Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

BÀI 2

CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN
KẾ TỐN

Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn,
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall 2012.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung vào việc giới thiệu sự cần thiết phải mô tả hệ thống thơng tin kế tốn
bằng các cơng cụ khác nhau. Bài này đi sâu giới thiệu về hệ thống lưu đồ, hệ thống các sơ
đồ hoặc biểu đồ diễn đạt dòng luân chuyển vật lý của chứng từ, cách thức hệ thống máy
tính xử lý thơng tin, trình tự ln chuyển dòng dữ liệu trong một hệ thống.
Mục tiêu
 Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống thông tin kế tốn bằng các cơng cụ.
 Nắm được những kỹ thuật mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn bằng các cơng cụ sơ đồ

dịng dữ liệu và lưu đồ tài liệu, lưu đồ hệ thống để đọc, hiểu và mơ tả hệ thống.


14

Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ mô tả.

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

Tình huống dẫn nhập
Quy trình thanh tốn tiền lương trong doanh nghiệp
Hàng ngày các phòng ban, phân xưởng (bộ phận sử dụng lao động) theo dõi thời gian lao động
của từng cán bộ, nhân viên trên Bảng chấm công. Cuối tháng Bảng chấm công được chuyển cho
bộ phân tính lương ở Phịng Nhân sự
Phịng Nhân sự theo dõi tình hình thay đổi số lượng lao động trong cơng ty, tuyển dụng thêm,
điều chuyển công tác khác, sa thải và các thay đổi khác về vị trí cơng việc, hệ số lương của các
cán bộ, nhân viên.
Cuối tháng Phòng Nhân sự sử dụng Bảng chấm công do các bộ phận sử dụng lao động gửi đến
cùng với Báo cáo tình hình biến động lao động trong tháng để lập Bảng thanh tốn lương trong
đó trình bày rõ tổng số tiền phải trả người lao động, số tiền khấu trừ lương, số còn phải trả người
lao động và chuyển cho Phịng Kế tốn.
Phịng Kế tốn tiến hành trả lương cho người lao động qua hệ thống ngân hàng VCB.
Tổng hợp thơng tin về chi phí lương được báo cáo Ban giám đốc.
Thông tin về thu nhập của cán bộ, nhân viên được chuyển cho cơ quan thuế làm cơ sở xác định
số thuế thu nhập cá nhân của từng người.

1. Những bộ phận, cá nhân nào tham gia vào quá trình trên?

2. Các chứng từ luân chuyển như thế nào?
3. Mức độ tham gia của phần mềm?
4. Đánh giá kiểm sốt của q trình xử lý trên?

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224

15


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

2.1.

Vai trị của các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn

Tài liệu hóa hệ thống thơng tin kế tốn là việc sử dụng các cơng cụ phù hợp để mơ tả
lại cấu trúc và tồn bộ hoạt động của hệ thống thơng tin kế tốn. Tài liệu hướng dẫn hệ
thống thơng tin kế tốn có thể sử dụng các công cụ lời văn, các sơ đồ, lưu đồ và nhiều
hình thức khác. Các cơng cụ này bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what,
where, why, how về các bước công việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu,
thông tin đầu ra và kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn. Sử dụng các cơng cụ mơ tả là
cách tổ chức các hệ thống phức tạp thành đơn giản và dễ hiểu hơn với người sử dụng.
Các công cụ phổ biến để mô tả hệ thống bao gồm các sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và các
cách biểu diễn thông tin bằng đồ họa khác.
 Các công cụ mô tả hệ thống thơng tin kế tốn mang nhiều ý nghĩa như:
o

Mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin kế tốn
Thật vậy, một nhân viên kế tốn có thể khơng cần biết máy tính xử lý như thế
nào trong mỗi phân hệ kế tốn bởi rất khó để quan sát hệ thống, đặc biệt là khi

hệ thống này được vi tính hóa. Tuy nhiên, họ cần phải hiểu được các thơng tin
đầu vào, q trình xử lý dữ liệu để có thơng tin đầu ra của hệ thống thơng tin
kế tốn. Do đó sử dụng các lời văn, hình ảnh minh họa sẽ giúp mơ tả hồn
chỉnh hệ thống thơng tin kế toán và giúp người sử dụng dễ tiếp thu hơn hoạt
động của toàn bộ hệ thống.

