Bài 5: Kỹ năng thuyết trình

BÀI 5: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Nội dung





Khái niệm và vai trị hoạt động
thuyết trình;
Chuẩn bị thuyết trình;
Tiến hành thuyết trình;
Vận dụng các kĩ năng trong thuyết trình.

Mục tiêu

Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ:
 Xác định được tầm quan trọng của hoạt động
thuyết trình;
 Chỉ ra các bước tiến hành thuyết tình;
 Vận dụng được các kĩ năng thuyết trình
hiệu quả.
Hướng dẫn học

Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương
trình đã cung cấp.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

1

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy
của nghệ thuật thuyết trình. Trên sân khấu, ơng thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà
không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Ơng thành cơng nhờ cách
kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay
hình ảnh minh họa. Kỹ năng thuyết trình hồn tồn có thể luyện tập. Nếu bạn nghiêm túc
tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình
hiệu quả như Steve Jobs.
Story – Một câu chuyện thuyết phục
Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt
hơn là những lời nói sng. Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình của
bạn như một câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả.
Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề (headline). Tựa đề của bài diễn thuyết của
bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu chuyện.
Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một câu vừa vặn với một post của Twitter
(140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ơng định vị nó là “the world’s thinnest notebook.” –
notebook mỏng nhất thế giới. Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook
Air của ơng. Ngắn, đơn giản và ấn tượng!
Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính. Những
thơng điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng. Ngồi ra, trước khi trình
bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình. Ví dụ: “Để giúp bạn hồn
thiện kỹ năng thuyết trình, hơm nay tơi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình
hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn. Với mỗi
ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc
chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn.
Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe.
Slides – Những slide đơn giản
Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt. Tuy nhiên, bộ não chúng
ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể
vừa nghe vừa đọc cùng một lúc. Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng

bắt họ đọc chữ trên slide.
Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi
bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản. Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy
tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngơn từ. Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất
lượng cao.
Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn khơng nên sử dụng
hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy
những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990. Khi cần thiết, bạn nên
xen kẽ hình ảnh và âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở
nên sinh động hơn.
Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng
một slide. Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

2


Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker.
Speaker – Người thuyết trình thu hút
Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ.
Đầu tiên là trang phục. Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và
khơng gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng).
Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngơn ngữ hình thể phù hợp.
 Tránh xa bục phát biểu. Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và
gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do.
 Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu cơng bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người
nào đó.
 Phong thái tự tin, khơng bỏ tay vào túi quần hay vịng trước ngực hay mân mê đồ vật
nào đó như bút, giấy hay tà áo. Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại

bình tĩnh.
Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý. Khi nói chậm
và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn. Khi ngừng đúng
chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe.
Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng
khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn. Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt
bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu
nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối.
Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ơng thành những show diễn thật sự.
Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 01/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán
giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách
tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng
ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?”
Liệu đó có phải là Netbook khơng? Khơng, vấn đề là vì Netbook khơng tốt hơn bất cứ sản
phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó khơng tốt
hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tơi khơng nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tơi đã tạo ra
sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tơi gọi đó
là iPad.” Những tràng vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh
show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và
ấn tượng khó quên.
Chris Harvey, CEO VietnamWorks.

Câu hỏi: Bạn học được điều gì từ câu chuyện trên?

PPH101_Bai5_v1.0018109225

3


Khái niệm và vai trò của hoạt động giao tiếp

Trong bài 3 và bài 4, các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp và ảnh
hưởng của kỹ năng giao tiếp đến các mối quan hệ trong cơng việc và trong cuộc sống. Khi
tìm kiếm các ứng cử viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là
tiêu chí mà các nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu. Kỹ năng thuyết trình là một hình thức
giao tiếp nhưng ở mức độ cao hơn, phức tạp hơn, địi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi
thuyết trình. Thuyết trình diễn ra khá thường xun trong mơi trường làm việc. Có được kỹ
năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tư tưởng và mong muốn của mình đến
người nghe. Với kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được
mọi đối tác dù đó là người khó tính nhất.
Khái niệm thuyết trình

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái niệm được nhiều
nhà quản lý chia sẻ:
 Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người
nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung của bài nói.
Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học
sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.
 Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung
cấp thơng tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thơng
tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định.


Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với
mỗi loại thơng tin bạn cần chú ý:
 Thơng tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi trường hợp
bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính xác. Trong số khán
giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về thơng tin mà bạn cung cấp.
Vì vậy, nếu thơng tin khơng chính xác, rất có thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.

 Thơng tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thơng tin này, thuyết trình viên
cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán giả phải hào
hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thơng tin đó. Tính hấp
dẫn thể hiện của bài thuyết trình khơng chỉ dừng lại ở nội dung thơng tin đưa ra mà nó
cịn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thơng tin.




Thơng tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp nhận, thông
tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe có thể xử lý thơng
tin trong chừng mực hiểu biết của mình.
Thơng tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm, luận cứ và
cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng tình với quan điểm
của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lịng
với bài thuyết trình.

Các loại thuyết trình

Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:

PPH101_Bai5_v1.0018109225

4






Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận định, quan
điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chun mơn cho người nghe.
Ví dụ: Trình bày bài giải tốn cho các học viên cùng nhóm học tập, trình bày luận văn
tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc phổ biến
quy trình kế tốn thanh tốn cho các nhân viên mới áp dụng và làm theo.
Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình,
chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình.
Ví dụ: Thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công ty hoặc
thuyết phục nhân viên chấp nhận và tn thủ làm theo quy trình kế tốn thanh tốn mới
của cơng ty.

Vai trị của hoạt động thuyết trình
Thuyết trình là một cơng cụ giao tiếp hiệu quả

Thuyết trình là một cơng cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được nội dung ý
tưởng và mục đích giao tiếp của mình cịn người nghe thì có thể tiếp nhận các nội dung đó
để cùng có một cách hiểu thống nhất.
Ví dụ
Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại cơng ty A, phịng kinh doanh. Trong lần
thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc cơng ty có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ
tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại công ty. Một buổi thảo luận lớn cho tồn bộ nhân viên
phịng kinh doanh và ban giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình
bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại cơng ty mà sinh viên nghiên cứu
được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình nhưng vì bị q căng
thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh nghiệm dày dạn trong cơng ty nên
nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt
động cần phải thuyết trình trước đám đơng nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh
của mình. Với thơng tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời
khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa chọn.

Thuyết trình góp phần to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân

Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng lực, kiến thức,
khả năng phán đoán, sự nhạy cảm trong cuộc sống và khả năng thuyết trình cũng là một
trong những yếu tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình mang lại hình
ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước đám đông.
Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là
những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý
thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng khơng thể thiếu. Một bài thuyết
trình thành cơng có thể đem lại nhiều kết quả tuyệt vời hơn cả mong đợi.
Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”?
Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn là thượng nghị sỹ của bang
Illinois đã có một bài thuyết trình hồn hảo trong 16 phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia
Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama
trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành như hiện nay.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

5


Khi được trang bị tốt kỹ năng thuyết trình chúng ta có thể tự tạo dựng hình ảnh, tác phong
và tự tin khi đứng trước đám đông. Câu chuyện của ngài Barack Obama cho thấy một bài
thuyết trình hồn hảo có thể đem lại thành cơng vượt xa tất cả những gì chúng ta tưởng
tượng. Thuyết trình góp một phần to lớn trong sự thành công của mỗi chúng ta. Do đó, việc
rèn luyện kĩ năng thuyết trình là hết sức cần thiết.
Yếu tố quan trọng để thuyết trình thành công:
 Tư duy logic;
 Khả năng diễn đạt;
 Khả năng thuyết phục người nghe.

Chuẩn bị thuyết trình

Để buổi thuyết trình thành công, bạn phải đảm bảo thực hiện được công đoạn chuẩn bị và
phải tập luyện thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, thì cơ hội
thành công càng cao.
Chọn chủ đề

Chủ đề của một bài thuyết trình phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:
 Dựa vào mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề.
o Nghĩ về những vấn đề lớn mà bạn quan tâm.
o Nghĩ về những chủ đề có thể gây sự thu hút đối với thính giả: đối tượng đến tham
dự buổi thuyết trình là ai, chủ đề mong muốn được nghe và cách tiếp nhận của họ
ra sao? Khi chúng ta nắm bắt được tâm tư nguyện vọng khán giả muốn lắng nghe
chủ đề nào muốn được chia sẻ điều gì, vậy chủ đề được trình bày có sức hút như thế
nào với khán giá?
 Tập thói quen nghĩ về những chủ đề của mình ngay sau các bài học, ghi lại những ý
tưởng vào sổ tay. Ghi nhận những chủ đề hay và những điểm nhấn trong chủ đề mình
được nghe để xây dựng và rút kinh nghiệm trong bài thuyết trình của chính mình.
 Tìm kiếm các thơng tin trên mạng, qua sách báo, v.v.. để xác định chủ đề rõ hơn. Tạo
sự hấp dẫn bằng cách đưa thơng tin mang tính cập nhật thường xuyên trong chủ đề
thuyết trình.
Một số chủ đề thuyết trình chúng ta thường gặp
 Trong cơng việc
o Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới, cấp trên đồng
tình và đầu tư triển khai kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường…, cấp dưới thơng
qua vai trị, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành động hướng đến mục tiêu chung.
o Các buổi đào tạo chun mơn, cơ cấu, quy trình làm việc; có sự phản hồi, tranh luận
để hạn chế tối đa những sai sót.
o Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng. Thu hút sự chú ý và thuyết phục
khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi.

