Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

BÀI 4: KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
(Thời lượng: 0,5 ngày)
MỤC ĐÍCH YÊU CẦU
- Cung cấp cho học viên một số thông tin cơ bản về về văn bản pháp qui và văn
bản hàng chính thơng thương; phương pháp soạn thỏa một số văn bản hành chính
thơng thường.
- Hướng dẫn một số kỹ năng cớ bản về soạn thảo một số văn bản thông thường.
- Sau khi học xong, học viên nắm được những kỹ năng, yêu cầu cơ bản nhất khi
soạn thảo một báo cáo, cơng văn, tờ trình, biên bản…
NỘI DUNG CHÍNH
I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu)
nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn
bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
Văn bản của NHCSXH là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt
động; cơng bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch
hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ
đạo công tác.
II. CÁC LOẠI VĂN BẢN THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG
1. Các văn bản có tính pháp quy
a. Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về
đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại
văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết khơng chia thành các điều khoản.
b. Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà
chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,
chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính
cá biệt).
Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều
khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương,
chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế

độ, điều lệ, quy chế... kèm theo.
c. Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ
cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
d. Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế
độ và lề lối làm việc của một tổ chức.
e. Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ
chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau
một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
2. Các văn bản hành chính thơng thường
a. Khái niệm và phân loại văn bản hành chính thơng thường
- Khái niệm: Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính
chất thơng tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để

1


giải quyết các cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng
việc của cơ quan.
- Phân loại: Văn bản hành chính thơng thường gồm:
+ Văn bản khơng có tên loại: cơng văn (cơng văn hướng dẫn, cơng văn giải
thích, cơng văn đơn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, cơng
văn phúc đáp,...)
+ Văn bản có tên loại: Thơng báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên
bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...
b. Một số loại văn bản hành chính thơng thường
- Thơng báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết
định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thơng tin về những tin tức
khác mà người có liên quan cần biết.
- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn
bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một cơng

việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân
sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,...
để cấp trên xem xét, quyết định.
- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải
quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Công văn: Là loại văn bản khơng có tên loại được dùng để thơng tin trong
hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch,
nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến,
thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,...
- Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra
hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại
những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản
hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công
văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các
quyết định tại hội nghị.
3. Các loại giấy tờ hành chính
Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất
định. Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh
tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền...
III. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG
1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các
yêu cầu chung sau đây:
- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước.

2


- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa
ra phải rõ ràng, phù hợp.
- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định
của Nhà nước.
- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn
bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật.
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
Về nội dung: văn bản thường có 3 phần: (1) Dẫn dắt vấn đề; (2) Giải quyết vấn
đề; (3) Kết luận vấn đề.
a. Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết văn
bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra
làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra. Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10
năm hoạt động của NHCSXH, Chi nhánh hướng dẫn các phòng giao dịch báo cáo
tổng kết theo các nội dung sau …"
b. Cách viết phần giải quyết vấn đề: Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà lựa
chọn cách viết, nhưng cần phải: (i) Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết;
(ii) Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ đề cần
giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại văn bản, có lập luận chặt
chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:
- Văn bản đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
- Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm
tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề
nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
- Văn bản từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.

- Văn bản có tính đơn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích
sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc khơng hồn
thành kịp thời.
- Văn bản có tính thăm hỏi thì trong ngơn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân
tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng.
- Văn bản có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng.
c. Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn
mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời
chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu
nhờ họ việc gì).
3. Phương pháp soạn thảo cụ thể một số văn bản thông thường
a. Soạn thảo báo cáo hoạt động
- Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy
đủ. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời.
- Các loại báo cáo: Báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm, 1 giai đoạn, 1 nhiệm
kỳ…;Báo cáo bất thường, đột xuất; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo hội nghị.
- Phương pháp viết một bản báo cáo.
+ Công tác chuẩn bị:

3


(i) Xác định mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng
kết,...).
(ii) Xây dựng đề cương khái quát (như một khung sườn) để thu thập tài liệu,
sắp xếp, phân tích, tổng hợp. Đề cương thường có 3 phần sau:
Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình
hình, xác định những cơng việc cần tiếp tục giải quyết.
Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết,

cách tổ chức thực hiện.
Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự
kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài
liệu, số liệu một cách khái quát. Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp trên.
+ Xây dựng dàn ý chi tiết:
(i) Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình,
về chủ trương cơng tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác
của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến
việc thực hiện chủ trương cơng tác nêu trên.
(ii) Nội dung chính: Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn
thành. Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Xác định nguyên nhân chủ
quan, khách quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
(iii) Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Các giải
pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Các biện pháp tổ chức thực hiện.
Những kiến nghị với cấp trên.
+ Viết dự thảo báo cáo:
Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định,
đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ
và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn. Không vận dụng lối hành văn
cầu kỳ. Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu
liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài
liệu tham khảo...
+ Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến
đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn (ví
dụ: báo cáo tổng kết 10 năm hoạt động của NHCSXH, báo cáo tổng kết năm...)
+ Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội
nghị, báo cáo chuyên đề, phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi, nhằm
thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ
chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.
b. Soạn thảo công văn

- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để
tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, giải quyết. Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng
sát với chủ đề.
+ Cơng văn là tiếng nói chung của cơ quan chứ không phải của riêng cá nhân
nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác,

4


nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, khơng dùng ngơn ngữ mang màu sắc cá nhân,
hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong cơng văn.
- Xây dựng bố cục một cơng văn: Cơng văn thường có các yếu tố sau: (1) địa
danh và thời gian gửi công văn; (2) tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công
văn; (3) chủ thể nhận công văn; (4) số và ký hiệu cơng văn; (5) trích yếu nội dung
cơng văn; (6) chữ ký, đóng dấu (7) nơi nhận.
c. Soạn thảo tờ trình
- Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật
được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu các nội dung đề nghị phê
chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những
phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Phân tích các khả năng và trình bày
khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn.
- Xây dựng bố cục tờ trình: gồm 3 phần:
Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án,
phân tích và chứng minh các phương án khả thi).
Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất,
tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn. Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các phương án
để cấp trên phê duyệt, các phương án xếp theo thứ tự, khi hồn cảnh thay đổi có thể
chuyển phương án từ chính thức sang dự phịng.

Trong phần nêu lý do, căn cứ, dùng hành văn để thể hiện được nhu cầu khách
quan do hồn cảnh thực tế địi hỏi.
(i) Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao,
nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa
chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự
kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương
án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
(ii) Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải
chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê
duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được
đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.
d. Soạn thảo thơng báo
- Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có các yếu tố: (1) địa danh,
ngày, tháng, năm ra thông báo; (2) tên cơ quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4)
tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
- Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu
lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới
thiệu các chủ trương, chính sách, thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn
bản đó, trước khi nêu những nội dung khái quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại
chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu
lộ tình cảm như trong các cơng văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối
tượng cần được thơng báo. Ngồi ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như
công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

5


Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là
những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân cơng hay được uỷ

quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
e. Soạn thảo biên bản
- Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. Ghi chép trung
thực, đầy đủ, khơng suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ
tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn
giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách
nhiệm ký chứng thực biên bản. Thơng tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được
đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự
giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
- Cách xây dựng bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau: (1) Quốc
hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên biên bản và trích yếu nội dung; (3) Ngày, tháng, năm, giờ
(ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự
kiện thực tế, dự họp hội,...(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung); (6) Phần kết
thúc (ghi thời gian và lý do); (7) Thủ tục ký xác nhận.
- Phương pháp ghi chép biên bản: Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra
như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét,
khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn
giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết
nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp,
hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người
nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo
luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp
dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách
đầy đủ, ngun văn, cịn những nội dung thơng thường khác có thể ghi tóm tắt những
ý chính, nhưng ln ln phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ
quan.
Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn
giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm... kết thúc lúc mấy giờ... ngày...
biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và

xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần
hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thơng tin trong
biên bản mới có độ tin cậy cao. Thơng thường, trong các cuộc họp, hội nghị, biên bản
phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận. Tuy nhiên có một số biên bản quan trọng theo
quy định của NHCSXH cần phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên dự họp (ví dụ:
biên bản họp xét nâng bậc lương, ngạch lương của NHCSXH; biên bản họp hội đồng
thi đua; biên bản xác nhận mức độ thiệt hại về vốn và tài sản để làm căn cứ xử lý nợ bị
rủi ro...).
g. Soạn thảo nghị quyết
- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội nghị để ra nghị quyết, chú ý
vào các kết luận đã được biểu quyết thông qua. Đây là phần nội dung chính của các
quyết định mà nghị quyết thông qua. Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp
ý kiến và thơng qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp.