o

Hướng dẫn sử dụng hệ thống
Thơng qua mơ tả bằng hình ảnh, các tài liệu
hướng dẫn cho biết dòng dữ liệu được xử lý logic
như thế nào từ đó có những sự chuẩn bị về các
thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống.
Các nhân viên sẽ dễ dàng nắm bắt được hệ thống
để thao tác công việc và các nhà quản lý có thể tự
tin tìm được các thơng tin theo yêu cầu.

o

Giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống mới phù hợp hơn
Thông qua bản mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn bằng hình ảnh hết sức sinh
động, người sử dụng có thể rà soát, đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp hơn
với thực tế cơng tác kế tốn và sự phát triển của doanh nghiệp. Khi có lỗi
chương trình, tài liệu hướng dẫn giúp khắc phục, chỉnh sửa lỗi. Khi cần nâng
cấp, tài liệu hướng dẫn giúp người thiết kế hệ thống phát triển hệ thống mới
trên cơ sở tương đồng với hệ thống cũ, giảm thiểu những thất bại của chương
trình, tiết kiệm thời gian, làm giảm chi phí thiết kế và phát triển hệ thống.

o

Hỗ trợ kiểm toán
Tài liệu hướng dẫn giúp tìm kiếm được các dấu vết kiểm tốn. Khi xây dựng hệ
thống thơng tin kế tốn, đồng thời cần tập trung vào xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ. Trong một số trường hợp tài liệu hướng dẫn giúp kiểm tra điểm

16

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

mạnh, điểm yếu của việc kiểm soát hệ thống, từ đó kiểm tốn viên có thể xác
định được phạm vi kiểm toán và mức độ phức tạp của cuộc kiểm tốn. Cũng
dựa vào đây kiểm tốn viên có thể theo dấu vết tìm lại các thơng tin đã được
trình bày trên báo cáo.
 Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn gồm:

2.2.

o

Văn bản (Text);

o

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD);

o

Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts – DF);

o

Lưu đồ hệ thống (System Flowcharts –SF).

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)

 Khái niệm: Sơ đồ dịng dữ liệu là cơng cụ mơ tả bằng hình ảnh các thành phần,
các dịng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần của hệ thống thơng tin. Cụ thể,
sơ đồ dịng dữ liệu mơ tả các nguồn dữ liệu và điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu
trữ dữ liệu và thơng tin của hệ thống.
 Vai trị của sơ đồ dịng dữ liệu DFD:
o

Mơ tả hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế hệ thống mới.

o

Mơ tả nội dung hoạt động, trình tự tiến hành các hoạt động trong hệ thống.

o

Đánh giá các nội dung hoạt động có đáp ứng được các chức năng cần thiết
khơng? Có nhận diện được các hạn chế, rủi ro trong q trình thực hiện các
hoạt động khơng?

 Các yếu tố cơ bản của sơ đồ dòng dữ liệu DFD:
o

o

o

o

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224

Nguồn dữ liệu và điểm đến: là các đối tượng chuyển dữ liệu cho hệ thống xử
lý hoặc nhận dữ liệu do hệ thống tạo ra.
Dòng dữ liệu: là sự vận động của dữ liệu vào hoặc ra một quá trình xử lý, một
kho dữ liệu, một nguồn dữ liệu hoặc điểm đến. Dòng dữ liệu cho biết dữ liệu
đã vận động như thế nào. Dòng dữ liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên
chỉ hướng dịch chuyển của dữ liệu và tên của dòng. Các dòng dữ liệu khác
nhau mang tên khác nhau.
Quá trình xử lý: là quá trình biến đổi dữ liệu. Từ dữ liệu đầu vào qua q trình
xứ lý được biến đổi thành thơng tin đầu ra hoặc lưu trữ.
Lưu trữ dữ liệu: là kho dữ liệu các thông tin lưu trữ như các tập tài liệu, cặp
hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa… Trong sơ đồ dịng dữ liệu có thể đặt kho dữ liệu
ở nhiều chỗ nhằm giúp việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là
thâm nhập để cập nhật (lưu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ
liệu. Khi khai thác sử dụng dữ liệu người ta dùng mũi tên hướng ra phía ngồi,
khi lưu trữ cập nhật ta dùng mũi tên hướng vào phía trong. Cũng có một số
trường hợp việc thâm nhập chứa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều.
17


