Tải bản đầy đủ (.pdf) (44 trang)

TÌM HIỂU THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (664.85 KB, 44 trang )

Bài tiểu luận
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN
TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI

1


MỤC LỤC
Mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài
2. Mục đích nghiên cứu
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
5. Bố cục của bài tiểu luận
Chương I : Khái quát về Thư viện Trung ương Quân đội
1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện
2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội
2.1.Chức năng
2.2.Nhiệm vụ
3.Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội
3.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật
3.2. Đội ngũ cán bộ
3.3. Vốn tài liệu
3.4. Người dung tin
3.5 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện
3.5.1. Phòng bổ sung và xử lý kỹ thuật
3.5.2.Phịng phát hành
3.5.3.Phịng phục vụ bạn đọc
3.5.4.Phịng thơng tin-thư mục
3.5.5. Phịng nghiệp vụ Thư viện
3.5.6. Ban hành chính



2


Chương II: Thực trạng của hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện Trung
ương Quân đội
1. Ý nghĩa của hoạt động xử lý tài liệu trong các cơ quan thơng tin thư viện
nói chung và tại thư viện Trung ương Quân đội nói riêng
2. Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện
2.1.Đóng dấu và dán nhãn
2.2.Đăng kí tài liệu
2.3.Mơ tả thư mục
2.4.Phân loại tài liệu
2.5.Định từ khóa
2.6.Xử lý phiếu tiền máy
2.7.Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu
Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động xử lý tài liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội
3.1.Nhận xét
3.1.1. Những thuận lợi
3.1.2. Những khó khăn
3.2 Những kiến nghị đối với hoạt động xử lý tài liệu và hoạt động nghiệp vụ
của Thư viện Trung ương Quân đội
3.2.1.Tăng cường trang thiết bị cho việc xử lý tài liệu
3.2.2. Tổ chức đào tạo người dung tin
3.2.3. Bổ sung vốn tài liệu
3.2.4. Đào tạo cán bộ xử lý tài liệu
3.2.5. Cải tiến các thao tác kỹ thuật trong hoạt động xử lý tài liệu
Kết luận
TÀI LIỆU THAM KHẢO


3


MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, nhân loại đang bước sang một thời đại mới - thời đại của nền
kinh tế tri thức,thời đại của nền công nghệ thông tin,lấy thông tin làm nguồn lực
quan trọng hang đầu trong việc thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển tạo sự vững
chắc cho sự phát triển của một đất nước. Vì vậy hơn lúc nào hết vị thế của hoạt
động thông tin - thư viện đang được khẳng định trong đời sống xã hội.
Nhận thức được vai trò và lợi ích to lớn của nghề nghiệp thơng tin -thư viện
trong sự nghiệp phát triển đất nước, hệ thống cơ quan thơng tin- thư viện Việt Nam
đang có nhiều cố gắng để ngày càng hoàn thiện và phát triển cùng với hệ thống thư
viện toàn thế giới.
Trong pháp lệnh Việt Nam tại điều 1 có ghi ‘Thư viện có chức năng,nhiệm vụ
giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc,thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng
vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức cung cấp thông thông tin phục vụ
nhu cầu học tập, nghiên cứu, cơng tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp
phần nâng cao dân trí , đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài ,phát triển khoa học
cơng nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng cuộc cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất
nước.
Như vậy có thể nói thư viện là kho tri thức của nhân loại. Vì thế nhiều thư
viện đã hình thành với lượng thông tin rất đa dạng và phong phú nhằm đáp ứng
nhu cầu tin của bạn đọc, đảm bảo chất lượng phục vụ được tốt nhất.
Cùng với hệ thống thư viện tồn quốc,Thư viện Qn đội đã và đang có nhiều
cố gắng trong hoạt động của mình trong việc phục vụ nhiệm vụ xây dựng và chiến
đấu của quân đội nói riêng và sự nghiệp phát triển đất nước nói chung. Thư viện
Quân đội là thư viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thư viện toàn quân nên tổ
chức hoạt động, đối tượng phục vụ rất phong phú. Thư viện khơng chỉ phục vụ cán

bộ,chiến sĩ tồn hệ thống mà còn phục vụ cả những cán bộ khoa học các giao viên,
4


học viên quân sự, sinh viên các trường đại học và một số đối tượng khác. Để phục
vụ một số lượng lớn người dung tin như vậy đòi hỏi thư viện phải có đường lối
đúng đắn, hợp lý trong mọi hoạt động của mình đặc biệt là hoạt động xử lý tài
liệu,nó là yếu tố quyết định đến chất lượng hoạt động thư viện. Vì vậy, việc nghiên
cứu đề tài “ Tìm hiểu hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện trùn ương Quân đội”hẳn
sẽ có ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện
Trung ương Quân đội sẽ giúp e tìm ra được những điểm mạnh , điểm hạn chế để từ
đó đưa ra ý kiến đóng góp cá nhân hi vọng góp phần nâng cao chất lượng của thư
viện
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu toàn bộ nội dung hoạt động xử lý tài liệu của thư viện, từ
khâu xử lý hình thức đến khâu xử lý nội dung và việc xây dựng cơ sở dữ liệu của
Thư viện
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn về mặt không gian là hoạt động xử lý
tài liệu tại Thư viện. Về mặt thời gian: thực trạng hoạt động xử lý tài liệu trong giai
đoạn hiện nay.
4.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trên cơ sở nắm vững phương pháp luận của chủ
nghĩa Mác-Leenin,tư tưởng Hồ Chia Minh, các quan điểm của Đảng cộng sản Việt
Nam về công tác sách ,báo và thư viện
Đề tài được thực hiện bằng một số phương pháp nghiên cứu sau:
+ Thu thập và nghiên cứu những tài liệu có nội dung lien quan đến đề

+ Tham khảo ý kiến các thầy cô và cán bộ Thư viện
5

tài.