 Trong xã hội
o Tuyên truyền phịng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa…
o Tun truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn minh...

PPH101_Bai5_v1.0018109225

6


o




Tổ chức thuyết trình về an tồn xã hội, an sinh giáo dục, mơi trường...

Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ơng bà truyền dạy những điều hay
lẽ phải, cách sống tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương.
Trong quá trình học tập
o Tăng cường năng lực sáng tạo của sinh viên trong việc học;
o Giúp sinh viên trở nên chủ động, tự tin;
o Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết;
o Nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh của sinh viên;
o Hình thành kĩ năng làm việc theo nhóm;
o Tăng mức độ hứng thú đối với việc học...

Tìm hiểu khán giả
Thu thập thông tin về khán giả

Khi chúng ta đã xác định được chủ đề, tìm hiểu khán giả như thế nào là bước rất quan trọng.

Tìm hiểu khán giả sẽ giúp cho chúng ta có cách tiếp cận như thế nào với khán giả cho tốt.
Khi tìm hiểu, khán giả chúng ta cần tìm hiểu và đánh giá về:
 Giới tính: số lượng nam bao nhiêu, nữ bao nhiêu. Thông thường người phụ nữ sẽ có
những quan điểm và cách tiếp cận vấn đề khác với nam giới.
 Trình độ: đối tượng có trình độ học vấn cao có cách tiếp cận khác với người có trình độ
học vấn thấp. Với đối tượng khán giả là những người có địa vị xã hội, học hàm học vị
cao thì thơng tin chúng ta đưa ra phải hết sức ngắn gọn, chính xác, cơ đọng và thuyết
phục, tránh lan man, dài dịng, đưa ra quá nhiều thông tin một lúc. Điều này sẽ khiến họ
hết sức mệt mỏi khi nghe.
 Tuổi tác: trẻ em hoặc người già sẽ có cách tiếp cận khác với người lớn
 Sở thích: có những người thích nghe về các vấn đề chính trị nhưng có những người lại
thích nghe thuyết trình về vấn đề văn hóa thể thao.
 Khác biệt văn hóa: Mỗi dân tộc hoặc quốc gia có những vùng miền văn hóa khác nhau
và làm thế nào để bài thuyết trình khơng ảnh hưởng đến văn hóa riêng của họ.
 Nghề nghiệp và tơn giáo khác nhau: Những người công nhân trong một nhà máy trực
tiếp lao động tạo ra của cải vật chất sẽ phải có cách tiếp cận khác với nhân viên
văn phịng.
 Mức độ phản ứng của người nghe: Phản ứng của người nghe trước một vấn đề nhạy
cảm sẽ ảnh hưởng tới khơng khí của buổi thuyết trình. Nếu gặp khán giả có quan điểm
cứng rắn thì khi nêu vấn đề cần chuẩn bị tốt các chứng cứ minh họa và lập luận tốt.
 Tâm tư nguyên vọng mỗi người: mỗi người sống và làm việc với những mục đích khác
nhau vì thế tâm tư nguyện vọng của mỗi người là khác nhau.
Tóm lại, các khán giả có độ tuổi, giới tính, tơn giáo, nền tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị
khác nhau sẽ có sự phản ứng khác nhau đối với cùng một bài thuyết trình.
Phương pháp thu thập thơng tin về khán giả
Nguồn cung cấp thông tin về khán giả thường là những người tổ chức buổi thuyết trình nếu
bạn được mời đến thuyết trình, cũng có thể là chính bạn khi bạn tự tổ chức thuyết trình.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

7


Bạn có thể đề nghị ban tổ chức cung cấp bản danh sách các đại biểu tham dự. Nếu khán giả
là khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm hiểu họ thông qua những người quen, những người
trong ngành. Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để bài thuyết trình của bạn khơng những
đề cập tới những vấn đề họ đang quan tâm, mà còn tạo được sự đồng cảm.
Phân tích khán giả

Thuyết trình viên tốt là người phải biết đặt khán giả là trung tâm, mục tiêu bài thuyết trình
là để có được phản hồi tích cực từ phía khán giả. Do vậy thuyết trình viên cần phải tìm hiểu
khán giả:


Họ biết gì về chủ đề?



Họ muốn biết thêm điều gì?



Giá trị và lợi ích của thơng tin này đối với họ?

Những câu hỏi bạn cần trả lời khi tìm hiểu khán giả


Số lượng người nghe dự kiến là bao nhiêu?



Tuổi trung bình là bao nhiêu?



Tỷ lệ giữa nam và nữ?



Người nghe đã được thông báo đầy đủ về chủ đề bạn định trình bày chưa?



Người nghe tự nguyện hay được yêu cầu đến tham dự buổi thuyến trình?



Những điểm chung của người nghe là gì?



Những người này có định kiến khơng?



Trình độ văn hóa của những người này?



Người bạn quen biết chiếm bao nhiêu phần trăm?

Tìm hiểu về quy mơ khán giả

Quy mơ khán giả có ảnh hưởng lớn đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu khán giả chia ra
thành nhiều nhóm nhỏ, người thuyết trình và người nghe sẽ có rất nhiều cơ hội để có thể
giao lưu trao đổi thân mật. Với cách phân chia khán giả theo nhóm như vậy, việc lơi cuốn
sự khán giả chia sẻ ý kiến trong buổi thuyết trình là rất hiệu quả. Còn với số lượng khán
giả lớn thì hầu hết các buổi thuyết trình chỉ mang tính chất truyền thơng điệp một chiều. Vì
vậy, bạn cần có một cách tiếp cận khán giả theo kiểu khác. Trong trường hợp này sự rõ
ràng, dễ hiểu và chính xác trong các thông điệp là những yếu tố rất quan trọng để duy trì sự
chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Để có thể thực hiện tốt bài thuyết trình
của mình theo quy mơ khán giả các bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp dưới đây:
Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mơ khán giả
Quy mơ khán giả

Kiểu thuyết trình

Phương pháp tiếp cận

Số lượng ít

Chính thức

Được xem là ít khi số
lượng khán giả chưa đến
15 người. Phần lớn mọi
người đã có ít nhất một lần

Áp dụng các quy trình chính
thức cho những cuộc họp,
buổi giới thiệu sản phẩm với

khách hàng tiềm năng và

Sớm thiết lập giao tiếp bằng
mắt với từng khán giả.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

Luôn đối diện với khán giả điều này sẽ giúp duy trì sự chú
ý của họ.

8


Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mơ khán giả
Quy mơ khán giả

Kiểu thuyết trình

trình bày trước khán giả có
quy mơ nhỏ như vậy trong
q trình làm việc, học tập.

thuyết trình tại các cơ quan,
cơng sở.
Khơng chính thức

Phá bỏ khoảng cách, tạo bầu
khơng khí thân mật, gần gũi
trong những buổi giới thiệu
sản phẩm mới cho các nhà

cung cấp quen thuộc hoặc khi
thuyết trình cho các đờng
nghiệp.
Số lượng nhiều

Chính thức

Được xem là nhiều khi số
lượng khán giả trên 15
người. Nếu bạn đã có kinh
nghiệm, thì việc thuyết
trình trước khán giả ở quy
mơ này sẽ dễ dàng hơn.

Áp dụng các quy trình chính
thức như khi phát biểu tại hội
nghị hoặc tại cuộc gặp mặt
khách hàng hàng năm của
cơng ty.
Khơng chính thức

Vận dụng những quy trình
khơng chính thức khi tham gia
trình bày một vấn đề nào đó
tại hội nghị.

Phương pháp tiếp cận

Trao đổi hai chiều với khán giả
bằng cách khuyến khích họ

đặt câu hỏi.
Đề nghị từng khán giả có ý
kiến, nhưng yêu cầu ngắn
gọn.

Đảm bảo tất cả, đặc biệt
những người ngời ở cuối
phịng họp có thể nghẽ rõ bài
thuyết trình của bạn.
Liên kết, tóm tắt, nhấn mạnh
và nhắc lại những ý chính.
Trình bày chậm, mạch lạc và
rõ ràng.
Nên trình bày vấn đề một cách
bao quát và đơn giản. Chỉ đi
vào chi tiết nếu được yêu cầu.

Thu thập thông tin tư liệu

Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào việc thu thập tài liệu đưa ra những thông
tin minh chứng thuyết phục với khán giả. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời
gian và công sức.
Các loại thông tin cần thu thập

Để biết được thu thập thông tin tư liệu như thế nào cho việc thuyết trình chúng ta cần nắm
được ba loại thông tin tư liệu cần thu thập:
 Thơng tin phải biết: Thuyết trình viên phải nắm vững và hiểu chính xác các thơng tin
này để cung cấp cho khán giả. Điều đó có nghĩa là người thuyết trình cần phải trang bị
cho mình những kiến thức sâu sắc về lĩnh vực định trình bày và có lượng thông tin
phong phú để thuyết phục người nghe.







