Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (ThS. Lê Thị Ngọc Diệp) - Chương 4: Cài đặt và khai thác hệ thống thông tin quản lý

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG

BÀI GIẢNG MƠN

HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
Giảng viên:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp

Điện thoại/E-mail: 0912171969/
Bộ môn:

Kinh tế - Khoa QTKD1

Thời gian biên soạn: Học kỳ I Năm học 2009- 2010


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHƯƠNG 4
CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I. Cài đặt hệ thống
II. Chuyển đổi hệ thống
III. Huấn luyện người sử dụng
IV. Hỗ trợ sử dụng
V. Cải tiến hệ thống
VI. Biên soạn tài liệu hệ thống và quản lý cấu hình

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

2


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG
Cài đặt hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống,
để người sử dụng làm việc được trong hệ thống.
Nội dung chính của việc cài đặt hệ thống gồm:
- Cài đặt phần mềm ứng dụng
- Thiết lập thơng số cấu hình của hệ thống
- Thiết lập quyền sử dụng
- Lập hồ sơ về các thông số cấu hình
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MƠN KINH TẾ - KHOA QTKD1

3


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
- Cài đặt phần mềm ứng dụng:
+ với các PM khác
+ trên một hệ điều hành cụ thể
→ người cài đặt phần mềm cần giải quyết các xung khắc
giữa các PM, giữa PM và hệ điều hành...
- Thiết lập thơng số cấu hình của HT: quy định các tính chất xử lý
của PM, CSDL, hệ điều hành và các trình điều khiển thiết bị, máy
tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

4


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
- Thiết lập quyền sử dụng:
+ phân quyền cho mỗi người sử dụng
+ mức độ ưu tiên
- Lập hồ sơ về các thông số cấu hình:
+ vị trí đặt thiết bị,
+ thơng số cấu hình,
+ phiên bản cài đặt
+ các thơng tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền
sử dụng.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

5


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

II. CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG
- Chuyển tất cả các tác nghiệp đang thực hiện trên hệ thống cũ
sang hệ thống mới.
1. Nội dung chuyển đổi: nội dung thơng tin, quy trình thực hiện,
con người, CSDL, trang thiết bị…
2. Phương pháp chuyển đổi:
- Chuyển đổi trực tiếp
- Chuyển đổi song song
- Chuyển đổi theo giai đoạn
- Chuyển đổi bằng cách thăm dò
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

6

BÀI GIẢNG MƠN

HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thơng tin quản lý mới
Phần cứng
phần mềm

Cơng nghệ
quản lý

Các biểu
mẫu

Quy trình
nghiệp vụ

Con người

CSDL

Hệ thống thông tin quản lý cũ
Phần cứng
phần mềm

Dữ liệu
www.ptit.edu.vn

Cơng nghệ
quản lý

Các biểu
mẫu

Quy trình
nghiệp vụ

Dữ liệu
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

Con người

Dữ liệu

7


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Nội dung chuyển đổi:
- Trang thiết bị kỹ thuật:
+ phần cứng: các loại máy tính, thiết bị
+ phần mềm: các PM ứng dụng, hệ thống
- Hệ thống biểu mẫu và dữ liệu:
+ phổ biến các biểu mẫu mới xây dựng
+ dữ liệu đã có chuyển sang CSDL mới
- Cơng nghệ quản lý thông tin:
+ phương pháp truyền đạt thông tin

+ cách thức lưu trữ thơng tin

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MƠN KINH TẾ - KHOA QTKD1

8


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
- Các quy trình nghiệp vụ:
+ quy định vai trị, trách nhiệm của từng người sử dụng trên
hệ thống mới,
+ mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (sự khác nhau
giữa cách xử lý công việc…)
+ ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực
- Về phương diện con người:
+ tác phong làm việc của lãnh đạo và các nhân viên,
+ kỹ năng sử dụng hệ thống.
+ bố trí lại cán bộ nếu cần…

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

9

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
♦ Chuyển đổi dữ liệu:
- Tầm quan trọng?
- Mức độ phức tạp? Nguyên nhân – thường khơng tương thích với
nhau về hình thức, phương thức lưu trữ cũng như cách truy cập:
+ dữ liệu trong hệ thống cũ
+ dữ liệu trong hệ thống mới
- Yêu cầu: biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao và phù hợp với
thực tế.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

10


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Các nội dung cần thực hiện khi chuyển đổi dữ liệu:
- Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi, xác định bộ phận
chức năng quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu.
- Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm
- Xác định chất lượng của dữ liệu: dữ liệu có thể được lưu trữ thủ

cơng hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính.
- Xác định khối lượng dữ liệu cần xử lý, từ đó ước lượng thời
gian, chi phí và nhân cơng tham gia.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

11


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
- Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu
- Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống
nhất. Quá trình và kết quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và
lưu trữ một cách riêng biệt.
- Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra
- Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu.
- Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các
tệp dữ liệu đã biến đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý
mới.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

