Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

BÀI 3

QUY TRÌNH, CƠNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT

Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.
3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học ki
tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.
4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.
5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall
Australia.
6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org
8. www.internalcontrolsdesign.co.uk
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web mơn học.
Nội dung
Bài 3 trong học phần Kiểm sốt nghiên cứu về quy trình của hoạt động kiểm sốt trong
doanh nghiệp, thơng qua việc xem xét quy trình để đưa ra những cơng cụ và tiêu chuẩn
kiểm sốt cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra, đạt

được mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục tiêu
 Mơ tả về quy trình kiểm sốt.
 Xác định một số cơng cụ kiểm sốt.
 Xem xét một số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát.

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

37


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

Tình huống dẫn nhập
Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng suất
của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn. Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa mức
năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại.

1. Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra ngun
nhân của sự sai lệch khơng?
2. Nếu có thể bạn đề ra hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo.

38

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

3.1.

Quy trình kiểm sốt

3.1.1.

Khái niệm

Quy trình kiểm sốt của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng
một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ
thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường
mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử
dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Qua định nghĩa trên, có
thể thấy quy trình kiểm sốt gồm gồm các giai đoạn sau:
Sơ đồ 3.1. Quy trình kiểm sốt
Xác định tiêu chuẩn và
lựa chọn phương pháp
đánh giá.

Đo lường kết quả bằng
cách đối chiếu kết quả
với tiêu chuẩn đã được
xác lập.

Sự thực hiện hoạt động
có phù hợp với tiêu
chuẩn khơng?

Có

Khơng cần

điều chỉnh

Khơng
Tiến hành điều chỉnh

3.1.2.

Xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Khái niệm tiêu chuẩn kiểm sốt
Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được. Tiêu
chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những cơng việc đã/sẽ
diễn ra có cịn ở trong giới hạn cho phép hay không. Trong hoạt động của một tổ chức
thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau do: đặc thù của doanh nghiệp, sự
đa dạng của hàng hóa và dịch vụ. Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả
tốt nhất thì các tiêu chuẩn kiểm sốt đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện
được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi
sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ
đầu. Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững được
chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp
thì lúc đó hoạt động kiểm sốt trở nên tương đối dễ dàng và đạt được hiệu quả cao.
TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

39


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

Các dạng tiêu chuẩn kiểm sốt
 Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn không biểu hiện

dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị như: lòng
trung thành của nhân viên, tính kỷ luật trong
cơng việc…
 Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo
lường bằng các đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh
thu bán hàng, giá bán sản phẩm
 Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất
vì đó là thước đo sự thành cơng của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt
động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các
phịng/ban, cá nhân. Do đó, các mục tiêu này cần cố gắng thể hiện dưới dạng định
lượng, bằng những chỉ tiêu cụ thể.
 Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các
chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải
tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu.
 Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.
 Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
 Các tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư
trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ
hiện có với tài sản hiện có…
 Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số
tiền thu được trên một tấn hàng bán được…
3.1.3.

Đo lường và đánh giá việc thực hiện

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương pháp nhằm
xác định một cách chính xác chức năng, nhiệm vụ của các phịng/ban cũng như các
nhân viên trong doanh nghiệp thì các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của
những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, việc đánh giá đó khơng phải bao giờ
cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và

có nhiều hoạt động khó có thể đo lường được. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số
sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất
khó để kiểm tra cơng việc của Phịng chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp. Gặp
trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ
khách hàng đối với doanh nghiệp, hay uy tín của doanh nghiệp trong xã hội.
Đo lường việc thực hiện
Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu
cơ bản sau:
 Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động của các
phòng/ban cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.
 Phải đảm bảo tính khách quan. Muốn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ
của các cấp quản trị, không được thành kiến, độc đốn, tránh buộc tội, bất cơng,
tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở.
40