Thông tin cần biết: Cung cấp thêm căn cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết phục người
nghe. Ngồi những thơng tin phải biết trong khn khổ bài thuyết trình thì cần phải có
thơng tin tìm hiểu thêm bên ngồi để minh họa dẫn chứng cho bài thuyết trình.
Thơng tin nên biết: Những tư liệu thực tế, mơ hình, số liệu cụ thể, ý tưởng mới lạ làm
tăng tính hấp dẫn của bài thuyết trình.
Để bắt đầu tiến hành nghiên cứu, thu thập tài liệu, bạn cần ghi nhớ mục tiêu chủ yếu
của buổi thuyết trình qua 3-4 điểm chính.
Khi đã vạch ra được hướng nghiên cứu nhất định, bạn hãy tiến hành việc thu thập thơng
tin liên quan, ghi nhớ nguồn trích dẫn và điểm chính của tài liệu là gì. Sau đó hãy suy

PPH101_Bai5_v1.0018109225

9


nghĩ xem đây có phải là tài liệu mới nhất khơng về chủ đề thuyết trình? cung cấp thơng
tin cập nhật nhất? Thơng tin có chính xác khơng? Có cung cấp nguồn tài liệu tham khảo?
Bạn chỉ nên giữ lại những tài liệu đáp ứng được các tiêu chí trên.
Các nguồn thu thập thơng tin

Muốn thuyết trình thành cơng bạn phải giành nhiều thời gian tìm tịi tư liệu, nghiên cứu đầy
đủ các nguồn tư liệu. Các nguồn để có thể thu thập thơng tin như:
 Đọc sách: Bạn có thể bắt đầu việc nghiên cứu bằng cách chọn và xem một quyển sách
tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và xem phần phụ lục tham khảo trong sách để tìm

kiếm nguồn tài liệu khác nữa.
 Đọc báo, tạp chí: Ngồi đọc các loại báo tạp chí được in thành ấn phẩm, bạn có thể sử
dụng dịch vụ đăng ký điểm tin để được cung cấp thường xuyên những chủ đề mà bạn
quan tâm.
 Tra cứu internet: Mỗi trang web trên mạng đều lưu trữ một khối lượng thông tin phong
phú và mọi người đều có thể truy cập, lưu lại, in ra và sử dụng như tài liệu tham khảo.
Thơng tin trên web cịn có ưu điểm là được cập nhật thường xuyên so với thông tin trên
các ấn phẩm in ấn. Tuy nhiên phần lớn tài liệu trên Internet chỉ tồn tại ở dạng điện tử,
chỉ có một số ít đã biên tập để có thể đảm bảo tính tin cậy như ở các tài liệu đã được in
ấn. Vì vậy bạn cần phải thật cẩn thận khi sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet.
Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá tài liệu từ Internet.
Thông tin trên internet là rất khổng lồ. Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa chỉ mới được
thành lập. Vì vậy, bạn cần sử dụng các cơng cụ tìm kiếm để có thể thu thập tài liệu tham
khảo có giá trị. Một số các cơng cụ tìm kiếm hay được sử dụng để thu thập tài liệu như:
o Google ()
o Bing ()
Khi bạn sử dụng các cơng cụ tìm kiếm, bạn cần tìm kiếm bằng từ khóa hoặc chủ đề.
 Gặp gỡ các chuyên gia để có thể có những tư liệu quý giá. Các chuyên gia là những
người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu về chuyên môn. Họ sẽ cung cấp và chia sẻ
cho bạn những kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm trên sách báo hoặc internet
khơng thấy.
 Ngồi ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người xung quanh như bạn bè, gia
đình và các quan hệ cá nhân. Có thể họ sẽ cho bạn những lời khuyên bổ ích và cung cấp
những tài liệu quý giá mà bạn không thể ngờ tới.
Xây dựng đề cương bài thuyết trình
Các kiểu bài thuyết trình




Thuyết trình để thơng báo, giải thích: từ ngữ sử dụng trong bài thuyết trình phải dễ hiểu,
gần gũi. Thông tin đưa ra rõ ràng để người nghe hiểu một cách dễ dàng và có sự thay
đổi về nhận thức, tư duy.
Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu quả thuyết phục.
Lời lẽ giọng điệu sử dụng trong bài thuyết trình dạng này chiếm vị trí quan trọng với sự
thành cơng của bài thuyết trình.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

10


Thuyết trình để giải trí, khích lệ: thơng tin đưa ra cần dễ tiếp cận, có thể điều tiết và giải
tỏa tâm lý người nghe.
Người thuyết trình cần phải xác định được bài thuyết trình của mình ở dạng nào để xây
dựng đề cương và nội dung cho hợp lý.


Phác thảo đề cương cho bài thuyết trình

Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thơng tin định trình bày đóng
vai trị rất quan trọng cho diễn biến bài thuyết trình của bạn. Một đề cương tốt là cách đảm
bảo sự mạch lạc, chặt chẽ của bài thuyết trình. Nó cho phép bạn trình bày các vấn đề theo
đúng trật tự và làm người nghe dễ hiểu hơn. Ngồi ra, đó cũng là cách giúp bạn đảm bảo
khơng bỏ sót bất kỳ điều gì.
 Sắp xếp ý tưởng ban đầu cho bản phác thảo:
Giới hạn từ 3 đến 4 vấn đề chính cho phần nội dung của bài thuyết trình và trình bày
các ý theo thứ tự hợp lý. Trình tự sắp xếp các ý chính và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh
hưởng đến thông điệp bạn muốn truyền tải tới người nghe. Có rất nhiều cách khác nhau
để trình bày các ý chính:

o Trình bày từng ý;
o Trình bày hết ý này sang ý khác;
o Trình bày theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của ý;
o Trình bày theo diễn biến thời gian.
Trong khi trình bày nếu bạn muốn khán giả có ấn tượng nhất với một ý nào đó bạn nên
trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ, hoặc bất kỳ ý nào mà bạn định trình
bày trước. Bạn cũng có thể dùng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau, nhằm nêu bật
tầm quan trọng của tất cả các ý.
Cấu trúc trình bày bài thuyết trình hiện đang được sử dụng phổ biến nhất là sắp xếp ý
này gối lên ý kia. Theo cách này, bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi trình bày
xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài.
Dưới đây là một ví dụ về một đề cương kết cấu bài thuyết trình được phác thảo sơ lược.
Bạn có thể lấy đề cương này làm cơ sở và dựa trên cơ sở chủ đề trong quá trình nghiên cứu
để mở rộng thêm, đồng thời bạn cần tìm kiếm thơng tin và chuẩn bị cho bài thuyết trình.
Tại sao phải cần thiết đào tạo?
Nhân viên được lợi từ các khóa nâng cao nghiệp vụ.
Nhân viên mới sẽ nắm được quy trình đúng nhất.
Các hoạt động đào tạo gồm:
Nâng cao nghiệp vụ
Kiểm tra trình độ kỹ năng
Thiếu sót trong kiến thức
Các vấn đề thực tế
Kết quả mong muốn
Nâng cao hiệu quả hoạt động
Năng suất gia tăng

PPH101_Bai5_v1.0018109225

11



Qua ví dụ trên bạn có thể thấy, để bắt đầu phác thảo đề cương cho bài thuyết trình bạn
cần xác định 3 – 4 ý chính (A, B, C...), sau mỗi ý xác định tiếp các chủ đề phụ (1, 2,...)
và tiếp tục với các ý nhỏ của các chủ đề phụ này (i, ii...).
Một số lưu ý các bạn cần chú ý khi phác thảo đề cương cho bài thuyết trình:
o Cấu trúc bài thuyết trình gồm 3 phần: Mở đầu – thân bài – kết thúc.
o Các ý của đề cương phải có trật tự hợp lý và có logic để dễ nhớ.
o Các ý phải liên kết với nhau.
o Đề cương cần ngắn gọn, đơn giản sao cho nhìn qua bạn cũng đọc được.
o Có thể gạch chân hoặc sử dụng bút màu làm nổi bật những ý chính mà bạn muốn
nhấn mạnh.
o Có thể sử dụng những ký hiệu để đánh dấu đoạn dừng, đoạn nhấn mạnh, nói chậm,
nói to.
Cấu trúc của một bài thuyết trình

Để thu hút người nghe và trình bày những vấn đề định nói một cách đầy đủ, theo trình tự
hợp lý và logic, một bài thuyết trình cần được xây dựng với cấu trúc: Mở bài, thân bài và
kết thúc một cách rõ ràng, thời gian cho từng mục được xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý
đều có những dẫn chứng và minh họa thuyết phục. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu từng
phần của một bài thuyết trình.
Mở đầu
Đây là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là bước tiếp xúc đầu tiên với khán giả.
Việc tạo ấn tượng tốt ở bước khởi đầu này rất có ý nghĩa.
Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng, ngắn gọn, lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Đồng
thời cũng cần tạo ra sự khái quát rất cao đặc biệt là phải lơi cuốn, kích thích hứng thú của
khán giả và làm rõ chủ đề của bài thuyết trình.
Trong một bài thuyết trình khoảng 45 phút, sự tập trung cao của người nghe thường ở
khoảng 10 phút đầu, sau đó giảm dần cho tới phút 30 – 35 rồi tăng trở lại ở khoảng 10 phút

cuối của bài thuyết trình. Dưới đây là biểu đồ biểu thị thời gian tập trung chú ý điển hình
của khán giả trong một bài thuyết trình khoảng 45 phút:
Bạn cần lưu ý, mức độ tập trung chú ý của khán giả ngay tại thời điểm khởi đầu là không
cao nên, tốt nhất bạn nên để dành các ý quan trọng nhất để trình bày sau khi bài thuyết trình
được vài phút.
Có 2 cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp





Mở đầu trực tiếp: Người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề và nội dung bài thuyết
trình. Hình thức này thường được thực hiện với những bài nói có nội dung làm quen,
thời gian thuyết trình ngắn hoặc những bài giảng, bài thuyết trình có tính chất thơng
báo, giải thích.
Mở đầu gián tiếp: Người thuyết trình đưa ra một lập lập nào đó rồi dẫn dắt người nghe
đến với chủ đề của bài thuyết trình.
Với việc mở đầu theo phương pháp gián tiếp người thuyết trình có nhiều cách để tạo ấn
tượng và lôi cuốn khán giả tập trung vào bài thuyết trình của mình ngay từ những phút
ban đầu như:

PPH101_Bai5_v1.0018109225

12


Đưa ra câu hỏi;
o Sự thật hay thống kê gây ngạc nhiên;
o Trích dẫn hài hước hoặc nổi tiếng;
o Đưa ra giai thoại, trích dẫn nổi tiếng;

o Sự kiện thời sự;
o Con số gây ngạc nhiên;
o Câu chuyện liên quan đến chủ đề;
o Đặt ra một tình huống “giả sử rằng”.
Tất cả những vấn đề đưa ra giúp cho khán giả có một định hướng ban đầu, họ chăm chú
tiếp tục lắng nghe những phần tiếp theo. Mỗi loại bài thuyết trình có những đặc điểm nội
dung khác nhau, phong cách của người thuyết trình cũng khác nhau. Vì vậy người thuyết
trình cần phải dựa vào đặc điểm riêng đó để chọn cho mình cách mở đầu phù hợp nhất.
Khơng nên kết hợp tất cả các cách mở đầu trên mà nên chọn một hoặc vài cách và cần tạo
cho mình phong cách riêng.
Ví dụ về cách mở đầu:
Đưa ra chủ đề nóng được nhiều người quan tâm: “Lạm phát là chủ đề nóng bỏng hiện nay
vì vậy bài thuyết trình của tơi ngày hơm nay sẽ nói về vấn đề này”.
Hoặc bắt đầu bằng những con số gây ấn tượng: “Như các bạn đã biết công ty này đang mất
dần thị phần, thế mà chúng tôi lại bị buộc phải tăng doanh số bán hàng thêm 20 – 25% cơ
đấy. Làm sao chúng tơi có thể làm được điều này trong khi thị trường đang xuống dốc? Bạn
sẽ biết điều đó ngay sau khi nghe bài thuyết trình của tôi”.
Sau khi xác định được cách mở đầu, bước kế tiếp là chuẩn bị nội dung phần mở đầu. Với
mỗi cách mở đầu khác nhau thì nội dung của phần mở đầu cũng sẽ khác nhau nhưng bất kỳ
nội dung một phần mở đầu của bài thuyết trình nào cũng có ba yêu cầu:
 Chào hỏi và làm quen: mục đích là để cung cấp thơng tin và xác định rõ vai trị của bạn
với bài thuyết trình. Trong khi giới thiệu bạn cũng nên đưa thêm chức vụ và kinh nghiệm
của mình.
 Nêu nội dung trình bày: Sau khi giới thiệu bạn nên đưa ra chủ đề chính và mục đích của
bài thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc của bài thuyết trình.
 Thơng báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thơng báo
thời gian thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.
Bên cạnh đó bạn có thể thơng báo phương thức tiến hành thuyết trình và phương thức trả
lời câu hỏi với khán giả.
Ví dụ về một số câu thường dùng trong phần mở đầu của bài thuyết trình:

Phần chào hỏi làm quen
 Chào mừng các bạn!
 Xin chào mọi người!
 Kính chào quý vị đại biểu!
Phần nêu nội dung
 Bài thuyết trình của tơi gồm ba phần. Đầu tiên là…….Phần thứ hai là…….Thứ ba
là…….Cuối cùng là………
o

PPH101_Bai5_v1.0018109225

13


Tơi sẽ nói về………
 Tơi sẽ nói qua về…….
 Tơi sẽ nói cho các bạn vài điều căn bản về……
 Tôi sẽ cho các bạn nghe lịch sử của……
 Tôi muốn tập trung nói về ……
Phần thơng báo thời gian và phương thức trả lời thuyết trình:
 Trong khoảng thời gian 30 phút, tôi sẽ ……
 Trong khi tôi thuyết trình, các bạn có thể đặt câu hỏi bất kỳ lúc nào.
 Tôi sẽ giành thời gian cuối buổi thuyết trình để cho phần giải đáp thắc mắc.
 Sau khi tơi thuyết trình các bạn có thể đưa ra câu hỏi của mình.
Với những gợi ý trên các bạn hãy chuẩn bị phần mở đầu cho bài thuyết trình của nhóm
trong buổi học tập trung.


Thân bài
Thơng thường trong một buổi thuyết trình, sự tập trung cao nhất của khán giả đạt được

trong 20 phút đầu và 10 phút cuối của buổi thuyết trình.
Sau 20 phút có thể qn 40% những gì nghe được, sau nửa ngày đã quên mất 60% và sau
một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị qn. Chính vì vậy xác định nội dung chính là điều
rất quan trọng.
Bất kỳ nội dung bài phát biểu nào cũng cần phải có sự logic và trình bày một cách rõ ràng
với thông tin đầy đủ. Để không bỏ sót bất kể điều gì, bạn có thể sử dụng trình tự soạn thảo
nội dung bài thuyết trình sau:
Giới hạn thân bài từ 3-4 ý chính, các ý này đã được xác định trong phần phác thảo đề
cương thuyết trình. Người thuyết trình cần bám sát vào dàn ý trong đề cương để soạn
thảo nội dung.
 Phác thảo nội dung chi tiết bài thuyết trình: Đầu tiên bạn hãy hình dung ra những từ mà
bạn muốn khán giả nghe, viết ra tất cả những điều bạn muốn đưa vào trong bài thuyết
trình.
 Hồn chỉnh nội dung bài thuyết trình: sau khi có được bản phác thảo nội dung đầu tiên
bạn nên đọc lại bản thảo một lượt để chắc rằng các dữ kiện được sắp xếp theo trật tự
hợp lý, logic và mọi thông tin cần thiết đã được đưa vào. Bạn nên chỉnh đi chỉnh lại cho
đến khi hài lịng với nó.
Phân bổ thời gian thuyết trình cho hợp lý, đảm bảo thời lượng đủ cho việc truyền tải thông
tin ở cả ba phần mở đầu, thân bài, kết thúc.
Để có thể soạn thảo nội dung bài thuyết trình được tốt nhất bạn cần lưu ý:
 Khơng đưa những thông tin rườm rà, không cần thiết vào bài thuyết trình. Bạn nên đưa
vào những thơng tin quan trọng để tăng tính hấp dẫn cho bài thuyết trình. Các thông tin
đã được thu thập và chọn lựa trong quá trình nghiên cứu trước đây. Mức độ ưu tiên của
thơng tin gồm ba loại: Thông tin phải biết, thông tin nên biết và thông tin cần biết.
 Triển khai các vấn đề theo dạng các câu hỏi tại sao, như thế nào… Tự đặt câu hỏi và trả
lời câu hỏi bạn sẽ tự lường trước được các câu hỏi và tình huống cần có trong bài
thuyết trình.


PPH101_Bai5_v1.0018109225

14




Bạn nên nghĩ ra nhiều cách, ý tưởng khác nhau để diễn đạt cùng một ý. Sau đó chọn ra
cách mà bạn thấy mình trình bày một cách tự nhiên nhất. Bạn cũng cần sử dụng những
cấu trúc câu đơn giản và dễ hiểu để diễn đạt ý. Để có thể viết được các câu tự nhiên và
đơn giản, bạn có thể tham khảo bảng dưới đây:
Nên

Khơng nên

Sử dụng những câu đơn giản, trực tiếp

Không dùng những biệt ngữ hoặc ngôn ngữ
không phù hợp.

Sử dụng đại từ “tôi” và “các bạn”
Sử dụng các động từ tích cực (chạy, đi, làm,
sử dụng…)

Tránh đưa vào các ý không phù hợp.

Điểm xuyết bài thuyết trình bằng các tính từ.

Khơng nên soạn bài thuyết trình theo kiểu
“văn viết”.

Chuẩn bị và tập trình bày trước để tránh sai
sót.

Tránh tạo áp lực cho cử tọa bằng cách cung
cấp quá nhiều thông tin chi tiết.

Đưa vào các ví dụ và so sánh tương đờng để
minh họa cho các ý.

Không tỏ vẻ kiểu cách với cử tọa.
Không bắt chước người khác, bởi nó có thể
hợp với họ, nhưng không hợp với bạn.