+ Quan sát trực tiếp quá trình xử lý tại Thư viện
5.Bố cục của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo bài tiểu luận gồm 3
chương:
Chương I: Khái quát về thư viện Trung ương Quân đội
Chương II: Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trung ương
Quân đội
Chương III: Một số nhận xét, đóng góp ý kiến đối với hoạt động xử lý tài
liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội.

6


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
1.Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 15/11/1957, Thư viện Trung ương Quân đội được thành lập theo
chủ trương của Tổng Quân ủy mà trực tiếp là Đại tướng Nguyễn Chí Thanh- Chủ
nhiệm Tổng cục Chính trị. Những ngày đầu thành lập Thư viện mới chỉ là một tủ
sách của Tổng Quân ủy ở Chiến khu Việt Bắc với gần 500 cuốn sách , cơ sở vật
chất rất nghèo nàn,thiếu thốn.
Trải qua thời gian cùng với sự phát triển của quân đội,Thư viện đã không
ngừng lớn mạnh, từ một Thư viện phổ thông trở thành một thư viện Khoa học
Tổng hợp về quân sự cấp Nhà nước. Hệ thống thư viện trong qn đội cũng nhen

nhóm hình thành,thư viện của các trường trong quân đội, thư viện các quân khu…
Trong tập san Thư viện số 4-2002 Đại tướng Võ Nguyên Giap đã viết :
“Thư viện là công cụ cực kỳ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối cũng như
khoa học quân sự trong đông đảo cán bộ và chiến sĩ của quân đội ta.”Do đó “ xây
dựng Thư viện Quân đội thành một trong những trung tâm khoa học và văn hóa
quan trọng của quân đội ta.”
Thực hiện theo chủ trương của Tổng cục Chính trị , Thư viện Trung ương
Quân đội đã và đang có nhiều cố gắng đưa thư viện phát triển cùng với sự phát
triển của nhu cầu tin với sự phát triển của xã hội hiện đại. Thư viện đã có những
đổi mới tích cực về hoạt động chun mơn ,nghiệp vụ.
Sự hình thành và phát triển của Thư viện được hiện rõ qua các giai đoạn :


Từ giai đoạn 1957-1965
Đây là giai đoạn nền móng ,vốn tài liệu ban đầu của thư viện gồm 500

bản sách của Tổng Quân ủy và một số sách báo quốc văn,ngoại văn của Bộ Quốc
Phịng.Khi đó thư viện nằm trong một thành phần của Câu lạc bộ quân đội quân

7


đội với 3 cán bộ biên chế.Họ vừa làm ,vừa chỉ đạo nghiệp vụ, vừa thục hiện công
việc cụ thể.
Đến 1958,do u cầu của đất nước, của cơng tác chính trị nên Thư viện
đã được tách ra khỏi Câu lạc bộ quân đội để trở thành Thư viện trung tâm của tồn
qn.Để nhanh chóng tăng vốn tư liệu,Thư viện đã đặc biệt chú ý đến công tác bổ
sung, sưu tầm vốn sách báo.Sau một thời gian sưu tầm, vốn tài liệu của Thư viện
đã tăng lên thành hơn 3000 cuốn sách báo.
Cùng với sự gia tăng của lượng sách báo,số lượng cán bộ của Thư viện

cũng tăng lên. Năm 1959, Tổng cục chính trị đã điều về cho Thư viện thêm 7 cán
bộ.
Trong 2 năm 1960,1961 Thư viện liên tục cử cán bộ đi học “lớp thư viện
Xê-rốp”, mở các lớp nghiệp vụ ngắn ngày cho cán bộ nhân viên thư viện các quân
khu,sư đoàn,trung đoàn…đồng thời biên soạn nhiều loại thư mục và hướng
dẫn,tuyên truyền vận động cán bộ,chiến sĩ đọc trong các đợt học tập.
Ngày 17/9/1963, Thư viện tổ chức Hội nghị Thư viện Toàn quốc Lần thứ
1 tại Trạm 60 Bộ Quốc Phòng.Hàng quý, Thư viện cho ra tập san phê bình: “
Người lính gác”,phát hiện nhiều sách cần thu hồi. Hai thư mục:hướng dẫn mua
sách và đăng kí giwois thiệu sách mới được ra hang tháng. Nội san hướng dẫn
nghiệp vụ “Thư viện Quân đội”3 tháng 1 kì để phổ biến và trao đổi nghiệp vụ.
Hàng năm, Thư viện thường phối hợp với Phịng Văn hóa - Văn nghệ,
Cục Xuất bản tổ chức nhiều đợt trưng bày triển lãm,tuyên truyền giới thiệu sách
,báo nhân các ngày kỉ niệm lớn của đất nước.
Đây là giai đoạn khởi đầu nên Thư viện Trung ương Quân đội đã gặp
nhiều khó khăn, trắc trở. Tuy nhiên, Thư viện đã vươn lên và sớm khẳng định được
vai trò của thư viện trung tâm đầu ngành của các thư viện toàn hệ thống.


Từ 1965 đến 1975.