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

 Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi
cho cá nhân, bộ phận. Thơng qua kiểm tra, quản trị
viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản
trị viên cấp dưới. Đồng thời, đối với cấp quản trị
viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được
vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót,
hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn:
 Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can
thiệp kịp thời. Ngoài ra, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu

vào của hoạt động, kết quả của từng giai đoạn hoạt động, những dấu hiệu và thay
đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời.
 Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công
tác quản trị.
 Do người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết
định điều chỉnh có thể khác nhau nên cần phải xây dựng được mối quan hệ phù
hợp giữa họ.
Đánh giá việc thực hiện các hoạt động
Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn. Nếu quá trình
hoạt động mọi bộ phận trong doanh nghiệp đang thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn đã
được xác lập, có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự
điều chỉnh. Ngược lại, nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều
chỉnh. Khi đó, người ta tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả
của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh
hay khơng và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất. Nếu các
tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng
xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc
tương lai là công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định
được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.
3.1.4.

Điều chỉnh các sai lệch

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai
lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động. Thông qua việc đo lường và đánh
giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp
gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng
đem lại kết quả cao hơn. Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành
theo các hướng:

 Điều chỉnh kế hoạch;
 Thay đổi mục tiêu;
 Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;
 Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên…

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

41


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

3.2.

Cơng cụ kiểm sốt

3.2.1.

Khái niệm

Cơng cụ là các phương tiện cần thiết được con người
sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng
việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn. Như thế, để thực
hiện bất cứ công việc gì con người đều phải chế tạo ra
và sử dụng các cơng cụ cần thiết. Để hồn thành nhiệm
vụ quản trị, con người cần sử dụng nhiều công cụ khác
nhau; trong đó, để thực hiện hoạt động kiểm sốt với hiệu quả cao, nhà quản trị cần
biết sử dụng các cơng cụ kiểm sốt thích hợp.
Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm sốt.
Thơng thường người ta sử dụng các cơng cụ định tính và cơng cụ định lượng phục vụ

cho hoạt động kiểm sốt.
Cơng cụ định tính thường chỉ sử dụng khi thực hiện kiểm soát chiến lược; càng kiểm soát
ngắn hạn với các nội dung càng cụ thể, người ta càng nghĩ tới các công cụ định lượng.
Lĩnh vực tính tốn có ý nghĩa đặc biệt với tư cách cơng cụ kiểm sốt. Lĩnh vực này
đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin để điều khiển ngắn hạn. Các cơng cụ kiểm sốt
chuyển hố từ lĩnh vực tính tốn là các hệ thống số liệu, giá cả tính tốn và ngân sách.
Các dữ liệu kiểm sốt có thể được hình thành cả với tư cách cơng cụ phối hợp, cả với
tư cách công cụ trợ giúp quyết định cũng như trợ giúp thơng tin. Trong quan hệ với
kiểm sốt chiến lược dài hạn, phương pháp hiện tại và dự báo tương lai được nhấn
mạnh. Các cơng cụ này có thể phục vụ cả mục tiêu phối hợp, trợ giúp quyết định và
trợ giúp thơng tin ở cả thời kì chiến lược.
Sự phát triển cơng nghệ thơng tin có ý nghĩa lớn đối với sự tham gia của các công cụ
kiểm soát. Điều này cho phép mở rộng khả năng nghiên cứu hơn, quá trình chế biến
dữ liệu tự động giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cần thiết. Hướng vào việc đơn
giản hoá và khái quát hoá các phương pháp định hướng cho phép ứng dụng tiến bộ kĩ
thuật cơng nghệ thơng tin vào thực tế.
Có thể thấy, cơng cụ kiểm sốt trong doanh nghiệp nhằm:
 Thực hiện sự phối hợp hoạt động của mọi bộ phận, cá nhân.
 Trợ giúp việc ra các quyết định quản trị.
3.2.2.

Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn cơng cụ kiểm sốt

3.2.2.1.

Mục đích của kiểm sốt

Tổ chức hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp với các mục đích khác nhau:
 Kiểm sốt bên ngồi và kiểm sốt của ban/bộ phận kiểm sốt ở các công ty cổ
phần hoặc của đại diện sở hữu chủ doanh nghiệp nhà nước nhằm mục đích kiểm

sốt sự tn thủ và kiểm sốt thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Với mục đích
này, kiểm sốt bên ngồi và kiểm soát của bộ phận kiểm soát ở các công ty cổ
phần hoặc của đại diện sở hữu chủ của các doanh nghiệp nhà nước sẽ có nội dung,
đối tượng và sử dụng công cụ phù hợp.

