Bài giảng Microsoft Excel 2003 - Nguyễn Trung Kiên

MICROSOFT EXCEL 2003
Lecturer: Nguyễn Trung Kiên
Email:


I. CÁC HÀM THÔNG DỤNG

Nguyễn Trung Kiên -

2


Các hàm cơ bản trong Excel
 Hàm : là công cụ để thực hiện các phép tính từ đơn
giản đến phức tạp trên bảng tính
Các hàm thơng dụng :
 Hàm tham chiếu
 Hàm thống kê
 Hàm logic
 Hàm toán học
 Hàm kí tự
 Hàm ngày tháng

 = <tên hàm>(<Các đối số>)
Nguyễn Trung Kiên -

3


1.Các nhóm hàm thống kê
1.Hàm tính tổng (SUM)

 Chức năng: Tính tổng các giá trị nằm trong đoạn ơ
n1 đến n2
 Cú pháp :

SUM(n1:n2) SUM(A1:A10).

2.Hàm tính giá trị TB (AVERGE)
 Chức năng: tính trung bình cộng các giá trị
 Cú pháp =AVERAGE(n1:n2)  tính TB cộng các giá
trị từ ơ n1 đến ô n2

Nguyễn Trung Kiên -

4


Các nhóm hàm thống kê
3. COUNT
 Chức năng : đếm các giá trị số trong vùng
 Cú pháp :
= COUNT(địa chỉ vùng)
4. Tìm giá trị lớn nhất (MAX)
Cú pháp = MAX(n1:n2)
5. Tìm giá trị nhỏ nhất (MIN)
Cú pháp :
= MIN(n1:n2)

Nguyễn Trung Kiên -

5

2. Nhóm hàm số học
a. Hàm ABS :
Chức năng : lấy giá trị tuyệt đối
Cú pháp : ABS(<BT số>)
b. Hàm SQRT : lấy căn bậc 2
c. Hàm INT : lấy phần nguyên của biểu thức số
d.Hàm Round : làm tròn số
Cú pháp : Round(<BT số>, số các chữ số cần làm trịn)
Ví dụ : ROUND(9.765,1) kết quả là 9.8
e. Hàm Mod (số chia, số bị chia) lấy giá trị dư của phép chia

Nguyễn Trung Kiên -

6


e. Hàm RANK(a,b,c)
 Chức năng : Xếp vị thứ theo độ lớn
 Cú pháp : RANK(a,b,c)
 a: Giá trị số cần xếp hạng
 B : địa chỉ danh sách các giá trị cần xếp hạng
 C =0 hoặc bỏ qua xếp tăng dần
 C khác 0 xếp giảm dần
 Chú ý : Địa chỉ vùng danh sách giá trị là địa chỉ tuyệt đối

Nguyễn Trung Kiên -

7

3. Nhóm hàm kí tự văn bản
 Hàm LEN
 Chức năng : Lấy độ dài của chuỗi
 Cú pháp : =LEN(chuỗi hoặc địa chỉ ơ)
 Ví dụ : LEN(“TIN HOC”)  kết quả là 7
 Hàm LEFT
 Chức năng : lấy n kí tự bên trái chuỗi
 Cú pháp : =LEFT(<chuoi>,n)
 Ví dụ : =LEFT(“TIN HOC”,3) kết quả là TIN

Nguyễn Trung Kiên -

8


Nhóm hàm kí tự văn bản
 Hàm RIGHT
 Chức năng : lấy n kí tự bên phải chuỗi
 Cú pháp : =RIGHT(<chuoi>,n)
 Ví dụ : =R IGHT(“TIN HOC”,3) kết quả là HOC
 Hàm LOWER
 Chức năng : chuyển các kí tự thành chữ thường
 Cú pháp : =LOWER(chuỗi)
 Hàm UPPER
 Chức năng : chuyển các kí tự thành chữ HOA
 Cú pháp : =UPPER (chuỗi)
Nguyễn Trung Kiên -