6


- Cách trình bày: Nghị quyết khơng phải chia ra thành các điều khoản, mà chia
thành các phần I, II, III hoặc 1,2,3.
- Cách xây dựng bố cục:
Phần 1:Căn cứ để ra nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực hiện
nhận thức được vì sao phải ban hành nghị quyết.
Phần 2: Nội dung nghị quyết: Mục đích giúp cho người nghiên cứu thực hiện
nắm được những quyết định của bản nghị quyết là những vấn đề gì? Yêu cầu người ta
phải giải quyết phải thực hiện cái gì? Phương hướng phương châm, bước đi. Cách
trình bày theo tính chất của vấn đề, nếu là vấn đề lớn, phức tạp thì có thể viết thành
từng mục, mỗi mục có 01 tiêu đề riêng. Nếu là vấn đề không phức tạp thì có thể đi
thẳng vào vấn đề.
Phần 3: Biện pháp thực hiện những nội dung nghị quyết đã đề ra: Mục đích
giúp cho người thực hiện nắm được những biện pháp chính nhằm làm cho nghị quyết

thực hiện có hiệu quả, yêu cầu nêu biện pháp cần cụ thể, phải quy định những nhiệm
vụ trách nhiệm của từng cấp, từng đơn vị.
- Soạn thảo Nghị quyết Ban đại diện HĐQT NHCSXH
Nghị quyết của Ban đại diện HĐQT NHCSXH là văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của
Ban đại diện, ghi lại các quyết định được thông qua tại kỳ họp Ban đại diện về chủ
trương, đường lối, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết được trích
từ Biên bản họp Ban đại diện.
- Bố cục bản Nghị quyết gồm: (1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
cuộc họp; (2) Các nội dung đã được thống nhất tại cuộc họp; (3) Tổ chức thực hiện
Nghị quyết; (4) Nơi nhận và lưu Nghị quyết.
IV. HƯỚNG DẪN VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN
BẢN TRONG HỆ THỐNG NHCSXH
Thực hiện theo văn bản 1375/NHCS-VP ngày 7 tháng 6 năm 2011 của Tổng
giám đốc NHCSXH. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản này bao gồm khổ
giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn
bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; khơng áp dụng đối với văn bản được in
thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác của NHCSXH. Hướng dẫn cụ
thể tại Phụ lục I, II , III, IV và V văn bản này.
Một số nội dung chính về thể thức văn bản cần lưu ý:
a. Phông chữ (font) trình bày văn bản
Phơng chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phơng chữ tiếng Việt
của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
b. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
- Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4.
- Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng khơng được làm thành
các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy
(định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

7


+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm.
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm.
+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm.
+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
V. MỘT SỐ LỖI CẦN TRÁNH KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Các dấu ngắt câu như chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:); chấm phảy (;); chấm
than (!); hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách
sau đó vẫn cịn nội dung.
2. Các dấu mở ngoặc đơn và mở kép đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó
ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng
ngoặc đơn, kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối
cùng của từ bên trái.
VI. THỰC HÀNH SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THEO MẪU
1. Soạn thảo báo cáo hoạt động NHCSXH (theo mẫu)
CHI NHÁNH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH………
PHỊNG GIAO DỊCH:…(1)………..

Số:

/BC….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
BÁO CÁO

V/v: (2)
Nội dung báo cáo (3):
- Mở đầu: Nêu tình hình chung, chủ trương, kế hoạch,…làm cơ sở cho
việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ,…
- Kết quả thực hiện nhiệm vụ (tín dụng, một số nhiệm vụ khác, kết quả
hoạt động ủy thác của các tổ chức Hội,…)
- Kế hoạch triển khai nhiệm vụ cho thời gian tiếp theo (tín dụng,…)
- Đề xuất, kiến nghị,…
Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

- ………;
- ……..;
- Lưu: VT, …. .

Ghi chú: (1): Ghi rõ tên PGD; (2):Nêu rõ báo cáo về việc gì, thời gian từ bao giờ; (3) Nội
dung văn bản: Tùy theo từng loại báo cáo để bố cục bài cho hợp lý.

8


2. Soạn thảo công văn hướng dẫn nghiệp vụ (theo mẫu)
CHI NHÁNH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH….
PHỊNG GIAO DỊCH………….
‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…….. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

Số: …/……
V/v …… ………

Kính gửi:

- ………………………………..;
- ………………………………..;

- Mở đầu: Nêu khái quát vấn đề đặt ra cần được hướng dẫn, giải thích
- Nội dung chính:
+ Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ chủ trương, chính sách, quyết định cần được
hướng dẫn, giải thích
+ Mục đích chủ trương, chính sách
+ Phân tích ý nghĩa tác dụng của các chủ trương …
+ Cách tổ chức thực hiện.
- Kết luận: Yêu cầu tổ chức thực hiện theo hướng dẫn.
Nơi nhận:

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- Như trên;
- ……………;
- Lưu: VT, ….

