Quy trinh cap phat chinh sua van bang chung chi

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (116 KB, 8 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

UBND TỈNH SÓC TRĂNG
SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 2987/SGDĐT-KT&KĐ Sóc Trăng, ngày 12 tháng 10 năm 2010
V/v Quy trình cấp phát, chỉnh

sửa văn bằng, chứng chỉ.

Kính gửi:

- Trưởng Phịng Giáo dục và Đào tạo
các huyện, thành phố;

- Hiệu trưởng trường THPT trực thuộc.
Căn cứ vào Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 của Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của
hệ thống giáo dục quốc dân;

Căn cứ vào Công văn số 4367/BGDĐT-PC ngày 23/7/2010 của Bộ Giáo dục
và Đào tạo về việc hướng dẫn một số nội dung về văn bằng, chứng chỉ của giáo
dục phổ thông,

Sở Giáo dục - Đào tạo tỉnh Sóc Trăng xây dựng quy trình cấp phát văn bằng,
chứng chỉ và bản sao văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp THPT, THCS như sau:

I. Quy trình cấp phát văn bằng, chứng chỉ

+ Bước 1. Tiếp nhận phôi bằng, phôi bản sao văn bằng, chứng chỉ tại Bộ

Giáo dục và Đào tạo.

Chun viên Phịng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục, Sở Giáo
dục - Đào tạo nhận phôi bằng, phôi bản sao tại Bộ Giáo dục và Đào tạo phải mang
theo:

- Giấy giới thiệu do Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo ký và ghi rõ số
lượng từng loại.

- Phiếu ý kiến về việc cấp phát văn bằng chứng chỉ của Bộ Giáo dục và
Đào tạo theo Phụ lục số 3 (Ban hành kèm theo Quyết định số 7176/QĐ-BGDĐT
ngày 09/11/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

+ Bước 2. Bàn giao và quản lý phôi bằng, phôi bản sao tại Sở Giáo dục
-Đào tạo.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

- Bước 2.1. Kiểm tra lại số lượng từng loại, số hiệu phôi, đối chiếu văn
bản duyệt cấp với Phiếu xuất kho của Bộ Giáo dục và Đào tạo và bản đề nghị cấp
phôi bằng, phôi bản sao từng loại của Sở Giáo dục - Đào tạo.

- Bước 2.2. Kiểm tra thực tế số lượng theo từng loại.

- Bước 2.3. Lập thành biên bản giữa người giao và người nhận, có chữ ký
xác nhận của Lãnh đạo Phịng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục và
Chánh hoặc Phó Chánh thanh tra Sở Giáo dục - Đào tạo.

+ Bước 3. Bàn giao phơi bằng, phơi bản sao cho các phịng giáo dục và đào
tạo: phải vào sổ đầy đủ và lập thành biên bản bàn giao có chữ ký người giao, người
nhận. Cụ thể quy trình gồm các bước nhỏ sau:

- Bước 3.1. Nhận phôi bằng, phôi bản sao bằng tốt nghiệp THCS tại Sở
Giáo dục - Đào tạo phải có giấy giới thiệu của trưởng phịng giáo dục và đào tạo
ký và ghi rõ số lượng từng loại.

- Bước 3.2. Đối chiếu số lượng từng loại được cấp với số lượng đề nghị
của đơn vị. Kiểm tra cụ thể và ký nhận vào sổ cấp phôi bằng, bản sao bằng tốt
nghiệp THCS tại Sở Giáo dục - Đào tạo và lập biên bản bàn giao giữa người giao
và người nhận.

- Bước 3.3. Bàn giao ngay toàn bộ phôi bằng, phôi bản sao bằng tốt
nghiệp THCS cho thủ kho bằng và quản lý tại kho bằng của phòng giáo dục và đào
tạo. Việc bàn giao phải được vào sổ và lập thành biên bản giữa người giao và
người nhận, có chữ ký xác nhận vào biên bản của trưởng phòng giáo dục và đào
tạo.