42

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

 Kiểm soát hoạt động kinh doanh của bộ máy quản trị doanh nghiệp có mục đích
đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi
ích như mong muốn. Nhằm vào mục đích này kiểm sốt sẽ phải sử dụng các cơng
cụ thích hợp được trình bày ở các nội dung có liên quan.
3.2.2.2.

Đối tượng kiểm soát

Đối tượng kiểm soát là các đối tượng bên trong doanh nghiệp cần được giám sát. Đối
tượng kiểm sốt có thể là tài sản, hoạt động, thơng tin… bên trong doanh nghiệp. Hoạt
động kiểm sốt chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó được tiến hành phù hợp với
đối tượng kiểm soát. Sự phù hợp phải thể hiện ở việc xác định nội dung, tiêu chuẩn và
phương pháp đánh giá trên cơ sở đòi hỏi của đối tượng đánh giá. Các doanh nghiệp có
quy mơ khác nhau, hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, sẽ chịu ảnh hưởng của các
yếu tố môi trường kinh doanh cũng khác nhau. Một doanh nghiệp có quy mơ lớn, bao
gồm nhiều bộ phận khác nhau, chịu ảnh hưởng lớn của rất nhiều yếu tố thuộc môi
trường kinh doanh cả trong nước và ngoài nước sẽ phải thực hiện việc kiểm soát phức
tạp hơn nhiều so với một doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ

yếu trong phạm vi một thị trường hẹp nào đó.
Nếu đối tượng là kiểm sốt chiến lược thì phải trên cơ
sở phán đốn mơi trường kinh doanh bao gồm cả mơi
trường bên ngồi và mơi trường bên trong (xu thế phát
triển, thời cơ, đe doạ, thuận lợi và khó khăn) để soát
xét lại các mục tiêu kinh doanh; trên cơ sở đó mà hình
thành các mục tiêu chiến lược, các phương án chiến
lược và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu. Trong
giai đoạn này, đối tượng kiểm soát là mơi trường kinh
doanh (mơi trường bên trong và bên ngồi doanh nghiệp) với các nhân tố có giá trị
định hướng vận động trong khoảng thời gian dài, các mục tiêu chiến lược thích ứng
với những nhân tố ấy thường là các mục tiêu dài hạn. Thích ứng với đối tượng kiểm
sốt mang đặc tính như vậy phải sử dụng hình thức kiểm soát chiến lược. Kiểm soát
chiến lược nhằm đánh giá xem liệu các mục tiêu cũng như các giải pháp chiến lược có
đảm bảo tính đúng đắn hay khơng? Khi chiến lược kinh doanh xây dựng trong khoảng
thời gian dài dựa trên cơ sở dự đốn mơi trường đầy biến động (đặc biệt là với mơi
trường bên ngồi) thì trong nhiều trường hợp sự biến động của môi trường nằm ngồi
dự đốn nên phải kiểm sốt để có được những điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lược
ln thích ứng với môi trường kinh doanh.
Nếu đối tượng là kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát các kế hoạch triển khai chiến
lược kinh doanh cũng như hình thành các chính sách, giải pháp tổ chức thực hiện
chiến lược đã xác định. Lúc này, kiểm soát phải đi rất sâu vào từng hoạt động tác
nghiệp rất cụ thể.
Tùy vào từng đối tượng kiểm sốt, doanh nghiệp sẽ lựa chọn cơng cụ kiểm soát tương
ứng nhằm phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng kiểm soát cụ thể.

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

43

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

3.2.2.3.