Khi viết bạn cần phải xác định được sự khác nhau giữa văn nói và văn viết. Dưới đây
là một số gợi ý để bạn có thể điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói:
Cấu trúc câu

Cách thể hiện

Ngữ pháp

Nói: “Tơi đang làm việc với hệ thống kế toán…”

Hãy cố tránh những câu đúng về mặt
ngữ pháp nhưng khi đọc lên có vẻ cứng
nhắc. Để tạo ấn tượng trực tiếp hãy sử
dụng ngôi thứ nhất, thứ hai (Tôi và các
bạn) và các động từ chủ động.

Thay vì: “Hệ thống kế tốn mà tơi đang làm là…

Cú pháp

Nói: “Chi phí thấp và sản lượng tăng – đó là những
điều chúng ta cần phải làm”

Luôn đặt những sự kiện quan trọng hay
thú vị nhất lên đầu tiên. Không nên mở
đầu câu bằng một mệnh đề phụ hoặc
những lời lẽ cần để trong ngoặc đơn.

Nói: “Các anh phải cơng nhận những vấn đề
này…”
Thay vì: “Điều quan trọng là phải cơng nhận những
vấn đề này…”

Thay vì: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí và nâng
cao sản lượng”
Nói: “Điều này có thể tạo sự khác biệt hồn tồn”
Thay vì: “Mặc dù đây là những chi tiết nhỏ, song
nó có thể tạo sự khác biệt”.
Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle




Nên bổ sung thêm các ví dụ thích hợp để nhấn mạnh các ý chính.
Sử dụng dẫn chứng minh họa phù hợp:

Trong khi thuyết trình, nhiều khi bạn phải sử dụng đến hình ảnh, dẫn chứng minh họa như

đồ thị, hình ảnh, bảng số liệu thống kê... Vậy thì khi dùng hình ảnh dẫn chứng minh họa
bạn phải giới thiệu chúng như thế nào đây? Trong khi sử dụng hình ảnh minh họa hãy nhớ
để khán giả có thời gian để hiểu thông tin của dẫn chứng minh họa, bạn nên tạm ngừng nói
trong giây lát để khán giả có thời gian nhìn phần minh họa mình đưa ra và sau đó, hãy giải
thích tại sao hình ảnh hay dẫn chứng minh họa đó lại quan trọng.
Ví dụ: Bạn có thể dùng những cụm từ sau khi thuyết trình đến phần minh họa này: Biểu đồ này
cho thấy…; Nhìn vào đồ thị này…; Nhìn vào đây, các bạn sẽ thấy…; Tơi muốn các bạn hãy
nhìn vào đây…; Biểu đồ này minh họa số liệu…; Biểu đồ này cho thấy sự sụt giảm của…

PPH101_Bai5_v1.0018109225

15


Chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang nói có thể đều mới mẻ đối với
khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài nói nhưng bạn nên cho khán giả biết khi bạn
chuyển sang một ý mới, có như vậy khán giả mới tiện theo dõi và sẵn sàng nghe những
điều tiếp theo. Khơng nên chuyển ý một cách đột ngột vì như vậy người nghe sẽ rất bất
ngờ. Hơn nữa việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung hơn.
 Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp từ ý
này sang ý khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa.
 Chuẩn bị những mẩu giấy ghi chú: Thay vì liệt kê trên một mặt giấy tồn chữ bạn có
thế liệt kê vài ý chính trên một mẩu giấy. Viết những ý chính ngắn gọn cô đọng hoặc
những từ những đoạn quan trọng trong bản phác thảo nội dung thuyết trình và đánh số
hoặc ký hiệu sao cho mình dễ nhìn nhất khi trình bày.
Kết thúc
Bạn có mở đầu bài thuyết trình lơi cuốn, nội dung nhiều thông tin hấp dẫn nhưng kết thúc
hụt hẫng, khán giả sẽ cảm thấy thế nào? Bài thuyết trình của bạn liệu đã thành cơng chưa?
Phần kết thúc ấn tượng cũng quan trọng không kém với phần mở đầu. Để kết thúc bài thuyết
trình ấn tượng bạn cần:











Lơi kéo sự chú ý của thính giả: Bạn cần phải làm cho khán giả biết bài thuyết trình của
mình đang đi dần vào phần kết thúc. Bạn có thể sử dụng những cụm từ như “Về ý cuối
cùng” hoặc “để kết luận” nhằm thông báo cho khán giả bạn sắp tóm lại những gì vừa
trình bày. Khán giả sẽ chú ý tập trung để nắm bắt lại những điều đã bỏ sót.
Thơng báo trước khi kết thúc: bạn cũng đừng ngại việc thông báo rõ khi kết thúc bài
thuyết trình. Bạn có thể sử dụng những cụm từ như “tóm lại”, “tổng kết lại” hay “cuối
cùng” để cho khán giả biết rằng đây là phần kết thúc bài thuyết trình.
Tóm tắt lại những điểm chính: hãy trình bày lại những điểm chính của bài thuyết trình
một cách thật ngắn gọn, nhấn mạnh vào điểm cốt lõi hoặc đưa ra một thơng điệp quan
trọng liên quan tới bài thuyết trình
Kết thúc bằng một nhận xét tích cực: Bạn có thể nhấn mạnh những lợi ích hay biểu lộ
sự tin tưởng với khán giả khi nghe xong bài thuyết trình. Đưa ra một nhận định để có
thể lưu lại trong lịng khán giả một ấn tượng tốt đẹp. Không giảng giải lan man dài dịng
những nhận định cuối đó.
Bạn nên mỉm cười và cám ơn khán giả đã tham dự buổi thuyết trình.

Chuẩn bị tâm lý và hình thức cho buổi thuyết trình

Chuẩn bị về tâm lý và hình thức cũng là yếu tố quan trọng như việc chuẩn bị bài thuyết
trình. Cùng với nội dung thuyết trình, tác phong chuyên nghiệp và tự tin sẽ góp phần quyết

định sự thành cơng của một buổi thuyết trình.
 Chuẩn bị tâm lý
Tâm lý run sợ, hồi hộp, lo lắng là những yếu tố mà các thuyết trình viên hay mắc phải,
nhất là đối với những thuyết trình viên mới. Khi đứng trước một lượng khán giả lớn,
người thuyết trình hay mất bình tĩnh, mất tự tin và cảm thấy khó truyền tải thông tin tới
khán giả. Đây là một rào cản không nhỏ với người thuyết trình.
Hầu hết mọi người đều căng thẳng khi mới thuyết trình. Khán giả sẽ nhìn nhận và hiểu
được sự căng thẳng của bạn. Nhưng thực tế, đa số khán giả khi đến tham dự buổi thuyết

PPH101_Bai5_v1.0018109225

16


trình là muốn biết thơng tin, chứ khơng phải chỉ đến để đánh giá thuyết trình viên. Nếu
thơng tin người thuyết trình mang đến thực sự hữu ích với khán giả thì sẽ làm yếu tố
căng thẳng giảm bớt. Nếu mình căng thẳng q thì sẽ rất khó truyền đạt thơng tin tới
khản giả. Vì vậy làm thế nào để vượt qua sự căng thẳng là điều rất quan trọng. Để không
bị căng thẳng bạn cần:
o Nắm chắc nội dung bài thuyết trình;
o Chuẩn bị chu đáo và thực hành thuyết trình trước;
o Đọc/nhớ một số ý chính đầu tiên;
o Trong quá trình thuyết trình nên nhìn mọi người và cười tươi;
o Di chuyển và hít thở sâu;
o Suy nghĩ theo hướng tích cực.



Bạn hãy suy nghĩ và viết ra lý do khiến bạn hay bị căng thẳng mất tự tin thậm chí lo sợ
khi phải đứng lên trình bày hay thuyết trình một vấn đề trước đám đơng (trong 5 phút):

Hình thức bên ngồi
Ấn tượng ban đầu thường rất mạnh mẽ và khó thay đổi. Chúng ta thường đánh giá về
một người trong lần gặp đầu tiên qua cách ăn mặc và phong thái của họ. Tương tự, khi
bạn bước lên bục phát biểu, cũng hình thành những đánh giá về bạn dựa trên những ấn
tượng mà họ nhìn thấy bạn. Do đó, việc chọn lựa và quyết định chuyển tải hình ảnh như
thế nào đến khán giả qua cái nhìn đầu tiên có ý nghĩa rất quan trọng. Đơi khi việc tạo
được ấn tượng đầu tiên có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của bài thuyết trình.
Để gây ấn tượng tốt, bạn cần chú ý những vấn đề sau:
o Quan tâm đến hình thức bên ngoài để gây ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu.
Đảm bảo rằng hình thức bên ngồi của bạn khơng trái ngược với thơng điệp
trình bày.
o Chọn bộ trang phục mà khi mặc bạn thấy thoải mái, lịch sự.
o Cử chỉ, dáng điệu, nét mặt, thái độ cần tự tin, nhẹ nhàng.
Luyện tập để thành cơng
Luyện tập thuyết trình là khâu thiết yếu trong q trình chuẩn bị. Thành cơng hay thất
bại của buổi thuyết trình phụ thuộc vào sự chuẩn bị và diễn tập của bạn.
Vì vậy luyện tập càng nhiều càng tốt. Trong quá trình luyện tập bạn cần:
o Ghi nhớ tư liệu và trình tự trình bày
o Luyện tập giọng nói với những âm điệu phù hợp.
o Luyện tập theo nhóm để mọi người có thể góp ý cho bạn.
o Luyện tập để căn đúng tiến độ thời gian thuyết trình.
o Thể hiện giao tiếp phi ngơn từ như giao tiếp bằng mắt, động tác tay hoặc hình thể.
Luyện tập là cơ hội tốt nhất để bạn hồn thiện bài thuyết trình, đảm bảo sức thuyết phục
cho nội dung bạn định trình bày. Lúc đầu bạn nên đọc tồn bộ bản thuyết trình đã chuẩn
bị, khi cảm thấy hài lòng và thoải mái hãy đứng trước gương thử thuyết trình và sử dụng
các mẩu giấy ghi nhớ. Lần đầu có thể bạn sẽ cảm thấy căng thẳng, khơng thoải mái
nhưng sau đó, bạn rút kinh nghiệm và dần trở nên bình tĩnh, tự tin hơn.
o