+ Bước 4. Hoàn thiện bằng tốt nghiệp và ký bằng tốt nghiệp.
- Bước 4.1. Hoàn thiện bằng tốt nghiệp:

Căn cứ vào danh sách tốt nghiệp đã được duyệt, Sở Giáo dục - Đào tạo
tổ chức hoàn thiện bằng tốt nghiệp THPT; phịng giáo dục và đào tạo tổ chức hồn
thiện bằng tốt nghiệp THCS theo văn bản hướng dẫn hiện hành của Bộ Giáo dục
và Đào tạo.

Cách ghi trên bằng tốt nghiệp THCS và bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp
THCS thực hiện theo hướng dẫn Phụ lục III kèm theo Quyết định số
17/2008/QĐ-BGDĐT ngày 17/4/2008 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành mẫu bằng tốt
nghiệp THCS và mẫu bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp THCS.

Cách ghi trên bằng tốt nghiệp THPT và bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp
THPT thực hiện theo hướng dẫn Phụ lục III kèm theo Quyết định số

25/2008/QĐ-BGDĐT ngày 05/5/2008 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành mẫu bằng tốt
nghiệp THPT và mẫu bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp THPT.

Quy trình hồn thiện bằng tốt nghiệp:

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

phòng giáo dục và đào tạo ký duyệt (đối với THCS) và Giám đốc Sở Giáo dục
-Đào tạo (đối với THPT).

* Bước 4.1.2. Đóng số hiệu phơi bằng tốt nghiệp THCS theo quy
định của Sở Giáo dục - Đào tạo. Kiểm tra số hiệu phơi bằng cho chính xác theo
từng đơn vị trường học. Khi in bằng, người quản lý kho bằng bàn giao số lượng
cho người trực tiếp in bằng.

Chú ý: . Bàn giao phơi có đóng số hiệu với số lượng vừa phải có thể
in xong trong một buổi hoặc một ngày cho người trực tiếp đưa phôi bằng vào máy
để in, có biên bản giao nhận phơi ở từng đợt bàn giao; in xong đợt nào thì bàn giao
bằng đã in xong và phôi bằng in hỏng cho người thủ kho và có ký giao trả. Khi
giao trả từng đợt vừa in xong, người thủ kho bằng mới cấp tiếp phôi bằng cho
người trực tiếp in trên máy và cũng phải có biên bản giao nhận gữa người giao và
người nhận; cứ thế mà in cho hoàn tất bằng tốt nghiệp cho học sinh được công
nhận.

. Biên bản giao nhận phải có các cột, ghi rõ đợt giao, buổi
giao, số lượng, số hiệu phôi bằng, ký giao, ký trả, số hiệu phôi bằng do in hỏng,
ghi chú. Khi hoàn tất việc in ấn, Tổ in ấn, hoàn thiện bằng tốt nghiệp phải hoàn
thành biên bản xác nhận bằng tốt nghiệp do in hỏng; biên bản này cần thể hiện rõ
số hiệu phôi bằng, loại bằng, lý do in hỏng để làm hồ sơ phục vụ cho việc đề nghị
Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp bổ sung phôi bằng mới. Biên bản xác nhận bằng in
hỏng có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm và tất cả các bằng in hỏng
được niêm phong thành 01 gói. Bên ngồi ghi rõ số lượng bằng in hỏng và chữ ký,

họ tên người thủ kho bằng niêm phong và chịu trách nhiệm bảo quản.

* Bước 4.1.3. Ghi số hiệu vào số gốc cho từng thí sinh một cách
chính xác theo từng đợt in. Kiểm tra lại theo từng đơn vị và ký tắt theo phân cơng
của Lãnh đạo, trình Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo (đối với bằng THPT), trình
trưởng phịng giáo dục và đào tạo (đối với bằng THCS) ký tên và đóng dấu theo
quy định của pháp luật. Người quản lý cấp phát bằng có lịch cấp phát văn bằng,
chứng chỉ đã hoàn chỉnh cho các đơn vị trực thuộc.

