Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố hồ chí minh từ thực tiễn công ty tnhh mtv kỹ thuật xây dựng toàn thịnh phát

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THỊ HÀ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN
BẢN CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH- TỪ THỰC TIỄN CƠNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT
XÂY DỰNG TOÀN THỊNH PHÁT.

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC
MÃ SỐ: 60 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Lê Văn In

TP. HỒ CHÍ MINH- 2016

2


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến TS. Lê Văn In, ngƣời
hƣớng dẫn khoa học, đã tận tình góp ý, hƣớng dẫn, định hƣớng và giúp đỡ tơi hồn
thành luận văn này.
Tơi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy, Cô giáo tại Trƣờng
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tp. Hồ Chí Minh đã trang bị cho tôi những
kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian theo học tại Trƣờng.
Sau cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Kỹ
thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát, cùng gia đình, bạn bè, đồng nghiệp những ngƣời
đã giúp đỡ, tạo điều kiện, động viên tinh thần cho tôi trong suốt quá trình học tập và
hồn thành luận văn tốt nghiệp.

Xin trân trọng cảm ơn.
Tác giả luận văn

Trần Thị Hà

3


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin
văn bản của doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ thực tiễn
cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát” là luận văn nghiên cứu
của tôi.
Các nội dung nghiên cứu và kết quả nêu trong luận văn là hồn tồn trung
thực, có nguồn gốc rõ ràng và chƣa từng đƣợc công bố.
Tác giả luận văn

Trần Thị Hà

4


MỤC LỤC
Contents
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................3
LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................4
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................8
DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................9
DANH MỤC BIỂU ĐỒ ..............................................................................................9
1. Tính cấp thiết của đề tài: .................................................................................10

2. Tình hình nghiên cứu của đề tài......................................................................12
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .................................................14
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài .....................................................15
5. Phƣơng pháp nghiên cứu:................................................................................15
6. Tính mới của đề tài: .........................................................................................15
7. Kết cấu của luận văn: .......................................................................................16
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN
BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN NÓI CHUNG VÀ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TẠI TP. HỒ CHÍ MINH NĨI RIÊNG. ..................17
1.1

Cơ sở lý luận ...............................................................................................17

1.1.1

Khái niệm về văn bản, chức năng và vai trò của văn bản ....................17

1.1.1.1 Khái niệm văn bản: ................................................................................17
1.1.1.2 Chức năng của văn bản: ........................................................................19
1.1.1.3 Vai trò của văn bản: ...............................................................................21
1.1.2

Khái quát về tổ chức quản lý văn bản: .................................................22

1.1.3

Khai thác thông tin văn bản..................................................................23

1.2

Cơ sở pháp lý..............................................................................................27

1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thơng
tin văn bản. ...........................................................................................................29
1.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản ................................29
1.3.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thơng tin văn bản. ..........................31
1.4

Kinh nghiệm thực tiễn ...............................................................................33

5


Tiểu kết: ...................................................................................................................37
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI
THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐIỀU
HÀNH CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT XÂY DỰNG TOÀN THỊNH PHÁT.
...................................................................................................................................39
2.1 Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát (gọi tắt là
công ty TTP Cons) ...............................................................................................39
2.1.1 Quá trình hình thành cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn
Thịnh Phát ..........................................................................................................39
2.1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây
dựng Tồn Thịnh Phát (TTP Cons). ...................................................................40
2.1.3 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................41
2.2 Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơng ty TNHH
MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát. .....................................................48
2.2.1 Hệ thống văn bản đến ................................................................................49
2.2.2 Hệ thống văn bản đi do công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn

Thịnh Phát ban hành ..........................................................................................51
2.3 Thực trạng tổ chức quản lý văn bản ở công ty TNHH MTV Kỹ thuật
Xây dựng Toàn Thịnh Phát ................................................................................56
2.3.1 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý văn bản ở TTP
Cons ....................................................................................................................56
2.3.2 Tổ chức các bộ phận có chức năng quản lý văn bản ở TTP Cons ............57
2.3.3 Tổ chức quản lý văn bản ở giai đoạn văn thư ...........................................62
2.3.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ: .........................................................70
2.3.5 Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu ở lưu trữ ....................................................71
2.4 Nhu cầu và thực trạng khai thác thông tin văn bản ở công ty TTP
Cons. 75
2.4.1 Hoạt động quản lý và nhu cầu khai thác thông tin văn bản. ....................75
2.4.2 Tình hình khai thác thơng tin văn bản ở cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây
dựng Tồn Thịnh Phát phục vụ hoạt động quản lý điều hành. ..........................79
2.5

Nhận xét chung ..........................................................................................86

2.5.1

Ưu điểm .................................................................................................86

2.5.2 Hạn chế ......................................................................................................87

6


2.5.3 Nguyên nhân: ............................................................................................90
Tiểu kết: ...................................................................................................................96
CHƢƠNG 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO

CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI
THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TRÊN ĐỊA
BÀN TP. HỒ CHÍ MINH .........................................................................................98
3.1