12


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2. Phương pháp chuyển đổi:
Có 4 PP chính:
- chuyển đổi trực tiếp,
- chuyển đổi song song,
- chuyển đổi theo giai đoạn (hoặc chuyển đổi từng bước thí
điểm),
- chuyển đổi bằng cách thăm dị.
Mỗi PP đều có những ưu nhược điểm riêng. Các tổ chức cần
quyết định sử dụng PP phù hợp và hiệu quả nhất.
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

13


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Các phương pháp chuyển đổi hệ thống
Thời gian
Chuyển đổi
trực tiếp

HTTTQL cũ

Chuyển đổi
song song

HTTTQL cũ

Chuyển đổi
theo giai đoạn

HTTTQL cũ

Chuyển đổi
bằng cách
thăm dò

HTTTQL cũ
HTTTQL cũ
HTTTQL mới

www.ptit.edu.vn

HTTTQL mới

HTTTQL mới
HTTTQL mới
HTTTQL cũ
HTTTQL cũ
HTTTQL mới

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

HTTTQL mới
HTTTQL mới
HTTTQL mới
14


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
a. Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)
Nội dung: dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống
mới vào sử dụng.
Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém; dễ so sánh hiệu quả của
HT mới so với HT cũ.
Nhược điểm: khơng có khả năng ứng phó với rủi ro.
- Chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với độ
phức tạp vừa phải.
- Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ
thống thì PP này là lựa chọn duy nhất.
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

15

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Cần tiến hành các thao tác sau đây:
- Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ
- Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu
- Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và
phương án xử lý thủ công dự phịng trong trường hợp xấu nhất vẫn
duy trì hoạt động của hệ thống.
- Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống
- Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như điện, đĩa
từ, máy in…

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

16


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
b. PP chuyển đổi song song (parallel conversion)
Nội dung: HT cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt
HT mới cho đến khi HT mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển
đổi chính thức.
Ưu điểm: + an tồn hơn

+ lỗi của HT sẽ được khoanh vùng để xử lý
+ cho phép so sánh cả hai hệ thống
Nhược điểm: + khá tốn kém
+ gây phân tán đối với người sử dụng
+ cần một thời gian đáng kể để chuyển đổi
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

17


BÀI GIẢNG MƠN

HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
Các cơng việc cần tiến hành:
- Xác định chu kỳ hoạt động song song. Thời gian vận hành song
song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp
xếp để thời gian này là ngắn nhất.
- Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để tin chắc rằng đã có
sự so sánh.
- Bố trí nhân sự tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

18

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
c. PP chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion)
Nội dung: chuyển đổi theo giai đoạn; ở mỗi giai đoạn, chuyển đổi
cục bộ tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống.
Ưu điểm: + hạn chế việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống.
+ ít gây biến động, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố
+ các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút
kinh nghiệm cho bộ phận khác.
Nhược điểm: + hai hệ thống phải tương thích với nhau
+ quản lý phức tạp hơn
+ khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu.
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

19


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Các bước cần thực hiện sau đây:
- Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ
thống xử lý thông tin mới theo PP trực tiếp hay song song.
- Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có

hoạt động ổn định khơng, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục
khơng…
- Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện
- Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

20


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
d. PP chuyển đổi thăm dị (pilot conversion)
- Nếu tổ chức có nhiều chi nhánh có cơng việc giống nhau: một
chi nhánh sẽ được chuyển đổi trực tiếp.
- Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã ổn định, các chi nhánh
còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt.
Ưu điểm: hạn chế thấp nhất các rủi ro.
Nhược điểm:
+ phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu,
+ chỉ thực hiện được khi hệ thống mới và cũ tương thích.
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

21


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

III. HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG
Mục tiêu:
+ giúp người sử dụng và người bảo trì hệ thống làm quen, thích
nghi với hệ thống mới,
+ bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành,
khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất.
Sự cần thiết:
+ HT mới có nhiều chức năng, tiện ích mới
+ đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn và hiệu quả
+ giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian cử CB đi học…

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

22


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Nội dung: tùy theo tính chất của hệ thống và năng lực của người

sử dụng. Các nội dung chủ yếu là:
a/ Nhận thức về máy tính: các khái niệm cơ bản, tham quan máy
móc, thiết bị; làm quen với các máy tính cá nhân…
b/ Nhận thức về hệ thống: các chức năng của hệ thống, dữ liệu
đầu vào, thông tin đầu ra, hệ thống mẫu biểu… Phân định rõ trách
nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ thống
c/ Huấn luyện kỹ xảo: các thao tác cần thực hiện, phương pháp
cập nhật dữ liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm
thơng tin…
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

23


BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Phương pháp huấn luyện:
- hướng dẫn từng người,
- tổ chức lớp tập huấn,
- thực tập trên phần mềm dùng để huấn luyện.
Phương châm của công tác huấn luyện:
- Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế
- Huấn luyện mọi vấn đề liên quan
- Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng
- Huấn luyện liên tục
- Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu

cầu huấn luyện.
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

24


BÀI GIẢNG MƠN

HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
Q trình tổ chức huấn luyện:
- Lập kế hoạch các nhu cầu (ai, vấn đề gì, khi nào và mức độ?).
- Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng.
- Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và
chương trình huấn luyện tương ứng (các chuyên đề, giảng viên, lập
thời khóa biểu...)
- Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành)
- Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện.

www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

25