Bài giảng Nhập môn lưu trữ học (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 2

NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC

Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung
ĐT. 0912581997

TS. Nguyễn Lệ Nhung

1


Chương I:

TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm
2. Đặc điểm
3. Các loại hình TLLT
4. Nguyên tắc quản lý TLLT quốc gia
5. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT

TS. Nguyễn Lệ Nhung

2


I. Khái niệm
1. Sự hình thành tài liệu lưu trữ
• Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng
những phương tiện ghi tin và truyền đạt thơng tin
• chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin
và truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ được
thông tin trong thời gian dài  TL giấy

• Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện
tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở
để điều hành và quản lý xã hội
• gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi TL
như một loại tài sản quý giá

TS. Nguyễn Lệ Nhung

3


2. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản
sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong toàn bộ khối TL hình thành trong quá
trình h/động của các CQ, TC và cá nhân, được bảo
quản trong các kho LT để khai thác, phục vụ các
mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử,...của tồn xã hội.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

4


Một số khái niệm
• Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
• Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản
đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm

bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm,
ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học,
nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu
viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin
khác.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

5


• Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động
thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ.
• Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

6


II. Đặc điểm
• Nội dung của TL chứa đựng thơng tin quá khứ,
p/ánh trực tiếp h/động của CQ, TC và cá nhân.
• Có tính chính xác cao, thơng tin cấp I
• Thường chỉ có từ 1 đến 2 bản
• Do Nhà nước thống nhất quản lý, được NN đăng ký,
bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của

pháp luật.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

7


III. Các loại hình tài liệu lưu trữ
•
•
•
•
•

Tài liệu lưu trữ hành chính
Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật
Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Tài liệu lưu trữ văn học nghệ thuật
Tài liệu lưu trữ điện tử

TS. Nguyễn Lệ Nhung

8


Tài liệu hành chính

TS. Nguyễn Lệ Nhung

9

• Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản
ánh những h/động về quản lý NN trên các mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, qn sự… TLHC có nhiều thể loại phụ
thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân
tộc. Ở VN, dưới thời P/kiến TLHC là các loại: luật, lệ,
lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời
Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn…
và ngày nay TLHC là hệ thống các văn bản QLNN như:
hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết
định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn…
Đây là loại hình TL chiếm tỷ lệ lớn trong các LT hiện nay.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

10


Tài liệu khoa học kỹ thuật

TS. Nguyễn Lệ Nhung

11


• Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại TL có nội dung phản
ánh các h/động về ng/cứu khoa học; phát minh sáng chế;
thiết kế, xây dựng các công trình XDCB; thiết kế và chế
tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài

nguyên thiên nhiên như địa chất, khống sản, khí tượng,
thuỷ văn và trắc địa, bản đồ…
• Tài liệu KHKT có nhiều loại như: TL pháp lý, thuyết minh
cơng trình, b/cáo khảo sát, b/cáo ng/cứu khả thi, dự toán,
quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật,
bản vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; bản vẽ tổng thể cơng
trình, bản vẽ các chi tiết trong cơng trình; các loại sơ đồ,
biểu đồ tính tốn; các loại bản đồ, trắc địa….
TS. Nguyễn Lệ Nhung

12


Tài liệu nghe nhìn

TS. Nguyễn Lệ Nhung

13


Tài liệu nghe nhìn:
• là TL phản ánh các h/động chính trị, kinh tế, văn hóa
xã hội và các h/động phong phú khác bằng cách ghi
và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh
và hình ảnh. Loại TL này chuyển tải, tái hiện sự kiện,
hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được
sự chú ý của con người. Hiện nay, khối TL này chiếm
vị trí quan trọng trong Phơng Lưu trữ QG Việt Nam.
• TLNN bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình;
các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở

các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim
truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

TS. Nguyễn Lệ Nhung

14


Tài liệu văn học nghệ thuật

TS. Nguyễn Lệ Nhung

15


• tài liệu phản ánh các h/động sáng tác văn học, nghệ
thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động
chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản
thảo của chính tác phẩm VHNT, khoa học; thư từ trao
đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ
sĩ nổi tiếng, của các nhà h/động chính trị, h/động khoa
học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

TS. Nguyễn Lệ Nhung

16


Tài liệu điện tử:
• là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử
dụng máy vi tính trong q trình sản sinh và lưu
trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu
đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt
chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính.
Như vậy, TLLT điện tử có thể bao gồm các file
dữ liệu và các CSDL, các thư điện tử, điện tín ở
dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số
thơng tin
TS. Nguyễn Lệ Nhung

17


IV. Nguyên tắc quản lý TLLT quốc gia
• Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần
có sự quản lý thống nhất của nhà nước.
• Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là…
• Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà
nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

• cần có một cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập
trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và
Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự
quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3).
TS. Nguyễn Lệ Nhung

18

V. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT
•
•
•
•

Về chính trị
Về kinh tế
Về nghiên cứu khoa học
Về văn hóa

TS. Nguyễn Lệ Nhung

19


Ý nghĩa của tài liệu lưu
trữ
• Tài
Vềliệu
chính
lưutrị
trữ là bản chính, bản gốc của văn
bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu
cầu kha i thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu
trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để
nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một
cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ

hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và
mục đích chính đáng của cơng dân

TS. Nguyễn Lệ Nhung

20


Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
về kinh tế
• Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây
dựng cơ bản dùng để nghiên cứu khôi phục,
sửa chữa các công trình kiến trúc, các cơng
trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian
hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử
dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết
kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm
bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc
và kết cấu của các cơng trình.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

21


Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
về nghiên cứu khoa học
• Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin có giá trị tính
chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển
của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh
vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá

nhân cụ thể.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

22


Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về văn hóa
• Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân
tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người
đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ,
các hiện vật trong các bảo tàng, các cơng trình kiến trúc,
điều khắc, hội hoạ… TLLT đã để lại cho xã hội lồi người
các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và
việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong
những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân
tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay
muộn cịn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của
mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn
tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hố lâu đời.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

23


CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?
2. Khái niệm công tác lưu trữ?
3. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ?
4. Nội dung và tính chất của cơng tác lưu trữ?

5. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ?

TS. Nguyễn Lệ Nhung

24


THỰC HÀNH

Thảo luận những vấn đề liên quan đến khái niệm tài liệu
lưu trữ:
- Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ và các loại tài
liệu khác
- Phân tích các đặc điểm của tài liệu lưu trữ
- Phân biệt các loại tài liệu lưu trữ

TS. Nguyễn Lệ Nhung

25