8


Đây là thời kỳ cả nước có chiến tranh, đêa quốc Mỹ mở rộng chiến tranh
tiến hành phá hoại Miền Bắc.Vì vậy, Thư viện phải sơ tán, di chuyển kho sách và
nơi làm việc đến các địa điểm khác nhau như Hà Nội chuyển về Hịa Bình,Hà Tây.
Theo chỉ thị 104 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về “Vai trị,nhiệm vụ và
phương châm cơng tác văn hóa,văn nghệ trong tình hình hiện nay”, Thư viện đã
chuyển hướng hoạt động thư viện,sách báo về cơ sở,tăng cường bổ sung tài liệu,in

hang vạn bản sách,in loại sách mỏng,gọn,khổ nhỏ để phục vụ tủ sách trên vai theo
bộ đội vào chiến trường,đồng thời thành lập những thư viện dự trữ cho các đơn vị
sau ngày giải phóng. Ngồi trụ sở chính lâm thời của thư viện tại số nhà 23/Lò
Đúc-Hà Nội,thư viện cịn có kho sách phát hành lớn tại khu văn công Mai Dịch để
cấp phát sách cho các đơn vị bộ đội. Trong giai đoạn này sách báo chiến trường là
một nhiệm vụ quan trọng hang đầu của Thư viện…Sách đi cùng sung đạn,thuốc
men, thực phẩm đến tận tay các chiến sĩ,sách nằm trong ba lô của các anh bộ đội,
ăn,ngủ chiến đấu cùng các anh.
Trong những năm 1968 đến 1972, số lượng cán bộ biên chế của Thư viện
được tăng lên thành 15 người.
Đầu năm 1973,đế quốc Mỹ phải ký hiệp định Pari ngừng ném bom Miền
Bắc. Để có điều kiện thực hiện nhiệm vụ mới,Thư viện đã được Bộ Quốc Phòng
quyết định chuyển trụ sở về nhà 83 Lý Nam Đế- Hà Nội. Đây là một bước ngoặt
lớn trong việc xây dựng và phát triển Thư viện. Do u cầu của đất nước,địi hỏi
Thư viện phải nhanh chóng ổn định kho sách,mặt khác khẩn trương phục vụ tốt
yêu cầu của độc giả.
Năm 1975 miền Nam được giải phóng,đất nước được thống nhất,Thư viện
đã chuyển hàng trăm tấn sách vào miền Nam cụ thể là các Quân khu 5,Quân khu
7,Quân khu 4 để kịp thời cấp phát cho bộ đội và nhân dân vùng mới giải
phóng.Đồng thời làm nhiệm vụ thu hồi các loại sách ,báo của Mỹ-Ngụy chuyển ra

9


Hà Nội. Thư viện đã đưa ra Bắc hàng trăm tấn sách,báo với hang chục vạn ấn
phẩm các loại.
Như vậy,trong chiến tranh chống Mỹ cứu nước,Thư viện Trung ương
Quân đội đã hồn thành tốt nhiệm vụ do Tổng cục Chính trị giao cho.Thư viện đã
góp phần nhỏ bé của mình vào chiến thắng vĩ đại của dân tộc



Từ năm 1975 đến 1985.
Từ sau 1975 đất nước ta được hịa bình,thống nhất đất nước,quân đội đi

vào ổn định và mạng lưới thư viện tồn hệ thống dần được hình thành để kịp phục
vụ nhu cầu của đất nước.
Đến thời kì này, Thư viện phát triển mạnh mẽ ,số cán bộ biên chế đã tăng
lên 40 người , cơ cấu gồm các phịng, ban. Thư viện tích cực bổ sung sách mới,
báo chí, thực hiện lien thư viện để có được nguồn tài liệu thêm phong phú,đa dạng
phục vụ nhu cầu của bạn đọc.
Thư viện đã có những bước tiến về mọi mặt cả số lượng cũng như chất
lượng. Năm 1982 Thư viện đã được nhận Huân chương Quân công hạng 3 của Nhà
nước , đến tháng 12 nhận Huân chương Quân cơng hạng nhì. Năm 1978 thư viện
đã xây dựng được một ngơi nhà mới khang trang với các phịng đọc, phòng mượn
và hội trường.


Từ năm 1986 đến nay
Trong 3 năm 1986,1987,1990 Thư viện đã tổ chức hai hội nghị thư viện

toàn quân để đánh giá lại thực trạng và định hướng hoạt động của thư viện trong
điều kiện đất nước đổi nước.
Cuối năm 1992, Thư viện được nhà nước trao tặng Hn chương lao động
hạng nhì . Ngồi ra thư viện còn được tặng nhiều bằng khen, giấy khen, cờ thưởng
luân lưu của Nhà nước.