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

 Các biểu tượng sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu DFD
Biểu tượng

Ý nghĩa của biểu tượng
Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến
Dịng dữ liệu
Q trình xử lý

Lưu trữ dữ liệu

 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu DFD
o Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát: là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội
dung của hệ thống bởi 1 hình trịn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi
ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống. DFD tổng
quát cho biết:
 Hệ thống này là gì?
 Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu?
o Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: chi tiết theo mức độ thấp hơn nhằm cung cấp thông
tin cụ thể hơn cho người sử dụng.
 Phương pháp vẽ sơ đồ dịng dữ liệu DFD
o Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả
o Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt động của từng đối tượng
Xác định các đối tượng tham gia vào hoạt động trong đó:
 Đối tượng bên trong là đối tượng tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ
liệu trong hệ thống.
 Đối tượng bên ngoài là đối tượng không tham gia thực hiện các hoạt động
xử lý dữ liệu trong hệ thống.
Xác định các hoạt động của từng đối tượng trong đó:
 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm lập chứng từ, nhập dữ liệu, sắp xếp, tính
tốn, tổng hợp, xác nhận, lưu trữ dữ liệu.

 Hoạt động xử lý dữ liệu không bao gồm hoạt động chuyển nhận dữ liệu giữa
các đối tượng, các hoạt động chức năng như nhập, xuất, mua, bán hàng hóa.
Đối tượng

o

18

Hoạt động

Bước 3: Vẽ sơ đồ dịng dữ liệu
Đối với sơ đồ dòng dữ liệu khái quát:
 Vẽ các hình chữ nhật (hình vng) phản ảnh nguồn dữ liệu và đích đến.
 Vẽ hình trịn phản ảnh q trình xử lý dữ liệu.
 Vẽ dịng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình trịn. Đặt tên cho các dòng
dữ liệu.
 Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong ký hiệu.
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

Đối với sơ đồ dịng dữ liệu chi tiết:
 Vẽ các hình chữ nhật (hình vng) phản ảnh nguồn dữ liệu và đích đến.
 Vẽ hình trịn phản ảnh q trình xử lý dữ liệu. Phân nhóm các hoạt động
trên cơ sở: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một nơi, cùng một thời điểm;
Nhóm các hoạt động xảy ra khác nơi, cùng một thời điểm; Nhóm các hoạt
động xảy ra có liên quan đến cùng một nội dung.
 Vẽ dịng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình trịn. Đặt tên cho các dịng
dữ liệu.

 Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong ký hiệu.
Đánh số các quá trình xử lý dữ liệu.
o Bước 4: Kết thúc vẽ sơ đồ dịng dữ liệu
Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của các đối tượng tham gia, dòng dữ liệu
vào, dịng thơng tin ra, q trình xử lý, lưu trữ và đánh số các quá trình.
Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:
 Hiểu rõ về hệ thống. Cần quan sát dịng thơng tin và hỏi những người liên
quan để có hiểu biết tường tận về hệ thống.
 Bỏ qua các quy trình kiểm sốt và hoạt động kiểm sốt (ví dụ như sửa chữa
sai sót). Chỉ một số quy trình có thể có những sai sót quan trọng mới nên
đưa vào quy trình.
 Xác định đúng giới hạn của hệ thống, nơi hệ thống bắt đầu và kết thúc.
 Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau.
 Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.
 Đặt tên các nguồn dữ liệu và điểm đến. Tránh sử dụng nhiều đường hoặc
các đường cắt nhau.
 Đặt tên cho các dòng dữ liệu, khơng đặt tên cho dịng vào/ra dữ liệu lưu trữ.
 Một q trình xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu váo và một dòng dữ liệu ra.
Tên của quá trình xử lý dữ liệu bao gồm động từ (update, prepare...).
Ví dụ quy trình thanh tốn tiền lương trong doanh nghiệp
Bước 1, mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả:
Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp
thông tin cho các đối tượng: người lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà
quản lý, cơ quan thuế.
Bước 2, lập bảng mô tả đối tượng và các hoạt động của đối tượng đó:
Đối tượng