Trình độ đội ngũ nhân viên kiểm sốt

Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để
hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Kiến thức và kỹ
năng của nhân viên kiểm soát sẽ ảnh hưởng đến việc lựa
chọn cơng cụ kiểm sốt. Tùy vào mục tiêu của doanh
nghiệp, kế hoạch và chiến lược để hồn thành mục tiêu
đó, nhà quản trị sẽ lựa chọn cơng cụ kiểm sốt thích hợp.
Mỗi cơng cụ kiểm sốt sẽ được thể hiện qua một số công
việc cụ thể, và được cụ thể thành các yêu cầu về kiến
thức và kỹ năng mà nhân viên cần có để có thể sử dụng được cơng cụ kiểm sốt đó.
Khi xác định được năng lực cần thiết, nhà quản trị cần cân nhắc giữa việc sử dụng
cơng cụ kiểm sốt và năng lực của nhân viên thực hiện nhiệm vụ, tránh trường hợp
năng lực của nhân viên có hạn nhưng lại yêu cầu họ sử dụng cơng cụ kiểm sốt q
phức tạp và ngược lại.
3.2.2.4.

Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác kiểm sốt

Đối với hoạt động kiểm sốt thì điều kiện làm việc, thiết bị tốt, đầy đủ sẽ giúp cho
nhân viên kiểm soát thực hiện các công việc thuận tiện hơn, nhanh và kịp thời hơn
đồng thời góp phần nâng cao tính chun nghiệp trong hoạt động kiểm sốt.
Mỗi loại cơng cụ kiểm sốt sẽ địi hỏi trang thiết bị hỗ trợ cần có khác nhau, chẳng
hạn như một số phần mềm trợ giúp, hay các máy tính cần được truy nhập vào mạng
Internet và mạng của doanh nghiệp để có thể khai thác, trao đổi và sử dụng các thông

tin cần thiết Ngồi ra, các máy móc và phương tiện cũng được trang bị đồng bộ như
máy photocopy, đèn chiếu, phương tiện đi lại tất cả các thiết bị, dụng cụ này sẽ giúp
cho hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp trở nên chun nghiệp hơn, giúp cho các
cơng cụ kiểm sốt của doanh nghiệp sẽ hoạt động được hiệu quả nhất.
3.2.3.

Yêu cầu khi lựa chọn cơng cụ kiểm sốt

Các nhà quản trị đều muốn có một hệ thống kiểm sốt thích hợp và hữu hiệu để giúp
cho doanh nghiệp có thể duy trì được các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạnh nhằm
đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động,
những công việc, và những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biện pháp và cơng
cụ kiểm sốt ở mỗi doanh nghiệp sẽ phải được xây dựng dựa trên những đặc điểm
riêng. Tuy nhiên, dù theo hình thức nào thì hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp
đều vào tuân thủ theo các nguyên tắc.
3.2.3.1.

Căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức

Cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm sốt thường là dựa vào kế hoạch. Thơng qua hoạt
động kiểm soát, các nhà quản trị sẽ biết được diễn biến của quá trình thực hiện kế
hoạch. Các kế hoạch và chương trình đều có những đặc trưng thống nhất, tuy nhiên
thơng tin để kiểm sốt việc thực hiện một chương trình hoạt động marketing sẽ khác
nhiều so với thơng tin cần thiết để kiểm sốt hoạt động tại bộ phận sản xuất. Do vậy,
cơng cụ kiểm sốt được lựa chọn phải phù hợp với kế hoạch hoạt động tổ chức.

44

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

3.2.3.2.

Phải mang tính đồng bộ

Trong q trình kiểm sốt các hoạt động trong doanh nghiệp, cần quan tâm đến chất lượng
hoạt động của tồn hệ thống chứ khơng phải chất lượng của từng bộ phận, từng con người.
Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối
cùng của hoạt động.
3.2.3.3.

Phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi xác định rõ được các mục tiêu cần đạt được trong
hoạt động kiểm sốt thì cần phải xác định được nên
kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa
chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác
định được chính xác những vị trí cụ thể thì hoạt động
kiểm sốt có thể sẽ làm tốn kém về thời gian, tiền bạc
mà điều quan trọng có thể đưa ra khối lượng thông tin
quá dàn trải dẫn đến các quyết định đưa ra từ nhà quản
trị sẽ gặp khó khăn.
Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Một số sai
lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn
hơn. Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh
nghiệp tăng 5% so với kế hoạch nhưng sẽ khơng đáng quan tâm lắm nếu chi phí về
tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù. Kết quả của hoạt động kiểm sốt có thể đưa
ra nhiều thông tin, tuy nhiên nhà quản trị chỉ nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa

quan trọng đối với những hoạt động nhằm để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề
ra, và những yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp.
3.2.3.4.