PPH101_Bai5_v1.0018109225

17


Bạn cứ luyện tập cho đến khi nào khơng cịn thấy bị phụ thuộc vào các mẩu giấy ghi
nhớ. Khi đã sẵn sàng, bạn nên thử thuyết trình cho một số người bạn nghe để họ góp ý
thậm chí là hướng dẫn bạn sửa các nhược điểm. Trong khi luyện tập, một điều bạn cần
chú ý đó là kiểm sốt âm lượng giọng nói, nói một cách truyền cảm để mọi người đều
nghe rõ bạn.
Các công tác hậu cần cho buổi thuyết trình

Các cơng tác hỗ trợ và cơng tác hậu cần cho buổi thuyết trình đóng vai trị quan trọng làm
nên sự thành cơng của buổi thuyết trình. Bạn cần lên kế hoạch cẩn thận và thiết thực để có
nhiều thời gian tập trung hồn thiện bài thuyết trình đồng thời tránh được các vấn đề
phát sinh.
Trong quá trình sắp xếp lịch trình bạn cần chú ý đến những vấn đề sau: Lúc nào thì chuẩn
bị xong nội dung bài thuyết trình. Nếu địa điểm thuyết trình ở xa thì bạn cần lên kế hoạch
đi lại và ăn nghỉ. Chuẩn bị sẵn sàng về hình thức và tâm lý cho bản thân trước khi thuyết
trình 3 tiếng. Dành 1 tiếng trước thuyết trình để xem xét lại nội dung bài thuyết trình. Thiết
bị hỗ trợ thuyết trình như thế nào?
Một số vấn đề liên quan tới công tác tổ chức và hậu cần:
 Nắm rõ địa điểm thuyết trình
Địa điểm thuyết trình là một trong những yếu tố quyết định sự thành cơng của buổi
thuyết trình. Bạn nên xem xét trước địa điểm bạn sẽ thuyết trình để nắm rõ cách bố trí
khán phịng từ đó chọn cho mình chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý. Bạn cũng nên xác
định xem liệu có vật cản nào che khuất tấm nhìn của khán giả khơng. Đồng thời kiểm
tra vị trí cửa ra vào, ổ điện, các thiết bị khác và cố gắng cảm nhận bầu khơng khí
trong phịng.

 Lên kế hoạch đi lại
Bạn cần tính tốn kỹ lưỡng thời điểm khởi hành để tránh tình trạng đến muộn và khơng
đủ thời gian chuẩn bị. Thời gian cần thiết để cho việc đi lại sẽ là thời điểm có mặt tại
địa điểm thuyết trình cộng thời gian đi lại và cộng thêm ít nhất khoảng 1 tiếng để đảm
bảo an tồn. Nếu phải di chuyển xa bằng máy bay hoặc tàu thì bạn cần dự trù thêm
trường hợp trễ bay đồng thời cần bố trí thêm thời gian nghỉ ngơi phục hồi sức khỏe
trước khi tham dự thuyết trình.
 Chuẩn bị các tài liệu có liên quan.
Để tăng thêm phần ấn tượng và hấp dẫn của bài thuyết trình với khán giả, bạn nên chuẩn
bị thêm các tài liệu khác hỗ trợ nhằm minh chứng và cụ thể hóa vấn đề bạn trình bày.



Các tài liệu hỗ trợ có thể là bản tóm tắt các ý chính của bài thuyết trình, bản in nội dung
slide bạn đang dùng để trình bày, các bài báo hay tạp chí bổ sung thơng tin cho bài
thuyết trình. Bạn cần chỉ dẫn để khán giả hiểu về nội dung và mục đích sử dụng từng
loại tài liệu nếu bài thuyết trình có nhiều loại tài liệu.
Hệ thống âm thanh ánh sáng
Trong quá trình kiểm tra địa điểm thuyết trình, bạn cần chú ý đến việc kiểm tra hệ thống
ánh sáng để đảm bảo: độ sáng đầy đủ khắp phòng, sân khấu được chiếu sáng đủ. Nếu
phịng có nhiều cửa sổ cần kéo màn cửa sổ để che bớt ánh sáng khi sử dụng thiết bị
màn chiếu.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

18


Trong những trường hợp thuyết trình ở hội trường lớn đơng người hoặc ngồi trời bạn
nên sử dụng micro và hệ thống loa. Khi kiểm tra âm thanh bạn nên nhờ người đứng ở

một vài vị trí khác nhau trong phịng để xem tại đó họ có thể nghe rõ bạn nói khơng.


Phương tiện nghe nhìn
Cựu giáo sư tâm lý học của trường Đại học UCLA là
Albert Mehrabian là người tìm ra quy luật 7% - 38% - 55%.

Hình ảnh cử chỉ 55%

Chỉ có 7% liên quan đến ngơn từ.
38% liên quan đến ngữ điệu, chẳng hạn âm lượng, giọng
nói, sự diễn cảm trong cách diễn đạt…

Giọng nói 38%

Lời từ 7%

55% quá trình giao tiếp liên quan đến các yếu tố phi ngơn từ.
(Nguồn: Báo Doanh Nhân Sài Gịn Cuối Tuần)

Qua bài nghiên cứu này các bạn có thể thấy sức mạnh truyền đạt qua ngơn từ chỉ có 7%,
qua giọng nói là 38%, qua hình ảnh là 55% vì thế các phương tiện nghe nhìn sẽ đóng
một phần khơng nhỏ với sự thành cơng của bài thuyết trình. Các phương tiện hỗ trợ
nghe nhìn sẽ giúp minh họa rõ ràng hơn những vấn đề phức tạp.
Hiện nay có rất nhiều loại thiết bị nghe nhìn, việc chọn lựa các loại thiết bị hỗ trợ cũng
khá quan trọng. Bạn cần chọn lựa thiết bị phù hợp với bài thuyết trình và quy mơ
khán giả.
Khi có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên đến kiểm tra khán phịng xem ở
đó đã có sẵn những thiết bị bạn dự định sử dụng chưa. Bạn cần dành thời gian để tập
làm quen với việc sử dụng và các thao tác điều khiển thiết bị này để tránh các trục trặc,

hư hỏng xảy ra khi đang thuyết trình. Ngồi ra, bạn nên đề phịng những trục trặc kỹ
thuật có thể xảy ra với các thiết bị bằng cách in tài liệu phát trước cho khán giả.
Tiến hành thuyết trình
Trình bày nội dung bài thuyết trình
Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình

Một bài thuyết trình thường có ba phần mở bài, thân bài và kết luận. Trong đó, câu mở đầu
và câu kết luận của bài thuyết trình cần phải rất chú trọng.
Mở đầu bài thuyết trình thành cơng đã đem lại thắng lợi 50% cho bài thuyết trình. Phần mở
đầu cần gây ấn tượng mạnh mẽ và đầy sức thuyết phục. Trên thực tế, điều này phụ thuộc
khá nhiều vào kinh nghiệm của những người thuyết trình chuyên nghiệp.
Để thu hút được sự chú ý của khán giả, người thuyết trình cần có cách tiếp cận bài bản, có
sự khống chế về thời gian, đặc biệt cần phải tạo hiệu ứng để truyền cảm hứng đến người
nghe. Người thuyết trình sẽ dễ tiếp cận với người nghe hơn khi họ cảm thấy nội dung đang
nghe là cần thiết và hấp dẫn. Như đã đề cập ở mục chuẩn bị thuyết trình – phần cấu trúc
của một bài thuyết trình, phần mở đầu thường bao gồm các nội dung:


Chào những người tham dự và giới thiệu về mình: mục đích là để cung cấp thông tin và
xác định rõ vai trị của bạn với bài thuyết trình.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

19


Ví dụ
Chào những người tham dự
 Xin chào tất cả các bạn, tơi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sáng ngày hôm nay…
 Xin chào tất cả các bạn tơi rất vinh dự được có mặt ở đây ngày hôm nay. Xin tự giới thiệu tên

tôi là…
 Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà. Tên tôi là… và tôi đang là…
 Xin chào tất cả mọi người. Tơi là … và tơi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về… đến
các bạn.
 Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay. Tên tôi là… và tôi
đến từ…





Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình: chủ đề chính và mục đích của bài thuyết trình, giới
thiệu ngắn gọn cấu trúc của bài thuyết trình.
Chẳng hạn như: Trong đó, tơi chia bài thuyết trình thành 3 phần: tơi sẽ đề cập với các
bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, tơi đề cập đến... sau đó, tơi sẽ đi vào phần… và cuối
cùng, tơi sẽ nói cho các bạn…
Thơng báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thơng báo
thời gian thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.
Những điều nên và khơng nên khi mở đầu một bài thuyết trình:
Nên

Khơng nên

Đưa ra một thông báo hoặc thống kê;

Bắt đầu bằng một lời xin lỗi;

Chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với
khán giả;

Sử dụng câu hỏi thăm dị;

Đưa ra những trích dẫn, minh họa phù hợp;

Đi quá xa chủ đề;

Trích dẫn danh ngôn nổi tiếng;

Không biết cách đi lên bục thuyết trình;

Thuật lại câu chuyện có liên quan;

Lúng túng khơng biết sử dụng các thiết bị
hỗ trợ.