Định hƣớng chung .....................................................................................98

3.1.1

Mục tiêu cụ thể quản lý ngành ..........................................................98

3.1.2 Nhu cầu quản lý và khai thác thông tin văn bản của xã hội, của doanh
nghiệp hiện nay:…… ..............................................................................................
98
3.1.3 Định hướng chung của doanh nghiệp tư nhân trong đó có doanh
nghiệp tư nhân- Cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát về
quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản.................................................99
3.2

Giải pháp: .................................................................................................100

3.2.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo quản lý và nhân viên về giá trị
và lợi ích từ việc quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh
nghiệp. ..............................................................................................................100
3.2.2 Xây dựng và hồn thiện các quy chế, quy định trong đó có những quy
định cụ thể về quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản .......................101
3.2.3 Tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ ở Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây
dựng Toàn Thịnh Phát ......................................................................................104
3.2.4 Tăng cường các biện pháp tổ chức và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin
văn bản phục vụ hoạt động quản lý điều hành đối với doanh nghiệp..............107

3.2.5 Đào tạo và bồi dưỡng nhân viên về quản lý văn bản và tổ chức khai thác
thông tin văn bản ..............................................................................................110
3.3

Một số kiến nghị .......................................................................................113

Tiểu kết: ..................................................................................................................114
KẾT LUẬN .............................................................................................................116
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................118
PHỤ LỤC ................................................................................................................123

7


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BCH

Ban chỉ huy

BTGĐ

Ban Tổng giám đốc

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

CBNV

Cán bộ nhân viên

HĐTV

Hội đồng thành viên

PCCC

Phịng cháy chữa cháy

TTP Cons

Cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát

TTP Corp

Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ Kiến trúc Xây dựng Toàn Thịnh Phát

VTLT

Văn thƣ Lƣu trữ

NXB

Nhà xuất bản

8


DANH MỤC BẢNG BIỂU
SỐ HIỆU

TÊN BẢNG

BẢNG
2.1

2.2
2.3

Số lƣợng và nội dung các quyết định của công ty TNHH MTV
Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát
Số lƣợng và tên các cơng văn đi của cơng ty TNHH MTV Kỹ
thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát
Tình hình cán bộ văn thƣ ở các phịng, ban, đơn vị.

TRANG

52-53

55
60-61

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

SỐ HIỆU

TÊN BIỂU ĐỒ

BIỂU ĐỒ
2.1

Mục đích khai thác thơng tin văn bản phục vụ cơng việc
chuyên môn

TRANG

81

2.2

Nội dung thông tin văn bản đƣợc khai thác thƣờng xun

83

2.3

Địa chỉ tra tìm và khai thác thơng tin văn bản

84

9


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:

Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản trong hoạt động lãnh
đạo, quản lý điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị
kinh tế, sự nghiệp, các lực lƣợng vũ trang, trong các doanh nghiệp hiện nay luôn là
một hoạt động tất yếu và rất quan trọng.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức có nhu cầu ban hành văn
bản để truyền đạt các quyết định quản lý, để trao đổi công việc. Đồng thời, sau khi
công việc đƣợc giải quyết xong, theo quy định các văn bản cần đƣợc bảo quản giữ
gìn để phục vụ việc giải quyết các công việc phát sinh, các hoạt động thanh tra,
kiểm tra và các nhu cầu tra tìm khác.
Nhận thức đƣợc vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản lý văn
bản và khai thác thông tin văn bản, Đảng và Nhà nƣớc đã hết sức quan tâm chỉ đạo,
hƣớng dẫn và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để từng bƣớc đƣa hoạt
động này đi vào nề nếp và ngày càng hoàn thiện hơn. Văn bản đầu tiên phải nói đến
đó Điều lệ về công tác văn thƣ giấy tờ và công tác lƣu trữ ban hành kèm theo Nghị
định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Đến ngày 08/4/2004 Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về cơng tác văn thƣ đƣợc ban hành đã thay
thế Nghị định số 142/CP. Đây là một bƣớc ngoặt quan trọng trong công tác văn thƣ
của nƣớc ta. Ngoài ra, các văn bản hƣớng dẫn về cơng tác văn thƣ cũng đƣợc ban
hành, có thể kể đến nhƣ là: Thông tƣ số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày
06/5/2005 hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tƣ số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.Về cơng tác lƣu trữ, ban hành Pháp lệnh lƣu trữ quốc
gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia. Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đặc biệt, sự ra đời của Luật