Kiểm sốt phải mang tính khách quan và chính xác

Trong quá trình kiểm tra, nhà quản trị cần dựa vào các hoạt động thực tế ở các
phòng/ban, cá nhân để từ đó đưa ra những kết luận phù hợp. Các nhà quản trị không
nên dựa vào những định kiến để đưa ra những kết luận hoặc đánh giá không đúng về
đối tượng, dẫn đến kết quả kiểm sốt có thể bị sai lệch và sẽ làm cho doanh nghiệp có
thể gặp phải những tổn thất lớn.
Do đó, hoạt động kiểm soát cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá
trình thực hiện. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận từ
hoạt động kiểm sốt được chính xác.
3.2.3.5.

Phải phù hợp với tổ chức

Hoạt động kiểm soát cần phải phù hợp với đặc điểm của từng tổ chức. Chẳng hạn, một
doanh nghiệp nhỏ sẽ cần một số công việc kiểm tra khác với một doanh nghiệp lớn.
Một doanh nghiệp sản xuất đa sản phẩm sẽ có hoạt động kiểm tra khác hẳn với một
doanh nghiệp sản xuất những sản phẩm đơn chiếc.
Do vậy, hoạt động kiểm tra cần phải đảm bảo phản ánh theo cơ cấu của tổ chức nhằm
đảm bảo đối với mỗi hoạt động sẽ có người đứng ra chịu trách nhiệm, đồng thời chịu
trách nhiệm để điều chỉnh sai lệch (nếu có). Ngồi ra, để cho hoạt động kiểm soát đạt
được hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với
TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

45

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

nét văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp phong
cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong
công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc
kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quá
chặt chẽ. Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm
việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường
xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có
tính ỷ lại, khơng có khả năng linh hoạt thì khơng thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó
nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.
3.2.3.6.

Phải đưa ra được các hoạt động cần điều chỉnh (nếu có)

Hoạt động kiểm sốt sẽ được coi là phù hợp nếu những sai lệch so với kế hoạch được
tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức; điều động
và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu trong q trình kiểm
sốt mà nhận ra sai lệch, tuy nhiên đã không thực hiện việc điều chỉnh, thì việc kiểm
tra là hồn tồn vơ ích. Kiểm soát là một trong các chức năng quản trị doanh nghiệp,
có liên quan mật thiết với các chức năng hoạch định, tổ chức nhân sự.
3.2.3.7.

Cần linh hoạt và đa dạng

Trong điều kiện môi trường kinh doanh thường xuyên biến động tính linh hoạt là điều
kiện đảm bảo kết quả và hiệu quả của cơng tác kiểm sốt. Để đảm bảo tính linh hoạt
doanh nghiệp phải biết kết hợp ngay trong kế hoạch kiểm sốt của mình cả hai hình
thức kiểm sốt định kỳ và kiểm sốt bất thường; đồng thời, điều này phải được triển