- Bước 4.2. Ký bằng tốt nghiệp:

Theo quy định của pháp luật, chỉ Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo
mới có thẩm quyền ký bằng tốt nghiệp THPT, trưởng phòng giáo dục và đào tạo có
thẩm quyền ký bằng tốt nghiệp THCS. Việc ký thay các chức danh nêu trên phải
theo đúng các quy định về công tác văn thư hiện hành và có văn bản báo cáo Bộ
Giáo dục và Đào tạo (đối với bằng THPT) hoặc Sở Giáo dục – Đào tạo (đối với
bằng THCS) trước khi ký (theo khoản 10 Công văn 4367/BGDĐT-PC ngày
23/7/2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn một số nội dung về văn
bằng, chứng chỉ của giáo dục phổ thơng) và chịu trách nhiệm về tính chính xác của
các nội dung ghi trên văn bằng thuộc thẩm quyền cấp phát.

+ Bước 5. Cấp phát bằng tốt nghiệp.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

* Bàn giao bằng tốt nghiệp THPT:

Sở Giáo dục - Đào tạo bàn giao bằng tốt nghiệp THPT cho các trường
THPT, Bổ túc văn hóa Pali Trung cấp Nam bộ, các trung tâm giáo dục thường
xuyên tỉnh, huyện (gọi chung là các trường trực thuộc), gồm các bước nhỏ sau:

Bước 5.1.1. Hiệu trưởng giới thiệu người quản lý bằng của trường

đến Sở Giáo dục - Đào tạo để nhận bằng.

Bước 5.1.2. Người nhận bằng kiểm tra cụ thể và ký nhận vào sổ
gốc cấp bằng tốt nghiệp THPT tại Sở Giáo dục - Đào tạo và lập biên bản bàn giao
giữa người giao và người nhận.

Bước 5.1.3. Người quản lý tại kho bằng của trường nhận toàn bộ số
lượng bằng đã nhận tại Sở Giáo dục - Đào tạo; bằng tốt nghiệp nhận về phải bảo
quản cẩn thận, chu đáo, tránh bị trầy sướt, ẩm ướt... đồng thời phải trình báo với
hiệu trưởng trường số lượng bằng đã nhận.

* Bàn giao bằng tốt nghiệp THCS:

Phòng giáo dục và đào tạo các huyện, thành phố thực hiện các bước bàn giao
bằng tốt nghiệp THCS cho các trường có học sinh được xét công nhận tốt nghiệp
THCS trên địa bàn quản lý như các bước nhỏ bàn giao bằng tốt nghiệp THPT tại
Sở Giáo dục - Đào tạo.

Lưu ý: Các trường và phòng giáo dục và đào tạo phải có tủ bảo mật,
có phịng chống mối mọt, phịng cháy chữa cháy để quản lý tốt bằng, bản sao bằng
tốt nghiệp.

- Bước 5.2. Cấp phát bằng tốt nghiệp cho người học:
Bằng tốt nghiệp THPT, bằng tốt nghiệp THCS chỉ cấp một lần.

Trường THPT, trường THCS được giao nhiệm vụ phát bằng tốt nghiệp và
bản sao cho học sinh của trường.

Khi đã nhận bằng tốt nghiệp, hiệu trưởng trường có trách nhiệm thông báo
rộng rãi cho học sinh được biết để đến nhận bằng. Học sinh trực tiếp nhận bằng

hoặc có uỷ quyền bằng văn bản cho người thân đến nhận bằng tại trường.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Bằng THCS in hỏng hoặc chỉnh sửa theo đề nghị của trường thì phịng giáo
dục và đào tạo có trách nhiệm tập hợp thành danh sách học sinh xin điều chỉnh và
có biên bản xác nhận bằng THCS in hỏng gửi về Phòng Khảo thí và Kiểm định
chất lượng giáo dục, Sở Giáo dục - Đào tạo.

Bằng THPT các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tập hợp những thí sinh cần
điều chỉnh văn bằng tốt nghiệp do các đơn vị nhập dữ liệu sai hoặc do cải chính hộ
tịch gửi về Phịng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục, Sở Giáo dục - Đào
tạo.