Sử dụng tình huống gây sốc;

Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ;

Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu
hỏi bất ngờ.


Mở đầu bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức bạn có thể sử dụng trong
bài thuyết trình của mình. Những tình huống gây sốc sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị
thu hút vào bài nói của bạn, tuy nhiên bạn cũng cần chú ý không nên sử dụng những
tình huống quá sốc hoặc gây phản cảm cho người nghe.
Ví dụ:
Mở bài bằng một tình huống gây sốc
Trong một buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm của một cơng ty kinh doanh theo mạng. Thay

vì vào đề một cách thơng thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hơm đó đã tặng
cho 3 người tham gia mỗi người một phong bì chứa 100 ngàn.
Tất cả mọi người đều bất ngờ và khơng hiểu điều gì đang xảy ra. Người thuyết trình viên
chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ như 3 vị khách vừa rồi? Và ngày
hôm nay tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiếm tiền nhanh hơn và nhiều hơn cho bạn.



Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn
bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là
những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ
phản tác dụng.

PPH101_Bai5_v1.0018109225

20


Ví dụ
Mở đầu bằng cách chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với khán giả
Larry King, một trong những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng của đài CNN thường sử dụng
phương pháp này. Trong nhiều cuộc thuyết trình, thay vì một tác phong trang trọng ơng lại
bắt đầu bằng cách nói lên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những chia sẻ
chân tình của ơng thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo
tay nồng nhiệt.
Mở đầu bằng cách sử dụng câu hỏi bất ngờ
Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản,
hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe. Những câu hỏi đơn giản:
Hôm nay quý vị cảm thấy thời tiết như thế nào? Trên thị trường có các sản phẩm nào tích
hợp tính năng 3 trong 1, quý vị có biết khơng ạ?...

Trình bày phần thân bài

Trong phần mở đầu người thuyết trình đã giới thiệu những nội dung chính của bài thuyết
trình và thính giả đã bước đầu được tiếp cận với những nội dung đó. Trong phần thân bài
người thuyết trình cần bám chắc vào các nội dung đã giới thiệu. Khi trình bày phần thân
bài cần phải rõ ràng, mạch lạc, các ý chính liên kết với nhau, có logic chặt chẽ. Đặc biệt
cần chú ý cách dẫn dắt, chuyển tiếp giữa các vấn đề. Người thuyết trình cần phải tạo ra một
sự gắn kết, liền mạch xuyên suốt bài thuyết trình. Khi trình bày phần nội dung cần chú ý
đến những vấn đề sau:
 Phát triển nội dung các ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe khơng hiểu.
 Trình bày với ngơn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ
gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi.






Giới hạn thời gian phát biểu: thơng báo trước thời gian dự kiến thuyết trình để cử tọa
biết họ cần tập trung trong bao lâu. Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta chỉ có 20 phút, vì vậy cho
phép tôi được đi thẳng vào vấn đề…”. Sau đó, bạn nhắc lại với cử toạ rằng thời gian
thuyết trình diễn ra đúng dự kiến như: “Chúng ta cịn khoảng 5 phút nữa. Vậy để tóm
tắt, cho phép tơi nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý của bài thuyết trình. Nếu khán
giả muốn đặt câu hỏi hoặc tỏ ra khơng đồng tình với quan điểm bạn trình bày, bạn có
thể nói với họ sẽ trả lời sau và tiếp tục thuyết trình cho hết bài.
Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác, sử dụng thành thạo phương tiện
hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn.
Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…
Các phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ. Các câu thể hiện trên slide

màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu được ra các ý chính. Mỗi trang thuyết trình
(slide) cần từ 3 đến 5 câu. Các câu thể hiện trên slide giúp người thuyết trình dễ dàng
theo sát nội dung theo cách logic nhất và giúp người nghe tiện theo dõi.
Qua tình huống dấn nhập ở phần đầu các bạn có thể thấy: Steve Job thu hút toàn bộ sự
chú ý của khán giả mà không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp.
Bên cạnh đó là cách kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với
từng con số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa.
Cần có sự chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang đưa ra thông qua
bài thuyết trình có thể là thơng tin mới đối với khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc

PPH101_Bai5_v1.0018109225

21





bài thuyết trình. Vì vậy, bạn nên cho khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một ý mới.
Điều đó sẽ giúp khán giả tiện theo dõi và sẵn sàng nghe ý mới. Việc dùng các từ nối
còn giúp cho người nghe tập trung và khơng bị bỏ sót ý.
Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp từ ý
này sang ý khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa.
Cần có sự giao lưu khán giả: giao lưu được thể hiện qua những câu hỏi mở với khán giả
xem kẽ trong lúc thuyết trình. Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu.
Hoặc đôi lúc đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ
trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình
phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị
câu trả lời của khán giả làm lạc đường.
Trình bày phần kết luận

Phần kết luận cần phải gây ấn tượng để lưu lại dấu ấn trong lịng khán giả. Để có phần kết
luận tốt và ấn tượng, bạn cần lưu ý:
 Nhắc lại các vấn đề chính bạn đã đề cập trong bài thuyết trình để khán giả ghi nhớ nội
dung bài thuyết trình của bạn. Với những bài nói dài và phức tạp cần có một bản tóm
tắt trước khi kết thúc bài thuyết trình.
 Kết thúc bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề,
bạn sẽ có thể lưu lại trong lịng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo.
 Bạn cũng có thể đưa ra lời thách đố hay lời kêu gọi tới thính giả. Cách kết thúc này rất
có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe.





Kết thúc bài thuyết trình của bạn ở cao trào bằng cách điểm lại lợi ích mà người tham
dự có được nếu họ ủng hộ ý tưởng của bạn.
Trước khi kết thúc bài thuyết trình bạn nên bước lên phía trước, vị trí gần khán giả nhất
để khán giả có thể thấy bạn rõ hơn. Giữ dáng vẻ tự tin, thân thiện đưa ra những câu kết
luận dứt khoát.
Bạn phải nhớ rằng một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng luôn là yếu tố quyết định sự thành
công của bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo và kết hợp các gợi ý sau khi trình bày
phần phần kết thúc:
o Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu, ngắn gọn.
o Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm, ngắt nhịp sau những từ, cụm từ trọng tâm để tăng
thêm sự quan trọng của chúng.
o Sử dụng điệp âm, lặp lại vài từ để nhấn mạnh.
Kết thúc một buổi thuyết trình khơng đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi việc. Đặc biệt
với những buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết trình đóng vai
trị quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng.

Ví dụ: Bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của hãng. Công việc
sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì? Đó là:
Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó khơng chỉ cho ta biết sự
quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa đạt của buổi giới
thiệu từ khâu tổ chức tới khâu thực hiện

PPH101_Bai5_v1.0018109225

22






Có thể cung cấp cho người tham dự một số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới
buổi thuyết trình hoặc tạo một hình ảnh trong trí nhớ của họ về sản phẩm.
Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể không là khách
hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng tiềm năng cho lần sau.
Vậy các điều cần làm sau một buổi thuyết trình là:
o Thống kê đánh giá của người tham gia;
o Cung cấp tài liệu hay quà tặng;
o Giữ liên lạc với những người tham gia.

Đặt và trả lời câu hỏi đối với khán giả

Đã có rất nhiều buổi thuyết trình thất bại do thuyết trình viên xử lý các câu hỏi của khán
giả một cách khơng thỏa đáng. Do đó, trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, bạn nên
học cách xử lý các dạng câu hỏi khó và rắc rối để rèn luyện sự tự tin khi đứng trước những
câu hỏi của những khán giả khó tính hoặc đối nghịch.