10

lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội thay thế cho Pháp lệnh lƣu
trữ quốc gia, đây là bƣớc chuyển biến lớn, đánh dấu sự phát triển và ngày càng hồn
thiện hơn của cơng tác lƣu trữ.
Hiện nay, việc tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản trong
các cơ quan nhà nƣớc, các doanh nghiệp đã đạt đƣợc những kết quả tốt. Trong khu
vực doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp tƣ nhân, công tác khai thác thông tin văn bản
trở nên nhanh nhạy hơn, hiệu quả hơn rất nhiều, từng bƣớc đi vào nề nếp và ổn
định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều
hành; bảo vệ đƣợc bí mật của Đảng và Nhà nƣớc; tạo điều kiện cho việc tra cứu,
nghiên cứu phục vụ cho các nhu cầu khai thác thông tin. Tuy nhiên, hoạt động này
vẫn cịn những thiếu sót, khuyết điểm nhƣ: hầu hết cán bộ nhân viên làm công tác
văn thƣ ở các phòng, ban, đơn vị chƣa đáp ứng u cầu chun mơn, nghiệp vụ; cịn
nhiều hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn
bản đến, văn bản đi, công tác lƣu trữ; tài liệu lƣu trữ còn phân tán chƣa đƣợc thu
thập đầy đủ, hồ sơ, tài liệu cịn trong tình trạng tồn đọng chƣa đƣợc chỉnh lý, sắp
xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng chƣa đáp ứng kịp thời.
Có thể thấy rằng ngun nhân chính của những thiếu sót, khuyết điểm trong
công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản là do vẫn còn một
số cán bộ lãnh đạo chƣa thực sự quan tâm và đánh giá đúng tầm quan trọng của
công tác này nên chƣa có cơ chế tốt đảm bảo cơng tác này trong thực tiễn. Những
hạn chế, thiếu sót này đã gây ra khó khăn trở ngại và làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng
của hoạt động quản lý điều hành tại các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị xã hội,
các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp tƣ nhân.
Để khắc phục hạn chế, thiếu sót này cần phải nghiên cứu đánh giá công tác
quản lý văn bản và khai thác thơng tin văn bản nói chung và của các doanh nghiệp
tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, nhằm tìm ra những biện
pháp góp phần nâng cao chất lƣợng hiệu quả công tác quản lý văn bản, khai thác
thông tin văn bản phục vụ tốt cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan,
tổ chức và nhất là đối với các doanh nghiệp. Với những vấn đề đặt ra trên đây, tôi

11


chọn đề tài nghiên cứu “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản
của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ thực tiễn công ty
TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát” làm đề tài luận văn khoa học của
mình.
2.

Tình hình nghiên cứu của đề tài

Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu dƣới các góc độ khác nhau về cơng tác
cơng văn giấy tờ nói chung và hoạt động tổ chức quản lý văn bản nói riêng. Tuy
nhiên mỗi cơng trình nghiên cứu đề cập đến những mảng hoạt động khác nhau.
Các sách chuyên khảo nhƣ “Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà
nƣớc” của Tạ Hữu Ánh (1996), NXB Lao Động; “Soạn thảo và xử lý văn bản trong
công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý” của PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, NXB
chính trị quốc gia, 2006 đã đề cập đến công tác xây dựng, ban hành văn bản của các
cơ quan nhà nƣớc, tính hệ thống của các văn bản, vai trò của văn bản trong việc
đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
Giáo trình “Lý luận và phƣơng pháp cơng tác văn thƣ” của PGS Vƣơng Đình
Quyền, tái bản lần thứ hai, có bổ sung và sửa chữa, ban hành năm 2011 đã đề cập
đến những vấn đề của công tác văn thƣ, văn bản và văn bản quản lý nhà nƣớc, kỹ
thuật soạn thảo. Giáo trình này đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình
hình thực tiễn công tác quản lý và giải quyết văn bản.
Một số bài viết đăng trong kỷ yếu khoa học của Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhƣ
các bài viết “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động
tài liệu lưu trữ quốc gia” của PGS.TS Dƣơng Văn Khảm. Bài viết đã nêu lên các
nguyên tắc và phƣơng pháp xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lƣu trữ

quốc gia, giúp chỉ đạo, hƣớng dẫn thống nhất yêu cầu ứng dụng tin học trong toàn
ngành lƣu trữ; thử nghiệm xây dựng một cơ sở dữ liệu tự động hóa của một phân hệ
thơng tin tài liệu lƣu trữ quốc gia để rút kinh nghiệm trƣớc khi ứng dụng rộng rãi
máy tính điện tử vào công tác lƣu trữ trên cơ sở hợp tác với các chuyên gia và cơ
quan chuyên môn ngành tin học; hay đáng chú ý là bài viết của Thạc sĩ Lã Thị
Hồng “Một số vấn đề về thực tiễn trong chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn

12


thư ở địa phương”. Bài viết nêu lên đƣợc các nguyên nhân, tồn tại của công tác văn
thƣ và những biện pháp khắc phục để đáp ứng đƣợc những yêu cầu của công cuộc
đổi mới đất nƣớc và cải cách nền hành chính.
Ngồi ra, báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên, ví dụ
nhƣ: khóa luận tốt nghiệp của Võ Thị Nguyệt, Soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính trong cơng ty cổ phần nhà nước trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh, thực trạng và
giải pháp. Đề tài này mang tính thực tiễn cao vì đã nêu ra đƣợc tình hình chung về
cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơng ty cổ phần nhà nƣớc tại Tp.
Hồ Chí Minh. Khóa luận “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý hành chính
nhà nước” của sinh viên Nguyễn Hồi Nam, luận văn này nghiên cứu về việc áp
dụng mơ hình chính phủ điện tử- nhằm cải thiện phƣơng thức hành chính, giúp giới
doanh nghiệp và ngƣời dân tiếp cận đƣợc chính sách, cơ chế của Đảng và Nhà nƣớc
một cách nhanh nhất.
Luận văn “Hoàn thiện cơ chế đảm bảo quyền tiếp cận thông tin trong hoạt
động quản lý nhà nước” của thạc sĩ Vũ Thị Thanh Lý đã nêu lên các vấn đề về
quyền đƣợc tiếp cận thông tin. Tiếp cận thông tin hiện đã trở thành một nhu cầu và
một quyền cấp thiết cần phải bảo đảm không chỉ đối với các tổ chức và doanh
nghiệp, mà còn đối với mọi công dân, bởi thông tin, đặc biệt là thơng tin về pháp
luật, chính sách và hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc đƣợc coi là yếu tố cốt yếu
trong mọi hoạt động khi mà xã hội đƣợc quản lý và vận hành theo những nguyên

tắc của Nhà nƣớc pháp quyền.
Bài viết của tác giả Nguyễn Đăng Dung, Pháp luật về bảo đảm quyền được
thông tin của công dân và việc xây dựng Luật tiếp cận thông tin, đăng trên tạp chí
nghiên cứu lập pháp.
“Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin phục vụ hoạt động
quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền” của thạc sĩ Nguyễn Thúy Hà
là đề tài gắn liền với địa chỉ nghiên cứu nhất định, mang tính thực tiễn cao. “Quản
lý nhà nước về cơng tác văn thư đối với ủy ban nhân dân cấp xã” của thạc sĩ Phạm

13


Thị Kim Thoa nêu lên việc ban hành các quy định, quy chế của Nhà nƣớc nhà nƣớc
về công tác văn thƣ tại ủy ban nhân dân cấp xã nói chung.
Nhƣ vậy, đã có một số cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề
quản lý văn bản, tuy nhiên, vấn đề “tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin
văn bản của các doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” thì
chƣa có nhiều cơng trình đề cập đến. Dù vậy, các cơng trình trên đã cung cấp nhiều
vấn đề hết sức bổ ích. Để thực hiện đề tài, tơi đã kế thừa những kết quả nghiên cứu
ở các cơng trình nghiên cứu của các tác giả đi trƣớc, đồng thời phân tích làm rõ và
tìm các giải pháp tối ƣu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và khai thác thông
tin phục vụ hoạt động quản lý điều hành ở các doanh nghiệp tƣ nhân tại thành phố
Hồ Chí Minh nói chung và tại cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh
Phát nói riêng.
3.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý văn bản, khai thác thông tin
văn bản đã đƣợc làm rõ, đánh giá thực trạng quản lý văn bản, khai thác thơng tin

văn bản của các doanh nghiệp tƣ nhân nói chung, của Cơng ty TNHH MTV Kỹ
thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát nói riêng. Từ đó đề xuất những giải pháp góp phần
nâng cao chất lƣợng và hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn
bản của doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Để thực hiện mục tiêu này, cần phải giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau
đây:
Thứ nhất: Nghiên cứu hệ thống những lý luận và cơ sở pháp lý cơ bản về tổ
chức quản lý và khai thác thông tin văn bản phục vụ lãnh đạo, quản lý điều hành cơ
quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, kinh tế…
Thứ hai: Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin
văn bản của doanh nghiệp tƣ nhân, trong đó có cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây
dựng Toàn Thịnh Phát trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh về kết quả đạt đƣợc,
thiếu sót, hạn chế và nguyên nhân.

14


Thứ ba: Đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu quả
tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý điều
hành của doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói chung và
cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát nói riêng.
4.

Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu là toàn bộ hoạt động quản lý văn bản và
khai thác thông tin văn bản tại các doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh nói chung và cụ thể ở cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn
Thịnh Phát nói riêng trong thời gian từ năm 2010 đến năm 2015.
5.

Phƣơng pháp nghiên cứu:

Để hồn thành đề tài này, tơi phân tích đánh giá, nhìn nhận và vận dụng phƣơng
pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác- Lê Nin đã
đƣợc cụ thể hóa thành các nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc
tổng hợp. Các phƣơng pháp nghiên cứu, phân tích thống kê, phân tích tổng hợp,
điều tra, khảo sát đƣợc vận dụng khi thực hiện nhiệm vụ của đề tài. Phƣơng pháp
phỏng vấn, điều tra, khảo sát đƣợc áp dụng để thu thập các thông tin cần thiết đối
với đề tài. Những thông tin thu đƣợc qua các phƣơng pháp trên và các thông tin qua
các nguồn tài liệu tham khảo đƣợc xử lý một cách khoa học, trên cơ sở vận dụng
phƣơng pháp phân tích, tổng hợp. Việc vận dụng phƣơng pháp thống kê giúp xử lý
các số liệu thu thập đƣợc một cách hiệu quả.
6.