Sở Giáo dục - Đào tạo chỉ đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp đổi phôi
bằng THPT, THCS mới theo đề nghị của phòng giáo dục và đào tạo và trường trực
thuộc Sở Giáo dục - Đào tạo. Nếu qua kỳ thi tốt nghiệp THPT hoặc xét tốt nghiệp
THCS của năm liền kề thì bằng tốt nghiệp của năm qua khơng được cấp lại bản
chính.

+ Sổ gốc cấp phát văn bằng, chứng chỉ phải ghi chép chính xác và
đầy đủ những nội dung để cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ cho người học; phải
đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, lưu trữ lâu dài.

+ Số bằng còn lại do học sinh chưa đến nhận sau mỗi đợt cấp phát
được lưu giữ tại nhà trường trong thời hạn 10 năm. Các loại bằng đã được lưu giữ
sau 10 năm, nhà trường làm báo cáo với Sở Giáo dục - Đào tạo để xin quyết định
hủy. Chỉ sau khi đã có Quyết định của Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo cho hủy
bằng, bản sao thì nhà trường mới được tổ chức hủy bằng. Quyết định hủy bằng của
Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo được lưu giữ lâu dài tại nhà trường. Hồ sơ báo
cáo và thủ tục hủy bằng, bản sao thực hiện theo công văn số 6025/THPT ngày
17/7/2003 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về hướng dẫn quản lý, cấp phát bằng

THPT, THCS năm 2003. Cụ thể:

* Hồ sơ báo cáo hủy bằng của nhà trường gồm:
- Báo cáo đề nghị của nhà trường.

- Bảng kê số bằng xin hủy theo mẫu dưới đây:
STT Tên người được cấp ghitrên bằng / bản sao Số hiệu củabằng

Số lượng bản
sao kèm theo

bằng

Ghi chú

* Thủ tục hủy bằng:

- Nhà trường phải thành lập một ban hủy bằng để tiến hành hủy bằng.
- Tiến hành kiểm kê toàn bộ số bằng bị hủy.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

II. Quy trình cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ

Người học có quyền yêu cầu cơ quan quản lý sổ gốc cấp bản sao từ sổ
gốc văn bằng không hạn chế về số lượng. Bản sao từ sổ gốc cấp văn bằng có giá trị
như bản chính.

1. Cấp bản sao từ bằng tốt nghiệp (bản chính) hay bản photo bản
chính có cơng chứng hay bằng tốt nghiệp mất, làm hỏng: người quản lý cấp
phát bằng thực hiện các bước.

+ Bước 1. Đối chiếu với sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp THPT tại Sở Giáo dục –
Đào tạo hoặc đối chiếu với sổ gốc cấp bằng THCS tại phòng giáo dục và đào tạo.

+ Bước 2. In bản sao. Nếu kiểm tra chính xác các nội dung ghi trong sổ gốc
cấp bằng tại Sở Giáo dục - Đào tạo (đối với THPT), sổ gốc cấp bằng tại phòng
giáo dục và đào tạo (đối với THCS) thì tiến hành in bản sao. Nếu khơng có tên
hay nội dung ghi trên bằng khơng khớp, khơng chính xác với sổ gốc cấp bằng thì
người quản lý cấp phát bằng từ chối không in bản sao.

+ Bước 3. Hoàn thiện các nội dung yêu cầu ghi trên bản sao; ghi vào sổ cấp
bản sao; kiểm tra, ký tắt, trình ký và cấp phát cho người có u cầu xin cấp bản
sao.

2. Cấp bản sao từ việc cải chính hộ tịch: người quản lý cấp phát
bằng thực hiện các bước sau:

+ Bước 1. Kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu chỉnh sửa.

+ Bước 2. Lập tờ trình, kèm theo hồ sơ cần chỉnh sửa để Giám đốc Sở Giáo
dục - Đào tạo ra quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng THPT hoặc trưởng phòng
giáo dục và đào tạo ra quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng THCS.

+ Bước 3. Chỉnh sửa các nội dung đã ghi trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng
chỉ theo nội dung chỉnh sửa ghi trong quyết định chỉnh sửa của Giám đốc Sở Giáo
dục - Đào tạo (đối với THPT) hoặc của trưởng phòng giáo dục và đào tạo (đối với
THCS).