khai trong thực tiễn.
Kiểm soát định kỳ được xác định trước về thời điểm tiến hành kiểm sốt trong đó quy
định rõ khoảng cách thời gian kiểm soát cho từng loại đối tượng với nội dung, phương
pháp và các công cụ cụ thể xác định. Đây là việc làm khơng khó trong hoạch định
cũng như trong tổ chức thực hiện.
Kiểm soát bất thường được đặt ra khi xuất hiện những sự thay đổi liên quan đến đối
tượng kiểm soát dẫn đến nếu doanh nghiệp khơng thay đổi kịp thời mục tiêu hoặc giải
pháp thì những mục tiêu đặt trước có nguy cơ khơng thực hiện được. Đặc biệt trong
kiểm soát chiến lược nếu thấy các điều kiện mơi trường bên ngồi và bên trong đã
thay đổi thì việc đặt ra kiểm sốt bất thường là rất cần thiết. Chỉ có thơng qua kiểm
sốt bất thường doanh nghiệp mới xem xét lại xem những xu thế mới và những viễn
cảnh mới xuất hiện là gì? Vị trí mới của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng như thế nào đến
triển vọng phát triển của doanh nghiệp? Có cần điều chỉnh chiến lược? Và nếu cần thì
điều chỉnh như thế nào về mục tiêu và các giải pháp?
Trong kế hoạch kiểm sốt, hình thức kiểm sốt bất thường không xác định được cụ thể
về số lần, đối tượng, nội dung cũng như phương pháp kiểm soát cụ thể mà chỉ xác
định các tiêu chuẩn “giới hạn” cho từng đối tượng, nếu trong tổ chức thực hiện các
tiêu chuẩn đã vượt qua các “giới hạn” xác định sẽ phải tiến hành kiểm soát với đối
tượng, nội dung cũng như phương pháp kiểm soát cụ thể phù hợp

46

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

3.2.3.8.

Tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế cao

Hoạt động kiểm sốt được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ
nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với
mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này địi hỏi lợi ích của hoạt động kiểm sốt phải tương
xứng với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó
trong thực hành. Thơng thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho
hoạt động kiểm soát nhưng kết quả thu được từ hoạt động này lại khơng tương xứng.
3.2.4.

Một số cơng cụ kiểm sốt

Có rất nhiều cơng cụ để kiểm sốt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên,
để có thể cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn tồn diện hơn về thành quả đạt được của
doanh nghiệp và từ đó cũng để giúp cho nhà quản trị hướng đến mục tiêu lâu dài của
doanh nghiệp thì người ta thường sử dụng một số cơng cụ tài chính sau.
3.2.4.1.

Phân tích chênh lệch

Là q trình so sánh doanh thu và chi phí theo kế
hoạch với mức thực tế để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp. Thơng qua phân tích chênh lệch
các nhà quản trị có thể xác định được nguyên nhân tại
sao doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu.
Phân tích chênh lệch so với dự tốn tổng thể: các nhà
quản trị có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán
tổng thể. Dự toán tổng thể được lập cho một mức hoạt động, do vậy chỉ cho phép nhà
quản trị biết được lợi nhuận của mình có đạt được như mong muốn hay khơng? Do đó,
việc sử dụng cơng cụ này chỉ cho phép doanh nghiệp biết được kết quả có đạt được

theo kế hoạch đặt ra hay khơng?
Để có thể hiểu được tìm hiểu được ngun nhân tại sao lại dẫn đến sự chênh lệch trên
thì thường phải sử dụng đến dự tốn linh hoạt.
Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Dự toán linh hoạt được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi điều kiện môi trường kinh
doanh. Như vậy, khi điều kiện mơi trường kinh doanh thay đổi thì sẽ có một mức
doanh thu và chi phí xác định. Do vậy, dự toán linh hoạt giúp cho nhà quản trị kiểm
sốt tốt hơn tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp do:
 Chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch (chi phí mua nguyên vật liệu, giá bán
sản phẩm, chi phí quản lý).
 Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử của các loại chi phí trong phân tích
chênh lệch như: chi phí sản xuất tăng trong khi số lượng sản phẩm làm ra vẫn
không thay đổi, như vậy nhà quản trị sẽ phải xem xét lại khâu sản xuất xem có
nguồn lực nào đang bị lãng phí (ngun vật liệu, nhân cơng); doanh thu ở khâu
bán hàng giảm trong khi sản phẩm bán ra không giảm, ở đây nhà quản trị sẽ phải
xem xét lại quy trình bán hàng.
TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

47


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

Như vậy, phân tích tổng thể dựa trên dự tốn tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá
kết quả hoạt động của doanh nghiệp, trong khi phân tích chênh lệch theo dự toán linh
hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
3.2.4.2.