Tính mới của đề tài:

Đánh giá một cách có hệ thống thực trạng tổ chức văn bản và khai thác thông
tin văn bản của các doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ
thực tiễn cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát.
Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác tổ chức văn
bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tƣ nhân.
Rút ra đƣợc những vấn đề có tính lý luận và thực tiễn từ cơng tác tổ chức văn
bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành
phố Hồ Chí Minh.

15


Bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu công tác tổ chức quản

lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tƣ nhân.
7.

Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung
chính của luận văn đƣợc chia làm ba chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý văn bản và khai thác
thơng tin văn bản nói chung và trong các doanh nghiệp tƣ nhân tại Tp. Hồ Chí Minh
nói riêng.
Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn
bản phục vụ hoạt động quản lý điều hành Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng
Toàn Thịnh Phát (TTP Cons).
Chƣơng 3: Định hƣớng và giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lƣợng và
hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động
quản lý điều hành của doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

16


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN NÓI CHUNG VÀ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TẠI TP. HỒ CHÍ MINH NĨI RIÊNG.
1.1

Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm về văn bản, chức năng và vai trò của văn bản
1.1.1.1 Khái niệm văn bản:

Văn bản nếu giải thích theo nghĩa của một từ Hán Việt thì gồm hai từ tố,
trong đó “văn” đƣợc hiểu là những chữ có nghĩa, “bản” đƣợc hiểu là vật liệu (nhƣ
tấm, miếng) hoặc là từ gốc, vốn. Từ đó có thể hiểu theo nghĩa rộng “văn bản” là
những chữ có ý nghĩa đƣợc viết trên một vật liệu nào đó.
Văn bản là sản phẩm và phƣơng tiện của hoạt động giao tiếp, có vai trò quan
trọng đối với hoạt động của xã hội loài ngƣời. Văn bản là đối tƣợng nghiên cứu của
nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ tiếp cận mà các tác giả đƣa ra các quan
niệm khác nhau về văn bản.
Trong từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam định nghĩa về
văn bản nhƣ sau: Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ
hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất
định. [35, tr.423]
Dƣới góc độ ngơn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn bản:
“Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hồn
chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp
nào đó”
Dƣới góc độ văn bản học, văn bản đƣợc hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản
là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định [43, tr.45]
Tiếp cận từ yếu tố chức năng và mục đích của văn bản, Tạ Hữu Ánh và
Nguyễn Văn Thâm chung quan niệm “Văn bản nói chung là một phƣơng tiện ghi tin
và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định”. [01, tr.7], [46,
tr.33]

17


Tiếp cận từ hình thức của văn bản: “Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội
dung là những gì cần đƣợc ghi để lƣu lại làm bằng chứng” [51, tr.1078]
Văn bản đƣợc giải thích theo nghĩa hẹp hơn dƣới góc độ hành chính học:
“Khái niệm dùng để chỉ cơng văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức”
Theo điều 1 của Điều lệ quy định Chế độ chung về công tác công văn, giấy
tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 của Thủ
tƣớng chính phủ quy định: “Các cơng văn, giấy tờ, gọi chung là văn bản gồm các
loại chính sau đây: luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, điều
lệ, thông tư, chỉ thị, báo cáo thông báo, thư công, công điện, công lệnh, phiếu gửi,
giấy giới thiệu, giấy đi đường, biên bản”
Nhƣ vậy có thể thấy rằng, có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản nhƣng
đều thống nhất ở chỗ coi văn bản là một chỉnh thể cấu tạo theo nguyên tắc nhất
định, gồm những đơn vị ngôn ngữ liên kết với nhau nhằm chuyển tải một thơng tin
trọn vẹn nào đó, đáp ứng mục đích giao tiếp
Ngồi văn bản nói chung, cịn có các loại văn bản nhƣ: Văn bản hành chính,
văn bản chuyên môn, văn bản khoa học kỹ thuật, văn bản mật.
* Văn bản hành chính: là văn bản do chủ thể quản lý nhà nƣớc ban hành có
nội dung là truyền tải thông tin trong hoạt động quản lý đƣợc ban hành để tổ chức
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật.
Đặc điểm của văn bản hành chính là: nội dung thông thƣờng là truyền đạt
thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế nhằm phục vụ cũng nhƣ đáp ứng nhu
cầu của quản lý nhà nƣớc. Ngoài ra, văn bản hành chính cịn đƣợc ban hành để cụ
thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật triển khai trong nội
bộ cơ quan nhà nƣớc.
Thứ hai, đối tƣợng tác động của văn bản hành chính ln cụ thể, đó có thể là
các cơ quan, đơn vị cấp dƣới trực thuộc (công văn chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ…)
hoặc cấp trên của chủ thể ban hành văn bản hành chính (cơng văn do cấp dƣới ban

18


hành, báo cáo, tờ trình…) hay cũng có thể là cơ quan, tổ chức khác khi cần trao đổi
thông tin và phối hợp thực hiện một cơng việc nào đó.