Chuẩn bị kỹ phần hỏi đáp

Bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời câu hỏi của khán giả là điều rất
quan trọng. Chìa khóa thành cơng cho vấn đề này là ở chỗ công tác nghiên cứu, xây dựng
và soạn bản thảo phải được chuẩn bị và tiến hành kỹ lưỡng. Sau khi hoàn tất bản dự thảo,
bạn hãy đọc lại nhiều lần và lưu ý tìm lời giải đáp cho các vấn đề chưa được nhắc đến.
Sau đó, bạn hãy thử trình bày bài thuyết trình của mình cho bạn bè hoặc đồng nghiệp nghe
và yêu cầu họ đặt câu hỏi. Hãy cố gắng trả lời các câu hỏi đó và nếu cần bổ sung thêm
thơng tin vào bài thuyết trình. Tuy nhiên, bạn hãy lường trước mọi khả năng, mặc dù bài
thuyết trình rất tốt, nhưng người nghe vẫn có thể đặt ra những câu hỏi phức tạp mà bạn
chưa nghĩ tới.
 Dự đoán các câu hỏi của khán giả
o Nên nghĩ đến những câu hỏi mà khán giả có thể hỏi bạn ngay từ khi bạn lập đề
cương cho buổi thuyết trình.
o Trong giai đoạn luyện tập, hãy khuyến khích những người trong nhóm đặt ra càng
nhiều câu hỏi càng tốt.
 Luyện tập cách trả lời câu hỏi
Qua cách một thuyết trình viên trả lời câu hỏi của khán giả người ta sẽ đánh giá mức độ
chuyên nghiệp và độ khéo léo của thuyết trình viên đó. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước
khi thuyết trình sẽ giúp bạn tự tin trả lời câu hỏi. Bạn cần có sự chuẩn bị, luyện tập cách
trả lời câu hỏi trước khi thuyết trình bằng cách:
o Nhờ bạn bè nghe mình thuyết trình rồi đặt câu hỏi;
o Ghi âm câu trả lời rồi nghe lại, tự điều chỉnh cho hợp lý.
Ứng xử với câu hỏi của khán giả

Thông báo về cách thức và thời điểm khán giả có thể đặt câu hỏi

PPH101_Bai5_v1.0018109225

23

Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc,
hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hơm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi
và yêu cầu từng người hỏi một.
Khi nhận được câu hỏi của khán giả, bạn cần lưu ý:
 Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực:
Khán giả bao giờ cũng có những phản ứng khác nhau trước những thơng tin bài thuyết
trình đưa ra. Phản ứng đó có thể là tích cực và cũng có thể là tiêu cực. Cho dù giọng
điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí, gay gắt, bạn cũng nên cố gắng giữ bình
tĩnh và tạo sự ơn hịa.
 Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của khán giả
Để trả lời tốt và đúng vấn đề, điều đầu tiên là bạn phải lắng nghe câu hỏi cẩn thận. Bạn
cần chú ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ, khơng nhìn quanh khán phịng,
nhìn xuống sàn hay nhìn lên trần nhà. Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè hay căng thẳng,
bạn hãy khích lệ hoặc động viên họ nói rõ hơn. Nếu vẫn không hiểu câu hỏi của khán
giả, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như: “Theo tơi hiểu, bạn đang
hỏi về…” “có phải bạn hỏi là…”, “tôi hiểu câu hỏi của bạn là…., có đúng khơng”?
Bạn cũng có thể u cầu người hỏi nhắc lại hoặc đưa ra ví dụ về ý cần hỏi.
 Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả
Sử dụng nguyên tắc 25%-75%. Sử dụng khoảng 25% sự giao tiếp bằng mắt với người
đặt câu hỏi và 75% sự giao tiếp bằng mắt với những người nghe trong khán phịng. Khi
bạn nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi nhưng khi trả lời câu hỏi bạn
cần hướng đến tất cả khán giả. Bạn cũng nên nhắc lại câu hỏi trước khi trả lời trước toàn
bộ khán giả để chắc chắn rằng bạn hiểu đúng và trả lời thẳng vào vấn đề.
Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt ra cho thuyết trình viên
Hầu hết các câu hỏi của cử tọa đều có mục đích chung, chứ khơng có mục đích cá nhân.
o Câu hỏi tóm tắt: “Tóm lại, những gì anh/ chị trình bày là…Tơi nói như thế đúng
khơng?”. Người hỏi muốn tóm lược lại những gì diễn giả vừa trình bày.
o Câu hỏi trực tiếp: “Anh/chị làm ơn cho tôi biết về dịch vụ mà công ty cung cấp ở

nước X?”. Người hỏi trực tiếp đề nghị cung cấp thêm thông tin.
o Câu hỏi Tôi và của Tôi: “Khi mẹ tôi thử nghiệm những gì bạn nói, bà thấy hồn tồn
ngược lại. Anh/ chị giải thích điều này như thế nào?”. Người hỏi dùng kinh nghiệm
cá nhân để đặt ra câu hỏi.
o Câu hỏi gặng: “Làm thế nào mà Anh/chị nói X, nhưng sau đó lại khăng khăng là
Y?”. Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả.
o Câu hỏi thiếu thiện chí: “Khi nào thì cơng ty anh/chị trở lại mức của năm 1995?”.
Người hỏi có dụng ý khơng tốt.
o Câu chuyện khoe khoang: “Anh/chị đã nói chuyện này với người bạn thân của tôi ở
X chưa?”. Người hỏi muốn chứng tỏ khả năng gây ảnh hưởng của mình.
o Cố gắng trả lời nhanh và thẳng vào vấn đề
o Bạn có thể suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi nhưng không nên quá lâu. Với câu hỏi
đơn giản bạn chỉ nên suy nghĩ ít hơn 10 giây. Với câu hỏi khó hơn bạn có thể suy
nghĩ lâu hơn nhưng khơng nên quá 1 phút. Nếu bạn suy nghĩ quá lâu khán giả sẽ

PPH101_Bai5_v1.0018109225

24


cảm thấy ghi ngờ về sự hiểu biết của bạn. Khi trả lời bạn cố gắng trả lời thẳng vào
vấn đề tránh dài dòng lan man. Câu trả lời cần phải có đủ ý để bao quát cả vấn đề
nhưng cũng cần ngắn gọn để người nghe dễ hiểu. Cuối phần trả lời bạn nên cảm ơn
với người đặt câu hỏi. Vì vậy, việc dự đốn câu hỏi và luyện tập trả lời câu hỏi trước
khi thuyết trình là rất quan trọng.
 Thái độ chân thành và thẳng thắn khi gặp câu hỏi khó trả lời
Thỉnh thoảng, bạn sẽ gặp những câu hỏi khó của khán giả mà ngay lúc đó bạn khơng trả
lời được. Điều này là rất bình thường, bạn hãy tỏ ra thẳng thắn và trung thực với khán
giả. Nếu bạn không nắm rõ thông tin, dữ kiện để trả lời câu hỏi, thì hãy thẳng thắn thừa
nhận với họ, đừng cố trình bày vịng vo, tránh né câu hỏi của họ. Điều đó chỉ làm khán

giả nghi ngờ tính xác thực tồn bộ phần trình bày của bạn. Bạn cũng có quyền từ chối
trả lời câu hỏi hoặc hẹn sẽ trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình (khi bạn có thời gian để
tìm câu trả lời). Trong trường hợp bạn biết chắc chắn một người trong khán phịng có
thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó trả lời thay bạn.
Ứng phó với những câu hỏi không thể trả lời ngay được
Trong những trường hợp câu hỏi khó, bạn khơng biết câu trả lời, hoặc chỉ có thể nghiên
cứu kỹ mới trả lời được, thì hãy cố gắng thể hiện cho chủ tọa thấy bạn khơng phớt lờ câu
hỏi đó, hãy mạnh dạn nói những câu sau đây:

“Hiện tơi khơng có câu trả lời, nhưng tơi có thể tìm hiểu giúp ơng. Xin vui lịng cho tơi
địa chỉ tơi sẽ liên lạc với ơng sau.”

“Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu
hỏi tiếp theo.”

“Tơi khơng biết chắc là mình biết rõ câu trả lời. Có lẽ, chúng ta hãy thảo luận thêm về
vấn đề này vào cuối buổi thuyết trình.”

“Thực sự khơng có câu trả lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này. Song cá
nhân tôi cho rằng…”
 Cố gắng kiểm sốt thời gian
Trong phần hỏi đáp, có lúc bạn sẽ gặp một số tình huống như một người hỏi quá nhiều
hay hai hay nhiều người nói cùng một lúc. Với trường hợp một người hỏi quá nhiều,
bạn chỉ nên trả lời hai câu của người đó và dành thời gian cho người khác. Nếu người
kia vẫn muốn trao đổi thêm, bạn có thể hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình.
Bạn đừng bao giờ để hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu khơng tình hình rất dễ
vượt tầm kiểm sốt. Bạn hãy thơng báo rõ chỉ có thể trả lời từng câu hỏi, ví dụ: “Trước
tiên, xin được nghe câu hỏi của ơng X, sau đó tôi sẽ quay trở lại câu hỏi của bà Y…”.
Bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những cuộc tranh luận dơng dài về một khía cạnh
nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng nếu mọi người quan tâm đến vấn đề này, bạn

nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu cịn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận.
 Phân tích câu hỏi trước khi trả lời
Khi tiếp nhận một câu hỏi, bạn chỉ có một khoảnh khắc rất ngắn để phân tích bản chất
của nó. Đó có thể là lời đề nghị bạn tóm lược lại bài thuyết trình, hay đơn giản là đề
nghị bạn cung cấp thêm thông tin, nhưng đều ẩn chứa nguy cơ người hỏi đang dụ bạn
sập bẫy của họ. Hoặc có khi người hỏi chỉ muốn qua câu hỏi để nói lên chính kiến của
mình về vấn đề thuyết trình; nếu ý kiến đó tích cực và bổ sung cho lập luận của bạn, thì

PPH101_Bai5_v1.0018109225

25