9


Nhóm hàm kí tự văn bản
 Hàm MID:
Chức năng: Dùng để tách chuỗi, MID(chuỗi nguồn, vị trí bắt
đầu tách, vị trí kết thúc tách)
Cú pháp: MID(“Cong nghe thong tin”,1,6)
 Hàm trim:
Chức năng: Dùng để cắt các ký tự trắng
Cú pháp : Trim(“trung tam cntt ”)
 Hàm Concatenate
Chức năng: Dùng để cộng chuỗi ký tự
Cú pháp: (“nguyen”, “”, “Trung”,””,”Kien”)
Nguyễn Trung Kiên -

10


4. Nhóm hàm điều kiện
Hàm IF


Chức năng
Lấy một giá trị thoả mãn điều kiện trong biểu thức có
nhiều giá trị để lựa chọn tham gia vào việc ghi chép hoặc
tính tốn trong ơ kết quả.



Cú pháp :
=IF(btlogic, giatri1,giatri2)
Btlogic đúng hàm trả lại giá trị 1
Btlogic sai hàm trả lại giá trị 2

Nguyễn Trung Kiên -

11


Nhóm hàm điều kiện
Hàm SUMIF
 Chức năng : tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 tương ứng với
vùng 1 thoả mãn điều kiện
 Cú pháp : SUMIF(vùng1, điều kiện,vùng2)
 Vùng 1: chứa điều kiện mà ta xét
 Vùng 2 : vùng cần tính
 Điều kiện : biểu thức đặt trong dấu “”
Hàm COUNTIF
 Chức năng : Đếm các giá trị trong vùng thoả mãn điều kiện
 Cú pháp :

=COUNTIF(vùng cần xét, điều kiện)

Nguyễn Trung Kiên -

12


5. Nhóm hàm logic

 Hàm AND
Chức năng : hội các biểu thức Logic cho kết quả True khi
tất cả các biểu thức Logic đề bằng True.
Ví dụ : AND(2<3,5<9) kết quả TRUE
 Hàm OR
Chức năng tuyển các biểu thức Logic cho kết quả TRUE
khi một trong các biểu thức Logic bằng TRUE

Nguyễn Trung Kiên -

13


6. Nhóm hàm ngày tháng
 Hàm TODAY() : trả về ngày tháng hiện tại
 Các hàm lấy thành phần của ngày tháng
• YEAR(bt Date)  lấy ra năm
• Month(bt Date)  lấy ra tháng
• Day(bt Date)  lấy ra ngày

Nguyễn Trung Kiên -

14


7.Nhóm hàm tìm kiếm
a.
Hàm VLOOKUP (tìm theo cột)
Chức năng : thực hiện tìm giá trị cần tìm ở cột đầu tiên trong vùng đối
chiếu và lấy ra giá trị tương ứng ở cột chỉ định tham gia vào việc ghi

chép và tính tốn.
Cú pháp: = VLOOKUP(a,b,c,d)
a : giá trị cần tìm tại cột đầu của bảng tham chiếu
b : bảng tham chiếu
c: số thứ tự cột mà ta cần lấy giá trị
d : cách tìm có 2 giá trị

D=0 tìm kiếm chính xác

D khác 0 hoặc bỏ qua : cách tìm tương đối, trong
trường hợp này cột đầu tiên trong vùng dữ liệu tham
chiếu phải sắp xếp tăng dần
 Chú ý : dữ liệu trong vùng tham chiếu phải dùng địa chỉ tuyêt đối

Nguyễn Trung Kiên -

15


b. Hàm HLOOKUP(tương tự)
 Chức năng: Thực hiện tìm giá trị cần tìm ở dịng đầu tiên
trong vùng đối chiếu và lấy ra giá trị tương ứng ở dòng chỉ
định tham gia vào việc ghi chép hoặc tính tốn
 Cú pháp:


=HLOOKUP(<Giá trị tìm>,<Vùng tham chiếu>,cần lấy>)

Nguyễn Trung Kiên -

16


Định dạng dữ liệu
a. Lớp Number
 Định dạng các ô chứa số ngày tháng
 Category : các kiểu dữ liệu khác nhau : số,
ngày tháng, %...
 Sample : quan sát