10


Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành,Thư viện đã thực sự trở

thành Thư viện khoa học Tổng hợp về quân sự, là Thư viện trung tâm đầu ngành
của hệ thống. Đến nay vốn tài liệu của Thư viện trên
Hiện nay thư viện đang tiếp tục xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường bổ
sung tài liệu và thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội
2.1.Chức năng
- Tham mưu cho Thủ trưởng Tổng Cục Chính trị và Bộ Quốc Phịng về
cơng tác thơng tin-thư viện và hoạt động sách báo trong quân đội.
- Sưu tầm , bảo quản ,tàng trữ lâu dài tài liệu để tổ chức khai thác phục vụ
tài liệu cho quân đội và quốc gia.
- Nhập sách báo bổ sung để cấp phát cho các Thư viện đơn vị trong hệ
thống để góp phần nâng cao đời sống văn hóa tinh thần cho cán bộ, chiến sĩ trong
quân đội
- Biên soạn và phát hành thông tin-thư mục về các nội dung có lien quan
đến qn sự, quốc phịng,an ninh để cung cấp thông tin và định hướng đọc cho cán
bộ,chiến sĩ trong quân đội toàn quân
- Hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ,bồi dưỡng đào tạo cho cán bộ trong
toàn hệ thống,tổ chức nghiên cứu khoa học,tổng kết kinh nghiệm giữa các thư viện
trong nước và nước ngoài.
2.2. Nhiệm vụ
- Trợ giúp Thủ trưởng Tổng cục Chính trị theo dõi,kiểm tra ,nắm bắt tình
hình của việc tổ chức hoạt động của hệ thống trong toàn quân.
- Soạn các văn bản về Thư viện trình lên Tổng cục Chính trị và Bộ Quốc
Phòng để ban hành.Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổng cục Chính trị để ra phương
hướng hoạt động thơng tin-thư viện trong quân đội.

11


- Tuyên truyền, giới thiệu tài liệu đến bạn đọc: tổ chức giới thiệu sách, triển

lãm sách, báo, tọa đàm….
- Bổ sung, sưu tầm,trao đổi tài liệu của Thư viện để phục vụ công tác học
tập,nghiên cứu. Tiếp nhận ấn phẩm, lưu chiểu của các đơn vị trong toàn quân.
- Xử lý kỹ thuật trong Thư viện để tạo ra các cơ sở dữ liệu, phục vụ việc
xây dựng danh mục tra cứu, thư mục phục vụ cho quá trình tìm tin.
- Tổ chức các phịng đọc,phịng mượn một cách hợp lý và kịp thời với yêu
cầu của người nhận
- Tổ chức ,sắp xếp,bảo quản lâu dài kho tài liệu của Thư viện
- Cấp phát sách cho các đơn vị trong tồn qn một cách có định hướng.
- Hướng dẫn nghệp vụ thư viện cho các cán bộ,nhân viên của các thư viện
đơn vị trong toàn quân.
- Trao đổi tài liệu và hợp tác với các thư viện,trung tâm thông tin trong
quân đội,trong nước và quốc tế vào các hoạt động thư viện chung của cả nước,đưa
sự nghiệp thư viện ngày càng phát triển.
3 .Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội
Nguồn lực là bộ phận cốt lõi, là nển tảng để lập kế hoạch của thư viện, thể
hiện quy mô và khả năng phát triển của Thư viện đó.Nguồn lực của Thư viện
Trung ương Quân đội bao gồm:
3.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Được sự quan tâm của Bộ Quốc Phòng, Thư viện Trung ương

Quân

đội được xây dựng một cách cơ bản tại số 83 Lý Nam Đế- Hà Nội.Có thể nói Thư
viện là một trong những Thư viện lớn được xây dựng khang trang,đẹp đẽ.
Thư viện đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật tương đối đầy đủ,bao
gồm hệ thống tủ mục lục, giá sách,sổ sách,bàn ghế,đến các thiết bị hiện đại như
máy vi tính, máy photocopy, máy nghe nhìn, máy in băng ghi âm, máy hút .
3.2. Đội ngũ cán bộ
12



Việc xây dựng một đội ngũ cán bộ vững vàng về trình độ chun

mơn

nghiệp vụ, tư tưởng được thư viện rất chú trọng
Thư viện luôn tạo điều kiện để các cán bộ đi học nghiệp vụ ở trong và
ngoài nước nhằm nâng cao kỹ năng, học hỏi .Hiện nay, Thư viện gồm …
Thư viện không chỉ tập trung vào việc nâng cao trình độ nghiệp vụ,
ngoại ngữ,tin học cho cán bộ Thư viện mà cả về mặt tư tưởng, lý luận quân sự…
thông qua các buổi xem phim tư liệu, các hội nghị,sinh hoạt Đảng…
3.2.Vốn tài liệu
Đặc biệt, Thư viện có nhiều tài liệu quý hiếm như : các bộ Bách khao
thư,các loại từ điển, sách tra cứu chuyên ngành...
Vốn tài liệu của thư viện tương đối lớn với trên 400.000 bản sách,1600
đầu báo,tạp chí với nhiều tài liệu quý hiếm viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau :
Anh, Pháp,Trung Quốc, Lào…
Bên cạnh các sách báo xuất bản công khai, vốn tài liệu của thue viện
cịn có các sách , báo xuất bản trong nội bộ quân đội bằng giấy gió ở chiến khu
Việt Bắc. Ngồi ra cịn có trên 3 vạn bản tư liệu đánh máy hoặc in và các tài liệu
công bố khác được nhập về dưới dạng trao đổi.
Vốn tài liệu của thư viện Quân đội có cơ cấu như sau:
-

Tài liệu chính trị , xã hội chiếm : 30%

-

Tài liệu quân sự chiếm : 25 %


-

Tài liệu KHKT, y tế chiếm : 10%

-

Tài liệu văn học, nghệ thuật chiếm : 35 %

Nguồn tài liệu quý hiếm do chính các đơn vị trong quân đội phát hành như:
Các văn bản,hội thảo khoa học,các báo cáo nghiên cứu khoa học, sáng kiến, sáng
chế, luận án tiến sỹ, thạc sĩ trong và ngoài nước.

