hình 2.3: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống tồn kho
2.1.2.4 Phác hoạ kịch bản hoạt động của hệ thống
Phương pháp phác hoạ kịch bản hoạt động của hệ thống mô tả trường hợp sử dụng,
hoạt động của hệ thống giúp người thiết kế. Các hoạt động của hệ thống được mô tả
bằng ngôn ngữ đơn giản, cụ thể, dễ hiểu. Phương pháp này giúp người thiết kế, xây
dựng hệ thống có cách nhìn tổng quan về cách thức mà hệ thống hoạt động, từ đó xác
định các thành phần cần thiết trong hệ thống dự định xây dựng.

8

2.1.2.5 Hàm ArrayToText
Hàm ArrayToText là hàm được tạo ra từ VBA
-

Chức năng:

Tập hợp tất cả giá trị ở một cột khác khi cột dị tìm có nhiều giá trị trùng lặp với giá
trị tiêu chí.
-

Cú pháp

{=ArrayToText(IF(logical_test,value_if_true,NA()))}
-

VBA

Function ArrayToText(vArray As Variant, Optional sPhanTach As String = ";")
Dim vValue As Variant
Dim iIndex1 As Long
Dim iIndex2 As Long
Dim kq As String
Dim sText As String

vValue = vArray 'nap gia tri
If IsArray(vValue) = False Then

If IsError(vValue) = False Then
ArrayToText = vValue
Else
ArrayToText = ""
End If
Exit Function
End If
On Error Resume Next
iIndex1 = UBound(vValue, 2) 'check mang 2 chieu
If Err.Number <> 0 Then
vValue = Application.WorksheetFunction.Transpose(vValue)


9

End If
For iIndex1 = LBound(vValue) To UBound(vValue)
For iIndex2 = LBound(vValue, 2) To UBound(vValue, 2)
If IsError(vValue(iIndex1, iIndex2)) = False Then
sText = vValue(iIndex1, iIndex2)
If Len(kq) = 0 Then
kq = sText
Else
kq = (kq + sPhanTach) + sText
End If
End If
Next iIndex2
Next
ArrayToText = kq
End Function

-

Ví dụ

Hình 2.4: Ví dụ cách sử dụng hàm ArrayToText


10

2.1.2.6 VBA MergeSheets
- Chức năng: Dùng để gom nhiều sheet thành 1 sheet trong excel
- VBA:
Sub MergeSheets()
Const NHR = 1
Dim MWS As Worksheet
Dim AWS As Worksheet
Dim FAR As Long
Dim LR As Long
Set AWS = ActiveSheet
For Each MWS In ActiveWindow.SelectedSheets
If Not MWS Is AWS Then
FAR = AWS.UsedRange.Cells(AWS.UsedRange.Cells.Count).Row + 1
LR = MWS.UsedRange.Cells(MWS.UsedRange.Cells.Count).Row
MWS.Range(MWS.Rows(NHR + 1), MWS.Rows(LR)).Copy AWS.Rows(FAR)
End If
Next MWS
End Sub
-

Ví dụ minh hoạ:

Sheet 1 với dữ liệu vật tư thiếu của dự án Hà Đô, Sheet 2 với dữ liệu vật tư thiếu
của dự án Bệnh viện 175. Chạy macro MergeSheets gom dữ liệu ở sheet 3 → kết
quả như Hình 2.5
Sheet 1


11

Sheet 2

Sheet 3

Hình 2.5: Ví dụ cách sử dụng VBA MergeSheets
2.1.2.7 Các hàm trong excel
Sự phối hợp các hàm trong excel: VLOOKUP, IF, LEN, AND, OR…để tạo ra các
thông tin cần thiết