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

3. Soạn Tờ trình (theo mẫu)
CHI NHÁNH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH….
PHỊNG GIAO DỊCH …

Số:

/TTr - ……..

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...., ngày

tháng

năm 20.....

TỜ TRÌNH

V/v...............................(1).................................
Kính trình: -----------(2)------------------------------- Mở đầu: Nhận định tình hình (thực trạng) làm cơ sở cho việc đề xuất cái mới
- Phần nội dung:
Tóm tắt nội dung của việc đề nghị mới, ý tưởng mới, những ảnh hưởng có
thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng, những khó khăn thuận lợi
khi triển khai thực hiện,…

9


- Kết luận: Phân tích ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động.
Những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đã nêu để sớm được triển
khai thực hiện.
Nơi nhận:

THẨM QUYỀN KÝ

- …………;
- ……………;
- Lưu: VT, ….

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cần trình (2) Tên, chức danh cá nhân cần trình.

4. Soạn thảo thơng báo kết quả cuộc họp (theo mẫu)
CHI NHÁNH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH….
PHỊNG GIAO DỊCH …….

Số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

……., ngày

/TB - ……

tháng

năm 20.....

THÔNG BÁO

Kết luận cuộc họp (1).................................
Nêu ngày giờ họp, thành phần, chủ trì cuộc họp
- Tóm tắt nội dung cuộc họp
- Tóm tắt các quyết định của cuộc họp
- Nêu nghị quyết của cuộc họp
Nơi nhận:

THẨM QUYỀN KÝ

- …………;
- ……………;
- Lưu: VT, ….

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung thông báo.
- Phần mở đầu của thông báo không cần nêu lý do, đi trực tiếp vào vấn đề

- Phần kết thúc nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần lưu ý
- Nếu thơng báo dài có nhiều vấn đề cần được chia thành các mục, các phần có tiêu đề.

5. Soạn thảo biên bản Hội nghị (theo mẫu)
CHI NHÁNH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH…
PHỊNG GIAO DỊCH …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN

………… (1) …………..

10


Thời gian bắt đầu.........................
Địa điểm......................................
Thành phần tham dự ....................
Chủ trì (chủ tọa): ......................... ........................................................
Thư ký (người ghi biên bản): ....... ........................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
.................................................... ........................................................
.................................................... ........................................................
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng
….. năm …… ./.
THƯ KÝ

CHỦ TỌA

(Chữ ký)

(Chữ ký, dấu (nếu có))
(2)
Họ và tên

Họ và tên
Nơi nhận:
- ……….;
- Lưu: VT,…

Ghi chú:(1) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(2) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

6. Soạn thảo Nghị quyết kỳ họp Ban đại diện Hội đồng quản trị
NHCSXH (theo mẫu)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
UBND HUYỆN……….
BAN ĐẠI DIỆN HĐQT NHCSXH

Số:

/NQ-BĐD

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Địa danh , ngày ….. tháng ….. năm 20…

NGHỊ QUYẾT

…………………(1)..…………………..
BAN ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NHCSXH HUYỆN …

Căn cứ ................................................................................................. ;
Căn cứ ................................................................................................. ;
Căn cứ .................................................................................................. ,
QUYẾT NGHỊ:

1. .................................................. (2).. ...............................................
2 ...........................................................................................................
3.………………………………………………………………………..../.
11


Nơi nhận:

TM. BAN ĐẠI DIỆN
TRƯỞNG BAN

- Như Điểm …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. . A.xx.

(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Phó Chủ tịch UBND huyện

Ghi chú:(1) Trích yếu nội dung nghị quyết, (2) Nội dung nghị quyết

7. Soạn thảo Quyết định (văn bản hành chính cá biệt)
CHI NHÁNH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH…
PHÒNG GIAO DỊCH HUYỆN…

Số:

/QĐ-…………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

… , ngày ….. tháng ….. năm 20…
QUYẾT ĐỊNH

Về việc ………..………………..
GIÁM ĐỐC PHÒNG GIAO DỊCH NHCSXH HUYỆN….

Căn cứ ......................................... .. ...................................................... ;
Căn cứ ......................................... ……………………………………...;
Xét đề nghị của ................................................................................... ,
QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ................................................................................................
.......................................................................................................................
Điều 2. ................................................................................................
............................................................................................................. ./.
Nơi nhận:

- Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …

GIÁM ĐỐC

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
2. Văn bản số 1375/NHCS-VP ngày 7 tháng 6 năm 2011 “Hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong hệ thống Ngân hàng Chính sách xã
hội”./.

12