13


Nguồn tài liệu của Thư viện được tạo lên từ việc bổ sung và từ nguồn
biếu,tặng,trao đổi.Tuy nhiên,tài liệu từ nguồn này khơng nhiều,chỉ mang tính tun
truyền và ngoại giao là chủ yếu.
Vốn tài liệu của Thư viện ngày càng phong phú và đa dạng bởi Thư viện
luôn chú trọng đến công tác bổ sung vốn tài liệu. Tuy nhiên,tài liệu của Thư viện
chủ yếu là tài liệu truyền thống mà rất ít tài liệu điện tử. Vì vậy, Thư viện cần xây
dựng chiến lược bổ sung vốn tài liệu đúng đắn với sự phát triển của khoa học công
nghệ thông tin hiện nay.
3.4. Người dùng tin
Đối tượng phục vụ của Thư viện là các sĩ quan,chiến sĩ,quân nhân
chuyên nghiệp,công nhân viên quốc phịng trong cả nước. Ngồi ra cịn phục vụ
rộng rãi các đối tượng là cán bộ nghiên cứu, viên chức,sinh viên đại học, cán bộ
giảng dạy.
3.5. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện.

Thư viện Trung ương Quân đội bao gồm các phòng, ban như:
3.5.1. Phòng bổ sung và xử lý kỹ thuật
Hiện nay, Thư viện gồm có nguồn tài liệu cơng bố,tài liệu khơng công
bố,tài liệu lưu hành nội bộ. Đặc biệt ,Thư viện còn lưu giữ nhiều tài liệu quý hiếm
về lịch sử Việt Nam, về hai cuộc chiến tranh, các danh nhân anh hùng,tướng
lĩnh.Hàng năm, Thư viện bổ sung trên 3000 tên sách và trên 300 loại báo,tạp chí
trong và ngồi nước.
Về sách, báo, tạp chí được nhập vào Thư viện phải được chuyển sang
khâu xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng.Bao gồm các khâu:
+ Đóng dấu,dán nhãn
+ Đăng kí cá biệt
+ Mơ tả tài liệu
+ Phân loại tài liệu
14


+ Định từ khóa
+ Xử lý phiếu tiền máy
+ Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu.
3.5.2. Phòng Phát hành
Phát hành sách là công việc chuyển sách đến tay người đọc, góp phần
tun truyền quan điểm, đường lối,chủ trương, chính sách của Đảng và nhà
nước,phổ biến kiến thức cho mọi người.
Theo quy định 3425 của Bộ Quốc Phòng: Thư viện Trung ương Quân
đội phải dành 50% kinh phí được cấp cho việc chọn lựa mua sách tập trung để
cung cấp cho các đơn vị. Kinh phí cịn lại phân bổ cho các đơn vị thư viện mua.
Tuy nhiên, việc cung cấp sách cho các đon vị của Thư viện còn nhiều
thiếu sót vì nội dung sách chưa thật phong phú ,hấp dẫn đối với bộ đội. Vì vậy cịn
phải khắc phục và đổi mới để phục vụ các đơn vị ngày càng tốt hơn
3.5.3. Phịng phục vụ bạn đọc

Cơng tác phục vụ bạn đọc là cái đích cuối cùng của mọi hoạt động Thư
viện. Hệ thống các phòng phục vụ của Thư viện gồm :
-

Phòng đọc Tổng hợp

-

Phòng tra cứu

-

Phòng nghiên cứu

-

Phịng báo,tạp chí

-

Phịng mượn

-

Phịng đọc đa phương tiện

-

Tổng kho lưu trữ
Hình thức phục vụ cơ bản nhất và cũng là hình thức chủ yếu của Thư


viện là việc đáp ứng tài liệu,được tiến hành dưới nhiều dạng như phục vụ tại chỗ,
cho mượn về nhà,cung cấp các bản sao tài liệu, phục vụ lưu động…

15


Để phục vụ người dùng một cách hiệu quả, Thư viện đã tổ chức rất
nhiều hình thức phục vụ tra cứu tìm tin và thơng tin-thư mục. Cán bộ Thư viện
luôn chú ý tới việc hướng dẫn,giúp người dung tra tìm tài liệu với thái độ tận tình
chu đáo.
3.5.4. Phịng thơng tin thư mục
Nhiệm vụ của phịng thơng tin – thư mục là biên soạn các ấn phẩm “ tài
liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo”. Đây là loại tài liệu dùng để phục vụ cho nhu
cầu nghiên cứu, nâng cao và mở rộng tầm nhận thức cho cán bộ lãnh đạo,chỉ huy
cấp chiến dịch, chiến lược trong quân đội. Vì vậy loại tài liệu này có nội dung và
loại hình rất phong phú.
Ngồi ra phịng Thơng tin-thư mục cịn biên soạn các thư mục khác
nhau như thư mục chuyên đề,thư mục thông báo sách mới,thư mục giới thiệu sách
quân sự.
Vào những năm 90,Thư viện đã trang bị một loạt máy tính và ứng dụng
rộng rãi cơng nghệ thơng tin vào tất cả các hoạt động của Thư viện. Nhờ đó, cơng
tác biên soạn phịng thơng tin-thư mục được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
3.5.5. Phịng nghiệp vụ thư viện
Phịng nghiệp vụ có nhiệm vụ ngiên cứu ,kiểm tra về nghiệp vụ thư viện
cho hệ thống thư viện trong quân đội.
Thư viện cùng các thư viện đơn vị phát triển thành một hệ thống tương
đối hoàn chỉnh,phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo,chỉ huy, huấn luyện, nghiên
cứu khoa học…
Thư viện cũng rất chú trọng tới việc đào tạo,bồi dưỡng cán bộ,nhân viên

thư viện tồn hệ thống có trình độ cao, chú trọng tới việc xây dựng vốn tài liệu và
trang thiết bị cho các đơn vị thư viện,tủ sách. Thư viện thường xuyên phổ biến các
văn bản pháp quy,thống nhất nghiệp vụ,kỹ thuật chuyên ngành cho các cán bộ
trong các Thư viện toàn quân.
16