Nguyễn Trung Kiên -

17


Định dạng dữ liệu
b.Lớp Alignment
 Định dạng căn chỉnh, dóng ô chứa số và ngày tháng
 Horizonal : căn lề theo chiều ngang của ô (phải, trái, giữa)
 Vertical : căn lề theo chiều dọc ơ
 Wrap text ngắt dịng khi văn bản tới lề ô
 Merge cells : nhập các ô thành một ô
 Shink to fit : co kí tự cho vừa kích thước ơ
 Orientation : hướng của dữ liệu

Nguyễn Trung Kiên -

18

Định dạng dữ liệu
C. Lớp FONT
 Định dạng kiểu Font, cỡ chữ
D. Lớp Border
 Tạo đường viền và kẻ lưới
 Style : chọn kiểu đường
 Color : Màu đường
 Outline : Đường viền ngoài
 Inside : Đường kẻ lưới
 Chú ý : có thể sử dụng biểu tượng Border trên thanh công cụ
e. Lớp Patterns
 Tạo mầu nền của ô

Nguyễn Trung Kiên -

19


Vẽ biểu đồ
 Chọn vùng dữ liệu cần tạo bảng : vào menu Insert / Chat
hiển thị hộp thoại Chart Wizard- Step 1 of 4- Chat type
imục này chứa các mẫu cần về biểu đồ.
 Nhấn Next : hiện Step 2 of 4 : trong hộp thoại này cho
dạng đồ thị ban đầu và đồ thị gồm 2 lớp.
 Lớp Range : chứa dữ liệu vẽ biểu đồ
 Lớp Seres : chọn tên biểu đồ chuỗi số, các nhãn cho trục X
 Nhấn Next ra bước 3 :
 Chart title : tiêu đề biểu đồ
 Thuyết minh trục X

 Thuyết minh truc Y

Nguyễn Trung Kiên -

20


Hiệu chỉnh biểu đồ
 Nháy chuột vào biểu đồ cần hiệu chỉnh
 Di chuyển biểu đồ : nháy chuột giữ tay đến khi con trỏ
chuột biến thành dấu chữ thập thì kéo chuột di chuyển
biểu đồ đến vị trí mong muốn
 Nháy chuột phải lên biểu đồ : chọn Chart Option  xuất
hiện hộp thoại Chart Option cho ta hiệu chỉnh

Nguyễn Trung Kiên -

21


Sắp xếp danh sách
 Nhằm sắp xếp danh sách theo một tiêu chuẩn nào đó : ví
dụ như họ tên, thu nhập..
 Cách làm :
 Chọn danh sách : vào Menu : Data / Sort xuất hiện cửa sổ
Sort
 Sort by : chọn tiêu chuẩn sắp xếp
 Then by : sắp xếp dữ liệu sau khi dữ liệu đã sắp xếp theo
tiêu chuẩn Sort by
 Ascending : sắp xếp tăng dần

 Descending : sắp xếp giảm dần
Nguyễn Trung Kiên -

22


Tìm kiếm lọc dữ liệu
 Menu Data/Filter
 Mục đích: Lấy ra những bản ghi, thông tin thoả mãn điều
kiện nhất định.
 Có thể lọc theo 2 cách:
 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
 Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều
kiện lọc.

Nguyễn Trung Kiên -

23


Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
 Chọn miền CSDL gồm cả dịng tên trường
 Menu Data/Filter/AutoFilter, ơ tên trường có đầu mũi tên
thả xuống của hộp danh sách
 Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
 All: để hiện lại mọi bản ghi
 Top 10…: các giá trị lớn nhất
 Custom…: tự định điều kiện lọc
 Các giá trị của cột

Nguyễn Trung Kiên -

24


Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)
 Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter
để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
VD: Lọc những bản
ghi thoả mãn số
lượng SP bán ra
trong tháng 1 nằm
trong
khoảng
(120,400]

Nguyễn Trung Kiên -

25