Thứ ba, tùy thuộc nội dung văn bản, văn bản hành chính có thể đƣợc áp
dụng một lần hay nhiều lần.
Khác với văn bản quy phạm pháp luật đƣợc ban hành để áp dụng nhiều lần
hay văn bản áp dụng pháp luật đƣợc ban hành để áp dụng một lần đối với trƣờng
hợp cụ thể thì văn bản hành chính có thể đƣợc áp dụng một lần hay nhiều lần tùy
thuộc vào nội dung văn bản. Đây cũng chính là đặc trƣng riêng của văn bản hành
chính.
Văn bản hành chính có vai trị chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp
luật, hƣớng dẫn cụ thể các chủ trƣơng, chính sách của nhà nƣớc, hỗ trợ cho q
trình quản lý hành chính nhà nƣớc và thơng tin pháp luật.
* Văn bản chun mơn: là loại văn bản mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp
vụ chuyên môn trong các lĩnh vực nhƣ: thống kê; kế hoạch; tài chính; ngân hàng;
vật tƣ; y tế…
* Văn bản khoa học kỹ thuật: là văn bản đƣợc ban hành trong các lĩnh vực
nhƣ: kiến trúc; xây dựng; cơng nghệ; cơ khí; bản đồ; khí tƣợng… hình thức văn bản
thƣờng ở các dạng nhƣ: bản vẽ thiết kế; đồ án; bản canh; băng ghi âm; ghi hình;
phim ảnh…
* Văn bản mật: là văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nƣớc đƣợc
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
Tại các doanh nghiệp tƣ nhân thì văn bản mật có thể là chiến lƣợc phát triển,
kế hoạch kinh doanh, bí quyết sản phẩm…
.1.1.1.2 Chức năng của văn bản:
Chức năng thông tin:
Chức năng thông tin là chức năng chung của tất cả các loại văn bản. Thơng tin trong
đời sống xã hội có thể đƣợc ghi chép và truyền tải với nhiều hình thức khác nhau.

19


Đây là chức năng đƣợc nói đến đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi

vì thơng qua chức năng thông tin, các chức năng khác mới đƣợc thể hiện. Ngày nay,
với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, nhiều phƣơng tiện truyền đạt thông tin ra đời
nhằm thỏa mãn những nhu cầu ngày càng tăng của cơng tác quản lý, ví dụ: điện
thoại, điện tín… Tuy nhiên, văn bản vẫn giữ một vị trí quan trọng, thông tin văn bản
là hết sức quan trọng và văn bản là phƣơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin sử
dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý.
Chức năng thông tin của văn bản đƣợc thể hiện ở các mặt cơ bản sau đây: ghi
chép, phản ánh thông tin về chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà
nƣớc, phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lên cấp trên
và hoạt động của các cơ sở, thông báo, kiến nghị, đề nghị của cấp dƣới lên cấp trên,
trao đổi công việc giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan tổ chức với cá nhân;
truyền đạt và cung cấp đầy đủ, có hệ thống, đáng tin cậy mọi thông tin cần thiết cho
hoạt động quản lý, điều hành.
Chức năng pháp lý:
Văn bản là cơ sở pháp lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quản
lý của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Đây là một chức năng riêng biệt của văn bản quản lý nhà nƣớc. Chức năng
này làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách
nhiệm của cơ quan nhà nƣớc về những vấn đề xã hội. Chức năng pháp lý còn là cơ
sở để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Chức năng quản lý:
Chức năng quản lý của văn bản là hết sức quan trọng, vì đó là chức năng
phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức; đảm bảo phát
huy đƣợc hiệu lực hiệu quả của nó trong thực tiễn quản lý. Tồn bộ chu trình quản
lý, từ việc ra quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh các quyết
định cho phù hợp với mục tiêu của các hoạt động, ngƣời quản lý đều cần đến văn
bản. Văn bản trở thành một trong những cơ sở cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý; giúp cho nhà lãnh đạo quản lý và ban hành những quyết định quản lý phù

20

hợp, chính xác. Nhƣ vậy văn bản là một cơng cụ đầy hiệu lực trong quá trình quản
lý. Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình soạn thảo văn bản phải
nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải đƣợc ban hành kịp
thời.
Chức năng văn hóa- xã hội:
Văn bản là sản phẩm do con ngƣời sáng tạo nên mang dấu ấn của thời gian,
đƣợc hình thành trong quá trình nhận thức, quá trình lao động để tổ chức xã hội, cải
tạo tự nhiên và chứa đựng những giá trị văn hóa về nhiều mặt của dân tộc; ghi lại và
truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa q báu của dân tộc đƣợc
tích lũy từ cuộc sống qua nhiều thế hệ; là nguồn tƣ liệu lịch sử q giá giúp cho
chúng ta hình dung tồn cảnh bức tranh và trình độ văn hóa, văn minh của mỗi thời
kỳ lịch sử.
Ngồi các chức năng chính kể trên, văn bản cịn có các chức năng giao tiếp,
chức năng sử liệu, chức năng thống kê….
1.1.1.3 Vai trò của văn bản:
Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý:
Thơng tin có vai trị hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Có rất nhiều
phƣơng thức để có thể trao đổi thơng tin trong đó phƣơng thức quan trọng hàng đầu
để trao đổi thông tin đó là văn bản. Bởi thơng tin trên văn bản là thơng tin đầy đủ và
chính xác nhất. Thơng qua các văn bản, có thể nắm bắt và hiểu rõ đƣợc phần lớn về:
Chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và chính sách của Nhà nƣớc, nhiệm vụ, mục tiêu
hoạt động của các cơ quan, tổ chức; kế hoạch và phƣơng thức hoạt động, quan hệ
công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau; chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của các cơ quan, đơn vị; kết quả và những tồn tại trong hoạt động quản lý của mỗi
cơ quan, tổ chức.
Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý:
Văn bản là một phƣơng tiện không thể thiếu để truyền đạt quyết định quản lý
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đối với cơ quan, tổ chức