3.5.6. Ban hành chính
Ban Hành chính gồm cơng tác hành chính,tài chính,văn thư,bảo mật,bảo
vệ,bảo đảm mọi mặt cho hoạt động của Thư viện và tiêu chuẩn,chế độ, đời sống
vật chất, tinh thần của các cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

17


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI
THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
1.Ý nghĩa của hoạt động xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tin thư
viện nói chung và Thư viện Trung ương Quân đội nói riêng.
Nghị quyết TW 2-Khóa VIII của Đảng đã khẳng định “ cùng với giáo dục
và đào tạo,khoa học công nghệ là quốc sách hang đầu”. Trong chỉ thị 58-CP/TW
của Bộ Chính trị cũng nhấn mạnh việc ứng dụng và phát triển cơng nghệ thơng tin
trong sự nghiệp cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước giai đoạn 2001-2005. Từ
đây, ta thấy được tầm quan trọng của nền khoa học công nghệ trong công cuộc
xây dựng và phát triển đất nước.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học- công nghệ, đặc biệt là
công nghệ thông tin đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ, đó là
hiện tượng “ bùng nổ thơng tin”
Hiện tượng này xảy ra khắp nơi trên toàn cầu tạo nên sự mát thơng tin,sự

nhiễu tin… Vì vậy người sử dụng, người khai thác muốn có được nguồn tin đúng
với nhu cầu của mình là một việc vơ cùng khó khăn và phức tạp,thậm chí sẽ khơng
thể có được chúng.
Vậy vấn đề cần giải quyết lúc này là làm thế nào để nguồn tin, tài liệu có
thể đến với người dung một cách dễ dàng,nhanh chóng, đầy đủ , chính xác,thuận
tiện nhất. Đây là bài toán đặt ra đối với những người làm công tác thông tin thư
viện trong các cơ quan thư viện nói chung và cán bộ của thư viện Trung ương
Qn đội nói riêng.
Cơng tác xử lý thơng tin, xử lý tài liệu có vai trị rất lớn bởi nó tác động
và ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm và dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động
của cơ quan thông tin-thư viện. Nếu công tác xử lý thơng tin, xử lý tài liệu được
chú trọng thì sẽ tạo ra những nguồn tin đảm bảo độ tin cậy, chính xác, đầy đủ đáp
18


ứng nhu cầu người sử dụng và đem lại hiệu quả thông tin cao.Nhận thức được tầm
quan trọng của công tác xử lý tài liệu nên Thư viện Trung ương Quân đội rất quan
tâm đến việc này. Thư viện đã tập trung nhiều cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ
nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học để thực hiện cơng việc này. Thư viện đã
trang bị cho phịng Bổ sung và xử lý kỹ thuật những trang thiết bị hiện đại như
máy tính,máy in,các thiết bị khác…tạo điều kiện cho cán bộ tiến hành xử lý tài liệu
được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và cơng sức.
Cơng tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và hình thức của tài
liệu. Vì vậy, nếu làm tốt cơng tác này thì rất tiện lợi cho người sử dụng trong quá
trình tìm kiếm ,khai thác dữ liệu. Qua hệ thống phích, mục lục, thư mục, các bản
tóm tắt,tổng quan. Người dung sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp với yêu
cầu của mình.
Các sản phẩm được tạo ra từ công tác xử lý tài liệu của Thư viện Trung
ương Quân đội sẽ được chuyển xuống các thư viện của quân khu, quân đoàn, quân
binh chủng… phục vụ các cán bộ , chiến sĩ quân đội tại các thư viện đơn vị, cơ sở.

Vì vậy , cơng tác xử lý tài liệu trong Thư viện Trung ương Qn đội có ý
nghĩa và vai trị hết sức to lớn. Nó khơng chỉ ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm
của thư viện mà còn ảnh hưởng tới các thư viện trong hệ thống.
Để hoạt động của Thư viện toàn hệ thống ngày càng hiệu quả, Thư viện
Trung ương Quân đội đã và đang cố gắng nhiều trong mọi hoạt động, đặc biệt là
công việc xử lý tài liệu. Thư viện đã và đang tiến hành quá trình tin học hóa tồn
bộ hoạt động của Thư viện nói chung và hoạt động xử lý tài liệu nói riêng.
2.Thực trạng xử lý tài liệu tại Thư viện
Xử lý tài liệu là một chuỗi những công đoạn làm việc với tài liệu từ khi tài
liệu được nhập về đến khi tài liệu được đưa ra phục vụ bạn đọc. Đây là một cơng
việc có vai trị to lớn bởi nó cho phép người đọc biết được thông tin về nội

19


dung,hình thức, cơng dụng của tài liệu,để có thể lựa chọn được những yêu cầu phù
hợp với nhu cầu của họ.
Thư viện Trung ương Quân đội đã thực hiện công đoạn xử lý tài liệu qua
hai khâu cơ bản: Mô tả hình thức và mơ tả nội dung. Thư viện đã giao cho phòng
Bổ sung và xử lý kỹ thuật tài liệu và phịng Báo-tạp chí thực hiện hoạt động xử lý
tài liệu ,được tiến hành qua các bước:
-