Hoạt động

Bộ phận sử dụng lao động

Chấm công

Bộ phận quản lý lao động

Cập nhật dữ liệu thay đổi bảng lương

Người lao động

Nhận tiền và kiểm tra tiền lương được nhận

Cơ quan thuế

Thu thập thông tin thuế thu nhập cá nhân

Nhà quản lý

Thông tin bảng lương tổng hợp

Bước 3, vẽ sơ đồ dòng dữ liệu ngữ cảnh: (chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi
vào đối với hoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thông tin).

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224

19


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

Người lao động

Các bộ phận sử
dụng lao động

Lương
Dữ liệu
chấm công

Hệ thống
xử lý
lương

Báo cáo
nội bộ

Nhà quản lý

Bộ phận nhân sự
Dữ liệu nhân
Các báo cáo

Cơ quan
Nhà nước

Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết cấp 0
Các bộ phận sử
dụng lao động

Dữ liệu
chấm công

Bộ phận nhân sự
Personel
Changes

1.0 Xử lý
chấm công

2.0 Cập
nhật bảng
lương

Tệp bảng lương

4.0 Lập báo
cáo lương

3.0 Lập
bảng lương
Báo cáo
nội bộ

Người lao động

Trả lương

Nhà quản lý

Báo cáo
Cơ quan
Nhà nước

Bước 4: Kết thúc, kiểm tra.

20

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.3.

Lưu đồ (Flowchart)

 Khái niệm: Lưu đồ là một hệ thống các biểu tượng hình vẽ được sắp xếp để mơ tả
q trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) đồng thời mô tả
các hoạt động chức năng như nhập, xuất, mua bán... gồm người thực hiện, các hoạt
động, trình tự thực hiện) dòng đi của dữ liệu hay các bước xử lý của hệ thống. Lưu
đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm sốt của hệ thống. Lưu đồ là một
trong những công cụ quan trọng để phát triển hệ thống thơng tin kế tốn.
 Lưu đồ bao gồm:
o Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts): Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng
để theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mơ tả quá
trình từ lúc chứng từ được tạo lập bởi một cá nhân, phịng ban đến cuối q
trình sau khi chúng được xử lý. Lưu đồ tài liệu mô tả trình tự luân chuyển của
chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu
trữ… trong xử lý thủ công hay bán thủ công. Cấu trúc của một sơ đồ xử lý
chứng từ được bắt đầu từ việc xem xét các phòng ban hay các cá nhân cụ thể
có liên quan đến từng q trình cụ thể.
o Lưu đồ hệ thống (System Flowchart): mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức

xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. Kết hợp lưu đồ
tài liệu và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động
hữu hình và vơ hình trong hệ thống.
 Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ:
o Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra (Input/Output symbols): phản ảnh các thiết
bị hoặc phương tiện cung cấp đầu vào hoặc các bản ghi chép đầu ra từ một quá
trình xử lý cụ thể.

Chứng từ đầu vào 1 liên hoặc nhiều liên bằng giấy

Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay)

Sổ sách/Báo cáo đầu ra
Hiển thị trên màn hình

o

Nhóm biểu tượng xử lý (Processing symbols): phản ảnh loại thiết bị được sử
dụng để xử lý dữ liệu hoặc xử lý thủ công.
Xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ cơng

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224

21


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn
o

Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols): phản ảnh loại thiết bị được sử
dụng để lưu trữ dữ liệu hoặc lưu trữ thủ cơng.
Lưu trữ trong máy tính

Lưu trữ thủ công
N: Lưu trữ theo số thứ tự
A: Lưu trữ theo Alphabet
D: Lưu trữ theo ngày
o

Các biểu tượng khác:
Bắt đầu/Kết thúc
Điểm nối trong cùng 1 trang
Điểm nối sang trang sau