Hệ thống định mức

Thông qua hệ thống định mức nhà quản trị có thể đánh giá việc sử dụng nguyên vật
liệu, nhân cơng có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt
ra hay không? Qua việc sử dụng công cụ này cũng giúp cho nhà quản trị đúc rút được
kinh nghiệm để đề ra được định mức hợp lý và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp, do
định mức khó đạt sẽ dễ làm nản lòng người thực hiện trong khi những định mức dễ
đạt sẽ tạo cho nhân viên ít nỗ lực.
Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc
quản lý điều hành một cơ quan, tổ chức. Định mức lao động là cơ sở để tổ chức lao
động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho từng đơn vị, cá nhân. Định
mức lao động khoa học hiệu quả sẽ góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời
gian và sức lao động.
Thông qua định mức lao động, người quản trị có thể kiểm sốt được khối lượng và chất
lượng cơng việc trong phạm vi quản lý của mình. Đồng thời, định mức lao động cũng là
một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý
trong tổ chức quản lý lao động. Qua đó, người quản lý sẽ đưa ra những kỷ luật lao động
hợp lý. Định mức lao động cũng chính là địn bẩy thúc đẩy năng suất, chất lượng lao
động và là căn cứ để tính tốn chi phí nhân cơng và chi phí tổng sản phẩm.
Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp sau:
 Phương pháp phân tích có nghĩa là trên cơ sở phân
tích tính chất phức tạp của các khâu cơng việc, thời
gian thực hiện, trình độ cán bộ tham gia thực hiệc
các khâu cơng việc, trình độ kỹ thuật cơng nghệ,
điều kiện làm việc… để tính tốn định mức lao
động cho từng khâu công việc cụ thể của một quy
trình nghiệp vụ.
 Phương pháp tiêu chuẩn là căn cứ vào những tiêu
chuẩn, quy định của nhà nước về thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi… để xây
dựng định mức lao động cho từng công việc, lĩnh vực để tính tốn định biên cho
các cơ quan, tổ chức. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các đơn vị, lĩnh vực đã

có các văn bản quy định cụ thể và đầy đủ.
 Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: là dựa vào kết quả thực hiện công việc hoặc
kinh nghiệm để xây dựng định mức.
Định mức nguyên vật liệu: là số lượng nguyên vật liệu cho phép đối với sản phẩm đó và
lượng định mức này được tính theo thiết kế hoặc theo quy chuẩn. Thơng qua định mức
nguyên vật liệu, nhà quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng nguyên
vật liệu. Đồng thời, định mức nguyên vật liệu cũng là một trong những căn cứ nhằm
phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong hoạt động cung ứng.
Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng các phương pháp sau:
48

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

 Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này địi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ
thuật để nghiên cứu thời gian thao tác cơng việc nhằm mục đích xác định lượng
nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản
lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.
 Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại nguyên vật liệu cần thiết như thế
nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí
phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu khơng hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay
xây dựng lại.
 Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh định mức nguyên vật liệu cho phù hợp với
điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

49

Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

Tóm lược cuối bài
 Quy trình kiểm sốt là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục
tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn,
xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi
nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu.
 Công cụ kiểm soát là các phương tiện cần thiết được con người sử dụng để chế tạo sản phẩm,
dịch vụ, hồn thành cơng việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn.
 Quy trình kiểm sốt gồm các giai đoạn:


Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá;



Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập;

 Tiến hành điều chỉnh (nếu có).
 Một số cơng cụ kiểm sốt:

50



Phân tích chênh lệch;



Hệ thống định mức.

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203


Bài 3: Quy trình, cơng cụ và tiêu chuẩn kiểm sốt

Câu hỏi ơn tập
1.
2.
3.
4.
5.

Khái niệm và quy trình kiểm sốt trong doanh nghiệp.
Khái niệm và vai trị của cơng cụ kiểm soát đối với hoạt động kiểm soát doanh nghiệp..
Theo bạn những nhân tố nào sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơng cụ kiểm sốt.
Nêu những u cầu có để có thể lựa chọn được cơng cụ kiểm sốt thích hợp.
Hãy nêu một số cơng cụ kiểm sốt thường sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi công cụ này
thường được sử dụng trong lĩnh vực nào?

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

51