Đóng dấu, dán nhãn

-

Đăng kí cá biệt

-


Mơ tả thư mục

-

Phân loại tài liệu

-

Định từ khóa

-

Xử lý phiếu tiền máy

-

Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu

2.1. Đóng dấu, dán nhãn


Đóng dấu
Ngay khi tài liệu được bổ sung về,thao tác đầu tiên mà cán bộ xử lý

phải thực hiện là đóng dấu lên tài liệu
Thư viện Trung ương Quân đội sử dụng 2 loại dấu :
-

Dấu “ THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI”


-

Dấu “QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM”

-

Dấu “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI” gồm các yếu tố :
+ Kí hiệu nơi tài liệu sẽ được chuyển đến ( M: phòng mượn)
+ Tên cơ quan : THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI
+Năm xuất bản tài liệu (Vd:04)
+ Số đăng kí cá biệt ( Vd: 115273)

-

Dấu “ QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN” Bao gồm:
+ Tên dấu : “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI”
20


+ Tên cơ quan : “THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI”
Mỗi loại hình tài liệu có một cách đóng dấu.Chúng khác nhau về loại dấu và
số lượng dấu được đóng trên mỗi tài liệu
Đối với sách, luận án ,tư liệu : Đóng cả 2 loại dấu trên cho những loại tài

liệu này.

+ Dấu “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI” được đóng vào trang tên sách,tại
khoảng chính giữa của tên tài liệu và tên nhà xuất bản và góc phải phía dưới của
trang 17. Nếu sách mỏng ,khơng có trang 17 thì đóng dấu vào trang trước của trang

cuối cùng.
+ Dấu “QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM” đóng vào chính giữa
mép trên của trang lời nói đầu(lời giới thiệu) và đóng dấu giáp lai. Nếu sách khơng
có trang lời nói đầu thì đóng vào trang đầu tiên của nội dung sách
-

Đối với báo,tạp chí
Dấu dành cho báo, tạp chí là dấu “ QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM”

. Tuy nhiên ,tại phòng báo ,tạp chí dấu này được sử dụng có khác hơn một ít.
Chỉ đóng dấu một lần cho báo tại vị trí của tên báo.
Đóng dấu 2 lần cho tạp chí, tại trang bìa và trang sau bìa của tạp chí.
*Ý nghĩa của việc đóng dấu: Đóng dấu cho tài liệu sẽ giúp cho việc kiểm
soát tài liệu của Thư viện. Điều đó chứng tỏ tài liệu đó thuộc quyền sở hữu của
Thư viện. Đồng thời, giúp cán bộ thư viện dễ dàng nhận biết được nếu tài liệu bị xé
hay bị thất lạc, bị mất.
*Yêu cầu khi đóng dấu : Cán bộ thư viện cần chú ý đóng dấu đầy đủ, chính
xác,cân đối sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việc đóng nhầm vị trí của mỗi
dấu.


Dán nhãn

21


Tài liệu trong bất kỳ thư viện nào cũng thường được dán nhãn bởi trên
nhãn sẽ chứa đựng một số thông tin cần thiết,làm cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp
kho tài liệu, bảo quản tài liệu và việc tra cứu tài liệu của người dung tin.
Thư viện Trung ương Quân đội đang in và dung 4 loại nhãn được ký

hiệu là :
-

K (kho)

-

M (mượn)

-

T (tư liệu)

-

B (báo)

+ Tên cơ quan : TVQĐ
+Ký hiệu nhãn : ( ví dụ : K)
+Ký hiệu mơn loại : ( ví dụ : 334( V)(09))
+Số đăng kí cá biệt : ( ví dụ : 43319)
Cách thức dán nhãn:
Đối với sách, luận án: dán 1 nhãn/ tài liệu

-

Nếu tài liệu được sắp xếp vào bộ phận nào thì dán nhãn có ký hiệu của bộ
phận đó.
-


Đối với báo,tạp chí: Sauk hi đã phục vụ 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm, báo

,tạp chí sẽ được đóng thành quyển. Chỉ dán nhãn cho quyển báo, tạp chí với 2 loại
T và B, khơng dán nhãn cho báo, tạp chí rời.
-

Yêu cầu khi dán nhãn:
Dán nhãn trên trang bìa và sát mép gáy của tài leeij. Có thể dán nhãn ở phía

trên hoặc phía dưới của trang bìa tài liệu nhưng nhãn cần được dán ngay ngắn,
không bị lệch và nhăn nhúm.
2.2. Đăng ký tài liệu.
Sau khi đã đóng dấu, dán nhãn cho tài liệu, cán bộ xử lý sẽ tiến hành đăng
kí tài liệu.
22