cấp trên ban hành văn bản để truyền đạt ý kiến chỉ đạo của cấp trên đối với cấp dƣới

21


nhằm giải quyết một công việc cụ thể. Đối với những cơ quan, tổ chức cấp dƣới ban
hành văn bản là để phản ánh tình hình hoạt động, những kiến nghị của cơ quan, tổ
chức cấp dƣới lên cấp trên để giúp đỡ, giải quyết những cơng việc nào đó. Trong
q trình truyền đạt các quyết định quản lý địi hỏi phải nhanh chóng, chính xác,
đúng đối tƣợng. Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về
mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình và hƣớng
hoạt động của các thành viên vào phƣơng tiện truyền đạt. Trong hoạt động quản lý,
điều hành các cơ quan, tổ chức cũng nhƣ các cán bộ quản lý, lãnh đạo đều phải sử
dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý của mình. Nếu tổ chức tốt thì
năng suất, hiệu quả lao động cao, cịn ngƣợc lại nếu tổ chức khơng tốt, thiếu khoa
học thì năng suất lao động của ngƣời quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế.
Văn bản là phương tiện kiểm tra, kiểm soát hoạt động của bộ máy lãnh đạo,
quản lý
Để hoạt động quản lý đạt hiệu lực, hiệu quả thì khơng thể thiếu cơng tác
kiểm tra, kiểm sốt. Tổ chức tốt cơng tác này có thể thúc đẩy hoạt động của cơ
quan, tổ chức chó hiệu quả, hiệu lực. Thơng qua cơng tác kiểm tra, kiểm sốt có thể
đánh giá đƣợc kết quả đạt đƣợc so với mục tiêu mà các cơ quan, tổ chức đã đặt ra.
Đồng thời, đó là biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ
quan, tổ chức hiện nay. Có nhiều hình thức và phƣơng tiện để thực hiện cơng tác
kiểm tra, kiểm sốt mà cán bộ quản lý và lãnh đạo có thể sử dụng trong đó văn bản
là phƣơng tiện quan trọng của cơng tác này vì hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ
chức đều đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản.
Văn bản là cơng cụ đưa pháp luật vào thực tiễn
Để đƣa pháp luật vào thực tiễn không thể thiếu hệ thống văn bản. Đây là một
trong những công cụ quan trọng để giải quyết các quan hệ về pháp lý. Đó là chứng

cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý.
1.1.2 Khái quát về tổ chức quản lý văn bản:
Trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp,
các tổ chức chính trị xã hội, các doanh nghiệp tƣ nhân công tác soạn thảo văn bản là

22


công việc thƣờng xuyên của mỗi cán bộ, nhân viên; là công cụ hữu hiệu nhất giúp
chuyển tải thông tin giữa các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức và nhân dân, doanh nghiệp.
Từ đó, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên tổ chức các khâu xử
lý đối với văn bản nhƣ soạn thảo, trình ký, ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp
nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con
dấu…Những công việc này trở thành công tác thiết yếu của mỗi cơ quan tổ chức,
doanh nghiệp hay có thể gọi là cơng tác văn thƣ hoặc cơng tác tổ chức quản lý văn
bản.
Mục đích của cơng tác này là nhằm quản lý văn bản ở khâu hiện hành và
đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quản lý.
Công tác tổ chức quản lý văn bản đƣợc hiểu: là hoạt động đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm các công việc về xây dựng, ban hành
văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức chính trị, tổ chức xã
hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân.
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng
tác văn thƣ, tại Khoản 2 Điều 1 đã giải thích rõ: “Cơng tác văn thư quy định tại
Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn
bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”
Nhƣ vậy, công tác tổ chức quản lý văn bản bắt đầu từ hoạt động soạn thảo,
ban hành văn bản đi hoặc từ khi tiếp nhận văn bản đến cho đến khi giải quyết xong

công việc, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. Có làm tốt cơng tác tổ
chức quản lý văn bản thì bƣớc tiếp theo là khai thác thông tin văn bản sẽ đƣợc thực
hiện hiệu quả, nhanh chóng, góp phần nâng cao chất lƣợng, năng suất lao động của
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3 Khai thác thông tin văn bản
Thông tin là nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là
công cụ để điều hành quản lý, lãnh đạo của mỗi quốc gia, là phƣơng tiện hữu hiệu