 Phương pháp vẽ lưu đồ tài liệu
o Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả.
o Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt động của từng đối tượng.
o Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột.
 Mỗi đối tượng bên trong là một cột trong lưu đồ.
 Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong hệ
thống, hướng từ trái sang phải.
o Bước 4: Mô tả các thành phần của từng cột.
 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng từ trên xuống dưới.
 Xác định các thành phần theo thứ tự: Xác định các thành phần đi vào của hệ
thống xử lý: các đối tượng bên ngoài, các chứng từ...; Xác định các hoạt động
xử lý: thủ công hay bằng máy, diễn ra đồng thời hay không?; Xác định các
thành phần đi ra của hệ thống xử lý: dịng thơng tin mới tạo ra từ quá trình xử
lý như các chứng từ, sổ, báo cáo được lập ra: Xác định phương thức lưu trữ:
thủ công hay bằng máy. Sắp xếp theo thứ tự, theo ngày, theo abc.

o Bước 5: Kết thúc vẽ lưu đồ.
 Nối các kí hiệu thành phần bằng các dịng thơng tin.
 Sử dụng các dấu nối khi dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ
nhiều các đường kẻ ngang/dọc.
 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử
lý (nếu cần).
 Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của các đối tượng tham gia, dịng dữ
liệu vào, dịng thơng tin ra, q trình xử lý, lưu trữ.
 Lưu đồ hệ thống (System Flowcharts) mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, quá trình
xử lý và đầu ra của một hệ thống thơng tin kế tốn. Lưu đồ hệ thống bắt đầu bằng
việc nhận diện đầu vào của hệ thống. Mỗi đầu vào được theo sau bằng một quá
22

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

trình xử lý như các bước thực hiện trên chứng từ. Mỗi quá trình xử lý được nối tiếp
bằng các đầu ra – thông tin mới từ quá trình xử lý. Như vậy lưu đồ hệ thống có
ngun lý cơ bản Input – Process – Output như lưu đồ tài liệu.
 Lưu đồ chương trình (Program Flowcharts) minh họa q trình hoạt động logic
được máy tính thực hiện. Lưu đồ chương trình cũng tuân thủ theo nguyên lý Input
– Process – Output.
 So sánh sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ
o Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:
 Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt động
của hệ thống.
 Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập các hoạt động xử lý dự kiến.
o Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:

 Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối
tượng, bộ phận liên quan.
 Đánh giá khả năng kiểm sốt của các q trình kinh doanh.
o Sự khác nhau giữa DFD và Flowcharts:
Lưu đồ

Sơ đồ dòng dữ liệu

Nhấn mạnh khía cạnh vật lý của dữ liệu luân
chuyển cũng như xử lý.

Nhấn mạnh sự luân chuyển logic của dữ liệu.

Trình bày người tham gia trong quá trình
luân chuyển và xử lý dữ liệu.
Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ thống
hiện hành.
Sử dụng nhiều ký hiệu hơn.

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224

Khơng trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý,
ln chuyển dữ liệu.
Thường khơng trình bày người tham gia
trong hệ thống.
Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới.
Sử dụng ít ký hiệu hơn.

23

Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

Tóm lược cuối bài
 Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn bao qt và giúp trả lời các câu hỏi: who, what,
where, why, how về các bước công việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin
đầu ra và kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn. Sử dụng các công cụ mô tả là cách tổ chức
các hệ thống phức tạp thành đơn giản và dễ hiểu hơn với người sử dụng. Các công cụ phổ
biến để mô tả hệ thống bao gồm các sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin
bằng đồ họa khác.
 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin ké tốn có vai trị: Mơ tả hồn chỉnh hệ thống thơng tin
kế tốn, hướng dẫn sử dụng hệ thống, giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống
mới phù hợp hơn và có khả năng hỗ trợ kiểm tốn.
 Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn gồm: Văn bản (Text), Sơ đồ dòng dữ liệu (Data
Flow Diagrams – DFD), Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts – DF), Lưu đồ hệ thống
(System Flowcharts – SF).

24

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224


Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn

Câu hỏi ơn tập
1. Cho biết ý nghĩa của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán.
2. Cho biết các yếu tố cơ bản của một sơ đồ dịng dữ liệu.
3. Trình bày các bước vẽ một sơ đồ dòng dữ liệu.
4. So sánh sự khác nhau giữa sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ.

TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224

25