Đăng ký tài liệu cho 2 loại : Đăng ký tổng quát và đăng kí cá biệt. Cán bộ
xử lý của Thư viện tiến hành đăng ký cá biệt cho tài liệu một cách thường xun
hơn, cịn đăng kí tổng quát chỉ thực hiện sau 4 đến 6 tháng.
Đăng ký tổng qt là đăng kí từng lơ sách, từng đợt sách nhập vào thư
viện theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng kí tổng quát. Qua sổ đăng kí tổng
quát, ta biết được tổng số tài liệu cũng như tổng số tiền của số tài liệu đó có trong
thư viện tại một thời điểm nhất định.
Đăng ký cá biệt là đăng ký từng cuốn sách riêng biệt nhập vào kho. Mỗi
cuốn sách là một đơn vị đăng ký độc lập. Vì vậy, số đăng kí cá biệt khơng thể
trùng lặp. Qua cuốn sổ này sẽ biết được tài sản của Thư viện tại mỗi thời
điểm,đông thời điểm nhất định, đồng thời là công cụ quan trọng để kiểm kê và
thanh lý tài liệu.
Sổ đăng ký cá biệt của Thư viện Trung ương Quân đội gồm 11 cột. tuy

nhiên khi tiến hành đăng ký,cán bộ xử lý chỉ điền nội dung cho một số cột.
Cán bộ xử lý đăng ký cho những nội dung sau:
-

Tháng ngày vào sổ

-

Số thứ tự

-

Tác giả và tên sách : Chỉ ghi tên sách và số tập.

-

Xuất bản: Tại cột nơi xuất bản thì điền nhà xuất bản.

-

Tiền : Ghi giá tiền của cuốn sách
Những nội dung chưa điền như kiểm kê, số vào đăng kí tổng quát, ngày và

số biên bản xuất, phụ chú hay không điền như cột số lượng và cột môn loại.
Đăng kí cá biệt đối với báo, tạp chí có phần đơn giản hơn.
Báo ,tạp chí sau khi được chuyển về,không nhập vào sổ đăng ký cá biệt
luôn như : sách ,luận án mà đăng ký vào các phích chuyện biệt. Mỗi tên báo được
ghi vào một phích riêng.

23



Tại Thư viện Trung ương Quân đội đã soạn ra 3 loại phích đăng ký cho
báo, tạp chí. Đó là :
+ Phích đăng ký theo ngày
+ Phích đăng ký báo, tạp chí tuần
+ Phích đăng ký báo, tạp chí tháng
Báo,tạp chí sau một thời gian phục vụ sẽ được đóng thành quyển, tập kèm
theo đó là một đơn vị đăng ký cá biệt.
Khi đăng ký cá biệt phải tuân thủ theo đúng ngơn ngữ xuất bản của tài
liệu đó, viết rõ rang, sạch sẽ, hạn chế tẩy xóa.
2.3.Mơ tả thư mục
Mơ tả thư mục hay cịn gọi là biên mục mơ tả là q trình nhận dạng và
mơ tả một tài liệu : ghi lại thông tin về nội dung ,hình thức… trên một phiếu mơ tả.
Thơng qua mơ tả sẽ giúp người dùng tin có một khái niệm về tài liệu và
tìm tháy tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện,
tiết kiệm thời gian.
Tại Thư viện Trung ương Quân đội tài liệu được mô tả theo ISBD ( Mô
tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế) là định ra một trật tự sắp xếp các vùng và yếu
tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu phải đặt trước các yếu tố đó.
Theo quy tắc của ISBD có 7 vùng chính.
Khi tiến hành mơ tả sách thì cán bộ thư viện chỉ cần dựa vào một nguồn
chủ yếu ,duy nhất để lấy thơng tin mơ tả đó là trang tên sách. Trang tên sách là nơi
thể hiện rõ các nội dung như :
+ Tác giả cá nhân hoặc tập thể
+ Nhan đề sách
+ Đối tượng mà sách phục vụ ( dành cho ai)
+ Đặc điểm của sách (Ví dụ là sách giáo trình, sách tham khảo,
tiểu thuyết …..)
24



+ Hình thức
+ Thơng tin về lần xuất bản
+ Thơng tin về xuất bản : nơi,nhà và năm xuất bản
+ Tên bộ tùng thư
Trường hợp sách khơng có trang tên sách thì dựa vào trang bìa sách để
mơ tả.
Hiện nay, cán bộ xử lý không tiến hành mô tả tài liệu trên phiếu truyền
thống mà mô tả trực tiếp trên máy vi tính. Trước khi mơ tả trên máy cán bộ thư
viện cần tiến hành xử lý ghi những dữ liệu cần thiết vào một tấm phiếu nhỏ , như
vậy thì quá trình nhập tin sẽ được dễ dàng, thuận tiện hơn, đảm bảo khơng thiếu
thơng tin.
Phích trong thư viện là một phiếu nhỏ ( phích thường có kích thước là
12,5cm x 7,5 cm ) nhưng nó thể hiện rõ 7 vùng mô tả sau:


Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm.
Vùng này thường có nhan đề chính, nhan đề song song, thông tin lien quan

đến nhan đề, thông tin về trách nhiệm
-Nhan đề chính : thơng tin cần được ghi đầy đủ,chính xác đúng như
tên thể hiện trên trang tên sách kể cả các chữ số. Nếu trang tên sách chỉ có tên các
tác phẩm của tác giả khác nhau thì sẽ chép lại theo thứ tự trang tên sách và cách
nhau bằng dấu (:)
Nếu cuốn sách đó bao gồm các tác phẩm khác nhau của cùng một tác giả
thì giữa các tác phẩm là dấu (;)
Ví dụ : thơ thơ ; gửi hương cho gió/ Xuân Diệu.
-Nhan đề song song : Được đặt sau nhan đề chính và dấu bằng(=).
-Thông tin liên quan đến nhan đề

Đây là thông tin bổ sung cho nhan đề giúp cho người đọc hiểu hơn về tài
liệu(nội dung, hình thức, đối tượng của tài liệu)
25


×