23


để mở rộng giao lƣu hiểu biết giữa các quốc gia dân tộc, là nguồn cung cấp trí thức,
cũng là nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội. Thông tin đƣợc coi là yếu tố quyết
định cho cơ hội phát triển, thành đạt và tự chủ của mỗi quốc gia, tổ chức và mỗi con
ngƣời
Trong đời sống xã hội, thông tin là một nhu cầu cơ bản và không thể thiếu
trong các mối quan hệ. Xã hội càng phát triển thì nhu cầu này càng tăng lên vì thơng
tin là nguồn lực của sự phát triển. Nội dung thông tin là nội dung của các sự vật, là
ý nghĩa của các văn bản hay các ý tƣởng, đề xuất và đƣợc thể hiện qua nhiều hình
thức khác nhau có thể là qua phát thanh, truyền hình, báo chí, văn bản.
Thông tin là một vấn đề phức tạp, chứa đựng nội dung đa dạng và phong phú
vì thế nó đƣợc hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Từ điển Oxford English Dictionary thì cho rằng thơng tin là điều mà người
ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức. Một số từ điển thì đơn giản đồng nhất
thơng tin với kiến thức – Thông tin là điều mà người ta biết, hoặc thông tin là sự
chuyển giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của con người
Theo nghĩa thông thƣờng, thông tin là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tƣởng,
phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con ngƣời. Thơng tin hình thành trong
q trình giao tiếp: một ngƣời có thể nhận thơng tin trực tiếp từ ngƣời khác thông
qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các

hiện tƣợng quan sát đƣợc trong môi trƣờng xung quanh.
Theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội
(thế giới vật chất) bằng ngơn từ, ký hiệu, hình ảnh…hay nói rộng hơn bằng tất cả
các phƣơng tiện tác động lên giác quan của con ngƣời,
Thông tin là một khái niệm rộng. Thông tin tồn tại khắp nơi, trong từng hoạt
động và từng tế bào của tổ chức xã hội. Thơng tin có thể là sự kiện, ý tưởng, phán
đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người, được hình thành trong quá trình giao
tiếp, là nguồn gốc của nhận thức, là cơ sở ra quyết định. Thơng tin có thể là tất cả
những gì được phản ánh trong thế giới vật chất; nội dung của thế giới vật chất mà
con người nhận thức được và phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của đối tượng được

24


phản ánh. Thơng tin cũng có thể là một bộ phận tri thức mới về một sự vật hay hiện
tượng được con người tiếp nhận và sử dụng vào hoạt động có định hướng, có mục
đích của mình dưới các hình thức thích hợp [50, tr.45].
Trong Chƣơng 1, Điều 2, Khoản 1 và Khoản 3 của Luật Tiếp cận thông tin
cũng giải thích rõ: thơng tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài
liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ,
băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.
Theo nghĩa chung nhất thì thơng tin đƣợc hiểu là những tri thức đƣợc sử
dụng để định hƣớng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về
chất, hồn thiện và phát triển hệ thống.
Khai thác thông tin là việc đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp thông
tin.
Thông tin văn bản giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu,
hoạch định chính sách, chiến lƣợc phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh tồn
bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng nhƣ đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã
hội của địa phƣơng. Mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trị của

thơng tin tài liệu để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả để nâng
cao trách nhiệm của cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội....
Nhằm phát huy tốt vai trị của thơng tin văn bản, ngồi việc bảo quản an tồn tài
liệu, bảo mật thơng tin trong tài liệu, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác tổ chức
quản lý và khai thác thông tin văn bản.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản. Vai
trị của cơng tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đối với hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau đƣợc thể hiện ở
những nội dung sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,

25


văn hố, xã hội, đồng thời cung cấp những thơng tin quá khứ, phục vụ cho hoạt
động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng
kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phƣơng tiện theo
dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm
tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất,
chất lƣợng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành
chính nhà nƣớc ở nƣớc ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân, góp phần giữ gìn những tƣ liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Làm tốt cơng tác văn thƣ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng

cao năng suất, chất lƣợng cơng tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị- xã hội, từ việc đề ra các chủ trƣơng, chính sách, xây
dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dƣới hoặc triển khai, giải quyết công
việc... đều phải dựa vào các nguồn thơng tin có liên quan. Thơng tin càng đầy đủ,
chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông
tin phục vụ quản lý đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là phƣơng tiện
chứa

đựng,

truyền

đạt,

phổ

biến

thơng

tin

mang

tính

pháp

lý.

Cơng tác văn thƣ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều ngƣời, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt cơng tác văn thƣ sẽ: giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng,
tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả, khơng để chậm việc,
sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Góp phần giữ gìn bí mật
của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. Mọi chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc

26