+ Bước 4. In bản sao, kiểm tra, ký tắt, trình ký và cấp phát cho người có yêu
cầu xin cấp bản sao.

Lưu ý: * Quy trình cấp phát, quản lý bản sao tương tự như cấp bản chính,
người quản lý cấp phát bằng phải quản lý tốt sổ cấp bản sao như quản lý số gốc
cấp bằng tốt nghiệp.

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

* Theo Điều 8 Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về người
có quyền yêu cầu cấp bản sao từ số gốc như sau:

a. Người được cấp bản chính.

b. Người đại diện hợp pháp, người được ủy quyền của người
được cấp bản chính.

c. Cha, mẹ, con, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của
người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

* Theo Điều 9 Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về Thủ tục
yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

a. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu
hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện.

b. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình giấy
chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là những
người được quy định tại các khoản 2 và 3 Điều 8 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP
thì cịn phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản
sao từ sổ gốc.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì

người yêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định tại khoản này (bản chính
hoặc bản sao có chứng thực). Người yêu cầu cấp bản sao gửi kèm theo bao thư có
dán tem để cơ quan cấp bản sao gửi trả kết quả qua bưu điện.

III. Quy trình chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ

1. Các trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ:

Chỉ chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người
học trong các trường hợp sau:

a. Sau khi được cấp văn bằng, chứng chỉ, người học được cơ quan có
thẩm quyền cải chính hộ tịch theo quy định của pháp luật về cải chính hộ tịch;

b. Các nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ bị ghi sai do lỗi của cơ
quan cấp văn bằng, chứng chỉ.

Ngồi hai trường hợp trên, người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng
chỉ không được phép chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học.

2. Việc cải chính hộ tịch được thực hiện:

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

+ Uỷ ban nhân dân cấp huyện, mà trong địa hạt của huyện đó đương sự đã
đăng ký khai sinh trước đây, có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ
tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính,
bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi
(theo khoản 2 Điều 37 Nghị định 158/2005/CP).

3. Các bước chỉnh, sửa

+ Bước 1. Cấp bằng (bản chính): Trường hợp người được cấp bằng tốt
nghiệp có u cầu cải chính hộ tịch trước khi cơ quan có thẩm quyền in ấn, hồn
thiện, cấp phát bằng tốt nghiệp hay trong quá trình in ấn, hồn thiện bằng do in
hỏng thì cơ quan có thẩm quyền đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp bổ sung phôi
bằng mới để in bằng, cấp cho người tốt nghiệp.

+ Bước 2. Cấp bản sao trong các trường hợp sau đây:
- Theo nhu cầu của người được cấp bằng;

- Người được cấp bằng làm mất, làm hỏng bằng tốt nghiệp (bản
chính);

Do người được cấp bằng cải chính hộ tịch sau khi Sở Giáo dục
-Đào tạo đề nghị với Bộ Giáo dục và -Đào tạo cấp bổ sung phôi bằng mới tốt nghiệp
THPT, THCS của năm thi tốt nghiệp vừa qua.

Lưu ý: Người quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ phải lưu trữ quyết định
chỉnh sửa, hồ sơ yêu cầu chỉnh sửa, hồ sơ yêu cầu cấp bản sao, biên bản xác nhận
bằng tốt nghiệp in hỏng.... tại đơn vị theo từng tháng, từng năm để truy tìm nhanh
khi cần thiết và cũng để phục vụ cho việc thanh tra của các cấp quản lý.

Trên đây là một số hướng dẫn quy trình cấp phát, chỉnh sửa, quản lý phơi và
bằng, chứng chỉ, Sở Giáo dục – Đào tạo yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc
quy trình đã nêu trên. Trong q trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc đề
nghị phản ánh kịp thời về Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục qua
văn bản hoặc thư điện tử qua địa chỉ email:

Nơi nhận:
- Như trên;

- Giámđốc và các P.GĐ;

- Phòng GDTrH, GDCN&GDTX;
- Thanh tra Sở GDĐT;

- Website Sở;

- Lưu :VT, KT&KĐ

GIÁM ĐỐC

</div>